- Baze de Date pentru Gestionarea Activitii unei Societi

Comerciale-

Cuprins

1. ARGUMENT

2. PREZENTAREA APLICATIEI MICROSOFT ACCESS

3. OBIECTIVELE PROIECTULUI

4. PROIECTAREA SOLUTIEI

4.1 STRUCTURA DE DATE TABELE I RELAII

4.2 INTERFAA APLICAIEI

13

4.3 INTEROGREA BAZEI DE DATE

19

4.4 RAPOARTE

23

5. BIBLIOGRAFIE

26

ARGUMENT

Din
dorina de a lucra mai uor, oamenii tind s foloseasc
calculatorul n tot mai multe proiecte. M-am gndit la o posibilitate de a ine
evidena unei societi comerciala din Romania care are ca obiect principal
de activitate producerea i distribuirea de mbrcminte. Societatea
dispune de un magazin propriu de desfacere de unde se vnd mrfuri engros, iar principalii clieni sunt alte societ i comerciale, din tara si
strintate.
Pentru o bun gestionare a clienilor si societatea i-a creat propria
baza de date, cuprinznd mai multe tabele si interogri pentru eficien
maxima, care poate oferi informaii foarte utile.
Personalul nsrcinat cu crearea acestei baze de date a ajuns la
concluzia ca o buna gestionare a clienilor trebuie s aib ca punct de
plecare cat mai multe date despre acetia, innd seama ca exista si clien i
societi comerciale din afara Romniei.
Am folosit o baz de date n Microsoft Access. O baz de date este
un instrument pentru colectarea i organizarea informa iilor . bazele de date
pot stoca informaii despre persoane, produse, comenzi sau orice altceva.
Multe baze de date ncep sub form de liste ntr-un editor de text sau ntr-o
foaie de calcul. Pe msur ce lista crete ncep s apar redundan e i
inconsistene n datele prezentate. Datele devin greu de n eles sub form
de list, iar posibilitatea de a cuta i a extrage subseturi de date pentru
revizuire sunt limitate. Odat ce ncep s apar aceste probleme, este o
idee bun s se transfere aceste date ntr-o baz de date creat de un
sistem de gestiune al bazelor de date (DBMS), cum ar fi Microsoft Office
Access 2007.

PREZENTAREA APLICAIEI MICROSOFT ACCESS

3

Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) Microsoft Access face

parte din pachetul de aplicaii Microsoft Office exploatabil sub sistemele de
operare Windows (2000, XP, Vista).
Microsoft Access deine toate caracteristicile specifice unui sistem de
gestiune a bazelor de date relaionale; puternic, flexibil i uor de folosit, el
reprezint totodat i un instrument complex de dezvoltare a aplicaiilor de
baze de date.
Microsoft Access include avantajele oferite de sistemul de operare
Microsoft Windows, n plus permite i faciliti de tipul drag and drop. De
asemenea, Microsoft Access este deplin compatibil cu tehnicile de legare i
ncapsulare din tehnologia OLE a firmei Microsoft.
Caracteristicile definitorii ale sistemului de gestiune a bazelor de
date Microsoft Access se pot sintetiza n urmtoarele:
1. Posibilitatea crerii unei baze de date care s poat fi utilizat de
ctre un utilizator sau mai muli utilizatori n mod partajat;
2. Interogarea bazei de date se poate realiza n mod grafic prin
interfaa QBE (Query By Example), sau prin limbajul SQL
(Standard Query Language);
3. Automatizarea unor activiti/aciuni prin programare n limbajul
VBA sau prin macrocomenzi;
4. Realizarea importului/exportului de date ctre alte aplicaii ale
pachetului Microsoft Office sau alte SGBD-uri relaionale;
5. Interfaa utilizator GUI (Graphical User Interface) este uor de
folosit i respect principiile de utilizare caracteristice tuturor
aplicaiilor pachetului MS Office, ceea ce face ca utilizatorul s
regseasc un mediu de lucru familiar la care s se adapteze cu
uurin;

6. Fundamentarea pe concepte noi, cum sunt conceptele de obiect,

proprieti ale obiectelor, eveniment, procedur declanat la
apariia unui eveniment, metode la care obiectele reacioneaz n
momentul producerii unui eveniment, programare orientat pe
obiecte i evenimente;
7. Asisten n dezvoltarea de aplicaii i utilizarea bazei de date;
8. Existena meniului Help i a facilitilor de ajutor contextual;
9. nglobarea de componente Wizard pentru a ajuta utilizatorii n
dezvoltarea de aplicaii;
10. Tabelele din baza de date pot prelucra sute de mii de nregistrri.
Microsoft Access este un instrument puternic pentru dezvoltarea i
gestionarea bazelor de date relaionale de capacitate mic/medie. Sub
aspectul performanelor n funcionare, acestea scad o dat cu creterea
volumului bazei de date; astfel, cnd numrul nregistrrilor depete
ordinul sutelor de mii, viteza de lucru este sub nivelul celei oferite de
sistemele de gestiune a bazelor de date Oracle, Microsoft SQL Server sau
Informix.
n ciuda complexitii sale, este un sistem uor de utilizat chiar i de
cei care nu sunt programatori, fiind echipat cu numeroase programe
Wizard, aplicaii auxiliare ce controleaz multe dintre operaiile uzuale ale
activitilor de creare i editare ale tabelelor, interogrilor, formularelor i
rapoartelor.
Microsoft Access are o structur de baz de date capabil s
combine ntr-un singur fiier de tip .mdb toate obiectele cu care lucreaz:
tabelele, interogrile, formularele, rapoartele, comenzile macro i codul
Visual Basic.
n ceea ce privete funciile de baz ale Microsoft Access 2003.
acestea sunt prezentate n continuare.
Organizarea datelor include crearea i manevrarea tabelelor ce cu-prind
date n format tabelar.
Legarea tabelelor i extragerea datelor leag mai multe tabele prin
intermediul legturilor dintre date, crend tabele temporare. Capacitatea de
a lega tabele prin relaii este una dintre deosebirile eseniale dintre bazele
de date relaionale i aplicaiile de gestiune a fiierelor.
5

Introducerea i editarea datelor presupune proiectarea i

implementarea modului de vizualizare a datelor, a formularelor de
introducere i de editare, ca posibilitate de prezentare a datelor n afar de
cea sub form tabelar. Majoritatea utilizatorilor prefer formularele pentru
introducerea datelor, mai ales cnd sunt implicate date din mai multe
tabele.
Prezentarea datelor implic existena rapoartelor prin intermediul
crora se pot centraliza informaiile necesare tipririi.
Funciile suport aplicabile funciilor de baz din Microsoft Access 2003
sunt descrise n continuare:
- Macrocomenzile constituite din secvene de aciuni ce automati-zeaz
operaiile repetitive din cadrul unei baze de date;
- Modulele sunt funcii i proceduri scrise n Visual Basic, pentru
executarea unor operaii ce depesc macroinstruciunile standard;
Securitatea este determinat din funciile disponibile ca opiuni ale
meniurilor, fiind eseniale ntr-un mediu multiuser; ele permit
acordarea de drepturi de citire/scriere unui grup de utilizatori;
- Tiprirea permite imprimarea a aproape orice este afiat n modul de
lucru al Microsoft Access.

Obiectivele proiectului
Scopul este proiectarea unui sistem soft a crui obiectiv este
facilitarea obinerii diverselor informaii despre clien ii, facturi, produse.
Obiectivele proiectului sunt dup cum urmeaz:
- centralizarea informaiilor
- posibilitatea operrii datelor
- studiul informaiilor coninute
Cerinele fa de aplicaie sunt:
Cerine non-funcionale
Configuraia soft minimal a sistemului de calcul pe care se va instala
aplicaia trebuie s conin: sistem de operare Windows, Microsoft
Access din pachetul Office.
Cerine funcionale
Cerinele funcionale au n vedere funciile pe care trebuie s le
execute aplicaia:
o administrare contacte clieni
- adugare
- modificare
- tergere
- vizualizare raport clieni
- interogri clieni (detalii despre clieni, comenzi
clieni,clieni dup naionalitate)
o administrare produse
- adugare
- modificare
- tergere
- vizualizare raport lista produse

- interogri produse (ncasri zilnice pe categorii de

produse, cel mai ieftin sau cel mai scump articol dintr-o
categorie)
o administrare facturi
- adugare
- modificare
- tergere
- vizualizare produse facturate
- interogri facturi ( lista facturilor dintr-o anumit zi,
ncasri facturate zilnice sau lunare, numrul facturilor
dintr-o anumita perioad, valoarea facturilor unui
anumit client)
Informaiile dorite se pot obine rapid,datorit organizrii lor pe
categorii. Interfaa i meniurile aplicaie trebuie s fie simple i clare astfel
nct aplicaia s poat fi folosit uor
i de ctre utilizatorii
neexperimentai.

Proiectarea soluiei
Pentru implementarea aplicaiei s-au folosit urmtoarele elemente
puse la dispoziie de ctre Access:
tabele
formulare
interogri
rapoarte

STRUCTURA DE DATE TABELE I RELAII

Tabelele sunt folosite pentru stocarea datelor. Sunt legate prin
intermediul unor relaii ce se definesc ntre cmpurile diferitelor tabele.
Trebuie evitat repetabilitatea cmpurilor.
Tabelele proiectate sunt urmtoarele:
Clieni
Produs
Produse Facturate
Factura

Structura tabelei Clieni:

Exemplu de implementare pentru clieni:
9

Structura tabelei Facturi

10

Structura tabelei Produse

Structura tabelei Produse Facturate

Relaiile dintre aceste entiti sunt prezentate n urmtoarea figur:
11

Justificare acestor relaii este urmtoarea :

- un client poate avea mai multe comenzi si prin urmare s-au
emis mai multe facturi(Clieni->Facturi)
- pe o factur avem cel puin un produs facturat
(Facturi->Produse facturate)
- un produs se poate vinde la n clieni deci va fi facturat de n ori
(Produse->Produse facturate)

INTERFAA APLICAIEI

12

Formularele reprezint interfaa propriu-zisa a utilizatorului cu baza de

date, unde se poate implementa un meniu de navigare. Interfe ele
implementate conin butoane pentru execuia diferitelor prelucrri asupra
datelor, dar si butoane auxiliare.
Formularele proiectate sunt urmatoarele:
- Panou de selectie
- Clienti
- Produse
- Produse facturate
- Clienti-interogari
- Produse-interogari
- Facturi-interogari
- Sortare dupa pret
- Tabel facturi ordonata crescator dupa cod client
La iniializarea aplicaiei se va deschide automat urmtoarea interfa a:

13

Acest panou este mprit n trei seciuni:

Seciunea actualizri ne permite efectuarea operaiilor de
adugare, modificare, tergere i tiprire a datelor
Seciunea vizualizri putem vizualiza rapoartele despre clien i,
produse i facturi
Seciunea interogri obinem diverse informaii,analize i
prelucrri ale datelor
Prin apsarea butonului Editare Contacte Clienti
urmtoarea interfaa:

14

se deschide

Prin apasarea Lista de produse se deschide urmatoarea interfata:

Prin apsarea unui butonului de Editare Produse Facturate se deschide urmtoarea

interfaa(cmpurile TVA i TOTAL sunt calculate):

15

De asemenea se pot lista facturile sortate dup pre respectiv dup

codul clientului:

Sortare facturi dup pre

Sortare facturi dup codul clientului

n seciunea Interogri se deschide cte un formular pentru fiecare din

cele trei entiti (clieni, produse si facturi):

16

Formular pentru interogare date clieni

Formular pentru interogare date produse

17

Formular pentru interogarea datelor despre produsele facturate

18

INTEROGAREA BAZEI DE DATE

Interogrile se utilizeaz pentru a vizualiza, modifica i analiza datele
n diverse moduri. Pentru a realiza obiectivele propuse pentru aplica ie am
utilizat urmtoarele tipuri de interogri : interogri de selec ie, interogri de
actualizare, interogri cu parametri i interogri de cmp calculat.
Pentru a obine diverse informaii despre clieni am creat urmtoarele
interogri:
Comenzi clieni se afieaz toate comenzile unui client.
Trebuie s introducem numele clientului sau primele litere (dac
introducem litera A se vor afia comenzile pentru to i clien i al
cror nume ncepe cu litera A)
Clienii de azi se afieaz lista clienilor din ziua curent
Clieni romni afieaz clienii din Romnia
Detalii clien afieaz detaliile unui anumit client
(introdus de utilizator in momentul execuiei)

Exemplu :interogarea Comenzi clieni n modul Design View

19

Pentru a obine diverse informaii i a prelucra datele despre

produsele existente in baza de date am creat urmtoarele interogri:
Cele mai ieftine produse afieaz articolele cu preul cel mai
mic din fiecare categorie de produs
Cele mai scumpe produse afieaz articolele cu preul cel mai
mare din fiecare categorie de produs
ncasri pentru ziua curenta pe categorie de produs se
afieaz ncasrile zilei curente pentru fiecare categorie de
produs. Se adaug cmpul Total care nsumeaz valoarea
vnzrilor din ziua curenta(grupare pe cmpurile CATEGORIE
i DATAFACT).

Exemplu : interogarea ncasri pentru ziua curenta pe categorie de produs n

modul Design View

20

Pentru a obine diverse informaii i a prelucra datele despre facturile

emise am creat urmtoarele interogri:
Facturi emise sortate pe data specificata lista facturilor pentru
o data calendaristic specificat de utilizator
Tabel facturi ordonate crescator dupa cod client afieaz lista
facturilor cu toate detaliile, sortate crescator dupa cod client
Total vanzari in luna curenta afieaz suma ncasat n luna
curent. Se adaug cmpul Total care nsumeaz valoarea
vnzrilor din luna curenta
Total facturi emise pe zi afieaza numrul facturilor emise n
fiecare zi
Total vanzari pe o anumita zi calculeaz totalul vnzrilor
dintr-o zi specificat de utilizator
Vanzari per client se calculeaz valoarea facturat pentru
fiecare client

Exemplu :interogarea Vnzri per client n modul Design View

21

Interogarea Actualizare preuri modific preurile tuturor produselor cu

procentul specificat( valori pozitive pentru cre terea pre urilor sau valori
negative pentru scdere)

Se va introduce valoarea parametrului de actualizare a pre urilor

Exemplu :interogarea Actualizare preuri n modul Design View

RAPOARTE
22

Raportul este un mod eficient de a prezenta informa iile ntr-un format

doar n citire, precum un document imprimat. Pot fi imprimate i alte obiecte
Access precum formulare, foi de date dar rapoartele ofer un control mai
mare al afirii informaiilor i mai mult flexibilitate cnd se prezint
informaii de sintez.
Prin apsarea butonului Vizualizare Clieni din panoul de selectare se deschide
urmtorul raport:

Prin apsarea butonului Vizualizare Produse facturate din panoul de selectare

se deschide urmtorul raport:
23

Prin apsarea butonului Vizualizare Produse din panoul de selectare se

deschide urmtorul raport:

Aplicaia a fost testat prin introducerea unor date de prob n baza

de date.

24

BIBLIOGRAFIE

1. Peterson J. "Baze de date pentru nceptori", Ed. All, 2003

2. Popa Gh. i alii "Baze de date ACCESS", Ed. Cison, 2003
3. Cicorta, Al. "Initiere n Access i SQL", Ed. UVVG, 2002
4. Pavel NASTASE,Florin MIHAI- Baze de date- Microsoft
Access ,2005

25