Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
INTRODUCERE
13.1 CAZUL DE AFACERI IN CICLUL DE VIATA AL PROIECTULUI
13.2 IDENTIFICAND OPTIUNILE
13.3 ASIGURAREA FEZABILITATII PROIECTULUI
13.4 STRUCTURA UNUI CAZ DE AFACERI
13.5 PREZENTAREA UNUI CAZ DE AFACERI
13.6 MANAGEMENTUL SI REALIZAREA BENEFICIILOR
INTRODUCERE
Un caz de afaceri (business case) este un document cheie n proiectul de analiz a
afacerii. Este documentul n care analitii sau consultanii prezint ceea ce constat
i propun un curs al aciunii pe care managementul superior trebuie s le considere.
Acest capitol consider scopul, structura i coninutul unui caz de afaceri i ofer
unele orientri asupra modului de asamblare a informaiei i de prezentare a
produsului finisat. Un lucru adeseori amintit aici este c, n anumite limite, un caz
de afaceri este un document care este cumprat de oameni care iau o decizie.
Aadar, unele dintre regulile cheie ale vnzrilor de succes se aplic i n acest caz:
accentueaz asupra beneficiilor, nu asupra caracteristicilor; vinde beneficiile nainte
de a discuta despre costuri i d cumprtorilor o nelegere asupra dimensiunii
problemei sau oportunitilor nainte de a prezenta cantitatea de timp, efort i
bani care vor fi necesare pentru a implementa o soluie.
13.1 CAZUL DE AFACERI IN CICLUL DE VIATA AL PROIECTULUI
O ntrebare deseori pus n cazul de afaceri este Cnd ar trebui produs
acesta?
Acest lucru este elucidat n figura 13.1. Cum se arat n figur, un caz de afaceri
este un document viu i ar trebui revizuit pe msur ce proiectul avanseaz i sunt
descoperite tot mai multe lucruri despre soluia propus i costurile i beneficiile
introducerii acesteia. n plus, desigur, organizaiile i mediul lor nconjurtor n care
funcioneaz nu sunt statice, astfel nct cazul de afaceri trebuie s fie meninut
continuu la zi prin revizuire, pentru a asigura c circumstanele schimbrilor nu l
invalideaz. Cazul de afaceri iniial adeseori rezult n urma unui studiu de
fezabilitate, n care cerinele generale i opiunile trebuie s fie considerate i
estimri preliminare ale costurilor i beneficiilor sunt dezvoltate. Cifrele preliminare
trebuie, totui, s fie revizuite odat ce o mai analiz mai detaliat a fost
completat i o imagine mai complet asupra opiunilor posibile este disponibil.
Ele ar trebui examinate din nou odat ce soluia a fost proiectat i cnd exist mult
mai multe date disponibile privind costurile dezvoltrii.
Cazul de afaceri ar trebui apoi s fie revizuit nainte ca soluia s fie livrat,
deoarece n mod sigur circumstanele afacerii pot s se fi schimbat i putem acum
s trecem la implementare. n final, odat ce soluia propus a fost pus n
funciune, dup un anumit timp, trebuie fcut o revizuire post-proiect pentru a
determina gradul n care beneficiile previzionate ale afacerii au fost realizate i
pentru identificarea aciunilor de susinere a livrrii acestor beneficii.
La un moment de timp dat se poate considera c aceste dou tipuri trebuie s fie
considerate separat i c opiunile de afaceri trebuie s fie considerate mai nti,
scopul fiind evitarea dificultilor de a rezolva n acelai timp i opiunile de afaceri
i cele tehnice.
Acum, totui, multe schimbri n practica afacerilor includ utilizarea IT ntr-o
anumit form i este adeseori disponibil tehnologia care face soluiile de afaceri
posibile. De exemplu, un mod de a reduce necesarul de personal ntr-un
supermarket este s se asigure posibilitatea clienilor de a-i scana singuri
cumprturile, utiliznd noul sistem de coduri de bare inteligent.
Din cauza aceasta este oarecum dificil s menii complet separate opiunile de
afaceri i pe cele tehnice, dar rmne adevrat c nevoile afacerii, mai mult dect
utilizarea tehnologiei, rmn cele care determin direcia de dezvoltare.
Procesul de baz pentru dezvoltarea opiunilor este reprezentat n figura 13.2.
Identificarea opiunilor este probabil cel mai bine realizat printr-o anumit form
de workshop, n care brainstormingul i alte metode creative de rezolvare a
problemelor pot fi utilizate.
Tehnicile de modelare cum ar fi modelarea sistemului de afaceri (vezi capitolul 7) i
modelarea proceselor de afaceri (capitolul 8) sunt, de asemenea, utile n generarea
opiunilor. Scopul este simplu: s se pun pe mas toate ideile posibile nainte s se
treac la alegerea celor mai promitoare dintre ele. Chiar dac unele dintre idei par
nerealiste, ele pot constitui pri ale soluiei actuale sau stimula alte persone s
formuleze alte idei similare, dar care sunt realizabile. Un alt mod de a identifica
opiunile este s se studieze ce alte organizaii posibil concurente au stabilit
opiuni similare.
Odat ce toate posibilitile au fost identificate, ele pot fi evaluate pentru a vedea
care dintre ele ar trebui examinate n viitor. De obicei, unele idei pot fi respinse
foarte repede deoarece sunt foarte scumpe, ia prea mult timp pentru
implementarea lor sau sunt contraculturale pentru organizaie.
Criteriile pentru evaluarea fezabilitii sunt examinate mai detaliat n continuarea
acestui capitol.
Ideal este ca lista scurt de opiuni s fie redus la trei sau patru, una fiind
meninerea status-quo-ului, deci opiunea este s nu se fac nimic.
Motivul pentru restrngerea listei la trei sau patru posibiliti este c este destul de
nepractic, din raiuni de timp sau cost, s examinm mai multe n detaliu pentru a
le dezvolta n continuare n cazul de afaceri. Fiecare dintre opiunile de pe lista
scurt trebuie s corespund unor elemente majore ale afacerii, dar s ofere i o
balan de timp distinct pentru implementare, cu un buget necesar stabilit raional
i un ir de beneficii atractive.
Uneori este posibil ca opiunile s reprezinte variaii ale unei singure soluii, una
dintre acestea referindu-se la cele mai presante probleme ale afacerii, iar celelalte
oferind diferii factori adiionali. Aceast situaie este ilustrat n figura 13.3.
n figura 13.3 opiunea de baz se refer doar la cea mai presant problem din
afacere care trebuie rezolvat ct mai repede posibil i cu costuri minime.
Urmtarea opiune adaug unele caracteristici adiionale la soluie, dar costurile
sunt mai mari i necesit mai mult timp pentru implementare. Ultima opiune este o
soluie complet, dar care, de obicei, necesit cel mai lung timp i costul cel mai
mare de implementare.
O opiune care trebuie ntotdeauna considerat i care trebuie s se regseasc
ntr-un mod sau altul n cazul de afaceri considerat - este s nu se fac nimic.
Uneori este cea mai viabil opiune i poate fi chiar cea mai bun alegere a
organizaiei. Adeseori, totui, o astfel de opiune nu este posibil deoarece
problemele din organizaie care decurg din inaciune pot duce la costuri mai mari.
n acest caz, decidenii pot s nu fie contieni c aciunea este imperativ i astfel
s nu contientizeze riscul i consecinele de a nu face nimic s devin o parte
important a cazului de afaceri.
13.3 EVALUAREA FEZABILITATII PROIECTULUI
Exist multe probleme care trebuie luate n considerare atunci cnd evalum
fezabilitatea, dar toate pot fi grupate n trei clase importante, cum se arat n figura
13.4.
Prima clas, fezabilitatea afacerii, include criterii de apreciere dac ipotezele
fcute se potrivesc cu obiectivele i strategia organizaiei i n cazul firmelor
comerciale dac ele pot fi atinse n condiiile de pia curente. Exist, de
asemenea, factori de apreciere a soluiei propuse n raport cu timpul suficient
pentru livrarea soluiei propuse i securizarea beneficiilor dorite ale afacerii.
Propunerea trebuie s se potriveasc cu structura managerial a organizaiei i cu
cultura acesteia, deoarece lipsa de cultur este una dintre cauzele care determin
ca proiectele s nu satisfac ateptrile puse n ele. Soluia trebuie s fie capabil
de implementare n cadrul infrastructurii fizice a organizaiei, chiar dac aceasta
este o restricie. Dei propunerea poate fi pentru schimbarea major a procesului,
ea trebuie s aib nc interfaa cu alte procese care nu se schimb, astfel c
compatibilitatea cu alte domenii trebuie s fie considerat .
Orice este propus trebuie s fie conform competenelor organizaiei i personalului
su, sau trebuie s existe un plan pentru dezvoltarea acestor competene. n final,
multe sectoare sunt acum nalt reglementate i soluia propus trebuie s fie una
care va fi acceptabil pentru reglementatori i s nu fie mpotriva altor legi sau
obligaii stabilite.
Costuri tangibile
Beneficii intangibile