9.

INSTRUMENTE IT&C PENTRU

MANAGEMENTUL AFACERILOR

Pagina 1

De ce servicii de instruire si consultanta

pentru IMM-uri?

Promovarea tehnologiilor moderne i implicit a inovri n

domeniul TIC n cadrul IMM-urilor.
Realizarea de conferine, seminarii, propuneri de proiecte
bazate pe tehnologii de tip cloud-computing pentru IMM-uri.
Simplificarea procedurilor de aplicare la fondurile structurale
si de dezvoltare pentru IMM-uri.
Promovarea la nivel national a finantarilor pentru proiecte de
tip pol de inovare si cercetare in special pentru structurile de
poli TIC (proiectele de tip pol de inovarea pentru IMM si IM din
cadrul axei 1 a POS CCE)
Agenda Digitala 2020 pentru Europa
Cadru general de actiune

Pagina 2

Nevoile si prioritatile in gestionarea unui IMM

Achiziionarea de echipamente moderne pentru creterea

productivitii i mbuntirea calitii produselor proprii;
Imbuntirea procesului de producie;
Utilizarea de noi tehnologii;
Angajarea fortei de munca calificata;
Reorganizarea activitatii pe centre de profit si pierderi;
Imbunatatirea sistemului de management si de luare a
deciziilor;
Dezvoltarea unor instrumente specializate de marketing;
diversificarea activitatii si extindere teritoriala
Etc.

Pagina 3

Obiective

Identificarea nevoilor si prioritatilor in implementarea

sistemelor IT&C

Clasificarea sistemelor informatice

Stabilirea pasilor necesari implementarii unui sistem

IT&C
pentru management performant al afacerii

Pagina 4

Definitii
Sistem de management - un ansamblu de
elemente prin intermediul carora se asigura
exercitarea procesului de management in
vederea cresterii profitabilitatii economice

Sistemul informational - resurse umane si

informatice care urmaresc colectarea, stocarea,
organizarea, apelarea, comunicarea, distribuirea
si utilizarea datelor si a informatiilor pe care le
folosesc managerii in exercitarea functiilor de
conducere, in scopul realizarii unui management
eficient.

Sistemul informatic un sistem care permite introducerea,

stocarea, prelucrarea si extragerea informatiei (rezultatelor) sub
diverse forme folosind mijloace electronice.
Pagina 5

Privire de ansamblu

Sistemul informational

(Sub)sistem informatic:
Proceduri informationale
si mijloace de tratare
a informatiilor automatizate

Sistemul informatic
este reprezentat de
procese automatizate
de culegere, transmitere
si prelucrare a informatiilor

Pagina 6

Performantele sistemului
informatic influenteaza
perfomanta SI, acesta
influenteaza perfomanta SM
si, in cele din urma, rezultatele
afacerii

Un sistem informatic
performant si bine configurat
asigura premizele evitarii
erorilor din SI: distorsiunea,
filtrajul, redunadanta si
supraincarcarea

Reuninune a hardware-ului si
a software-ului

Directii de dezvoltare a unui IMM cu utilizarea

instrumentelor IT&C

Gestiunea eficienta a resurselor

Decizii in timp real independent de locatie si moment
Planificarea si masurarea performantei companiei
Imbunatatirea relatiei Business to Business (B2B) /Business to
Consumer (B2C)
Gestionarea proceselor de business
Gestionarea si arhivarea documentelor
Utilizarea mijloacelor electonice pentru promovarea afacerii
Utilizarea serviciilor IT&C distribuite, la distanta
Optimizarea serviciilor oferite clientilor companiei

Pagina 7

GESTIONAREA EFICIENTA A RESURSELOR

SOLUTII DE TIP ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING (ERP)

Pagina 8

Sisteme de gestiune a resurselor Enterprise Resource Planning (ERP)

Definitie - soluie software complex ale crei elemente sunt
integrate ntr-o platform comun, pentru gestionare resurselor
companiei.
Sistemul ERP permite factorilor de decizie realizarea unor
analize complete asupra realizrii planului de afaceri.

Pagina 9

Enterprise Resource Planning - Componente

Management/
Administrativ

Resurse
Umane
Financiar/
Contabilitate

Managementul
Aprovizionarii

Managementul
Vanzarilor
Baze de
date
centrale

Interfete
Furnizori

Interfete
Clienti
Productie

Proiectare/
Cercetare

Pagina 10

Urmarire
proiecte

Configurarea
accesului la
sistem

ERP versus sisteme traditionale

Sisteme ERP

Sisteme traditionale

Sisteme implementate la nivelul

intregii corporatii

Sisteme implementate la nivel

functional sau de departament

Sistem integrat pentru toate diviziile si

tarile in care se desfasoara activitati

Sisteme diferite pentru divizii sau tari

de operare diferite

O baza de date unica integrata

Baze de date multiple

Datele se introduc o singura data

Datele se introduc de mai multe ori

Functionalitati integrate de-a lungul

intregului sistem

De sine statatoare

Pagina 11

Beneficiile unui sistem ERP

Informaii online/n timp real pentru toate ariile funcionale ale

unei organizaii;

Standardizarea datelor i acuratee la nivel de intreprindere;

Aplicaiile includ cele mai bune practici din industria respectiv;

Eficiena pe care o nregistreaz compania;

Analizele i rapoartele ce pot fi folosite la planificri pe termen

lung.

Pagina 12

Avantajele furnizate de un sistem ERP

Informaia este introdus n sistem o singur dat;

Oblig la folosirea celor mai bune practici din industrie;

Permite personalizri;

Furnizeaz funcionaliti pentru interaciunea cu alte module;

Furnizeaz instrumente de raportare managerial diversificate.

Pagina 13

(Beneficii)

ERP - Avantaje

Procese
eficiente

Supply Chain
eficient

EFICIENTA

Pagina 14

Imbunatatirea
productivitatii

Reducerea
stocurilor

EFICACITATE

Costuri de
distributie
scazute

Cresterea
satisfactiei
clientilor

DEZVOLTARE

Cresterea
cifrei de
afaceri si a
profitului

(Timp)

DECIZII IN TIMP REAL FOLOSIND

SISTEME DE RAPORTARE - BUSINESS
INTELLIGENCE

Pagina 15

Business Intelligence (BI)

Probleme / Provocari:

Volum de informatie in crestere

Lipsa vizibilitatii totale, centralizate

Prelucrarea manuala a datelor din surse diferite de date

Timp mare de prelucrare a informatiei in scopul raportarii

Imposibilitatea de a previziona dezvoltarea afacerii

Pagina 16

Business Intelligence
Definitie:

Un set de unelte si strategii menite

sa ofere o viziune unitara si
consolidata asupra activitatii unei
companii prin raportare si analize
ad-hoc asupra informatiei din
diferite segmente ale acesteia.

Afacerea ta

BI
Management

Pagina 17

IT

Business Intelligence
Valoarea adusa de solutiile de tip Business Intelligence:
Integrarea transparenta a unor sisteme IT cvasi-izolate
Masurare (indicatori de performanta)
Analiza

Modelare
Data mining
Analiza statistica si predictiva

Raportare ad-hoc sau planificata si alertare catre:

Manageri
Angajati
Furnizori
Actionari
Parteneri

Suport in luarea deciziei

Pagina 18

Business Intelligence

Pagina 19

Business Intelligence
Beneficii:

Combina surse multiple de date intr-un mod transparent si unificat

Integreaza informatiile din companiile cu raspandire teritoriala

Indeplineste obiectivele prin urmarirea indicatorilor in timp real

Optimizeaza activitatea prin definirea unui model unitar pe procesele de

business din companie

Identifica rapid problemele de performanta in organizatie

Elaboreaza rapoarte complexe/ad-hoc, fara interventia echipei de IT

Asigura decizii rapide, bazate pe fapte concrete si masurabile

Pagina 20

Business Intelligence - Planificare si

Bugetare
Componente principale:

Planificare (planning): crearea, compararea si evaluarea scenariilor de

business folosind modele si coduri de bune practici

Previzionare (forecasting): crearea previziunilor bazate pe modele

complexe si analiza datelor existente

Bugetare (budgeting): includerea de informatii financiare

Pagina 21

Ce vrem sa
facem?

Planificare

Ce estimam ca
vom face?

Previzionare

Cu ce vrem sa
facem?

Bugetare

IMBUNATATIREA RELATIEI B2B/B2C CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT

Pagina 22

Customer Relationship Management

Probleme / Provocari:

Gestionarea ineficienta a clientilor

Gestionarea ineficienta a ciclurilor de vanzari

Absenta mijloacelor de fidelizare a clientilor

Gestionarea ineficienta a tranzactiilor comerciale

Atentie scazuta in zona veniturilor din servicii

Gestionarea ineficienta a proceselor de marketing,

service si vanzari

Pagina 23

Customer Relationship Management

Definitie:

Ramura a marketingului aparuta in anii 90 avand ca principala strategie

orientarea catre clienti

Proces care ajuta la o mai buna intelegere a nevoilor si a

comportamentului clientilor unei companii

Software care gestioneaza si optimizeaza relatia cu clientii existenti si

potentiali ai companiei si care faciliteaza implementarea strategiei de
management a relatiei cu clientii

Obiective:

Pagina 24

Atragerea de noi clienti

Pastrarea clientilor existenti
Cresterea cifrei de afaceri

Customer Relationship Management

Dimensiuni:

Interactiunea directa dintre client si

companie:

Automatizarea vanzarilor
Suport si service clienti
Automatizarea marketingului

Monitorizarea si cuantificarea relatiei

dintre client si companie - evaluarea
performantelor organizatiei in relatiile cu
clientii si fundamentarea strategiilor si a
tacticilor de creare si dezvoltare a acestor
relatii.

Pagina 25

Customer Relationship Management

Automatizarea vanzarilor:

Managementul partenerilor/clientilor existenti si a clientilor

potentiali, urmarind informatiile si caracteristicile unice ale
acestora

Managementul clientilor potentiali - urmarirea tuturor

informatiilor valoroase referitoare la potentialii clienti si
calificarea acestora in oportunitati de vanzare

Managementul oportunitatilor - urmareste toate

oportunitatile de vanzare pe intreaga durata a ciclului de
vanzare
Managementul contactelor - urmareste toate informatiile relevante privind ierarhia de
contacte din cadrul companiilor cliente pentru a avea o mai bun coordonare n relaiile
cu acestea

Managementul activitatilor - pastreaza toate detaliile intalnirilor si a tuturor

interactiunilor cu clientului

Managementul documentelor comerciale (cereri de oferta, oferte, comenzi, facturi)

Pagina 26

Customer Relationship Management

Suport si service clienti:

Managementul incidentelor crearea, atribuirea, administrarea si

inchiderea cu usurinta a incidentelor

Managementul bazei de cunostinte - rezolvarea rapida a incidentelor

frecvente cu ajutorul bazei de cunostinte; asigurarea unui serviciu de self
service

Managementul contractelor de service - asigurarea furnizarii serviciilor de

service conform contractelor de service incheiate cu clientii

Managementul echipelor si a echipamantelor ce deservesc activitatea de

service - programarea activitatilor de service in functie de disponibilitatea
resurselor implicate

Pagina 27

Customer Relationship Management

Automatizarea marketingului

Managementul campaniilor de marketing administrarea si organizarea

campaniilor de marketing

Segmentarea clientilor in functie de caracteristici complexe

Monitorizarea rezultatelor campaniei de marketing

E-mail Marketing derularea campaniilor de e-mail marketing printr-o

gestionare rapida a segmentului de clienti vizati, trimiterea in masa de email-uri la lista de adrese definita

Pagina 28

Customer Relationship Management

Beneficii:

Eficienta crescuta a fortei de vanzari

Directionarea activitatilor catre conturile adecvate, pot creste rata de castig si pot
transforma tot mai multe oportunitati in venituri

Reducerea costurilor cu activitatile de vanzare

O vizibilitate mai buna asupra informatiilor legate de clienti asigura scaderea costurilor
prin cresterea eficientei personalului de vanzari

Cresterea satisfactiei si fidelizarea clientilor

Datele exacte si in timp real asigura necesarul de informatii de care personalul de
vanzari are nevoie, pentru a furniza cele mai bune servicii clientilor

Optimizarea ciclului de viata al clientului

Construirea unei intelegeri corespunzatoare, a unei legaturi intre diverse departamente,
forte de vanzari si clienti, care in final vor spori producivitatea companiei

Mai mult de sase din zece companii isi maresc castigurile

intre 10% si 25% ca urmare a folosirii CRM-ului.
Pagina 29

GESTIONAREA SI ARHIVAREA
ELECTRONICA A DOCUMENTELORENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

Pagina 30

Enterprise Content Management

Definitie:

ECM tehnologiile, uneltele si metodele folosite pentru captarea, gestiunea,

stocarea, pastrarea si facilitarea accesului la informatia, continutul si
documentele asociate proceselor.

Pagina 31

Enterprise Content Management

Probleme / Provocari:

Volumul de informatie creste in mod

exponential

Accesul la informatie se realizeaza lent,

secvential

Eficienta angajatilor este scazuta si greu

de urmarit sau cuantificat

Timpul de raspuns catre clienti si parteneri

este mare, iar raspunsurile uneori
nedocumentate

Costurile asociate sunt ridicate!

Pagina 32

Enterprise Content Management

Probleme / Provocari:

Trecerea de la administrarea de date la

administrarea conceptelor si a ideilor
continute in documente

Integrarea datelor si documentelor pentru

realizarea unui management al
informatiilor

Dezvoltarea de noi tehnologii, aplicatii si

implicit si a modelelor organzationale

Obtinerea unor valori reale de business

in acest context

Pagina 33

Enterprise Content Management

Functionalitati:

Cautarea si regasirea rapida a informatiei

Conversia documentelor din format fizic n

documente electronice prin scanare

Integrarea cu alte aplicatii informatice

Transmiterea si urmarirea rapida a

documentelor prin intermediul fluxurilor de
date

Versionarea documentelor prin adaugarea de

comentarii, completari sau adnotari

Securitate sporita prin acordarea drepturilor

de acces aplicabile la nivel de document

Pagina 34

Enterprise Content Management

Functionalitati:

Monitorizarea permanenta a starii si a locatiei documentelor

Crearea unei legaturi intre documentele aflate n arhiva electronica si cele

aflate in arhiva fizica

Fluxurile de date si sistemul de notificari permit procesarea mai rapida a

informatiei

Existenta unei baze de date centralizate ce faciliteaza accesul tuturor

utilizatorilor indiferent de locatia in care se afla acestia, prin intermediul
interfetei web

Arhivarea automata a documentelor in momentul in care ciclul de viata al

acestora s-a incheiat si mutarea acestora pe dispozitive optice de pe care vor
putea fi accesate in orice moment

Pagina 35

Enterprise Content Management

Avantaje:

Volum nelimitat de informatie

Acces rapid, simultan la documente

Eficienta sporita, masurabila

Raspunsuri rapide si documentate la solicitari

Gestionare rapida, controlata, unitara

Conectare rapida la informatii

Pagina 36

Eficienta

Enterprise Content Management

Beneficii:

Transforma informatia cheie izolata prin

documente sau e-mailuri in continut folositor,
utilizabil imediat

Creste acuratetea informatiei si a datelor

Prioritizeaza procesele in functie de cerinte

Monitorizeaza accesul si utilizarea

documentelor

Elimina riscurile pierderii sau deteriorarii

documentelor

Elimina riscurile de neconformitate cu

legislatia in vigoare

Pagina 37

MIJLOACE ELECTRONICE PENTRU

PROMOVAREA AFACERII - E-COMMERCE

Pagina 38

Provocarea E-Commerce
Credem ca acele companii care se pozitioneaza in asa fel incat sa
profite de Internet pentru a crea parteneriate informationale cu
furnizorii si clientii lor au potentialul de a schimba fundamental <fata>
competitiei globale [...] si de a schimba definitia data valorii pe care o
furnizam clientilor si partenerilor nostri. Informatiile in timp real privind
disponibilitatea, livrarea, expedierea si facturarea duc la
imbunatatirea satisfactiei consumatorului.
(Michael Dell Fondator si CEO Dell Inc.)

Informatiile in timp real determina o gestionare eficienta a

stocurilor si reducerea costurilor
Informatiile sunt utilizate pentru cresterea flexibilitatii
Schimbul de informatii redefineste relatiile in supply chain

Pagina 39

E-Commerce
Definitie:
Automatizarea tranzactiilor comerciale
utilizand calculatorul si tehnologiile de
comunicare in retea:

Pagina 40

Electronic Data Interchange (EDI)

Interschimbare electronica de date
Internet
E-mail
Transferul electronic de fonduri
Forumuri electronice

E-Commerce - Avantaje

Reduce costurile prin:

Centralizarea stocului
Centralizarea locatiilor de expeditie
Reducerea stocului de siguranta
Acces in timp real la informatii despre inventar si cerere

Creste venitul prin:

Pagina 41

Eliminarea constrangerilor legate de timp si spatiu

Vanzarea directa la client
Accesul in timp real la datele de stoc facilitand o mai buna luare a deciziilor
Introducerii de produse si mixuri de produse in mod flexibil si instantaneu
Plata imediat de catre clienti a comenzilor, reducand timpul ciclului cash-to-cash

UTILIZAREA SERVICIILOR IT&C

DISTRIBUITE, LA DISTANTA CLOUD
COMPUTING

Pagina 42

Cloud - computing

Probleme / Provocari:

Cresterea haotica a infrastructurii IT&C

Dificultati in gestionarea aplicatiilor informatice
Deficit de resurse umane specializate pentru managementul
infrastructurii si aplicatiilor IT&C
Acces limitat la aplicatii dependent de locatie si moment
Costuri ridicate pentru intretinerea sistemelor

Pagina 43

Cloud - computing
Definitie:
Ansamblu distribuit de servicii de
calcul, aplicaii, acces la informaii i
stocare de date, fr ca utilizatorul s
aib nevoie s cunoasc amplasarea
i configuraia fizic a sistemelor care
furnizeaz aceste servicii.

Pagina 44

Cloud - computing
Clasificare:
Din punct de vedere al funcionalitii, serviciile de cloud computing se
ncadreaz n 3 categorii:
Software as a service - Software ca serviciu
Platform as a service - Platform ca serviciu
Infrastructure as a service - Infrastructur ca serviciu
Din punct de vedere al modului n care sunt puse la dispoziie, serviciile
cloud computing se clasific astfel:
Servicii private - Cloud privat
Servicii comunitare - Cloud pentru o comunitate (community cloud)
Servicii publice - Cloud public
Servicii mixte - Cloud hibrid
Pagina 45

Cloud - computing
Beneficii:
Reduce semnificativ costurile
TCO cu 45 % mai mic

fara Hardware
fara Software
fara costuri suplimentare
grad inalt de scalabilitate
upgrade-uri gratuite
upgrade-uri automate
acces prin Browser Web

Pagina 46

OPTIMIZAREA SERVICIILOR OFERITE

CLIENTILOR COMPANIEI

Pagina 47

Optimizarea serviciilor companiei - Provocari

Companiile mari pierd intre
2%16% din veniturile
anuale datorat
indisponibilitatii serviciilor

Lansare noi servicii

Suport crescut
Micsorarea riscului
Reducerea costului

Costurile cu personalul IT reprezinta

40% din costurile totale IT . si este
in crestere!
Expert
ERP

Cost
Disponibilitate
Performanta

Pagina 48

Inginer
sistem

Inginer
Retea

Admin
baze
de date

Analist
sisteme

80% din intreruperile de

disponibilitate sunt
datorate oamenilor si
erorilor de proces

Optimizarea serviciilor companiei - Provocari

99.9%

Servere

99.4%

Retea

99.1%

Web
Baza de date

Componente

ERP

99.4%
99.3%

CRM

99.2%

Imprimare

99.8%
Disponibilitatea serviciilor

Realitatea in afacere

End User
Process
Pagina 49

82.0%

Optimizarea serviciilor companiei

Definitie:

Business Service Management (BSM) simplifica, standardizeaza

si automatizeaza procesele de IT simultan optimizand costurile,
reducand riscul, asigurand calitatea serviciilor.

Cu BSM organizatiile Dvs obtin informatii de incredere astfel

incat sa se poate prioritiza efortul pentru sustinerea serviciilor de
business critice si armoniza fluxurile de IT

Pagina 50

Optimizarea serviciilor companiei

Organizatiile adopta cu succes BSM prin definirea de initiative relevante,
de tipul:

Monitorizarea performantelor serviciilor

Service Desk / Help Desk (extern si intern)

Monitorizarea infrastructurii IT (intern sau SaaS)

Gestionarea bunurilor IT si non-IT

Monitorizarea schimbarilor cu impact in business

Automatizarea activitatilor de IT pentru imbunatirea controlului,

agilitatii si eficiente schimbarilor

Pagina 51

Optimizarea serviciilor

Beneficii:

Reducerea intreruperilor serviciilor cu 75 %

Monitorizarea disponibilitatii serviciilor si identificarea
incidentelor imediat ce nivelul de disponibilitate a scazut
fata de pragul acceptat

Reducerea costurilor operationale cu pana la 60% si restaurarea rapida

Automatizarea proceselor manuale si reducerea timpului consumat pentru identificarea
problemelor

Corelarea impactului in business cu datele de IT pentru a lua decizii mai bune

Suport pentru business pentru utilizarea de noi aplicatii, tehologii, versiuni prin intelegerea
impactului acestor schimbari la nivelul utilizatorilor

Pagina 52

ALTE SOLUTII

Pagina 53

Alte solutii

Supply Chain Management

Product Lifecycle Management

Warehouse Management System

Transport Management System

Competitive Intelligence

Project Management

Business Process Management

Solutii de nisa (LIMS, GIS etc.)

Pagina 54

Abordarea sistemelor informatice

pentru IMM
Implementarea unor procese standard:

Configurari predefinite, specializate pe industrii, bazate pe bune practici

Implementarea unor functionalitati de baza
Adaptari minime se diminueaza timpul dedicat analizei si implementarii
Se pune accentul pe incarcarea datelor si pe instruire

Outsourcing:

Servere
Aplicatie

Pagina 55

Abordarea implementarii unui sistem

informatic intr-un IMM

Identificarea nevoilor de business

Identificarea costurilor

Realizarea caietului de sarcini

Stabilirea criteriilor de alegere a aplicatiei informatice

Stabilirea criteriilor de alegere a furnizorului de aplicatie si de servicii

Stabilirea echipei de proiect

Pagina 56

10. INTREBARI SI RASPUNSURI

Pagina 57

Produs in cadrul Programului Operational Sectorial

Dezvoltarea Resurselor Umane Proiectul Formare si
asistenta in domeniu managerial-antreprenorial pentru
mici si viitori intreprinzatori, manageri si angajati din cadrul
IMM-urilor din regiunile Nord-Est, Nord-Vest, Centru si
Sud-Est
Editat de Ernst & Young SRL
Publicat la ZZ.LL.2011
Continutul acestui material nu reprezinta in mod necesar
pozitia oficiala a Uniunii Europene.

Daca exista intrebari in legatura cu acest

document, va rugam sa contactati:
Ernst & Young SRL
A: Cladirea Premium Plaza, et. 15
Str. Dr. I. Felix nr. 63-69, sector 1, Bucuresti
T: +40 21 402 4000
F: +40 21 310 7193
E: office@ro.ey.com
Pentru informatii aditionale vizitati
www.fseromania.ro