Sunteți pe pagina 1din 17

MODULUL 10.

COMPLETAREA REGISTRELOR CONTABILE


Datele privind operaiile care se produc n activitatea unei uniti, consemnate n
documentele justificative, sunt nregistrate n ordine cronologic, grupate i sistematizate n
cadrul unor formulare denumite generic registre.
Noiunea i clasificarea registrelor
Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul crora se realizeaz
nregistrarea operaiilor economice i financiare n conturi i furnizarea, pe aceast baz, de
informaii privind situaia i micarea patrimoniului. Ele se prezint sub forma unor caiete,
foi volante, fie sau documente informatice cu coninutul i structura adecvate scopului
pentru care s-au deschis.
Teoria i practica contabil au generat o diversitate de forme privind coninutul
registrelor. Astfel, din punct de vedere al modului de nregistrare a operaiilor economice i
financiare n cadrul sistemului de conturi, registrele pot fi pentru:
- evidena cronologic;
- evidena sistematic;
- realizarea combinat a celor dou feluri de evidene.
Evidena cronologic, organizat cu ajutorul registrelor, se realizeaz prin intermediul
unui jurnal, ce servete la nregistrarea operaiilor n ordinea n care au fost efectuate n timp.
n practic, n acest scop se utilizeaz documentul numit "Registrul jurnal", precum i "Nota
de contabilitate".
Evidena sistematic, prin intermediul registrelor, nseamn nregistrarea operaiilor
economico-financiare n funcie de natura lor, pe elemente patrimoniale de activ, de pasiv sau
procese economice sub form de cheltuieli i venituri. n asemenea registre se nscriu
operaiile care au fost deja nregistrate, cronologic, n registrul jurnal.
n categoria acestor registre sunt incluse:
- fiele de conturi fr dezvoltare pe conturi corespondente a rulajului debitor pe
conturi creditoare i, respectiv a rulajului creditor pe conturi corespondente debitoare. n
activitatea practic sunt denumite "fie de cont pentru operaii diverse" (care sunt numai fie
valorice, pentru debit, credit, sold). n cazul evidenei bunurilor de natura stocurilor, aceste
fie conin n plus, pe lng coloanele valorice, coloane pentru cantitate (intrat, ieit, stoc) i
sunt denumite "fie de cont pentru valori materiale".
- jurnalele pentru creditul conturilor, n care documentele justificative, n care sunt
consemnate operaiile patrimoniale se nscriu n ordine cronologic.

Registrele pentru evidena combinat se utilizeaz la unitile mici, care nu folosesc


multe conturi i n care se efectueaz nregistrrile, att n ordine cronologic, ct i n mod
sistematic (Exemplu: Jurnal - Cartea mare).
Dup sfera de cuprindere a datelor, registrele de eviden contabil se mpart n:
- registre pentru evidena sintetic, care se pot prezenta concret sub forma jurnalelor
pentru creditul conturilor sau Cartea mare-ah, n funcie de forma de nregistrare contabil
folosit de unitate;
- registre pentru evidena analitic ce se pot concretiza sub form de fie valorice sau
cantitativ valorice sau diferite situaii al cror coninut informaional se stabilete de unitatea
patrimonial;
- registre pentru realizarea combinat a celor dou forme de eviden.
Coninutul, completarea i gestionarea registrelor
Normele legale din ara noastr prevd ca principale registre de contabilitate: Registrul
jurnal (cod 14-1-1); Registrul inventar(cod 14-1-1), i Registrul "cartea mare"(cod 14-1-3).
Registrele de contabilitate reprezint, alturi de bilan i contul de profit i pierdere,
principalele documente pe care le produce contabilitatea.
Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii n care unitile
patrimoniale nregistreaz, periodic, cronologic i sistematic, operaiunile economicofinanciare, consemnate n documente justificative, care produc modificri n patrimoniul
acestora.
Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz, zilnic
sau lunar, n mod cronologic, operaiune cu operaiune, fr spaii libere, fr tersturi, toate
operaiile privind micrile patrimoniului. Este un document tipizat format A4, ce se
ntocmete ntr-un singur exemplar, de ctre regiile autonome, societile comerciale,
instituiile publice, unitile cooperatiste, asociaiile i celelalte persoane juridice, dup ce a
fost numerotat, nuruit, certificat i parafat. Acest registru se parafeaz de ctre organele n
drept, la nceperea activitii unitii, precum i ori de cte ori este cazul.
n vederea nregistrrii n registrul-jurnal, documentele justificative sunt supuse
prelucrrii contabile (sortare pe feluri de operaiuni, verificare, evaluare. Contare). Dac
pentru acelai fel de operaiuni exist mai multe documente justificative, acestea se totalizeaz
cu ajutorul documentelor cumulative ntocmite fie pentru debitul, fie pentru creditul contului
care reflect asemenea operaiuni. Pentru operaiunile care nu au la baz documente
justificative se ntocmete Nota de contabilitate.
Operaiunile de aceeai natur, realizate n acelai loc de activitate (atelier, secie, etc.)
i n cursul aceleiai zile, pot fi nregistrate ntr-un document centralizator care, la rndul su,
st la baza nregistrrii n registrul jurnal.

n cazul n care o unitate are subuniti dispersate teritorial care conduc


contabilitateapn la balana de verificare, registrul-jurnal se poate conduce de ctre
subuniti, cucondiia nregistrrii acestuia la nivelul subunitii.
Registrul jurnal se poate prezenta sub dou forme:
registrul - jurnal general;
registrul - jurnal auxiliar, pentru operaiunile de cas i banc, decontrile cu
furnizorii, situaia ncasrii - achitrii facturilor, situaia avansurilor spre decontare; toate
acestea sunt folosite de unitile patrimoniale care au un volum mare de operaiuni de
nregistrat. Lunar sau la alt perioad prevzut de lege, n fiecare jurnal auxiliar se stabilesc
totalurile sumelor debitoare sau creditoare nregistrate n cursul lunii (perioadei), totaluri care
se nscriu n Registrul-jurnal.
Contabilitatea analitic se poate ine fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi),
fie cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fia de cont analitic pentru valori materiale,
fia de cont pentru operaiuni diverse etc.) sau specifice, folosite n acest scop.
nregistrrile n jurnale se fac n mod cronologic n tot cursul lunii (perioadei) sau
numai la sfritul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza
documentelor centralizatoare ntocmite pentru operaiunile aferente lunii (perioadei)
respective, care sunt consemnate cronologic n acestea.
n coloana 1 se nscrie numrul curent al operaiunilor nregistrate ncepnd de la
1ianuarie, sau de la nceputul activitii, pn la 31 decembrie, sau ncetarea activitii.
n coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) cnd se efectueaz nregistrarea n registru.
n coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitana, jurnalul privind
operaiunilede casi banc, jurnalul decontrilor cu furnizorii etc.), precum i numrul i
dataacestuia.
n coloana 4 se trece felul operaiunii, dndu-se explicaiile n legtur cu
operaiunearespectiv. Aceast coloan se completeaz numai atunci cnd este cazul.
n coloanele 5 i 6 se trece simbolul conturilor debitoare i, respectiv, creditoare.
n coloanele 7 i 8 se trec sumele totale, debitoare i creditoare din
documentulrespectiv (bon, factur, jurnal auxiliar, not de contabilitate etc.).Lunar se
totalizeaz sumele debitoare i sumele creditoare.
n condiiile conducerii contabilitii cu ajutorul sistemelor informatice de
prelucrareautomat a datelor, fiecare operaiune economico-financiar se va nregistra prin
articolecontabile, n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor
nunitate.

Astfel, Registrul-jurnal servete pentru


nregistrarea cronologic a micrii
elementelor patrimoniale i ca prob n soluionarea litigiilor. De asemenea, prin intermediul
lui se face o prim verificare cu balana sintetic, n sensul c totalul registrului jurnal trebuie
s corespund cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balana conturilor
sintetice, ntocmit pentru luna curent.
n situaia n care unitatea folosete registre auxiliare, totalul acestora se nscrie n
registrul jurnal general, periodic, de regul lunar.
Fiind un document de nregistrare contabil el nu circul ntre compartimente, sau n
afara unitii. Se arhiveaz temporar, pe timp de un an, ctre serviciul, biroul sau
compartimentul de contabilitate, dup care se depune la arhiva unitii patrimoniale mpreun
cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui.
Coninutul informaional al registrului jurnal este prezentat n continuare (tabelul 1.1.)

Unitatea ...................

Nr. pag...

REGISTRUL - JURNAL
Nr.
crt.

Data
nreg.

Documentu
l

Explicaii

Simbol conturi
Sume

(fel, nr.
data)

D.

C.

Debitoare

Creditoare

De reportat
ntocmit,

Verificat,

Registrul - jurnal de ncasri i pli(cod 14-1-1/b) se ntocmete de ctre agenii


economici, persoane fizice (meseriai, etc.) i asociaiile familiale. El servete ca document
de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor pe baza actelor justificative i ca document de
stabilire a situaiei financiare a agentului economic respectiv i poate fi utilizat ca prob n caz
de litigii.
Se ntocmete ntr-un singur exemplar de ctre contribuabili, fcndu-senregistrarea
operaiunilor efectuate pe baza documentelor justificative, distinct, pefiecare operaiune, fra

se lsa rnduri libere, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafati nregistrat la organul fiscal
teritorial.
Pentru fiecare asociaie fr personalitate juridic se va ntocmi cte un registrujurnalde ncasri i pli.
n Registrul-jurnal de ncasri i pli se nregistreaz nu numai operaiunile
nnumerar, ci i cele efectuate prin contul curent de la banc.
Contribuabilii pltitori de tax pe valoarea adugat vor nregistra sumele ncasate
saupltite, exclusiv taxa pe valoarea adugat.
Operaiunile nregistrate n Registrul-jurnal de ncasri i pli se totalizeaz anual.
Numerotarea filelor se va face n ordine cresctoare, iar dup completarea integral
sedeschide un nou registru nregistrat i parafat, care va fi numerotat n ordine cresctoare.
Acest registru se parafeaz de ctre organul fiscal teritorial la nceperea i la
ncetareaactivitii.
n condiiile conducerii evidenei contabile n partid simpl cu ajutorul tehnicii
decalcul, fiecare operaiune economico-financiar se va nregistra n ordine cronologic,
nfuncie de data de ntocmire sau de intrare a documentelor. n aceast situaie
Registruljurnalde ncasri i pli se editeaz lunar, iar paginile vor fi numerotate pe
msuraeditrii lor.
Registrul-jurnal de ncasri i pli parafat i nregistrat la organul fiscal teritorial va
ficompletat lunar, prin preluarea totalului sumelor din Registrul-jurnal de ncasri i
pliobinut cu ajutorul tehnicii de calcul.Nu circul, fiind document de nregistrare contabil
i se arhiveaz mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmiriilui.
Modelul registrului jurnal de ncasri i pli se prezint n tabelul 1.2.
Unitatea ............................
Registrul jurnal de ncasri i pli
Nr.
Data
Documentul
crt.
1

Tabelul 1.2.

Felul
operaiei
4

ncasri

Pli

Numerar

Banca

Numerar

Banca

Registrul inventar se ntocmete la sfritul anului, ntr-un singur exemplar, n vederea


stabilirii rezultatelor inventarierii patrimoniului. n el se nregistreaz toate elementele
patrimoniale, de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor, conform posturilor din
bilanul contabil, inventariate conform normelor legale.
Elementele patrimoniale nscrise n registrul inventar au la baz listele de inventariere
sau alte documente care justific coninutul fiecrui post din bilanul contabil.
Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ
ide pasiv grupate dup natura lor, conform posturilor din bilan. n cazul n careinventarierea
are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaiunea de inventarierese actualizeaz cu
intrrile i ieirile din perioada cuprins ntre data inventarierii i datancheierii exerciiului
financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse n registrulinventar.
Operaiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectuaastfel nct la
sfritul exerciiului financiar s fie reflectat situaia real a elementelor deactiv i de pasiv.
Creanele i obligaiile fa de teri sunt supuse inventarierii pe baza
confirmriiextraselor soldurilor conturilor analitice debitoare i creditoare, sau a
punctajelorreciproce, n funcie de necesiti.
n cazul ncetrii activitii, registrul-inventar se completeaz cu valoarea
elementelorde activ i de pasiv inventariate faptic la acea dat.
n cazul n care o unitate are subuniti dispersate teritorial care conduc
contabilitateapn la nivel de balan de verificare, registrul-inventar se poate conduce de
ctresubuniti, n condiiile nregistrrii acestuia n evidena subunitii.
n coloana 1 se nscrie numrul curent al fiecrei operaiuni nregistrate n
ordinecronologic, de la deschiderea acestuia pn la epuizarea filelor sau ncetarea activitii.
n coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de
activi de pasiv, conturile de valori materiale putnd fi defalcate pe gestiuni.
n coloana 3 se nscrie valoarea contabil a elementelor inventariate.
n coloana 4 se nscrie valoarea de inventar a elementelor de activ i de pasiv, stabilitde
membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere i a proceselorverbalede
inventariere).
n coloana 5 se trec diferenele din evaluare, calculate ca diferen ntre
valoareacontabil i valoarea de inventar.
n coloana 6 se menioneaz cauzele diferenelor (deprecieri, dezmembrri,
dezasortri,calamiti, teri neidentificai etc.).
Nu circul, fiind document de nregistrare contabil a rezultatelor inventarierii.Se
arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, mpreun cu documentelejustificative care au
stat la baza ntocmirii lui.
Se parafeaz de organul fiscal teritorial la nceperea activitii, n cazul epuizrii filelor,
cnd este necesar deschiderea unui registru nou, precum i la ncetarea activitii.
n tabelul 1.3. se prezint coninutul informaional al registrului inventar.
Unitatea ..................................

Nr. pag..............

Registrul Inventar
la data de 31 decembrie -----------------Nr.

Recapitulaia

Valoarea

Valoarea de

Diferene de evaluare

crt.

elementelor

contabil

inventar

(de nregistrat)

inventariate

ntocmit,

Valoare

Cauzele
diferenelor

Verificat,

Registrul cartea - mare, n principal, servete la nregistrarea operaiilor (n evidena


sistematic), la stabilirea rulajelor lunare i a soldului final (debitor sau creditor) pentru
fiecare cont sintetic.
n activitatea practic, formularele acestui registru, concretizate n foi volante,
mbrac diverse forme cum sunt:
- Cartea mare, format A3, cod 14-1-3, ce se utilizeaz de ctre unitile care aplic
forma de nregistrare contabil pe jurnale, prezentat n tabelul urmtor (tabelul 1.4.):
Unitatea ...............
CARTEA MARE
CONTUL .....
Lunile

Total

Conturi corespondente creditoare

Rulaj
debitor
Cont

Cont

Cont

Cont

Cont

Jurnal

Jurnal

Jurnal

Jurnal

Jurnal

Total
Rulaj
creditor

La 1 ianuarie
2____

SOLD

Debi
tor

Credi
tor

..

..

..

..

Ianuarie
Februarie
Martie
--------Total
general
(I - IV)
ntocmit,

Verificat,

Acest registru se ntocmete la sfritul lunii n cadrul compartimentului financiarcontabil i servete n urmtoarele scopuri:
- stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice, la unitile patrimoniale
care aplic aceast form de nregistrare contabil;
- verificarea nregistrrilor contabile efectuate;
- furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitii economice i financiare a
unitii patrimoniale;
- ntocmirea balanei de verificare.
Pentru ntocmirea acestui registru, se procedeaz astfel:
- suma rulajului creditor se preia din jurnalul de credit al contului respectiv, fr
dezvoltarea acestui rulaj pe conturi corespondente debitoare;
- rulajul debitor desfurat pe conturi corespondente creditoare, se preia din jurnalele
de credit calculndu-se (extracontabil) sumele cu care a fost debitat contul respectiv n diverse
jurnale de credit;
- soldul final debitor sau creditor al fiecrui cont se stabilete n cadrul formularului
cartea mare, inndu-se seama de soldul iniial de la nceputul anului i de rulajele debitoare,
respectiv creditoare din cursul lunii curente;
Fiind un document de nregistrare contabil cronologic i sistematic nu circul ntre
compartimente i se arhiveaz la biroul contabilitate.
- Cartea - mare (ah), cod 14-1-3/a, utilizat n cadrul formei de nregistrare contabil
maestru ah.

Acest registru se ntocmete ntr-un singur exemplar, este tiprit pe ambele fee,
format A4 i servete la:
- organizarea contabilitii sintetice a operaiunilor patrimoniale. n acest scop se
deschid cte dou fie: una pentru debit i alta pentru credit;
- ntocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice, scop n care la nceputul
anului, la deschiderea fielor, pe primul rnd al coloanei "suma", se nscrie soldul iniial; n
cursul lunii se nregistreaz operaiile la baza documentelor justificative; la sfritul lunii se
stabilesc rulajele debitoare, respectiv creditoare, totalul sumelor de la nceputul exerciiului i
soldul final.
- furnizarea de date pentru analiza economico-financiar.
- Fia de cont pentru operaii diverse, care nu dezvolt pe conturi corespondente
rulajul debitor, respectiv creditor al contului (tabelul 1.6.):
Tabelul 1.6.
FIA DE CONT PENTRU OPERATII DIVERSE
Denumirea contului ....
Data
1....

Simbol cont ...


Document
Felul

Numrul

Explic.

Simbol
cont

Pagina
De
bit

Cre
dit

D/C

coresp.

Acest formular (registru) se folosete pentru organizarea contabilitii sintetice la


unitile mici, care aplic forma de nregistrare contabil clasic sau jurnalul unic.
La modul general, fia de cont pentru operaii diverse (codul din nomenclatorul
formularelor tipizate 14 - 6 - 22), constituie, cu alte cuvinte, o form a registrului cartea mare anual, ce se deschide pe fie volante pentru conturile sintetice, precum i pentru
conturile analitice (clieni, furnizori, casa etc.).
n cadrul acestui formular operaiile se nregistreaz zilnic, sau periodic, pe baza
documentelor justificative, stabilindu-se operativ, dup fiecare operaie, soldul contului
(debitor sau creditor), dup caz. La sfritul lunii, trimestrului, semestrului, respectiv anului,
n cadrul fielor se stabilesc subtotaluri care servesc la ntocmirea balanei de verificare.

Sold

Modelele registrelor de contabilitate sunt stabilite de Ministerul Finanelor.


Registrele de contabilitate se utilizeaz n strns concordan cu destinaia acestora i se prezint
n mod ordonat completate, astfel nct s permit n orice moment, identificarea i controlul
operaiunilor patrimoniale efectuate.
Registrele se completeaz zilnic, sau periodic, n funcie de frecvena operaiilor i de
necesitile informaionale ale compartimentelor interesate. Sunt gestionate de ctre
compartimentele de profil, de exemplu: registrul jurnal de ncasri i pli se ine la casieria
subordonat compartimentului financiar i a contabilului ef, registrul "cartea mare" se
ntocmete i se gestioneaz de compartimentul contabilitate general. Ele se pstreaz n
unitate timp de 10 ani, de la data nchiderii exerciiului financiar n cursul cruia au fost
ntocmite, iar n caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie s fie reconstituite n
termen de maxim 30 zile de la constatare.
Registrele de contabilitate numerotate, nuruite, parafate, nregistrate la organele
fiscale i conduse regulat pot fi admise ca probe n cazul litigiilor patrimoniale, n caz de
faliment, precum i n alte situaii.
Registrul unic de control
Registrul unic de control are ca scop evidentierea tuturor controalelor desfasurate la firma de
catre toate organele de control specializate, in domeniile: financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar, urbanism,
calitatea in constructii, protectia consumatorului, protectia muncii, inspectia muncii, protectia impotriva
incendiilor, precum si in alte domenii prevazute de lege.
Evidentierea controalelor in registrul unic de control se face cu semnaturile reprezentantului
legal al firmei si organului de control.
Registrul de evidenta fiscala
Contribuabilii, inregistrati ca platitori de impozit pe profit, sunt obligati sa intocmeasca Registrul
de evidenta fiscala.
Registrul de evidenta fiscala are ca scop inscrierea tuturor informatiilor care au stat la
determinarea profitului impozabil si a calculului impozitului pe profit cuprins in declaratia privind
obligatiile de plata la bugetul general consolidat.
Informatiile din Registrul de evidenta fiscala vor fi inregistrate in ordine cronologica si vor
corespunde cu operatiunile fiscale si cu datele privind impozitul pe profit din declaratia privind obligatiile
de plata la bugetul general consolidat.
Operatiunile inregistrate in Registrul de evidenta fiscala sunt la latitudinea contribuabilului, in
functie de specificul activitatii si de necesitatile proprii ale acestuia.
Registrul de evidenta fiscala se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestuia si se
completeaza astfel incat sa permita in orice moment identificarea si controlul operatiunilor efectuate

pentru determinarea impozitului pe profit, cuprins in declaratia privind obligatiile de plata la bugetul
general consolidat.
Impozitul pe profit calculat si inscris in Registrul de evidenta fiscala va fi identic cu cel inscris in
declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat.
Firma, platitoare de impozit pe profit, are obligatia de a prezenta Registrul de evidenta fiscala
organelor de inspectie fiscala competente.
Registrul de evidenta fiscala se pastreaza la domiciliul fiscal al contribuabilului.
Inregistrarile in Registrul de evidenta fiscala se vor face pentru fiecare perioada pentru care firma
are obligatia de a declara impozitul pe profit.
Registrul de evidenta fiscala este document cu regim special de tiparire si distribuire si se
executa de Compania Nationala Imprimeria Nationala - S.A.", cu utilizarea unor elemente de
securizare.
Registrul de evidenta fiscala se elibereaza contra cost de unitatile fiscale din raza teritoriala in
care firma si-a declarat domiciliul fiscal, pe baza copiei certificatului de inregistrare emis de Oficiul
National al Registrului Comertului.
Contribuabilii nou-infiintati, declarati platitori de impozit pe profit, vor achizitiona Registrul de
evidenta fiscala in termen de 30 de zile de la data inregistrarii.
Firmele care nu mai indeplinesc conditiile de platitoare de impozit pe veniturile
microintreprinderilor vor achizitiona Registrul de evidenta fiscala in termen de 30 de zile de la data la
care au devenit platitoare de impozit pe profit.
Prin derogare firmele inregistrate ca platitoare de impozit pe profit pot tine Registrul de evidenta
fiscala in forma electronica.
Formele de nregistrare contabil
Definirea formei de nregistrare contabil
Din momentul nregistrrii datelor n documentele primare i pn la prezentarea lor
spre analiz organelor de conducere, ele trec prin anumite etape succesive, dintre care cele
mai importante sunt urmtoarele: consemnarea operaiilor economice n documentele primare,
ceea ce se mai numete culegerea datelor informaionale; prelucrarea documentelor
justificative (sortarea, verificarea, contarea) i nregistrarea acestora n sistemul de conturi;
verificarea exactitii datelor nregistrate n conturi cu ajutorul balanei de verificare;
verificarea realitii datelor nregistrate n contabilitate cu ajutorul inventarierii; sintetizarea i
generalizarea informaiilor contabile, n vederea cunoaterii de ansamblu a activitii
economice a unitii patrimoniale, prin intermediul documentelor contabile de sintez
(bilanul contabil).

n cadrul fiecrei etape, lucrrile se realizeaz dup o anumit concepie, cu ajutorul


anumitor supori materiali ai datelor informaionale i folosind anumite mijloace tehnice de
lucru.
n cadrul fiecrei etape, lucrrile se realizeaz dup o anumit concepie, cu ajutorul
anumitor supori materiali ai datelor informaionale i folosind anumite mijloace tehnice de
lucru. Toate aceste etape constituie ciclul contabil de prelucrare a datelor.
mbinarea i executarea etapelor din cadrul ciclului de prelucrare a datelor se
realizeaz prin forma de nregistrare contabil, denumit i form de contabilitate.
n contabilitatea altor ri noiunea de form de contabilitate este nlocuit prin cea de
sistem contabil, prin aceasta prezentndu-se structura intern a metodei contabilitii.
Dac ciclul contabil sau modul de nregistrare i prelucrare a datelor formeaz
coninutul formei de nregistrare contabil, formularele de eviden i raportare a datelor
folosite reprezint instrumente de lucru ale acesteia.
Prin form de nregistrare contabil se nelege un ansamblu de formulare corelate
ntre ele, care servesc la nregistrarea i prelucrarea dup anumite reguli a datelor privind
starea i micarea elementelor patrimoniale.
Formele de nregistrare contabil au aprut, s-au dezvoltat i s-au perfecionat n
strns dependen de condiiile ornduirii economice, experiena dobndit n practica
contabil i perfecionarea tehnicilor de prelucrare a datelor. Perfecionarea formelor de
nregistrare contabil, de-a lungul istoriei s-a realizat prin apariia n cadrul formelor vechi a
unor elemente noi, care au generat alte forme n scopul adaptrii acestora la condiiile
specifice ale activitii din diferite etape de dezvoltare.
Experiena teoretic i practic din activitatea financiar-contabil dovedete c nu se
poate aplica aceeai form de nregistrare contabil n toate unitile patrimoniale. Ca urmare,
alegerea formei de contabilitate este influenat de natura activitii unitii patrimoniale, de
mrimea i structura organizatoric a acesteia, n funcie de mijloacele tehnice de prelucrare
de care dispune unitatea respectiv, precum i de posibilitile practice de utilizare a acestor
mijloace.
Formele de nregistrare contabil utilizate n ara noastr
Ciclul contabil de nregistrare i prelucrare a datelor ncepe cu consemnarea n scris a
datelor n documente, se continu cu reflectarea acestor documente n registrele contabile i se
ncheie cu ntocmirea bilanului contabil i efectuarea analizei pe baz de bilan. Ca urmare,
documentele justificative reprezint limita inferioar a formei de nregistrare contabil, iar
bilanul contabil limita superioar.
Discutate prin prisma evoluiei n timp, n diferite ri, se apreciaz c sporirea
potenialului informativ, concomitent, cu perfecionarea mijloacelor i tehnicilor de prelucrare
a datelor, a determinat utilizarea mai multor forme de nregistrare contabil cum sunt: forma

italian, forma jurnal-cartea mare; forma maestru-ah (pe conturi corespondente); forma pe
jurnale; forma copigrafic (Ruff) i alte forme.
Dintre formele de nregistrare contabil folosite n prezent n unitile patrimoniale din
ara noastr menionm:
- forma de nregistrare contabil maestru - ah;
- forma de nregistrare contabil pe jurnale;
- forma de nregistrare contabil n condiiile folosirii mijloacelor tehnice de calcul,
denumit i forma informatic.
Fiecare form de nregistrare contabil se distinge prin modul de prelucrare a datelor i
prin structura registrelor contabile folosite pentru redarea nregistrrii cronologice i
sistematice.
La modul general, n categoria formularelor, ca elemente componente ale formei de
nregistrare contabil, se cuprind:
1. documentele justificative;
2. registrul jurnal;
3. registrul cartea mare;
4. purttorii tehnici de date;
5. balana conturilor;
6. registrul inventar;
7. situaiile sintez i raportare financiar-contabil, denumite i conturi anuale.
Forma de nregistrare contabil maestru - ah are ca trstur esenial utilizarea a
cte dou fie pentru fiecare cont sintetic, una pentru debit cu dezvoltare pe conturi
corespondente creditoare i alta pentru credit cu dezvoltare pe conturi corespondente
debitoare, denumite "cartea mare" (ah). Coninutul informaional al acestor fie, prin care se
realizeaz evidena sintetic reprezint o adaptare la noile cerine a fielor sintetice ah.
Contabilitatea analitic se realizeaz cu ajutorul diferitelor fie (fie de cont pentru operaiuni
diverse) sau situaii, n raport cu metodele folosite pentru evidena i calculul costurilor i
rezultatelor, etc.
Formularele sau instrumentele de lucru care se utilizeaz sunt: registrul jurnal (pn la
data de 1 I 1994, n activitatea practic s-a utilizat jurnalul de nregistrare, denumit i fia
rulajelor); fia - sintetic cartea mare ah, registrele auxiliare (pentru evidena analitic),
balana de verificare a conturilor i bilanul contabil.
Tehnica de lucru n cadrul acestei forme de nregistrare contabil este urmtoarea:
documentele justificative, care stau la baza operaiilor economice, sunt supuse
prelucrrii contabile ceea ce nseamn (sortare pe feluri de operaii, verificare, evaluare,
contare); dac pentru acelai fel de operaie exist mai multe documente justificative, acestea
se totalizeaz zilnic sau periodic n documente cumulative; pentru operaiile care nu au la

baz documente (operaii de stornare, repartizarea profitului, etc.) se ntocmete nota de


contabilitate care este un document tipizat ce conine elementele articolului contabil. Sunt
uniti patrimoniale care ntocmesc note de contabilitate pentru toate operaiile patrimoniale
(chiar dac au la baz documente).
operaiile din documentele justificative (sau centralizatoare unde este cazul),
respectiv notele de contabilitate se nregistreaz n registrul jurnal folosit pentru nregistrarea
cronologic a operaiilor economico-financiare i pentru stabilirea rulajului lunar al acestora.
Prin intermediul registrului jurnal se atribuie un numr n ordine cronologic documentelor
justificative, respectiv notelor de contabilitate i, totodat, cu ajutorul lui se face o prim
verificare cu balana sintetic, n sensul c totalul registrului jurnal trebuie s corespund cu
totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balana conturilor ntocmit pentru luna
curent.
n paralel, pe baza acelorai documente i note de contabilitate, se efectueaz
nregistrri, n mod sistematic i cronologic, n evidena analitic ce se poate realiza cu
ajutorul fielor, situaiilor sau altor formulare specifice acesteia.
la sfritul lunii, pe baza datelor din fiele sintetice cartea mare ah (cartea mare ah
se utilizeaz pentru ntocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice, dup totalizarea
sumelor la sfritul fiecrei luni) se ntocmete balana de verificare a conturilor sintetice, iar
pe baza nregistrrilor din contabilitatea analitic se ntocmesc balanele de verificare pentru
conturile analitice.
periodic, de regul la sfritul exerciiului, pe baza datelor din balana sintetic a
conturilor, precum i din balanele analitice, se ntocmete situaia patrimoniului (semestrial)
i bilanul contabil (anual).
In unitile patrimoniale mici, unde volumul operaiilor ce se nregistreaz zilnic este
redus, se utilizeaz forma de nregistrare contabil clasic sau jurnal unic.
n cadrul acestei forme de nregistrare se folosesc urmtoarele registre: Jurnalul unic
pentru nregistrarea cronologic; Cartea mare fr ca rulajele s fie dezvoltate pe conturi
corespondente, pentru evidena sistematic, sintetic i analitic, ce se concretizeaz n
practic sub forma fielor de cont pentru operaii diverse; Registrul - inventar sub forma
listelor de inventariere pentru inventarierea patrimoniului; Balana de verificare a conturilor,
pentru verificarea periodic a exactitii datelor i documentele de sintez i raportare
financiar-contabil privind situaia patrimoniului i rezultatele obinute.
Aceast form de nregistrare contabil prezint o serie de dezavantaje n sensul c
nregistrarea n jurnal este greoaie i nu permite diviziunea muncii; controlul este dificil,
erorile fiind identificate numai cu ajutorul balanei de verificare, neexistnd posibilitatea unei
localizri mai uoare a erorilor produse.

Forma de nregistrare contabil pe jurnale are ca trstur esenial utilizarea


jurnalelor pentru nregistrarea cronologic i sistematic a creditului fiecrui cont n
coresponden cu conturile debitoare respective.
Formularele folosite n cadrul acestei forme de nregistrare contabil sunt urmtoarele:
- jurnalele multiple care servesc la nregistrarea cronologic i sistematic proprie
conturilor sintetice (n unele cazuri se folosesc i pentru conturile analitice);
- situaii pentru debitul unor conturi (de exemplu, pentru debitul conturilor Casa i
Conturi curente la bnci);
- Cartea mare, ce constituie un registru anual, care se completeaz n fiecare lun, pe
baza datelor preluate din jurnalele de credit (registrele - jurnale auxiliare).
Principalele jurnale pentru creditul conturilor, folosite n cadrul acestei forme de
nregistrare contabil sunt: Jurnalul privind operaiile diverse, Jurnal situaie privind operaiile
contabile, Jurnal - situaie privind operaiile de cas i banc, Jurnal privind decontrile cu
furnizorii, Jurnal privind consumurile i alte ieiri de materiale, Jurnal privind salariile i
contribuia la asigurrile sociale, Jurnal privind vnzarea produselor i alte ieiri, Jurnal
privind vnzarea mrfurilor i alte ieiri.
n categoria situaiilor pentru debitul conturilor menionm: Situaia privind operaiile
de cas i banc (care se afl pe versoul jurnalului privind operaiile de cas i banc);
Situaia ncasrii-achitrii facturilor; Situaia privind avansurile spre decontare; Situaia
privind micarea materialelor i cheltuielilor de transport-aprovizionare.
nregistrrile n jurnal i situaii se efectueaz n tot cursul lunii, sau numai la sfrit de
lun, direct pe baza documentelor justificative (sau centralizatoare, unde este cazul), precum
i pe baza notelor de contabilitate numai pentru acele operaii care nu au la baz documente
justificative (operaii de stornare, etc.).
Contabilitatea analitic se organizeaz fie cu ajutorul jurnalelor (pentru unele conturi),
fie cu ajutorul altor formulare specifice contabilitii analitice (fie de cont analitic pentru
valori materiale, fia de cont pentru operaii diverse, etc.).
Cartea mare se utilizeaz pentru stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pentru fiecare cont
sintetic. Aceasta se ntocmete la finele lunii n felul urmtor:
- rulajul creditor se preia din coloana de credit a fiecrui jurnal;
- rulajul debitor, la acele conturi pentru care nu sunt deschise situaii pentru debitul lor, se
determin prin totalizarea sumelor preluate din coloanele conturilor corespondente creditoare
cu care intr n coresponden n cadrul jurnalelor.
n general, etapele ciclului contabil de prelucrare a datelor sunt asemntoare cu cele
prezentate la forma de nregistrare contabil maestru ah, cu particularitile menionate
anterior.

Forma de nregistrare contabil n condiiile utilizrii tehnicii de calcul (informatic)


se bazeaz pe adaptarea concepiilor metodologice ale formelor de nregistrare contabil
caracterizate anterior, cu deosebirea c toate lucrrile specifice se realizeaz prin utilizarea
calculatorului electronic.
Instrumentele de lucru sunt, n general, aceleai ca i n cazul formelor de nregistrare
contabil abordate anterior, dar cu un coninut informaional specific, adaptat necesitilor de
prelucrare automat a datelor.
n cadrul acestei forme de nregistrare, n principiu, ciclul contabil de prelucrare a
datelor are ca punct de pornire formula contabil, stabilit pe baza documentelor justificative
sau notelor de contabilitate, i prin programe specifice de prelucrare se obine Registrul jurnal,
pentru evidena cronologic, i registrele cartea mare, pentru evidena sistematic, sintetic i
analitic.
n plus, n condiiile acestei forme de nregistrare contabil, apar ca etape distincte, n
cadrul tehnicii de lucru urmtoarele: activitatea de codificare; stabilirea procedurilor de
prelucrare i elaborarea modelelor pentru datele informaionale de intrare i situaiile
informaionale finale (de ieire).
Situaiile finale mpreun cu documentele care au stat la baza prelucrrii datelor, se
transmit compartimentelor beneficiare, respectiv contabilitate, financiar, sau alte birouri
funcionale, unde sunt folosite pentru sistematizarea informaiilor i obinerea situaiilor de
raportare financiar contabil (bilanul contabil).
Menionm c n cadrul acestei forme de nregistrare contabil, nregistrarea contabil
sistematic (contabilitatea sintetic i analitic) este la fel de important ca i nregistrarea
contabil cronologic, ambele realizndu-se pe baz de registre sub form de "listri
informatice". Aceasta nseamn c, la nchiderea exerciiului, Registrul jurnal i registrele
Cartea mare, obinute la calculator sub form de "liste", trebuie s fie legate, numerotate,
nuruite, parafate, sigilate i vizate nainte de arhivare.
Potrivit art.23 din Legea contabilitii nr.82/l991, persoanele fizice i juridice care
utilizeaz sistemele de prelucrare automat a datelor au obligaia s asigure respectarea
normelor contabile, stocarea, pstrarea sub forma suporilor tehnici i controlul datelor
nregistrate n contabilitate.
Sistemele de prelucrare automat a datelor trebuie s precizeze tipul de suport pentru
pstrarea datelor de intrare (pe hrtie, disc, etc.) care asigur conservarea acestora n condiii
de siguran, precum i listele nregistrrilor efectuate n evidena contabil, interzicndu-se
inserri, intercalri, precum i orice eliminri i adugiri ulterioare.
Fiecare dat nregistrat n contabilitate trebuie s aib la baz coninutul unui
document scris, la care s poat avea acces att beneficiarii, ct i organele de control. De
asemenea, sistemele de prelucrare automat organizate trebuie s permit, n orice moment,
reconstituirea elementelor i a coninutului conturilor, a listelor i informaiilor supuse

verificrii, pornind, fie de la datele de intrare, fie n ordine invers, de la coninutul sintetic al
conturilor, listelor sau altor informaii pe baza crora s se poat determina datele de intrare.
Fiecare nregistrare, pentru operaia patrimonial care a avut loc n unitate, trebuie s
aib la baz elementele de identificare a datelor supuse prelucrrii.
n cazul unitilor care prelucreaz n sistem automat date din contabilitate, organele
de control au acces la documentaia de analiz, programare i de utilizare a tehnicii de calcul,
n vederea efecturii corespunztoare a testelor necesare. Procedurile de prelucrare automat a
datelor trebuie s fie organizate astfel nct s permit controlul respectrii reglementrilor n
domeniu.
Potrivit normelor legale, n condiiile utilizrii acestei forme de nregistrare contabil,
unitile de informatic sau persoanele care efectueaz lucrri cu ajutorul tehnicii de calcul
poart rspunderea prelucrrii cu exactitate a informaiilor din documente, iar beneficiarii
rspund pentru exactitatea i realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.