Sunteți pe pagina 1din 16

Unitatea de invatamant

________________

PROCEDURA OPERAIONAL
privind evidenta formularelor cu
regim intern de numerotare si
inseriere

Departament
Contabilitate

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 16

Cod: P.O. 20

Exemplar nr.: 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a


reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Elemente privind
responsabilii/
operatiunea

1.1.
1.2.
1.3

1
Elaborat
Verificat
Aprobat

Semnatura
Numele si
prenumele

Functia

3
Contabil sef
Contabil sef
Director

Data

4
01.01.2008
01.01.2008
01.01.2008

Unitatea de invatamant
________________

PROCEDURA OPERAIONAL
privind evidenta formularelor cu
regim intern de numerotare si
inseriere

Departament
Contabilitate

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 2 din 16

Cod: P.O. 20

Exemplar nr.: 1

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale


Editia/ revizia
in cadrul editiei
2.1.
2.2.
2.3

1
Editia 1
Revizia 1
Revizia 2

Componenta revizuita

Modalitatea
reviziei

2
x

3
x

Data de la care se
aplica prevederile
editiei sau
reviziei editiei
4
01.01.2008

Unitatea de invatamant
________________

PROCEDURA OPERAIONAL
privind evidenta formularelor cu
regim intern de numerotare si
inseriere

Departament
Contabilitate

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 3 din 16

Cod: P.O. 20

Exemplar nr.: 1

3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul
editiei procedurii operationale

Nr.
Crt

Scopul
difuzarii

Exemplar
nr.

3.1.

1
Aplicare

2
1

3.2.

Aplicare

3.6.

Aplicare

3.4.

Informare

3.8.

Evidenta

3.6.

Arhivare

3.7.

Alte
scopuri

Compa
rtiment
3
Contabi
litate
Admini
strativ
Secretar
iat
Contabi
litate
Contabi
litate
Contabi
litate
-

Functia
4
Contabil sef

Nume si
prenume

Data
primirii

6
07.01.08

Administrator

07.01.08

Secretara

07.01.08

Contabil sef

07.01.08

Contabil sef

07.01.08

Contabil sef

07.01.08

Semnatura
7

Unitatea de invatamant
________________

PROCEDURA OPERAIONAL
privind evidenta formularelor cu
regim intern de numerotare si
inseriere

Departament
Contabilitate

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 4 din 16

Cod: P.O. 20

Exemplar nr.: 1

4. SCOP
4.1.
Aceast procedur stabilete mecanismul pentru:
- Evidena, ntocmirea i utilizarea formularelor financiar-contabile cu regim intern de
nseriere i numerotare, formulare ce vor fi folosite conform OMF nr.2226/2006 - privind
utilizarea unor formulare financiar-contabile.

Unitatea de invatamant
________________

PROCEDURA OPERAIONAL
privind evidenta formularelor cu
regim intern de numerotare si
inseriere

Departament
Contabilitate

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 5 din 16

Cod: P.O. 20

Exemplar nr.: 1

5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Prezenta procedur se aplic formularelor financiar contabile cu regim intern de
nseriere i numerotare (factura, chitana i avizul de nsoirea mrfii) la nivelul
___________

Unitatea de invatamant
________________

PROCEDURA OPERAIONAL
privind evidenta formularelor cu
regim intern de numerotare si
inseriere

Departament
Contabilitate

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 6 din 16

Cod: P.O. 20

Exemplar nr.: 1

6. DEFINIII I ABREVIERI
6.1. DEFINIII
Definirea termenilor utilizai este conforma cu SR EN ISO 9001:2001

Formular cu regim intern de tiparire si numerotare Formulare financiar-contabile


reglementate de OMF nr.2226/2006;
6.2. ABREVIERI
EO Entitate operaionala
MO- Monitorul Oficial
HG Hotarare de guvern
OMF Ordin al ministerului de Finante

Unitatea de invatamant
________________

PROCEDURA OPERAIONAL
privind evidenta formularelor cu
regim intern de numerotare si
inseriere

Departament
Contabilitate

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 7 din 16

Cod: P.O. 20

Exemplar nr.: 1

7. DOCUMENTE DE REFERIN
7.1. SR EN ISO 9001 :2001 - Sisteme de management al calitatii. Cerinte
7.2. LEGEA nr. 82/1991,republicata Legea contabilitatii
7.3. LEGEA nr. 571 /2003, actualizata - privind Codul fiscal
7.4. OMF nr.2226/2006 - Ordin privind utilizarea unor formulare financiar-contabile

Unitatea de invatamant
________________

PROCEDURA OPERAIONAL
privind evidenta formularelor cu
regim intern de numerotare si
inseriere

Departament
Contabilitate

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 8 din 16

Cod: P.O. 20

Exemplar nr.: 1

8. PROCEDURA
Prezenta procedur stabilete modul n care se va realiza evidena, ntocmirea i
utilizarea unor formulare financiar-contabile cu regim intern de nseriere i numerotare,
respectiv factura, chitana i avizul de nsoirea mrfii.
8.1. EVIDENTA
La finele unui exerciiu financiar se va proceda la iniializarea pentru anul urmtor a
seriilor i numerelor de documente cu regim intern de numerotare conform principiilor
enunate la cap. 8.1., 8.2. i 8.3. din Procedura operaional P.O. 15. Persoana responsabil va
comunica la solicitarea serviciilor din ___________seriile i plajele de numere valabile n
exerciiul financiar urmtor.
Responsabilul cu numerotarea va deschide cte o fi de eviden pentru fiecare tip
de document, conform modelului prezentat n Anexa 1. Fia de eviden va cuprinde
informaii referitoare la urmtoarele aspecte:
o entitatea organizatoric;
o tipul documentului pentru care se realizeaz evidena;
o alocarea intern a plajei de serii i numere pentru fiecare subunitate
care utilizeaz documente financiar-contabile supuse regimului
intern de nseriere i numerotare;
o numrul intern al ultimului document utilizat n exerciiul financiar
respectiv;
Circuitul documentelor cu regim intern de nseriere i numerotare va fi cel prevzut
n anexele 2 i 3 din OMF 2226/2006.
Evidena formularelor cu regim intern de numerotare i nseriere este
reglementat de prezenta procedur astfel:
a). Persoana nominalizata ca responsabila va ntocmi cte o fi de eviden pentru
fiecare tip de document supus regimului intern de nseriere i numerotare. In aceast fi se
vor evidenia pe de o parte toate intrrile de documente (pe baz de factur), precum i toate
ieirile, pe baz de Bon de consum. Ieirile vor fi reprezentate de mprirea intern a
stocurilor de documente cu regim intern de nseriere i numerotare la nivelul subunitilor
aparinnd de respectiva entitate organizaional. Ieirile se vor face sub semnturile
responsabilului i a primitorilor. Modul de completare a fiei de eviden este descris n
Anexa 1.
b). Cu ocazia inventarierii anuale sau ori de cte ori este necesar se va proceda la
inventarierea formularelor cu regim intern de nseriere i numerotare, verificndu-se ca
repartizarea documentelor evideniate pe fie s corespund cu realitatea. Se vor ntocmi
procese verbale pentru fiecare utilizator de documente cu regim intern de nseriere i
numerotare n care se vor evidenia cel puin urmtoarele informaii:
o Denumirea subunitii (centrul, biroul sau serviciul care utilizeaz
documentele);
o Tipul de documente folosite, conform deciziei CFP;
8

Unitatea de invatamant
________________

PROCEDURA OPERAIONAL
privind evidenta formularelor cu
regim intern de numerotare si
inseriere

Departament
Contabilitate

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 9 din 16

Cod: P.O. 20

Exemplar nr.: 1

o Data efecturii inventarierii;


o Verificarea cu evidenele contabile pentru fiecare tip de document (conform
datelor din fiele de eviden);
o Stocul faptic (numrul i felul de documente cu regim intern de urmrire care
mai sunt neutilizate la data efecturii inventarului). Se vor specifica
obligatoriu seriile i numerele interne rmase neutilizate la data efecturii
inventarului;
o Semntura responsabilului cu evidena i semnturile utilizatorilor de
documente cu regim intern de nseriere i numerotare.
c). Cel trziu pn la data de 31 octombrie a fiecrui an, fiecare entitate va determina
necesarul de formulare pretiprite pentru anul urmtor. Persoana numit prin decizie,
responsabil cu iniializarea seriilor i numerele de documente cu regim intern de
numerotare, conform P.O. ____, va comunica n scris in conformitate cu solicitarile transmise
seriile i numerele iniiale valabile n anul urmtor. Conform necesarului fiecare va proceda
la comanda formularelor pretiprite, cu respectarea prevederilor legale privind achiziiile
publice.
8.2. INTOCMIREA
8.2.1. FACTURA
Factura este documentul cu regim intern de nseriere i numerotare care servete
ca:
o document pe baza cruia se ntocmete instrumentul de decontare a
bunurilor livrate sau serviciilor prestate;
o document de nsoire a mrfii, dup caz;
o document de ncrcare n gestiunea cumprtorului;
o document justificativ de nregistrare n contabilitatea furnizorului sau a
cumprtorului;
o alte situaii prevzute expres de lege.
Factura se ntocmete n dou sau mai multe exemplare pentru livrari de bunuri
si/sau prestari de servicii.
La ntocmirea facturilor se vor respecta prevederile din Legea 571/2003 cu
modificrile i completrile ulterioare.
Factura va cuprinde n mod obligatoriu toate informaiile prevzute la art. 155 alin
(5) din Legea 571/2003 precum i a Normelor de aplicare a Codului Fiscal cu modificrile
prevzute n HG 1861/2006.
Factura cuprinde n mod obligatoriu urmatoarele informaii:
a) numrul de ordine, n baza uneia sau mai multor serii, care identific factura n mod
unic;
b) data emiterii facturii;
c) denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare fiscal (CIF) prevzut la art. 153,
dup caz, ale persoanei impozabile care emite factura;

Unitatea de invatamant
________________

PROCEDURA OPERAIONAL
privind evidenta formularelor cu
regim intern de numerotare si
inseriere

Departament
Contabilitate

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 10 din 16

Cod: P.O. 20

Exemplar nr.: 1

d) denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare prevzut la art. 153, ale


cumprtorului de bunuri sau servicii, dup caz;
e) denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum i
particularitile prevzute la art. 125^1 alin. (3) n definirea bunurilor, n cazul livrrii
intracomunitare de mijloace de transport noi;
f) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data ncasrii unui avans, cu
excepia cazului n care factura este emis nainte de data livrrii/prestrii sau ncasrii
avansului;
g) baza de impozitare a bunurilor i serviciilor, pentru fiecare cot, scutire sau operatiune
netaxabil, preul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele i alte
reduceri de pret;
h) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cnd se emit mai multe
facturi sau documente pentru aceeai operatiune;
i) orice alta meniune cerut de acest titlu.
De menionat c n conformitate cu precizrile din HG 1861/2006 tampilarea i
semnarea facturilor nu mai sunt obligatorii. Datele de identificare ale persoanei care emite
factura ( nume, prenume, CNP i datele actului de identitate) se vor completa pentru toate
facturile emise pe formulare pretiprite.
La primirea facturilor se va verifica existena tuturor informaiilor prevzute mai
sus. De menionat c n cazul facturilor primite de la orice furnizor (inclusiv facturile primite
de personalul aflat n delegaie) la rubrica Cumprtor se va solicita furnizorului
completarea urmtoarelor informaii: Unitatea de invatamant_____________, iar la rubrica
Cod unic de nregistrare se va completa cu codul ______________.
8.2.2. CHITANTA
Chitana este formularul cu regim intern de nseriere i numerotare care servete ca
document justificativ de nregistrare n Registrul jurnal de ncasri i pli i n contabilitate
conform prevederilor legale. Se ntocmete n trei exemplare, din care primul exemplar se
nmneaz celui care a pltit, iar al doilea exemplar rmne n carnetul de chitane, si al
treilea exemplar se ataseaza la regitrul de casa servind ca document de verificare a
operaiunilor nregistrate n Registrul de casa.
Modul de ntocmire al chitanei este cel prevzut n OMF 1040/2004 cu
modificrile i completrile ulterioare.
8.3. Utilizarea formularelor cu regim intern de inseriere si numerotare
Persoanele mputernicite cu ridicarea i utilizarea formularelor cu regim intern de
nseriere i numerotare vor fi nominalizate prin decizie intern.
8.3.1. Salariaii care primesc spre folosin aceste formulare rspund de utilizarea lor,
de completarea corect i conform normelor generale si specifice privind
documentele justificative i financiar-contabile, fiind obligati s poat justifica n
orice moment existena lor.
10

Unitatea de invatamant
________________

PROCEDURA OPERAIONAL
privind evidenta formularelor cu
regim intern de numerotare si
inseriere

Departament
Contabilitate

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 11 din 16

Cod: P.O. 20

Exemplar nr.: 1

8.3.2. Formularele cu regim intern de nseriere i numerotare se elibereaz


utilizatorilor pe baza de bon de consum i semntur n fia de eviden.
8.3.3. Formularele ridicate i neutilizate pn la sfrsitul exerciiului financiar se vor
folosi pana la epuizare, urmand a se solicita altele in momentul epuizarii lor,
formularele greit tiprite, greit completate sau n alte cazuri similare se anuleaz
prin bararea pe diagonala cu mentiunea <<ANULAT>> pe toate exemplarele .
8.3.4. Formularele utilizate i cele neutilizate, pn la predarea lor la arhiv, se
pstreaz la compartimentul care le-a folosit, n ordinea numerelor, pentru a putea fi
controlate n orice moment.
8.3.5. Orice lipsuri sau pierderi de formulare cu regim intern de inseriere si
numerotare, vor fi aduse la cunostin, n scris, conductorului unitii pentru ca
acesta sa dispun cercetarea i verificarea mprejurrilor n care s-au produs lipsurile
i tragerea la rspundere a celor vinovai.
8.3.5. Cazurile de pierdere sau sustragere pentru facturi i chitane se vor raporta n
regim de urgen conductorului unitii, prin mentionarea scris a seriilor i plajelor
de numere aferente facturilor i chitanelor , sub semntura de confirmare a persoanei
responsabile cu evidena formularelor cu regim intern de nseriere i numerotare.
Seriile i numerele formularele cu regim intern de nseriere i numerotare pierdute sau
furate se vor face publice.

9. RESPONSABILITATI

11

Unitatea de invatamant
________________

PROCEDURA OPERAIONAL
privind evidenta formularelor cu
regim intern de numerotare si
inseriere

Departament
Contabilitate

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 12 din 16

Cod: P.O. 20

Exemplar nr.: 1

9.1. Directorul ________________


9.1.1. In termen de 30 de zile de la data intrrii n vigoare a prezentei proceduri
Directorul ___________numete prin decizie persoanele responsabile cu evidena
formularelor cu regim intern de nseriere i numerotare.
9.1.2. Directorul ___________emite o decizie cu persoanele mputernicite la nivelul
___________s utilizeze formulare cu regim intern de nseriere i numerotare.
9.2. Responsabilii cu evidenta formularelor cu regim intern de inseriere si
numerotare
9.2.1. Rspund de evidena corect a formularelor cu regim intern de nseriere i
numerotare, precum i de nscrierea informaiilor privind micrile acestor formulare n
fiele de eviden.
9.2.2. Elibereaz formulare cu regim intern de nseriere i numerotare pe baz de bon
de consum, numai persoanelor nominalizate n decizia privind persoanele mputernicite
s utilizeze aceste formulare.
9.2.3. La eliberarea formularelor cu regim intern de nseriere i numerotare,
responsabilul nscrie pe bonul de consum seria i gama de numere aferente formularelor
respective, precum i numele i prenumele primitorului, care va semna de primire.
9.3. Persoanele imputernicite sa utilizeze formulare cu regim intern de inseriere
si numerotare
9.3.1. Rspund de respectarea prezentei proceduri n tot ceea ce privete evidena i
utilizarea formularelor cu regim intern de nseriere i numerotare i sunt obligate s
justifice n orice moment existena lor.
9.3.2. Rspund de evidena formularelor pe care le-au ridicat pe baz de bon de
consum (utilizate i neutilizate), pentru a putea fi controlate i justificate n orice
moment.
9.3.3. Formularele cu regim intern de nseriere i numerotare se elibereaz
utilizatorilor nominalizati prin decizie intern, pe baza aprobrii conductorului unitii,
aprobare n care se va meniona faptul c formularele ridicate anterior au fost folosite n
conformitate cu legislaia n vigoare i precizrile prezentei proceduri.
9.3.4. Respect prevederile prezentei proceduri n ceea ce privete coninutul
obligatoriu de informaii care se completeaz la emiterea facturilor, completarea
chitanelor sau a avizelor de nsoirea mrfii.
9.3.5. Respect prevederile prezentei proceduri referitoare la utilizarea i evidena
formularelor cu regim intern de nseriere i numerotare descrise la pct. 8.3.
9.3.6. In urma aprobrii referatului de necesitate de ctre conducere, comunic
responsabilului cu achiziiile necesarul de formulare cu regim intern de nseriere i
numerotare.

10.

ANEXE
Anexa 1 Fia de eviden a formularelor cu regim intern de nseriere i numerotare
12

Unitatea de invatamant
________________

PROCEDURA OPERAIONAL
privind evidenta formularelor cu
regim intern de numerotare si
inseriere

Departament
Contabilitate

Pagina 13 din 16

Cod: P.O. 20

11.

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : -

Exemplar nr.: 1

Cuprins

Numarul
componentei

Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale

Pagina

13

Unitatea de invatamant
________________

PROCEDURA OPERAIONAL
privind evidenta formularelor cu
regim intern de numerotare si
inseriere

Departament
Contabilitate

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 14 din 16

Cod: P.O. 20

Exemplar nr.: 1

in cadrul
procedurii
operationale
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Coperta
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea
editiei sau, dupa,caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii
operationale
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa,
caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale
Scopul procedurii operationale
Domeniul de aplicare a procedurii operationale
Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale
Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura
operationala
Descrierea procedurii operationale
Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
Anexe, inregistrari, arhivari
Cuprins

Anexa 1

14

Unitatea de invatamant
________________

PROCEDURA OPERAIONAL
privind evidenta formularelor cu
regim intern de numerotare si
inseriere

Departament
Contabilitate

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 15 din 16

Cod: P.O. 20

Exemplar nr.: 1

Instructiuni de completare:
Primul tabel cu coloanele Rezervat numerele si Pentru compartiment nu se completeaza.
15

Unitatea de invatamant
________________

PROCEDURA OPERAIONAL
privind evidenta formularelor cu
regim intern de numerotare si
inseriere

Departament
Contabilitate

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 16 din 16

Cod: P.O. 20

Exemplar nr.: 1

Restul formularului se completeaza astfel:


Campul/coloana
Denumirea formularului
Pret unitar

Continut
tipul de formular
<nu se completeaza>

U.M.
Codul

<nu se completeaza>
<nu se completeaza>

Data

Data emiterii adresei care sta la baza inscrierii in fisa

Felul si numarul formularului de


primire sau de eliberare

Numarul adresei care sta la baza inscrierii in fisa

Cantitatea primita

Nr. numerelor dintr-o serie primita

Cantitatea eliberata

Nr. de exemplare predate beneficiarului

Stocul
Numerele (seria)De la

Stocul de numere
Limita inferioara a plajei de numere pentru o serie

Numerele (seria)pana la

Limita superioara a plajei de numere pentru o serie

Numele si prenumele primitorului

Numele i prenumele persoanei care primete spre utilizare


formulare cu regim intern de nseriere i numerotare

Formularele neutilizabile (numarul


si seria)

In cazul in care se greseste tiparirea unui formular; acesta se


anuleaza si se inscrie seria si numarul acestuia

Data si semnatura celui care preda Data si semnatura celui care preda numerele formularelor
formularele neutilizabile
neutilizabile

16