PAUL MARINESCU

MANAGEMENTUL INSTITUTIILOR PUBLICE

CAPITOLUL III
COMUNICAREA N INSTITUTIILE PUBLICE
1.

1. ELEMENTELE PROCESULUI DE
COMUNICARE

Comunicarea schimbul de informatii, idei si sentimente a

fost definit ca un proces interpersonal
de transmitere si receptie de simboluri care au atasate
ntelesuri.
Comunicarea este deci acel fenomen care permite crearea
de legaturi ntre oameni, ntre institutii
si ntre institutii si oameni, legaturi asemanatoare unor
punti invizibile de esenta informationala.
Managerul este persoana cu autoritate asupra unei
organizatii sau a unei subunitati a acesteia si
care trebuie sa si asume una sau mai multe dintre
functiunile manageriale identificate de H. Fayol:
planificare, organizare, conducere, coordonare si control.

2. FUNCTII ALE COMUNICARII

Functia de informare organizatiile au nevoie de interactiuni n mediul exterior n care
functioneaza si n mediul interior ntre partile ei componente. Cei mai importanti sunt oamenii.
Managerul este pus n fata monitorizarii la doua feluri de informatie: informatia externa
trimisa si
prmita prin intermediul activitatilor de marketing, reclama, aprovizionare, relatii publice etc. si
informatia interna care circula prin canalele formale si neformale de comunicare.
Functia de comanda si instruire aceasta functie a comunicarii se refera la modalitatile prin
care
managerii se asigura ca oamenii si departamentele actioneaza continuu n directia obiectivelor
organizatiei.
Functia de influentare si convingere, ndrumare si sfatuire prin aceasta functie se
realizeaza
moduri specifice de control asupra informatiei si asupra comportarii membrilor organizatiei.
Functia de integrare si mentinere functie ce trebuie privita sub urmatoarele aspecte:
- pastrarea organizatiei n stare operationala prin cursivitatea informatiei;
- folosirea corecta a canalelor de comunicare pentru a evita ncarcarea cu informatie inutila;
sortarea si verificarea datelor;
- integrarea partilor n ntreg prin raportarea lor la acesta si la contextul n care partile trebuie sa
functioneze.

3. MODELE DE
COMUNICARE
Modelul sageata corespunde schemei Shannon-Weaver a comunicarii conform careia
partenerii au
roluri bine definite (emitator si receptor) iar receptorul percepe mesajul exact n forma si cu
continutul dorit de emitator. (ADAPTARE dupa modelul Shannon Weaver)
Modelul dans, asa cum arata si numele, este ntemeiat pe o comparatie ntre dans si
comunicare,
ntre cele doua tipuri de interactiuni existnd numeroase asemanari. Iata doar cteva, dintre cele
mai
importante:
Comunicarea e folosita n scopuri multiple;
Comunicarea implica o buna coordonare a ntelesurilor;
Comunicarea presupune capacitatea de a anticipa reactiile celorlalti;
Cnd comunicarea se ntrerupe, nu e ntotdeauna rezultatul nentelegerilor, ci mai degraba
fiindca
unul din parteneri nu are capacitatea de a prevedea reactiile celuilalt.
Comunicarea e guvernata de reguli;
Exista doua tipuri de reguli care functioneaza n conversatii reguli de interpretare si reguli de
reglare.
Comunicatorii detin un repertoriu de abilitati care pot trece dincolo de nivelul constient;
Comunicarea, poate fi privita ca o activitate schematizata;

4. COMUNICAREA MANAGERIALA
CA AVANTAJ STRATEGIC

Caracteristicile esentiale ale acesteia devin astfel:

- comunicarea trebuie sa aiba loc fara ncetare si prin orice mijloace;
- comunicarea trebuie sa functioneze la nivel emotional mai degraba dect intelectual.
Comunicarea manageriala include aspecte complexe corelate cu procesul de
schimbare nu numai
n comunicarea interna, cu angajatii, ci si n comunicarea externa, cu furnizorii,
investitori, etc.
Comunicarea externa, impune efortul spre dezvoltarea deprinderilor de comunicare
manageriala
ntre culturi organizationale si nationale diferite.
Se observa schimbari fundamentale n comportarea presei si a auditoriului
organizatiei:
- aparitia unor probleme extrem de complexe (Ex. responsabilitatea organizatiei fata
de mediu);
- nevoia de transparenta a sistemului de decizii;
- nevoia de a comunica totul si imediat;
- credibilitatea interna si externa a conducerilor organizatiilor;
- nevoia schimbarii perceptiei investitorilor fata de organizatie;
- nevoia parteneriatului cu sindicatele.

5. MODALITATI DE COMUNICARE

A. Comunicarea orala
Situatiile specifice de comunicare manageriala orala sunt urmatoarele:
Comunicarea fata n fata cu o persoana are avantajul ca este directa si ca permite folosirea
tuturor mijloacelor verbale si nonverbale de comunicare. De asemenea poate fi interactiva,
permitnd
ajustarea mesajelor pe parcurs, pe baza feed-back-ului verbal si nonverbal.
Comunicarea interpersonala este importanta n situatii de evaluare a performantei si
motivare, de
dare de instructiuni, de rezolvare de conflicte, de negociere etc. Comunicarea interpersonala
focalizata pe
construirea de relatii interpersonale este necesara n procesul de ndrumare si sfatuire a
angajatilor.
Comunicarea manageriala n grup are functiuni caracteristice cum sunt: ajuta la definirea
grupului, sprijina procesul de implementare a deciziilor si schimbarii. O forma a comunicarii n
grup este
comunicarea n fata unui auditoriu; ea are ca scop formarea unei imagini proprii, a
grupului sau a
organizatiei.

B.Comunicarea in scris

Caracteristicile pe care trebuie sa le posede un mesaj scris pentru a fi

eficient sunt
urmatoarele:trebuie sa fie usor de citit; trebuie sa fie corect; trebuie
sa fie adecvat directiei de
transmitere; trebuie sa fie bine gndit.
nainte de a comunica ceva trebuie sa stabilim scopul pentru care
vrem sa transmitem un mesaj.
Trebuie sa clarificam daca:
- este oportuna transmiterea mesajului;
- reactia de raspuns este favorabila;
- mesajul transmis are sanse sa-si atinga scopul.
Pasul urmator n procesul de scriere este clarificarea si sistematizarea
gndurilor n legatura cu
materialul pe care am decis ca este oportun sa-l scriem. Acest proces
cuprinde urmatoarele faze:
generarea; sistematizarea; organizarea materialului.

C. Comunicarea non-verbala

n comunicarea orala (directa, fata n

fata), oamenii transmit mesaje prin
intermediul expresiilor
faciale, modulatiilor vocii, gesturilor si a
posturii corpului. Adesea nu suntem
constienti de gesturile
noastre si de efectele pe care le au
acestea asupra interlocutorului.

6. Canele de comunicare in
institutiile publice

n raport cu directiile de propagare a fluxurilor informationale,

comunicarea este de mai multe
tipuri: verticala descendenta; verticala ascendenta; orizontala; oblica.
Comunicarea verticala descendenta cuprinde fluxuri de informatii
(mesaje) generate de
managerii de la nivelurile cele mai nalte ale institutiei si adresate celor
de la nivelurile inferioare. Ele se
manifesta ntre manageri si subordonati si se concretizeaza prin decizii,
instructiuni, proceduri, memorii
oficiale, reglementari interne, norme, rapoarte, etc.
Comunicarea verticala ascendenta se stabileste ntre conducere si
subordonati, fiind caracterizata
de fluxuri de informatii orientate de jos n sus n cadrul unei organizatii,
pe verticala sistemului de
management. Prin intermediul acestor canale de comunicare sunt
furnizate informatii pentru control si
fundamentarea deciziilor.

Comunicarea orizontala apare ntre persoane care

ocupa pozitii situate la acelasi nivel ierarhic n
sistemul de management, ntre care exista relatii
organizatorice de cooperare. Acest tip de comunicare
este necesar pentru coordonarea diverselor functii
ale institutiei.
Comunicarea oblica apare, de obicei ntre persoane
ce ocupa posturi situate pe niveluri ierarhice
diferite, fara ca ntre acestea sa existe relatii de
autoritate de tip ierarhic.
Canalele informale de comunicare se stabilesc n
general ntre persoane din grupurile informale.