Sunteți pe pagina 1din 5

Rapoarte i Macrouri

RAPOARTE (Reports)
Vizualizarea datelor dintr-o baz de date se poate face pe ecran sau hrtie (la
imprimant) prin intermediul foilor de date, formularelor i situaiilor finale. Ultima
reprezint cea mai potrivit posibilitate de prezentare a datelor pe hrtie. O situaie final
(REPORT) este o grupare de date prezentate ntr-un anumit format i o structur de pagin n
funcie de necesitile utilizatorilor i care servesc diverselor scopuri de subtotaluri (dup
anumitecriterii), subformulare grafice i obiecte de tip OLE. Sursa datelor unei situaii finale o
constituie n principal cererile de interogare sau tabelele, restul fcnd parte din structura
acestora. n general dac datele ce trebuie introduse n situaia final au ca surs mai mult de
un tabel, se creeaz mai nti o cerere de interogare (care reunete datele din tabele) i apoi
situaia final bazat pe aceasta. Elementele de legtur ntre sursa de date i situaiile finale
sunt controalele, zonele de text (pentru datele numerice i alfanumerice), cadrele (pentru
imagini i grafice) i etichetele (pentru titluri, linii separatoare i ptrate decorative.
Din punct de vedere al formei de prezentare, situaiile finale sunt de trei feluri:
1) Pe o singur coloan simpl;
2) Gen tabel cu posibiliti de a genera mai multe grade de totaluri;
3) Etichet potal.
Crearea unei situaii finale (REPORT) se poate face n dou moduri:
1) Far instrumentul wizard, utiliznd modul de lucru Design View.
2) Cu ajutorul instrumentului wizard.
Pentru a crea un raport se va alege seciunea Reports, butonul New i apoi modul de
lucru n care se va crea raportul. Se va specifica apoi tabela pentru care se dorete afiarea
unor situaii finale.

Structura unui raport este ierarhizat pe mai multe seciuni:


- antetul raportului
- antetul de pagin
- antetul de grup
- corpul propriu-zis
- subsol de grup
- subsol de pagin
- subsolul raportului

Controalele care apar n corpul acesteia sunt 3 feluri : independente, dependente i


calculate.
Dup crearea unui raport, pentru verificarea rezultatului nainte de imprimare, se
poate vizualiza parial sau total. Vizualizarea parial (un eantion) permite verificarea
dispunerii n pagin, tipul de caractere i dimensiunea acestora, gradele de totaluri (dac au
fost definite).
Vizualizarea total permite verificarea datelor i constituie imaginea pe ecran a
paginilor de imprimant. nregistrarea i nchiderea unui raport se face ca la oricare alt fiier.
Rezultatul unui raport poate fi tiprit sau salvat ntr-un fiier, n vederea conservrii. nainte
de tiprire este necesar definirea parametrului de orientare a paginii. Utilizarea
instrumentului wizard permite crearea unor situaii finale cu o structur standard care nu ine
seama n totalitate de cerinele utilizatorului. Aceast structur poate fi ulterior modificat cu
ajutorul instrumentelor disponibile (trusa cu instrumente). Trusa cu intrumente (Toolbox) i
tipurile de controale au acelai coninut i funcionalitate ca i cele de la formulare. Prin
urmare, toate operaiile de aducere a cmpurilor din lista de cmpuri a tabelului,
redimensionarea, deplasarea i modificarea acestora se fac ntr-o manier asemntoare ca i
la formulare.

Sortarea i regruparea datelor


Operaiile de sortare i regrupare a datelor apar foarte des n cadrul aplicaiilor
economice care utilizeaz un volum mare de date. Pentru sortarea datelor se trece pe modul de
lucru Design View - se alege <View, Sorting and Grouping> care va afia pe ecran o fereastr
dialog:

- n prima linie din coloana Field/Expression se selecteaz un nume de cmp sau se


introduce o expresie; se continu cu linia a doua, etc.
- n coloana Sort order se stabilete ordinea de sortare cresctoare Ascending sau
descresctoare Descending; valoarea presupus fiind cresctoare.
- se nchide fereastra de dialog.
Prima linie din fereastra de dialog corespunde primului nivel de sortare, a doua celui
de-al doilea etc.
Combinarea rapoartelor (RAPOARTE/SUBRAPOARTE)
Pentru a combina dou sau mai multe situaii finale, una dintre acestea trebuie s fie
definit ca i situaie principal iar celelalte subsituaii (ca i ansamblul formular principal subformular). Modul de lucru este asemntor cu cel de la formulare/subformulare.

MACROURI (Macros)
Pn n prezent s-a ilustrat modul de construcie a principalelor obiecte care compun
o aplicaie Access. Se poate observa cu uurin c o aplicaie complex presupune un numr
mare de obiecte (formulare, interogri, rapoarte, etc.). Toate aceste obiecte trebuiesc legate
ntr-un flux continuu de operaii, trecerea de la un obiect la altul realizndu-se automat. Cu
alte cuvinte, n cadrul unei aplicaii Access o importan deosebit o prezint automatizarea
acesteia. Prin automatizare nelegem c pe baza unei aciuni a utilizatorului (o apsare pe
buton de pe ecran sau de la tastatur, un dublu click) determin realizarea uneia sau a mai
multor operaii (deschiderea unuia sau mai multor obiecte, rularea unor interogri, etc).
Aceast automatizare a aplicaiilor realizate n Access se poate face n dou moduri:
- prin utilizarea limbajului Visual Basic for Applications VBA
- prin utilizarea comenzilor MACRO, care reprezint o form simplificat a
limbajului de programare VBA.
Comenzile MACRO sunt deosebite prin caracteristica lor unic i anume c permit
automatizarea diverselor evenimente fr ca realizatorul aplicaiei s fie nevoit s cunoasc un
anumit limbaj de programare. Prin evenimente nelegem:
- modificri ale datelor
- deschiderea sau nchiderea unui formular sau raport
- sau chiar diferite selecii asupra obiectelor de control n cadrul unor formulare
n cadrul comenzilor MACRO pot fi incluse un numr mare de aciuni a cror
derulare poate fi condiionat de anumite valori afiate n formulare sau rapoarte. Microsoft
Access ofer un numr mare de aciuni ce pot fi executate n cadrul unor comenzi macro:
- deschiderea sau nchiderea de tabele, interogri, formulare sau rapoarte

- vizualizarea i tiprirea rapoartelor


- rularea interogrilor
- apelarea altor comenzi macro
- efectuarea condiionat a anumitor aciuni
- cutarea anumitor date n tabele
- deschiderea sau includerea diferitelor meniuri din Access
- afiarea de mesaje de atenionare sau chiar sunete de atenionare
- tergerea, redenumirea, copierea sau salvarea diferitelor obiecte ale aplicaiei
- comunicarea cu alte produse software (WORD, EXCEL,)
Crearea unei comenzi MACRO
Comenzile macro se creeaz n cadrul ferestrei de proiectare :

Fereastra de proiectare are dou pri:


- Lista de aciuni cu comentarii
- Descrierea fiecrei aciuni din cadrul listei
Comunicarea ntre aplicaiile Office
Pachetul Office produs de Microsoft s-a dorit a fi un instrument util i foarte
performant cu ajutorul cruia s se poat realiza un numr mare de sarcini n cadrul biroului
unei firme sau chiar acas. Creterea popularitii produsului Office se datoreaz, pe lng
gradul sporit de complexitate, facilitii sale deosebite de a permite diferitelor aplicaii ce-l
compun s comunice ntre ele. Astfel, date ce se gsesc ntr-o aplicaie Access pot fi
transferate (exportate) ntr-un document Word n vederea realizrii unui document de sintez.
Odat cu lansarea sistemului de operare Windows 95 a fost introdus o nou facilitate Object
Linking and Embedding (introducerea i legarea obiectului) sau pe scurt OLE. OLE este o
metod de transfer a informaiei ntre diferite aplicaii Windows sub form de obiecte. Metoda
OLE ofer un mare avantaj aplicaiilor realizate n ACCESS, putnd fi create baze de date de
tip multimedia n care pot fi stocate fiiere audio (WAV, MID), fotografii i desene (BMP,
TIF), animaie i filme (AVI).
Access introduce 3 faciliti:
1. DDE - Dynamic Data Exchange - schimbul dinamic de date

2. ActiveX Objects - obiecte ActiveX


3. ActiveX Custom Controls - controale personalizate ActiveX
1) DDE - permite executarea unor funcii, precum i transmiterea de date ntre
Access i orice alt aplicaie Windows care suport facilitatea DDE.
2) ActiveX - permite crearea unor anumite legturi ntre obiecte, precum i
includerea lor n cadrul bazelor de date Access (fotografii, grafice, foi de calcul). Access poate
lucra cu acele isteme de gestiune a bazelor de date care sunt compatibile cu standardul Open
Database Conectivity (ODBC), incluznd urmtoarele sisteme:
1. Microsoft SQL Server
2. Oracle
3. DB2
4. Ingres