Sunteți pe pagina 1din 17

S.C ZAFA S.

Procedura de sistem
Audit intern
PS-AI-01

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014
Pagina: 1/17

Procedura de sistem
Audit intern

Intocmit
Verificat
Aprobat

Numele si prenumele
Vieriu Elena Gabriela

Semnatura
Vieriu Elena Gabriela

Data
8.03.2015

S.C ZAFA S.A

Procedura de sistem
Audit intern
PS-AI-01

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014
Pagina: 2/17

Cuprins
1. SCOP.......................................................................................................................................................2
2. DOMENIUL DE APLICARE..................................................................................................................3
3. DEFINIII I PRESCURTRI...............................................................................................................3
4. DOCUMENTE DE REFERIN...........................................................................................................4
5. RESPONSABILITI............................................................................................................................5
6. MOD DE LUCRU...................................................................................................................................8
7. INREGISTRRI...................................................................................................................................13

S.C ZAFA S.A

Procedura de sistem
Audit intern
PS-AI-01

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014
Pagina: 3/17

1. SCOP
1.1. Procedura descrie responsabilitile i cerinele impuse privind
planificarea,pregtirea,realizarea i finalizarea auditurilor interne n
vederea:
- stabilirii conformitii SMC cu politica / obiectivele n domeniul
calitii i cu referenialul;
- determinrii gradului de implementare a SMC;
- meninerii funcionrii eficace a SMC.
-imbunatatirea SMC.

2. DOMENIUL DE APLICARE
2.1. Procedura se aplic pentru toate procesele identificate n cadrul
companiei, n baza programului de audit aprobat i pus n practic de
ctre echipele de audit.

3. DEFINIII I PRESCURTRI
3.1. Definiii
3.1.1. Conform SR EN ISO 9000:2001. Sisteme de management al
calitii. Principii fundamentale i vocabular.

S.C ZAFA S.A

Procedura de sistem
Audit intern
PS-AI-01

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014
Pagina: 4/17

3.1.2. Audit - proces sistematic, independent i documentat n scopul


obinerii de dovezi de audit i de evaluare a lor cu obiectivitate pentru a
determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit.

3.1.3. Audit de urmrire audit efectuat la termenele scadente ale unor


aciuni corective sau preventive n vederea determinrii implementrii i
eficienei acestora (daca au avut efectul scontat).

3.1.4. Auditor - persoana care are competena de a efectua un audit.


3.1.5. Program de audit ansamblu de unul sau mai multe audituri
planificate pe un anumit interval de timp i orientate spre un scop
anume.

3.1.6. Criterii de audit ansamblu de politici, proceduri sau cerine


utilizate ca o referina.
3.1.7. Dovezi de audit nregistrri, enunarea faptelor sau alte
informaii care sunt relevante n raport cu criteriile de audit i
verificabile.

3.1.8. Auditat organizaie care este auditat.


3.2. Prescurtri
3.2.1. SMC - Sistemul de Management al Calitii.

S.C ZAFA S.A

Procedura de sistem
Audit intern
PS-AI-01

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014
Pagina: 5/17

3.2.2. RMC - Reprezentantul Managementului pentru Calitate.


3.2.3. MC managementul calitii;
3.2.4. Ed. Ediie.
3.2.5. Rev. Revizie.

4. DOCUMENTE DE REFERIN
4.1. Manualul Calitii, cod MC[NUME COMPANIE] i procedurile
SMC aferente.
4.2. Standardul Roman SR EN ISO 9001:2001. Sisteme de management
al calitii. Cerine
4.3. SR EN ISO 19011:2002. Linii directoare pentru auditarea sistemelor
de managementul calitii i al mediului.
4.4. Procedura de sistem Aciune corectiv, cod PS-8.5.2.
4.4. Procedura de sistem Aciune preventiv, cod PS-8.5.3.

5. RESPONSABILITI
5.1.Directorul General
5.1.1. Aprob Programul de audit intern in fiecare an.
5.1.2. Asigur resursele umane i financiare necesare pentru realizarea
auditurilor interne.
5.1.3. Asigur disponibilitatea i autoritatea necesar auditorilor.

S.C ZAFA S.A

Procedura de sistem
Audit intern
PS-AI-01

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014
Pagina: 6/17

5.2. RMC
5.2.1. Avizeaz Programul de audit intern in fiecare an .
5.2.2. Rspunde de nominalizarea i instruirea specific a auditorilor
interni naintea fiecrui audit cu privire la zonele i elementele
sistemului calitii auditate, tehnicilor de evaluare i

5.2.3. Desemneaz personal din cadrul companiei care urmeaz a fi


instruit ca auditor intern.
5.2.4. Identific resursele necesare derulrii n bune condiii a procesului
de audit intern.
5.2.5. Aprob aciunile corective iniiate.
5.3. Responsabilul MC
5.3.1. Gestioneaz Programul de audit intern aferent fiecarui an,
formular cod F-006-04
5.3.2. Difuzeaz n cadrul companiei Programul de audit intern aferent
fiecarui an, formular cod F-006-04 aprobat.
5.3.3. Programeaz auditurile de urmrire.
5.3.4. Pstreaz n original nregistrrile auditurilor interne.
5.4. Auditorul ef
5.4.1. ntocmete mpreun cu auditorii desemnai listele Formular de
evaluare si verificare, formular cod F-008-04 .

S.C ZAFA S.A

Procedura de sistem
Audit intern
PS-AI-01

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014
Pagina: 7/17

5.4.2. Elaboreaz Planul de audit, formular cod F-007-04 i l difuzeaz


auditatului.
5.4.3. Conduce auditul intern.
5.4.4. ntocmeste i difuzeaz Raportul de audit intern, formular cod F009-04.
5.4.5. ntocmete i difuzeaz Rapoarte de aciuni corective /
preventive,formulare cod F-013-04 / F-014-04.
5.4.6. Urmrete implementarea aciunilor corective / preventive iniiate
dup audit.
5.4.7. Difuzeaz un exemplar al Raportului de audit, formular cod F009-04 i
anexelor acestuia auditatului i un exemplar Responsabilului MC.
5.5. Auditorii
5.5.1. Elaboreaz mpreun cu auditorul ef Formular de evaluare si
verificare, formular cod F-008-04.
5.5.2. Efectueaz auditul n conformitate cu sarcinile trasate de auditorul
ef.
5.5.3. Identific neconformitile i le nregistreaz.
5.5.4. Urmresc, atunci cnd primesc sarcin n acest sens, aducerea la
ndeplinire a aciunilor corective / preventive iniiate cu prilejul
auditului.
5.6. Auditatul

S.C ZAFA S.A

Procedura de sistem
Audit intern
PS-AI-01

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014
Pagina: 8/17

5.6.1. nsoete echipa de audit.


5.6.2. Pune la dispoziia echipei de audit resursele necesare i asigur
accesul la faciliti,documente i nregistrri a auditorilor, n scopul
derulrii n mod eficient a auditului.
5.6.3. Informeaz personalul din subordine asupra obiectivelor i a
programului auditului.
5.6.4. Stabilete i iniiaz aciuni corective / preventive pentru care
propune termene de implementare.
5.6.5. Rspunde de soluionarea la termenele stabilite a aciunilor
corective / preventive iniiate n zona lor de activitate.

6. MOD DE LUCRU
6.1. Auditul intern ofer date referitoare la conformitatea SMC cu
referenialul, gradul de implementare i eficacitatea funcionrii SMC n
vederea atingerii obiectivelor stabilite prin politica n domeniul calitii.
6.2. Auditurile interne se deruleaz n baza unui Programul de audit
intern aferent fiecarui an,Director General. Programul de audit intern
aferent fiecarui an, formular cod F-006-04 se elaboreaz astfel nct s
fie auditate cu prioritate compartimentele n care se desfoara activiti
importante n deciderea calitii lucrrii executate. Se urmrete, de
asemenea, ca toate procesele s fie auditate cel puin o dat pe an.
6.3. Programul de audit intern aferent fiecarui an, formular cod F-00604 se difuzeaz prin grija Responsabilului MC la compartimentele ce
urmeaz a fi supuse auditrii precum i la auditorii nominalizai.

S.C ZAFA S.A

Procedura de sistem
Audit intern
PS-AI-01

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014
Pagina: 9/17

6.4. Auditul intern este efectuat de personal cu experien profesional n


domeniu, cunosctor al tehnicii de audit. Personalul de audit este stabilit
de RMC dintre specialiti instruii n acest scop.
Auditorii nu trebuie s aib responsabiliti n zona supus auditrii.
6.5. Realizarea auditului presupune parcurgerea urmtoarelor etape:
-Pregtirea auditului
-Sedina de deschidere
-Auditul propriu-zis
-edina de nchidere
-Raportarea
-Conciliere
6.6. Pregtirea auditului
6.6.1. Auditorul ef, elaboreaz Planul de audit, formular cod F-007-04
n care
stabilete zona sau zonele precum i elementele SMC supuse auditrii,
documentele n raport cu care se face evaluarea, componena echipei,
resursele necesare, programul pe zile i ore i lista de difuzare a
raportului de audit.
6.6.2. Auditurile se realizeaz n baza unui Formular de verificare si
evaluare, formular cod F-008-04, completat de ctre auditori n baza
documentelor de referin n raport cu care se efectueaz evaluarea i a
informaiilor, dovezilor colectate n timpul auditului.

S.C ZAFA S.A

Procedura de sistem
Audit intern
PS-AI-01

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014
Pagina: 10/17

6.6.3. Formular de verificare si evaluare, formular cod F-008-04 ,


conine urmtoarele informaii: compartimentul auditat, elementele
sistemului i cerina evaluat, rezultatul evalurii care poate fi acceptabil
sau nu, observaiile explicite n cazurile n care se identific probleme de
calitate i dovezile identificate sub form de probleme nerespectate,
aparate defecte, produse sau procese neconforme care se aduc n
sprijinul acestor observaii. Se identific n lista chestionar echipa de
audit, auditorul examinator i personalul cu care s-a discutat la audit.
6.6.4. Echipa de audit se informeaz asupra urmtoarelor date de intrare:
obiectivele auditului,rezultatele de audit anterioare, Rapoartele de
aciuni corective / preventive, formulare cod F-013-04 / F-014-04,
iniiate anterior i asupra documentelor de referin aplicabile.
6.6.5. Cu 10 zile nainte de efectuarea auditului intern auditorul ef
transmite compartimentului ce urmeaz s fie auditat adresa de
ntiinare i Planul de audit, formular cod F-007-04.
6.7. edina de deschidere
6.7.1. La edina de deschidere particip echipa de audit i eful
compartimentului, precum i persoana sau persoanele care urmeaz s
nsoeasc auditorii la evaluarea procesului activitii.
6.7.2. La reuniunea de deschidere se confirm Planul de audit ,
comunicat anterior i i se aduc ajustri n sensul c se precizeaz
programul zilnic, se
prezint echipa de audit, domeniul i scopul auditului i se stabilesc data
i ora edinei de nchidere.
6.8. Auditul propriu-zis

S.C ZAFA S.A

Procedura de sistem
Audit intern
PS-AI-01

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014
Pagina: 11/17

6.8.1. Pentru culegerea de informaii referitoare la subiectul i scopul


auditului, echipa de audit intervieveaza auditatul, consult documentele
i nregistrrile care conin datele urmrite.
6.8.2. Auditul se desfoar n baza listei Chestionar de evaluare,
aceasta nefiind ns limitativ.
6.8.3. n cazul identificrii unor neconformiti, n Chestionarul de
evaluare , se noteaz la observaii, pe ct de precis posibil, coninutul
deficienei i dovezile pe care se sprijin aceast observaie.
6.8.4. naintea edinei de nchidere, auditorii informeaz auditorul ef
asupra situaiei gsite prin prezentarea dovezilor de audit.
6.8.5. Auditorul ef stabilete pentru care din observaiile notate de
acesta sau de ali auditori se iniiaz Rapoarte de aciuni corective /
preventive, formulare cod F-013-04 / F-014-04, care se anexeaz la
Raportul de audit, formular cod F-009-04 .
6.9. edina de nchidere
6.9.1. La edina de nchidere particip, pe lng echipa de audit, eful
compartimentului i persoanele desemnate pentru nsoirea echipei de
audit.
6.9.2. n cadrul edinei de nchidere, auditorul ef prezint auditatului
concluziile auditului, inclusiv neconformitile constatate. Se prezint,
de asemenea, la aceasta reuniune i concluziile generale preliminare
privind funcionarea SMC n zona auditat.

S.C ZAFA S.A

Procedura de sistem
Audit intern
PS-AI-01

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014
Pagina: 12/17

6.9.3. eful compartimentului propune aciunile corective / preventive i


termenele de soluionare pentru fiecare neconformitate prezentat de
auditorul ef.
6.10. Raportare
6.10.1. Raportul de audit intern se ntocmete de ctre auditorul ef dup
edina de nchidere. n raportul de audit sunt menionate documentele
de
referin, identitatea personalului din echipa de audit i a celui auditat,
observaiile i recomandrile privind deficienele identificate inclusiv
Rapoartele de aciune corective , ntocmite precum i concluzia echipei
de audit privind funcionarea i eficiena sistemului de management al
calitii n zona auditat.
Rapoartele de aciune corective / preventive.
6.10.2. La Raportul de audit, se anexeaz Rapoartele de aciuni
corective / preventive, cu privire la deficienele constatate.
6.10.3. Auditorul ef transmite 1 exemplar din Rapoartele de aciuni
corective preventive,, la compartimentul auditat i un exemplar la
Responsabilul MC.
6.11. Auditul de urmrire
6.11.1. Auditorul ef, programeaz i execut auditul de urmrire a
aciunilor corective la cel mult dou sptmni de la expirarea ultimului
termen stabilit pentru soluionarea acestora
6.11.2. Auditul de urmrire se limiteaz strict la zonele i problemele
care au facut obiectul

S.C ZAFA S.A

Procedura de sistem
Audit intern
PS-AI-01

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014
Pagina: 13/17

Rapoartele de aciuni corective, i se ncheie prin consemnarea n


fiecare din aceste rapoarte a stadiului soluionrii deficienelor.
6.12. Informaiile i datele rezultate n urma auditului intern constituie
date de intrare ale analizei efectuat de management, acestea fiind
prezentate sintetic, printre altele, n raportul de informare privind
funcionarea SMC.
6.13. Datele de ieire sunt:
- Rapoartele de audit ;
- Rapoarte de neconformitate;
- Rapoarte de aciuni corrective;
- Rapoarte de aciuni preventive.

7. INREGISTRRI
7.1. Programul de audit intern aferent fiecarui an ;
7.2. Planul de audit;
7.3. Chestionar de evaluare ;
7.4. Raport de audit intern.

S.C ZAFA S.A

Procedura de sistem
Audit intern
PS-AI-01

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014
Pagina: 14/17

Anexa 7.1
CINE ?

MANAGER

CE ?

CUM ? CE
REZULTAT?
STAR
T

6.1.

Program audit

Obiectivele auditului

RMC

Programare si resurse

Plan audit

6.2

Plan audit

6.3.

Liste de
verificari

Auditul propriuzis

Echipa audit

Raportul de audit

Urmarire actiuni
corective

Auditor sef

6.4.
Raport audit

STOP

RMC

6.5.

RMC

S.C ZAFA S.A

Procedura de sistem
Audit intern
PS-AI-01

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014
Pagina: 15/17

Anexa 7.2
RAPORT DE AUDIT
Nr.

/ din

Organizatia auditata:
Obiectivele auditului:
Domeniul auditului:
Criterii de audit:
Echipa de audit:
Reprezentantii auditatului:
Perioada auditului:
Desfasurarea auditului:
Sedinta de deschidere
Constatarile auditului:
Neconformitati constatate:
Sedinta de inchidere:
Concluzii privind conformitatea SMC cu criteriile de audit:
Difuzarea raportului
Anexe
Auditor Sef,

S.C ZAFA S.A

Procedura de sistem
Audit intern
PS-AI-01

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014
Pagina: 16/17

Anexa 7.2.
PLAN AUDIT
NR. / DATA
Obiective si domeniu de audit:
Criterii de audit:
Echipa de audit:
Zona de audit:
Data auditului:
Calendarul activitatilor:
Data/Ora

Proces /activitate

Auditor

Difuzare raport audit:


RMC; Responsabil zona auditata; Manager;
Auditor ef,
APROBAT Manager,

S.C ZAFA S.A

Procedura de sistem
Audit intern

Editia: 1/12.09.2014
Revizia:0/12.09.2014

PS-AI-01

Pagina: 17/17

Anexa 7.3.
PROGRAM DE AUDIT INTERN PENTRU ANUL
Nr. Activitatea

Criterii

Crt Auditat

audit

Conduc Terme Stadiu


ator
n
EA

ELABORAT:
RESPONSABIL PROGRAM AUDIT,
Lista de Verificari la audit nr.________________
Zona auditata:
Echipa de audit:
Criterii audit:
Nr Verificarea
crt

Not: A- acceptat; N- nesatisfctor

AN

Documente si inregistrari
examinate. Observatii