Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

CUPRINS
ARGUMENT...............................................................................................................4
CAPITOLUL 1
DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII
FOLOSITE DE AGENTUL ECONOMIC N ACTIVITATEA
COMERCIAL
1.1 DOCUMENTELE DE EVIDEN.......................................................................6
1.1.1 Importana i rolul documentelor de eviden............................................6
1.1.2 Structura documentelor de eviden...........................................................7
1.1.3 Clasificarea documentelor de eviden.......................................................7
1.1.4 ntocmirea documentelor de eviden......................................................10
1.1.5 Verificarea documentelor de eviden......................................................11
1.1.6 Pstrarea i arhivarea documentelor de eviden.....................................12
1.2 REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII.....................................................14
1.2.1 Rolul i importanta registrelor contabile in activitatea firmei..................14
1.2.2 Tipuri de registre contabile.......................................................................15
1.2.3 Completarea registrelor contabile.............................................................15
1.2.4 Verificarea registrelor contabile...............................................................17
CAPITOLUL 2
PREZENTAREA GENERAL A S.C. x S.R.L. ......................................18
CAPITOLUL 3
STUDIU DE CAZ PRIVIND DOCUMENTELE I REGISTRELE
CONTABILE UTILIZATE DE S.C. x S.R.L.
3.1 Studiu de caz privind documente utilizate de S.C. x S.R.L.....................20
3.2 Studiu de caz privind registrele contabile obligatorii utilizate de
S.C. x S.R.L..............................................................................................22
BIBLIOGRAFIE.......................................................................................................24
ANEXA

CAPITOLUL 1

Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII

FOLOSITE DE AGENTUL ECONOMIC IN ACTIVITATEA
COMERCIAL
1.1 DOCUMENTELE DE EVIDEN
1.1.1. Importana si rolul documentelor de evide
Documentele sunt acte scrise, ntocmite pentru operaiile economice sau
financiare la locul i n momentul efecturii lor, cu scopul de a dovedi existena
acestor operaii, precum i pentru evenimente izvorte din necesiti organizatorice i
administrative ale entitii economice (ex. actele necesare pentru angajarea i
ncadrarea personalului, contractele economice etc.).
Documentele de eviden sau documentele primare sunt numai acele
documente care au legtur direct sau indirect cu nregistrrile contabile.
Documentele de eviden reflect toate operaiile legate de existena i
micarea elementelor patrimoniale (mijloacelor, proceselor i surselor economice
antrenate n desfurarea ciclului de exploatare din ntreprinderi), relaiilor de
drepturi i obligaii generate de aceste operaii, precum i rezultatele obinute din
activitatea desfurat.
Importan:
In documentele de eviden sunt consemnate datele i informaiile proprii
circuitului economic al patrimoniului ntreprinderii, servind:
ca baz pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate. Prin datele pe care
le conin, ele fac dovada nfptuirii operaiilor economice i financiare;
la ntocmirea unor documente ce se nregistreaz n contabilitate inclusiv a
documentelor cumulative . Astfel, documentele de eviden se pot utiliza
succesiv i pentru celelalte forme de eviden, contribuind la stabilirea unei
legturi organice ntre ele i la evitarea de paralelism;
la efectuarea controlului economic si financiar pentru aprarea
patrimoniului, constituind mijlocul folosit n descoperirea unor nereguli n
gestiunea acestuia, lipsuri i sustrageri de bunuri, efectuarea de cheltuieli i
pli fr baz legal . Totodat, prin intermediul lor, se asigur respectarea
disciplinei financiare i contractuale;
ca mijloc de prob n justiie pentru descoperirea adevrului. Astfel,
documentele de eviden au i o importan juridic prin caracterul lor de
acte justificative;
nevoilor organizatorice i administrative care nu au nici o legtur cu
nregistrarea n contabilitate;

Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

1.1.2. Structura documentelor de evidenta

Structura documentelor de eviden este definit prin informaiile
(elementele) consemnate i diferit n funcie de caracterul operaiilor
economice nregistrate. Documentele de eviden conin dou feluri de
elemente:
comune;
specifice.
Elementele comune
denumirea documentului;
antetul;
data ntocmirii documentului i efecturii operaiei;
prile care contribuie la efectuarea operaiei economice respective;
coninutul operaiei;
baza legal, dac este cazul;
unitatea de msur sau elementul n care se exprim operaia economic
respectiv;
semnturile persoanelor responsabile de ntocmirea documentului;
tampila;
Acestea au un caracter repetitiv i general, fiind de regul tiprite (tipizate).
Elementele specifice:
difer i se completeaz n funcie de natura operaiei economice
sau financiare;
Acestea sunt specifice condiiilor concrete n care se produc operaiile
economice i financiare (sunt n general netipizate).
1.1.3. Clasificarea documentelor de eviden
In activitatea unitii patrimoniale sunt utilizate numeroase i variate
documente de eviden n raport cu operaiunile economice i/sau financiare pe
care le consemneaz.
In funcie de trsturile caracteristice ale operaiilor economice i
financiare, documentele de eviden se clasific dup mai multe criterii.
1) Dupa natura operatiilor economice, documentele de evidenta se
impart in documente privind:
a) imobilizarile corporale:proces-verbal de predare-preluare;procesverbal de receptie si punere in functiune; proces-verbal de scoatere din
functiune .
b) activele circulante

Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

- materiale - not de recepie i constatare de diferene; bonul de consum; fialimit de consum .

c) disponibilitile bneti: chitane, dispoziia de plat-ncasare.
d) salariile i alte drepturi cuvenite angajailor: statul de salarii, lista de
avans chenzinal, ordinul de deplasare, decontul de cheltuieli .
e) vnzrile: factura sau factura fiscal, dispoziie de livrare, aviz de
nsoire a mrfii.
f) corespondena.
g) arhiva.
2) Dupa caracterul si functia pe care o indeplinesc documentele se impart
in:
a) documente de dispoziie: sunt acele documente prin care se transmite
ordinul de a efectua o operaie economic sau financiar, precum i indicaiile
necesare executrii : ordinul de plat, comanda, dispoziii de ncasare sau
dispoziii de plat .
b) documente justificative sau de execuie sunt acelea care cuprind date
cu privire la executarea unei operaii economice. Spre deosebire de documentele
de dispoziie, acestea stau la baza nregistrrii operaiilor n conturi : factura,
factura fiscal, chitana, bonul de consum .
c) documente mixte sunt acelea care cuprind att nsuirile documentelor
de dispoziie, ct i a celor de execuie: dispoziie de livrare, aviz de nsoire a
mrfii, fia-limit de consum .
3) Dupa numarul operatiilor economice pe care le cuprind, documentele se
impart in:
a) documente singulare sunt acelea care consemneaz o singur operaie
economic: chitana, factura .
b) documente cumulative sunt acelea care acumuleaz i genereaz datele din
documente singulare, consemneaz mai multe operaii economice de acelai fel:
jurnalul de cumprri, jurnalul de vnzri .
4) Dupa momentul intocmirii si rolul lor, documentele de evidenta pot fi:
a) documente primare sunt acele documente n care se consemneaz
pentru prima dat operaiile economice sau financiare. Ele se ntocmesc de

Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

regul n momentul efecturii acestor operaii economice sau financiare:

chitana, factura .
b) documente secundare sunt documentele ce se ntocmesc pe baza
documentelor primare.
5) Dupa locul de unde se intocmesc si circula, documentele se impart in:
a) documente interne sunt acelea care se ntocmesc n cadrul unitii
patrimoniale pentru operaiile economice i financiare cu privire la activitatea
ei. O parte dintre aceste documente rmn n interiorul ntreprinderii, ca de
exemplu: bonul de consum. Alte documente interne circul n exteriorul
ntreprinderii, ca de ex.: facturile ntocmite pentru produsele livrate, lucrrile
executate i serviciile prestate, ordinul de plat, cecul .
b) documete externe sunt acelea care se intocmesc in alte unitati
patrimoniale, dar care circula si in cadrul acesteia. Aceste documente reflecta
relatiile unitatii patrimoniale cu terte persoane fizice sau juridice, ca de exemplu:
factura primita de la furnizor, extrasul de cont primit de la banca .
6) Dupa sfera de aplicare, documentele de evidenta se grupeaza in:
a)documente de uz general (documente generale) sunt acele documente
care se folosesc n toate unitile patrimoniale din toate ramurile de activitate:
not de intrare-recepie, chitan, factur, bon de consum, stat de salarii;
b) documente specifice sunt acelea care se utilizeaz numai n anumite
ramuri de activitate, uniti patrimoniale, cum ar fi: actul de ftare, folosit n
zootehnie, devizul, contractul de antrepriz, n construcii .
7)

Dupa forma de prezentare , documentele de evidenta se impart in:

a) documente tipizate sunt acele documente care se ntocmesc pe

formulare-tip i a cror folosire este obligatorie;
b) documente netipizate sunt acele documente care se ntocmesc pe
formulare specifice fiecrei ramuri de activitate, unitii patrimoniale n parte.
8)
Dupa regimul de tiparire si utilizare, documentele de evidenta se
grupeaza in:
a) documente cu regim special sunt acele documente pentru care exist
dispoziii legale cu.precizri exprese privind modul de ntocmire, circulaie i
pstrare. Pentru aceste documente exist reguli privind evidena i utilizarea lor.
Astfel, pentru documentele care se prezint sub form de carnete se impune i

Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

urmrirea, sigilarea i certificarea numrului de exemplare, iar pentru cele sub

form de foi volante se impune numerotarea i parafarea lor. Pentru aceste
documente cu regim special, n cadrul unitilor economice se ine o eviden
operativ special. Ex.: factura, factura fiscal, cecurile de numerar, chitana .
b) documente fr regim special sau cu regim uzual sunt documentele
care se folosesc cu respectarea normelor generale de ntocmire, circulaie i
pstrare. Ex.; nota de contabilitate, borderoul de achiziie, ordinul de plat ;
c) documente cu reglementri exprese sunt acele documente care se
folosesc numai pentru anumite operaii economice, i anume: mrci potale,
fiscale, certificate medicale, carnete de munc .
9)
Dupa modul de intocmire si rolul pe care-l indeplinesc in cadrul
sistemului informational- contabil, documentele de evidenta se impart in:
a) documente justificative sunt acele documente care se ntocmesc la
locul i n urma executrii operaiilor economice sau financiare, prin semnarea
lor de ctre persoanele care le-au ntocmit, verificat i nregistrat. Ele asigur
certitudinea i realitatea efecturii operaiilor respective. Aceste documente
preced i fundamenteaz datele cuprinse n ele, fac dovada efecturii operaiilor i
angajeaz rspunderi, drepturi i obligaii cu privire la existena i micarea
elementelor patrimoniale: orice operaiune patrimonial se consemneaza n
urma efecturii ei ntr-un nscris care st la baza nregistrrilor n contabilitate,
dobndind astfel calitatea de document justificativ. Ele angajeaz rspunderea
persoanelor care le-au ntocmit, vizat ori aprobat, ori nregistrat n contabilitate"
conform Legii Contabilitii nr. 82/1991, art.6.
b)documente de eviden contabil sunt registrele contabile n care se
consemneaz i pstreaz informaiile n structura proprie contului. In cadrul
registrelor contabile propriu-zise intr: registrul-Jurnal, registrul Cartea Mare,
registrul-inventar. De asemenea, registrele contabile pot fi nsoite i de registre
de eviden operativ care se ntocmesc pentru stocarea informaiilor de un
anumit fel, pe locuri de gestionare, i anume: registrul cheltuielilor, registrul
stocurilor, registrul veniturilor, jurnalul de vnzri, jurnalul de cumprri .
c)documente de sintez i raportare contabil sunt acele documente
prin care se cumuleaz i se transmit informaiile n exteriorul unitii
patrimoniale i din care amintim: bilanul contabil semestrial i anual i notele
explicative, balana de verificare sintetic la sfritul lunii, privind impozitul pe
profit la sfritul trimestrului (anului).
Documentele de evidenta sunt elaborate in functie de continutul
operatiilor economice si financiare pentru care sunt concepute, concomitent
urmarindu-se sa fie clar, sa redea in forma simpla activitatile desfasurate de catre
unitatea patrimoniala, cu cheltuieli materiale si umane minime.
In ara noastr s-a elaborat un sistem raional de organizare a
documentelor n conformitate cu noul sistem contabil al agenilor economici,
care cuprinde:

Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

Nomenclatorul privind modelele registrelor i formularelor tipizate

anume pentru activitatea financiar i contabil". Acest nomenclator cuprinde
instruciuni precise cu privire la forma, coninutul, structura, ntocmirea i
folosirea obligatorie a acestor documente.
1.1.4. Intocmirea documentelor de evidenta
In orice unitate patrimonial, ntocmirea documentelor pentru fiecare
operaie economic i financiar reprezint o cerin major pentru cunoaterea
i managementul activitii, ntruct aceasta reclam un control riguros att
asupra integritii i modului de gestionare a patrimoniului n totalitate sau a
prilor componente, ct i a fiecrei operaii n parte.
Intocmirea documentelor se poate face manual sau cu mijloace de
prelucrare automat, astfel nct acestea s fie lizibile, nefiind admise tersturi,
rzturi, modificri sau alte asemenea procedee, precum i lsarea de spaiu
liber ntre operaiile consemnate n acestea.
Intocmirea documentelor are loc, de regul, la locul unde se produce operaia
economic sau financiar.
Un rol important n ntocmirea documentelor l constituie raionalizarea i
tipizarea acestora prin care se urmrete stabilirea unor tipuri unitare de
documente pentru toate ntreprinderile de acelai tip. Prin aceast aciune se
reduc cheltuielile de imprimare i volumul de munc pentru completarea lor,
eliminarea paralelismelor n ntocmire i circulaie, proiectarea unor documente
care s corespund necesitilor de prelucrare automat, satisfacerea cerinelor
de informare a tuturor formelor de eviden, ntocmirea manual se poate face
prin folosirea: cernelii, a pastei sau creionului chimic, ntocmirea automat cu
mijloace tehnice se poate efectua cu maina de scris, calculatorul etc.
Intocmirea documentelor i prelucrarea automat a datelor prezint
avantaje fa de prelucrarea manual n ceea ce privete exactitatea i
operativitatea datelor, precum i reducerea considerabil a volumului de munc
i rutin.
Dup ntocmire, documentele se supun verificrii i prelucrrii.
1.1.5. Verificarea documentelor de evidenta
Verificarea documentelor de eviden este operaia premergtoare
nregistrrii operaiilor economice i financiare n conturi i const n controlul
respectrii condiiilor de form i de fond pe care acestea trebuie s le
ndeplineasc. Verificarea are ca scop evitarea greelilor, neregulilor i
abuzurilor, precum i pentru reflectarea realitii n contabilitate.
Verificarea documentelor de eviden este de trei feluri:
1.
verificare din punct de vedere al formei;
2.
verificare aritmetic;

Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

3.

verificare de fond.

Verificarea din punct de vedere al formei se refera la:

a) corespondena modelului de document cu natura operaiei consemnate;
b) completarea tuturor elementelor obligatorii din formular;
c) corespondena cu cele din anexe;
d) existena semnturilor persoanelor responsabile de ntocmirea documentelor
i efectuarea calculelor;
e) ntocmirea n numrul de exemplare prevzut i existena aceluiai numr de
ordine pe fiecare exemplar.

Documentele de evidenta se supun si unei verificari aritmetice prin

care se urmareste:
exactitatea datelor cifrice inscrise;
preluarea exacta a cantitatilor si preturilor;
corectitudinea calculelor aritmetice.

Verificarea de fond a documentelor presupune urmarirea legalitatii,

necesitatii, realitatii, oportunitatii si economicitatii operatiilor economice si
financiare pentru care acestea s-au intocmit.
Legalitatea operaiei consemnate se apreciaz prin raportarea acesteia la
actele
normative ce reglementeaz operaiile respective (legi,
ordonane,ordine,instruciuni)
Necesitatea operaiei consemnate se apreciaz prin raportarea acesteia la
cerinele activitii unitii patrimoniale, deoarece nu orice operaie economic
sau financiar care este legal este i necesar ntreprinderii.
Realitatea datelor nregistrate se apreciaz prin controlul reciproc al acestora,
pentru a se confirma executarea operaiei. (Ex.: bonul de predare produse se
compar cu bonurile de lucru pentru cantitile de produse obinute.)
Oportunitatea i economicitatea operaiei au n vedere faptul c ea trebuie
s se realizeze cu cheltuieli minime i la momentul oportun (optim). Ex.:
efectuarea unei reparaii la exteriorul unei cldiri presupune efectuarea acestora
n sezonul cald, care influeneaz att costul lucrrilor, ct i calitatea acestora.
Verificarea documentelor de eviden se efectueaz n general de ctre alte
persoane dect cele care le-au ntocmit i prelucrat. Dup verificare,
documentele corect ntocmite sunt supuse analizei contabile i contrii, adic
nscrierii pe ele a conturilor sintetice i analitice debitoare i creditoare n care
urmeaz a se nregistra operaiile economice sau financiare. Contarea i
nregistrarea n contabilitate se fac document cu document sau dup o
centralizare a documentelor care se refer la operaii de aceeai natur i din
aceeai perioad.
Din punct de vedere metodologic, nregistrarea n contabilitate a
operaiunilor economice i financiare se face cronologic, prin respectarea
succesiunii documentelor individuale sau centralizatoare, n funcie de data
ntocmirii sau intrrii n unitate i sistematic n registrele deschise pe conturi
sintetice i analitice.

Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

In urma verificrii, documentele care se constat c nu ndeplinesc condiiile i

cerinele se napoiaz compartimentelor sau unitilor de unde provin pentru a fi
corectate sau completate corespunztor.
Corectarea
Corectarea erorilor din documente presupune respectarea unor reguli prin
care:
s se permit recunoaterea momentului cnd s-a produs greeala (la
ntocmire sau la prelucrare);
s se aduc la cunotin celor care au ntocmit documentul;
s se efectueze corectarea prin tierea cu o linie a textului sau a sumei
greite, n aa fel nct s se poat citi ce s-a greit. Apoi se scrie deasupra
textul sau suma corect, fcndu-se meniunea pe documentul rectificat
asupra acestui fapt;
datele corecte s fie certificate prin semnturile persoanei care a completat
iniial documentul sau a corectorului, cnd eroarea s-a constatat la
prelucrare.
In documentele referitoare la mijloace bneti (Registrul de cas,
Chitan, Cec etc.) dac se fac greeli, nu se admit corecturi. Ele se anuleaz i
se pstreaz n carnetele respective fr a fi detaate, cu meniunea anulat.
1.1.6. Pastrarea si arhivarea documentelor de evidenta
Clasarea este operaia de aezare (aranjare) a documentelor ntr-o
anumit ordine strict determinat, n scopul pstrrii i al gsirii lor cu uurin
atunci cnd sunt cutate pentru furnizarea informaiilor necesare organelor de
eviden, conducere si control.
Arhivarea documentelor de eviden
Documentele de eviden de orice natur trebuie pstrate n condiii care
s asigure integritatea deplin a lor pentru o anumit perioad de timp.
De aceea se constituie un compartiment special de arhivare n care se
pstreaz: documente originale, copii, fotocopii, filme, corespondene, planuri,
schie.
Pstrarea documentelor se realizeaz prin arhivarea lor, care poate fi de
dou feluri:
1. arhiva curent este organizat n cadrul fiecrui sector i serviciu din
ntreprindere i permite consultarea documentelor n cursul exerciiului
financiar.
2. arhiva general este organizat la nivel de unitate patrimonial i la care
se predau documente dup expirarea exerciiului financiar.
Arhivarea documentelor de eviden se face in conformitate cu
prevederile legale si cu respectarea urmtoarelor reguli:
documentele se grupeaz n dosare, numerotate, numite i parapete;

Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, n

cadrul
fiecrui exerciiu financiar la care se refer acesta. In cazul fuziunii sau al
lichidrii unitii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaz
separat;
evidena documentelor de analiz se ine cu ajutorul Registrului de
eviden, n care sunt inute evidenele dosarelor i documentelor intrate
n arhiv, precum i micarea acestora n decursul timpului.
Documentele de cas i unele documente contabile cum sunt: bilanul,
balana de verificare, fiele de cont se pstreaz n casa de fier sau n spaii
special amenajate, pe rspunderea contabilului-ef sau a altei persoane
competente n acest sens, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau
sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
In cazul utilizrii tehnicii de calcul, clasarea i pstrarea informaiilor se
realizeaz cu ajutorul compact-discurilor, dischetelor i poart denumirea de
arhiv electronic.
Dup expirarea exerciiului financiar i aprobarea bilanurilor financiare
anuale (bilanul contabil), documentele se predau la arhiva general a unitilor.
Din arhiva general, documentele nu se scot dect cu aprobarea
persoanelor competente, la cererea instanelor judectoreti i a organelor de
control.
In vederea scoaterii din arhiv a documentelor se ntocmete un procesverbal n care se arat:
cine a cerut documentul respectiv;
cine a aprobat eliberarea documentului respectiv;
scopul eliberrii documentului .
In locul documentului solicitat se duce copia certificat de pe document,
procesul verbal ncheiat, aprobarea de eliberare a documentelor i dovada
semnat de persoana care a ridicat originalul.
Termenele de pstrare a documentelor n arhiva ntreprinderii sunt
stabilite prin dispoziii legale i sunt diferite, n funcie de natura, destinaia i
categoria din care acestea fac parte. Astfel, documentele specifice unor ramuri
au termen de pstrare stabilit prin instruciuni departamentale, de ramur, iar
cele comune pe economia naional au termene stabilite de Direcia General a
Arhivelor Statului.

1.2. REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII

1.2.1. Rolul si importanta registrelor contabile in activitatea firmei
Registrele contabile sunt acele documente-formulare cu ajutorul crora
se efectueaz nregistrarea operaiilor economice i financiare n conturi, precum
i furnizarea informaiilor privind starea i micarea patrimoniului unei unitti.
Registrele contabile, indiferent de forma de prezentare (jurnale, fise,
situatii etc.), trebuie sa cuprinda elemente cu privire la :

Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

felul, numarul si data documentului justificativ;

sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;
conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare ;
semnaturile pentru intocmire si verificare;

Registrele contabile prezinta o deosebita importanta:

servesc la prelucrarea, centralizarea i nregistrarea n contabilitate a
operaiilor economice i financiare consemnate n documentele
justificative;
servesc la nregistrarea cronologic i sistematic a tuturor operaiilor
economice i financiare i se ntocmesc manual sau prin utilizarea
sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor corespunztor
cerinelor privind respectarea coninutului minimal de informaii i a
normelor de ntocmire i utilizare a acestora;
servesc la ntocmirea balanelor de verificare sintetice i aqalltice, precum
i a situaiilor financiare;
servesc la analiza economico-financiar a activitii desfurate de
unitatea patrimonial n cadrul exerciiului financiar prin furnizarea de
informaii;
nentocmirea, ntocmirea eronat i/sau neutilizarea documentelor
justificative i financiar- contabile, precum i a registrelor contabile
obligatorii conform legii se sancioneaz potrivit prevederilor legale n
vigoare;
servesc drept prob n justiie n scopul soluionrii litigiilor;
1.2.2. Tipuri de registre contabile
Desfurarea activitii n cadrul intreprinderilor implic multiple opera ii
economico-financiare care sunt consemnate n documente
justificative.
Operaiile economice i financiare consemnate n documentele justificative sunt
inregistrate n ordine cronologic i sistematic grupate n registrele contabile.
Registrele de contabilitate se prezint sub forma unor caiete(registre
legate), fie sau situaii i listri informatice ale cror coninut i form
corespund scopului pentru care se in.Definite prin prisma sistemului
informaional contabil, registrele de contabilitate reprezint documente cu
ajutorul crora se realizeaz nregistrarea cronologic i sistematic a opera iilor
economice i financiare n contabilitate, furniznd informaii privind situaia i
micarea patrimoniului.
Legea Contabilitii i Regulamentul privind aplicarea acestei legi prevd :
principalele registre ce se folosesc sunt : registrul-jurnal, registrul-inventar i
registrul cartea-mare.

Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

Registrul-jurnal i registrul-inventar au regim de nregistrare la organele

fiscale, unde se depun numerotate, nuruite i parafate.n consecin, cele dou
registre pot fi admise ca prob n cazul litigilor dintre ntreprinderi, n caz de
faliment, precum si n orice situaii.
Tipurile de registre prezentate:
se folosesc n cadrul tuturor tehnicilor de prelucrare i nregistrare
informaiilor;
coninutul acestora este acelai, diferit este numai forma lor de prezentri
nu circul ntre compartimentele unitii i nici n afara acesteia;
se pstreaz n cursul anului n cadrul compartimentului de contabilitate;
n exerciiul financiar urmtor se predau la arhiva general a unitii, unde
se pstreaz timp de zece ani de la data nchiderii exerciiului respectiv;
n cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii vor fi reconstituite n
maximui 30 de zile de la constatare.
1.2.3. Completarea registrelor contabile
Regulile de completare a registrelor contabile difer dup modul de
nregistrare a operaiilor economice i financiare n cadrul sistemului de conturi,
astfel: pentru evidena cronologic, pentru evidena sistematic, pentru evidena
combinat i pentru inventarierea patrimoniului.
A) Evidena cronologic se reflect n nregistrarea operaiilor economice i .
financiare n ordinea n care acestea au fost efectuate n timp. Funcia principal
a registrelor pentru evidena cronologic const n cunoaterea rulajului valoric
al operaiilor economice i financiare pe o anumit perioad de gestiune. Din
aceast categorie de registre enumerm:
a)
registrul-jurnal;
b)
registrul-jurnal de ncasri i pli;
c)
nota de contabilitate .
a) Registrul-jurnal
Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz,
n mod cronologic,toate operaiunile economico-financiare.
Operaiunile de aceeai natur, realizate n acelai loc de activitate(atelier , sec ie
etc.), pot fi recapitulate ntr-un document centralizator, denumit jurnal
auxiliar, care st la baza nregistrrii n Registrul-jurnal.Unitile pot utiliza
jurnale auxiliare pentru operaiunile de cas i de banc, decontrile cu
furnizorii, situaia ncasrii-achitrii facturilor etc. .

Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

Orice nregistrare n Registrul-jurnal trebuie s cuprind elemente cu privire la :

felul, numrul i data documentului justificativ, explicaii privind operaiunile
respective i conturile sintetice debitoare i creditoare n care s-au nregistrat
sumele corespunztoare operaiilor efectuate .
Unitile care utilizeaz jurnale auxiliare pot nregistra n Registrul-jurnal sumele
centralizate pe conturi,preluate din aceste jurnale.
b) Registrul-jurnal de ncasri i pli
Registrul-jurnal de ncasri i pli este documentul contabil utilizat
pentru nregistrarea operativ a ncasrilor i plilor pe baz de documente
justificative, precum i documentul prin care se stabilete situaia financiar a
unitii patrimoniale "respective.
In acest registru sunt consemnate att operaiile n numerar, ct i cele
efectuate prin contul de la banc, indiferent dac a avut lor ncasarea sau plata
efectiv. Acesta se numeroteaz i se snuruieste.
c) Nota de contabilitate
1. Servete ca document justificativ de nregistrare n contabilitatea sintetic
i analitic, de regul pentru operaiunile care nu au la baz documente
justificative (stornri etc.).
2. Se ntocmete, ntr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil.
3. Circul :
-la persoana autorizat s verifice i s semneze documentul ;
-la persoana care asigur contabilitatea sintetic i analitic n cadrul
compartimentului financiar-contabil.
4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este
urmtorul :
-denumirea, numrul i data (ziua,luna,anul) ntocmirii formularului;
-deumirea unitii;
-explicaii; simbolul contului debitor/creditor; suma;
-semnturi: ntocmit, verificat.
B) Evidena sistematic prezint avantajul gruprii i nregistrrii operaiilor
att n funcie de natura lor, ct i n funcie de data efecturii acestora. Din
aceast categorie face parte registrul (formularul) Cartea mare", care poate avea
mai multe forme:
a)
fi de cont pentru operaii diverse;
b)
fie sintetice ah sau pe conturi corespondente.
Registrul Cartea mare" reprezint un document contabil obligatoriu n
care se nregistreaz lunar i sistematic, prin regruparea conturilor, micarea i

Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

existena tuturor elementelor de activ i de pasiv, la un moment dat. Acesta este

un document contabil de sintez i de sistematizare i conine simbolul contului
debitor i al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor i creditor,
precum i soldul contului pentru fiecare lun a anului curent. Registrul Cartea
mare poate conine cte o fil pentru fiecare cont sintetic utilizat de
unitate.Cartea mare st la baza ntocmirii balanei de verificare.
Registrul Cartea mare poate poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru
operaiuni diverse.
Editarea Crtii mari se va efectua numai la cererea organelor de control
sau n funcie de necesitile proprii.
Durata de arhivare : Registrul-jurnal, Registrul-inventar i Registrul
Cartea mare se pstreaz n unitate timp de 10 ani de la data ncheierii
exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, iar n caz de pierdere,
sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite n termen de maximum 30 de zile
de la constatare.
C) Evidena combinat. Registrul de eviden combinat se prezint sub
form de jurnal-cartea mare, n care operaiile se nregistreaz simultan, att n
ordine cronologic, ct i sistematic, pe feluri de operaii de aceeai natur. Se
Utilizeaz de ctre unitile patrimoniale cu un volum mic de operaii, care
aplic ; forma de nregistrare contabil pe jurnale.
Registrul Cartea mare", indiferent de forma pe care o mbrac, este un
document contabil care st la baza ntocmirii balanei de verificare sintetice.
Se intocmeste intr-un singur exemplar, lunar, fara stersaturi, modificari
sau spatii libere.
D) Inventarierea patrimoniului unitii se realizeaz cu ajutorul
registrului- inventar.
Registrul-inventar reprezint un document contabil obligatoriu n care se
nregistrez toate elementele de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor,
inventariate de unitate, potrivit legii. Registrul-inventar se ntocme te la
nfinarea unitii, cel puin o dat pe an pe parcursul funcionrii unitii, cu
ocazia fuziunii, divizrii sau ncetrii activitii, precum i de alte situa ii
prevzute de lege pe baz de inventar faptic.
n acest registru se nscriu, ntr-o form recapitulativ, elementele inventariate
dup natura lor,suficient de detaliate pentru a putea justifica coninutului fiecrui
post al bilanului.
Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a fiecrui cont de
activ si de pasiv. Elementele de activ i pasiv nscrise n Registrul-inventar au la
baz listele de inventariere sau alte documente care justific coninutul acestora.
n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, n Registrul-inventar se
nregistreaz soldurile existente la data inventarierii, la care se adaug rulajele

Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

intrrilor i scad rulajele ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii

exerciiului financiar.

1.2.4. Verificarea registrelor contabile

nainte de a se nregistra n contabilitate, documentele de eviden trebuie s fie
supuse unei verificri minuioase.
Verificarea documentelor se face sub 3 aspecte :
a) verificarea formei;
b) verificarea aritmic(cifric);
c) verificarea de fond;
a)Verificarea formei urmrete:
dac s-au folosi formulare corespunztoare cu natura operaiilor;
dac s-a completat numrul de exemplare cerute;
dac s-au respectat regulile de ntocmire a documentelor;
b)Verificarea aritmic urmrete:
dac sumele au fost nscrise corect;
dac s-au efectuat corect calculele;
c)Verificarea de fond urmrete dac operaia este legal, real, necesar i
oportun. Verificarea documentelor se poate face de ctre persoanele:
care conduc contabilitatea(contabil ef, director economic)
care execut controlul financiar preventiv;
mputernicite de ctre unitate(cenzori, experi contabili);
care fac parte din aparatul de control financiar i fiscal al
statului(inspectori, comisari).

Tesu Marian-Iulian clasa aXIIa AT

BIBLIOGRAFIE
Mihai Ristea , Oprea Clin Bazele Contabilitii
Pantea Iacob Petru , Gheorghe Bodea - Contabilitatea financiar
Possler Ladislau

Contabilitatea intreprinderii- indrumar practic

Sichigea Nicolae

- Gestiunea financiara a intreprinderii

Matis Dumitru

- Bazele contabilitatii. Aspecte teoretice si practice