PROCEDURA DE SISTEM

SC SAMI PLASTIC SA

CONTROLUL NREGISTRRILOR
Editia: 1

Rev.: 1

Cod: PS-8.5.3
Pag. 1 /

S.C. SAMI PLASTIC S.A.

PROCEDURA DE SISTEM
CONTROLUL NREGISTRRILOR

Autor: Student Creu Andreea

PROCEDURA DE SISTEM

SC SAMI PLASTIC SA

CONTROLUL NREGISTRRILOR
Editia: 1

Rev.: 1

Cod: PS-8.5.3
Pag. 2 / 5

Student Stegroiu Andreea Ex. nr..

Responsabilitati
Elaborat:
Verificat:
Aprobat:

1.

Nume si prenume

Semnatura

Data

SCOP

Aceasta procedur documentat descrie procesul prin care SC SAMI PLASTIC asigur inerea sub
control a nregistrarilor generate de Sistemul de Management al Calitii, astfel nct s se furnizeze
dovezile conformitaii cu cerinele funcionrii eficiente a acestuia.

2.

DOMENIU

Aceasta procedura documentata se refera la identificarea, depozitarea, protejarea, regsirea, durata de

pstrare, eliminarea nregistrarilor, precum i la asigurarea c nregistrarile rmn lizibile,
identificabile i regsibile cu usurin.

3.

DOCUMENTE DE REFERINTA

SR EN ISO 9001:2001 Sisteme de management al calitaii. Cerine;

SR EN ISO 9000: 2001 Sisteme de management al calitaii. Vocabular;
SR EN ISO 9004: 2001 Sisteme de management al calitaii. Linii directoare pentru
mbuntirea performanelor;
SR ISO 10013:1997 Ghid pentru elaborarea manualelor calitaii;
Fiele posturilor;
PG. 02.01. Elaborarea procedurilor

4.

DEFINITII SI PRESCURTARI

nregistrare - Document completat, datat i semnat, prin care se declar rezultate obinute sau se
furnizeaz dovezi ale activitilor realizate.
NOTA 1 nregistrrile pot fi utilizate, de exemplu, pentru a documenta trasabilitatea i pentru a
furniza dovada verificrii, aciunii preventive i a aciunii corective.
NOTA 2 nregistrrile nu trebuie supuse controlului reviziilor.
Dovad obiectiv- Date care susin c ceva exist sau este adevrat.
NOT Dovada obiectiv poate fi obinut prin observare, msurare, ncercare sau prin alte
mijloace.
3.2. ABREVIERI
SMC- Sistem de management al calitii
ROF- Regulament de organizare i funcionare
ROI - Regulament de ordine interioar
CEAC- Comisia de evaluarea i asigurarea calitii
CCEAC- Coordonator CEAC
RA- Responsabil de activitate

PROCEDURA DE SISTEM

SC SAMI PLASTIC SA

CONTROLUL NREGISTRRILOR
Editia: 1

5.

Rev.: 1

Cod: PS-8.5.3
Pag. 3 / 5

RESPONSABILITATI

5.1. CCEAC
- pstreaz evidena tuturor documentelor i formularelor utilizate pentru nregistrri n cadrul
SMC SC SAMI PLASTIC SA;
- verific/avizeaz modificrile aduse la formularele utilizate pentru nregistrri;
- se asigur de difuzarea formularelor SMC ctre toate funciile implicate n funcionarea
proceselor;
- monitorizeaz permanent modul n care sunt meninute nregistrrile calitii, pentru a se
asigura defuncionarea corespunztoare a proceselor SMC.
5.2. SEFII DE COMPARTIMENTE/ COORDONARORII COMISIILOR METODICE
- pstreaz evidena tuturor documentelor i formularelor utilizate pentru nregistrri n cadrul
compartimentelor din subordine;
- verific/ avizeaz, dup caz, modificrile aduse la formularele utilizate pentru nregistrri;
- se asigur de difuzarea formularelor SMC cre toate funciile implicate n funcionarea
proceselor din subordine;
- monitorizeaz permanent modul n care sunt meninute nregistrrile calitii, n cadrul
compartimentelor pe care le conduc;
- informeazoperativ CCEAC cu privire la modificrile aduse n nregistrrile SMC.
5.3. RESPONSABILII DE ACTIVITATE
- menin, actualizeaz, pstreaz, arhiveaz i, dup caz, distrug toate nregistrrile calitii, n
conformitate cu prevederile legale/ procedurile/ instruciunile care reglementeaz modul de
desfurare a activitii pe care o presteaz SC SAMI PLASTIC SA.

6.
PROCEDURA
6.1. CERINE GENERALE:
nregistrrile calitii sunt documente ntocmite pe timpul desfurrii proceselor SMC, pstrate i
inute sub control de instituie, pentru a demonstra conformitatea serviciilor prestate cu condiiile
specificate i funcionarea eficienta sistemului de management al calitii.
nregistrrile calitii stabilite i meninute de SC SAMI PLASTIC sunt constituite n principal din :
- declaraii ale managementului unitii privind politica i obiectivele n domeniul calitii;
- liste cu documente difuzate/ retrase;
- liste cu documente n vigoare;
- rapoarte, procese verbale i planuri de msuri ntocmite pe timpul analizelor efectuate de
managementul unitii;
- documente referitoare la auditurile interne desfurate;
- documente referitoare la auditurile externe, efectuate de alte organisme de certificare i/sau control;
- documente referitoare la neconformitile depistate, reclamaiile cetenilor, aciunile corrective i
preventive ntreprinse ;
- rezultate ale msurrii i monitorizrii proceselor;
- documente referitoare la instruirea personalului;
- documente prin care se confirmidentificarea serviciului prestat;
- documente de eviden
- contracte, coresponden cu furnizorii;

PROCEDURA DE SISTEM

SC SAMI PLASTIC SA

CONTROLUL NREGISTRRILOR
Editia: 1

Rev.: 1

Cod: PS-8.5.3
Pag. 4 / 5

- aprobri, avize, dispoziii, etc.

Necesarul de nregistrri elaborate intern i forma acestora se stabilesc, dup cum urmeaz:
- prin prevederi legale i/sau alte acte normative;
- prin prevederile fiecrei proceduri elaborate n cadrul SMC;
- la nivelul fiecrui compartiment; astfel nct nregistrrile s fie complete, suficiente i
adecvate pentru a demonstra conformitatea proceselor cu cerinele specificate i funcionarea
eficace a SMC.
Formatul nregistrrilor:
nregistrrile pot fi prezentate pe suport de hrtie sau magnetic, cu condiia s respecte
Cerinele precizate n PG-03 Controlul documentelor i s fie:
- Unic identificabile i regsibile cu uurin;
- Stabilite corelat cu necesitile reale, complete i meninute la zi;
- Depozitate corespunztor i protejate mpotriva deteriorrii acestora pe perioada de pstrare
sau utilizare;
- Eliminate prompt i asigurate mpotriva utilizrii intenionate sau neintenionate, n timpul
pstrrii;
- Emise de personal competent;
- Semnate i datate de funcia care efectueaz nregistrarea i de funcia care verific sau
aprob nregistrarea, atunci cnd este aplicabil.
Atunci cnd nregistrrile calitii se redacteaz pe formulare interne, modul n care acestea
Sunt meninute sub control este stabilit n procedura/instruciunea care le introduce.
Principalele documente emise de instituie care prin completare devin nregistrri ale
calitii sunt centralizate n Lista de eviden a documentelor cod PG- 08.01./F2 (rubrica
formulare).
Se impune obligativitatea actualizrii i meninerii la zi a listei, astfel nct n cadrul
instituiei s se utilizeze numai ediiile n vigoare ale formularelor.
Anumite activiti specifice compartimentelor, ct i prevederile legale aplicabile, pot stabili
cerine suplimentare de meninere sub control a nregistrrilor, care nu trebuie s contravin
prezentei proceduri.
Persoanele care emit documente, ce constituie nregistrri ale calitii, au obligaia s
urmreasc dac acestea sunt redactate corespunztor (simplu, corect, clar, fr ambiguiti, lizibile,
completate la toate rubricile) i dac sunt semnate, datate i stampilate dup caz.
nregistrrile calitii sunt meninute i pstrate n forma n care au fost emise iniial, pn la
distrugerea lor controlat.
Nu se fac revizii la nregistrrile calitii. Este interzis efectuarea de modificri asupra
nregistrrilor calitii, dup colectarea i arhivarea acestora.
6.2 COLECTAREA, INDEXAREA I ARHIVAREA NREGISTRRILOR
CALITII
Persoanele responsabile cu colectarea nregistrrilor calitii au obligaia, ca nainte de a le
indexa, ndosaria i depozita, sverifice dac sunt corect identificate i dacsunt lizibile.
nregistrrile se redacteazastfel nct sfie lizibile i sconintoate datele, semnturile i tampilele
specificate n documentele SMC, ROF i/sau alte prevederi aplicabile.
nregistrrile calitii, prevzute n documentele SMC, sunt identificate prin codurile aplicate
pe ele, conform prevederilor PG-03.
Formularele utilizate pentru nregistrri circul astfel:
- formularele elaborate intern sunt anexate la proceduri/instruciuni i au un sistem de
identificare cu cod inscripionat cod/ revizie pe formular;

PROCEDURA DE SISTEM

SC SAMI PLASTIC SA

CONTROLUL NREGISTRRILOR
Editia: 1

Rev.: 1

Cod: PS-8.5.3
Pag. 5 / 5

- formularele tipizate la nivel naional i formularele impuse prin legislaia n vigoare nu sunt
anexate la proceduri (sunt doar centralizate n lista de evidena documentelor pe grupe de
documente) i nu se impune codificarea lor;
- pentru documentele ce nu influeneaz direct calitatea serviciilor, se utilizeaz formatul
general pentru formulare (portret i/sau landscape), fr atribuire de cod.
nregistrrile calitii sunt arhivate n mod ordonat, de ctre fiecare responsabil de activitate,
asigurndu-se regsirea lor prompt
nregistrrile calitii sunt pstrate conform capitolului 7 din proceduri.
Excepie fac acele nregistrri pentru care timpul de pstrare este prevzut prin lege (conform
nomenclatorului arhivistic al instituiei) sau prin anumite cerine ale altor pri interesate (organele
de control), dar nu mai puin de 2 ani de la data completrii.
Arhivarea i pstrarea nregistrrilor calitii se face n incinte care s asigure un mediu
adecvat, n scopul minimalizrii riscurilor distrugerii, deteriorrii sau pierderii lor (arhiva SC SAMI
PLASTIC).
6.3 ACCESUL LA NREGISTRRILE CALITII
Accesul la nregistrri l au persoanele care le redacteaz, precum i cele cu responsabiliti
de verificare a activitilor la care fac referire nregistrrile.
Accesul prilor externe la nregistrri (inclusiv prin transmitere de date prin mail) este
permis, n funcie de caz:
- n conformitate cu prevederile legale i de reglementare aplicabile i/sau cu ROF;
- cu aprobarea efilor de servicii/ birouri i, atunci cnd este cazul, cu aprobarea Directorului.
6.4 DISTRUGEREA NREGISTRRILOR CALITII
Distrugerea nregistrrilor calitii (acele nregistrri care au devenit perimate sau au
termenul de pstrare depit) se face controlat, pentru a se asigura continuitate n urmrirea evoluiei
eficacitii sistemului de management al calitii i pentru a se elimina posibilitatea de distrugere
accidental a acestora.
Distrugerea nregistrrilor calitii este aprobatde CCEAC, la propunerea responsabilului de
activitate dup expirarea perioadei de arhivare.
Distrugerea nregistrrilor calitii se face prin orice metod (tocare, topire, etc.), n condiii de
siguran
6.5 MONITORIZAREA PROCESULUI
Monitorizarea procesului se realizeaz prin intermediul verificrilor prin sondaj, efectuate de
efii de servicii/ birouri i prin audituri interne, conform PG-15-Audit intern, verificndu-se dac
nregistrrile:
- sunt complete, lizibile i n conformitate cu prevederile procedurilor/ instruciunilor;
- conin informaii clare i precise cu privire la calitatea activitilor;
- conin date de identificare, care le confer o identificare unic i uor de urmrit (prin
codificare i ndosariere)
- sunt ntocmite, verificate i aprobate de personal autorizat aa cum prevd procedurile i/ sau
prevederile legale n vigoare.
n cazul corecturilor sau modificrilor minore n nregistrrile calitii, se accept ca mod de operare
modificrile de mn, dac acestea sunt semnate i datate de emitent, att pe original ct i pe copie.
Datele referitoare la controlul nregistrrilor, prelucrate statistic sau nu, sunt analizate i
prezentate la analiza efectuatde management conform procedurii Analiza efectuatde management,
cod PG-01.

7.

INREGISTRARI

PROCEDURA DE SISTEM

SC SAMI PLASTIC SA

CONTROLUL NREGISTRRILOR
Editia: 1

8.

Cod: PS-8.5.3

Rev.: 1

ANEXE .
Formularele utilizate pentru nregistrri reprezint anexe la prezenta procedur;
Registru de intrri- ieiri documente SMC;
Registru de procese- verbale CEAC

Pag. 6 / 5