Mangementul proiectelor IT

Obiectiv curs:
Competene privind planificarea, urmrirea execuiei, monitorizarea,
controlul i finalizarea proiectelor (IT)
Bibliografie /certificri
1. ***, A Guide to Project Management Body of Knowledge PMBOK, Project
Management Institute, >> certificare www.pmi.org
2. Joseph Phillips, IT Project Management on the Track from Start to Finish,
>>certificare www.comptia.org

Cuprins:
1. Notiuni introductive
2. Mangementul obiectivelor
3. Mangementul timpului
4. Managementul riscurilor
5. Managementul calitii
6. Mangementul resurselor umane
7. Managementul costurilor
8. Managementul comunicrii
9. Mangementul achiziiilor
10. Managementul schimbarilor

mp.ac.tuiasi.ro
cont:student
parola: st_mp

Manageri top

Rezultate
Timp
Cost
Calitate

Viziune Plan

Clienti
Rezultate
Timp
Cost
Calitate
Atentie

Motivare
Monitorizare
Schimbare

management

MP

tiine (tehnice)

1. Noiuni introductive
1.1 Istoric
Primul proiect 1942-1946 Manhattan, US Army Corp of Engineers bomba
nuclear
Anii 1970: proiecte ale armatei
Anii 1980: reengineering (Michael Hammer, James Champy)
Anii 1990: managementul riscurilor
Anii 2000: managementul proiectelor globale

1.2. Rolul disciplinei

Multe proiecte eueaz sau depesc bugetul-timpul alocat
Statistici (sursa ComptiA)
Proiecte abandonate
Proiecte cu depire de buget-timp

1994
31%
88%

2004
23%
51%

Mari eecuri
o Bank of America - un proiect estimat pentru 5 ani cu 23 mil $ (un nou sistem
de contabilitate): suplimentare cu 60 mil $, apoi abandon, pierderi estimate la
1 mild $
o Allstate Insurance - un proiect estimat pentru 5 ani cu 8 mil $ (automatizare
afacere): finalizat in 12 ani, cu 100 mil $
o Therac 25 un sistem medical: erori la interfa diagnostic greit (...decese..)

Cauze principale ale eecurilor:

o Studiu de fezabilitate superficial (s existe raiuni de business i resurse)
o Cerine: insuficient detaliate, instabile, neclare, uneori gold plated +
orientare spre cercetare >> design greit
o Clientul nu este suficient implicat la toate etapele
o Planificare defectuoas:

Modele riscante de dezvoltare (nu cascada!!! mai bine prototip,
incremental, spirala) + absen formalizare/automatizare

Omitere activiti, estimare greit a efortului, optimism exagerat,
insuficient analiz a riscurilor
o Abandon plan sub stress
o Eec n gestionarea schimbrilor
o Oameni: nemotivai, prea muli inceptori, fluctuaii personal, comportament
eroic, friciuni
o Tehnologii: neadecvate, prea avansate, schimbate pe parcurs

1. 3. Definitii proiect, program, mangement de proiect

Proiect = efort temporar pentru realizarea unui produs-serviciu unic
Proiect
- nerepetitiv, unic
- temporar
- cadru dinamic, flexibil (rutin)
- modific status quo

Operaie, proces

- repetitiv
- predictibil
- simplu de evaluat (standarde cunoscute)
- nu modific status quo

Subproiect = parte a unui proiect

>> Separare pentru outsourcing/ colaborare cu alte departamente
funcionale
Program = grup de proiecte coordonate mpreun - cu beneficii fa de coordonarea
individual

pot include i operaii

proiect program: complexitate, durat

Management de proiect
= aplicarea cunotinelor, aptitudinilor, uneltelor i tehnicilor pentru ca
activitatea n cadrul proiectului s se ndeplineasc cerinele impuse
= disciplina care organizeaz/gestioneaz resursele pentru a livra munca
necesar realizrii proiectului n obiectivele impuse, n intervalul de timp
specificat, folosind bugetul alocat
!!! management de proiect mangement produs

Dificulti:
o persoanele implicate au ateptri diferite
o cerine conflictuale
obiective
riscuri

timp

costuri

tehnologie

oameni

profit

Managementul portfoliului de proiecte/programe

= selectarea i suportul proiectelor/programelor pe baza planului strategic al
organizaiei i a resurselor disponibile
>>concuren ntre proiecte!!!

Persoanele implicate n proiect (stakeholders)

+ interesele le sunt afectate de proiect + pot afecta mersul proiectului
o sponsor . autorizeaz finanarea
o beneficiari utilizatori (interni) sau clieni (externi)
o manager de proiect deine autoritatea i responsabilitatea de a gestiona
resursele proiectului
o echipa execut direct activitile proiectului >> ofer functional skills
o grupuri suport ofer suport de specialitate (departamente ale organizaiei)
o echipele altor proiecte + alti manageri de proiect pot exista legturi
(+ atenie la impactul proiectului tu!!!)
>> organizaia care realizeaz proiectul

Recomandri
identific bine cerinele/ateptrile tuturor:
comunicare bun cu toi
stimuleaz implicarea tuturor (discuii)
rezolv conflictele n sensul satisfacerii clientului
Manager de proiect- abiliti + cunotine necesare pentru
o conducere ( management)
=> are viziune, perspectiv i inspir oamenii s i se alture
o negociere
o rezolvarea problemelor: analiza + decizie
o comunicare ca emittor i transmitor
+
o are influen n organizatie, nelege politica i mecanismele puterii
o are expertiz tehnic

1. 4. Contextul n care se desfoar un proiect

1.4. 1. Organizaia care realizeaz proiectul
A) experiena pe derularea de proiecte
- poate exista un departament pentru managementul proiectelor
>> gestionare portofoliu de proiecte
>> suport: proceduri, formulare, soft, training, lecii nvate
Observaie - tipuri de proiecte:
- unele companii trateaz orice operaie ca pe un proiect sau i desfoar
activitatea n principal pe baz de proiecte: IT, construcii, consultan
- proiectul poate viza schimbri eficiente n organizaie
B) structura organizatoric
- stabilete cum devin resursele (inclusiv umane) disponibile pe proiect

B. 1. Organizaia de tip funcional

executiv

Manager depart
functional (MF)

Manager depart
functional

Manager de proiect
(PM)

Manager depart
functional

staff

staff

staff

staff

staff

staff

staff

staff

staff

Caracteristici: PM discut prin managerii funcionali cu echipa, membrii echipei

raporteaz MF
Avantaje: volum mic de comunicare, oamenii lucreaz n cadrul lor natural
Dezavantaje: PM are putere limitat

B. 2. Organizaia bazat pe proiecte

executiv

PM

PM

PM

staff

staff

staff

staff

staff

staff

staff

staff

staff

Caracteristici: PM discut direct cu echipa, membrii echipei raporteaz ctre

PM
Avantaje: volum mic de comunicare, PM are putere mare, echip unit
Dezavantaje: redundan la nivelul organizaiei, echipa ctig greu
experien/risc de deprofesionalizare

B.3. Organizaia de tip matricial

executiv

Manager depart
functional (MF)

Manager depart
functional

Manager depart
functional

Manager PM
Optional!!!

staff

staff

staff

Manager de proiect
(PM)

staff

staff

staff

Manager de proiect
(PM)

staff

staff

staff

Manager de proiect
(PM)

- balansat: PM=MF
- puternic: PM>MF
- slab: PM<MF
Caracteristici: PM ia oameni din departamente i comunic i cu MF, membrii
echipei raporteaz spre MF i PM
Dezvantaje: volum mare de comunicare, PM are putere, echip unit fa de B1

B. 4. Organizaia de tip compus

executiv

Manager depart
functional (MF)

Manager depart
functional

Manager depart
functional

Manager PM
Optional!!!

staff

staff

staff

staff

staff

staff

Manager de proiect
(PM)

staff

staff

staff

Manager de proiect
(PM)

C) proceduri-reguli existente n organizaie: achiziii (furnizori, contracte),

bugetare

1.4. 2. Influenele contextului socio-economic

Influenele mediului economic, social, cultural
Impact asupra societii
Economic
Pozitiv
Social
Negativ
Mediu
Internaionalizare
Diferene de fus orar, clim, srbtori, vacane
Diferene de mediu politic, social, economic
Cerine suplimentare la comunicare
Standarde i legi
Standard = document aprobat de un organism recunoscut coninnd indicaii,
reguli caracteristici produs OPIONAL
Norm, directiv (regulation) prevederi OBLIGATORII

1.5. Ciclu de via al unui proiect

Faza = etap care realizeaz un produs/serviciu livrabil, care are un rezultat
verificabil, tangibil (ex: studiu fezabilitate, protip, design)
Ciclul de via al proiectului = totalitatea fazelor
Atentie: ciclu de viat al proiectului ciclul de via al produsului
Motive pentru separare pe faze:
- monitorizare + control proiect
- integrarea proiectului cu alte proiecte/operaii

Observaii:
- proiectul rezult din nlnuirea fazelor:
- de regul se trece la faza urmtoare dac rezultatul fazei curente este
verificat/validat
- la fiecare sfrsit de faz se decide dac se continu proiectul (sfritul
fazei este denumit stage gate, phase exit, kill point)
- parcurgere rapid (fast tracking): se trece la faza urmtoare nainte
de a primi validarea fazei precedente
- numele fazei preia de regul numele rezultatului realizat (Cerine, Design)
- caracteristicile ciclului de via

costuri i numr de angajai mai mici la nceput i sfrit

riscul de a eua mai mare la nceput, ansa de succes mai mare la
final

- recomandare de ciclu de via pentru un proiect software:

o model n spiral propus de Muench cu 4 cicluri, fiecare ciclu cu etapele
cerine, design, dezvoltare, verificare/testare
ciclul 1 nivel conceptual (cerine de business/ model
conceptual/ analiz riscuri)
ciclul 2 - nivel sistem (cerine sistem/design logic/ primele
dezvoltri/evaluri)
ciclul 3 - nivel subsistem
ciclul 4 nivel unitate
>>> deployment (productie, suport)

1.6. Procesele managementului de proiect

Proces = serie de aciuni care ofer un rezultat
- proces de management de proiect = procese ce descriu i organizeaz munca
pe proiect
- proces orientat pe produs = procese prin care se creeaz produsul
Tipuri de procese de PM
A. Iniiere pentru autorizare faz/proiect
B. Planificare pentru determinarea obiectivelor i stabilirea alternativelor de
lucru
C. Execuie coordonare, gestionare oameni i resurse pentru urmrire plan
D. Control monitorizarea variaiilor fa de plan i aplicarea coreciilor
necesare
E. Finalizare formalizarea acceptrii fazei/proiectului

Observaii:
- exist dependene ntre categorii diferite de procese
planificare

iniiere

executie
control

finalizare

notaie:

P1

P2

c rezultatele lui P1 sunt intrri pentru P2

- exist suprapuneri temporale ale proceselor pe parcursul unei faze

- fiecare faz conine astfel de procese
- repetarea procesului de iniiere asigur o bun legtur cu cerina de business
- planificarea n faza curent detaliaz ce /cum/ cnd trebuie fcut n aceast
- n faza curent se poate configura planul pentru faza urmtoare (planificare
iterativ- rolling wave planning)
- atenie: planul se mbunteste, dar trebuie s existe mereu un plan!!!!

Subdomenii PM
1. Integrare
2. Obiective
3. Timp
4. Resurse umane
5. Costuri
6. Calitate
7. Riscuri
8. Comunicare
9. Achiziii
Detaliere procese PM
A. Procese de iniiere
- iniiere (Obiective)

B. Procese de planificare
- de tip nucleu: se desfoar ntr-o ordine fix, dar pot fi repetate ntr-o faz
- planificare obiective(scope) (Obiective)
- definire rezultate = constr. unei str. ierarhice a rezultatelor WBS (Obiective)
- definire activiti (Timp)
- secveniere activiti (Timp)
- estimare efort (Timp)
- realizare orar (Timp)
- planificarea managementului riscului (Riscuri)
- planificare resurse: care, cantitate (Costuri)
- estimare costuri (Costuri)
- bugetare: alocare costuri pe activiti, pachete de lucru (Costuri)
- dezvoltare plan= integrarea tuturor planurilor ntr-unul corent i consistent
(Integrare)

- de tip auxiliar:se desfoar cnd este nevoie, cu intermitene, NU sunt

opionale
- planificare calitate identific standardele de calitate i cum pot fi asigurate
(Calitate)
- identificare riscuri (Riscuri)
- analiza calitativ/cantitativ riscuri (Riscuri)
- planificare rspuns la riscuri (Riscuri)
- planificare comunicare (Comunicare)
- planificarea modului de organizare a resurselor umane (Resurse umane)
- alocare resurse uname (Resurse umane)
- planificare achiziii ce, cum, cnd se va cumpra (Achiziii)
- planificare solicitri cerinele pentru produsele care se achiziioneaz,
identificarea potenialilor furnizori (Achiziii)

C. Procese de execuie
- urmrire execuie plan (Integrare)
- asigurare calitate = urmrirea n mod regulat a performanelor pentru a asigura
respectarea planului de calitate (Calitate)
- dezvoltarea echipei (Resurse umane)
- distribuirea informaiei (Comunicare)
- solicitare = obinere oferte pentru achiziii (Achiziii)
- selectare furnizori (Achiziii)
- administrare contracte cu furnizori (Achiziii)

D. Procese de control
- verificare obiective/scope = obinere accept formal (Obiective)
- controlul schimbrii obiectivelor (Obiective)
- controlul timpului (Timp)
- controlul costurilor (Costuri)
- controlul calitii = monitorizarea unor anumite rezultate i eliminare cauze
care genereaz performane slabe(Calitate)
- monitorizare i control riscuri (Riscuri)
- controlul integrrii schimbrilor (Integrarea)
- raportare de performan (Comunicare)
E. Procese de finalizare:
- ncheierea contractual (Achiziii)
- finalizarea pe plan administrativ = colectarea, agregarea i diseminarea
informaiilor la finalul fazei/proiectului (Comunicare)

Iniiere
Ce trebuie s fac?
(scope)

Viziune
Analiza situaiei actuale: SWOT
Obiective SMART: drill down technique

Explorez opiuni (ex: cu brainstorming)

Planificare preliminar: WBS, Gantt, resurse&costuri, riscuri,
achiziii, calitate, echipa, comunicare

Evaluare opiune: analiza cost/beneficiu,...

Selectez cea mai bun opiune: grid analysis (decizie multicriteriu)

Detaliez planul soluiei alese

Implementez + monitorizare/control
Finalizez

Modele de dezvoltare software

n cascad (waterfall)
>> nu include iteraii, >> nu accept suprapuneri de faze
Dezavantaje majore
- primeti feedback la final
- integrarea schimbrilor este dificil
- cerinele trebuie perfect formulate de la nceput (!?)
Cerine
Design
(arhitectura+detaliu)

Implementare
Testare

ntreinere

Project Charter
Doc. viziune

Concept -SW

Cerine

Document cerine
WBS

Analiza

Ce?

Cerine funcionale (top level)

Diagrame flux date, Legaturi module

Design
Plan,de baz,
riscuri, calitate

De ce?

Cerine funcionale
Modele detaliate, Diagrame obiecte

Implementare

Plan testare detaliat

(integrare, acceptan)
Plan pentru ntreinere /
instalare

Cum?

Reguli elaborare cod & Cod realizat

Testare de unitate
Testare

Cum?

Executa!

Testare de integrare i sistem

Testare de acceptan
Instalare
/ntreinere

Specificaii pentru ntreinere

Aplicaie, documentaie utilizator
Analize performane
Propunere training

E bine?

Gata.E bine?

Cerine
- funcionale use case
- non-functionale

utilizare (cerine utilizator pentru interfee, help, documentaie)

fiabilitate (disponibilitate, rata erori, erori critice)

performane (timp de rspuns pe anumite operaii standard, resurse

folosite)

suportabilitate: posibilitate de ntreinere, grad internationalizare

instalare

interfaarea cu alte sisteme

securitate

altele: legale, hardware solicitat, mod mpachetare

Indicaii pentru realizarea planului regula 40-20-40

Planificare

Dezvoltare cod& Testare integrare

Testare de unitate & sistem

Comercial

25%

40%

35%

Internet

55%

15%

30%

Timp real

35%

25%

40%

Aprare

40%

20%

40%

Activitate

Proiecte mici (2.5K LOC) Proiecte mari (500K LOC)

Analiz/cerine

10%

30%

Design

20%

20%

Cod

25%

10%

Testare de
unitate

20%

5%

Integrare

15%

20%

Testare de sistem

10%

15%

prototip
Partea nti a proiectului = dezvoltarea prototipului
- prototipul experimenteaz alternativele posibile,
atunci cnd exist neclariti/inceritudini despre ce i
cum va realiza proiectul
- trebuie s se obin rapid i ieftin (elimin prile
grele, costisitoare, folosete simulatoare, sacrific
vitez de execuie, robustee, securitate)
- mbuntit iterativ, pn cnd se lmuresc toate
aspectele

Partea a doua a proiectului = dezvoltarea sofwareului livrabil

- realizarea proiectului adaugnd la prototipul creat
(prototip evolutiv) sau refcnd totul (cu tehnici mai
bune)

Cerine
Design

Design
Implementare

Implementare

Testare

Testare

ntreinere

Avantaje
- risc partajat cu beneficiarul, risc mai mic pentru proiect
Dezavantaje - pe durata realizrii prototipului:
- schimbri dese pentru dezvoltatori
- risc de impact negativ asupra clientului (prototipul este nefiabil, cu
performane mai sczute...)
Sugestii
- fixeaz numrul de iteraii pentru prototip
- atenie la versionare

incremental = utilizatorul primete incremente ale

produsului (aceste incremente pot fi dezvoltate dup orice alt
model)
Avantaje
- utilizatorul primete devreme ceva (ajut la evitarea adugarii unor
funcionaliti inutile sau omiterii unor funcionaliti)
- monitorizare simpl
- elimina riscul integrarii tuturor modulelor la sfarsit (varianta big-bang)
Dezavantaje
-risc s nu planifici bine secvena de dezvoltare incremental

model n spiral
4 cicluri, fiecare ciclu cu etapele cerine, design, dezvoltare,
verificare/testare
ciclul 1 nivel conceptual (cerine de business/ model conceptual/
verficare model conceptual/analiz riscuri)
ciclul 2 - nivel sistem (cerine sistem/design logic/ primele
dezvoltri/evaluri)
ciclul 3 - nivel subsistem
ciclul 4 nivel unitate
>>> deployment (productie, suport)
Avantaje
- integrare mai bun a schimbrilor
Dezavantaje
- risc s nu realizezi produsul dorit

Cerinte

Testare

Instalare/producie/
operare/suport
Cerinte
unitati
Testare
Testare

Cerinte
subsisteme

Testare

Analiza risc

Ilustrare
model
Primul build

Cerinte
sistem
Cerinte
business
Model
conceptual
Design logic
Design
susbisteme

A doua
implementare

Design detaliat

Implementare
finala

Implementare

Design

model RUP