Organizarea i efectuarea inventarierii

realizator Paul POPESCU

-20151

Organizarea i efectuarea inventarierii

n mod general,activitatea contabil urmrete s ofere o prezentare ct mai fidel a

patrimoniului,a situaiei financiare i a rezultatului exerciiului. Pentru a se preveni consecin e cu
implicaii nefavorabile n gestiunea ntreprinderii,este necesar ca periodic s se verifice existen a
tuturor elementelor patrimoniului.
Inventarierea const n totalitatea operaiunilor prin intermediul crora se constat
existena faptic a tuturor elementelor aflate n gestiunea ntreprinderii. 1 Rolul principal al
inventarierii este constituit de stabilirea situaiei reale a patrimoniului,oferirea unor informa ii
referitoare la integritatea material a activelor ntreprinderii i la securitatea financiar a
acesteia.
n economia de pia, inventarierea are un dublu scop i anume:
Stabilirea situaiei reale a patrimoniului sub aspectul mrimii faptice a acestuia, care se
realizeaz prin compararea existentului faptic de bunuri cu cel nscris n evidena contabil;
Determinarea valorii actuale a structurilor patrimoniale de activ i de pasiv.2
Rspunderea pentru buna organizare a lucrrilor de inventariere, potrivit prevederilor
Legii nr. 82/1991, republicat, i n conformitate cu reglementrile contabile aplicabile, revine
administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii
entitii i care elaboreaz i transmit comisiilor de inventariere instruciuni scrise n acest sens.
Din punct de vedere metodologic, etapele inventarierii sunt aceleai, indiferent de
obiectul activitii unitii i de natura elementelor patrimoniale care se inventariaz.
Avnd n vedere ordinea i succesiunea de realizare, precum i natura lucrrilor ce se
efectueaz, inventarierea patrimoniului presupune urmtoarele etape:

pregtirea inventarierii;
inventarierea propriu-zis;
evaluarea i stabilirea rezultatelor inventarierii;
nregistrarea n contabilitate a rezultatelor definitive ale inventarierii.

Pregtirea inventarierii se refer la msuri cu caracter organizatoric i contabil care s

asigure desfurarea n bune condiii a celorlalte etape care se succed.
1 Balte Nicolae , Ciuhureanu Alina Teodora Bazele contabilitii, Editura
Universitii "Lucian Blaga" ,2004,p.284
2Ibidem
2

Pentru nceput, se constituie comisia de inventariere prin decizie scris, semnat de

conductorul unitii patrimoniale i de conductorul compartimentului financiar-contabil. Se
efectueaz instructajul membrilor acesteia asupra modului de organizare i desfurare a
inventarierii, tehnicii de lucru sau procedeelor folosite, a modului de completare a listelor de
inventariere. Comisia este format din cel puin dou persoane, cu pregtire corespunztoare
economic i tehnic, care s asigure efectuarea corect i la timp a inventarierii patrimoniului,
inclusiv evaluarea elementelor patrimoniale.
Nu pot face parte din comisiile de inventariere:
gestionarii depozitelor si magaziilor;
eful compartimentului supus inventarierii;
contabilii care in evidena gestiunilor respective, cu excepia unitilor mici.
Tot sub aspect organizatoric, se iau msuri pentru crearea condiiilor corespunztoare de
lucru comisiei de inventariere prin:
- stabilirea elementelor patrimoniale care se inventariaz i ordinea n care se efectueaz
inventarierea acestora;
- asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariaz:
- sortarea, gruparea obiectelor, codificarea acestora, ntocmirea etichetelor de raft, separarea
bunurilor deteriorate de cele n stare bun;
- asigurarea aparatelor i a instrumentelor adecvate i n numr suficient pentru msurare,
cntrire, a mijloacelor necesare identificrii (cataloage, mostre, etc.), precum i a formularelor
i a rechizitelor necesare;
- dotarea comisiilor de inventariere cu mijloace tehnice de calcul i de sigilare a spa iilor
inventariate;
- dotarea gestiunilor (magazine, depozite etc.) cu dou rnduri de ncuietori diferite.
Din punct de vedere contabil se iau msuri de nregistrare la zi n evidena tehnicoperativ (fiele de magazie) organizat la gestiuni, precum i n contabilitatea sintetic i
analitic, a tuturor documentelor pna la data la care se face inventarierea, stabilindu-se
soldurile n fiele sintetice i analitice ale conturilor respective.
Inventarierea propriu-zis se realizeaz la locurile de pstrare sau depozitare.
nainte de nceperea operaiunii de inventariere, comisia de inventariere are obliga ia de a lua
o declaraie scris de la gestionar din care s rezulte dac:
gestioneaz valori materiale i n alte locuri de depozitare;
dac are n gestiune i bunuri care aparin terilor,are cunotin despre unele plusuri sau
minusuri din gestiune;
are valori materiale nerecepionate;
a primit sau a eliberat valori materiale fr documente;
deine numerar din vnzarea bunurilor;
dac are documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii

Gestionarul are obligaia de a meniona obligatoriu n declaraia sa felul,numrul i data

ultimului document de intrare/ieire a bunurilor n/din gestiune.
Inventarierea se efectueaz la locurile de existen,de depozitare sau pstrare a bunurilor prin
numrare,cntrire,msurare sau prin alte mijloace de determinare a existen ei faptice a
acestora.Toate elementele patrimoniale inventariate grupate pe gestiuni i categorii de bunuri se
nscriu n liste de inventariere ce vor fi semnate de ctre persoanele mputernicite s efectueze
inventarierea.Bunurile ce aparin altor persoane fizice sau juridice se inventariaz i se nscriu n
liste separate,iar o copie de pe acestea se transmite,de regul,i persoanei fizice sau juridice
creia i aparin bunurile respective.
Cu ocazia inventarierii,disponibilitile aflate n conturile de la bnci,precum i crean ele i
datoriile fa de teri sunt supuse sunt supuse verificrii i confirmrii pe baza extraselor de cont
sau punctajelor reciproce n funcie de necesiti,dup caz.Pentru bunurile depreciate,inutilizabile
sau deteriorate,fr desfacere sau greu vandabile,comenzi n curs,abandonate sau sistate,precum
i pentru creanele sau datoriile incerte ori n litigii,se ntocmesc liste de inventariere separate.
Pentru stabilirea valorii de inventar, denumit valoare actual, n vederea determinrii
deprecierilor provizorii,pentru constituirea provizioanelor, evaluarea elementelor patrimoniale,cu
ocazia inventarierii,se realizeaz dup cum urmeaz:
Bunurile de natura imobilizrilor,stocurile i celelalte bunuri se evalueaz la valoarea actual
denumit valoare de inventar;
Creanele i datoriile sunt evaluate la valoarea lor nominal;
Bunurile depreciate,inutilizabile sau deteriorate se evalueaz la valoarea de utilitate,lund n
considerare utilitatea acestora pentru ntreprindere i preul pieei;
Creanele i datoriile incluse n categoria celor incerte sau n litigiu se evalueaz la valoarea
de utilitate,stabilit n funcie de valoarea probabil de ncasat,respectiv de plat;
Creanele,datoriile ,precum i disponibilitile n devize sunt evaluate la cursul n vigoare n
ultima zi a exerciiului;
Titlurile imobilizate sunt evaluate la valoarea de utilitate pe care o reprezint pentru unitatea
patrimonial,iar titlurile de plasament,la cursul mediu al ultimei luni a exerciiului sau la
valoarea probabil de negociere,dup caz.3
Rezultatele inventarierii sunt stabilite prin compararea datelor constatate faptic i nscrise n
listele de inventariere cu cele din evidena tehnic-operativ i contabilitate.Rezultatele
inventarierii sunt consemnate n ,,Procesul verbal de inventariere" ntocmit i semnat de ctre
comisia de inventariere la sfritul acestei operaiuni care cuprinde unele aspecte ce s-au desprins
n urma inventarierii.La procesul verbal se anexeaz declaraia de numire a comisiei de
inventariere i cea luat de ctre comisie de la gestionar naintea nceperii inventarierii,listele de
inventariere,semnate pe fiecare fil de membrii comisiei si de gestionar n care sunt nscrise
3Feleag Niculae, Ionacu Ion Tratat de contabilitate financiar,vol.2,Editura
Economic,p.490
4

bunurile sau valorile inventariate.Ele servesc ca document pentru stabilirea lipsurilor sau
plusurilor de valori materiale ce se constat cu ocazia inventarierii,extrasele transmise spre
confirmare debitorilor i creditorilor,precum i alte documente apreciate ca fiind necesare de
ctre comisia de inventariere.
Procesul verbal de inventariere este predat ,mpreun cu anexele sale comisiei centrale de
inventariere sau conductorului unitii,dup caz.Acest set de documente servete pentru
realizarea primului scop al inventarierii,i anume acela de stabilire a situaiei reale a
patrimoniului,iar n vederea atingerii celui de-al doilea scop esenial al inventarierii i
anume,stabilirea valorii actuale a elementelor patrimoniale,se utilizeaz ,,Registrul-inventar" n
care se nregistreaz valoric,pe baza listelor de inventariere,toate elementele de activ i pasiv
inventariate,grupate dup natura lor.
REGISTRU-INVENTAR
Nr.
Crt
.

Recapitulaia
elementelor inventariate

Valoarea
contabil

Valoarea
de
inventar

ntocmit,

Diferene din
Evaluare(de
nregistrat)
Cauzele
Valoare diferenelo
r
5
6

Verificat,

3.1.Regularizarea i nregistrarea diferenelor constatate la inventariere

nregistrarea rezultatelor definitive ale inventarierii se face n scopul punerii de acord a
datelor contabilitii cu realitatea faptic constatat.
Potrivit art. 48 din Ordinul Ministrului Finanelor nr. 2388/1995, rezultatele inventarierii
trebuie nregistrate, att n evidena tehnic-operativ, ct i n contabilitate, n termen de cel mult
5 zile de la data terminrii operaiunilor de inventariere.4
De regul, valorificarea inventarierii se face prin nregistrarea plusurilor i imputarea
minusurilor.Conform legii,este obligatorie nregistrarea n contabilitate att a plusurilor,ct i a
minusurilor constatate la inventariere.Bunurile constatate n plus la inventariere se evalueaz i
se nregistreaz n contabilitate la costul de achiziie al acestora,n funcie de preul pieei la data
constatrii sau de costul de achiziie al bunurilor similare.Din punct de vedere al categoriei
patrimoniale inventariate,plusurile sunt asimilate intrrilor de bunuri(creteri de activ).

4OMFP nr 2388/1995
5

Plusurile de bunuri se nregistreaz, n mod diferit, ca intrri n patrimoniu, n funcie de

natura acestora, astfel:
a) bunuri de natura activelor imobilizate:
Conturi gr. 20, 2l, 23 = 131 "Subvenii pentru investiii"
De exemplu, mijloace fixe constatate plus la inventariere:
21x

= 131

"Imobilizri corporale"

"Subvenii pentru investiii"

b) materiale, obiecte de inventar, ambalaje, mrfuri, constatate plus la inventariere:

Conturi din grupele

= Conturi grupa 60

30, 34, 35, 37, 38

"Cheltuieli privind stocurile"

De exemplu, materia prima constatat plus la inventariere:

301

= 601

"Materii prime"

"Cheltuieli cu materiile prime"

Bunurile constatate plus la inventariere se mai pot nregistra i prin stornarea operaiei de
ieire a acestora din patrimoniu (cu suma nscris n rou).
c) semifabricate sau produse finite constatate plus la inventariere:
%
341

= 711
"Venituri din producia stocat"

"Semifabricate"
345
"Produse finite"

Dac lipsurile nu se datoreaz vinoviei unei persoane, acestea se trec pe cheltuielile

unitii patrimoniale.Se admit compensri cantitative ale lipsurilor cu plusurile numai cnd exist
riscul de confuzie,cnd se refer la aceleai bunuri,aceeai perioad de gestiune i la acelai
gestionar,fr a diminua valoric patrimoniul unitii.
Lipsurile imputabile se recupereaz de la persoanele vinovate,la valoarea de nlocuire
prin care se nelege costul de achiziie al bunului la data constatrii pagubei,care cuprinde pre ul

de cumprare practicat pe pia la care se adaug taxele nerecuperabile,inclusiv TVA,cheltuielile

de transport,aprovizionare i alte cheltuieli accesorii.5
Lipsurile la inventar se vor nregistra n contabilitate ca ieiri din gestiunea unit ii n
urmtoarea manier:
Lipsuri de stocuri de materii prime:
601 "Cheltuieli cu materii prime"

301 "Materii prime"

Lipsuri la inventar de mrfuri:

607 "Cheltuieli privind mrfurile" =

371 "Mrfuri"

n cazul n care se constat faptul c lipsurile de inventar la stocuri sunt imputabile,pe

lng nregistrrile prezentate mai sus,se mai efectueaz i opera iunea de imputare a
contravalorii acestor bunuri:
4282" Alte creane n legtur cu personalul"

(461 "Debitori diveri")

%
758 "Alte venituri din exploatare"
4427 "TVA colectat"

n creditul contului 758 "Alte venituri din exploatare" se nregistreaz costul de achizi ie
al bunului respectiv,iar n creditul contului 4427 "TVA colectat" se va nregistra suma rezultat
din aplicarea cotei legale de TVA asupra costului de achiziie al bunului.Prin urmare,persoana
vinovat de lipsa din gestiune a bunurilor,va trebui s achite att costul de achiziie al bunului la
data constatrii pagubei,ct i taxa pe valoare adugat aferent acestui cost de achiziie.
Dup ce s-au efectuat nregistrrile privind plusurile i minusurile constate la
inventariere,valoarea total a stocurilor din listele de inventariere trebuie s corespund cu
soldurile conturilor de elemente de natura stocurilor i cu stocurile cantitative ale elementelor
respective din evidena operativ de la depozite.
Prin efectuarea inventarierii trebuie s se asigure premisele ndeplinirii obiectivului
fundamental al produselor financiar-contabile,n sensul prezentrii prin intermediul situa iilor
financiare anuale,doar a informatiilor ce se caracterizeaz prin realitate,sinceritate i fidelitate.

5Balte Nicolae , Ciuhureanu Alina Teodora Bazele contabilitii, Editura

Universitii "Lucian Blaga" ,2004,p.290
7

Bibliografie

Legea nr 500/ 11.06.2002 privind finanele publice, publicat n M.Of nr

597/13.08.2002
Balte Nicolae , Ciuhureanu Alina Teodora Bazele contabilitii, Ed.Universitii
"Lucian Blaga" ,2004
Feleag Niculae, Ionacu Ion Tratat de contabilitate financiar,vol.2,Editura
Economic