Centre for International Cooperation

Avram Iancu street, no. 68

Tel.: 0264-42.97.62
cci@ubbcluj.ro
Cluj-Napoca, RO-400083

Demersuri nainte de nceperea mobilitii

Stabilirea datei de plecare i a numrului de luni de mobilitate

Primele lucruri pe care trebuie s le decidei sunt:

perioada de desfurare a mobilitii, adic semestrul I sau II (pentru mobilitile de cel mult un
semestru);
Not: mobilitile mai mari de 6 luni trebuie s nceap n semestrul I.

perioada exact a mobilitii.

Precizri referitoare la durata mobilitii:

durata unei mobiliti poate fi cuprins ntre 3 i 12 luni ale aceluiai an academic;
numrul lunilor de mobilitate este stabilit prin acordul bilateral care st la baza fiecrei mobiliti
din cadrul Programului ERASMUS;

Not:
1. reducerea duratei mobilitii cu maximum 20% din totalul numrului de luni iniial se accept,
pe baza unei solicitri scrise (i semnate) a beneficiarului mobilitii i semnate de ctre
conducerea Universitii, atunci cnd apar neconcordane ntre durata stabilit n acord i
calendarul anului academic de la universitatea partener. Aceast modificare a numrului de luni
de mobilitate nu determin nici o modificare a grantului lunar.

2. prelungirea perioadei mobilitii se poate aproba n urmtoarele condiii:

se poate acord o singur prelungire;

cu sau fr sprijin financiar din partea Programului Sectorial ERASMUS;
ntreaga perioad de mobilitate s nu depeasc 12 luni ale aceluiai an academic;
data ntoarcerii din mobilitate s nu depeasc data de 31 august 2015.

Informaiile referitoare la durata, respectiv, perioada de desfurare a mobilitii trebuie comunicate

coordonatorului ERASMUS de la facultate, care va confirma la universitatea partener lista studenilor
selectai.
Studentul selectat nu trebuie s ntreprind nici un demers pn cnd facultatea nu comunic
universitii partenere lista studenilor.
Odat ncheiat aceast etap, putei demara pregtirea propriu-zis pentru plecarea n mobilitate. Pe
toat durata acestor pregtiri, n timpul efecturii mobilitii i pn la ncheierea ei, beneficiai de

sprijinul i asistena Biroului pentru Programe Comunitare din cadrul Centrului de Cooperri
Internaionale al Universitii BabeBolyai.
n funcie de nivelul de studiu la care suntei nmatriculat, demararea formalitilor pentru plecarea n
mobilitate se va face dup cum urmeaz:
nivel licen: imediat dup confirmarea de ctre coordonatorul ERASMUS de la facultate a
studenilor selectai la Biroul pentru Programe Comunitare, respectiv la universitatea partener;
nivel master i doctorat: dup finalizarea admiterii, respectiv a seleciei la respectivele nivele de
studiu (la sfritul lunii septembrie 2014) i confirmarea de ctre coordonatorul ERASMUS de la
facultate a studenilor selectai la Biroul pentru Programe Comunitare, respectiv la universitatea
partener.

Relaia cu universitatea partener

Dup confirmarea seleciei de ctre coordonatorul ERASMUS de la facultate trebuie s luai legtura cu
universitatea de destinaie, prin e-mail sau telefonic, adresndu-v persoanei care se ocup de
Programul ERASMUS, componenta INCOMING. Datele de contact le putei gsi n brourile universitilor
partenere puse la dispoziia dvs. la Biroul pentru Programe Comunitare, pe pagina web a universitii
partenere sau cu ajutorul coordonatorului ERASMUS de la facultate.

n acest fel, vei afla informaii referitoare la:

modalitatea de obinere a invitaiei; invitaia este documentul care confirm primirea
dvs. la universitatea partener i st la baza ntocmirii actelor necesare efecturii
mobilitii;
Atenie! Unele universiti v vor solicita n vederea completrii invitaiei date suplimentare (de
exemplu: data naterii, domiciliul stabil, numrul paaportului, datele de sosire/plecare, date de contact
etc.).
Originalul scrisorii de invitaie va fi trimis de ctre universitatea partener la adresa comunicat de ctre
dvs. i va fi necesar n vederea obinerii actelor necesare efecturii mobilitii. Pentru realizarea
formalitilor la Biroul pentru Programe Comunitare este valabil i o copie a invitaiei (care poate s fie
primit i prin fax) sau o invitaie scanat i trimis prin e-mail.

formalitile n vederea nmatriculrii la universitatea partener

Unele universiti solicit completarea i trimiterea unui formular de nscriere (care se gsete pe
internet), iar altele folosesc pota electronic. De asemenea, universitatea partener v mai poate
solicita i o dovad a obinerii mobilitii ERASMUS, adic Certificatul de student ERASMUS, care se
elibereaz de ctre Biroul pentru Programe Comunitare din cadrul Centrului de Cooperri Internaionale
al Universitii Babe-Bolyai sau alte acte (de exemplu, foaia matricol).
posibilitile de cazare pe care le ofer universitatea partener (n spaii proprii sau n chirie),
precum i asistena pe care o ofer studenilor internaionali pentru gsirea unui spaiu de cazare
(eventuale formulare sau adrese de contact ale unor agenii cu care universitatea respectiv coopereaz,
costurile, condiiile de cazare etc.);

Atenie! Rezervarea unei camere, plata anticipat a chiriei (unele universitii solicit acest lucru) i
garantarea ocuprii ei la data planificat este responsabilitatea exclusiv a dvs.
calendarul anului academic, util n stabilirea datelor de plecare i, respectiv, ntoarcere din
mobilitate, date care vor fi asumate prin Contractul Financiar ce va fi semnat la Biroul pentru Programe
Comunitare de ctre o persoan mputernicit notarial (pentru studenii care i ncep mobilitatea n
semestrul I) sau de ctre dvs. (dup achiziionarea biletului de transport) cu cteva zile nainte de
plecarea n mobilitate (pentru studenii care i ncep mobilitatea n semestrul al II-lea);
materiile de studiu: este obligatorie stabilirea unui program de studiu, care va fi nscris n
Contractul de studiu (Learning Agreement);
Not: programul de studiu l vei stabili mpreun cu coordonatorul ERASMUS de la facultate.
permisul de edere i procedura de obinere;
cheltuielile de ntreinere n localitatea de destinaie
alte informaii utile.

Relaia cu Universitatea Babe-Bolyai

nainte de plecarea n mobilitate trebuie s obinei de la Biroul pentru Programe Comunitare urmtoarele
documente i formulare tipizate:

Documente eliberate (conform procedurilor prezentate mai jos):

Dispoziia Rectorului;
Certificatul de student ERASMUS;
Contractul Financiar;
Formulare care trebuie completate nainte de plecare;
Contractul de studiu;
Testarea lingvistic-online
Formulare care trebuie completate la sfritul mobilitii;
Foaia matricol;
Atestat nmatriculare;
Raport Narativ;
Atestat privind perioada de studiu;
Testarea lingvistic-online
Not: Documentele menionate mai-sus se elibereaz doar dup obinerea invitaiei conform procedurilor
prezentate mai jos

1. Dispoziia Rectorului i certificatul ERASMUS

Completarea i semnarea formularului tip de cerere pentru Dispoziia Rectorului
a) completai formularul tip de cerere pentru obinerea Dispoziiei Rectorului, poate fi obinut de la
Biroul pentru Programe Comunitare, de pe pagina web (www.cci.ubbcluj.ro, seciunea sudeni
Erasmus outgoing) sau de la coordonatorul ERASMUS de la facultate];
b) cererea tip trebuie semnat la facultate (de ctre eful de Departament i Decan) i tampilat
(tampila se aplic pe semntura Decanului);

c) depunei formularul tip de cerere pentru Dispoziia Rectorului, la care anexai copia scrisorii de
invitaie i formularul tip pentru Contractul Financiar la Biroul pentru Programe Comunitare de
luni pn joi, ntre orele 10:00 13:00.

Documente suplimentare pentru doctoranzi: adres conductor doctorat, contract cu Universitatea

Babe-Bolyai (2 exemplare original) pe care se va obine i semntur de luare la cunotin de la Serviciul
Social.

Eliberarea Dispoziiei Rectorului, a Certificatului de student ERASMUS

Certificatul de student ERASMUS se elibereaz, mpreun cu Dispoziia Rectorului, n termen de 10 zile
lucrtoare de la depunerea formularul tip de cerere pentru Dispoziia Rectorului.
Certificatul de student ERASMUS atest calitatea de student n cadrul Programului Sectorial ERASMUS,
perioada i universitatea partener la care vei fi nmatriculat.

2. Contractul de studiu (Learning Agreement)

2.1. Completai n format electronic formularul tip de Learning Agreement incluznd toate materiile pe
care intenionai s le studiai la universitatea partener;
2.2. Programul de studiu i lista materiilor care pot fi studiate la universitatea partener se gsesc, de
regul, pe pagina web a universitii partenere.
Atenie! nainte de completarea contractului de studiu, trebuie s consulai coordonatorul ERASMUS de
la facultate, astfel nct programul de studiu stabilit s poat fi recunoscut la ntoarcerea din mobilitate.
n stabilirea materiilor de studiu, mpreun cu coordonatorul ERASMUS de la facultate, vei ine seama de:
informaiile privind coninutul cursurilor de la universitatea partener;
programul de studiu pe care trebuie s l parcurgei la Universitatea Babe-Bolyai;
numrul de credite necesar pentru a realiza recunoaterea academic.
Specificai numrul de credite ECTS aferent fiecrei materii, astfel nct s respectai numrul minim total
de credite pentru fiecare mobilitate:
20 de credite ECTS, obinute la universitatea partener, pentru o mobilitate de trei luni;
30 de credite ECTS, obinute la universitatea partener, pentru o mobilitate de un semestru;
60 de credite ECTS, obinute la universitatea partener, pentru o mobilitate de un an.
Atenie! n cazul n care solicitai prelungirea mobilitii cu un trimestru sau un semestru, va trebuie s
obinei creditele necesare i pentru perioada de prelungire.

Semnai Learning Agreement-ul, n ordinea de mai jos:

dumneavoastr n calitate de beneficiar;
coordonatorul ERASMUS de la facultate, care n acest fel atest compatibilitatea programului de
studiu de la universitatea partener cu cel de la Universitatea BabeBolyai;
coordonatorul Instituional ERASMUS+ (din cadrul Biroul pentru Programe Comunitare).

Atenie!
Programul de studiu ales i convenit de cele dou pri trebuie respectat de ctre beneficiarul mobilitii.
Modificrile Learning Agreement-ul:
trebuie aprobate de ctre coordonatorul ERASMUS de la facultate;
se menioneaz pe pagina prevzuta special pentru modificri ale Learning Agreement-ului
trimiterea formularului de Learning Agreement prin fax sau scanat pe mail nu exclude depunerea
n original a documentului la sfritul mobilitii (avnd toate semnturile n original).
La sfritul perioadei de studii, universitatea partener trebuie s confirme, prin semntur, n spaiul
special alocat n Learning Agreement, ndeplinirea programului de studiu. De asemenea, aceasta trebuie
s completeze Transcript of Records cu notele i creditele obinute la cursurile stabilite n program.

3. Foaia matricol (Transcript of Records)

Acest formular va fi completat la universitatea din strintate cu notele pe care le vei obine n perioada
de mobilitate ERASMUS.
n cazul studenilor masteranzi sau doctoranzi care nu au urmat cursuri la universitatea partener, ci au
desfurat activiti de documentare, justificarea ndeplinirii programului de studiu ERASMUS se face
printr-o scrisoare de la profesorul ndrumtor n care s se precizeze c au fost ndeplinite obiectivele
mobilitii i c munca depus permite acordarea a 20, 30 sau, respectiv, 60 de credite ECTS (n funcie
de durata mobilitii).

4. Testarea lingvistic-online
Realizarea testrii lingvistice online la plecare i la ntoarcerea din mobilitate de ctre studenii care au
mobiliti cu ncepnd cu 01 octombrie 2014 i care studiaz la universitatea partener n: englez,
francez, italian, spaniol, german sau olandez;

5. Contractul Financiar
5.1 Contractul Financiar:

este documentul pe baza cruia se primete grantul ERASMUS i n care sunt stipulate: prile
contractante, drepturile i obligaiile prilor (Universitatea Babe-Bolyai, studentul ERASMUS i
garantul), cuantumul lunar al grantul ERASMUS i modalitatea de plat conform coordonatelor
bancare comunicate de ctre beneficiar, actele necesare pentru efectuarea decontului, modul
de soluionare la eventualelor litigii;

se ncheie n trei exemplare originale: un exemplar v revine dumneavoastr, n calitate de

beneficiar al mobilitii, un exemplar pentru garantul dumneavoastr, iar un exemplar rmne
la Universitate (Biroul pentru Programe Comunitare);
Contractul Financiar i actul adiional aferent mobilitii trebuie semnate nainte de plecarea
dvs. din ar la Biroul pentru Programe Comunitare. Studenii care pleac n mobilitate n primul
semestru i nu pot semna personal Contractul Financiar, vor desemna notarial, un mputernicit,
care s semneze contractul.

Not: n cazul n care v stabilii plecarea n mobilitate ncepnd cu semestrul I, nainte de a fi stabilit
numrul de luni pentru care se acord finanare din fondurile Programului Sectorial ERASMUS, semnarea
Contractului Financiar se va face de ctre o persoan mputernicit prin procur notarial. Persoana
mputernicit va semna Contractul Financiar la Biroul pentru Programe Comunitare pe baza unei
programri telefonice prealabile, fcut cu cel puin o sptmn nainte.
5.2 Garantul trebuie s fie cetean romn cu carte de munc sau pensionar, care se oblig s restituie
grantul, parial sau total, n cazul n care nu v respectai obligaiile asumate prin Contractul Financiar.

5.3 mputernicitul este persoana pe care o alegei s v reprezinte i s semneze documentele legate de
mobilitatea ERASMUS pentru perioada ct lipsii din ar.
Contractul Financiar poate fi semnat:
I. Personal de ctre beneficiar
copie bilet de transport;
copii acte de identitate (paaport - pagina cu date personale i C.I) beneficiar mobilitate;
declaraie de garantare (n original); o declaraie notarial din partea garantului prin care acesta
se angajeaz s restituie grantul primit n cazul n care studentul nu-i va respecta obligaiile
menionate n Contractul Financiar;
adeverin de salariu garant (eliberat cu cel mult o sptmn nainte de semnarea
Contractului Financiar)/cupon pensie garant (din luna anterioar semnrii Contractului
Financiar) - n original;
copie dup cartea de identitate a garantului;
copie dup numrul de cont i codul IBAN.
II. de ctre un mputernicit
copie bilet de transport;
atestat de nmatriculare la Universitatea partener; poate fi trimis i prin fax la Biroul pentru
Programe Comunitare, la nr. fax +40 264 429755 sau prin e-mail la persoana responsabil de
facultatea dumneavoastra din cadrul Biroului de Programe Comunitare;
copii acte de identitate (paaport - pagina cu date personale i C.I) beneficiar mobilitate;
mputernicirea notarial pentru semnarea Contractului Financiar- n original;
declaraie de garantare (n original); o declaraie notarial din partea garantului prin care acesta
se angajeaz s restituie grantul primit n cazul n care studentul nu-i va respecta obligaiile
menionate n Contractul Financiar;

adeverin de salariu garant (eliberat cu cel mult o sptmn nainte de semnarea

Contractului Financiar)/cupon pensie garant (din luna anterioar semnrii Contractului
Financiar) - n original;
copie dup cartea de identitate a garantului
copie dup cartea de identitate a mputernicitului;
copie dup numrul de cont i codul IBAN.

Viramentul grantului ERASMUS

Grantul ERASMUS se vireaz n contul bancar menionat n Contractul Financiar amintit mai sus. Contul
bancar n care se va efectua viramentul grantului trebuie s fie un cont n EUR, deschis la Banca
Transilvania, pe numele dvs.
Atenie! Comisioanele interbancare vor fi suportate de ctre dumneavoastr.
Recomandri referitoare la contul bancar:

s solicitai i un card n EUR astfel nct s putei avea acces la contul dvs. i n strintate;
s desemnai un mputernicit pe cont, fie c este vorba de contul curent sau de cel de card.

Suma de bani virat va fi calculat n funcie de durata ederii efective n strintate i menionat n
Contractul Financiar, chiar dac numrul iniial de luni (cel menionat n acordul bilateral i pe afiul de
promovare a mobilitilor) este mai mare.
Granturile vor fi virate studenilor care au semnat Contractul Financiar (dup virarea banilor de ctre
Agenia Naional pentru Programe Comunitare n Domeniul Educaiei i Formrii Profesionale ctre
Universitatea Babe-Bolyai), dup cum urmeaz:
80% din burs va fi virat n conturile personale n termen de maximum de 15 zie lucrtoare de
la semnarea contractului financiar, dar nu cu mai mult de 15 zile lucrtoare nainte de plecarea
n mobilitate;
20% din burs se va vira la ntoarcerea din mobilitate a studentului, dup ncheierea decontului
(inclusiv completarea raportului narativ online i depunerea notelor la Biroul de Programe
Comunitare)
Not: Din momentul semnrii Contractului Financiar, procedura de virare a banilor, care presupune
aciuni ale Biroul pentru Programe Comunitare, Serviciului Financiar i ale bncilor dureaz, n
medie, 15 zile lucrtoare.
Recomandri:
I. Este bine s luai cu dvs.:

cteva fotografii tip paaport pentru diferite acte care vor fi necesare la destinaie;
fotocopii ale actelor eliberate de Universitatea BabeBolyai.

II. S v rezervai biletul de cltorie cu suficient timp nainte, pentru ca plecarea s nu fie ntrziat n
raport cu perioada definit n Contractul Financiar.

III. Documentele de cltorie n original se vor pstra pentru decont la ntoarcere.

IV. Cardul ESN (Erasmus Student Network) sau Cardul ISIC (International Student Identity Card)
(opional)
Este un card care v permite s beneficiai de o serie de reduceri de pre la obiective turistice, librrii,
locuri de cazare, transport etc. n ntreaga lume.
V. Asigurare medical de cltorie;