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Distribucin del espacio

en las reas de trabajo


Organizacin y Mtodos

Concepto
La expresin distribucin del espacio se refiere a la disposicin fsica de
los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicacin
de las instalaciones para la atencin y servicios al personal y a los
clientes.

Factores que lo originan


El estudio y la eficaz disposicin del espacio en las unidades de una organizacin
se realizan cuando se presentan alguna o varias de las situaciones que se
mencionan a continuacin:
a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas.
b) Reformas en la estructura de la organizacin.
c) Modificacin de los sistemas y procedimientos de trabajo.
d) Estrategia de marketing.
e) Implementacin de una dinmica de trabajo basada en procesos.
f) Como respuesta a las propuestas del personal.
g) Incremento del volumen de trabajo.
h) Aumento o disminucin de personal.
i) Reubicacin o remodelacin de las instalaciones de trabajo.
j) Renovacin del mobiliario y equipo.
k) Atencin de las necesidades del servicio a clientes.
l) Reformas al marco legal ambiental.
m) Cumplimiento a convenios, acuerdos o ambos, de operacin a nivel nacional e internacional.
n) Observancia de normas de higiene, seguridad y calidad ambiental.

Principios
Para orientar las acciones en trminos de homogeneidad y congruencia, la
disposicin del espacio requiere de criterios rectores como los siguientes:
Integracin total

Distribucin que integra y coordina personas, equipos, mquinas y materiales para que funcionen como una
unidad total.

Mnima distancia recorrida

Distribucin de objetos, documentos, formas, materiales y piezas para que circulen lo menos posible,
reduciendo la distancia que las personas transitan para realizar una actividad, contactar con otras personas
o utilizar servicios o equipos.

Circulacin

Distribucin de las reas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de trabajo.

Flexibilidad

Distribucin que permite que los ajustes y las readaptaciones se realicen con un costo y molestia mnimos.

Guas fundamentales
La experiencia y el estudio en materia de distribucin por parte de especialistas
y estudiosos del tema han permitido el desarrollo de una serie de guas para
obtener una distribucin eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. Sobresalen
las siguientes:

Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con divisiones interiores


o sin ellas, con buena iluminacin, ventilacin, comunicacin y adaptabilidad
al cambio.

Evitar superficies donde trabaje un nmero excesivo de personas, pues ello se


traduce en fuente de desorden, ruido y distraccin que atentan contra el
bienestar y la eficiencia.

Cuando se necesita aislar a algunos puestos, suelen utilizarse separaciones


mviles e intercambiables (mdulos), que ocupan una superficie mnima y
permiten tratar fcilmente los problemas de asignacin de espacio.

Guas fundamentales

El trabajo tiene que fluir siempre hacia delante, formando en lo


posible una lnea recta, por lo que es de suma importancia evitar las
idas y vueltas, los cruces y el movimiento innecesario de papeles.

La colocacin del escritorio con o sin computador o calculadora, as


como la silla o silln para un puesto de trabajo debe hacerse tomando
en cuenta el movimiento de la persona, aun si sta permanece de pie.

Las unidades que tengan funciones similares y relacionadas entre s


deben colocarse prximas o adyacentes.

La ubicacin de los escritorios debe permitir que la luz natural pase


sobre el hombro izquierdo de cada persona, a fin de evitar las
perjudiciales fuentes de luz frontales.

Guas fundamentales

Los archiveros y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona


de trabajo deben tener una altura uniforme para mejorar la apariencia
general.

Colocar en reas a prueba de sonidos las unidades que utilizan mquinas


y equipo ruidoso

Las unidades que tienen mucho contacto con clientes deben ubicarse
cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepcin, para que sean
accesibles y no distraigan a otras unidades

Al personal cuyo trabajo requiere mxima concentracin se le debe


situar dentro de divisiones parciales o completas.

Ambiente Fsico

La disposicin fsica de los puestos de trabajo y de los componentes


materiales, as como la ubicacin de servicios al personal y al pblico, no
deben hacer caso omiso de aquellos factores fsicos que contribuyen a la
creacin de un ambiente de trabajo favorable.

Es un hecho que la productividad se reduce debido, entre otras cosas, a una


iluminacin incorrecta, coloracin inapropiada, ruidos excesivos, temperatura
inadecuada, etc.

Por lo anterior, es necesario satisfacer algunos requisitos para eliminar o


disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales.

Iluminacin

Experimentalmente se ha demostrado la existencia de variaciones del rendimiento cuando se modifica,


dentro de ciertos lmites, la intensidad luminosa.

Sin embargo, sera errneo pensar que los problemas de iluminacin se resuelven simplemente
suministrando mayor luminosidad, pues su exceso puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia.

En principio se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminacin directa para evitar contrastes entre
las zonas de sombra y las iluminadas con intensidad. Los sistemas de luz indirecta son los ms apropiados
para lograr una iluminacin difusa, aunque resultan mucho ms costosos que el alumbrado directo.

Al respecto no se aconseja la instalacin de tubos fluorescentes al descubierto, sino que deben estar
protegidos con pantallas de acrlico traslcido.

Para conseguir una iluminacin difusa con luz natural, sta debe llegar, de ser posible, por el lado izquierdo
de los puestos de trabajo, especialmente cuando se trata de tareas que requieran de modo preferente el
empleo de la mano derecha (dibujo, escritura manual, contabilidad). No se aconseja la colocacin de frente
o de espaldas a la luz natural.

Color de las reas


Son ampliamente conocidos los efectos psicolgicos que produce el color, por lo que es
necesario hacer algunas recomendaciones:

No debe emplearse el color blanco en superficies o muros que reciban luz solar directa;
por el contrario, es conveniente emplearlo en techos para obtener una iluminacin difusa.

Los tonos que tienden al violeta o gris intenso se consideran deprimentes, por lo que no
son recomendables.

Los tonos que tienden al rojo intenso producen irritabilidad y excitacin, por lo cual
tampoco son aconsejables.

Los colores que tienden al verde claro o azul se consideran psicolgicamente fros y
sedantes, razn suficiente para recomendar su uso en locales orientados hacia el sur o en
zonas calurosas.

Los colores que tienden al ocre claro, crema y beige producen sensacin de calor, por lo
cual son preferibles en locales orientados hacia el norte o en zonas donde predomina el
clima fro.

Temperatura ambiente

Los mrgenes de temperatura ms recomendables para el desarrollo de actividades


administrativas se suelen establecer entre 18 y 22 C.

Adems de contar con instalaciones capaces de mantener una temperatura adecuada, el


empleo de colores convenientes puede contrarrestar psicolgicamente el exceso o defecto de
la temperatura dominante.

A juicio de los especialistas, el aire debe ser renovado por completo unas tres veces por hora.

Mediante el empleo de aparatos de extraccin del aire o instalaciones de acondicionamiento


puede

conseguirse una velocidad de renovacin considerablemente superior (hasta diez veces por
hora).

Insonorizacin

Aparte de los efectos psicolgicos que se derivan de la permanencia continua


en un local ruidoso (fatiga, irritabilidad, etc.), se ha demostrado que la
calidad del trabajo depende en gran medida del control de este factor, en
especial cuando se trata de actividades que requieren concentracin o
estudio.

El volumen del ruido se mide en decibeles, unidad que corresponde a la


mnima variacin de intensidad perceptible por el odo humano.

Un local destinado a actividades administrativas se considera ruidoso cuando


en l se alcanzan intensidades del orden de los 55-58 decibeles; esta cifra se
rebasa ampliamente en muchas ocasiones, hasta llegar a 70 decibeles y an
ms cuando intervienen equipos y mquinas agrupados en recintos de gran
capacidad.

Insonorizacin

Entre las medidas que pueden impedir o disminuir los ruidos es posible incluir
la sustitucin

y las adaptaciones o modifi caciones del equipo ruidoso (por ejemplo,


instalacin de vibradores en

lugar de timbres de llamada y telfonos; rodamientos silenciosos y topes de


amortiguacin en fi cheros

y archivadores; aparatos para evitar el ruido al abrir y cerrar puertas; topes y


tacos de goma en

las patas de los muebles, etctera).

Insonorizacin
Entre las medidas que evitan la propagacin del ruido pueden destacarse tambin las
relativas a la construccin (tabique doble y cmara aislante para aislar aparatos que
producen vibraciones, como los compresores de aire acondicionado, imprentas, etc.) y al
emplazamiento del edificio o de los servicios ruidosos (separacin respecto del edificio
principal) para impedir la penetracin de ruidos procedentes del exterior.
En lugares de trfico intenso suelen utilizarse vidrios dobles (lminas separadas por una
cmara de aire y montados sobre juntas elsticas). La difusin del ruido se reduce,
adems, por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexin del sonido, como
son:

Paneles de fieltro y cartn perforado en muros y techos.

Revestimientos de escayola o materiales porosos.

Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido.

Formacin de compartimientos mediante separaciones en locales comunes.

Mobiliario de trabajo
La gran variedad de mobiliario de oficina existente en el mercado y la renovacin
constante de modelos obligan a destacar slo diseos de uso generalizado.

Supresin del cajn central en las mesas de trabajo, ya que su ubicacin impide utilizarlo
normalmente.

Disminucin del nmero total de cajones o compartimientos, que con frecuencia quedan reducidos a
un solo cajn.

Manejo de conjuntos modulares, formados por elementos que adoptan posiciones mltiples y que
resultan especialmente tiles para determinados procesos y clases de trabajo.

Empleo de mobiliario formado por series de elementos desmontables, que permiten adecuar las
condiciones del lugar de trabajo a las caractersticas de las actividades asignadas a cada funcionario.

Los asientos deben ser giratorios, de altura regulable y respaldo basculante, a fin de facilitar los
cambios de posicin requeridos por la ejecucin del trabajo.

Edificios Inteligentes

Este tipo de edificio tiene una infraestructura fsica con varios sistemas de informacin basados
en tecnologa microelctrica para regular la ambientacin de las organizaciones.
Domtica: Se podra definir como laintegracin de la tecnologa en el diseo inteligente de un recinto
cerrado.

Ahorro energtico

Confort

Seguridad

Comunicaciones

Inmtica: incorpora sistemas de informacin en todo el edificio, ofreciendo servicios avanzados de la


actividad y de las telecomunicaciones. LaInmticaofrece la posibilidad de monitorizacin del
funcionamiento general del edificio.

Los ascensores, el balance energtico, el riego, la climatizacin e iluminacin de las reas comunes, la
sensorizacin de variables analgicas como temperatura y humedad, control y alertas en funcin de
parmetros determinados, el sistema de accesos, sistemas de deteccin de incendios, etc. Del mismo
modo permite un mayor control de accesos y el seguimiento continuo de quien haya ingresado al edificio.