11

Recomandri
pentru un management eficace

cum dup ce ai devenit familiari cu ceea ce nseamn

managementul i cunoatei cum trebuie puse bazele unei
noi firme sau cum trebuie organizat mai bine firma existent deja, s
analizm cteva zone de interes crora managerii nu le acord uneori
importan, dei sunt decisive n asigurarea eficacitii manageriale.
Desfurnd o activitate de mbuntire a activitii manageriale,
potrivit recomandrilor menionate n acest capitol, va fi ca i cum ai
urma o coal a bunelor maniere pentru manageri i v va face mult
mai valoroi pentru firma dumneavoastr. Pe lng aceasta vei fi mult
mai bine apreciai de superiorii, subordonaii, colegii, clienii, furnizorii i
vizitatorii dumneavoastr datorit aptitudinilor manageriale fructificate i
mbuntite i aceasta v va conferi un sentiment de ncredere n propria
capacitate.
Zonele specifice de interes discutate aici se vor referi la
organizarea timpului de lucru al managerilor, sistemul de comunicare,
luarea deciziilor, planificare, delegare i alte cteva subiecte corelate.

Idei americane pentru manageri romni

Vom avea prilejul s vedem cum se integreaz aceste activiti

sistemului complex al activitii manageriale.
Organizarea timpului de lucru al managerului
Pentru cei muli dintre noi timpul este o resurs care atunci cnd
e pierdut sau prost folosit nu mai poate fi n nici un fel recuperat.
Eficacitatea a ceea ce vom numi simplu: timpul managerial trebuie s
duc la cele mai bune rezultate n exploatarea acestor resurse. Timpul
managerial cere planificare i disciplin din partea managerului pentru a
evita risipa de timp. Unul din cele mai eficiente instrumente cu care se
opereaz asupra resursei timp este aa numitul calendar al managerului.
Fiecare manager s poarte o agend calendar de buzunar n care s noteze
riguros ntlnirile planificate cu clieni, furnizori, colegi etc., precum i
eventualele edine programate sau alte aciuni i activiti.
Managerul trebuie s fac o analiz rapid a acestui calendar de
buzunar la nceputul fiecrei zile de lucru, s vad ce este deja prevzut
n programul zilei i s-i ia unele msuri de siguran ca s fie sigur c
va putea respecta obligaiile pe care sigur i le-a luat.
Apare deseori situaia n care unui manager i se cere s fac dou
activiti importante pentru firm n acelai timp. Imediat ce apare o
astfel de situaie el trebuie s-i consulte agenda i s decid care din cele
dou activiti poate fi amnat, reprogramat sau chiar anulat fr
consecine negative asupra firmei. O dat ce a decis el trebuie s ia
msurile necesare pentru anunarea corect i la timp a celor interesai de
modificarea survenit, prin telefon direct sau prin secretariat cu
confirmarea c mesajul a fost recepionat.
Ca manager trebuie s avei aceast agend-calendar de buzunar
tot timpul asupra dumneavoastr, deoarece timpul de lucru al unui
manager se extinde cu mult peste program i chiar dup plecarea de la
birou apar situaii de stabilire a unor ntlniri i activiti importante
pentru firm. De asemenea, acest calendar trebuie transmis n msura n
care nu conine secrete personale de serviciu (care sunt totui n procent
mic) la secretariat, aa fel ca superiorii, colegii i clienii s poat fi

Recomandri pentru un management eficace

la curent cu ceea ce avei planificat pentru a putea la rndul lor s

propun i s nscrie alte ntlniri, activiti, edine considerate de
competena dvs. sau la care prezena dvs. e considerat necesar. Aceast
copie de calendar, dictat la secretariat este foarte util cnd nu suntei
prezent la firm i duce la prevenirea unor situaii de tipul:
-

Unde e directorul?
Nu tim.
Cnd vine?
N-a spus.
Cnd l putem gsi?
Nu tim.
Dar cnd am putea stabili o ntlnire?
Lsai un numr de telefon.

Din studiile fcute s-a constatat c dup asemenea rspunsuri

primite la secretariat se creeaz suspiciuni din partea clienilor, a
eventualilor parteneri de afaceri, la adresa firmei.
Dialogul corect managerial trebuie s fie:
-

Unde este directorul?

n urm cu 30 minute a plecat la o edin pe platform, dorii
s lsai un mesaj?
Cnd poate fi gsit?
Din agenda de lucru reiese c de la edin pleac la o alt
ntlnire aa nct, azi nu-l mai gsii, n schimb mine pn
la ora 10 va fi la birou i din nou dup ora 13.

Trebuie menionat, de asemenea, c la revenirea n birou

calendarul personal cu cel de la secretariat trebuie rapid confruntate i
puse n permanen de acord. n cazul n care confruntarea i rediscutarea
programului se face la sugestia secretariatului sau a altor colaboratori
apropiai, trebuie s manifestai rbdare i chiar satisfacie c ceilali sunt
preocupai s ducei la ndeplinire programul propus, aceasta avnd ca
rezultat direct buna funcionare a firmei.
Un alt instrument de lucru este planificarea operaional. Astfel,
trebuie s creai, sprijinindu-v i pe calendarul de activiti, o list
numit de fcut (the to do list) n care, sunt notate toate problemele

Idei americane pentru manageri romni

de rezolvat de orice ordin ar fi ele, legate bineneles de activitatea firmei

pe durata unei sptmni. Un exemplu de astfel de activitate este:
analiza costului forei de munc. nainte de a face aceast analiz,
trebuie s aflai cnd este disponibil contabilul care se ocup de aceast
problem.
La nceput se alctuiete pur i simplu lista cu problemele de
rezolvat aa cum v vin ele n minte, apoi aceast list se transform n
list de prioriti. Stabilii pentru fiecare gradul de importan, gradul de
urgen i data la care trebuie rezolvat problema, apoi se trece n
calendar. Un alt exemplu luat din planificarea pe sptmn este:
Fundamentarea bugetului pentru urmtoarele ase luni. Pentru o astfel
de activitate, n care nu sunt implicai i ali colegi, un manager poate
lucra i acas pentru a nu lua din timpul destinat pentru ntlniri,
ntrevederi, edine etc.
Lista cu cea ce este de fcut trebuie s includ activiti pe care
trebuie s le facei pentru c le-a cerut un superior, un client sau guvernul
i, de asemenea, toate activitile cerute de specificul postului pe care-l
ocupai, precum i o preocupare permanent pentru mbuntiri n
perfecionarea sectorului ce-l conducei i al dumneavoastr personal
pentru eficacitate i eficien.
Repetm, imediat ce v vine o idee trebuie s o transcriei n
agenda de lucru. Orice idee se poate dovedi ulterior inutil sau, din
contr, extrem de valoroas; este mai bine ns s cheltuim puin timp
notnd dou trei cuvinte n agend, dect s pierdem pentru mult timp
sau pentru totdeauna o idee care ar fi putut fi extrem de valoroas. Sunt
multe cazurile n care salvarea unui sector sau a unei companii ntregi a
depins de o idee valoroas, notat la timp pentru c din nefericire
memoria noastr nu poate pstra nealterate toate ideile pe care le emitem
asupra unor subiecte de analiz.
Dac stm s ne gndim, avem sentimentul c multe idei
valoroase ne-au trecut prin cap (came to our mind) n fiecare zi i sunt
uitate nainte de a le avea tiprite n mod ferm n memorie. A merge
pn acolo nct s susin c este crucial s avei ntotdeauna asupra
dumneavoastr agenda de lucru pentru a nota aceste idei, nainte ca ele s
se piard pentru totdeauna.

Recomandri pentru un management eficace

De aceea, n fiecare diminea imediat dup sau chiar n paralel

cu calendarul de activiti trebuie consultat lista cu problemele de
rezolvat pentru a fi reactualizat i reanalizat pe prioriti.
Unele activiti necesare sunt de rutin i sunt consumatoare de
timp, ntrziindu-v de la realizarea a ceea ce vi se pare mult mai
important. Deseori consumatorii de timp nu pot fi evitai, dar va trebui s
identificai modalitile prin care s reducei la minimum timpul afectat.
Civa dintre consumatorii de timp v sunt prezentai n lista de
mai jos:
1. Apeluri telefonice care nu au legtur direct cu activitile
dvs., dar pe care din diferite motive nu le putei refuza.
2. edine prelungite n care nu se adopt n mod rapid decizii,
dei, situaiile discutate sunt foarte clare pentru toat lumea.
3. Lucrri de slab calitate executate de personalul administrativ
i care trebuie refcute.
4. Diferii vizitatori care au alte scopuri dect cele strict legate de
activitatea firmei (ageni publicitari ai altor firme, controale
oficiale pe diferite probleme, activiti obteti i de
ntrajutorare etc.).
5. Transmiterea incomplet sau incorect a informaiilor de la
subordonai ctre manager.
6. Modificarea programului de ntlniri de afaceri datorate
dumneavoastr sau partenerului de afaceri.
7. Slaba calitate a pstrrii evidenelor, a clasrii i ndosarierii
documentelor, care duce la pierderea sau gsirea dup un timp
lung a informaiilor necesare.
8. Instruciuni incomplete sau imprecise date subordonailor.
9. Spirit de nehotrre care duce la ntrzierea lurii deciziilor.
10. Greeala potrivit creia managerul nu repartizeaz corect i
rapid rezolvarea problemelor pe subordonai i multe altele

Idei americane pentru manageri romni

S recapitulm ideile principale privind ceea ce trebuie s facei

ca s v fructificai cel mai bine timpul.
Instrumentele timpului managerial
A. Agenda-calendar de buzunar cu activitile programate zilnic
i sptmnal.
B. Agenda de lucru, alturi de agenda-calendar, trebuie s v
nsoeasc peste tot.
1. Planul calendaristic pentru activitile perioadei prezente,
imediat urmtoare i viitoare.
2. Lista detaliat cu probleme de rezolvat.
3. Lista cu toate ideile legate de cele mai diferite activiti i
aspecte ale firmei.
4. Lista de prioriti i urgene.
Cteva recomandri care pot contribui la creterea
prestigiului firmei:
1. Verificai-v i asigurai-v c lista de prioriti e corect
ntocmit i c problemele prioritare sunt rezolvate la timpul
stabilit.
2. Fii ntotdeauna punctual la ntlnirile planificate, dac nu cu
prezena fizic, neaprat telefonic.
3. Evitai consumatorii de timp:
adoptai stilul convorbirilor telefonice scurte i eficiente;
n timp ce vorbii la telefon deschidei agenda de lucru ca
s putei nota imediat ceea ce vi se pare important de
reinut;
adoptai stilul edinelor operative foarte scurte, dar
decisive;
acordai o atenie permanent mbuntirii stilului de lucru
al personalului din subordine;

Recomandri pentru un management eficace

stabilii i meninei un sistem eficient de ndosariere i

pstrarea evidenelor;
dai n permanen instruciuni clare subordonailor;
accelerai ritmul de luare a deciziilor;
apelai pe ct posibil la delegarea de autoritate.
Sistemul de comunicare
Aa cum am artat n capitolul despre sistemul informaional i
de comunicare, funcionarea n cele mai bune condiii a acestui sistem
este decisiv n activitatea unui manager. Dup cum am mai spus, firma
se constituie practic dintr-o complex reea de comunicaii i dac o
component a acestei reele este tiat de rest, sistemul nu mai poate
funciona corect.
V vom prezenta cteva recomandri care pot duce la
economisirea de timp i eficien n cadrul sistemului de transmitere i
primire a informaiilor.
1. Propunei-v s fii foarte clar n dispoziiile i instruciunile
pe care le dai subordonailor.
Cnd dai instruciuni i dispoziii subordonailor, asigurai-v c
tii exact ceea ce dorii s se realizeze i verificai dac subordonaii au
neles corect i tiu ce au de fcut. Aceasta mai ales n cazurile unor
sarcini noi, deoarece n mod normal pentru activitile de rutin trebuie s
aib un ghid cu cerinele postului pe care-l ocup n firm, ghid de lucrri
i sarcini alctuite de dumneavoastr, i care este concordant cu misiunea
firmei, cu scopurile i obiectivele ei, elemente cu care toi salariaii
trebuie s fie foarte familiari.
2. Nu dai dispoziii care nu v ateptai s fie ndeplinite
deoarece depesc ntr-un fel sau altul gradul de competen al
subordonatului respectiv.
Nu este bine s trasai sarcini a cror ndeplinire depinde de mai
multe aspecte necunoscute. De exemplu, poate c vei dori la un moment
dat s desfacei produsele firmei ntr-o nou zon din ar unde credei

Idei americane pentru manageri romni

c putei avea succes, dar nu ai mai fost acolo niciodat. O dispoziie

rezonabil ar fi: deplaseaz-te n zona A i ncearc s stabileti
ce posibiliti de desfacere ar putea exista pentru produsele noastre. Ar fi
n schimb cu totul nepotrivit ca dispoziia s sune aa: deplaseaz-te n
zona X i vinde 5000 buci din produsul nostru Y n dou sptmni.
3. Facei n aa fel nct s putei respecta ntotdeauna
angajamentele asumate i promisiunile luate fa de superiori, parteneri
de afaceri, clieni, colegi i subordonai.
n cazul n care vei duce la ndeplinire angajamentele asumate i
promisiunile fcute n condiiile i termenele stabilite prestigiul
dumneavoastr i, implicit, prestigiul firmei vor spori considerabil.
Trebuie s pornii de la premisa c nimeni nu v poate obliga s
v luai un angajament sau s facei o promisiune. Mai bine nu v asumai
nici un risc i adoptai tactica evitrii promisiunilor i angajrilor de orice
fel, dect s fii pus n situaia de a vi se reproa c nu ai fcut ceea ce
singur ai stabilit.
Un manager trebuie s fie o persoane etic i de foarte mare
ncredere, capabil s-i respecte cuvntul dat.
n cazul n care nu v respectai cuvntul n faa subordonailor,
motivarea acestora pentru o munc de calitate va scade considerabil; dac
nu v respectai cuvntul n faa superiorilor, acetia vor nceta s v
acorde ncrederea lor i o dat cu asta postul pe care-l ocupai nu va mai
fi sigur; dac nu v inei cuvntul fa de clieni i vei pierde. Furnizorii
i vor vinde bunurile altor firme din concuren, iar oficialitile
guvernamentale v vor crea dificulti.
4. Nu v irosii timpul n edine prelungite care n final nu duc
la nici un rezultat. De altfel, trebuie s ncercai s micorai la minimum
posibil timpul petrecut n edine.
Ar trebui s avei o edin sptmnal cu asociaii
dumneavoastr, cel mai bine miercuri la prima or. Anunai din timp pe
cei ce particip la edin, ce probleme dorii s discutai i vedei care
sunt i propunerile lor pentru ordinea de zi.

Recomandri pentru un management eficace

n timpul edinei trecei prin toate punctele ordinii de zi,

discutai pe marginea subiectelor i luai deciziile necesare ncercnd
s prevenii tendina proprie sau a celorlali vorbitori de a se deprta de
subiect.
Anunai secretariatul c nu acceptai ca edina s fie ntrerupt
de telefoane sau ali factori dect n cazul n care este ceva de extrem
importan. Participanii la ntlnire trebuie s-i noteze toi concluziile
edinei i deciziile care s-au luat pentru a putea aciona conform cu ele n
sptmna care urmeaz.
Problemele care nu-i privesc pe toi participanii trebuie discutate
n detaliu, separat doar cu persoana de competena creia sunt.
edinele au rolul s adopte soluiile pentru problemele de
rezolvat. Fiecare problem trebuie discutat pe rnd i nu trebuie
abandonat pn nu s-a hotrt clar, pe termene i responsabiliti, cum se
rezolv. nainte ca problemele cu care se confrunt firma s ajung s fie
discutate la nivelul TOP Managers, problemele trebuie corect identificate
i prezentate.
Se procedeaz dup schema de mai jos:
1. Identificarea problemei. Descrierea ei corect ntr-o versiune
cu care toi cei implicai n rezolvarea ei sunt de acord.
2. Care sunt soluiile posibile la aceast problem?
3. Se alege i se evalueaz cea mai rezonabil soluie.
4. Se face planul pentru aplicarea soluiei propuse.
5. Se trece, dup ce se ia acordul tuturor, la discutarea
urmtoarei probleme de pe ordinea de zi.
Luarea deciziilor
Sunt dou feluri de decizii pe care trebuie s le ia un manager:
cele de rutin i cele pentru situaii diferite. Deciziile de rutin, pentru
activitatea de zi cu zi, se refer la activitile care se repet frecvent. V
recomandm ca n ritmul i modelul de a adopta deciziile de rutin s fii

Idei americane pentru manageri romni

constant, rapid, consecvent. S luai deciziile cu rapiditate i s dai

colegilor i subordonailor explicaiile necesare, n cazul n care hotri
efectuarea unei activiti n alt mod dect n cel folosit pn la data
respectiv.
n luarea deciziilor pentru activiti diferite, nimeni nu deine de
la nceput toate informaiile necesare fiind vorba de o situaie nou. De
aceea trebuie apelat, imediat, la persoana sau persoanele indicate ca fiind
competente n problema respectiv. Se formeaz aa numitul grup de
rezolvare a problemei care se ntlnete pentru a cumula informaiile
necesare n luarea deciziei finale.
Exist arhicunoscuta, dar foarte utila, metod de brainstorming,
potrivit creia fiecare dintre factorii competeni este solicitat s analizeze
problema i s propun o soluie.
n aceast perioad de tranziie spre economia liber de pia,
este nevoie ca managerii s pun un accent deosebit pe activitatea de
control, aceasta determinnd creterea responsabilitii subordonailor
fa de munca pe care o desfoar.
ncheiem aceast carte cu convingerea c Romnia va avea o
evoluie n ritm optim spre sistemul eficient i eficace al economiei de
pia i c nimic nu va putea ntoarce din drum mersul acestei ri spre
democraie i prosperitate i cu sperana c cele discutate au fost utile
cititorilor notri.