Elaboracin de Manuales Administrativos

Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases.
Estas fases o etapas se explican brevemente a continuacin:
1.- Planificacin del Trabajo.
En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboracin de los manuales, este
puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la
institucin o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se deber nombrar un
coordinador o responsable quin conducir el trabajo del grupo con el fin de mantener homogeneidad
en el contenido y la presentacin de la informacin.
Tambin en esta fase se establece cules sern las herramientas metodolgicas que se utilizarn para
obtener la informacin para elaborar los manuales, as como el tipo de informacin que se va a
requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboracin de los manuales.
2.- Bsqueda de la Informacin.
Una vez que se tiene la planificacin del trabajo, se comienza a recabar la informacin necesaria para
la elaboracin de los manuales, segn las herramientas metodolgicas establecidas previamente y las
tcnicas investigativas seleccionadas. La bsqueda de esta informacin se puede realizar mediante:

Investigacin

documental: trata

de

buscar

todos

aquellos

documentos

impresos

electrnicos en los cuales se obtenga informacin relevante para la elaboracin del manual
respectivo, ya sea normativa, estudios tcnicos que respalden un proceso de reorganizacin
administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de
servicio, memorias institucionales, entre otros.

Investigacin monumental: trata de toda aquella informacin que no se encuentra escrita en

algn documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test,
entre otros, para obtener dicha informacin por parte de los funcionarios que la conocen.
3.- Anlisis de la Informacin.
Una vez que se haya obtenido la informacin necesaria para la elaboracin del manual, esta deber
ser organizada y analizada de manera que presente un orden lgico para el desarrollo del manual.
Para guiar el proceso de ordenar la informacin, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:

Qu trabajo o actividad se hace?

Quin es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del
responsable Quin lo hace?

Cules son los medios que posee para hacer el trabajo?

Para qu se realiza el trabajo?
Cmo se ejecuta o realiza el trabajo?
Cundo o en qu momento se hace?
Por qu se hace?
Estas preguntan facilitan el trabajo de anlisis de la informacin y permiten conocer las actividades de
la institucin, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada
hecho, comprender el funcionamiento de la institucin y mantener la secuencia y lgica de la
informacin.

4.- Elaboracin del Manual.

Se establece, en esta fase, el diseo y la presentacin que se utilizar para elaborar el manual
administrativo, para ello se debe considerar:

La redaccin del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un

vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo

La elaboracin de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribucin de espacio fsico,

estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.

El formato, asegurndose de que la informacin presentada guarde una secuencia lgica, que
haya uniformidad de letra, y que su redaccin sea comprensible, entre otros aspectos de forma.
5.- Validacin del Manual.
Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a
los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a
validar si la informacin presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y
actividades que le corresponde realizar tanto a la Institucin; como a la o las unidades administrativas
a las que va dirigido el manual.
6.- Autorizacin del Manual.
Cuando se cuente con la validacin del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca
Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deber autorizar el manual,
de manera que se pueda comenzar con la reproduccin, difusin y distribucin del mismo a nivel
institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes.
7.- Difusin y distribucin del Manual.
Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las
unidades administrativas correspondientes, con el propsito que los funcionarios lo tengan a su
disposicin, conozcan el documento, y lo utilicen en la prctica. As tambin, la versin electrnica del
documento podr ser incorporado al portal electrnico de la Institucin, con el fin de proveer a la
ciudadana libre acceso a la informacin organizacional de la institucin.
8.- Revisin y Actualizacin del Manual.
Los Manuales son objeto de revisiones peridicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que
se produzcan en la Institucin, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y
actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un nico modelo establecido para realizar un Manual
Administrativo.