Sunteți pe pagina 1din 5

III.

Departamente
A.
B.
C.
D.
E.

Administrativ-Financiar
Resurse Umane
Marketing
Fundraising
Dezvoltare Organizationala

A. Administrativ-Financiar
Departamentul Administrativ-Financiar pn n anul 2012 a fost departament secundar, mai
exact puteai fi membru ntr-un departament principal, dar i n AF. n anul 2012 s-a luat
hotrrea de ctre Board-ul Executiv 2012-2013 s devin departament principal, n acea
perioada manager a fost Alexandra Chivulescu fiind i prima care a oferit departamentului o
structur.
n cadrul departamentului principal proaspt format a fos ncorporat Divizia de Scriere de
proiecte, care avea aceeai structura ca un departament secundar, n acea perioad.
n prezent departamentul este structurat n 3 divizii:
Financiar: gestioneaz atent resursele financiare ale asociaiei. Realizeaz bugetele proiectelor
pentru o eviden clar a resurselor, dar i pentru o bun organizare i desfurare a lucrurilor a
activitilor ASER.
Logistic: asigur resursele materiale i logistice necesare proiectelor i evenimentelor ASER.
Divizia ptrunde n cele mai spaioase sli de conferin, cele mai elegante restaurante, cele
mai colorate i animate pub-uri.
Scriere de proiecte: realizeaz proiecte de exchange, ncheie parteneriate internaionale i
caut alternative pentru creterea visteriei asociaiei. Prin oportuniti alternative de
finanare(granturi) contribuie la realizarea unor proiecte ASER i nu numai.
Departamentul are cteva instrumente, care ofer eficien i organizare. Acestea sunt: un
regulament al echipei,o baz de date cu sli necesar Diviziei de Logistic, template-uri pentru
bugete i alte documente ASER.

B.Resurse Umane
Departamentul de HR are rolul de a recruta atat oamenii ce vor face parte din asociatie, cat si
participantii la proiecte. Dupa recrutare, departamentul urmareste evolutia noilor intrati, are grija
sa ii integreze in ASER, sa ii motiveze si sa le creeze un parcurs in dezvoltare.
Pentru ca toate aceste lucruri sa fie facute, departamentul este impartit in divizii:
Recrutare si selectie- Aici oamenii invata sa lucreze cu materialele de R&S (profilul
participantului, ghid de interviu etc) si sa tina interviuri. Invata cum se face o comisie. cum pleci
de la o nevoie si cum ajungi sa iei oamenii potriviti, ce intrebari sa pui astfel incat sa urmaresti o
anumita calitate, etc..

Formare si dezvoltare- Aceasta divizie pleaca de la nevoile existente in asociatie si incearca sa


le rezolve prin diferite metode (de ex: traininguri generale, M&m) AIci invatam sa "citim" oamenii
si sa le dam exact lucrurile de care ei au nevoie pentru a se dezvolta frumos. Este divizia care
se ocupa cu partea de invatare si de dezvoltare.
Get In HR- in aceasta divizie HRistii aplica niste skilluri de vanzari pentru a obtine intalniri cu
manageri de HR din companii de renume. In urma acestor intalniri, colaborarea se
concretizeaza in obtinerea de traininguri din partea companiilor respective pentru HRisti. Scopul
diviziei este acela de a ajunge sa vedem ce inseamna acest domeniu "in lumea celor mari". Pe
langa lucrurile invatate despre HR, HRistii mai invata si o parte de vanzari
Motivare- Divizia responsabila de teambuildinguri, diferite petreceri, traditii (ASER prin
Bucuresti, ASERFest, Saftica Aserius, urarile de "La multi ani!") dar si alte mici surprize ce vin
pe parcurs. Aceasta divizie are rolul de a binedispune ASERistii, de a-i mentine in contact cu
asociatia si de a le arata ca ASER inseamna si distractie.
C.Marketing
Departamentul de Marketing e cel care se ocup, n principal, de comunicarea cu exteriorul.
Prin promovrile pe care le coordoneaz, acesta se asigur c mesajele ajung exact la publicul
int cruia proiectul se adreseaz. nva s comunice pe limba participanilor la proiecte vizai.
Pe de alt parte, acesta e responsabil de promovarea brandul ASER, angajndu-se s
transmit n extern viziunea, misiunea i valorile asociaiei.
Departamentul particip i la comunicarea intern din cadrul asociaiei. De multe ori, acesta
colaboreaz cu departamentul de Resurse Umane. Avem grij ca informaiile s fie mbrcate
ntr-un mod ct mai plcut vederii i ntr-un limbaj ct mai clar i concis.
Tot noi ne asigurm c materialele interne i externe respect identitatea ASER (crem
template-uri ASERiste, urmm Ghidul de Identitate ASER).
Departamentul de Marketing ASER este mprit anul acesta (2013-2014) n 3 divizii: PR,
Design, Social Media, mprire care are ca scop specializarea membrilor implicai n divizii.
Acestea sunt formate din Responsabilii din fiecare proiect (Exemplu: Divizia de PR este format
din cei 6 Responsabilii PR din proiecte). Fiecare divizie e coordonat de ctre un senior din
Marketing.
E de menionat c tot aici se stabilesc relaii cu parteneri media. n urma parteneriatelor
ncheiate, ASER poate aprea n mediul online i nu numai (la radio, TV, pres, pe diverse
siteuri).
Patrimoniile departamentului: Pagina de Facebook ASER, siteul ASER i siteurile proiectelor
ASERiste.
Departamentul are i 3 campanii de PR: Campania de Crciun, Campania 10 pentru Sesiune i
Campania de Primvar. Cele 3 campanii au ca scop creterea vizibilitii ASER i
mbuntirea comunicrii cu studenii.

Programul Get in Marketing, coordonat de alt senior din Marketing, are rolul de a plimba
membrii departamentului prin agenii de publicitate sau prin departamentele de Marketing ale
unor mari companii. Scopul e de a afla n cadrul ntlnirilor ct mai multe insight-uri i bune
practici de la specialiti din domeniu.
Totodat, departamentul colaboreaz cu Departamentul de Fundraising n vederea respectrii
contractelor ncheiate cu partenerii de vnzri.
n cteva cuvinte, Departamentul de Marketing se ocup de: conturarea imaginii ASERului, de
comunicarea intern i extern, de promovarea proiectelor i a brandului ASER, de rela ia cu
partenerii media, de stabilirea unei relaii cu studenii.

D. Fundraising
Departamentul de Fundraising are ca principala activitate atragerea de fonduri pentru asociaie.
n cadrul acestuia se fac vnzri pentru proiectele ASER, dar i pentru alte servicii pe care noi
le putem presta: organizare de evenimente, promovare pentru diferite internship-uri, produse.
Pentru a obine sponsorizri sunm companiile, mergem la ntlniri cu oameni de acolo, le
trimitem propuneri de colaborare i ncheiem parteneriate.
Departamentul are o divizie, o campanie i un program. Divizia de Event Planning prin
intermediul creia le prestm companiilor diverse servicii, Campania 2% prin care ncercm s
strngem formulare 2% i Programul Customer Care care are ca principal scop men inerea
legturii cu partenerii i consolidarea acesteia. Pe lng acestea principala noastr activitate
este Fundraising-ul pentru proiecte.
n fiecare an, la nceput, fundraiserii particip la o coal de vnzri care i pregte te pentru
activitatea de peste an. Avem o super baz de date, CRM-ul n care se gsesc toate companiile
i persoanele de contact.

E. Dezvoltare Organizationala (DO)


Departamentul de Dezvoltare Organizaional are o istorioar de un singur an ca i
departament propriu-zis. Pn atunci, exista doar Vicepreedinte ASER, Manager Dezvoltare
Organizaional, care nu avea un departament al su. Rolul lui era s urmreasc ASER-ul la
nivel intern (organizare. procese) i s lucreze la nivel strategic mpreun cu pre edintee
ASER.
Cu timpul ne-am dat seama c rolul lui nu era foarte bine definit i c putea fi mai degraba
flexibil n funcie de focusul ASER-ului din anul respectiv, precum i de problemele care trebuiau
rezolvate. Pentru c erau destul de multe lucruri de fcut n direciile astea, s-a decis nfiin area
DDO, departament format din seniorii ASER (cu experien, care cunoteau ASERul i avea o
gndire strategic).

Rolul lui era s construiasc programe noi n ASER, pornind de la diferite nevoi, fie la nivelul
dezvoltarii ASERistilor, fie la nivelul dezvoltarii strategice a ASER-ului i proiectelor sale.
DDO 2012 - 2013
- Get in Marketing;
- Observ ASER - program prin care ASERitii mergeau la proiectele altor asociaii i completau
nite formulare pentru oamenii din DO, formulare ce contineau informatii relevante despre cum
organizeaza alte asociaii proiectele. Scopul lor era s ajute Project Managerii ASER in
proiectele lor;
- Incubatorul de Proiecte - ASERistii veneau cu idei noi de proiecte pentru ASER, proiecte care
sunt acum implementate;
- Train of Trainers - formeaz traineri din ASERitii seniori;
- Programul de Alumni - se ocupa de relaia cu Alumnii ASER;
DO 2013 - 2014
Anul sta scopul departamentului a rmas n principal acelai, doar c s-au format dou divizii
pentru a fi totul mult mai clar: Divizia pentru Dezvoltarea Resursei Umane i Divizia pentru
Dezvoltare Strategic.

Divizia pentru Dezvoltare Strategic


- Incubatorul de Proiecte (analiza i evaluarea
proiectelor deja existente; cercetri n rndul
stundeilor, precum i cercetri n rndul
companiilor - pentru a vedea de ce cunotine
au nevoie studenii; propunerea de idei noi de
proiect att pentru extern, ct i pentru intern)

Divizia pentru Dezvoltarea Resursei Umana

- Programul de Buddy;
- Train of Trainers;
- coala de Coordonatori (realizat pentru
seniorii ASER care coordoneaz programe,
divzii, comuniti) - training-uri, transfer de
know-how i sesiuni de sharing ntre
coordonatori;
- Observ ASER (analizare proceselor ASER,
- Alumnus n ASER (Noi modaliti de
pe proiecte, departamente si la nivel general; meninere a relaiei cu ct mai muli Alumni
consultarea Alumnilor, oamenilor din companii ASER).
pentru a construi planuri strategice de
dezvoltare pentru procesele problematice
identificate)
- Parteneriate Strategice (construirea unei
baze de date complexe cu partenerii
strategici i oameni resurse ai ASER i ai
proiectelor; meninerea relaiei cu partenerii
strategici)