HOTRREA

Nr. 51/15.12.2006
referitoare la aprobarea Ghidului privind dosarul de baz al studiului clinic
i arhivarea acestuia

Consiliul tiinific al Ageniei Naionale a Medicamentului,

constituit n baza Ordinului ministrului sntii nr. 485/09.05.2005, modificat i
completat prin Ordinul ministrului sntii nr. 159/22.02.2006, ntrunit la
convocarea preedintelui Ageniei Naionale a Medicamentului n edina
ordinar din 15.12.2006, n conformitate cu art. 10 al Ordonanei Guvernului nr.
125/1998 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea Ageniei Naionale a
Medicamentului, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 594/2002,
cu modificrile i completrile ulterioare, adopt urmtoarea
HOTRRE
Art. 1. Se aprob Ghidul privind dosarul de baz al studiului clinic i
arhivarea acestuia, conform Anexei care face parte integrant din prezenta
hotrre.
Art. 2. - La data intrrii n vigoare a prezentei hotrri se abrog
Hotrrea nr. 24/2004 referitoare la aprobarea Ghidului privind dosarul de baz
al studiului clinic i arhivarea acestuia, aprobat prin Ordinul ministrului
sntii nr. 1631/2004.
PREEDINTELE
Consiliului tiinific
al Ageniei Naionale a Medicamentului
Acad. Prof. Dr. Victor Voicu

ANEXA

studiului clinic i arhivarea acestuia

CAPITOLUL I
Introducere
Art. 1. Prezentul ghid este o traducere n limba romn i o adaptare a
Recomandrilor din 2006 ale Comisiei Europene privind dosarul de baz al
studiului clinic i arhivarea acestuia (Eudralex, volumul 10, capitolul V).
Art.2. - Prezentul ghid ofer instruciuni pentru sponsori i investigatori
referitoare la cerinele privind dosarul de baz al studiului clinic.
CAPITOLUL II
Baza legal
Art. 3. Prezentul ghid detaliaz cerinele art. 57 din Ordinul
ministrului sntii publice (OMSP) nr. 904/2006 pentru aprobarea Normelor
referitoare la implementarea regulilor de bun practic n desfurarea studiilor
clinice efectuate cu medicamente de uz uman precum i ale capitolului V din
OMSP nr. 903/2006 pentru aprobarea Principiilor i ghidurilor detaliate privind
buna practic n studiul clinic pentru medicamente de uz uman pentru
investigaie clinic, precum i cerinele pentru fabricaia i importul acestor
medicamente.
CAPITOLUL III
Principii generale
Art. 4. - Dosarul de baz al studiului clinic trebuie s conin
documentele eseniale care s permit, conform art. 37 din OMSP 903/2006,
evaluarea att a desfurrii studiului clinic ct i a calitii datelor obinute din
acesta.
Art. 5. - Documentele eseniale trebuie ntocmite ntr-un mod organizat
care s faciliteze att conducerea studiului ct i auditul sau inspecia acestuia
(dosarul de baz al sponsorului studiului, dosarul de baz al investigatorului
.a.).
Art. 6. - n conformitate cu art. 41 din OMSP 903/2006, documentele
eseniale trebuie s fie pstrate n siguran pn la arhivare i apoi arhivate
pentru perioade suficient de mari astfel nct s permit auditarea sau inspecia
din partea autoritilor competente; aceste documente trebuie s fie uor
accesibile, la cererea Ageniei Naionale a Medicamentului (ANM).

Art. 7.- (1)Prezentul ghid ofer ndrumri referitoare la coninutul

dosarelor de baz ale studiului clinic i regulilor de pstrare a documentelor
eseniale aflate n posesia investigatorilor, sponsorului/organizaiei de cercetare
prin contract (OCC) i altor persoane implicate n desfurarea studiului clinic.
(2) Prezentul ghid conine informaii detaliate despre:
a) setul minim de documente care trebuie pstrate;
b) calitatea documentelor care trebuie arhivate;
c) standardele minime pentru condiiile de pstrare; transferul pe suport
informaional i copiile certificate;
d) durata de pstrare.
CAPITOLUL IV
Documentele care trebuie arhivate
Art.8. - n dosarul de baz al studiului clinic trebuie pstrate documentele
eseniale
Art. 9. (1) Documentele eseniale sunt acelea care, fiecare n parte i
mpreun permit evaluarea desfurrii studiului i calitatea datelor obinute.
(2) Aceste documente sunt necesare pentru a demonstra respectarea de
ctre investigator, sponsor i monitor a standardelor cuprinse n regulile pentru
buna practic n studiul clinic i a tuturor reglementrilor legale n domeniu.
(3) Documentele eseniale sunt folosite i pentru alte scopuri importante.
(4) Completarea documentelor eseniale la locaia investigatorului/
instituiei i la locaia sponsorului n timp util poate contribui la conducerea cu
succes a studiului de ctre investigator, sponsor i monitor.
(5) Aceste documente sunt, n mod obinuit, verificate de ctre auditorul

independent al sponsorului i de inspectorii ANM, ca parte a procesului de

validare a desfurrii studiului i integritii datelor colectate.
Art. 10. (1) Diferitele documente sunt grupate n trei categorii n funcie
de etapa studiului clinic n care au fost generate:
a) nainte de nceperea fazei clinice a studiului
b) n cursul desfurrii studiului clinic
c) dup nchiderea studiului clinic
(2) Se prezint o descriere a scopului fiecrui document care trebuie
introdus fie n dosarul investigatorului/instituiei, fie al sponsorului fie n
amndou; se accept combinarea documentelor cu condiia ca elementele
individuale s fie uor identificabile.
Art. 11. (1) Dosarele de baz ale studiului clinic trebuie se gseasc
nc de la nceputul studiului, att la locul investigatorului/instituiei ct i la
biroul sponsorului .

(2) nchiderea studiului poate fi fcut doar dup ce monitorul a verificat

dosarele sponsorului i investigatorului i a confirmat c toate documentele
necesare sunt pstrate corect.
Art. 12. Fiecare din documentele menionate n prezentul ghid pot fi
auditate sau inspectate de autoritatea competent i trebuie s fie disponibile
pentru aceasta.
Art. 13. Investigatorul/instituia trebuie s permit accesul direct la toate
nregistrrile legate de studiul clinic la cererea monitorului, auditorului,
Comisiei de etic (CE) sau a ANM, n conformitate cu legislaia naional sau
comunitar.
Art. 14. Investigatorul trebuie s menin o list cu persoanele calificate
corespunztor crora le-a delegat atribuii legate de studiul clinic.
Art. 15. Aspectele financiare ale studiului trebuie documentate printr-un
contract ntre sponsor i investigator/instituie.
Art. 16. Documentele eseniale trebuie pstrate n dosarul investigatorului
i/sau al sponsorului.
Art. 17. - Dosarul de baz al studiului clinic trebuie s fie ntocmit pe baza
listelor minime de documente eseniale prevzute n anexele 1 i 2 ale ghidului
privind buna practic n studiul clinic, aprobat prin Hotrre a Consiliului
tiinific (HCS) al ANM. .
Art. 18. - Arhivarea dosarului de baz al studiului clinic trebuie s fie
efectuat n conformitate cu pct. IV.4, art. 82-85, 112, 113, 114, 117, 118, 121,
126 i pct. VI. 15 din ghidul privind buna practic n studiul clinic aprobat prin
HCS, precum i cu Normele i protocoalele analitice, farmacologice i clinice
referitoare la testarea medicamentelor, aprobate prin ordinul ministrului sntii
publice nr. 906/2006.
CAPITOLUL V
Calitatea documentelor eseniale
Art. 19. - Documentele eseniale trebuie s fie complete, lizibile, precise,
fr ambiguiti; Acestea trebuie s fie semnate i datate corespunztor.
Art. 20. - Regulile de bun practic n studiul clinic precizeaz
responsabilitile sponsorului pentru punerea n aplicare a sistemului de
asigurare a calitii i de control al calitii pentru a garanta calitatea
documentelor eseniale.
CAPITOLUL VI
Suportul care trebuie folosit pentru arhivarea/pstrarea
documentelor eseniale

Art. 21. In conformitate cu art. 44 si 45 din OMSP nr 903/2006,

mijloacele utilizate pentru a pstra documentele eseniale trebuie s fie de aa
natur, nct aceste documente s rmn complete i lizibile pe ntreaga
perioad de timp reglementat legal i s fie accesibile ANM de fiecare dat
cnd sunt solicitate; orice modificare a nregistrrilor trebuie s poat fi
urmrit.
Art. 22. Trebuie s se acorde o atenie special nregistrrilor fcute pe
suport electronic, magnetic, optic sau pe orice alt suport care nu poate fi ters;
n aceste cazuri trebuie implementat un control corespunztor pentru a se asigura
c aceste nregistrri nu pot fi modificate fr autorizaia corespunztoare i fr
crearea unui sistem de trasabilitate a modificrilor n vederea auditurilor.
Art. 23. Atunci cnd nregistrrile originale sunt transferate pe un alt
suport pentru arhivare, sistemul de transfer trebuie s fie validat pentru a se
asigura ca informaia nu va fi pierdut sau modificat; asemenea transferuri
trebuie s fie certificate n ceea ce privete acurateea i integralitatea lor de
ctre persoane autorizate (de ex. managerul studiului), ca parte a sistemului de
asigurare a calitii.
Art. 24. - Pentru suporturi de pstrare care necesit procesare pentru
transformarea nregistrrii ntr-un suport lizibil, trebuie asigurat un echipament
corespunztor pentru realizarea procesrii respective.
CAPITOLUL VII
Condiii de arhivare/ pstrare
Art. 25. - (1) Condiiile de pstrare trebuie s asigure c nregistrrile
eseniale sunt meninute ntr-un format lizibil i pot fi accesate la cererea ANM.
(2) Orice modificare a locaiei documentaiei trebuie s fie nregistrat
pentru a permite urmrirea ei.
Art. 26. - (1) Trebuie s se asigure spaii adecvate pentru o pstrarea
sigur a tuturor nregistrrilor eseniale obinute din studiile finalizate.
(2) Locaiile de pstrare trebuie s fie securizate, s aib un mediu
controlat corespunztor i o protecie adecvat mpotriva degradrii fizice a
documentelor ..
Art. 27. - Pstrarea documentaiei sponsorului poate fi transferat unui
subcontractor (de exemplu, o arhiv comercial), dar sponsorului i revine
responsabilitatea final pentru calitatea, integritatea, confidenialitatea,
posibilitatea de accesare a documentelor, n conformitate cu prevederile ghidului
privind buna practic n studiul clinic, aprobat prin HCS..
Art. 28. (1) n conformitate cu prevederile art. 43 din OMSP nr.
903/2006,
sponsorul nominalizeaz persoane din cadrul organizaiei,
responsabile pentru arhive; accesul la arhive trebuie s fie restrns la persoanele
nominalizate n acest sens.

(2)OCC trebuie de asemenea s ndeplineasc aceast cerin.

(3)Retragerea documentelor eseniale din arhive trebuie s fie controlat
de persoanele nominalizate pentru arhivare (de exemplu mprumuturi din
arhive).
Art. 29. - Sponsorul/OCC trebuie s pstreze un index de arhivare/jurnal
al arhivei pentru a nregistra toate documentele de baz ale studiilor clinice care
au intrat n arhiv i pentru a urmri circulaia documentelor mprumutate din
arhiv.
Art. 30. - (1) Investigatorul trebuie s ntiineze sponsorul asupra
condiiilor de pstrare a documentelor sale eseniale.
(2) Responsabilitatea final pentru documentele care trebuie arhivate de
ctre investigator/instituie revine acestuia/acesteia. Dac investigatorul nu mai
poate asigura arhivarea documentelor eseniale (de exemplu prin transfer,
pensionare etc), sponsorul trebuie ntiinat n scris despre aceast schimbare i
trebuie informat despre persoana careia i s-a transferat aceast responsabilitate.
Art. 31. - Documentele care trebuie reinute de ctre investigator pot fi
pstrate n arhive comerciale; aceasta poate fi o opiune pentru documentele
surs atunci cnd spitalul/instituia nu poate pstra nregistrrile pacienilor,
folosite n studiile clinice, pentru o perioad de timp suficient de lung.
Art. 32. - Pastrarea datelor personale se efectuaez n conformitate cu
legislaia n vigoare.
CAPITOLUL VIII
Durata de arhivare/pstrare a documentelor eseniale
VIII.1 Studii clinice care vor fi utilizate n cererile depuse la
autoritile competente
VIII.1.1 Responsabilitile investigatorului
Art. 33. (1) Cerinele referitoare la pstrarea documentelor eseniale i
dosarelor medicale sunt prevzute n art. 41 i 42 ale OMSP nr. 903/2006.
(2). n cazul studiilor clinice trimise pentru susinerea cererilor de
autorizare de punere pe pia trebuie s fie respectate cerinele din Normele i
protocoalele analitice, farmacotoxicogice i clinice referitoare la testarea
medicamentelor, aprobate prin OMSP nr. 906/2006.
Art. 34. (1) Perioadele de pstrare ale nregistrrilor sponsorului, aa
cum sunt ele prevzute in art. 41 al OMSP nr. 903/2006, se aplic i n cazul
nregistrrilor pstrate de OCC sau ali ageni ai sponsorului, cu excepia
situaiei n care au fost fcute aranjamente de transferare a documentelor la
sponsor.
(2) Orice transfer de proprietate trebuie s fie documentat.
VIII.1.2.Responsabilitile sponsorului

Sponsorul trebuie s pstreze toate documentele sale specifice eseniale n

conformitate cu cerinele reglementrilor din ara (rile) unde medicamentul
este aprobat i/sau unde sponsorul intenioneaz s fac cerere pentru aprobare.
Art. 35. - Dac sponsorul ntrerupe studiile clinice pentru un medicament
pentru investigaie clinic (de exemplu, oricare alte indicaii, ci de
administrare, formulri), el trebuie s-i pstreze toate documentele eseniale, pe
o perioad de cel putin 2 ani de la ntreruperea oficial sau n conformitate cu
cerinele reglementrilor n vigoare.
Art. 36. - Sponsorul trebuie s pstreze documentele eseniale specifice
timp de cel puin 2 ani de la ultima aprobare a autorizaiei de punere pe pia n
UE i pn cnd nu mai exist cereri de autorizare nerezolvate sau n ateptare n
UE/SEE sau pn la trecerea a cel puin 2 ani de la ntreruperea oficial a
dezvoltrii clinice a medicamentului pentru investigaie clinic; aceste
documente trebuie pstrate pe o perioad mai lung dac se prevede astfel n
cerinele reglementrilor aplicabile sau dac i sunt necesare sponsorului.
.Art. 38.- (1) Documentele eseniale trebuie pstrate cel putin 7 ani dup
obinerea primei autorizaii de punere pe pia a medicamentului, dar nu mai
mult de 15 ani de la nchiderea oficial a studiului pentru medicamentul pentru
investigaie clinic; aceste documente trebuie pstrate pe o perioad mai lung,
dac este prevzut n cerinele reglementrilor aplicabile sau conform nelegerii
cu sponsorul.
(2)Sponsorul trebuie s informeze n scris investigatorii/instituiile despre
necesitatea de a pstra nregistrri referitoare la studiile clinice precum i despre
situaiile n care nregistrrile referitoare la studiile clinice nu mai sunt necesare.
(3) Sponsorul trebuie s obin acordul investigatorului/instituiei pentru
pstrarea documentelor eseniale ale studiului pn cnd l va informa c aceste
documente nu mai trebuie pstrate; sponsorul i investigatorul/instituia trebuie
s semneze un protocol sau un document alternativ pentru a confirma aceast
nelegere.
VIII.2 Studii clinice care nu vor fi utilizate n cererile depuse la
autoritile competente
Art. 39. (1) Sponsorul are responsabilitatea de a aprecia dac rezultatele
unui studiu vor fi sau pot fi incluse n cererea de autorizare de punere pe pia i
de a lua msurile necesare pentru a asigura pstrarea adecvat a documentelor
eseniale.
(2) Documentele eseniale ale sponsorului i investigatorului obinute din
studiile care nu vor fi utilizate n cererile depuse la autoritile competente
trebuie pstrate cel puin 5 ani dup finalizarea studiilor respective; aceste
documente se vor pstra pe o perioada mai lung dac aa prevd cerinele
reglementrilor n vigoare sau dac exist o nelegere cu sponsorul.

VIII.3 Responsabilitile comisiilor de etic

Art. 40. - Comisia de etic trebuie s pstreze toate nregistrrile
relevante pentru o perioad de cel puin 3 ani dup finalizarea studiilor i are
obligaia de a le pune oricnd la dispoziia autoritilor competente; aceste
documente trebuie pstrate pe o perioad mai lung de timp dac aa prevd
cerinele reglementrilor n vigoare.
CAPITOLUL IX
Distrugerea documentelor eseniale
Art. 41. - Motivele pentru distrugerea documentelor eseniale trebuie
nregistrate i semnate de o persoana autorizat; aceste nregistrri trebuie
pstrate timp de nc 5 ani de la data distrugerii documentelor eseniale.
Art. 42. Sponsorul trebuie s se asigure c niciun document esenial nu
este distrus nainte de termenele specificate n capitolul VIII.
Art. 43. - Sponsorul trebuie s ntiineze n scris investigatorii cu privire
la momentul n care nregistrrile studiilor pot fi distruse.
Art. 44. Investigatorul/instituia trebuie s ia msuri pentru a preveni
distrugerea accidental sau prematur a documentelor.