Pregunta 1:

Explique la importancia que tienen para los proyectos los procedimientos

administrativos
Los procedimientos administrativos son los medios a travs de los cuales se
detallan todas aquellas tareas y actividades requeridas para la implementacin
y operacin del proyecto. Dichas tareas deben ser resueltas de manera
eficiente a travs de una programacin, coordinacin y control adecuados por
la estructura organizativa diseada.
Pregunta 2:
Seale a su juicio, Las razones por las cuales no es aconsejable calcular el
costo administrativo como el porcentaje de costo total.
Ese clculo asume que cualquier alternativa de procedimiento administrativo
que se adopte en la implementacin del proyecto tendr un costo similar en
trminos relativos al costo de cada proyecto. Esto es falso dado que en cada
proyecto de inversin se presentan caractersticas especficas y normalmente nicas,
que obligan a definir una estructura organizativa acorde con los requerimientos propios
que exija su ejecucin.

Adems los procedimientos cambian segn el avance del desarrollo cientfico y

tecnolgico, lo que influye de una manera sustantiva en los sistemas
administrativos.
En otros casos, la tarea emprica que deber emprenderse en torno a los
procedimientos administrativos se ver enfrentada al anlisis cualitativo y
cuantitativo de opciones distintas, que, aun cumpliendo con los objetivos
propuestos, pueden tener claramente costos distintos.
Pregunta 3:
Seale la interrelacin existente
procedimientos administrativos.

entre

estudios

del

proyecto

y los

Dada la importancia de los procedimientos administrativos, su definicin debe

tomar en cuenta los resultados del anlisis organizacional en cuanto a costos y
eficiencia, las conclusiones respecto de canales de distribucin, fuerza de
ventas o sucursales, entre otras del estudio de mercado; y las decisiones
tomadas en los estudios de localizacin y de tamao. Por ello, para obtener el
mejor resultado global posible, la mayora de los proyectos mantienen una
relacin coordinada, complementaria y de simultaneidad en las decisiones.
Pregunta 4:
Explique las razones que deben considerarse al adoptar procedimientos
administrativos internos para el proyecto.
Los sistemas de informacin, las unidades de computacin, la contabilidad, la
administracin de personal, las investigaciones relativas al producto, el
transporte
y
otros
aspectos
administrativos
debern
estudiarse
exhaustivamente con el fin de determinar si se realizan en el interior de la

unidad empresarial o si son susceptibles de contratarse con terceros. En cada

caso se deber efectuar una correcta evaluacin de las variables ms
importantes que pueden significar la adopcin de la alternativa que alcance las
mayores ventajas de costo. Sin perjuicio de lo anterior, el evaluador deber
incorporar en su anlisis aquellos factores relevantes del carcter cualitativo
que pueden determinar la decisin ms ventajosa para el xito del proyecto.
Pregunta 5:
En qu circunstancias podra ser aconsejable disponer de una unidad
empresarial autosuficiente en los procesos administrativos?
Resulta vlido considerar que una opcin de participantes externos podr
requerir menos inversiones, puesto que la tarea especfica se entrega a un
tercero, quien podr disponer de sus propios espacios fsicos. Pero esto no se
puede generalizar puesto que en ocasiones puede ser mucho ms econmico
que las actividades de dicha unidad sean llevadas a cabo por la propia
empresa (Autosuficiente).
Sobre todo en el caso en que es necesario que dicha unidad cuente con
informacin confidencial, y por tanto se tenga el requerimiento de que esta
unidad sea controlada por la propia organizacin.
Por lo tanto, se implanta una unidad administrativa autosuficiente cuando se
posee la capacidad de espacios y se cuentan con los recursos apropiados
(tanto de personal capacitado como de inversin econmica segura para
desarrollar dicha unidad) para una buena gestin de estos.
Pregunta 6:
Seale los factores que deben tenerse en cuenta para valorar adecuadamente
las ventajas que representa una determinada opcin en los procedimientos
administrativos que se utilizarn en un proyecto de inversin:

Participacin de unidades externas al proyecto

Tamao de la estructura organizativa

Tecnologa administrativa

Complejidad de las tareas administrativas

El anlisis de estos factores har posible detectar con mayor precisin el efecto
sobre las inversiones, especialmente en obras fsicas, como tambin el
equipamiento requerido para su operacin.
Conociendo dicha situacin, podrn estimarse la dimensin fsica necesaria
para la operacin, las necesidades de equipamiento de las oficinas, las
caractersticas del recurso humano que desempear las funciones y los
requerimientos de materiales, entre otras cosas.

Pregunta 7:
De qu modo el anlisis organizacional afecta al monto de la inversin inicial?
El efecto sobre las inversiones se manifiesta por la necesidad de disponer tanto
de una infraestructura fsica (oficinas, salas de espera, estacionamientos,
etctera), adecuada a los requerimientos del proyecto, como del equipamiento
para su operacin.
La inversin en obra fsica ser distinta para un mismo proyecto si el edificio de
las oficinas administrativas y gerenciales se construye, compra o arrienda. En
el primer caso, la inversin se derivar del costo del terreno y de la edificacin,
datos que pueden obtenerse cotizando con empresas constructoras; si se
compra la edificacin, se obtendr el costo de adquisicin ms los de
remodelacin y acondicionamiento, y si se arrienda, slo se considerar el
acondicionamiento y otros gastos de iniciacin.
El acondicionamiento de las oficinas tampoco puede improvisarse. Las
condiciones ambientales no son las mismas para todas las unidades de la
organizacin. Mientras que en las oficinas que reciben y atienden clientes y
pblico en general prima una norma esttica, en las restantes se responde a
una norma y un criterio de funcionalidad.
Del mismo modo para el equipamiento requerido, debern estudiarse las
instalaciones, el mobiliario, los vehculos, el sistema de control, la impresin de
formularios, el despacho de correspondencia, el material de oficina, sistemas
de comunicaciones externas e internas y de procesamiento de datos.
Adems el estudio organizacional debe proveer informacin respecto de
inversiones que habr que realizar durante la ejecucin del proyecto, o con
fines ya sea de mantenimiento o ampliacin de la estructura organizativa inicial.
Pregunta 8.
Cul es el costo de operacin que se relaciona ms directamente con la
estructura organizativa? Qu elementos deben tenerse en cuenta para
calcularlo?
El costo de operacin relacionado ms directamente con la estructura
organizativa es, obviamente, la remuneracin del personal ejecutivo,
administrativo y de servicio.
El elemento ms relevante en el clculo de las remuneraciones del personal es
la caracterizacin del profesional a cargo de cada tarea especfica. Esta
caracterizacin har posible determinar los requisitos de cada cargo y asignar
una renta proporcional a las responsabilidades y funciones que le
corresponden.
La determinacin de la remuneracin demanda adems una investigacin
preliminar para definir las rentas de mercado de esos profesionales y su
disponibilidad o escasez. En este ltimo caso, la disponibilidad o escasez de
personal en la regin en que se localice el proyecto y los posibles incentivos no

monetarios que deban implementarse para asegurar la cantidad de

profesionales requeridos, pasan a constituir factores necesarios de estudio.
En el anlisis de la remuneracin, se debern considerar como costos
separados aquel que recibe finalmente el profesional y aquel que debe pagar el
proyecto (que incluye leyes sociales, impuestos, cuotas de administradoras de
fondos de pensiones, etc.). As mismo, no deben obviarse los costos indirectos
derivados de beneficios sociales, servicios de bienestar, etctera.
Pregunta 9.
Seale al menos ocho de los principales resultados que se obtienen del estudio
organizacional de un proyecto.

La proyeccin fsica de oficinas.

Equipamiento de las oficinas e instalaciones adicionales como sistemas
de comunicaciones externas e internas y de procesamiento de datos.
Tamao de la estructura organizativa expresada en el grado de
departamentalizacin, esferas de control y delegacin.
Naturaleza y contenido de cada puesto de la organizacin.
Elaboracin de los procedimientos administrativos, considerando su
grado de tecnologa administrativa y complejidad.
La evaluacin de la conveniencia organizativa del outsourcing
administrativo.
Incentivos no monetarios, es decir servicios complementarios como uso de
vehculos por personal ejecutivo, beneficios sociales, casinos, salas cunas
y otros.

Consecuencias econmicas de todos los anteriores factores.

Pregunta 10
Comente con las siguientes afirmaciones:
a) La estructura organizativa de un proyecto puede definirse sin considerar
las caractersticas propias de ste, especialmente si el estudio se hace
en nivel de prefactibilidad.
Un estudio de prefactibilidad determina la viabilidad de realizar un
proyecto y para ello es necesario realizar una serie de estudios
especficos entre los que se encuentra incluido el estudio organizacional.
Dicho estudio aporta al estudio de prefactibilidad un conjunto de flujos de
caja que pueden afectar en gran medida la puesta en marcha e
implementacin de un proyecto. Por lo tanto, para realizar una
aproximacin confiable, dado al grado de incertidumbre inherente a todo
estudio organizacional, deben tomarse en cuenta los aspectos nicos
del proyecto en cuestin.
b) Contrariamente al estudio tcnico, que puede definir alternativas
tecnolgicas diferentes a distintos periodos de la vida til de un proyecto,
el estudio organizacional define una estructura ptima que debe
mantenerse durante toda la vida til del proyecto.

Ms bien la estructura organizacional debe ser lo suficientemente

flexible para permitir realizar modificaciones futuras por parte del
responsable final de la ejecucin del proyecto, que dificlmente ser quien
realice el estudio previo, y para llevar a cabo cambios necesarios para la
adecuacin del proyecto a variaciones futuras del medio. En el estudio

organizacional, el evaluador asume normalmente que la estructura

organizativa se mantiene estable pero esto es debido a la imposibilidad
de proyectar sus cambios a futuro.
c) Un cambio en los procedimientos administrativos determinados para un
proyecto obliga a variar la estructura organizacional definida y, en
consecuencia, los niveles de inversin y costos de operacin.
Esto es cierto porque se deber considerar las inversiones y los costos
ocasionados por la adicin de unidades administrativas, en cuanto a
espacio, procesos, equipo nuevo, uso de outsourcing administrativo, etc.
d) Dada la menor importancia relativa de la cuanta de las inversiones y los
costos derivados de los aspectos organizacionales de un proyecto, en
relacin con los de produccin, es recomendable recurrir a estndares
generales para el clculo de stos, puesto que la mayora de las veces
el costo de la mejor informacin no es compensado por el beneficio de la
mayor precisin.
Si bien es cierto que el objetivo de un estudio de proyectos es
determinar la viabilidad de realizar una inversin, no siendo justificable
una exactitud exagerada en la determinacin de la estructura y sus
costos, es falso que el estudio organizacional sea de menor importancia
relativa con respecto a las conclusiones de otro tipo de estudios.
El clculo de las inversiones derivadas de la organizacin se basa
directamente en los resultados de la estructura organizativa diseada: su
dimensionamiento y la definicin de las funciones que le correspondern
a cada unidad. Debido a ello, el conjunto de flujos de caja estimados en
el estudio organizacional tiene relevancia en cuanto a la evaluacin de
los recursos econmicos necesarios para desarrollar una eficiente
administracin del proyecto.
Adems en cada proyecto de inversin se presentan caractersticas
especficas y normalmente nicas, que obligan a definir una estructura
organizativa acorde con los requerimientos propios. Es verdadero el
hecho de que existan algunos elementos bsicos, normas y criterios que
permiten una aproximacin confiable de la composicin de la estructura,
basados en criterios de racionalizacin administrativa que contribuyen a
la elaboracin de flujos de caja ms reales para la evaluacin del
proyecto.