4.

COMUNICAIILE I TELECOMUNICAIILE N CADRUL BIROURILOR

4.1. Comunicaiile
1.1.1.

Definirea comunicaiei

Comunicarea dintre manager i subordonai reprezint elementul dinamizator al proceselor

manageriale i n acelai timp condiie a unui climat organizaional i motivaional adecvat
realizrii obiectivelor organizaiei.
Comunicarea este un proces de transmitere a informaiilor, sub forma mesajelor simbolice,
ntre dou sau mai multe persoane, unele cu statut de emitor, altele cu statut de receptor,
prin intermediul unor canale specifice[1].
Rolul deosebit al comunicrii n asigurarea funcionalitii i eficacitii activitilor este
generat, n special, de activitatea managerial. Este unanim aprecierea potrivit creia un
manager afecteaz aproximativ 80% din timpul su pentru a comunica.
Rolurile managerului n cadrul firmei sunt:
1.

un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legtur);

2.

un rol informaional (observator activ, difuzor, purttor de cuvnt);

3.

un rol decizional (ntreprinztor, regulator, repartitor de resurse, negociator).

1.1.2.

Principalele reprezentri ale procesului comunicrii

1.1.3.

Componentele procesului de comunicare

Emitorul persoana care iniiaz comunicaia (manager sau executant).

Mesajul forma fizic a informaiei transmis de emitor spre receptor.
Canalul calea de transmitere a informaiei, strns legat de mesaj.
Receptorul persoana sau grupul de persoane beneficiare a mesajului informaional
(executant sau manager).
1.1.4.

Tipologia comunicaiilor[2]

Varietatea comunicaiilor ntlnite n cadrul firmei este justificat de existena mai multor
criterii de clasificare:
a)

canalul de comunicare

comunicaii formale

comunicaii informale

b)

direcie (sens)

comunicaii verticale descendente

comunicaii verticale ascendente

comunicaii orizontale

comunicaii oblice

c)

coninut

comunicaii operatorii

comunicaii opionale

comunicaii generale

comunicaii motivaionale

d)

mod de transmitere

comunicaii verbale

comunicaii non-verbale

Tipuri de reele de comunicaii:

a)

reele descentralizate (n cerc sau n lan);

b)

reele centralizate (n Y sau n stea).

1.1.5.

Deficiene majore n procesul de comunicare

Cele mai semnificative bariere comunicaionale se refer la:

a)

bariera de limbaj, de exprimare

folosirea necorespunztoare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul

folosit, gesturi, expresia feei, poziia corpului etc.);

incapacitatea emitorului de a-i stpni emoiile n transmiterea mesajului

informaional;

aceleai cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.

b)

bariere de recepie

tendina de a auzi numai ceea ce ne-am obinuit s auzim;

ignorarea informaiilor care sunt n dezacord cu ceea ce cunoatem;

evaluarea subiectiv de ctre receptor a sursei obiective (emitorul) de transmitere

a mesajului;

recepionarea, n moduri diferite, de ctre diferite persoane din cadrul firmei, a

aceluiai mesaj.
c)

bariere contextuale

perceperea diferit a mesajelor funcie de presiunile exercitate de mediu asupra

receptorului (zgomot, climatul organizaional etc.).
d)

bariere mixte

discernerea insuficient a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu

semnificaie redus sau nul.
Aceste bariere declaneaz o serie de deficiene n sistemul de comunicaii:

filtrajul

distorsiunea

suprancrcarea canalelor de comunicare cu informaii inutile

1.1.6.
a)

Modaliti de amplificare a eficacitii comunicaiilor

motivarea adecvat a comunicrii prin:

determinarea cu exactitate a scopului fiecrei comunicaii;

clasificarea ideilor nainte de debutul procesului de comunicare;

stabilirea oportunitii comunicaiilor, a celui mai prielnic moment pentru efectuarea

acestora.
b)

asigurarea unei comunicri clare, concise n sensul:

cunoaterii detaliate a simbolurilor utilizate n codificarea mesajelor informaionale;

utilizrii unui limbaj simplu i direct, fr prea multe detalii care pot diminua
curiozitatea i interesul receptorului;

folosirii, cu prioritate, a comunicaiilor directe, reducndu-se la minimum

distorsiunea;

asigurrii unui nivel corespunztor de redundan n ceea ce privete transmiterea

mesajelor complexe, complicate i de mare importan, n sensul repetrii acestor mesaje n
moduri diferite i folosirea unor canale diferite.
c)
perfecionarea managerilor, ndeosebi n ceea ce privete comunicaiile i
mecanismele de transmitere i de receptare a acestora n interiorul firmei, cadrul i climatul
organizaional .a.
d)
perfecionarea capacitii de exprimare i de ascultare, ndeosebi la manageri,
corelarea organizrii formale cu organizarea informal.
e)
promovarea cu predilecie a unor stiluri participative de management ce
reclam folosirea pe scar larg a edinei i delegrii, concomitent cu o puternic
descentralizare a procesului decizional.
f)
perfecionarea structurii organizatorice, att n ceea ce privete flexibilizarea,
ct i n ceea ce privete aplatizarea sa.