Proiectarea i managementul programelor

educaionale
Curs 8
Procesul de monitorizare
Ce este monitorizarea?
Prin monitorizare se nelege acel proces ce permite obinerea informaiilor care s
permit cunoaterea i nelegerea stadiului proiectului la un moment dat, precum i
tendinele de derulare a activitilor incluse n proiect.
Analiz periodic a resurselor, activitilor i rezultatelor proiectului. Procesul de
monitorizare se bazeaz pe un sistem coerent de culegere de informaii (rapoarte,
analize i indicatori).
Un mecanism de analiza sistematic ce prezint evaluarea analitic a implementrii
proiectului i const n colectarea, analiza datelor, comunicarea i utilizarea
informaiilor obinute despre progresul proiectului.
n timpul implementrii proiectului, monitorizarea asigur colectarea datelor ce vor
genera informaii despre stadiul ndeplinirii obiectivelor i deci constituie o surs
important de informaii privind leciile nvate pentru perioada urmtoare a
implementrii proiectului precum i pentru alte proiecte sau politici n domeniu.
Informaia de control are capacitatea:
de a contribui la reducerea incertitudinii n viitor. Strategia aleas pentru realizarea
proiectului (atingerea obiectivelor stabilite) caut s adune, s prelucreze, s opreasc
informaia din trecutul ndeprtat, apropiat sau imediat. Informaia tratat va crea
cunotinele care vor sta la baza noilor scenarii;
de a influena decizia i consecinele ei;
de a asigura evidena consumurilor si costurilor ocazionate de desfurarea
activitilor.

De ce este necesar monitorizarea?

Procesul permite managerului de proiect, personalului angajat, membrilor
parteneriatului, factorilor interesai (stakeholders) precum i finanatorului s
identifice problemele poteniale nainte de apariia acestora sau imediat dup aceea.
Implementarea unor msuri de monitorizare corespunztoare d posibilitatea
Solicitantului s introduc msuri corective care s menin implementarea
proiectului n starea de funcionare. Este deci important ca monitorizarea s fie
perceput mai mult ca un instrument de management dect ca un mecanism de
control.
Pentru a permite realizarea acestei activiti n conformitate cu contractul de finanare,
echipa de management va elabora i utiliza instrumentele de monitorizare.

Care sunt instrumentele de monitorizare?

Monitorizarea se poate face prin discuii cu personalul implicat n derularea proiectului, prin
nregistrarea rezultatelor i a problemelor aprute, prin observarea activitilor derulate.
Monitorizarea permanent a proiectului (se monitorizeaza activitile, stadiul realizrii planurilor,
costurile, rezultatele proiectului) permite raportarea realizrii acestuia, pentru ca aa se obin
informaiile a cror procesare sprijin procesul de raportare.
Printre instrumentele de monitorizare la nivelul Solicitantului/Beneficiarului/Partenerului
principal, pot fi enumerate urmtoarele:
Calendar lunar
Raport de monitorizare
Raport de activitate
Raport tehnico-financiar (intermediar sau final).
Activiti de monitorizare:
1. Pregtirea calendarelor lunare i urmrirea orarelor;
2. Asigurarea ca toate livrabilele proiectului s-au finalizat la timp;
3. Participarea la pregtirea rapoartelor manageriale i a livrabilelor proiectului;
4.Pregtirea modelelor de raportare pentru activitile proiectului/programului
(inclusiv instruire, conferine, ntlniri etc.).
Raport de monitorizare lunar
Partener : .
Activitatea iniiat/iniiate/n derulare/derulate (conform Graficului de
implementare din Cererea de finanare) pentru luna n curs
Dat iniiere
Dat finalizare
Descriere aciuni realizate n cadrul acestei activiti
Numr de persoane din grupul int identificate sau implicate n activiti, pe
categoriile specifice din Cererea de finanare
Observaii/probleme ntmpinate n implementare
-

Raport individual de activitate

Numele i prenumele expertului: ..
Funcia n proiect: .......
Nr. Descrierea sumar a
Activitatea corespondent din
crt activitii
graficul de implementare
1
A1
2

Numr de
ore

A2 .

A3 .

A4 .

An .
Total ore lucrate n
perioada de raportare

Managementul comunicrii n proiecte

Managementul comunicrii n proiecte face parte din competenele care angajeaz
procese asigurnd, la timp i corect, generri, distribuiri, stocri i adaptri pentru informaiile de
proiect1. Procesul de Management al comunicrii n proiecte asigur legturile critice, necesare unei
comunicri eficiente, dintre persoane i informaii. Managerii de proiecte petrec o cantitate mare
de timp comunicnd cu prile interesate n cadrul proiectelor, echipa de proiect, clienii,
finanatorii etc. Toi cei implicai n proiect trebuie s neleag cum comunicarea afecteaz
proiectul ca un ntreg.
Procesele manageriale ale comunicrii n proiecte includ urmtoarele:
1. Planificarea comunicrii determinarea informaiei i a cerinelor de comunicare a
partenerilor/ a acionarilor proiectului.
2. Distribuia informaiei trebuie fcut disponibil la timp pentru partenerii proiectului.
3. Rapoartele de performan strngerea i distribuia informaiilor cu privire la
performane (aici sunt incluse rapoartele de stare, evaluri ale progreselor i prognoze).
4. Conducerea partenerilor proiectului procese ale managementului comunicrii, care
satisfac cerinele i rezolv probleme cu partenerii proiectului i cu prile interesate n
cadrul proiectului.
Aceste procese interacioneaz unele cu altele, dar i cu alte procese de cunoatere. Fiecare
proces poate necesita efort din partea unuia sau a mai multor persoane sau grupuri de persoane, n
funcie de cerinele proiectului. Abilitile de comunicare sunt legate de managementul comunicrii
n proiecte, dar nu sunt acelai lucru. Arta comunicrii este un subiect complex i implic un pachet
substanial de cunotine, dup cum urmeaz:
modele emitor-receptor;
alegerea mediului de comunicare scris vs. oral, raport formal vs. memo informal, faa
n faa vs. e-mail; alegerea va depinde de situaie;
stilul de scris;
1

dup Opran, C. Managementul proiectelor, Editura Comunicare.ro, Bucureti, 2013, pp. 84-87.

tehnicile de prezentare;
tehnicile de management al unei ntlniri;
codificrile traducerea ideilor ntr-o limb neleas de toi;
mesajul;
metoda de transmitere a mesajului;
zgomotul;
decodificrile.

Caracteristicile comunicrii n cadrul unui proiect sunt cel mai bine identificate de
rspunsurile pe care managerul proiectului, membrii echipei de proiect, prile interesate n cadrul
proiectului le acord urmtoarelor ntrebri:
1. Ce vreau s fac?
2. Care este obiectul comunicrii?
3. Cine este destinatarul?
4. Care va fi reacia sa?
5. Trebuie s tie multe?
6. Este momentul potrivit?
7. Care este subiectul principal?
8. Tonul i limbajul este cel potrivit?
9. Sunt suficiente sau prea multe detalii?
10. ntrebarea pus este clar?
11. Exist ambiguiti?
12. Faptele au fost verificate?
13. Trebuie s verific de aproape?
14. Care este cea mai bun metod:
comunicarea verbal direct;
telefon, fax, teleconferin;
videoconferin, videotelefon;
tehnologia informaiei: e-mail, chat, video-web etc.;
not scris?

Planul de comunicare
n desfurarea proiectului este necesar s se identifice modalitatea prin care:
se va desfura comunicarea la nivelul parteneriatului i cu instituia finanatoare;
fiecare dintre categoriile interesate va fi inut la curent privind progresul proiectului;
se va obine feedback-ul din partea acestora privind dezvoltarea proiectului.
Prin intermediul Planului de comunicare se stabilesc:
Categoriile de persoane crora li se adreseaz comunicarea;
Tipurile de informaii care vor fi distribuite;
Instrumentele prin care informaiile vor fi distribuite categoriilor interesate;
Frecvena distribuiei.

 Responsabilitile fiecrei persoane din cadrul echipei de management vizavi de

distribuirea regulat a informaiilor ctre categoriile interesate.
Categorii
interesate
(Cine?)
Parteneri

Finanator

Grupul
int

Public
general

Informaia transmis
(Ce?)

Instrument
(Cum?)

Progresul proiectului:
Desfurarea general a proiectului (etapa curent)
Lista livrabilelor produse
Lista riscurilor cheie
Bugetul lunar efectiv i raportul cu cheltuielile
planificate
Progresul proiectului:
Desfurarea general a proiectului (etapa curent)
Lista livrabilelor produse
Lista riscurilor cheie
Bugetul efectiv al perioadei de raportare i raportul
cu cheltuielile planificate

Raport de
stare

Progresul proiectului:
Obiectivele, succesul/impactul livrabilelor i
activiti iminente ale proiectului
Beneficiiile/valoarea adaugat a proiectului
Desfurarea actualizat a proiectului i paii
urmtori
Orice noi dezvoltri pe termen scurt la nivelul
livrabilelor proiectului, a activitilor, precum i
povetile de succes ale acestuia.
........

Reper
temporal
(Cnd?)
Lunar

Raport
La o
tehnic i
anumit
financiar
perioad
Dovezi ale
de timp
livrabilelor
i
cheltuielilor
Website
Lunar pe
Presa scris parcursul
Brouri
proiectului
Pliante
E-mail-uri

Tipuri de comunicare i transfer de informaii

Canalele de comunicare sunt definite de natura mijloacelor de comunicare utilizate i de
particularitile funcionale ale acestora.
Exist mai multe canale de comunicare n cadrul proiectului, fiecare avnd coninut i filtre
specifice:
Comunicare cu grupul int bidirecional (se ateapt feedback i implicare);
Comunicare cu stakeholderii bidirecional (se ateapt implicarea acestora pentru
maximizarea impactului proiectului);
Comunicare cu publicul general (are rolul de a identifica i recruta membrii grupului
int din interiorul publicului general i se ateapt de asemenea ca informaile cu
privire la proiect s ajung la grupuri ct mai mari de receptori formndu-se astfel o
opinie public favorabil asupra acestuia);
Comunicare ntre partenerii din proiect implicarea activ a acestora n succesul
aciunilor propuse i realizarea n termenii propui ai proiectului.
Proiectele sunt imposibil de realizat fr comunicare, ntruct acestea sunt realizate de
oameni, iar comunicarea eficient poate crete probabilitatea de succes a unui proiect i scderea
probabilitii de eec al acestuia.