APLICATIE PRACTICA PRIVIND EXECUTAREA UNEI MISIUNI DE

AUDIT PUBLIC INTERN DE SISTEM SI REGULARITATE LA O

ENTITATE PUBLICA
1 Prezentarea actiunii de audit public intern la institutia X
Auditul de sistem reprezinta o evaluare de profunzime a sistemelor de
conducere si control intern, cu scopul de a stabili daca acestea functioneaza
economic, eficace si eficient pentru identificarea deficientelor si formularea de
recomandari pentru corectarea acestora.
Auditul intern s-a dezvoltat, in
evolutia sa fireasca, pe auditul de regularitate (conformitate), in mod traditional
auditorul verificand daca regulile si procedurile sunt bine aplicate, daca se
respecta organigramele, sistemele de informare etc.
Auditul de regularitate are ca scop compararea realitatii cu sistemul de
referinta propus.
Dimensiunea entitatii este deosebit de importanta in alegerea numarului de
auditori interni care sa raspunda necesitatilor entitatii. In cazul nostru, vorbim
despre o institutie publica de dimensiuni relativ mari, al carei conducator este
ordonator secundar de credite, subordonata ierarhic unui minister la nivelul caruia
activitatea de audit intern a fost organizata prin constituirea unei structuri centrale
specializate unice, Directia Audit Intern, cu sectiile subordonate. Directia Audit
Intern se subordoneaza nemijlocit ministrului si isi exercita atributiile in
conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern,
Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, Normelor
privind exercitarea activitatii de audit public intern in ministerul respectiv, precum
si actelor normative specifice in vigoare.
Unitatea auditata prezinta particularitati ale tipului de finantare si
organizare, avand o larga paleta de atributii si responsabilitati, asigurand din punct
de vedere material un numar important de structuri centrale ale ministerului si
desfasurand activitati cu finantare de la bugetul de stat, finantantare din venituri
proprii si subventii, finantare din venituri proprii.
Obiectivele fundamentale ale auditului public intern in ministerul caruia ii
apartine institutia auditata sunt:
-

asigurarea obiectiva si consilierea conducerii ministerului si

structurilor auditate pentru imbunatatirea calitatii sistemelor si
activitatilor desfasurate;

sprijinirea indeplinirii ob 444e41e iectivului ministerului si structurilor

subordonate printr-o abordare sistematica si metodica, prin care se

evalueaza si se imbunatateste eficacitatea sistemului de conducere bazat

pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor administrarii.
2 Studiu de caz privind Raportul de audit public intern de sistem si regularitate
la institutia X
2.1. INTRODUCERE
Structura auditata: Entitatea publica X
Tipul de audit: audit de sistem si de regularitate
Baza legala a misiunii:
Legea 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si
completarile ulterioare;
Planul de audit public intern pe anul 2007 si Planificarea
misiunilor de audit public intern ale Sectiei Audit Intern in luna iunie
2007;
A.P.I.-1 Norme privind exercitarea activitatii de audit public
intern in ministerul aprobate prin Ordinul ministrului nr. M
87/2003, modificat si completat prin Ordinul ministrului nr. M
93/2004;
Ordinul de serviciu seria DC nr. 0351101 emis la data de
01.02007 de directorul Directiei Audit Intern .

Echipa de audit public intern: este constituita din auditori din cadrul
Directiei Audit Intern a , astfel:
Sef de echipa: - FP Popescu Ion
Membri:
- FP Dumitru George
- FP George Laurentiu
- FP Vasile Constantin
- FP Mazare Fflorin
- FP Popescu Dumitru
- FP Biro Gheorghe
- FP Pop Ion
- FP Popescu Gheogh
- FP Ion Vasile
- FP Stancu Marian
- FP Georgescu Adrian
- FP Vrabie Constantin
- FP Dumitrescu Costin
- FP Popescu Marian
- FP Paraschiv Florin
- FP Georgescu Lore
Durata actiunii de audit: 05.04-28.05.2007
Perioada auditata: 01.10.2004-31.03.2007

Scopul misiunii de audit: evaluarea si imbunatatirea sistemelor si

activitatilor Entitatii Publice X, cresterea eficacitatii si eficientei acestora,
precum si a managementului economico-financiar.
Modul de desfasurare a misiunii de audit public intern: sondaj si
documentare.
2.2. OBIECTIVELE MISIUNII DE AUDIT
Obiectivele de audit prevazute si tratate in prezentul raport coincid cu
cele inscrise in notificarea transmisa unitatii anexata la ordinul de serviciu
si vizeaza:

asigurarea obiectiva si consilierea structurii de conducere,

in vederea imbunatatirii sistemelor si activitatilor pe care
aceasta le gestioneaza;

sprijinirea structurii in indeplinirea obiectivelor stabilite,

printr-o abordare sistematica si metodica, prin care se
evalueaza si se imbunatateste eficacitatea sistemului de
conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a
proceselor administrarii.

2.3. METODOLOGIA UTILIZATA

Tehnicile si instrumentele de audit public intern utilizate pentru
atingerea obiectivelor misiunii sunt cele prevazute in Anexa nr. 13
din A.P.I.-1 Norme privind exercitarea activitatii de audit public intern in
Entitatea publica, astfel:
2.3.1. Principalele tehnici de audit intern utilizate:
Verificarea, in scopul asigurarii validarii, confirmarii si acuratetei
documentelor si declaratiilor, precum si concordantei acestora cu legile si
regulamentele aplicabile.
Comparatia unor documente si informatii din doua sau mai multe surse;
Examinarea, prin urmarirea in special a detectarii erorilor si iregularitatilor;
Recalcularea unor documente prezentate, din punct de vedere al
calculelor
matematice; Confirmarea informatiilor
si
documentelor
justificative din mai multe surse independente, inclusiv prin obtinerea unor
explicatii verbale din partea persoanelor responsabile;
Punerea de acord a doua categorii diferite de inregistrari, operatiuni sau
documente.

Garantarea, respectiv verificarea realitatii tranzactiilor inregistrate, prin

examinarea documentelor de la articolul inregistrat spre documentele
justificative;
Urmarirea, respectiv verificarea
justificative spre articolul inregistrat.

procedurilor

de

la

documentele

Observarea fizica, prin care membrii echipei de audit si-au format o

parere proprie in legatura cu obiectivele auditate.
Intervievarea persoanelor cu atributii in domeniile care au facut
obiectul misiunii de audit, de la care s-au obtinut explicatii verbale, acestea
fiind validate prin documentele solicitate de membrii echipei de audit si
puse la dispozitie de conducerea institutiei auditate.
Analiza obiectivelor misiunii s-a facut prin descompunerea acestora
in elemente distincte, in scopul identificarii, cuantificarii si masurarii.
2.3.2 Principalele instrumente de audit intern utilizate:
Chestionarul de luare la cunostinta, cuprinzand intrebari referitoare
la contextul socio-economic, organizarea interna, functionarea institutiei
auditate;
Chestionarul de control intern, utilizat in activitatea de identificare
obiectiva a disfunctiilor si cauzelor reale ale acestora;
Chestionarul lista de verificare, utilizat pentru stabilirea conditiilor
pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare domeniu auditabil;
Fisa de identificare si analiza a problemelor, intocmita pentru
fiecare disfunctie constatata.
2. CONSTATARILE SI RECOMANDARILE AUDITULUI
In conformitate cu reglementarile interne ale Ministerului
Entitatii Publice, Entitatea Publica X are aprobat ca domeniu de
competenta asigurarea logistica, principalele atributii fiind:
asigurarea
aprovizionarii,
depozitarii
si
distributiei
echipamentului ;
asigurarea administrativa si intretinerea spatiilor din
constructiile atribuite in responsabilitate.
Asa cum rezulta din documentul de infiintare a Entitatii X , prin
restructurarea propusa s-au realizat obiectivele stabilite in Strategia de
transformare a Entitatii Publice pentru remodelarea structurilor de suport
logistic, in concordanta cu cerintele structurilor pe care le deservesc,

realizandu-se astfel degrevarea completa a entitatilor active de sarcini

administrative.
Prin misiunile si responsabilitatile deosebit de complexe pe care le
are, indeosebi in urma reorganizarii din anul curent, Entitatea Publica X
este o structura unicat in Ministerului Entitatii Publice, care gestioneaza
resurse materiale si umane semnificative, avand in organica sau in
subordine numeroase unitati, cu o dispersie teritoriala foarte mare.
De asemenea, structura auditata are, in opinia noastra, o importanta
deosebita in cadrul ministerului, prin paleta larga de responsabilitati si
competente.
Prezentam in continuare constatarile si recomandarile auditului
structurate conform obiectivelor prevazute in mandatul misiunii. Detalii
privind disfunctiile si deficientele constatate sunt cuprinse in Fisele de
Identificare si Analiza a Problemei, denumite in continuare FIAP, care sunt
anexate la prezentul raport si fac parte integranta din acesta.
2.1. ANGAJAMENTELE BUGETARE SI LEGALE DIN CARE DERIVA
DIRECT SAU INDIRECT OBLIGATII DE PLATA
Problema 1: Organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor
bugetare si legale (FIAP nr. A/1)
Constatari:
Contabilitatea analitica a angajamentelor legale se tine in cadrul
Sectiei Financiar-Contabile pe titluri, articole si alineate in cadrul fiecarui
subcapitol sau capitol al bugetului aprobat, insa nu in toate situatiile s-a
urmarit actualizarea angajamentelor legale, astfel incat sa fie asigurat
controlul angajarii si utilizarii creditelor numai in scopurile pentru care au
fost aprobate.
La finele anului, nu a fost inregistrat in creditul contului
960 'Angajamente legale' totalul platilor efectuate in cursul anului in contul
angajamentelor legale incheiate, prin preluarea totalului platilor efectuate in
contul angajamentelor legale din contul 700 'Finantarea bugetara privind
anul curent', astfel incat soldul contului la finele anului sa reprezinte totalul
angajamentelor neachitate.
Cauze:
a) persoana imputernicita sa exercite controlul financiar preventiv nu
a supravegheat actualizarea evidentei angajamentelor legale;
b) pe parcursul anului nu s-a urmarit ca platile de casa sa fie
efectuate in limita fiecarui angajament legal incheiat.

Consecinte:
Evidenta angajamentelor legale nu furnizeaza informatii in orice
moment si pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exercitiul
bugetar curent cu privire la platile efectuate in contul fiecarui angajament
legal aprobat de ordonatorul de credite.
Recomandari si solutii propuse:
Organizarea evidentei angajamentelor legale astfel incat sa fie
asigurata angajarea si utilizarea creditelor numai in scopurile pentru care
au fost aprobate.

Problema 2: Respectarea prevederilor legale cu privire la

organizarea si tinerea evidentei contabile pentru operatiunile
cuprinse in sfera de aplicare a taxei pe valoare adaugata (FIAP nr.
A/2)
Constatari:
Pentru activitatile economice de natura prestarilor de servicii
desfasurate , Entitatea Publica X este inregistrata ca platitor de taxa pe
valoarea adaugata, in conformitate cu prevederile Legii 571/2003 privind
Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare.
Potrivit prevederilor legale in vigoare, orice persoana impozabila
inregistrata ca platitor de taxa pe valoarea adaugata are dreptul de
deducere a taxei pe valoarea adaugata aferenta bunurilor care i-au fost
livrate sau urmeaza sa ii fie livrate, si pentru prestarile de servicii care i-au
fost prestate ori urmeaza sa ii fie prestate de o alta persoana impozabila,
daca bunurile si serviciile achizitionate sunt destinate utilizarii in folosul
operatiunilor sale taxabile.
In perioada auditata au fost realizate venituri in suma de 1.000.000
lei, taxa pe valoarea adaugata aferenta serviciilor prestate, fiind de 159.664
lei, insa nu a fost exercitat dreptul de deducere al taxei pe valoarea
adaugata, aceasta virandu-se integral la bugetul statului.
Cauze:
Nu au fost respectate in totalitate prevederile art. 156 din Legea
571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, cu
privire la obligatia din punct de vedere al evidentei operatiunilor impozabile
a persoanelor impozabile, inregistrate ca platitori de taxa pe valoarea

adaugata sa tina evidenta contabila astfel incat sa poata determina taxa

pe valoarea adaugata deductibila aferenta achizitiilor.
Achizitiile de bunuri si servicii destinate exclusiv realizarii de
operatiuni care dau drept de deducere, inclusiv de investitii destinate
realizarii de astfel de operatiuni, nu au fost inscrise intr-un jurnal pentru
cumparari, intocmit separat pentru aceste operatiuni, astfel incat sa poata fi
determinata taxa pe valoarea adaugata deductibila aferenta.
Consecinte:
Taxa pe valoarea adaugata datorata bugetului de stat ar fi putut fi
diminuata cu valoarea taxei pe valoare adaugata deductibila aferenta
bunurilor si serviciilor achizitionate, unitatea auditata avand astfel
posibilitatea de a utiliza resurse suplimentare pentru finantarea unor
activitati.
Recomandari si solutii propuse:
Organizarea si tinerea evidentei contabile potrivit legii, astfel incat sa
poata fi determinata baza de impozitare si taxa pe valoarea adaugata
colectata pentru livrarile de bunuri si/sau prestarile de servicii efectuate,
precum si cea deductibila aferenta achizitiilor.

Problema 3: Disfunctii privind acordarea unor drepturi banesti

personalului entitatii (FIAP nr. A/4, A/5, A/7 si A/9)
Constatari:
In urma verificarilor efectuate asupra modului de stabilire si plata a
unor categorii de drepturi banesti personalului entitatii auditate, au fost
constatate urmatoarele disfunctii:

stabilirea incorecta a salariilor de baza pentru functiile

indeplinite pana in momentul primei reincadrari , pentru
doi functionari publici ;

acordarea eronata a sporului de vechime corespunzator

vechimii in munca pentru trei functionari publici;

plata eronata a indemnizatiei de conducere pentru un

functionar public care nu este incadrat pe functie de
conducere;

Cauze:
a) neaplicarea intocmai a prevederilor legale pentru stabilirea
coeficientilor de ierarhizare pentru unele functii din structurile Entitatii ale
caror state de functii intra in vigoare in perioada 2005-2006, cu
modificarile si completarile ulterioare si a prevederilor art. 2 din Anexa la
Dispozitia conducatorului Entitatii nr. 11/02.10.2006 Metodologie privind
aplicarea unitara a unor prevederi ale acestora ;
b) aplicarea, apreciem eronata, a prevederilor art. 11, 12 si 44
din Legea 251/2001 cu privire la salarizarea si alte drepturi ale
personalului din institutiile publice ;
Consecinte:
Calculul
si
plata
eronata
a
drepturilor
salariale
pentru functionarii publici mentionati in FIAP si riscul existentei unor
situatii similare pentru alte categorii de personal, pentru care nu au putut fi
consultate pe timpul misiunii de audit documentele de evidenta personala
(carti de munca, fise de evidenta etc.);
Recomandari si solutii propuse:
a) dispunerea masurilor legale ce se impun pentru rectificarea prin
ordin de zi pe unitate a disfunctiilor constatate, acordarea sumelor cuvenite
si neacordate, respectiv pentru recuperarea sumelor acordate
necorespunzator personalului mentionat in FIAP nr. A/4, A/5, A/7 si A/9.
b) verificarea existentei unor spete similare celor constatate in
FIAP nr. A/4, A/5, A/7 si A/9.

Problema 4: Fundamentarea Programului anual al achizitiilor

publice pe anul 2007 (FIAP nr. A/10 si E/15)
Constatari:

La nivelul structurii auditate nu este implementata o procedura

formalizata de colectare, verificare si centralizare a necesarului de
aprovizionat pentru entitatile aflate in asigurare.
Astfel, pentru anul 2007, necesarele de aprovizionat au fost inaintate
Biroului Plan, Achizitii si Contracte, fiind preluate, centralizate si inscrise in
Programul anual al achizitiilor publice, fara ca datele din aceste cereri sa fie
verificate si validate de catre sefii structurilor de specialitate.
De asemenea, situatiile inaintate de structurile aflate in asigurare nu
cuprind baze de calcul si nu ofera elemente suficiente sefilor structurilor de
specialitate ( drepturi conform normelor, existent) pentru verificarea
corectudinii cererilor intocmite.
Pe de alta parte, structura de logistica a Entitatii Publice X nu tine
evidenta statistica la principalele grupe de bunuri materiale existente in
cele 53 de structuri din asigurare, cu toate ca emite ordine de distributie
pentru miscarea unor categorii de bunuri intre unitati, pentru acoperirea
unor necesitati stringente, in baza unor informatii obtinute telefonic la
momentul respectiv.
In ceea ce priveste intocmirea programului referitor la partea de
lucrari, nu s-a executat controlul periodic al cladirilor, constructiilor speciale,
instalatiilor aferente acestora, amenajarilor si imprejmuirilor din
constructiile aflate
in
evidenta
contabila
si
administrarea
Entitatii Publice X, anual si ori de cate ori situatia o impune, obligatoriu
inaintea datei cand se planifica fondurile pentru anul urmator. De
asemenea, nu s-a intocmit planul anual de lucrari de reparatii si intretinere
insotit de documentatiile tehnice din care sa rezulte lucrarile necesare si
oportune, cantitatile de materiale necesare, estimarea valorii acestora si
modul de executie (cu forte proprii sau in antrepriza).
Cauze:
a) inexistenta unei proceduri formalizate care sa stabileasca circuitul
situatiilor cu nevoile de asigurare inaintate de structurile subordonate;
b) intocmirea cererilor de materiale fara baze de calcul, care sa le
fundamenteze;
c) subdimensionarea statului de functii al biroului logistic, raportat la
necesarul de activitati ce trebuie executate, ceea ce determina posibilitati
limitate de verificare;

d) nerespectarea prevederilor ordinului nr. 30/1984 al ministrului

entitatii publice pentru aprobarea G 22 - Normativ tehnic de intretinere si
reparatii curente pentru constructiile din administrarea entitatii publice.;
e) neexecutarea controlului intern la nivelul entitatii, prin structura de
specialitate din subordine, privind modul de administrare si intretinere a
cazarmilor.
Consecinte:
a) achizitii de bunuri materiale peste necesarul calculat conform
normelor, crearea de stocuri excedentare si posibile deprecieri ale bunurilor
aprovizionate peste prevederile legale;
b) achizitii de bunuri care sa nu satisfaca in totalitate nevoile reale ale
structurilor subordonate;
c) posibilitati limitate de realizare a regularizarilor de stocuri de
materiale;
d) riscul de a nu se fundamenta corect Programul Anual al Achizitiilor
Publice si bugetul de venituri si cheltuieli, la nivelul entitatii auditate, prin
reflectarea eronata a cantitatilor de materiale de constructii, instalatii si a
lucrarilor de reparatii curente, intretinere, reparatii capitale si investitii
propuse;
e) deteriorarea prematura a starii tehnice a constructiilor si
instalatiilor aferente, a sigurantei in exploatare a acestora, ca urmare a
imposibilitatii de interventie datorita necuantificarii si nealocarii fondurilor
necesare.
Recomandari si solutii propuse:
a) implementarea unui flux informational adecvat, pentru colectarea
datelor si informatiilor referitoare la necesarul, existentul, deficitul si
excedentul bunurilor materiale din gestiunea structurilor aflate in asigurare
materiala inainte de intocmirea Programului anual al achizitiilor publice;
b) instiintarea scrisa a structurilor aflate in asigurare materiala pentru
atasarea bazelor de calcul la viitoarele cereri de materiale ce se vor intocmi
pentru fundamentarea Programului anual al achizitiilor publice;
c) stabilirea si implementarea unei proceduri formalizate, care sa
permita verificarea necesarului de aprovizionat transmis de catre unitatile
militare aflate in asigurare materiala, de catre sefii structurilor de

specialitate, inainte de centralizarea acestora in Programul anual al

achizitiilor publice;
d) crearea unei baze de date in format electronic care sa permita
accesarea in timp util a datelor si informatiilor referitoare la necesarul,
existentul, deficitul si excedentul la principalele categorii de bunuri
materiale din gestiunea structurilor aflate in asigurare financiara;
e) efectuarea controlului periodic al cladirilor din fiecare cazarma,
intocmirea documentelor prevazute la pct.14 din G-22/1984 si
fundamentarea P.A.P.-lui si a bugetului de cheltuieli pe baza datelor
furnizate de administratorii de cazarmi prin documentele prevazute la
alineatul precedent.

2.2. PLATILE ASUMATE PRIN ANGAJAMENTE BUGETARE SI LEGALE,

INCLUSIV DIN FONDURILE COMUNITARE
Problema 1: Managementul activitatii logistice (FIAP nr. B/1)
Constatari:
In perioada auditata, logistica Entitatii Publice X a fost coordonata si
condusa de catre Biroul Logistic, din cadrul Serviciului Planificare,
Coordonare si Asigurare Materiala.
Pentru implementarea managementului logistic, Serviciul Planificare,
Coordonare si Asigurare Materiala a Entitatii Publice X a stabilit, pentru
biroul logistic, obiective si domenii de competenta.
Cu toate acestea, testele efectuate au demonstrat faptul ca nu au
fost implementate proceduri si nu a fost stabilit un flux informational
adecvat pentru colectarea informatiilor referitoare la necesarul de bunuri
materiale al structurilor aflate in asigurare si centralizarea acestuia pentru
intocmirea planului de aprovizionare.
Unul din obiectivele importante ale structurii a fost efectuarea
inventarierii patrimoniului si stabilirea eventualelor pierderi
determinate de perisabilitati. Analizand prin sondaj modalitatea
aplicarii scazamintelor procentuale de perisabilitati, la bunurile
materiale din sticla si portelan, am constatat ca acestea nu s-au
incadrat in pierderile normale prevazute de legislatia in vigoare,
fapt ce a obligat structura auditata sa efectueze cercetari
administrative. O analiza atenta a proceselor verbale de cercetare
administrativa scoate in evidenta superficialitatea de care au dat

dovada membrii comisiilor de cercetare administrativa, care nu au

consemnat suficiente date si informatii in sprijinul celor relatate.
Biroul Logistic a avut ca obiectiv coordonarea cantinelor.
Rapoartele zilnice de gestiune care contin date si informatii
referitoare la valoarea produselor alimentare aflate la formatiuni,
precum si cele decontate la casieria unitatii, nu au fost verificate si
validate prin semnatura de catre seful Biroului Logistic.
Structura auditata asigura lunar distributia de produse
alimentare din compunerea Normei 17 N alimentatie de protectie
pentru un numar de 15 structuri aflate in asigurare. Alimentele
se distribuie in natura, o singura data, la inceputul lunii in curs
pentru luna expirata, pe baza documentelor justificative care
atesta prezenta persoanelor la program. Produsele din
compunerea acestei norme de hrana ar fi trebuit asigurate zilnic,
la locul de munca, pentru a fi consumate in ziua desfasurarii
activitatii, in vederea diminuarii efectelor nocive ale noxelor asupra
personalului Mentionam ca Ordinul ministrului entitatii publice
43/2003, art. 90, alin. 2 interzice acordarea retroactiva a Normei
17 N- alimentatie de protectie. Din datele si informatiile colectate si
interviurile realizate am constatat ca posibilitatile de asigurare
zilnica a produselor alimentare din compunerea Normei 17 N
alimentatie de protectie sunt limitate din motive obiective (stat de
organizare subdimensionat, personal insuficient, etc.).
Utilizarea unor documente justificative de scadere din
contabilitate care nu respecta intotdeauna prevederile OMFP
1850/2004 si Ordinului
ministrului entitatii
publice nr.
8/1999 (detalii in FIAP nr. B/1).
Structura auditata s-a reorganizat, incepand cu 01.07.2006,
transformandu-se in Entitatea publica X . In urma analizei actualului stat
de functii si a interviurilor realizate cu personalul cu functii de raspundere,
am constat faptul ca nu este prevazuta structura de logistica care sa
gestioneze in mod unitar activitatile ce se desfasoara la
nivelul Entitatii Publice X.
Cauze:
a) statul de functii al Entitatii Publice X a fost subdimensionat si
neechilibrat, nepermitand desfasurarea adecvata a activitatilor logistice;
b) pregatirea insuficienta a membrilor comisiilor de cercetare
administrativa;

c) neaplicarea, in totalitate, a prevederilor M165/11.10.2005 si OMFP

nr. 946/2005 referitoare la standardele de management si control intern;
d) calculul drepturilor de echipament in natura nu este prevazut de
ordinul 168/2003, in situatia cand cota valorica se achita ulterior;
e) posibilitatile limitate de asigurare zilnica a produselor alimentare
din compunerea normei 17 N alimentatie de protectie - pentru structurile
aflate in asigurare;
f) inexistenta obiectivelor de verificare, control si indrumare a
activitatii la sera floricola;
g) nerespectarea in totalitate a prevederilor Ordinului ministrului
finantelor publice nr. 1850/2005 si Ordinului ministrului entitatii publice nr.
8/1999 referitoare la intocmirea formularelor financiar contabile;
h) inexistenta, in actualul stat de organizare, a unei structuri
specializate pe domeniul logistic, care sa gestioneze in mod unitar toate
procesele din sistem, atat la nivelul Entitatii Publice X si la nivelul
structurilor subordonate.
Consecinte:
a) posibilitati limitate de cunoastere a necesarului, existentului,
deficitului si excedentului de materiale pentru structurile aflate in asigurare
de catre biroul logistic;
b) cheltuieli neeconomicoase determinate de posibilitatea scaderii in
contul statului a unor cantitati de bunuri materiale din sticla si portelan din
cauze imputabile;
c) risc de nedepistare in timp util a unor disfunctii ce pot determina
efectuarea unor cheltuieli neeconomicoase la sera floricola.
Recomandari si solutii propuse:
a) implementarea unui flux informational adecvat pentru colectarea
datelor si informatiilor referitoare la necesarul, existentul, deficitul si
excedentul de bunuri materiale al structurilor aflate in administrare;
b) instruirea comisiilor de cercetare administrativa referitor la modul
de intocmire si continutul obligatoriu al procesului verbal, in conformitate
cu Ordonanta Guvernului nr. 129/1999 privind raspunderea materiala a
personalului entitatii publice si Ordinul ministrului entitatii publice nr.
5/1999;

c) aplicarea coeficientilor de perisabilitate pentru structurile care

manipuleaza cantitati reduse de bunuri materiale din sticla si portelan;
d) intocmirea planului cu principalele obiective de controlat specifice
domeniului logistic, precum si activitatile ce se urmaresc pe timpul
controlului, conform OMFP nr. 946/2005;
e) analizarea posibilitatii de asigurare a produselor alimentare din
compunerea Normei de hrana 17 N alimentatie de protectie, conform
prevederilor Ordinului entitatii publice nr. 43/27.02000, art. 90 alin. (2);
g) aplicarea in totalitate a Ordinului ministrului finantelor publice nr.
1850/2005 si Ordinului
ministrului
entitatii publice nr.
8/1999 care
precizeaza modalitatea utilizarii formularelor de evidenta financiar contabila
(intocmirea BPTR-urilor pentru distributia alimentelor necesare prepararii
hranei militarilor in termen );
h) analizarea posibilitatii de armonizare a statului de organizare la
cerintele actuale prin crearea unei structuri care sa coordoneze in mod
unitar logistica Entitatii Publice X si a structurilor subordonate.
Problema 2: Activitatea cantinelor (FIAP nr. B/2)
Constatari:
Potrivit atributiilor functionale in vigoare la data efectuarii auditului,
seful biroului logistic are obligatia organizarii si indrumarii activitatilor la
cantinele de deservire.
Cu toate acestea, din datele si informatiile puse la dispozitie am
constatat ca activitatea nu a fost periodic verificata, in perioada ianuarie
2005 - mai 2007 fiind materializat doar un singur control in registrul unic
al entitatii.
De asemenea, retetarele intocmite in anii 2005, 2006 si 2007 in baza
carora a fost stabilit pretul unitar al felurilor de mancare nu au fost verificate
de catre seful structurii logistice, iar in unele situatii nu a fost posibila
efectuarea unei confruntari intre datele inscrise in retetare cu cele inscrise
in Notele de predare-primire intrucat unele retetare din anii anteriori nu au
putut fi prezentate.
Datele si informatiile inscrise in retetare nu sunt validate de catre
persoana care le-a intocmit si cea care le-a verificat, iar la linia de
autoservire nu sunt afisate cantitatile nete ale produselor de baza din
compunerea meniurilor prezentate spre vanzare.

Cauze:

Stat de functii subdimensionat si neechilibrat in raport cu atributiile

functionale stabilite pentru structura logistica;

Posibilitati limitate de efectuare ritmica a controlului intern de catre

seful structurii logistice cauzata de multiplele sarcini aparute prin
prelucrarea altor structuri;

Neaplicarea in totalitate a prevederilor O.G. 21/21.08.1992 privind

protectia consumatorului.
Consecinte:

Aparitia unor eventuale nemultumiri ale clientilor referitor la serviciul

prestat de catre formatiune;

Posibilitati limitate de efectuare a unor verificari ulterioare asupra

corectitudinii preturilor felurilor de mancare stabilite intr-o perioada
anterioara;

Posibile necorelari intre platile efectuate de clienti si valoarea reala

a felurilor de mancare vandute.
Recomandari si solutii propuse:

Analiza posibilitatii de dimensionare a statului de organizare a

structurii logistice, in functie de atributiile si sarcinile multiple de revin
acesteia;

Stabilirea unei proceduri de control intern prin care se va preciza

modul de intocmire, verificare, avizare, pastrare si arhivare a
documentelor prin care se stabileste pretul felurilor de mancare
distribuite la liniile de autoservire;

Planificarea si executarea unor controale periodice la toate punctele

de desfacere (cantine, bufete) pentru verificarea activitatilor ce se
desfasoara privind modul de intocmire, aprobare, indosariere si
pastrare a retetarelor;

Aplicarea legislatiei in vigoare cu privire la protectia consumatorilor

si analiza posibilitatii de implementare a unei proceduri prin care
acestia pot intra in posesia unor informatii asupra felurilor de
mancare servite;

Inventarierea periodica a alimentelor aflate la cantine si bufete.

Problema 3: Acordarea asistentei medicale primare (FIAP nr. B/3)

Constatari:
In statul de functii al unitatii este prevazuta structura de cabinet
medical , structura incadrata cu un medic medicina generala si un medic
stomatolog precum si cu doua functii asistent medical si o functie asistent
medical de stomatologie.
In cadrul cabinetului medical de unitate se acorda asistenta medicala
primara numai personalului angajat precum si altor categorii de persoane
validate ca asigurati ai Casei de Asigurari de Sanatate a Apararii, Ordinii
Publice, Sigurantei Nationale si Autoritatii Judecatoresti (CASAOPSNAJ),
in conformitate cu art. 5 dinOrdinul ministrului entitatii publice nr. 89 din
17.07.2006 privind organizarea si finantarea asistentei medicale primare in
Ministerul Entitatii Publice.
In cadrul entitatii se acorda asistenta medicala de urgenta si altor
persoane, asigurati in cadrul CASAOPSNAJ sau in cadrul altor case de
asigurari de sanatate, proveniti din alte structuri , care nu sunt prevazute
cu medic in statul de functii, caz prevazut de altfel de art. 4 din Ordinul
ministrului entitatii publice mai sus mentionat. Aceste consultatii nu sunt
raportate catre CASAOPSNAJ in vederea decontarii.
Mai mult decat atat, din discutiile purtate cu medicul sef , a rezultat
faptul ca desi CASAOPSNAJ deconteaza toate activitatile de medicina
primara raportate, reprezentantii Spitalului Clinic de Urgenta (SCU) nu au
asigurat medicamentele, materialele sanitare, inclusiv trusa de urgenta,
necesare functionarii cabinetului medical de unitate, asa cum prevede art.
5 din Ordinul ministrului entitatii publice nr. 68 din 12.06.2006 pentru
finantarea activitatilor de medicina primara desfasurate in cabinete
medicale si cu fonduri din sistemul asigurarilor sociale de sanatate.
Cauze:
a) Lipsa unui cadru oficial de reglementare a activitatilor de asistenta
medicala primara acordate personalului structurilor care nu sunt prevazute
cu medic in statul de organizare.
b) Absenta unor comunicari formale intre reprezentantii structurii
auditate si reprezentantii SCU, in calitate de reprezentanti legali ai
acestora in relatia cu CASAOPSNAJ.

c) Nerespectarea art. 11 din Ordinul ministrului entitatii publice nr. 89

din 17.07.2006 privind organizarea si finantarea asistentei medicale
primare in Ministerul Entitatii Publice, care prevede ca medicii sefi de la
toate structurile vor inainta, pe cale ierarhica, la Directia Medicala,
trimestrial, in prima luna pentru trimestrul anterior, analize, concluzii si
propuneri referitoare la asistenta medicala primara.
Consecinte:
a) Alocarea insuficienta a fondurilor necesare desfasurarii in conditii
corespunzatoare a activitatilor de medicina primara.
b) Imposibilitatea elaborarii cu deplina acuratete de catre structura de
specialitate a sintezelor trimestriale referitoare la analiza, concluziile si
propunerilor
referitoare
la
asistenta
medicala
primara
in
Ministerul Entitatii Publice.
Recomandari si solutii propuse:
a) Contactarea tuturor structurilor aflate in aceeasi locatie, care nu
au asigurate prin statul de organizare functia de medic, in vederea
clarificarii modalitatilor de acordare a asistentei medicale primare si
adresarea unui raport catre ministrul entitatii publice, prin care sa se
solicite arondarea acestor unitati la cabinetul medical al entitatii auditate.
b) Intocmirea si transmiterea trimestriala catre structura de
specialitate medicala a unui documentar referitor la modul de acordare a
asistentei medicale, care sa cuprinda analize, concluzii si propuneri
referitoare la modul in care se acorda asistenta medicala primara, atat in
cadrul
cabinetului
medical
de
unitate
cat
si
in
cadrul
structurilor subordonate.
c) Comunicarea, prin Spitalul Clinic de Urgenta , catre
CASAOPSNAJ a datelor referitoare la toate activitatile de asistenta
medicala primara care se desfasoara in cabinetul medical .
d) Intocmirea si supunerea spre avizare structurii medicale de
specialitate a unor nomenclatoare specifice entitatii, in vederea acordarii
asistentei medicale primare prin cabinetul medical .
e) Solicitarea, catre Spitalul Clinic de Urgenta , de achizitionare, din
fondurile alocate de CASAOPSNAJ, a tuturor medicamentelor si
materialelor sanitare care intra in competentele de achizitie ale acestuia,
inclusiv a trusei de urgenta necesare functionarii cabinetului medicale de
unitate.

Problema 4: Modul de
lubrifiantilor (FIAP nr. B/5 si B/6)

gestionare

carburantilor

si

Constatari:
In urma verificarilor, prin sondaj, a documentelor justificative aferente
gestiunii C.L., am constatat urmatoarele:

inregistrarea motorinei nu se face in functie de sortul/tipul

acesteia (exemplu motorina -15 sau motorina -25), existand
doar un cont comun motorina;

nu exista, la depozitul C.L. al entitatii auditate, registrul de

masuratori prevazut in Ordinul ministrului entitatii nr. .
149/11.10.2004, pentru aprobarea L-8/4, Instructiuni privind
manipularea si depozitarea carburantilor-lubrifiantilor, lichidelor
speciale si a tehnicii de resort (detalii in FIAP B/6);

au fost receptionate de la diverse structuri similare, produse

petroliere fara documente care sa ateste calitatea acestora;

a fost calculat eronat consumul de ulei pentru tractoarele

rutiere cu numerele de inmatriculare B 07 FGB, B 07 MCV, B
09 PCV, prin folosirea unei formule diferite de cea indicata in
normativele in vigoare, rezultand astfel consumuri nejustificate
de ulei M20 W40, estimate la aproximativ 94 l.

Cauze:
a) nerespectarea prevederilor art. 23, 44, 85 ,129 si 133 din Ordinul
ministrului entitatii publice nr..149/11.10.2004;
b) nerespectarea prevederilor art.15 pct. c) din Normativele privind
exploatarea autovehiculelor FG 500 si art. 53, pct. c) din Ordinul
ministrului entitatii publice nr. 139/109.2004 pentru aprobarea L 5/8,
Norme de calcul al consumului de carburanti lubrifianti si lichide speciale
pentru functionarea si mentenanta tehnicii militare.
Consecinte:
a) neconcordante intre stocurile petroliere fizice si cele scriptice din
evidenta contabila, din punct de vedere al calitatii produselor;
b) riscul neconcordantei, din punct de vedere al cantitatii, dintre
stocurile fizice si cele scriptice;

c) cheltuieli nejustificate cu uleiul de motor.

Recomandari si solutii propuse:
a) Intocmirea registrului de masuratori si consemnarea operatiunilor
prezentate in FIAP B/6;
b) Efectuarea unei analize pentru a stabili existenta eventualelor
diferente cantitative si/sau calitative, ca urmare a receptionarii produselor
fara documente care sa le ateste calitatea si regularizarea evidentei
contabile, daca este cazul;
c) Solicitarea/transmiterea documentelor care
produselor petroliere la fiecare caz de receptie/predare.

atesta

calitatea

d) Recalcularea foilor de parcurs pentru tractoarele rutiere VR 445 (B

07 FGB, B 07 MCV, B 09 PCV) si U650 (B 09 PCV), pentru perioada
01.10.2003 31.05.2006, stabilirea consumurilor nejustificate si luarea
masurilor legale ce se impun.
2.3. CONSTITUIREA VENITURILOR PUBLICE, RESPECTIV MODUL DE
AUTORIZARE SI STABILIRE A TITLURILOR DE CREANTA, PRECUM SI
A FACILITATILOR ACORDATE LA INCASAREA ACESTORA
ALOCAREA CREDITELOR BUGETARE
Problema 1: Constituirea, incasarea, virarea si inregistrarea in
contabilitate
a
veniturilor
bugetare
realizate
de
Entitatea publica X (FIAP nr. C/1 si C/2)
Constatari:
Entitatea Publica X asigura din punct de vedere financiar si material,
pe langa alte unitati, si camine .
Incasarea veniturilor bugetare reprezentand contravaloarea cazarii in
camine se efectueaza de catre persoanele imputernicite de la fiecare
structura in parte, se emite chitanta de incasare si se depune suma
respectiva in contul de venituri bugetare deschis la trezoreria din teritoriu,
de unde este virata la bugetul de stat, conform prevederilor Legii finantelor
publice nr. 500/2002.
Extrasul de cont eliberat de unitatea de trezorerie, in care este
evidentiat cuantumul sumei depuse si virate, este ridicat de catre persoana
imputernicita (de regula, administratorul caminului) si, dupa cum rezulta din

explicatiile oferite de reprezentantii unitatii auditate, este arhivat impreuna

cu celelalte documente justificative la structura in cauza.
Periodic, de regula lunar, administratorul caminului transmite
Sectiei Financiar-Contabile o copie a extrasului de cont. Pe baza acestei
copii, Biroul Buget, Finantare si Contabilitate Centrala efectueaza
inregistrarea in contabilitate a sumelor respective, fara alte documente
justificative.
Mentionam faptul ca, desi nu exista o procedura formalizata in acest
sens, totusi, in cazul structurilor din municipiul Bucuresti sau al unor unitati
din tara, persoanele imputernicite depun la structura financiar-contabila atat
contravaloarea sumelor incasate, cat si un borderou in care sunt inscrise
seria, numarul si suma aferente chitantelor eliberate, fara a se specifica si
data acestora.
In urma verificarii prin sondaj a modului de constituire, incasare,
depunere
si
virare
a
veniturilor
bugetare
incasate
de
catre Entitatea publica X prin casieria proprie, am constatat ca in
perioada auditata nu au fost respectate intotdeauna prevederile pct. 5.5.2
si 5.6.1 din Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1235 din 19 septembrie
2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor
Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea si
utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobata cu modificari
prin Legea nr. 201/2003 referitoare la incasarea si depunerea veniturilor
bugetare in prima zi lucratoare de la incasare.
Astfel, sumele aferente veniturilor realizate (venituri bugetare din
inchirieri, concesiuni, taxe intretinere, cazare, s.a.) sunt incasate pe baza
de chitanta la punctele de incasari si sunt depuse cu borderou la
casieria Entitatii Publice X la termene care depasesc, in numeroase
cazuri, termenul maxim de o zi lucratoare prevazut de legislatia in domeniu.
Cauze:
a) Complexitatea operatiunilor efectuate de Entitatea Publica X,
dispersia teritoriala mare a unitatilor subordonate si insuficienta
personalului;
b) Lipsa unei proceduri care sa reglementeze in mod unitar toate
operatiunile aferente constituirii, incasarii, depunerii virarii si inregistrarii in
contabilitate a veniturilor bugetare realizate, conform prevederilor art. 4
alin. (2) pct. b) din OG 119/1999, republicata, privind controlul intern si
controlul financiar preventiv, respectivart. 2 alin. (1), Anexa 1 pct.
,,Procedurile si Standardul 17 ,,Proceduri din OMFP 946/007.2005 pentru
aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de

management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea

sistemelor de control managerial;
c) Neaplicarea in totalitate, in opinia noastra, a prevederilor art. 6 din
Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata si a prevederilor pct. 5.5.2 si
5.6.1 din Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1235 din 19 septembrie
2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor
Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea si
utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobata cu modificari
prin Legea nr. 201/2003;
e) Necuprinderea in Cadrul specific al proiectelor de operatiuni
supuse
controlului
financiar
preventiv
propriu,
inregistrat
la
nr. 30/03.01.2007, a tuturor proiectelor de operatiuni aferente constituirii,
incasarii, depunerii si virarii veniturilor bugetare si proprii realizate
(exemplu: borderoul de incasare a veniturilor realizate, desi se vizeaza in
numeroase cazuri pentru CFPP, nu este cuprins in cadru si, pe cale de
consecinta, nu exista continuitate in exercitarea vizei).
Consecinte:
Riscul ca inregistrarile din contabilitate sa nu reflecte realitatea, in
lipsa unor documente justificative care sa stea la baza acestora.
Riscul semnificativ ca unitatea auditata sa intre sub incidenta art. 50
din Decretul 209/05.07.1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor
de casa.
Recomandari si solutii propuse:
Intocmirea si difuzarea unei proceduri care sa reglementeze in mod
unitar modul de constituire, incasare, depunere, virare si inregistrare in
contabilitate a veniturilor bugetare realizate, astfel incat sa se asigure
respectarea intocmai a legislatiei in domeniu.

2. SISTEMUL CONTABIL SI FIABILITATEA ACESTUIA

Problema 1: Corelarea preluarilor de sarcini si patrimoniu din

perioada auditata cu evolutia numarului de posturi al structurii
financiar-contabile (FIAP nr. E/2)

Constatari:
In perioada auditata, Entitatea publica X a preluat, inclusiv din
punct de vedere al finantarii si patrimoniului, un numar foarte mare de
structuri. (detalii in FIAP nr. E/2).
Din datele puse la dispozitie de catre Biroul Contabilitate de Gestiune
rezulta ca in perioada auditata au fost preluate in patrimoniul unitatii active
in valoare totala de 2.935.871 lei, din care:

Active fixe: 623.610 lei;

Obiecte de inventar: 2.263.332 lei;

Materiale: 48.929 lei.

Pe langa acestea, in perioada auditata au fost preluate si sarcini

suplimentare.
Desi au avut loc preluari semnificative de sarcini si patrimoniu,
acestea nu au fost insotite intotdeauna si de modificari ale statului de
organizare a structurii financiar-contabile, in sensul suplimentarii numarului
de posturi pentru personalul institutiei.
Aceasta situatie a avut drept consecinta, in majoritatea cazurilor, o
crestere a volumului de informatii ce trebuie procesate in sistemul
economico-financiar al unitatii auditate, in conditiile mentinerii unui numar
sensibil egal de functii.
Cauze:
a) Evolutia crescatoare a complexitatii operatiunilor efectuate de
Entitatea Publica X, insuficienta personalului si dispersia teritoriala mare
a subunitatilor subordonate.
b) Constrangerile de ordin bugetar, ce limiteaza posibilitatea
suplimentarii numarului de posturi.
Consecinte:
a) Incarcarea suplimentara a fluxurilor informationale in cadrul
entitatii auditate, precum si cresterea volumului de munca si
responsabilitatilor individuale ale persoanelor din cadrul structurii financiarcontabile.
b) Riscul de eroare, frauda, incalcare a legislatiei, precum si riscul de
a nu putea detecta aceste probleme.

Recomandari si solutii propuse:

Analizarea gradului de corelare a resurselor umane din cadrul Sectiei
Financiar-Contabile cu atributiunile structurii si, in functie de rezultatele
acestei analize, adoptarea masurilor ce se impun, inclusiv prin luarea in
considerare a suplimentarii numarului de posturi, daca este cazul.
Problema 2: Organizarea si conducerea contabilitatii analitice a
debitorilor, furnizorilor si clientilor (FIAP nr. E/1)
Constatari:
In cadrul Entitatii Publice X, contabilitatea este organizata astfel:

contabilitatea de gestiune, in cadrul Biroului Contabilitate de

Gestiune.

contabilitatea financiara, in cadrul Biroului Buget, Finantare si

Contabilitate Generala.

In urma verificarii modului de detaliere in analitic a unor conturi,

conform prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, am
constatat urmatoarele:
a) pentru conturile 117 ,,Rezultatul reportat, 411 ,,Clienti venituri
proprii, 4423 ,,TVA de plata, 4427 ,,TVA colectata, 425 ,,Avansuri
acordate
personalului,
426 ,,Drepturi
de
personal
neridicate,
461 ,,Debitori, 482 ,,Decontari intre institutii subordonate, 552 ,,Disponibil
pentru sume de mandat si in depozit, 562.07,,Disponibil al activitatilor
finantate din venituri proprii Cercuri Militare si 708 ,,Venituri din activitati
diverse, detalierea in analitic se realizeaza manual, de catre persoane din
cadrul Biroului Buget, Finantare si Contabilitate Generala;
b) pentru conturile 401 ,,Furnizori si 411 ,,Clienti buget evidenta
analitica este organizata cu ajutorul unor module ale programului informatic
utilizat pentru contabilitatea de gestiune (CONTAB) si nu prin programul
informatic
de
contabilitate
financiara
(difuzat
de
structura
informatica specializata a entitatii).
In opinia noastra, aceasta situatie in care operatiunile aferente unui
cont sintetic sunt inregistrate de o persoana intr-un program informatic, iar
aceleasi operatiuni, dar aferente detalierii in analitic a contului respectiv
sunt inregistrate de o alta persoana manual sau intr-un alt program
informatic, determina riscuri financiare si operationale, in special cele de
eroare si neconcordanta intre contul sintetic si conturile analitice (am
constatat, de exemplu, existenta unor sume care sunt inregistrate in contul

sintetic, dar nu se regasesc in detalierea analitica, sau invers, precum si

faptul ca in fisa analitica a furnizorului nu exista o corespondenta
cronologica intre numarul facturii emise si data inregistrarii acesteia).
De asemenea, din sondajele realizate a mai rezultat faptul ca nu
exista consecventa in ceea ce priveste inregistrarea tuturor operatiunilor
privind achizitiile de bunuri, lucrari executate si servicii prestate in
contabilitatea furnizorilor. Astfel, in principal operatiunile aferente achizitiilor
de servicii si achizitiilor cu numerar nu sunt inregistrate in conturile furnizori
si conturi asimilate, ci direct in contul de finantare prin care se realizeaza
plata.
Cauze:
a) Complexitatea operatiunilor efectuate de Entitatea Publica X si
insuficienta personalului;
b) Neaplicarea in totalitate a prevederilor pct. 3.1.1 ,,Furnizori si
conturi asimilate din Ordinul ministrului finantelor publice (OMFP) nr.
1917/12.12.2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice, Planul de
conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia,
modificat cu OMFP 556/07.02006 si art. 16 din Legea contabilitatii nr.
82/1991, republicata;
c) Lipsa unor proceduri unitare in domeniul contabilitatii, conform
prevederilor art. 4 alin. (2) pct. b) din OG 119/1999, republicata, privind
controlul intern si controlul financiar preventiv, respectiv art. 2 alin. (1),
Anexa 1 pct. ,,Procedurile si Standardul 17 ,,Proceduri din OMFP
946/007.2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand
standardele de management/control intern la entitatile publice si pentru
dezvoltarea sistemelor de control managerial.
Consecinte:
a) Contabilitatea entitatii nu asigura decat partial, in opinia noastra,
cunoasterea, gestiunea si controlul activelor si datoriilor, asa cum este
prevazut la art. 2 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata si
nu este in deplina concordanta cu prevederile art. 2 alin. (2) lit. c) din
acelasi act normativ, potrivit caruia contabilitatea publica cuprinde si
contabilitatea generala, ,,bazata pe principiul constatarii drepturilor
si obligatiilor, care sa reflecte evolutia situatiei financiare si
patrimoniale, precum si a excedentului si deficitului patrimonial.
b) Neconcordante intre inregistrarile din contul sintetic si cele din
analiticele sale.

c) Incarcarea nejustificata a fluxurilor informationale in cadrul Sectiei

Financiar-Contabile, prin ,,fragmentarea contabilitatii analitice si sintetice a
unui cont intre mai multe persoane si mai multe programe informatice.
Recomandari si solutii propuse:
Analizarea oportunitatii organizarii unitare a contabilitatii sintetice si
analitice a creantelor si obligatiilor unitatii, inclusiv din punct de vedere al
programului informatic utilizat.
Problema 3: Efectuarea formala sau neefectuarea unor
operatiuni privind organizarea si desfasurarea activitatii de
inventariere (FIAP nr. E/3 si E/14)
Constatari:
Relativ la modul de efectuare a inventarierilor si de intocmire al
documentelor s-au constatat urmatoarele:

inventarierea nu s-a efectuat, in toate situatiile, pe stari calitative;

pe listele de inventariere a unor bunuri materiale nu este precizat

daca aceste bunuri sunt in termenul de valabilitate;
nu sunt inventariate pe liste separate bunurile aflate la starea
pentru ,,casat si cele cu miscare lenta (atipice);
din documentele intocmite nu rezulta ca s-a inventariat pe serii si
loturi bunurile materiale a caror evidenta se tine in acest mod;
la solicitarea echipei de audit, nu s-au pus la dispozitie
documente din care sa rezulte ca s-au inventariat materialele date in
prelucrare la atelierul entitatii precum si cele aflate in folosinta individuala
(scule, unelte, etc), precum si a celor aflate in custodie.
printre documentele prezentate, nu am identificat procesele
verbale de inventariere pentru inventarierile care s-au efectuat lunar;
declaratiile de inventariere au fost datate si semnate de
gestionar, dar nu si de comisia de inventariere care atesta ca declaratia a
fost data in prezenta sa;
inventarierea, atat cea lunara cat si cea anuala, nu s-a efectuat
pe stari calitative;
Cauze:

a)
nerespectarea
intocmai
a
prevederilor Ordinului
nr.
128/1999 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea
inventarierii
patrimoniului
din
administrarea ministerului entitatii., Ordinului 159/23.09.2005 pentru
aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii
patrimoniului
din
administrarea
entitatii., OMFP
nr.
2388/15.12.2005 si OMFP nr. 1753/22.11.2004;
b) nerespectarea prevederilor art. 3 (3) din Dispozitia S.T.-3, potrivit
carora buteliile pentru oxigen admise in urma verificarilor in cadrul
activitatii de inventariere vor fi luate pe serii si an de fabricatie si vor fi
marcate orizontal in zona postamentului cu inscriptia admis S.T.-3 de
dimensiuni 40x40x499 mm;
Consecinte:
a) riscul utilizarii in procesul de productie a unor bunuri materiale
necorespunzatoare calitativ (cu termenul de valabilitate expirat);
b) riscurile schimbarii/disparitiei unor bunuri sau crearii de plusuri/
minusuri in gestiune;
c) necunoasterea de catre managementul entitatii a nivelului
stocurilor pentru bunurile de casat, depreciate sau cu miscare lenta.
Recomandari si solutii propuse:
a) mentionarea pe listele de inventariere, in functie de situatie, a
bazelor tehnice de calcul pe baza carora se determina cantitatile de bunuri
inventariate, calitatea/starea bunurilor, seriile identificate/anul de fabricatie;
b) inventarierea tuturor bunurilor inclusiv a celor aflate pe locuri de
folosinta (ateliere, lucrari), in custodie si a celor aflate in folosinta
individuala;
c) inventarierea pe liste separate a bunurilor pentru casare, a celor
depreciate si a celor cu miscare lenta;
Problema 4: Achizitionarea si folosirea unor produse pentru
mentinerea curateniei, care nu se regasesc in normele aprobate ;
neutilizarea formularelor prevazute de actele normative pentru
transferul de bunuri materiale intre depozitele de materiale de
constructii si formatiunile de lucru(FIAP nr. E/8 si E/12)
Constatari:

In urma verificarii, prin sondaj, a cantitatilor si a modului de utilizare a

materialelor de curatenie achizitionate in perioada supusa auditului si
consumate in localurile administrate de entitatea publica, comparativ cu
normele maximale de consum stabilite prin Instructiunile 21/1991, am
constatat ca majoritatea bunurilor materiale folosite la curatenie nu se
regasesc ca denumire in normele tehnice.
Entitatea auditata a argumentat folosirea acestor materiale prin faptul
ca aceste materiale nu existau pe piata la data intrarii in vigoare a
normativului, respectiv anul 1991.
Detalii privind gama produselor consumate si incadrarea acestora in
normele de consum se regasesc in balantele de consum materiale pentru
mentinerea curateniei si iluminat pe anii 2004 si 2005, anexate la FIAP
E/12.
In urma verificarilor efectuate prin sondaj asupra documentelor
contabile apartinand gestiunilor depozitelor de materiale de constructii am
constatat ca predarea materialelor necesare executarii lucrarilor de
reparatii curente si intretinere catre formatiunile de lucru s-a facut pe baza
bonurilor de consum, neexistand, in contabilitate, deschise partizi pe devize
aprobate. In fapt, bonurile de consum au fost operate in evidenta contabila
ca si bonuri de predare transfer restituire.
In opinia auditorilor, operatiunile de transfer a acestor bunuri
materiale ar trebui sa se faca folosind bonuri de predare transfer restituire,
asa cum este prevazut in Anexa nr. 2 din OMFP 1850 din 112.2004 privind
registrele si formularele financiar-contabile.
Cauze:
a) neactualizarea normelor tehnice de consum de materiale de
curatenie, in sensul includerii in acestea si a produselor care sunt
disponibile in mod curent in oferta distribuitorilor sau a echivalarii
cantitatilor intre produsele prevazute in norme si cele achizitionate in mod
curent de entitatea auditata;
b) nerespectarea in totalitate a prevederilor OMFP 1850 din 112.2004
privind registrele si formularele financiar-contabile;
c) nerespectarea prevederilor art. 232 din Instructiunea 8/1999, in
sensul ca in evidenta contabila se deschid partizi pe devizele aprobate.
Consecinte:

a) Prin folosirea unor produse pentru mentinerea curateniei care nu

se regasesc in normele tehnice si a caror justificare se face prin asimilare
cantitativa, exista riscul unor consumuri supranormate si, implicit, a unor
cheltuieli nejustificate.
b) Avand in vedere faptul ca, in conformitate cu prevederile OMFP
1850 din 112.2004, bonul de consum serveste pentru scaderea bunurilor
din evidenta contabila, prin folosirea acestora pentru transferul materialelor
de la depozitele de materiale de constructii la formatiunile de lucru, poate
exista riscul ca respectivele materiale sa fie scazute din evidenta contabila
fara alte documente care sa justifice consumurile, fapt ce poate conduce la
crearea unor eventuale prejudicii.
Recomandari si solutii propuse:
a) initierea, prin compartimentul de specialitate, a activitatii de
actualizare a normelor tehnice , cap.V, pct. c) - materiale de curatenie, cu o
gama variata de produse specifice fiecarei suprafete de curatat care sa
asigure un climat si ambient optim pentru desfasurarea activitatilor si care
vor fi supuse procedurilor de avizare si aprobare, ministrului ;
b) utilizarea formularelor, conform destinatiei acestora, privind
gestionarea si evidenta bunurilor materiale, potrivit prevederilor OMFP nr.
1850 din 112.2004;
c) deschiderea de partizi pe devizele aprobate in evidenta contabila
pentru materialele cu destinatia lucrari de reparatii curente si intretinere
cladiri, distribuite din depozit la meseriasi.
Problema 5: Modul de intocmire si utilizare a unor formulare
privind activitatea financiar-contabila la gestiunile Auto si CarburantiLubrifianti (FIAP nr. E/4, E/5, E/6 si E/7)
Constatari:
In urma verificarilor efectuate prin sondaj, la gestiunile auto si
C.L., am constatat urmatoarele:

inexistenta inventarelor anexate la actele de primire, intocmite

dupa exemplarul nr. 1, ca documente justificative de scadere sau de
inregistrare in evidenta contabila, la predarea/primirea activelor fixe
grupate pe complete intre structuri;

majoritatea actelor de primire nu sunt semnate de seful de

compartiment pentru certificarea verificarii operatiunilor care au avut
loc, iar unele acte de primire nu sunt semnate de gestionar;

o mare parte din matcile bonurilor valorice folosite pentru achizitia

carburantului nu sunt completate cu pretul produselor;

existenta unor foi de parcurs care nu aveau completat numarul

de kilometri existent la bordul autovehiculul la plecare si sosire,
precum si verificarile personalului de serviciu;

la anumite autovehicule pentru alimentarea carora s-au folosit

bonuri valorice, foile de parcurs corespunzatoare nu sunt
completate cu cantitatea de combustibil, in litri, cu care s-au
alimentat acestea;

intre foaia de parcurs cu seria B nr. 11000/26.11.2006 si tabelul

fisa de eliberare si justificare a bonurilor valorice exista o
contradictie, in sensul ca in foaia de parcurs se precizeaza folosirea
a doua bonuri valorice, iar in tabel se justifica utilizarea a trei bonuri;

exista comenzi deschise in care nu sunt mentionate defectiunile

constatate la primirea tehnicii in reparatie, iar aproximativ 90% din
comenzile efectuate nu au semnatura organului C.T.C. care atesta
calitatea lucrarilor efectuate;

la unele comenzi exista neconcordanta intre tipul de lucrari,

aferent constatarilor facute la primirea autovehiculului in reparatie si
materialele consumate;

in urma confruntarii perioadelor de imobilizare a tehnicii in

reparatie prevazute in Registrul comenzilor si in formularele de
comenzi intocmite cu perioadele in care tehnica a circulat, conform
Registrului cu evidenta iesirii-inapoierii tehnicii din si in parc, am
constatat cazuri de autovehicule care, pe timpul efectuarii reparatiei,
efectuau si misiuni de transport;

pentru fiecare autovehicul introdus in reparatie, din cele

verificate, starea tehnica la plecare si inapoiere din cursa, a fost
consemnata de personalul de serviciu pe parc buna.
Cauze:

a) nerespectarea art. 164, 195, 196 si 197 din Ordinul ministrului

8/27.01.1999 pentru aprobarea Instructiunilor privind organizarea si
conducerea evidentei cantitativ-valorice a bunurilor aflate in administrarea
entitatii, pct. 2 si 3 din Ordinul ministrului nr. 93/1999 pentru aprobarea
Normelor metodologice pentru intocmirea si utilizarea formularelor
specifice privind activitatea financiara si contabila si modelele acestora;

b) nerespectarea prevederilor anexei nr. 18 din Regulamentul

asigurarii tehnice de autovehicole grele -1/1992.
Consecinte:
a) riscul existentei diferentelor nejustificate dintre cuprinsul
inventarului de complet in momentul intrarii in gestiune a activelor fixe
respective si cuprinsul inventarelor de complet intocmite la o data
ulterioara;
b) riscul nereflectarii cu fidelitate in evidenta a cantitatilor de
carburant achizitionate si riscul efectuarii unor cheltuieli nejustificate;
c) riscul executiei unor lucrari care nu indeplinesc toti parametri de
calitate si riscul deschiderii si executarii formale a unor comenzi de reparatii
auto.
Recomandari si solutii propuse:
a) intocmirea inventarelor valorice pentru toate activele fixe din
administrare;
b) analiza tuturor operatiunilor prevazute in actele de primire emise la
gestiunile Auto si C.L., in perioada auditata si, in functie de rezultat, luarea
masurilor ce se impun conform prevederilor legale;
c) stabilirea unei comisii pentru a analiza pretul carburantilor
achizitionati cu bonurile valorice care nu sunt completate cu pretul
produselor, si, in functie de rezultat, luarea masurilor ce se impun;
d) stabilirea unei comisii pentru a analiza corectitudinea datelor
inscrise in foile de parcurs in cazul carora carburantii au fost achizitionati cu
bonuri valorice, in perioada auditata, confruntarea acestora cu informatiile
din tabelele fisa de eliberare si justificare a bonurilor valorice, si, in functie
de rezultat, remedierea celor constatate.
e) analizarea de catre o comisie numita in acest sens, pentru
perioada supusa auditarii, a tuturor comenzilor efectuate de catre
atelierul de Reparatii., pentru a stabili incadrarea lucrarilor in parametrii
calitativi corespunzatori, executarea sau neexecutarea comenzilor la
autovehiculele care au avut misiuni in perioada de reparatie si, in functie de
rezultat, luarea masurilor in consecinta;
f) precizarea reala a starii tehnice a autovehiculelor la inapoierea din
cursa, in registrul folosit in acest sens, auditorii recomandand mentionarea
la capitolulObservatii si a simptomelor identificate de conducatorul auto;

g) urmarirea concordantei intre perioadele de imobilizare in reparatie

si cele de iesire in cursa, astfel incat un autovehicul sa nu apara
simultan in reparatie siin cursa;
h) intocmirea unei proceduri scrise, la nivelul entitatii auditate, prin
care sa se stabileasca modul de intocmire si executie a comenzilor privind
reparatiile de autovehicule.
2.5. SISTEMELE DE CONDUCERE SI CONTROL,
RISCURILE ASOCIATE UNOR ASTFEL DE SISTEME

PRECUM

SI

In urma evaluarii documentelor puse la dispozitie de structura

auditata, opinia auditorilor este ca in perioada analizata a fost implementat
un sistem de control intern si proceduri aferente, care insa s-au dovedit
insuficiente in unele situatii, exemplificate prin constatarile si consecintele
materializate in fisele de identificare si analiza a problemelor.
Analiza mediului de control intern a reliefat faptul ca in intervalul de
timp supus auditarii managementul institutiei s-a bazat pe structuri
organizatorice, metode si proceduri unitare, indeosebi in sectorul financiarcontabil, impunandu-se, in opinia noastra, imbunatatirea si generalizarea
acestora si in celelalte microstructuri functionale ale unitatii, astfel incat sa
asigure indeplinirea obiectivelor generale ale controlului intern.
In acest sens, principalele directii de actiune pe care le
consideram prioritare, pentru dezvoltarea unui sistem de control
managerial mai eficient ar fi urmatoarele:
a) efectuarea unei analize anuale realiste a riscurilor pe care sa se
fundamenteze Planul de control al Entitatii Publice X, in scopul orientarii
actiunilor de verificare in zonele sensibile, cu riscuri operationale si
financiare majore;
b) inventarierea functiilor sensibile si stabilirea unei politici adecvate
de rotatie a persoanelor care ocupa astfel de functii;
c) imbunatatirea coordonarii deciziilor si actiunilor componentelor
structurale ale entitatii, inclusiv prin intocmirea si difuzarea unor proceduri
interne care sa reglementeze operatiunile, activitatile si evenimentele
semnificative;
d) separarea adecvata a atributiilor, astfel incat sa se creeze
conditiile ca nici o persoana sau compartiment sa nu poata controla toate
etapele importante ale unei operatiuni sau ale unui eveniment.
Ca o prima etapa in implementarea sistemului de control managerial,
recomandam conducerii structurii auditate ca in domeniul controlului intern
sa fie valorificata si generalizata experienta Sectiei financiar-contabile, atat
in ceea ce priveste planificarea activitatilor de control, cat si executarea
efectiva a acestora.

Problema 1: Organizarea si exercitarea controlului financiar

preventiv propriu in cadrul Entitatii Publice X (FIAP nr. G/1)
Constatari:
Controlul financiar preventiv propriu al institutiei auditate este
organizat in cadrul structurii contabilului sef, fiind exercitat de 3 persoane.
In urma efectuarii verificarilor prin sondaj asupra modului de
exercitare a controlului financiar preventiv propriu, am constatat
urmatoarele aspecte, pe care le consideram semnificative pentru
conducerea unitatii auditate, in scopul imbunatatirii cadrului actual de
organizare si exercitare a controlului financiar preventiv:
1. Cadrul specific al proiectelor de operatiuni supuse controlului
financiar preventiv propriu ar trebui actualizat, in opinia noastra, si cu
proiectele de operatiuni vizate pentru control financiar preventiv propriu in
prezent, dar necuprinse in acesta.
2. Nu au fost intocmite liste de verificare (check-list) pentru toate
proiectele de operatiuni cuprinse in Cadrul specific al proiectelor de
operatiuni supuse controlului financiar preventiv propriu, detalierea prin
liste de verificare fiind obligatorie, potrivit prevederilor pct. 2.3 din OMFP
522/16.02003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale
referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, asa cum au fost
modificate cu OMFP 912/15.06.2004, precum si ale art. 1 din Dispozitia
sefului Directiei Financiare nr. A4667/29.07.200
3. Acordarea, in unele situatii punctuale, a vizei de control financiar
preventiv propriu, desi nu sunt respectate toate conditiile de forma si fond
(detalii in FIAP G/1).
Cauze:
a) Complexitatea operatiunilor efectuate de Entitatea Publica X,
insuficienta personalului si dispersia teritoriala mare a subunitatilor
subordonate;
b) Neaplicarea in totalitate a prevederilor actelor normative detaliate
la pct. 2 ,,Constatari.
Consecinte:
Riscul de eroare, frauda, incalcare a legislatiei, precum si riscul de a
nu putea detecta aceste probleme.

Recomandari si solutii propuse:

a) Analizarea oportunitatii completarii Cadrului specific al proiectelor
de operatiuni supuse controlului financiar preventiv propriu cu toate
proiectele de operatiuni pentru care se acorda viza de CFPP in prezent.
b) Detalierea obiectivelor verificarii prin liste de verificare (check-list)
pentru toate proiectele de operatiuni cuprinse in Cadrul specific al
proiectelor de operatiuni supuse controlului financiar preventiv propriu.
2.6. SISTEMELE INFORMATICE

Problema 1: Nerespectarea in totalitate a criteriilor minimale

mentionate in OMFP 1850/2004 in ceea ce priveste sistemele informatice
de prelucrare a datelor si programele informatice utilizate in activitatea
financiar-contabila (FIAP nr. H/1)
Constatari:
In urma verificarilor efectuate de echipa de audit asupra modului de
prelucrare a datelor inregistrate in contabilitate, controlul si pastrarea
acestora, am constatat ca entitatea auditata utilizeaza in acest sens
sisteme informatice de prelucrare automata a datelor, integrate intr-o retea
organizata la nivelul Sectiei financiar-contabile, ca o componenta a retelei
entitatii.
Din analiza prin sondaj a modului in care sistemele informatice de
prelucrare a datelor si programele informatice utilizate in activitatea
financiar-contabila respecta criteriile minimale mentionate in OMFP
1850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile, am constatat
urmatoarele:

Nu exista, materializata in documente, o procedura de

salvare si arhivare a datelor in scopul reprocesarii ulterioare in conditii de
exploatare reconstituite si nu este organizata gestiunea versiunilor,
modificarilor, corecturilor si schimbarilor de produs informatic.
Din discutiile purtate cu reprezentantii unitatii auditate a rezultat ca se
executa lunar, pe suporti externi, salvarea datelor financiar-contabile de
catre fiecare utilizator de produs informatic.

Nu exista, materializat in documente, un plan de securitate

al sistemului informatic, care sa cuprinda masurile tehnice si organizatorice
care sa asigure indeplinirea cerintelor minimale. Astfel, de exemplu, in
cazul aparitiei unor evenimente imprevizibile ce ar conduce la deteriorarea

partiala sau totala a datelor contabile, structura auditata nu dispune de

proceduri scrise care sa precizeze fara echivoc locatia/locatiile, persoanele
si modul de restaurare a informatiilor gestionate de sistemul informatic de
prelucrare a datelor.

Nu au fost stabilite prin regulamente interne

responsabilitatile ce revin personalului institutiei cu privire la utilizarea
sistemului informatic de prelucrare automata a datelor, conform pct. 45.
Din analiza situatiei dotarii cu tehnica de calcul a Sectiei financiarcontabile, rezulta ca in procent de 50 % calculatoarele au durata de viata
indeplinita, in unele cazuri folosindu-se pentru procesarea de note
contabile, balante analitice si liste de inventariere, sisteme cu procesoare
de frecvente reduse care, in general, nu sunt folosite in administrarea
bazelor de date.

Nu exista, la nivelul entitatii auditate, o analiza concretizata

intr-un document scris, privind repartizarea tehnicii de calcul in concordanta
cu resursele cerute de aplicatiile informatice utilizate si documentele
intocmite (utilizarea eficienta a tehnicii de calcul).
Cauze:
a) neaplicarea in totalitate a prevederilor OMFP nr. 1850/2004, pct. G
si H referitoare la criteriile minimale privind sistemele si programele
informatice utilizate in activitatea financiar-contabila;
b) inexistenta unei strategii unitare privind inzestrarea si repartizarea
tehnicii de calcul in concordanta cu resursele cerute de aplicatiile
informatice utilizate si documentele procesate.
Consecinte:
a) riscul nedisponibilitatii informatiei financiar-contabile, in timpul cel
mai scurt, in cazul deteriorarii partiale sau totale a bazelor de date
contabile prelucrate prin sistemele informatice de calcul;
b) riscul utilizarii ineficiente a fondului de timp alocat activitatilor de
introducere si prelucrare a datelor contabile datorata procesarii lente a
informatiilor sau cresterii timpului de indisponibilitate al acestora.
Recomandari si solutii propuse:
a) intocmirea de proceduri scrise, cu precizarea persoanelor/functiilor
responsabile pentru fiecare operatiune/activitate, care sa asigure
respectarea criteriilor minimale privind sistemele si programele informatice

utilizate in activitatea financiar-contabila, asa cum sunt ele mentionate

in OMFP 1850/2004, pct. G si H;
b) efectuarea unei analize la nivelul entitatii auditate, concretizata
intr-un document scris, privind repartizarea tehnicii de calcul in concordanta
cu resursele cerute de aplicatiile informatice utilizate si documentele
intocmite (utilizarea eficienta a tehnicii de calcul). In functie de rezultatul
acestei analize entitatea auditata va intreprinde masurile ce se impun in
vederea asigurarii in timp oportun a informatiilor prelucrate prin sistemele
informatice necesare in procesul de fundamentare a deciziilor;
c) Elaborarea unei strategii privind inzestrarea si repartizarea
tehnicii de calcul care sa asigure alocarea optima a resurselor
disponibile sau previzionate, in concordanta cu cerintele aplicatiilor
informatice utilizate, documentelor procesate si interconectarii la
reteaua centrala a entitatii. Auditorii recomanda in special analizarea
posibilitatii asigurarii de monitoare TFT (care nu emit radiatii si
conduc la o eficienta sporita in asigurarea disponibilitatii informatiei
financiar-contabile) pentru posturile in care se administreaza bazele
de
date
financiar-contabile
precum
si
imbunatatirii
parametrilor sistemelor cu procesoare de frecvente reduse care sunt
folosite in administrarea bazelor de date

2.5. CONCLUZII
In urma analizei prin sondaj si documentare a operatiunilor,
activitatilor si actiunilor efectuate in cadrul structurii si cuprinse in intervalul
controlat apreciem ca informatiile colectate asigura auditorilor o evidenta
suficienta si relevanta, oferind o baza rezonabila pentru constatarile si
concluziile acestora.
In urma evaluarii documentelor puse la dispozitie de structura
auditata, opinia auditorilor este ca in perioada analizata a fost implementat
un sistem de control intern si proceduri aferente, care insa s-au dovedit
insuficiente in unele situatii, exemplificate prin constatarile si consecintele
materializate in fisele de identificare si analiza a problemelor.
Analiza mediului de control intern a reliefat faptul ca in intervalul de
timp supus auditarii managementul institutiei s-a bazat pe structuri
organizatorice, metode si proceduri unitare, indeosebi in sectorul financiarcontabil, impunandu-se, in opinia noastra, imbunatatirea si generalizarea
acestora si in celelalte microstructuri functionale ale unitatii, astfel incat sa
asigure indeplinirea obiectivelor generale ale controlului intern. In acest
sens, principalele directii de actiune pe care le consideram prioritare,

pentru dezvoltarea unui sistem de control managerial mai eficient ar fi

urmatoarele:
a) efectuarea unei analize anuale realiste a riscurilor pe care sa se
fundamenteze Planul de control al Entitatii Publice X, in scopul orientarii
actiunilor de verificare in zonele sensibile, cu riscuri operationale si
financiare majore;
b) inventarierea functiilor sensibile si stabilirea unei politici adecvate
de rotatie a persoanelor care ocupa astfel de functii;
c) imbunatatirea coordonarii deciziilor si actiunilor componentelor
structurale ale entitatii, inclusiv prin intocmirea si difuzarea unor proceduri
interne care sa reglementeze operatiunile, activitatile si evenimentele
semnificative, asigurandu-se astfel si o mai buna continuitate a activitatii, in
pofida fluctuatiei de personal;
d) separarea adecvata a atributiilor, astfel incat sa se creeze
conditiile ca nici o persoana sau compartiment sa nu poata controla toate
etapele importante ale unei operatiuni sau ale unui eveniment.
In perioada auditata Entitatea Publica X a cunoscut o serie de
transformari structurale.
In general, aceste transformari au avut ca efect cresterea
semnificativa a numarului domeniilor de activitate si a volumului activitatilor
specifice ale directiei, fara insa a fi insotite, in numeroase cazuri, si de
suplimentari ale numarului de posturi din statele de organizare.
Astfel, evolutia crescatoare a volumului si complexitatii
responsabilitatilor, in special in domeniul economico-financiar, din ce in ce
mai greu de gestionat, a determinat aparitia si mentinerea unor riscuri
semnificative de eroare si frauda, dar si de nedetectare operativa a
acestora. In opinia noastra, managementul structurii auditate trebuie sa
mentina actuale preocuparile privind suplimentarea numarului de posturi
din structura financiar-contabila, precum si cele privind proiectarea,
realizarea si implementarea unui sistem eficient de control intern, care sa
mentina riscurile prezentate la un nivel rezidual minim.
De asemenea, apreciem ca un domeniu sensibil si totodata important
de activitate al structurii auditate il reprezinta sistemele informatice, in care
eforturile managementului ar trebui orientate, in principal, spre elaborarea
unei conceptii unitare de informatizare, avizarea si inregistrarea
programelor informatice utilizate in domeniul financiar-contabil, precum si
acreditarea si securizarea retelei informatice.
In ceea ce priveste administrarea patrimoniului imobiliar, testele
efectuate au relevat existenta a numeroase zone de risc semnificativ, cum
ar fi evidentierea eronata in contabilitate a unor active, neactualizarea
dosarelor tehnice si neconcordanta acestora cu evidenta contabila.
Opinia auditorilor cu privire la gradul de incredere pe care
conducerea ministerului si a structurii auditate il pot avea asupra modului
de gestionare a riscurilor semnificative la care unitatea a fost expusa in

perioada auditata si impactului acestora asupra imaginii patrimoniale, este

urmatoarea:
aprecierea vulnerabilitatii entitatii redusa;
aprecierea controlului intern corespunzator;
aprecierea impactului financiar scazut.
Consideram ca implementarea recomandarilor si solutiilor propuse de
auditori cu extinderea si adaptarea acestora si pentru activitatile sau
obiectele auditabile care nu au fost selectate in esantioanele analizate pot
conduce la diminuarea si monitorizarea riscurilor asociate actiunilor
desfasurate de structura auditata intr-o zona acceptabila si rezonabila.
Apreciem ca problematica expusa in prezentul raport de audit public
intern se poate constitui intr-o baza reala si rezonabila de analiza din
partea conducerii ministerului si structurii auditate, care sa aiba ca finalitate
asigurarea conformitatii depline a operatiunilor din domeniul economicofinanciar cu legislatia in vigoare, in scopul asigurarii suportului necesar
indeplinirii misiunilor stabilite prin actele normative specifice care
reglementeaza activitatea Entitatii Publice X.
In acest sens, recomandam conducerii structurii auditate sa pastreze
permanent in atentie printre domeniile prioritare de actiune intarirea
structurilor organizatorice, metodologiei si procedurilor necesare efectuarii
analizei economico-financiare, implementarea unor sisteme eficiente de
control intern si de monitorizare a achizitiilor, precum si optimizarea
administrarii patrimoniului imobiliar.
*
* *
Documentele puse la dispozitia auditorilor pe timpul derularii misiunii
au fost inapoiate in totalitate institutiei auditate.
Raportul de audit este intocmit in doua exemplare si inregistrat
la entitatea auditata cu nr. _____ din _______, pentru a fi difuzat astfel:
Entitatea publica X - exemplarul nr. 1;
Directiei Audit Intern - exemplarul nr. 2.
Despre implementarea recomandarilor formulate de auditori,
structura auditata va informa punctual si detaliat Directia Audit Intern
conform termenelor convenite in Fisa de urmarire a recomandarilor.
SUPERVIZAT
CUNOSTINTA
DIRECTORUL
ENTITATII PUBLICE X
AUDIT

AM
DIRECTIEI

LUAT
DIRECTORUL

SEFUL ECHIPEI DE AUDIT

SEFUL
INTERN

CONTABILUL

SEF

SECTIEI
AL ENTITATII PUBLICE X

BIBLIOGRAFIE

AUDIT

SELECTIVA

Petre Brezeanu si colectiv- Audit financiar. Repere

metodologice,
etice
si
istorice.
Reglementari
internationale
(ISA):
extrase, Editura
Cavallioti,
Bucuresti, 2008

Petre Brezeanu, Iulian Brasoveanu- Audit si control

financiar, Editura A.S.E., 2003

Ali Eden, Victoria Stanciu- Auditul

informatice, Editura A.S.E., 2002

Ana Stoian- Audit financiar-contabil, Editura A.S.E.,

Bucuresti, 2002;

Camera Auditorilor din Romania- Audit financiar,

Editura Economica, Bucuresti, 2000

sistemelor

***

Legea nr. 672/ 2002 privind auditul public intern

HG nr.235/ 2003 pentru aprobarea Normelor

privind modul de nominalizare a membrilor
Comitetului pentru Audit Public Intern

OMFP nr. 38/ 2003 pentru aprobarea normelor

generale privind exercitarea activitatii de audit public
intern, cu modificarile si completarile ulterioare

OMFP nr. 252/ 2004 pentru aprobarea codului

privind conduita etica a auditorului intern

OG nr. 37/ 2004 pentru modificarea si

completarea reglementarilor privind auditul public
intern

Colectia Tribuna Economica 2007