SC ___________________SRL

Adresa:____________________
Judeul____________________
CUI_______________________
J____/___________/___________
Cap.social:___________________
Decizia
nr._________ din __________
Prin
prezenta
decizie,
administratorul
societatii
.........................................................,
domnul/a
............ constituie comisia de inventariere i supraveghere n
vederea eliminrii din arhiva patrimoniului societii a documentelor al cror termen
legal de pstrare a expirat, conform Ordinului nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 cu
modificrile i completrile ulterioare.
Comisia v-a fi format din:
1. _____________________, n calitate de preedinte
2. ____________, n calitate de membru
3. ____________________, n calitate de membru
Administratorul societii decide:
preedintele comisiei de inventariere i supraveghere va fi
se efectueaz inventarierea documentelor conform nomenclatorului arhivistic se
procedeaz la nregistrarea ieirii acestora din Registrul de eviden al arhivei.
Documentele ce urmeaz a fi distruse sunt cele a cror valabilitate a expirat:
Nota de receptie si constatare de diferente;
Bon de primire in consignatie;
Bon de predare, transfer, restituire;
Bon de consum;
Bon de consum (colectiv);
Fisa-limita de consum;
Dispozitie de livrare;
Fisa de magazie;
Fisa de magazie (cu doua unitati de masura);
Lista de inventariere;
Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
Chitanta;
Chitanta pentru operatiuni in valuta;

Dispozitie de plata/incasare catre casierie;

Decont pentru operatiuni in participatie;
Ordin de deplasare (delegatie);
Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale);
Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe);
Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale);
Nota de debitare-creditare;
Extras de cont;
Borderou de primire a obiectelor in consignatie;
Borderou de iesire a obiectelor in consignatie;
Jurnal privind operatiuni diverse (pentru conturi sintetice);
Fisa de cont pentru operatiuni diverse;
Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei);
Document cumulativ;
Decizie de imputare;
Angajament de plata.
Efectuarea inventarierii i supravegherea n vederea eliminrii din arhiva patrimoniului
societii a documentelor a cror termen legal de pstrare a exipirat se va face n data de
................................. Prezenta decizie va fi adus la cunotina persoanelor de mai
sus.
Am luat la cunotin:
Nume:
.........................................................
________________

Semnatura:

Nume:
......................................................
________________

Semnatura:

Nume:
............................................................................
________________

Semnatura:

Cum arhivam si pastram documentele?

Avem obligatia de a pastra in arhiva registrele de contabilitate, documentele contabile,
precum si documentele justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate. Unde
arhivam documentele? Cat timp pastram documentele? Care sunt regulile de arhivare?
Inainte de Craciun s-a publicat in Monitorul Oficial Ordinul ministerului economiei si
finantelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile.
1. Unde arhivam documentele?
Avem posibilitatea sa pastram registrele si documentele justificative si contabile astfel:
fie la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz;
fie la alte persoane juridice care dispun de conditii corespunzatoare in baza unor
contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros.
Atentie!
Indiferent de locul unde am arhivat documentele financiar-contabile, raspunderea privind
arhivarea acestora revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane
care are obligatia gestionarii unitatii.
Atunci cand incredintam documentele spre arhivare unei alte persoane juridice trebuie sa
instiintam organul fiscal competent despre aceasta situatie.
Cu ocazia controalelor efectuate suntem obligati, la cerere, sa prezentam la domiciliul
fiscal documentele solicitate. In acest sens, Fiscul poate interzice arhivarea registrelor, a
documentelor justificative si contabile si in alte locatii decat la domiciliul fiscal sau la
sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.
2. Cat timp pastram documentele?
Regula
Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza
inregistrarilor in contabilitatea financiara trebuie sa le pastram in arhiva timp de 10 ani,
cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.
Exceptii
a) Statele de salarii le pastram in arhiva timp de 50 de ani.
b) Documentele financiar-contabile pe care le vom pastra in arhiva timp de 5 ani, cu
incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, sunt:
Nota de receptie si constatare de diferente;
Bon de primire in consignatie;

Bon de predare, transfer, restituire;

Bon de consum;
Bon de consum (colectiv);
Fisa-limita de consum;
Dispozitie de livrare;
Fisa de magazie;
Fisa de magazie (cu doua unitati de masura);
Lista de inventariere;
Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
Chitanta;
Chitanta pentru operatiuni in valuta;
Dispozitie de plata/incasare catre casierie;
Decont pentru operatiuni in participatie;
Ordin de deplasare (delegatie);
Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale);
Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe);
Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale);
Nota de debitare-creditare;
Extras de cont;
Borderou de primire a obiectelor in consignatie;
Borderou de iesire a obiectelor in consignatie;
Jurnal privind operatiuni diverse (pentru conturi sintetice);
Fisa de cont pentru operatiuni diverse;
Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei);
Document cumulativ;
Decizie de imputare;
Angajament de plata.
Important!
Aceste documente se pastreaza pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale
unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
c) Situatia bunurilor de capital care face obiectul ajustarii taxei deductibile, trebuie
pastrata pe o perioada care incepe in momentul la care taxa aferenta achizitiei bunului de
capital devine exigibila si se incheie la 5 ani dupa expirarea perioadei in care se poate
solicita ajustarea deducerii. Orice alte inregistrari, documente si jurnale privind bunurile
de capital trebuie pastrate pentru aceeasi perioada.
d) Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata
mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe
perioada de utilizare a bunurilor.
e) In caz de incetare a activitatii, registrele si actele societatii in nume colectiv, in
comandita simpla sau cu raspundere limitata, ce nu vor fi necesare vreunuia dintre
asociati, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate.

In societatile pe actiuni si in comandita pe actiuni, o parte din acte vor fi depuse la

registrul comertului la care a fost inregistrata societatea (registrul actionarilor, registrul
sedintelor si deliberarilor adunarilor generale, registrul sedintei si deliberarilor consiliului
de administratie, respectiv ale directoratului si consiliului de supraveghere, registrul
deliberarilor si constatarilor facute de cenzori si, dupa caz, de auditori interni, in
exercitarea mandatului lor si registrul obligatiunilor), iar restul actelor societatii vor fi
depuse la Arhivele Nationale.
Registrele tuturor societatilor vor fi pastrate timp de 5 ani.
3. Care sunt regulile de arhivare?
In vederea arhivarii documentelor justificative si contabile trebuie sa respectam
urmatoarele reguli generale:
documentele le vom grupa in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
vom grupa documentele in dosare cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu
financiar la care se refera acestea; in cazul fuziunii sau al lichidarii societatii,
documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
dosarele continand documente justificative si contabile le vom pastra in spatii amenajate
in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu
mijloace de prevenire a incendiilor;
evidenta documentelor la arhiva o vom tine cu ajutorul Registrului de evidenta in care
sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in
decursul timpului.
Important!
Pentru a elimina din arhiva documentele al caror termen legal de pastrare a expirat se
constituie o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite,
dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal in care se consemneaza
scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.
Concluzie
Desi legiuitorul ne-a promis inca din iulie 2007, prin intrarea in vigoare a Legii nr.
259/2007 pentru modificarea si completarea Legii contabilitatii nr. 82/1991, ca pentru
anumite documente financiar-contabile termenul de pastrare a documentelor va scadea de
la 10 ani la 5 ani, iata ca abia de la sfarsitul anului 2008 beneficiem de aceste
reglementari. Arhivarea si pastrarea documentelor este o sarcina importanta pentru orice
contabil. Aveti in vedere aceste reguli cand efectuati gruparea in dosare a documentelor!
Degajarea spatiului este o problema cu care se confrunta orice entitate.
Acte normative aplicabile:

Pct. 50-57 din Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiarcontabile, aprobate prin Ordinul ministerului economiei si finantelor nr. 3.512/2008
privind documentele financiar-contabile Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 Art.
149 alin. (6) din Codul fiscal Art. 261 din Legea nr. 31/1990 privind societatile
comerciale.