Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Curs 4 Comunicare Şi Negociere În Afaceri
Curs 4 Comunicare Şi Negociere În Afaceri
CURS 4
I. COMUNICAREA N AFACERI
1.3.COMUNICAREA ORAL
1.3.6. Pregtirea i susinerea unei prezentri orale
Comunicarea oral se deosebete de comunicarea scris prin caracterul su situaional
concret ceea ce antreneaz att avantaje ct i dezavantaje. Prezentarea oral a unui coninut
informaional mbrac mai multe forme concrete dintre care cele mai cunoscute sunt prelegerea
academic, pledoaria juridic, prezentarea unui raport n cadrul unui colectiv, autoprezentarea
(autobiografia public), discursul festiv sau omagial, discursul politic etc. Toate aceste forme au
n comun faptul c au un public relativ cunoscut sau cel puin estimat n prealabil, se desfoar
n spaiul public, au un timp anterior precizat, au o tem prestabilit i un scop cunoscut.
n acest tip de produs de comunicare se poate face o distincie ntre dou tipuri de limbaj,
profund diferite ca natur, dar intim conectate i pe care tehnic orice vorbitor trebuie s le pun
n armonie:
a) limbajul para-verbal sau ceea ce oamenii comunic prin voce (volum, intonaie, ritm,
tonalitate, accent, pauze) i prin manifestri vocale fr coninut verbal (rsul, dresul
vocii, geamtul, oftatul, mormieli, plescituri, urlete, ipete, fluierturi etc.);
b) limbajul verbal sau ceea ce oamenii comunic prin rostirea i descifrarea nelesului
cuvintelor.
Pregtirea oricrei prezentri orale reclam vorbitorului o contientizare i o pregtire
pentru a stpni situaia n care se afl. De aceasta depinde tipul de discurs ce urmeaz s l
susin. Tonalitatea vocii, ritmul vorbirii, intensitatea trebuie armonizate cu inuta vestimentar,
distana la care se plaseaz fa de public, gestica, mimica derulat, micarea braelor i a
corpului.
Se spune despre mari avocai c i declamau n oglind pledoariile finale din diferite
procese susinute. Despre Demostene, unul dintre cei mai celebrii oratori ai antichitii, se atest
c i repeta discursurile publice pe malul mrii pentru a gsi tonul care acoperea vuietul
valurilor.
Asculttorii nu vor neaprat numai informaie; ei vor s fie luai n consideraie, stimulai,
antrenai, bine dispui. Acesta este i motivul pentru care ne plictisim s-i ascultm pe cei care
nu-i dezlipesc privirile de pe foaia de hrtie.
Factori interpersonali
Toi cei care se sperie la gndul ca trebuie s vorbeasc n public sunt sftuii s
porneasc la drum cu ideea c auditoriul e de partea lor. Publicul i dorete s ia parte la o
prezentare reuit din toate punctele de vedere, dar va manifesta i o oarecare toleran fa de
greeli sau ezitri. Oricum ar fi, publicul pornete la drum de partea vorbitorului i va rmne de
partea lui pn la sfritul prezentrii mai ales dac vorbitorul va face tot posibilul s nu
strneasc vreun conflict sau se va feri s i aduc ofense prea mari.
Ni se poate ntmpla c pe parcursul prezentrii s mai uitm ce am vrut s spunem sau
cum trebuie s continum o idee, s nu gsim imediat folia transparent cu datele pe care trebuie
s le interpretm, s ne mpiedicm cnd coborm de pe podium i totui s fim aplaudai cu
cldur la sfrit i s ni se spun c prezentarea a plcut.
corelat cu volumul de informaie pe care l-ai stabilit pentru prezentare i timpul n care trebuie
s v ncadrai. Astfel, este recomandabil c pentru o prezentare de zece minute s avei pregtite
cam 10 slide-uri.
n cazul n care credei c avei nevoie de un program de grafic de prezentare precum
PowerPoint, care s va ajute s comunicai ideile, ncercai s evitai urmtoarele cliee vizuale:
butoanele animate;
topirea unei imagini n alta;
formarea textului prin cderea literelor;
sporirea spectaculozitii trecerii de la o pagin la alta prin punctarea cu sunete.
Rostirea discursului
n rostirea discursului trebuie s se acorde toat atenia momentului nceperii expunerii.
Nu ncepei expunerea pn cnd publicul nu i-a ocupat locurile i nu suntei siguri c v
ascult. Pre de circa 20 de secunde, nu rostii nici un cuvnt pn nu ai stabilit un contact vizual
cu auditoriul, nu ai studiat dintr-o privire organizarea spaiului dumneavoastr de micare, nu ai
respirat adnc i nu v-ai gsit poziia cea mai comod n faa celor care ateapt s soarb
cuvintele dumneavoastr.
ncercai s nu folosii cliee sau expresii banale de tipul Am marea plcere de a..., s
nu prezentai nici mulumiri i nici scuze n primele fraze ale discursului dumneavoastr.
Pstrai-le eventual pentru sfrit. ncercai s va controlai starea de nervozitate din primele
minute ale prezentrii. Dou din semnele cele mai des ntlnite ale acestei stri sunt impunerea
unui ritm prea alert de expunere i tendina de a nu ne orienta corpul i privirea ctre public.
Nicki Stanton ne reamintete c exist mai multe moduri de a ncepe un discurs; totul este s
facem alegerea cea mai potrivit personalitii noastre:
denumirea temei, urmat eventual de cteva precizri referitoare la alegerea titlului
prezentrii;
referirea la obiectivele i aspectele pe care dorii s le abordai n cadrul temei
propuse;
anticiparea unor ntrebri sau aspecte problematice;
deschiderea discursului cu o anecdot sau cu o glum;
mrturisirea;
prezentarea unor fapte sau date statistice;
folosirea unui citat nu foarte lung i relevant pentru subiectul discursului;
afirmaii cu coninut ocant;
povestiri interesante.
Finalizarea discursului
Modalitile pe care le avei la ndemn pentru ncheierea prezentrii snt la fel de
numeroase:
o prezentarea unor concluzii punctuale;
o lansarea unor interogaii prin care s recaptai interesul slbit al publicului;
o anecdote scurte, care s ilustreze aplicabilitatea ideilor dumneavoastr;
o invitarea publicului de a trece la aciune n spiritul celor afirmate n prezentare;
o folosirea de citate prin care s subliniai credibilitatea rezultatelor expuse.
Clasificarea rspunsurilor:
rspunsuri de susinere - au rolul de a aproba, de a reduce o tensiune sau de a mpca.
Cnd cineva a fcut sau a spus ceva bun este bine s i-o spunei. De cele mai multe ori
lucrurile bune trec neobservate, dei aprecierea exprimat este ntotdeauna binevenit
i poate mbunti relaia;
rspunsuri irelevante - sunt cele care nu au nici o legtur cu ceea ce s-a discutat;
rspunsuri tangeniale - sunt cele n care se recunoate n treact ce s-a discutat i apoi
se spune altceva (adic se schimb subiectul);
rspunsurile contradictorii - sunt cele n care mesajul verbal contrazice mesajul non
verbal i scad valoarea mesajului primit;
rspunsurile care ntrerup - sunt acele rspunsuri date de persoane care intervin n
discuie, nainte ca cel care vorbete s-i fi transmis mesajul complet. De obicei
oamenii ntrerup cnd cred ei c tiu mai bine despre ce este vorba, ce se va spune sau
nu acord suficient atenie subiectului. Cnd ntrerupei pe cineva, ateptai-v la o
reacie defensiv. Cu ct ntrerupi mai mult, cu att nruteti situaia i, implicit
comunicarea.
1.4.5. Interviul
Interviul este un tip de dialog n care subiecii implicai dein statusuri cunoscute i joac
roluri sociale bine definite. Acest gen de dialog se folosete ntr-o form consacrat n domenii
ca: presa, sociologia, psihologia social, asistena social, serviciile de resurse umane, servicii
publice de siguran, sntate, justiie etc.
Arta de intervievare implic patru grupe de ntrebri:
1. ntrebri deschise;
2. ntrebri nchise;
3. ntrebri ce;
4. ntrebri de intervenie.
1. ntrebrile deschise sunt desemnate pentru a asigura libertatea de alegere, permiterea
persoanelor intervievate s-i exprime sentimentele i gndurile cu propriile cuvinte; s aleag
sau s ignore anumite interese. Este recomandat ca ntrebrile deschise s constituie majoritatea
ntrebrilor n interviul iniial sau n cadrul primei ntlniri. Riscul ntrebrilor deschise poate
consta n ambiguitatea a ceea ce se ateapt, ct i n dificultatea de a rspunde.
Exemplul 1: ntrebri deschise pentru evaluarea sau interviul iniial
- Am cteva informaii despre ceea ce s-a ntmplat cu tine, dar a dori s te ntreb dac mi
poi spune ceea ce i s-a ntmplat - cu cuvintele tale.
Exemplul 2: Interviul narativ
- ntr-un fel pentru a te cunoate mai bine, ar trebui probabil s spui ceva despre tine, ce
consideri c este important i de ajuttor att pentru tine ct i pentru mine. Cum i se pare
asta? (nclinare din cap) . Cu ce vrei s ncepi?
2. ntrebrile nchise ar putea lua diferite forme (da/nu, autocategorizare, mai bine, mult
mai bine). Cu toate c se poate rspunde mult mai uor, este mult mai dificil de interpretat dect
ntrebrile deschise. Mai mult, sunt asemntoare ntrebrilor sugerate, pentru c ele pot conduce
ctre rspunsuri ateptate ce sunt strns legate de dezirabilitatea social. De asemenea ele conin
bine ascunse ntr-un col al contiinei lor. Ceea ce le lipsete este tocmai ansa de a vorbi
cuiva deschis despre problemele lor.
Tipologia interviurilor de angajare este i ea bine reprezentat. Criteriile care stau la baza
alctuirii uneia sau alteia sunt extrem de variate: locul desfurrii, numrul intervievatorilor,
durata ntrevederii, scopuri specifice urmrite etc.
La ora actual cele mai uzitate tipuri de interviuri sunt urmtoarele:
a) Interviul structurat
- folosete ntrebri cu o direcie clar;
- ntrebrile pot fi stabilite anticipat;
- se aseamn cu un chestionar oral;
- este utilizat ca form de selecie preliminar (screening) cnd exist un numr mare de
solicitani;
- ntrebrile nu sunt rigide;
- se pot pune ntrebri suplimentare pn se obine informaia dorit;
- permite obinerea unor informaii similare despre fiecare candidat;
- obiectivul interviului este acela de a constata realizri, dar i de a depista eventuale
neconcordane ntre cerinele i rezultatele reale.
b) Interviul nestructurat
- are o mare tent subiectiv;
- este folosit pentru evidenierea unor trsturi de personalitate;
- rolul ntrebrilor este de a-l determin pe solicitant s vorbeasc despre sine;
- unele ntrebri pot s nu fie strict legate de natura postului;
- ordinea adresrii ntrebrilor generale i specifice nu este stabilit dinainte.
c) Interviul de sondare a comportamentului candidatului
- comportamentul trecut al candidailor indic modul n care vor reaciona la viitorul loc
de munc;
- ntrebrile tipice snt Ce ai face dac ai fi n situaia x?, "Spunei-mi ce ai fcut
cnd a trebuit s...?
- intervievatorul construiete de regul ntrebrile pe baz coninutului CV-ului;
- rspunsurile trebuie bine structurate (descrierea situaiei, discutarea aciunilor
ntreprinse, precizarea rezultatelor i specificarea nvmintelor).
d) Interviul susinut n fa unei comisii lrgite (panel)
- prezena unui numr mai mare de trei intervievatori care, prin specificul ntrebrilor
formulate, urmresc lucruri diferite i au prioriti diferite;
- ritmul conversaiei este mai alert, iar concentrarea candidatului trebuie s fie maxim
astfel nct rspunsurile sale s dea satisfacie fiecrui membru;
- necesitatea stabilirii unui bun contact vizual cu fiecare membru din comisie;
- rspunsurile trebuie s fie ct mai clare i prompte.
e) Interviul de testare a rezistenei la stres
- scopul major este testarea comportamentului candidatului n condiii de stres;
- este folosit n cazul posturilor care implic o varietate de sarcini pe lng acelea privind
meninerea relaiei cu clienii.