coala Postliceal Dimitrie Cantemir Tg.

Mure
Prof. Ing. Man Ioan NUCU
BUGETUL UNUI PROIECT, CARACTERISTICI, METODE DE
ELABORARE SI EVALUARE
Resursele financiare ale proiectului
Resursele financiare = sumele de bani disponibile / necesare/ desemnate
pentru un scop anume, anterior definit.
Bugetul = atribuie valoare financiar activitilor proiectului, planificarea
general desfasurandu-se n concordan cu cea a bugetului. Acioneaz de
asemenea i un instrument de control al resurselor financiare, orice abatere
fiind luata in considerare.
Bugetarea = valoarea a ceea ce ai cheltuit, vei cheltui sau intenionezi s
cheltuieti pentru un anume scop.
Managementul costului de proiect include totalitatea proceselor necesare
pentru ca un proiect s fie desfurat n limitele bugetului aprobat.
Avand in vedere importanta bugetului in cadrul unui proiect pentru
obtinerea unei finantari nerambursabile el trebuie tratat cu seriozitate si
construit cu atentie.
Finantatorul are nevoie de informatii precise, concise i la obiect, care
sa ii poata oferi o imagine de ansamblu a directiei pe care o vor lua fondurile
sale precum si a altor surse de finantare.
Funciile bugetului unui proiect
Planificare - un buget este necesar pentru a planifica un nou proiect, astfel
incat cei de care depinde deciza sa isi faca o idee completa despre costurile
proiectului. In luarea deciziei de a incepe proiectul conteaz disponibilitatea
fondurilor si eficienta cu care vor fi folosite.
Fund - raising - bugetul este punctul critic al oricarei negocieri cu
finantatorii. Acestia sunt interesati in primul rand de eficienta banilor investiti
de ei, adica de raportul beneficii/costuri.
Implementarea proiectului - un buget clar este necesar pentru a monitoriza
si a tine sub control proiectul, o data ce acesta a inceput. Principalul
instrument de monitorizare il constituie compararea costurilor actuale cu
cele din buget.
Evaluarea proiectului - bugetul este un instrument de baza in evaluarea
succesului, atunci cnd acesta ia sfarsit. El ajuta sa se raspunda la intrebarea:
A realizat proiectul ceea ce a fost stabilit initial sa realizeze?
Elemente pentru planificarea resurselor
1. Structura de divizare a muncii: identifica disponibilitatile si activitile
proiectului care vor avea nevoie de resurse i aceasta reprezint prima intrare la
planificarea resurselor.
2. Documentari: privitoare la ce fel de tipuri de resurse au fost solicitate
pentru lucrri similare pe proiectele anterioare i dac sunt disponibile.
3. Declaraia de intenie: conine justificarea i obiectivele proiectului,
amndou fiind considerate explicite pe perioada planificrii proiectului.
4. Descrierea fondului de resurse: cunotine despre resursele (oameni,
echipamente, material) potential disponibile necesare pentru planificarea resurselor.
5. Politici organizaionale: referitoare la organizarea echipei si la
achizitionarea ce trebuie realizat pe perioada planificrii resurselor.

coala Postliceal Dimitrie Cantemir Tg. Mure

Prof. Ing. Man Ioan NUCU
Datorita multiplelor functii pe care le indeplineste, bugetul original
trebuie sa fie clar, logic si prezentat in mod detaliat.
REALIZAREA UNUI BUGET
Cel mai important lucru intr-un buget este ca el sa surprinda in detaliu nevoile
financiare ale proiectului. Pentru aceasta, analiza trebuie sa se efectueze la
nivelul activitatilor si sarcinilor.
Pentru a ajunge la un buget final al proiectului sunt necesari patru pasi:
a. defalcarea proiectului in activitati consumatoare de resurse;
b. calculul resurselor pentru fiecare activitate;
c. estimarea costurilor;
d. prelucrarea datelor si intocmirea bugetului.
Defalcarea proiectului in activitati care consum resurse
Metoda cea mai simpla este analiza la nivelul out-put-urilor, si realizarea
unei liste de sarcini pentru fiecare dintre acestea.
Nu trebuie omise sarcini precum: realizarea documentatiei, instruirea
membrilor echipei, evaluari intermediare, revizuiri aduse proiectului, rapoarte etc.
Ignorarea unor astfel de sarcini poate sa duca la surprize neplacute pe parcursul
proiectului.
Calculul necesarului de resurse pentru fiecare activitate din proiect
Procesul de planificare a resurselor implica determinarea resurselor fizice
(oameni, instrumente, tehnici), a cantitilor care ar trebui utilizate i momentul cnd
ar trebui s ndeplineasc activitile proiectului.
RESURSE LEGATE DE PERSONAL - pentru a calcula resursele legate de
personal, se fac referi in primul rand la volumul de munca exprimat in ore sau in
zile. Numarul de persoane angajate va rezulta abia mai tarziu, in functie de resursele
financiare alocate, sau de resursele umane disponibile.
RESURSE CARE NU SUNT LEGATE DE PERSONAL:

echipamente (calculatoare, copiatoare, mobilier, etc.);

consumabile (topuri de hartie, cartuse de imprimanta, diskete, CD-uri,

etc.) ;

transport si diurna ;

comunicatii (telefon, fax, posta, e-mail) ;

publicatii (tiparire, editarea sau copierea unor brosuri, rapoarte, etc.) ;

servicii contractate ;

alte costuri .
Estimarea costurilor
Dupa ce aveti listate toate resursele de care este nevoie in proiect, incercati
sa estimati costul unei unitati si apoi calculati costul total.
Pentru a fi ct mai exaci exist urmtoarele soluii:
- obinerea unor informatii de la furnizori, eventual oferte stampilate pentru a le
prezenta finantatorului;
- solicitarea membrilor echipei, n special celor din departamentele
specializate, s fac o estimare;

coala Postliceal Dimitrie Cantemir Tg. Mure

Prof. Ing. Man Ioan NUCU
- studiul unor proiecte similare.

TIPURI DE ESTIMARE A COSTURILOR PROIECTELOR

Estimarea costurilor se face pe baza specificaiilor proiectului.
estimri aproximative, sunt fcute naintea nceperii proiectului, cnd nu
exist dect informaii vagi i trebuie stabilite toate detaliile activitilor viitoare.
Sunt utile pentru verificrile preliminare privind
necesar de resurse,
selectarea cererilor de ofert i pentru alte decizii de planificare n faza iniial.
Nu se pot folosi ns ca baz de pre fix n licitaii. Se apreciaz c o estimare
cu nivel acceptabil de argumentare poate atinge o acuratee de +/- 25%;
estimri comparative, se fac prin comparare costurilor pe care le-ar
necesita realizarea unui proiect nou cu costurile unor proiecte similare
executate n trecut. Se pot face nainte s nceap proiectarea detaliat,
cnd nu exist liste de materiale sau calendare precise de activiti. Estimrile
de acest tip pot atinge o acuratee de cca. 15%;
estimri de fezabilitate, se fac dup efectuarea unor activiti de concepie
preliminar a proiectului. Este necesar s existe specificaiile cldirilor,
amplasamentul, scheme provizorii pentru servicii, preurile furnizorilor de
echipamente, listele de achiziie de materiale i celelalte planificri care pot
ajuta la estimarea costurilor materiale. Aici factorul de ncredere n acurateea
estimrilor de fezabilitate poate ajunge la +/- 10%;
estimri definitive, sunt efectuate la sfritul proiectrii, dup ce s-au lansat
principalele comenzi de achiziie , la preuri cunoscute, iar activitatea de
construcie sau asamblare n cadrul proiectului se afl ntr-o faz avansat.
Acest tip de estimare poate fi fcut distinct sau prin actualizarea estimrilor
comparative sau de fezabilitate fcute anterior. Estimrile sunt definitive atunci
cnd acurateea declarat este de +/- 5% .
Tehnici pentru estimarea costului
1. Estimare analogica, numita si top-down estimating, inseamna folosirea
costului actual al unui proiect anterior similar ca baza a estimarii costului proiectului
curent. Se practica frecvent estimarea costului total al proiectului cand este o suma
limitata de documentare in legatura cuproiectul (ex. in fazele incipiente). Estimarea
analogica este o forma de opinie expert.
Estimarea analogica este in general mai putin costisitoare in comparatie cu alte
tehnici, dar totodata este si mai putin precisa. Este solida numai atunci cand:
a) proiectele anterioare sunt similare in fapt si nu numai in aparenta;
b) indivizii sau grupurile de indivizi care pregatesc estimarile au expertiza
necesar.
2. Modelarea parametrica. Modelarea parametrica implica folosirea
caracteristicilor proiectului (parametrii) intr-un model matematic pentru a prezice
costurile proiectului. Modelele pot fi simple (constructiile rezidentiale vor costa o
anumita suma pe metru patrat al spatiului) sau complexe (un model de software de
costuri foloseste 13 factori reglati separat, fiecare avand de la cinci la sapte puncte).
Atat costul cat si acuratetea modelelor parametrice pot varia puternic.

coala Postliceal Dimitrie Cantemir Tg. Mure

Prof. Ing. Man Ioan NUCU

Sunt solide numai cand: a) documentarea folosita la dezvoltarea modelului a fost

precisa;
b) parametrii folositi in model sunt usor cuantificati;
c) modelul este accesibil.
3. Estimare la varf. Aceasta tehnica implica estimarea costului activitatilor
individuale sau pachetelor de munci, apoi rezumarea sau rularea estimarilor
individuale pentru un total de proiect. Costul si acuratetea estimarii la varf provinedin
marimea si complexitatea activitatii individuale sau pachetului de munca: activitati
mai mici cresc atat costul cat si acuratetea procesului de estimare. Echipa de
managementa proiectului trebuie sa cantareasca acuratetea aditionala in comparatie
cu costul aditional.
4. Instrumente computerizate. Instrumentele computerizate, precum
software de management de proiect si instrumentele /statistice de simulare sunt des
folosite pentru a asista estimarea costurilor. Asemenea produse pot simplifica
folosirea instrumentelor descrise mai devreme and astfel facilita rapida consideratie a
multor alternative de cost.
5. Alte metode de estimare a costului. Spre exemplu analiza bancara.
Prelucrarea datelor i ntocmirea bugetului
Salariile - se calculeaz numrul de persoane ce vor fi platite i sub ce forma
(cu norma intreaga sau conventie civila). In functie de rezultat, se determina
celelalte taxe sau beneficii salariale cum ar fi asigurarile de orice tip.
Costurile indirecte (sau de regie) se evalueaz costurile care nu sunt
legate direct de indeplinirea sarcinilor, insa pe care organizatia le suporta pentru
sprijinirea proiectului. Acestea constau in spatii pentru birouri, intretinere, electricitate,
etc. Deasemenea salariile contabilului, ale office managerului, sau ale directorului
executiv fac parte din costurile indirecte.
OBS! Anumiti finantatori au reguli specifice in privinta finantarii costurilor
indirecte.
Costurile accidentale - se stabilete o rezerva pentru cazurile de urgenta
care pot aparea in timpul proiectului.
La final realizati un tabel care sa includa toate aceste costuri, si eventual,
in coloanele din dreapta precizati si finantatorii.
Concluzii legate de buget
bugetele cuantific, funcie de costuri, caracteristicile unui proiect pe tipuri
de activitati, ct si global.
sarcina managerului este s compare bugetul din propunerea de proiect
cu cel aprobat si s pregteasc o propunere de buget corectat care va fi
supus spre avizare organismului finantator in vederea contractarii proiectului;
costurile unui proiect sunt puternic dependente de scopurile acestuia.
costurile sunt dependente de termente i grafice de timp, iar urgentarea
lucrrilor de obicei cost mai mult; n general, distribuitorii taxeaz suplimentar
pentru urgene.
Reguli pentru buget:
eligibil: trebuie sa respecte regulile de eligibilitate ale cheltuielilor;

coala Postliceal Dimitrie Cantemir Tg. Mure

Prof. Ing. Man Ioan NUCU

detaliat: cheltuielile sa fie prezentate clar;

corect: trebuie sa raspunda solicitarilor finantatorului, s prezinte toate
informatiile;
echilibrat: repartizarea fondurilor intre diferitele capitole bugetare si intre
parteneri trebuie sa demonstreze ca ansamblul costurilor se refera la activitati
concrete si ca proiectul are o dimensiune realist.
CONTROLUL BUGETULUI
Controlul bugetului presupune parcurgerea urmtoarelor etape:
a) influenarea factorilor care creaz schimbri n bugetul de baz n sensul limitrii
acestora;
b) determinarea faptului ca, bugetul de baz s-a schimbat;
c) administrarea schimbrilor actuale ale bugetului cnd i dac acestea intervin.
Eligibilitatea costurilor
Costurile unui proiect pot fi: costuri eligibile i neeligibile.
Pentru a fi considerate eligibile, costurile incluse ntr-un proiect trebuie:
s fie necesare si suficiente pentru derularea proiectului;
s se regaseasc n lista de cheltuieli eligibile specifice programului ales;
s respecte principiile unui management financiar solid, realist, bazat pe
eficienta;
s fie ocazionate de derularea activitatilor incluse in proiect;
s fie efectuate doar n perioada de timp in care este valabil contractul de
finantare;
s fie efectiv realizate (nregistrate n contabilitate, identificabile,
verificabile etc.).
Principalele cheltuieli eligibile se pot clasifica astfel:
A. Cheltuieli directe:
- cheltuieli de personal (salarii si cheltuieli salariale aferente personalului din
lista proiectului);
- cheltuieli de deplasare: transport, cazare, diurna;
- cheltuieli necesare derularii activitatilor incluse in proiect: consumabile,
echipamente, cheltuieli de subcontractare, costuri specializate, cerute de
programul considerat;
- alte costuri, care nu se regasesc in lista de costuri eligibile specificate de
programul considerat, dar fara de care proiectul nu poate fi dus la bun sfarsit
- o suma de rezerv pentru cheltuieli neprevazute, care se deblocheaza
doar cu acordul scris prealabil al Autoritatii Contractante.
B. Cheltuieli indirecte: cheltuieli de regie (chirii; utilitati; telefon, posta etc.).
Costuri neeligibile
Tipurile de costuri neeligibile sunt:
- costuri pentru acoperirea unor pierderi sau datorii, dobanzi la credite
anterioare;
- achiziionarea de bunuri/servicii fara legatura cu obiectul si activitatile
proiectului, nementionate n propunerea de proiect;
- achiziionarea de bunuri in sistemul second hand;

coala Postliceal Dimitrie Cantemir Tg. Mure

Prof. Ing. Man Ioan NUCU
- acoperirea diferentelor de schimb valutar;
- TVA, atunci cand poate fi recuperata;
- costuri legate de proiect, facute inainte sau dupa perioada de validitate a
contractului de finantare;
- costuri legate de alte activitati curente ale organizatiei promotoare, sau de
actiuni precum: sponsorizari, contribuii n natur la alte proiecte, etc.
Observaii pentru controlul bugetului
- efortul managerului de proiect trebuie sa fie in permanenta focalizat catre
minimizarea abaterilor dintre valorile realizate si cele planificate.
- rareori cheltuielile se fac intr-un regim constant pe durata proiectului.
Urmrirea costurilor trebuie fcut n raport cu perioada pe care se face
analiza.
- O cheltuiala se poate nregistra la recepia facturii sau la momentul efecturii
plii, in funcie de procedurile financiare ale organizaiei.
Tehnici pentru corectarea bugetelor
Ore suplimentare;
Inlocuirea resurselor umane ;
Eliminarea sau nlocuirea costurilor nelegate de manoper;
Toleranta nula la schimbarile sferei de cuprindere;
Utilizarea rezervelor bugetare (daca exista);
Reducerea sferei de cuprindere.
Factori determinani pentru identificarea corect a costurilor proiectelor
- defalcarea sarcinilor pe pachete de lucrri uor gestionabile;
- divizarea bugetelor de costuri astfel nct fiecrui pachet de sarcini s-i
corespund un procent stabilit din bugetul total;
- existena unui sistem de contabilitate a costurilor care s ofere operativ
informaii n legtur cu evoluia costurilor pe activiti;
- folosirea unei metode care s permit compararea cheltuielilor efective cu
cele planificate;
- existena unui sistem de management al calitii care s asigure calitatea
fiecrei activiti de prima dat;
- tratarea i controlul corespunztor al abaterilor fa de clauzele contractuale
i informarea operativ a beneficiarului n legtur cu creterile justificate de
pre;
- achitarea la termene a facturilor ctre furnizori i subcontractani pentru a nu
spori cheltuielile prin penalizri;
- ntocmirea operativ a rapoartelor asupra evoluiei costurilor n consens cu
desfurarea lucrrilor, care s fie naintate conducerii pentru a evidenia
potenialele nerespectri ale calendarului de lucru sau ale bugetului.