Sunteți pe pagina 1din 5

Proiectarea

i managementul programelor
educaionale
Curs 6
Managementul resurselor materiale

Resursele materiale n cadrul proiectelor
Unul dintre cele mai importante capitole n cadrul unui proiect (indiferent de tipul acestuia),
l reprezint, prin nsi structura lor, resursele materiale. Datorit multitudinii acestora, precum i a
cerinelor complexe pe care trebuie s le ndeplineasc acestea, trebuie adoptat o strategie
managerial coerent.
Resursele materiale cuprind bunuri materiale (cldiri, utilaje, mijloace de transport,
mobilier, echipamente de calcul, materiale de birou etc.), fr de care activitatea ntr-o instituie, o
ntreprindere sau ntr-un proiect nu se poate desfura.
Stabilirea resurselor materiale se va realiza n funcie de volumul, de particularitile i
de eficiena activitii desfurate. n funcie de natura lor, bunurile materiale se clasific astfel:
bunuri de natura mijloacelor fixe;
bunuri de natura stocurilor.

Mijloacele fixe sunt acele obiecte tangibile sau ansambluri de obiecte aflate n
proprietatea unei societi/instituii, deinute n scopul obinerii de venituri sau beneficii
care nu vor fi consumate sau vndute ntr-un interval de timp mai mic de un an i au o
valoare de intrare de cel puin 1800 RON.
(cf. HG 105/2007 Valoarea de intrare a mijloacelor fixe)
Categorii de mijloace fixe:
- Construcii;
- Instalaii tehnice, mijloace de transport, animale i plantaii;
- Mobilier, aparatur birotic, echipamente de protecie a valorilor umane i
materiale i alte active corporate.
Catalogul privind clasificarea si duratele normale de functionare a mijloacelor
fixe utilizate n economie.

Gestionarea stocurilor de materiale este o problem din ce n ce mai complex n zilele
noastre datorit modificrilor frecvente ale preurilor. Din acest motiv pot exista pe stoc
cantiti diferite din acelai material, dar cu preuri diferite.
Din punct de vedere al managementului, stocul este o list a tuturor materialelor
necesare procesului de producie ntr-o anumit perioad de timp. (Sursa:
http://www.agir.ro/buletine/113.pdf).
Ce cuprinde stocul?
- produse finite;
- produse semifabricate necesare produciei;
- materii prime;
- produse intermediare ale procesului de producie.

n cadrul planului de resurse materiale se descriu:

Nr.
crt.

dotrile, echipamentele deinute i utilizate pentru implementarea proiectului.


spaiul (spaiile) de producie/prestare servicii n care urmeaz s fie instalate
bunurile (echipamentele, utilajele etc.) sau care urmeaz s fie extins(e),
modernizat(e).


Necesarul de resurse material
Cantitatea
(dotri, echipamente, spaii)












Managementul administrrii resurselor materiale

Conceptualizarea noiunii de management al administrrii resurselor materiale ale unui
proiect, ca teorie i practic a conducerii, vizeaz:
eficien n aprovizionare, n ordinea evitrii ntrzierilor,
achiziionarea bunurilor potrivite scopului urmrit,
ncadrarea ntr-un anumit buget.

Funcia de management al aprovizionrii privete capacitatea de a conduce, de a adopta
decizii corecte, juste i performante, care se concretizeaz n practic n emiterea comenzilor de
achiziie, asigurarea transportului, a depozitrii, ca i a tuturor aspectelor legate de formaliti
comerciale.

Managementul aprovizionrii

Managementul aprovizionrii n cadrul proiectelor include procedeele necesare pentru
achiziionarea de bunuri i de servicii, n vederea atingerii scopului proiectului, dintre care cele mai
importante sunt (PMBOK, 2008):
planificarea aprovizionrii ilustreaz produsele ce vor fi procurate, precum i data
la care vor intra n posesia solicitantului;
planificarea solicitrii documentarea cu privire la caracteristicile bunurilor care se
doresc achiziionate i identificarea potenialilor furnizori;
solicitarea analiza ofertelor furnizorilor pe baz de pre, de condiii de livrare, de
reputaie;
selecia sursei selectarea furnizorului dintre ofertani;
administrarea contractului condiiile contractuale survenite ntre solicitant i
furnizorul de bunuri i servicii;
ncheierea contractului finalizarea contractului, livrarea produselor, rezolvarea
posibilelor diferende aprute pe parcursul derulrii contractului.

Planul de achiziii:
Acest plan permite identificarea elementelor care vor trebui achiziionate de la furnizori
externi.
Pentru elaborarea Planului de Achiziii, se vor parcurge urmtoarele etape:
! ntocmirea listei de bunuri, lucrri i servicii necesare pentru realizarea activitilor
proiectului (justificare i caracteristici tehnice);

!
!

!
!
!

gruparea bunurilor/lucrrilor/serviciilor ce urmeaz a fi achiziionate/contractate n


pachete de cumprturi;
estimarea costurilor n baza informaiilor obinute de pe pia: preuri de desfacere,
preuri din cataloage, preuri disponibile pe Internet etc. Stabilirea acestor costuri
estimative trebuie efectuat cu mare atenie, astfel nct s reflecte ct mai fidel
preurile reale practicate pe pia;
stabilirea metodei de achiziie aplicabile, n conformitate cu prevederile Manualului
de Achiziii;
estimarea duratei fiecrui proces de achiziie, data nceperii i data ncheierii fiecrui
contract.
Cuprinde perioadele de timp pentru realizarea achiziiilor.


n general, n cadrul instituiilor publice achiziionarea de servicii sau produse cu valoare
mare se realizeaz pe baza procedurilor de achiziie public.
Procesul de achiziie public reprezint o succesiune de etape, dup parcurgerea crora se
obine produsul sau dreptul de utilizare al acestuia, serviciul sau lucrarea, ca urmare a atribuirii unui
contract de achiziie public. Legea achiziiilor publice actualizat 2014, OUG 34/2006.

n luarea deciziei de selectare a unei anumite proceduri de achiziie public, autoritatea
contractant va avea n vedere:
complexitatea contractului de achiziie public respectiv;
costurile implicate de atribuirea contractului respectiv;
nivelul de dezvoltare i concuren pe piaa din domeniul unde va avea loc achiziia,
pentru a se putea allege ntre licitaie deschis i licitaie restrns;
constrngeri cum ar fi urgena, compatibilitatea cu produse, servicii deja existente n
cadrul autoritii respective, existena unui singur furnizor, prestator sau executant
etc.
Contractul de achiziie public poate fi atribuit prin licitaie deschis sau restrns indiferent
de valoarea estimate a acestuia.
Managementul administrrii resurselor materiale, n general, i cel al achiziiilor, n special,
nu reprezint doar o nsumare mecanic a diferitelor etape prin care se realizeaz un anumit ciclu
de aprovizionare, ci presupune o mbinare fructuoas a activitilor realizate de departamentul de
aprovizionare. Privit ca un mini-proiect, achiziionarea include o serie de activiti principale, aa
cum rezult i din diagrama urmtoare:


Utilizator

(cerere)


Selectare

Furnizor


Recepie
l
a
(Pre, calitate)

magazie





Pregtire

Inspecie
comand


Departament
intern a

Aprovizionare
produselor





Recepie la
Livrare i

furnizor
facturare





EXPEDIERE





Ciclu de aprovizionare n cadrul unui proiect


Se pun n eviden urmtoarele elemente componente ale activitii de aprovizionare n
cadrul unui proiect:
a. Cererea de achiziionare, formulat de ctre managerul de proiect i echipa de
management prin raportare la lista de achiziii prevzut n aplicaia proiectului. O
dat identificat necesarul de materiale, se purcede la ntocmirea unei cereri adresat
departamentului de aprovizionare prin care se solicit rennoirea stocurilor,
folosindu-se anumite documente specific. O atenie deosebit trebuie s acorde
managerul de proiect acelor produse care necesit un timp mai ndelungat de
achiziie i s ia toate msurile necesare ca instruciunile de comandare s fie predate
departamentului de achiziii ct mai repede posibil.
b. Selectarea furnizorului privete cea de-a doua etap a procesului de aprovizionare i
presupune o alegere a sursei de achiziie bazat pe cotaii de preuri, condiii de
livrare, reputaia privind standardele de calitate, performanele la livrare i situaia
comercial. Sursa de aprovi- zionare poate consta ntr-un singur furnizor sau mai
muli, n funcie de necesarul de materiale solicitat.
c. Emiterea comenzii de achiziie este partea cea mai rutinant a unui proces de
achiziie, constnd ori n dactilografierea comenzii, semnarea i expedierea ei prin
pot ori n schimb electronic de date. Problemele ce se pot ivi n aceast etap
privesc consumul de timp, n sensul c aceast activitate, dei simpl i obinuit,
poate dura cteva zile sau sptmni, ceea ce poate duce la o mrire a timpului
alocat proiectului.
d. Confirmarea comenzii, reprezint rspunsul furnizorului la comanda de achiziie, n
cazul n care el este pozitiv, nregistrndu-se un contract legal, supus legilor n
vigoare. n aceast etap, revine furnizorului obligaia de a returna o confirmare a
acceptrii condiiilor sau cel puin confirmarea detaliilor privind cantitatea,
specificaiile, preul i condiiile de livrare.

e.

Urgentarea aprovizionrii este o msur preventiv prin care se ncearc


prentmpinarea ntrzierii livrrii, cu ajutorul unui sistem de avertizare timpurie,
solicitnd informarea din timp despre orice dificulti pe care le-ar putea ntmpina
furnizorul.
f. Expedierea trebuie avut n vedere faptul ca naintea prsirii locului de producie al
furnizorului, transportul s fie marcat corespunztor, prin aplicarea unei tampile
uor de recunoscut a furnizorului pe lzile de ambalaj, astfel nct fiecare articol s
poat fi identificat n toate etapele cltoriei, precum i la destinaia final.
g. Livrare i facturare facturile nsoesc actele de trimitere a mrfurilor i se
deconteaz de ctre solicitantul mrfii n momentul recepionrii acesteia.
h. Inspecie intern a produselor realizat de ctre factorii de control abilitai din
interiorul organizaiei.
i. Recepia produselor este ultima etap a ciclului aprovizionrii i const ntr-o
examinare amnunit pentru verificarea eventualelor pagube survenite pe parcursul
transportului, greeli referitoare la natura mrfurilor sau cantitatea solicitat. Dac
mrfurile corespund, acestea sunt trimise la magazie, unde se procedeaz i la o
eviden a stocurilor. Apoi, dup un timp, se pregtete un nou ciclu de
aprovizionare.
n cazul n care transportul nu este recepionat n condiii satisfctoare, se poate cere
respingerea acestuia, fiind returnat mpreun cu o not de respingere, solicitantul fiind exonerat de
plata facturilor.
ntrebri pe care trebuie s ni le punem:
Am comandat ct avem nevoie?
Echipamentul va ajunge la timp i valid?
Vom putea respecta timpul de livrare precum ne-am obligat prin contract?
Furnizorul a primit toate datele necesare pentru a putea livra la timp?
Furnizorii vor respecta datele de livrare (ale materiile prime pentru producie
etc.)?


Nr. Produs/serviciu
Cantit.
Justificare
Caracteristici
Crt.
achiziionat
1.



2.



3.



4.



5.