ANALISIS DE PUESTOS

El anlisis de puestos se realiza para determinar de manera detallada en

qu consisten el empleo y el tipo de persona que la empresa debe contratar
para cubrirlo.

FUNDAMENTOS DEL ANALISIS DE PUESTOS.

ANALISIS DE PUESTOS: Es el procedimiento para determinar las obligaciones
de stos y las caractersticas de la gente que se contratar para cubrirlos.
Proporciona informacin para elaborar las descripciones de puestos y las
especificaciones de puestos.

El supervisor o especialista de recursos humanos rene uno o ms de los

siguientes tipos de informacin:

* Actividades laborales: Actividades del puesto actual, as como el cmo, por

qu y cundo se desempear cada actividad.

* Conductas humanas.

* Mquinas, herramientas, equipo y auxiliares de trabajo.

* Estndares de desempeo: Estos estndares pueden ser usados para

evaluar a los empleados.

* Contexto del puesto: Incluye informacin acerca las condiciones fsicas

para trabajar, el horario laboral y el contexto social y organizacional.

* Requisitos humanos: Se refiere a los conocimientos o las habilidades

relacionadas con el trabajo, y los atributos personales necesarios (aptitudes,
personalidad, etc.)

PARA QUE SE USA LA INFORMACION DEL ANALISIS DE PUESTOS

Los patrones utilizan la informacin del anlisis de puestos para respaldar

varias actividades de la administracin de recursos humanos

1) Reclutamiento y seleccin: El anlisis de puestos brinda informacin

acerca de lo que entraa el puesto y las caractersticas humanas que se
requieren para realizar esas actividades, lo cual ayuda a los gerentes a
decidir el tipo de personas que se reclutarn y contratarn.

2) Remuneracin o compensacin: El anlisis de puestos es indispensable

para estimar el valor de cada posicin y la remuneracin correspondiente,
ya que proporciona la informacin que sirve para determinar el valor
relativo de cada puesto y por tanto la categora a la que corresponde.

3) Capacitacin: Puesto que la descripcin de puestos enumera las

obligaciones especficas y las habilidades requeridas para el trabajo; por lo
tanto se puede determinar la capacitacin necesaria.

4) Evaluacin del desempeo: Comparando la actuacin real de cada

empleado con los estndares para su desempeo.

5) Descubrimiento de obligaciones no asignadas.

6) Cumplimiento de la igualdad de oportunidades en el empleo.

PASOS DEL ANALISIS DE PUESTOS

Paso 1: Decida como utilizar la informacin, pues esto determinar cules

datos debe recabar y cmo hacerlo.

Paso 2: Revise la informacin bsica importante como organigramas,

grficas de procesos y descripciones de puestos. Los organigramas
muestran la divisin del trabajo en toda la organizacin, cmo se relaciona
cada puesto con otro, debe indicar el nombre de cada posicin, y por las

lneas de interconexin mostrar quin informa y se comunica con quin. La

grfica de procesos muestra el flujo de trabajo de un puesto en particular,
desde la entrada de informacin hasta la obtencin de los resultados.

Paso 3: Seleccione puestos representativos: Con una muestra de 10 puestos

es

suficiente.
Paso 4: Analice el puesto reuniendo datos sobre actividades laborales, las
conductas requeridas de los empleados y las condiciones de trabajo, as como las
caractersticas y habilidades humanas necesarias para desempear el trabajo.
Paso 5: Verifique la informacin del anlisis de puestos con el empleado que
realiza el trabajo y con su supervisor inmediato.
Paso 6: Prepare una descripcin y una especificacin del puesto. La descripcin
del puesto es una declaracin escrita que describe las actividades y las
responsabilidades del puesto, as como algunas caractersticas importantes del
mismo. La especificacin del puesto resume las cualidades, los rasgos, las
habilidades y los antecedentes personales que se requieren para desempear el
trabajo.
METODOS PARA RECOLECTAR INFORMACION
METODOS CUALITATIVOS:
LAS ENTREVISTAS:
Son mtodos populares para obtener informacin acerca de los puestos. Se deben
realizar entrevistas individuales con cada empleado, o grupales o con conjuntos de
empleados que tienen el mismo puesto, as como entrevistas con uno o varios
supervisores que conocen las labores del puesto. Hay que asegurarse de que el
empleado entienda muy bien el motivo de la entrevista.
Ventajas y desventajas:
Ventajas:
* Se trata de un mtodo rpido y sencillo para reunir informacin, incluyendo datos
que no podran aparecer nunca de forma escrita.
* Se descubren actividades importantes que slo se presentan de manera
ocasional.
* Brinda la oportunidad de explicar la necesidad y las funciones de anlisis de
puestos, y de que el empleado logre desahogar frustraciones que de otra manera
pasaran desapercibidas para la administracin.
Desventajas:
* La distorsin de la informacin: Ya sea debido a falsificacin franca o a malos

entendidos.
* Los empleados pueden considerar que se trata de un tipo de evaluacin de la
eficiencia , por lo que pueden exagerar ciertas responsabilidades y restar
importancia a otras.
Tipos de entrevistas
Hay un amplio rango de tipos de entrevistas que van desde las no estructuradas
(cunteme acerca de su trabajo) hasta las muy estructuradas, en las que el
analista de puestos utiliza cuestionarios detallados para plantear las preguntas.
Entrevistas estructuradas: Los entrevistadores siguen formularios o cuestionarios
que incluyen una serie de preguntas detalladas acerca de aspectos como el
propsito general del puesto, las responsabilidades de supervisin y las
obligaciones, as como los estudios, las experiencias y las habilidades necesarias
para el puesto.
Lineamientos para las entrevistas
1ero. El analista de puestos y el supervisor deben trabajar en conjunto para
identificar a los trabajadores que conocen mejor el puesto.
2do. Establezca rpidamente una relacin con el entrevistado. Utilice un lenguaje
sencillo, resuma brevemente el propsito de la entrevista y explique a la persona
por qu fue elegida para la entrevista.
3ro. Utilice una gua o un cuestionario estructurado, que incluyan preguntas y
cuenten con un espacio para las respuestas.
4to. Pdale una lista de sus obligaciones en orden de
importancia y segn la frecuencia con las que las realiza. Esto asegura que no
pase por alto actividades importantes pero que se realizan con poca frecuencia.
5to. Cuando termine la entrevista, revise y verifique los datos.
CUESTIONARIOS:
Describen las obligaciones y responsabilidades relacionadas con su puesto. Se
debe decidir qu tan estructurado ser el cuestionario y cules preguntas se
incluirn. Un cuestionario tpico de anlisis de puestos incluira varias preguntas
abiertas, as como preguntas estructuradas.
Ventajas y desventajas:
Ventajas:
* Es un mtodo rpido y eficiente para obtener informacin de un gran nmero de
empleados.
* Es menos costoso que entrevistar a cientos de trabajadores.
Desventajas:

* Elaborar y probar un cuestionario y asegurarse de que se entiendan las

preguntas, puede ser costoso en tiempo y dinero.
OBSERVACION:
Es especialmente til cuando los puestos consisten sobre todo de actividades
fsicas observables. Por otro lado, no es apropiada cuando el puesto conlleva una
gran cantidad de actividad mental; tampoco es til si el empleado participa slo
ocasionalmente en actividades importantes. Adems, la reactividad, es decir, los
cambios en la conducta habitual del trabajador debido a que es observado,
tambin puede representar un problema. Tambin se puede observar y entrevistar
al mismo tiempo, mientras el trabajador desempea su labor.

DIARIOS Y BITACORAS DE LOS PARTICIPANTES:

Son listas diarias en las que los empleados registran por escrito cada una de las
actividades que
realizan, as como del tiempo que se tardan en cada una.
TECNICAS PARA EL ANALISIS CUANTITATIVO DE PUESTOS:
CUESTIONARIO PARA EL ANALISIS DE PUESTOS (CAP):
Es un cuestionario que se usa para reunir datos cuantificables de las obligaciones
y responsabilidades de diversos puestos. Es un cuestionario muy estructurado; el
analista puede aplicarlo en lnea.
La ventaja del CAP es que produce una calificacin o un perfil cuantitativo de un
puesto. La principal ventaja del CAP es que clasifica los puestos, permitiendo
asignar una calificacin cuantitativa a cada puesto, basada en sus caractersticas
respecto a la toma de decisiones, las tareas que requieren habilidades, la actividad
fsica, la operacin de vehculos o equipo y el procesamiento de informacin. Los
resultados del CAP se pueden emplear para comparar un puesto con otro con la
finalidad de luego asignar niveles de sueldos para cada uno.
ANALISIS FUNCIONAL DE PUESTOS:
Es similar al Mtodo del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos. Este
mtodo no slo califica el puesto en relacin con datos, personas y cosas, tambin
respecto al grado en que se requieren instrucciones especficas para desempear
la tarea, as como el grado en que se necesita del razonamiento y del juicio, lo
mismo que de habilidades matemticas o verbales y del lenguaje.
ANALISIS DE PUESTOS POR INTERNET:
De este modo, el departamento de recursos humanos podra repartir cuestionarios
estandarizados para el anlisis de puestos a empleados ubicados en diferentes
puntos geogrficos a travs de la intranet de su
compaa, con las instrucciones para llenar los formularios y devolverlos en una
fecha especfica. Su principal desventaja es que debido a que el analistas de
puestos o facilitador no est sentado ah interactuando con el empleado o el

supervisor, siempre existe la posibilidad de que no se cubran o se malinterpreten

puntos importantes y afecten los resultados.
Cualquier mtodo tiene desventajas potenciales. Reunir datos para el anlisis de
puestos slo de entrevistas u observaciones puede conducir a conclusiones
errneas. Es mejor utilizar varias fuentes, por lo que siempre que sea posible se
deben reunir datos de varios tipos de fuentes: grupos, individuos, observadores,
supervisores y analistas.
DESCRIPCIONES DE PUESTOS:
La descripcin de puestos es un texto que explica lo que hace en realidad la
persona que ocupa el puesto, cmo lo hace y en qu condiciones desempea su
labor. Esta informacin se utiliza para redactar la especificacin del puesto, donde
se enumeran los conocimientos, las habilidades y las capacidades que se
requieren para realizar el trabajo de manera satisfactoria.
La mayora contiene secciones que cubren los siguientes aspectos:
1) Identificacin del puesto:
Es el nombre del puesto, especificando el ttulo del mismo. En esta seccin puede
haber un espacio que indique la ubicacin del puesto en trminos de planta o la
divisin y el departamento o la seccin. Adems se incluira el ttulo del supervisor
inmediato e informacin acerca de la escala de sueldos o salarial, tambin se
puede incluir un espacio para el
grado o nivel del puesto.
2) Resumen del puesto:
Debe sintetizar la esencia del puesto e incluir nicamente sus principales funciones
o actividades..
3) Relaciones:
Indica las relaciones que tiene el ocupante del puesto con otras personas, dentro y
fuera de la organizacin.
4) Responsabilidades y obligaciones:
Esta es la parte central de la descripcin del puesto y debe incluir una lista de sus
principales obligaciones y responsabilidades. Las obligaciones principales se
deben enumerar por separado, describindolas con unas pocas frases. En esta
seccin tambin es posible definir los lmites de la autoridad del empleado que
ocupa el puesto, incluyendo su autoridad para la toma de decisiones, la
supervisin directa de otros miembros del personal y la autoridad para elaborar
presupuestos.
5) Estndares de desempeo
Aqu se establecen los estndares que debe alcanzar el empleado en cada una de
las obligaciones y responsabilidades principales de la descripcin del puesto.
6) Condiciones laborales

La descripcin de puestos tambin puede enumerar las condiciones laborales que

se requieren, las cuales pueden incluir aspectos como el nivel de ruido o de calor,
as como condiciones riesgosas.
7) Especificaciones de puestos
REDACCION DE LAS ESPECIFICACIONES DE PUESTOS.
La especificacin de puestos indica qu tipo de persona se debe reclutar y qu
cualidades se deben evaluar. La especificacin de puestos debe ser una seccin
de la descripcin del puesto o un documento completamente separado.
Especificaciones para el
personal capacitado: En este caso las especificaciones del puesto podran
enfocarse sobre todo en rasgos como el tiempo que trabaj en otra empresa, la
calidad de la capacitacin relevante y el desempeo laboral previo.
Especificaciones para personal sin capacitacin: Este caso es ms complejo. Aqu
es necesario especificar las cualidades, como rasgos fsicos, personalidad,
intereses o habilidades sensoriales, que representan cierto potencial para
desempear el trabajo o recibir capacitacin para realizarlo2) .
Especificaciones basadas en el criterio: La mayora de las especificaciones de
puestos provienen de las opiniones de individuos conocedores, como supervisores
y gerentes de recursos humanos. Hay varias formas de dar opiniones informadas o
criterios, como simplemente revisar las obligaciones del puesto y a partir de stas
deducir los rasgos de habilidades humanas que requiere el trabajo. Otra manera
es elegirlas de las listas de descripciones de puestos que aparecen en internet.
En cualquier caso use el sentido comn para elaborar una lista de los requisitos
humanos del puesto, ya que algunas conductas laborales se aplican a casi
cualquier puesto.
Especificaciones de puesto basadas en anlisis estadsticos: Este mtodo es el
ms difcil. El objetivo es determinar estadsticamente la relacin entre algn
predictor o rasgo humano, como la estatura, la inteligencia o la destreza digital, y
algn indicador o criterio de la eficacia laboral. Este mtodo es ms adecuado que
el enfoque del criterio porque las leyes de igualdad de derechos
prohben el uso de rasgos que no se pueden distinguir entre los trabajadores con
un alto y un bajo desempeo.
ANALISIS DE PUESTOS EN UN MUNDO DESEMPLEADO
Por lo general un puesto se define como un conjunto de actividades
estrechamente relacionadas, que se realizan a cambio de una remuneracin, pero
con los aos el concepto de un puesto ha cambiado de manera radical, ahora los
puestos son mucho ms variados y con una definicin ms amplia.
La ampliacin de un puesto: significa asignar a los trabajadores ms tareas dentro
del mismo nivel, aumentando as las actividades que desempean.
La rotacin de puestos: significa cambiar a los trabajadores, de manera sistemtica
de una posicin a otra.

El enriquecimiento de puestos: implica redisear los puestos de forma que el

trabajador reciba mayores oportunidades de experimentar sentimientos de
responsabilidad, logro, crecimiento, reconocimiento. De esta forma los empleados
harn bien su trabajo porque lo desean; por otro lado la calidad y la productividad
aumentarn. Esta es una filosofa planteada por el psiclogo Frederick Herzberg.
Dejobbing o sin puesto especfico: Es ampliar las responsabilidades de los puestos
de la empresa y animar a los empleados a que no se limiten a hacer lo que
establecen las descripciones de sus puestos. Exigirles a los empleados que se
limiten a descripciones estrechas de puestos va en contra de la necesidad de que
estn dispuestos a cambiar de una tarea a otra conforme los puestos y las tareas
de equipos se modifican.
Factores organizacionales que han contribuido a
animar a los trabajadores a no limitarse a puestos con definiciones estrechas:
Organizaciones ms planas: permiten un mayor contacto entre la alta gerencia y
los clientes e implica que el resto de los gerentes tienen un mayor nmero de
subordinados que se reportan con ellos, de modo que los pueden supervisar
menos y los puestos de los subordinados acaban con mayores responsabilidades.
Equipos de trabajo autoadministrados: Cada vez ms los gerentes organizan las
tareas en equipos y procesos, en lugar de funciones especializados. En una
organizacin como esta, los puestos de los empleados cambian todos los das, y la
administracin evita intencionalmente que los trabajadores consideren sus puestos
como un conjunto limitado y especfico de responsabilidades.
Reingeniera: Implica el rediseo de los procesos de negocios para lograr mejoras
drsticas en las medidas contemporneas crticas del desempeo, como los
costos, la calidad, el servicio y la rapidez. Este rediseo es para que pequeos
grupos autoadministrados de empleados que trabajan en conjunto completen la
tarea al mismo tiempo. La reingeniera afecta la elaboracin de las descripciones
de puestos. En situaciones de reingeniera, los trabajadores se vuelven
responsables colectivamente de los resultados generales, no slo de sus propias
tareas. Como resultado, los puestos de los empleados cambian de manera
continua.
Anlisis de puestos basado en las competencias:
Las descripciones de puestos basadas en listas de obligaciones pueden inhibir o
no fomentar las conductas flexibles que
las empresas necesitan. El anlisis de puestos basado en competencias implica
bsicamente la redaccin de descripciones de puestos a partir de competencias en
lugar de obligaciones.
El anlisis de puestos basado en competencias significa describir el puesto en
trminos de conductas medibles y observables (conocimientos, habilidades y/o
conductas) que el empleado que ocupa el puesto debe mostrar para desempear
bien su trabajo. El anlisis tradicional se enfoca en qu se logra, en cuanto a
obligaciones y responsabilidades, se enfoca en el trabajo; pero el anlisis basado
en competencias se enfoca ms en cmo el trabajador cumple los objetivos del
puesto o desempea en realidad su trabajo, es decir se enfoca en el trabajador, en

lo que es capaz de hacer.

Tres razones para utilizar el anlisis basado en las competencias:
1era. Las descripciones tradicionales de puestos pueden ser contraproducentes si
la meta es un sistema de trabajo de alto desempeo. El personal se debe mostrar
entusiasta por aprender y por cambiar de un puesto a otro.
2da. Es ms estratgico describir el puesto en trminos de las habilidades, los
conocimientos y las competencias que el trabajador necesita.
3ero. Las habilidades, los conocimientos y las competencias medibles sustentan el
proceso de administracin del desempeo del patrn. La administracin del
desempeo consiste en basar la capacitacin, las evaluaciones y las retribuciones
de los empleados en el momento y el reforzamiento de las habilidades y las
competencias que necesitan para alcanzar sus metas.