MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA RESOLUGION DE SECRETARIA GENERAL No. Q)0 3-zoto-mmusec ume, ‘26 JUL: 2010 CONSIDERANDO: Que, mediante R.J. N° 095-95-INAP/DNR, publicada e! 11.07.95, se aprobé la Directiva N° 001- 95-INAP/ONR, denominada "Normas para la Formulacion del Manual de Organizacién y Funciones", documento de gestion mediante el cual se establecen las funciones especificas, responsabilidades, autoridad y requisitos minimos de los cargos, dentro de la estructura ‘orgénica de cada dependencia; asimismo proporciona informacién a los funcionarios y servidores publicos sobre sus funciones y ubicacién dentro de la estructura general de la Jorganizacién, asi como las interrelaciones formales que corresponda; Que, con'Resolucién Suprema N° 013-75-PM/INAP, del 23.09.75 y modificatorias, se aprueba el Manual Normativo de Clasificacin de Cargos en la Administracién Publica, en el que se establece un ordenamiento sectorial y secuencial de cargos en la Administracion Publica, delimitando los deberes y responsabliidades generales que le compete a cada uno de ellos, asi ‘como los requisitos minimos exigidos para un eficiente desempetio laboral; Que, los Articulos 31° al 38° del Reglamento de Organizacién y Funciones de la Municipalidad Metropolitana de Lima, aprobado por Ordenanza N° 812 y modificatorias, publicado el 18.09.2008 establecen las funciones de la Secretaria General del Concejo; Que, la Secretaria General del Concejo, ha elaborado su correspondiente Manual de Organizacion y Funciones, con el asesoramiento técnico de la Subgerencia de Desarrollo. Institucional, el mismo que es necesario aprobar, Que, la aprobacién de! Manual de Organizacién y Funciones de la Secretaria General del Concejo tendra cardcter provisional hasta que se adecue el vigente Cuadro de Asignacién de Personal al nuevo Reglamento de Organizacién y Funciones, aprobado con la Ordenanza N° 812 y sus modificatorias; De conformidad con el numeral 6.2 de la Directiva N* 001-95-INAP/DNR_ ‘Normas para la Formulacién del Manual de Organizacién y Funciones" y, estando a lo propuesto por la Secretaria General del Concejo y contando con la opinién favorable de! Subgerente de Desarrollo institucional perteneciente a la Gerencia de Pianificacién; ‘SE RESUELVE: ARTICULO PRIMERO.-. Aprobar en forma provisional el Manual de Organizacién y Funciones de la Secretaria General de! Concejo, que forma parte de la presente Resolucién, hasta que se apruebe el nuevo Cuadro para Asignacién de Personal de la Municipalidad Metropolitana de Lima ARTICULO SEGUNDO... Los servidores puiblicos de la Secretaria General de! Concejo, de ‘acuerdo al cargo que les asigne este despacho, deberdn cumplir con las funciones dispuestas por el presente Manual de Organizacién y Funciones. REGISTRESE, COMUNIQUESB-Y-QUMPLASE. om Em mm He me aa POLITANA DELIMA MANUAL DE ORGANIZACION V FUNCIONES, DELA SECRETARIA GENERAL DEL CONCEJO PagtMUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y EUNCIONES INDICE 1. Finalidad del Manual IL Base Legal M. Alcance IV. De su Revision y Actualizacion V. Organigrama Estructural del Organo VI. Cuadro Organico De Cargos VII. Descripcién de Funciones Especificas a nivel de cargos 41, Secretaria General de Concejo 2. Subsecretaria General 2.1 Area de Coordinacién Administrativa 2.2 Area de Coordinacién Extema E Interna 23 Area de Actos Administrativos y Archivo de la Secretaria General del Concejo 2.4 Area de Actos Administrativos y Archivo de Alcaldia 3. Subgerencia de Apoyo a Comisiones de Regidores. 3.1. Equipo de Apoyo a Sesiones de Concejo 3.2. Secretarias Técnicas de las Comisiones Metropolitanas, de Regidores. 3.3 Sala de Regidores 4, Subgerencia de Trémite Documentario 4. Area de Tramite Documentario 4.2 Area de Archivo Central ‘¢ Equipo de Coordinacion Administrativa ‘© Equipo de Sistematizacion Documentaria 372 372 alr2 4172 5I72 12 72 12172 17172 20/72 2472 2872 32/72 36/72 38/72. 45/72 4872 53/72 59/72 65/72 70/72 Pag2‘MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA __ MANUAL DE ORGANIZACION ¥ FUNCIONES 1 FINALIDAD DEL MANUAL, a. Determina las funciones especificas, responsabilidades, autoridad y requisitos minimos de los cargos dentro de la estructura orgénica de cada érgano. b. Proporcionar informacién a los funcionarios y servidores publicos sobre sus funciones y ubicacién dentro de la estructura general de la organizacién, asi como, sobre las interrelaciones formales que corresponda. ©. Ayuda a institucionalizar la Simplificaci6n Administrativa proporcionando informacion sobre las funciones que le corresponde desempefiar al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trémite en el flujo de los procedimientos. . Facilita el proceso de induccion de personal nuevo, adiestramiento y capacitacion del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados asi ‘como aplicar programas de capacitacién. I. BASE LEGAL a. Ley N° 27972 Ley Organica de Municipalidades. b. Ordenanza N° 812 - MML del 2005, Reglamento de Organizacién y Funciones de la Municipalidad Metropolitana de Lima, c. Resolucién de Alcaldia N° 5368 del 30.12.83, aprobacién del CAP-PAP- PNP. d. DS. N° 043-2004-PCM — “Aprueban Lineamientos para la elaboracién de! Cuadro para Asignacién del Personal - CAP". Decreto Ley N° 18160 que establece el Sistema Nacional de Clasificacién de Cargos. f. Resolucién Suprema N° 013-75-PM/INAP que aprueba el “Manual Normativo de Cilasificacion de Cargos". | g. Resolucién Jefatural N° 095-95-INAP/DNR del 10 de Julio de 1995, Aprueba la Directiva N° 001-95-INAP/DNR "Normas para la Formulacion del Manual de Organizacién y Funciones". M, ALCANCE: EI presente documento deber ser de conocimiento y cumplimiento por los trabajadores que integran la Secretaria General de! Concejo. IV, REVISION Y ACTUALIZACION La revision del Manual sera de responsabilidad de la Secretaria General del Concejo y se hard cada vez que la dinémica administrativa lo requiera, en coordinacién con la Subgerencia de Desarrollo institucional de la Gerencia de Planificacién. PagVI. GUADRO ORGANICO DE CARGOS IDAD METROPOLITANA DE LIMA ___ MANUAL. DE ORGANIZACION Y FUNCIONES dei |CARGOS ESTRUCTURALES Reece SECRETARIA GENERAL DEL CONCEJO 1 Secretario General del Concejo 1 2 [Asesorl 1 SUBSECRETARIA GENERAL 3 ‘Subsecretario General 1 4-6 [Asistente Juridico It 3 7___ |Asistente en Servicio Juridico | 1 8 Secretaria Il 1 Area de Coordinacién Administrativa 9 Jefe de Area 4 40 | Técnico Administrative I 1 ___ [Area de Coordinacién Externa e Interna 11 | Jefe de Area 1 412 | Auxiliar de Sistema Administrativo Il 1 13 | Trabajador de Servicio! 1 ‘Krea de Actos Administrativos y Archivo de a Secretaria General del Concejo 14 Jefe de Area 4 15-16 |Asistente Administrativo It 2 17___|Trabajador de Servicio! 1 Area de Actos Administrativos y Archivo de Alcaldia 18 Jefe de Area 1 19 | Secretariat 1 20 | Trabajador de Servicio | 1 ‘SUBGERENCIA DE APOYO A COMISIONES DE REGIDORES 21 |Subgerente 22 |Asesor! Equipo de Apoyo a Sesiones de Concejo 23 |Especialista Administrativo lil 1 24 | Técnico Administrativo I 4 ‘Secretarias Técnicas de las Comisiones Metropolitanas de Regidores 25 _- _ 34 | Secretarios Técnicos 40 35__- 39 |Asistente Administrative | 5 40___[Asistente en Servicio Juridico | 1 41-44 | Secretaria I 4 45-46 | Trabajador de Servicio! 2 PagsMUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES Salas de Regidores 1 y 2 47 50 Secretaria Il 51 52 Trabajador de Servicio! SUBGERENTE DE TRAMITE DOCUMENTARIO ‘Subgerente ae ‘Secretaria | Trabajador de Servicio | Area de Tramite Documentario Jefe de Area 57 58 Asistente en Servicio Juridico | 59 66 Asistente Administrativo Il 67 ‘Técnico Administrative 1! 74 ‘Auxiliar de Sistema Administrativo | |r| oo|ry) = Area de Archivo Central Jefe de Area Secretaria I! 7 79 Técnico en Archivo It Técnico en Archivo | at 82 Trabajador de Servicio! wlale|—|— Equipo de Coordinacién Admi Especialista Administrativo Ill Técnico Administrative | Asistente Administrativo | ‘Operador PAD | Equipo de Sistematizacion Documentaria Especialista Ill [Asistente Administrativo | PagscIPALIDAD METROPOLITANA DE LIM: Vil. : JON ¥ FUNCIONES, DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE CARGOS Pag?‘MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DEORGANIZACION Y FUNCIONES 1. SECRETARIA GENERAL DEL CONCEJO“MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE.LIMA ORDEN N° 4 SECRETARIO GENERAL DE CONCEJO (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: Organizar y concurrir @ las Sesiones del Concejo Metropolitano. Preparar la Agenda de las Sesiones del Pleno y asistir a quien di durante el desarrollo de las mismas ‘+ Citar a los Regidores a las Sesiones del Pleno, por encargo del Alcalde, o quien haga sus veces. ‘+ Dar forma final a las Ordenanzas, Acuerdos o Resoluciones, suscribiéndolos con el Alcalde tramitando los acuerdos adoptados para su ejecucién. Certificar las autografas de las Ordenanzas, Acuerdos y Resoluciones del Concejo, asi como autenticar los documentos oficiales que expide o firma el Alcalde y determina su publicacién. En lo que se refiere a la autentificacién de estos documentos podré ser apoyado por el Sub Secretario General o por Fedatarios. ‘+ Supervisar la redaccién del diario de Debates, del Acta de las Sesiones del Pleno y suscribirlas con el Alcalde. Las Actas de las Sesiones consistiran en un resumen sintético de éstas, documentos que se encontraran disponibles a los Regidores Metropoiitanos, los que pueden ser alcanzados por via electronica a su solicitud ‘+ Entregar a los Regidores con tres (3) dias habiles de anticipacién al inicio de la Sesién del Pleno copia de la Agenda en forma directa, por correo electronico u otra via autorizada. La Agenda conlleva una sumilla de los asuntos a ser tratados en la Sesién. Las copias de los dictémenes, informes y las proposiciones de Ordenanzas, Acuerdos y Resoluciones cuyo conocimiento previo sea necesario para participar en las Sesiones estaran disponibles en la Secretaria General desde el dia de la convocatoria para ser consuttados. ‘+ Proporcionar, de acuerdo a la disponibilidad de recursos, Servicios de Asesoramiento y Apoyo Logistico suficientes para el desempefio de las funciones de los Regidores. ‘+ Disponer por indicacién del Alcalde 0 quien convoque, la atencién de los pedidos, aclaraciones y solicitudes de informe que formulen los sefiores Regidores, referidos a la Agenda de la convocatoria, remitiéndolos al funcionario municipal responsable de la unidad municipal correspondiente, quien dispondra su atencién en el plazo maximo de tres dias (03) habiles, bajo responsabilidad, a fin de que se pueda cumplir el plazo establecido en el articulo 14° de la Ley Orgénica de Municipalidades. ‘+ Dirigir tas unidades que integran la Secretaria General del Concejo, para su mejor funcionamiento y adecuado apoyo al Concejo, al Alcalde, las Comisiones y los Regidores. Supervisar y monitorear el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Transparencia y de Acceso a la Informacion, en lo que le corresponda. * Controlar los asuntos de ingreso y archivo de documentos en trémite documentario. el debate PagoMUNICIPALIDAD METROPOLITANADELIMA ___ MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: © Depende directamente del Alcalde + Ejerce mando — Supervision sobre los siguientes puestos de trabajo asignados en el Cuadro Organico de Cargos. REQUISITOS MiNIMOS: Titulo profesional universitario de abogacia u otra especialidad relacionada con el area Capacitacion especializada en el area. Amplia experiencia en conduccién de personal. Pag.10‘MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE-LIMA MANUAL DEORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 2 ASESOR I! (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: ‘+ Asesoramiento legal, técnico administrativo y/o polltico-social a la Secretaria General del Concgjo. ‘+ Formular pautas de promocién, desarrollo y/o perfeccionamiento de proyectos que emprenda la Secretaria General de! Concejo. ‘+ Absolver consultas formuladas presentando altemativas de solucion. ‘+ Redaccién de documentos oficiales, resoluciones y documentos administrativos. Atender las solicitudes de Acceso a la Informacién Publica de acuerdo a lo establecido en la Ley N° 27806.- Ley de Transparencia y Acceso a la Informacién Pablica + Informar a la Secretaria General de la Presidencia del Consejo de Ministros sobre solicitudes de acceso a la informacién que fueron atendidas y las que no, + Remitir a la Superintendencia Nacional de Registros Publicos las copias de las, constancias de los actos de gestion de intereses que pudieran realizarse en la Municipalidad Metropolitana de Lima, en aplicacion de la Ley N° 28024, reglamentada por el D.S. N° 099-2003-PCM, modificado por el D.S. N° 040- 2005-PCM. © Canalizar la informacién que solicite a la Municipalidad Metropolitana de Lima la Unidad de Inteligencia Financiera de la Superintendencia de la Banca y Seguros, y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, para su labor de prevencién del lavado de activos y financiamiento del terrorismo, a que se refiere la Ley N° 27693, modificada por las Leyes Nos. 28306 y 29038. ‘© Otras que asigne la Secretaria General del Concejo. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: ‘* Depende directamente del Secretario General del Concejo. REQUISITOS MiNIMOS: * Titulo profesional universitario que incluya estudios relacionados con ta especialidad requerida. Capacitacion especializada en el drea requerida. Amplia experiencia en labores de la especialidad Pag.t1[MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES 2. SUBSECRETARIA GENERAL DEL CONCEJO Pag.12(MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DELIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y EUNCIONES ORDEN N°3 SUBSECRETARIO GENERAL (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: * Apoyar las labores de la Secretaria General en las sesiones del Concejo Municipal. © Programar, dirigir, ejecutar y coordinar las actividades necesarias relacionadas a las Sesiones de Concejo. ‘© Proponer y supervisar la ejecucién del plan de accién y presupuesto de la oficina a su cargo. Prestar apoyo administrativo a la realizacién de las Sesiones del Concejo. COrganizar la Agenda del Pleno, la supervision del Diario de Debates, de acuerdo con las normas reglamentarias que regulan la materia. © Atender los pedidos y solicitudes de informe que formulen los Regidores coordinando con las éreas municipales correspondientes. ir en las Sesiones de Concejo, el despacho, informes, y pedidos. ipar en dar forma final a las Ordenanzas, Edictos, Acuerdos y Resoluciones de Concejo. ‘+ Administrar el despacho de documentos del Concejo Metropolitano y de la Secretaria General ‘+ Las demés que asigne el Secretario General del Concejo. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: * Depende directamente de! Secretario General del Concejo. © Ejerce mando - Supervision sobre los puestos de trabajo asignados en el Cuadro Organico de Cargos. REQUISITOS MINIMOS: ‘+ Titulo profesional universitario de abogado u otra especialidad relacionada con el areal Capacitacion calificada en la especialidad. Experiencia en conduccién de personal. Pag.13MUNICIPALIDAD METROFOLITANADELIMA __ MANUAL. DE. ORGANIZACION v EUNCIONES ORDEN N° 4-6 ASISTENTE JURIDICO II (3) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: ‘© Asesoria Legal, administrativa a las Funciones que desarrolla la Subsecretaria General del Concejo, ejecutando actividades especializadas de asistencia profesional. ‘+ Revision y andlisis de expedientes, formular o emitir informes, y coordinar el seguimiento de los mismos. * Coordinar la elaboracién de documentos destinados a dar respuesta a los requerimientos de las Entidades e Instituciones del Estado. * Seguimientos de documentacién intema y externa del Despacho de la Subsecretaria General del Concejo. * Llevar el registro y archivo de los documentos ingresados por el Congreso de la Republica con sus respectivos oficios de respuesta. ‘* Las demas que asigne el Subsecretario General. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: ‘* Depende directamente de! Subsecretario General. REQUISITOS MINIMOS: * Grado Académico de Bachiller Universitario 6 Titulo Superior Tecnolégico con estudios no menores de seis semestres académicos. + Experiencia en labores de la especialidad. + Experiencia en el manejo de programas informéticos aplicativos. Pog.t4[MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA _MANUAI.DE ORGANIZACION ¥ FUNCIONES ORDEN N°7, ASISTENTE EN SERVICIO JURIDICO | (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: © Apoyo en la revisién de expedientes, y en la coordinacién del seguimiento de los mismos, Apoyo en el seguimiento de documentacién interna y externa de! Despacho de la Subsecretaria General del Concejo. ‘© Apoyo en la coordinacién para la publicacién de las normas y documentos en le Portal Web. © Registrar y actualizar base de datos de los documentos ingresados por el Congreso de la Republica, ‘* Apoyo en la revision y correccién de documentos que serén emitidos por Secretaria General del Concejo. ‘+ Las demds que asigne el Subsecretario General. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: © Depende directamente del Subsecretario General. REQUISITOS MINIMOS: Grado académico de Bachiller universitario 6 lo de Instituto Superior Tecnolégico con estudios no menores de seis semestres académicos. ‘Aiguna experiencia en labores de la especialidad. Experiencia en manejo de programas informaticos aplicativos. Pag.18MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA __ MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 8 SECRETARIA II (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: Revisar y preparar la documentacién para la firma respectiva. Redactar documentos de acuerdo a instrucciones generales, Tomar dictado taquigrafos en reuniones y conferencias tipeando documentos variados. ‘Atenci6n de llamadas telefonicas. Coordinar reuniones y concertar citas, Coordinar y realizar seguimientos de expedientes administrativos y los pedidos del érgano de control. © Llevar el registro en una base de datos de documentos de las Sesiones de Concejo. evar el archivo de documentacién clasificada. Utiizar segtin corresponda sistema de cémputo. Las demés que asigne el Subsecretario General. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: ‘+ Depende directamente de! Subsecretario General. REQUISITOS MINIMOS: ‘+ Titulo de Secretariado o similar, ‘© Experiencia variada en labores de oficina. © Experiencia en el manejo de programas informaticos aplicativos. Peg 16MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA _ MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES 2.1 AREA DE COORDINACION ADMINISTRATIVA Pag.17“MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DR LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N°9 JEFE DE AREA (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: Coordinacién, etaboracién y envio de documentos a planificacién y presupuesto. Atenci6n de los requerimientos solicitados por las Secretarias Técnicas de las Comisiones de Regidores y de las dependencias de Secretaria General del Concejo. + Administracion de los Centros de Costos Gobierno Municipal y Gerencia Municipal. Elaborar cuadros de distribucién del Plan Anual de Adquisiciones, Elaborar el Plan del Accién del Afio Fiscal de Actividades, Tareas, Proyectos tanto Anual como Trimestral Elaborar las fichas de Anexos. Elaborar los cuadros de ejecucién de metas. Elaborar notas de modificacién, para cambios presupuestarios. Encargado de la rendicion de caja chica. Coordinacién para el pago de lo Proveedores. Encargado del pago de las Contrataciones Administrativas de Servicio - CAS, Practicantes y nuevas contrataciones. Encargado del procedimiento de publicaciones. Administracion del almacén de la Secretaria General del Concejo. Otras que asigne el Subsecretario General. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: * Depende directamente de! Subsecretario General. * Ejerce mando — Supervision sobre los puestos de trabajo asignados en el Cuadro Organico de Cargos. REQUISITOS MINIMOS: «Titulo profesional universitario, relacionado con la actividad. © Capacitacién calificada en la especialidad. ‘+ Experiencia en conduccién de personal. Pag.18(MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DELIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN NP 10 TECNICO ADMINISTRATIVO II (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: + Funciones de apoyo permanente al Jefe del Area de Coordinacion Administrativa ‘+ Apoyo en el trémite de pago al personal sujeto al Contrato Administrativo de Servicios. Apoyo en trémite de pago de practicantes. Elaborar cuadros de necesidades. Apoyo en la generacién de requerimientos y seguimientos de los mismos. ‘Atencién del almacén del area ‘Atencion y recojo de notificaciones presupuestales y darles tramite. Recepcién de documentos del area. Llevar el archivo de documentacién clasificada. Apoyo en la coordinacién con los proveedores. Otras que asigne el Jefe de Area LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: * Depende directamente del Jefe de Area de Coordinacién Administrativa. REQUISITOS MINIMOS: * Titulo no universitario de un Centro de Estudios Superiores relacionado con la especialidad. ‘© Experiencia en labores técnicas del area. + Experiencia en el manejo de programas informéticos aplicativos. Pag.19MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES 2.2 AREA DE COORDINACION EXTERNA E INTERNA Pag.20MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 11 JEFE DE AREA (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: + Asistir al Secretario General del Concejo. ‘+ Llevar la agenda del Secretario General del Concejo * Atencién al publico. * Archivo de documentos del Secretario General del Concejo © Gestionar las firmas, seguimiento, custodia y archivo de los Convenios de la Municipalidad Metropolitana de Lima con otras Instituciones, incluyendo contratos. * Elaboracion de oficios, memorandums, Resoluciones de Alcaldia, Decretos y Constancias de Regidores Metropolitano. * Coordinar el Despacho con Alcaldia y Teniente Alcalde, Asesoria de Alcaldia y otras Gerencias, para la suscripcion de documentos. Se encarga del Registro de Certificadores y Fedatarios de la Corporacién. Otras que asigne el Subsecretario General. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: * Depende directamente del Subsecretario General ‘* Ejerce mando - Supervision sobre los puestos de trabajo asignados en el Cuadro Organico de Cargos. REQUISITOS MINIMOS: ‘+ Estudios universitarios y/o técnicos relacionados con el érea. ‘* Capacitacion calificada en la especialidad. + Experiencia en conduccién de personal. Pag.21MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN NP 12 AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICA: ‘© Supervisar el buen funcionamiento del sistema y la red, ‘+ Supervisar el buen funcionamiento y uso de las computadoras del érea. ‘* Dar tratamiento a los documentos reservados del Secretario General de! Consejo. + Transportar al Secretario General a diferentes lugares donde se le requiere, en la unidad mévil asignada con tal fin Archivo digital de documentos de carécter reservado de! area. Preparar y mantener la seguridad de las computadoras del Secretario General del Concejo. Encargado de la seguridad del Secretario General y sus trasiados. Preparar y supervisar el mantenimiento de la unidad mévil asignada al Secretario General del Concejo. ‘© Otras que asigne el Jefe de Area. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: * Depende directamente del Jefe de Area de Coordinacién Externa e Interna. REQUISITOS MINIMOS: ‘© Contar con estudios de Instituto Superior. * Experiencia minima de 01 afio en labores * Experiencia en manejo de programas inform: Pag.22(MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DELIMA MANUAL DE ORGANIZACION ¥ FUNCIONES ORDEN N° 13 ‘TRABAJADOR DE SERVICIO I (1) ‘Denominacion del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: © Mensajeria + Foliar, sacar copias y sellar. + Distribucion de documentos. © Control de llaves de! Despacho de Secretaria General de! Concejo. © Otras que asigne el Jefe de Area, LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: ‘© Depende directamente del Jefe de Area de Coordinacion Externa e Interna, REQUISITOS MiNIMOS: ‘+ Instrucci6n Secundaria Completa. Pag.23MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y EUNCIONES 2.3 AREA DE ACTOS ADMINISTRATIVOS Y ARCHIVO DE LA SECRETARIA GENERAL DEL CONCEJO Pag 24‘MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA Ms WY BUNCIONES. ORDEN N° 14 JEFE DE AREA (1) Denominacion del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: © Administrar la gestion documentaria, GESDOC, registro y numeracién de las Ordenanzas, Resoluciones de Concejo y Acuerdos de Concejo. + Registro de ofici Concejo. ‘© Mantener en custodia (archivo) debidamente empastados las Ordenanzas, Acuerdos y Resoluciones. Apoyo administrativo en la Sesion de Concejo. Atencién de requerimiento de las diferentes Gerencias en coordinacién con la Secretaria General del Concejo. © Otras que asigne el Subsecretario General. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: ‘* Depende directamente de! Subsecretario General. © Ejerce mando ~ Supervision sobre los puestos de trabajo asignados en el Cuadro Organico de Cargos. REQUISITOS MINIMOS: «Estudios superiores ylo técnicos relacionados con el drea. © Capacitacién calificada en la especialidad. * Experiencia en conduccién de personal. Pag 26 y memorandums y otros que asigne la Secretaria General delMUNICIPALIDAD METROPOLITANADELIMA _____ MANUAL DEORGANIZACION Y FUNCIONES. ORDEN NP 45 - 16 ASISTENTE ADMINISTRATIVO Il (2) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: Recepcién de documentos por sistema GESDOC, internos y externos. Recepcién de documentos internos fisicamente. Enumeracién, sellado de oficios, memos, circulates, proveldos y otros que origina la oficina. Enumeracién y registro de oficios, memos, proveidos en sistema GESDOC. Recepcién de llamadas y seguimiento de expedientes codificados y documentos simples por sistema GESDOC. Envio de documentos intemnos y exteros en sistema GESDOC. Registro de ingreso de codificacién, que ingresan a mesa de parte de Secretaria General en el dia. Coordinacién y seguimiento de documentos internos. Apoyo, coordinacién con documentos generados por ley de transparenciay acceso a la informacion. Sacar copias de agendas de actas para Sesion de Concejo. Encargado de tramitar las publicaciones al Diario "El Peruano”. ‘Apoyo Sesion de Concejo. Otras que asigne el Jefe de Area. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: * Depende directamente del Jefe de Area de Actos Adi ‘Subsecretaria General istrativos y Archivo de la REQUISITOS MINIMOS: * Grado Académico de Bachiller Universitario 6 Titulo de Instituto Superior Tecnolégico con estudios no menores de seis semestres académicos. Experiencia minima de 01 afio en labores similares. Experiencia en manejo de programas informaticos aplicativos. Peg 26MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 17 TRABAJADOR DE SERVICIO | (1) Denominacion del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: Mensajeria. Limpieza. Foliar, sacar copias y sella. Distribucién de documentos. Contar folios de expedientes. Realizar compras para actividades derivadas de las sesiones de Concejo. Control de llaves de la Secretaria General de! Concejo. Otras que le asigne el Jefe de Area. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: © Depende directamente del Jefe de Area de Actos Administrativos de la ‘Subsecretaria General. REQUISITOS MINIMOS: © Instruccion Secundaria Completa. Pag.27(MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA _ MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES 2.4 AREA DE ACTOS ADMINISTRATIVOS Y ARCHIVO DE ALCALDIA Pag 28MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 18 JEFE DE AREA (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: © Coordinar la numeracién, archivo y custodia de Resoluciones, Decretos, Oficios, Cartas y Memorandums de la Alcalda. ‘* Llevar un orden correlativo de todas las Resoluciones, Decretos, Oficios y Cartas de Alcaldia de esta Corporacién Municipal por cada ejercicio anual. ‘© Dar trémite correspondiente de las Resoluciones y Decretos de Alcaldia, a las Gerencias gestoras e involucradas en relacién al contenido de la documentaci6n. © Dar trémite correspondiente de los Oficios y Cartas de Alcaldia, a las Instituciones pertinentes. ‘* Informar trimestralmente al Area de Coordinacién Administrativa, mediante un cuadro elaborado sobre estado, numeracién y archivamiento de documentacién que tiene en custodia. ‘+ Elaborar diariamente un reporte a la Subsecretaria General de Concejo sobre los Lltimos documentos que se tramitan en el Area. ‘© Mantener actualizada la Base de Datos del registro de las Resoluciones, Decretos, Oficios, Memorandums emitidos por Alcaldia as{ como las Ordenanzas que se hayan emitido. * Derivar los Titulos de Propiedad remitidos por COFOPRI, al Despacho de Alcaldia para la firma del Alcalde. ‘Tramitar disposiciones emitidas por la autoridad. Atender los requerimientos de los diversos organismos de la Municipalidad Metropolitana de Lima. + Otras que le asigne el Subsecretario General del Concejo, LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: + Depende directamente del Subsecretario General. © Ejerce mando — Supervisién sobre los puestos de trabajo asignados en el Cuadro Organico de Cargos. REQUISITOS MiNIMOS: Estudios superiores y/o técnicos en materias relacionados con el érea. ‘© Capacitacién calificada en la especialidad. encia en conduccién de personal. Pag.29‘MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE-ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN NP 19 SECRETARIA | (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: Redactar documentos de acuerdo a instrucciones generales. variados. Coordinar reuniones y concertacién de citas. Coordinar y realizar seguimientos de expedientes administrativos. Llevar el archivo de documentacion clasificada. Elaboracién de cuadros de informacion. Secretariales, de Gerencia, Acuerdos de Concejo, etc. ‘+ Apoyar en archivo de Convenios suscritos por la Municipalidad Metropolitana de Lima, * Elaboracién de proyectos de Resoluciones de Alcaldia, Secretariales y de Gerencia, asi como proyectos de documentacion a ser suscrita por el sefior Alcalde Metropolitano, Teniente Alcalde o Gerente Municipal ‘© Otras que asigne el Jefe de Area. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: © Depende directamente del Jefe de Area de Actos Administrativos y Archivo de Alcaldia. REQUISITOS MiNIMOS: ‘* Titulo de Secretariado o similar. ‘+ Experiencia variada en labores de oficina. ‘+ Experiencia en el manejo de programas informéticos aplicativos. Pag.30 Tomar dictado taquigrafos en reuniones y conferencias tipeo documentos Elaboracién de constancias de notificacién de Resoluciones de Alcaldia,MUNICIPALIDAD METR( INA DE LIM: MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 20 TRABAJADOR DE SERVICIO I (1) Denominacion del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: + Mensajeria, + Limpieza. + Foliar, sacar copias y sellar. + Distribucién de documentos. * Contar folios de expedientes. * Otras que le asigne el Jefe de Area. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: ‘© Depende directamente del Jefe de Area de Actos Administrativos y Archivo de la Secretaria General del Concejo. REQUISITOS MINIMOS: ‘* _ Instruccién Secundaria Completa. Pag 31MUNICIPALIDAD. _ MANUAL DEORGANIZACION Y EUNCIONES 3. SUBGERENCIA DE APOYO A COMISIONES DE REGIDORES Pog.32MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL. DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 21 SUBGERENTE DE APOYO A COMISIONES DE REGIDORES (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: * Citaciones convocatorias a Sesiones de Concejo (ordinaria, extraordinaria y solemnes). ‘+ Proponer los planes y programas a las secretarias técnicas de las Comisiones Metropolitanas de Regidores de la Municipalidad de Lima Proyeccién de agendas de debates de sesiones de Concejo. Apoyo administrative en sesiones de Concejo. Absolver consultas, proveer informacion a solicitud de las Comisiones de Regidores. * Proyeccién de Ordenanzas, Resoluciones de Concejo, y Acuerdos de Concejo aprobados en Sesién de Concejo. + Notificacion de los dispositivos referidos en el parrafo anterior. + Redaccién de oficios a Distritos y al diario oficial El Peruano, para la publicacion de Ordenanzas. Summillas de Acuerdos, Ordenanzas, Resoluciones de Concejo. Elaboracién de informes Técnico-Legales requeridos por las Comisiones de Concejo relacionadas con el campo de su competencia, Control del archivo de agendas, versiones, requerimientos y otros. Control de entrega de Declaraciones Juradas al ingreso salida y anualmente de los sefiores Regidores. * Apoyo, coordinacion y supervision de las Secretarias Técnicas de las Comisiones Metropolitanas de Regidores y Sala de Regidores.de Regidores. * Otras que considere necesario el Secretario General del Concejo. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAI Depende directamente del Secretario General del Concejo. Ejerce mando - Supervision sobre: Equipo de Apoyo a Sesiones de Concejo, Secretarias Técnicas de las Comisiones Metropolitanas de Regidores y Sala de Regidores 1 y 2. REQUISITOS MINIMOS: ‘* Estudios superiores y/o técnicos o amplia experiencia relacionado con el drea, © Amplia experiencia en conduccién de personal. Pag 33[MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE.LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 22 ASESOR | (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: * Ejecuter actividades de Asesoramiento Técnico Admi alos Regidores. + Formular pautas de promocién, desarrollo y/o perfeccionamiento de proyectos diversos solicitados por los Regidores. * Participar en comisiones de Regidores, reuniones de coordinacién, para asesorar en los pronunciamientos y/o dictémenes. Absolver consultas formuladas presentando altemativas de solucién. Las demés que le asigne el Subgerente de Apoyo a Comisiones de Regidores. rativo y/o Politico-Social LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: + Depende directamente del Subgerente de Apoyo a Comisiones de Regidores. REQUISITOS MINIMOS: ‘* Titulo profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad requer Capacitacion especializada en el érea requerida. ‘Amplia experiencia en labores de la especialidad. Pag 34MUNICIPALIDAD METROPOLITANADELIMA__ MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES 3.1 EQUIPO DE APOYO A SESIONES DE CONCEJO Pag 35a 2 MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 23 ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO Il (1) Denominacién del cargo FUNGIONES ESPECIFICAS: Coordinacién para la elaboracién de las Actas de Sesiones de Concejo. Verificacién de la Transcripcién de las versiones de Sesiones de Concejo, Ordinarias, Extraordinarias y Solemnes. * Coordinar la elaboracién de actas y diarios de debates para firmas del sefior Alcalde. * Apoyo a Sesi6n de Concejo, verificacién de la asistencia, votaciones y pedidos. * Elaborar cuadros consolidados de Asistencia a Comisiones. * Elaborar_ acta a aprobarse en Sesion de Concejo que son enviadas a los sefiores Regidores. ‘+ Otras que asigne el Subgerente de Apoyo a Comisiones de Regidores. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: ‘+ Depende directamente del Subgerente de Apoyo a Comisiones de Regidores. ‘* Ejerce mando - Supervision sobre el cargo de Técnico Administrative II REQUISITOS MINIMOS: * Titulo profesional universitarios que incluya estudios relacionados con la especialidad. * Capacitacién calificada en la especialidad. ‘+ Experiencia en conduccién de personal. Peg 36‘MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA __MANUAL DE ORGANIZACION y FUNG ORDEN N° 24 TECNICO ADMINISTRATIVO II (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: ‘+ Funciones de apoyo permanente al Jefe del Area de Apoyo a Sesiones de Conejo. Elaboracién de las Actas de Sesiones de Concejo. Transcripcién de las versiones de Sesiones de Concejo, Ordinarias, Extraordinarias y Solemnes. Elaboracién de actas y diarios de debates para firmas del sefior Alcalde. Encargado de sistematizar las Resoluciones, Acuerdos, Actas, Ordenanzas y otros. + Responsable del archivo digitalizado de todos los documentos de la Sesién de Concejo. ‘+ Otras que asigne el Especialista Administrativo Il LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: * Depende directamente del Especialista Administrativo Ill del Equipo de Apoyo a Sesiones del Concejo. REQUISITOS MINIMOS: ‘+ Titulo no universitario de un Centro de Estudios Superiores relacionado con la Especialidad. *Experiencia en labores técnicas del area. ‘*Experiencia en el manejo de programas informaticos aplicativos. Pag.37MUNICIPALIDAD METROPOLITANADE LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES 3.2 SECRETARIAS TECNICAS DE LAS COMISIONES METROPOLITANAS DE REGIDORES Pag 38MUNICIPALIDAD METROPOLITANADELIMA ___MANUAL.DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 25 - 34 SECRETARIO TECNICO DE LAS COMISIONES METROPOLITANAS DE REGIDORES (10) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: © Orgar ry dirigir la gestion administrativa de la Comisién. * Coordinar con las Subgerencias de Linea, para presentar sus Planes de Accién I de Trabajo del afio que inicia, ante la Comision. * Coordinar con las Instituciones Publicas o Privadas en relacién a temas de interés. I ‘+ Elaborar la Ejecucién de Actividades y Tareas trimestralmente. + Encargado de la Agenda del Presidente de Comision * Revisar la Agenda de Sesiones de la Comisién, asi como la supervision del I ‘cumplimiento de su notificacién. Elaborar la “Memoria Anual" del trabajo de la Comisi6n. Administrar el archivo de la documentacién de la Comision. ‘Supervisar y suscribir con el Presidente de la Comisién las actas de las Sesiones I Ordinarias 0 Extraordinarias desarrolladas. » Preparar en coordinacién con el Presidente de Comisién el Proyecto de Plan de Trabajo y Metodologia a Desarrollar por la Comisién durante cada ejercicio, para I conocimiento de los Regidores miembros en la sesion de Comisién de Instalacion. . » Remitir a la Secretaria General el Formato de las Actas impresas para la I correspondiente apertura del Libro y visacién del Secretario General, para cada ejercicio. * Coordinar las invitaciones de los funcionarios que deberan asistir a las Sesiones de Comisién, a efectos de sustentar los temas relacionados a sus requerimientos I de pronunciamiento. Citar, por encargo del Presidente, a los Regidores miembros e invitados a las Sesiones de Comision. I Revisar la documentacién e informacion técnica presentada por las dependencias municipales a través de la Secretaria General para evaluacién y pronunciamiento de los Regidores miembros de la Comisi6n. Dar cuenta, en la Sesién de Instalacién de los temas pendientes del ejercicio anterior y la situacién de los mismos. Elaborar los proyectos de Dictamenes, previa evaluacién de documentos respecto a las diferentes solicitudes de pronunciamiento que demanda la Administracién Municipal a nivel corporativo. Atender, asistir y apoyar al Presidente, en los temas materia de evaluacién en las sesiones de la Comisi6n u otras conjuntas; asi como en el Concejo. Preparar el despacho conteniendo los Acuerdos de Comisién que seran remitidos en Oficios a las areas correspondientes para su conocimiento y atencidn, a través de la Secretaria General. Elaborar las actas de las sesiones realizadas. ‘Suscribir las Actas conjuntamente con e! Presidente de la Comisién, disponiendo el correcto archivo de las mismas para su conservacién. Pag.39MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL. DE ORGANIZACION Y FUNCIONES + Absolver las consultas efectuadas por los funcionarios de la Corporacién Municipal respecto a los temas que son remitidos a la Comision y que serén materia de evaluacién previos al pronunciamiento correspondiente. Preparar los proyectos, previa coordinacion con el Presidente de la Comision, de las agendas, citaciones, a efectos de poder enviarlos oportunamente alos regidores miembros, para la convocatoria de las Sesiones Ordinarias, Extraordinarias y Virtuales, * Organizar y dirigir el trabajo administrativo de la Comision, informando al Presidente sobre la situacién de los documentos y temas a tratar en las agendas de comisién. * Remitir los dictémenes a la Secretaria General de Concejo, previamente suscritos por lo Sefiores Regidores, para ser puesto oportunamente a consideracion de los miembros del Concejo. + Asistir a los sefiores Regidores integrantes de la Comisién, con provisién portuna de los documentos a ser vistos en la Sesién de la Comisién. ‘+ Tomar nota de las intervenciones de los Regidores, asi como de los acuerdos arribados, para ser consignados en la respectiva "Acta de Sesion de Comisi6n*. Llevar el libro de Actas. Formular los estudios y diagnésticos que se requieran para el funcionamiento de la Comision. + Mantener actualizada la Agenda de actividades diarias de la Presidencia de la Comision, Apoyar la labor de la Presidencia y de los Regidores integrantes de la Comisién. Elaborar y remitir a la Secretaria General de! Concejo, el informe de los avances de la ejecucion de metas de la Comisién. + Elaborar y remitir a la Secretaria General del Concejo, el Cuadro de Asistencias de los Regidores a las Sesiones de la Comision. ‘+ Otras que le asigne el Subgerente de Apoyo a Comisiones de Regidores. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: + Depende directamente del Subgerente de Apoyo a Comisiones de Regidores. * Ejerce mando - Supervision sobre los puestos de trabajo asignados en el ‘Cuadro Organico de Cargos. REQUISITOS MINIMOS: ‘+ Estudios superiores y/o técnicos 0 amplia experiencia relacionados con el érea ‘+ Capacitacion especializada en el rea requerida. ‘+ Experiencia en labores de la especialidad Pag.4o(MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 35 - 39 ASISTENTE ADMINISTRATIVO I (4) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: ‘Apoyo Administrativo en las actividades de las Comisiones. ‘Apoyo en realizacién de proyecto de dictamenes, Actas, Acuerdos y Citaciones a los Regidores de la Comisién. * Apoyo en la Secretaria Técnica en la elaboracion de Oficios, Memorando, Actas y Dictémenes. Apoyar a la Secretaria Técnica en las Sesiones Ordinarias y Conjuntas. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la documentacién que ingresa y sale de la oficina, Mantener organizada la documentacién emitida y recibida. Registrar en el sistema GESDOC, clasificar y distribuir la documentacién que ingresa y que sale de la oficina. + Dar cuenta a la Secretaria Técnica o al Presidente de la Comision de los casos que demandan soluciones urgentes. ‘+ Realizar el seguimiento respectivo de la documentacién tramitada. ‘© Administrar y mantener actualizado el archivo documentario, clasificéndolo, codificéndolo, cuidando su conservacién y disponiendo su transferencia al Archivo. + Llevar el registro y contro! de dictémenes, oficios, memorandums, Acuerdos de Coneejo y otros documentos. + Requerir, recibir y ser responsable de la administracién adecuada del material logistico de la oficina, a efectos de contar oportunamente con lo necesario para el normal desenvolvimiento de la misma Recibe y atiende a las personas que son citadas a las Sesiones de la Comisi6n. Realizar labores de apoyo administrativo, LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAI * Depende directamente del Subgerente de Apoyo a Comisiones de Regidores. REQUISITOS MINIMOS: * Grado Académico de Bachiller Universitario 6 Titulo de Instituto Superior Tecnolégico con estudios no menores de seis semestres académicos. Experiencia minima de 01 afio en labores similares. Experiencia en manejo de programas informaticos aplicativos. PagatMUNICIPALIDAD METROPOLITANADELIMA ___ MANUAL DEORGANIZACION Y PUNCIONES ORDEN N° 40 ASISTENTE EN SERVICIO JURIDICO 1 (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: Apoyo en la elaboracién de proyectos de Dictamenes. ‘Apoyo en la redaccién de Actas de Sesién de Comision. Recoleccién de firmas a los Regidores en Sesién de Concejo. Apoyo en la Organizacién de temas que seran vistos en Sesion de Comisién Apoyo en la elaboracién de proyectos de Oficio. Participacion en la Sesion de Comision. Apoyo en los Asuntos administrativos de la Comision. Sistematizacién de normas legales. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: © Depende directamente del Subgerente de Apoyo a Comisiones de Regidores. REQUISITOS MINIMOS: * Grado Académico de Bachiller Universitario 0 Titulo de Instituto Superior Tecnolégico con estudios no menores de seis semestres académicos. No requiere experiencia en el Area. Experiencia en manejo de programas informaticos aplicativos. Pag.a2[MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA ORDEN N° 41-44 ‘SECRETARIA Il (4) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: © Recepcionar, analizar, sistematizar y archivar la documentacion clasificada * Coordinar reuniones y preparar la agenda respectiva. + Preparar y ordenar documentacion para reuniones y/o conferencias. * Redactar documentos con criterio propio de acuerdo con indicaciones generales + Realizar seguin corresponda traducciones de uno o més idiomas. + Utilizar segin corresponda sistema de cémputo. ‘+ Las demas que le asigne el Subgerente de Apoyo a Comisiones de Regidores. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: + Depende directamente de! Subgerente de Apoyo a Comisiones de Regidores. REQUISITOS MINIMOS: '* Titulo de Secretariado o similar. ‘+ Experiencia variada en labores de oficina. xperiencia en el manejo de programas informaticos aplicativos. Pog 43‘MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA ____MANUAL.DE ORGANIZACION Y FUNCIONES, ORDEN N° 45 ~ 46 TRABAJADOR DE SERVICIO | (2) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: + Mensajeria. * Foliar, sacar copias y sellar documentos. * Distribucién de documentos. '* Otras que le asigne el Subgerente de Apoyo a Comisiones de Regidores. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: * Depende directamente del Subgerente de Apoyo a Comisiones de Regidores, REQUISITOS MINIMO: *¢ _Instruccion Secundaria Completa. Pag 44MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA __ MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES 3.3 SALA DE REGIDORES 1 Y 2 Pag.45‘MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL. DEORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 47 - 50 SECRETARIA Il (4) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: ‘+ Recepcionar, analizar, sistematizar y archivar la documentacién clasificada, ‘© Coordinar reuniones y preparar la agenda respectiva. ‘© Preparar y ordenar documentacién para reuniones y/o conferencias. + Redactar documentos con criterio propio de acuerdo con indicaciones generales. + Realizar segiin corresponda traducciones de uno o més idiomas. + Utilizar segin corresponda sistema de cémputo, * Las demas que le asigne el Subgerente de Apoyo a Comisiones de Regidores. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: + Depende directamente del Subgerente de Apoyo a Comisiones de Regidores. REQUISITOS MiNIMOS: ‘* Titulo de Secretariado o similar. ‘+ Experiencia variada en labores de oficina ‘+ Experiencia en el manejo de programas informéticos aplicativos. Pag 46MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE QRGANIZACION Y FUNCIONES. ORDEN N° 51 - 52 ‘TRABAJADOR DE SERVICIO | (2) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: + Mensajeria. + Foliar, sacar copias y sellar documentos, * Distribuci6n de documentos. ‘« Otras que le asigne el Subgerente de Apoyo a Comisiones de Regidores. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: ‘* Depende directamente del Subgerente de Apoyo a Comisiones de Regidores. REQUISITOS MiNIMOS: ‘¢ _Instruccién Secundaria Completa. Pag.a7MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA ___MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES 4. SUBGERENCIA TRAMITE DOCUMENTARIO Pag 48‘MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA. MANUAL DE ORGANIZACION ¥ FUNCIONES ORDEN N° 53 SUBGERENTE DE TRAMITE DOCUMENTARIO (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS © Ejecutar, dirigit_ y coordinar las actividades del sistema de tramite documentario y del archivo general de la Instituci6n, de acuerdo con los dispositivos vigentes. + Ejecutar los procesos técnicos de los sistemas de trémite documentario y del archivo pasivo de Ia Institucion; orientando y atendiendo al publico usuario, sobre los servicios que se ejecutan, en su émbito de competencia. ‘* Organizer, coordinar y desarrollar las actividades referidas a la recepcion, registro, clasificacién, distribucién y control de la documentacion que emite y recibe la Institucién; asi como certificar las copias de los documentos que requiere el usuario. * Controlar que las unidades orgénicas mantengan actualizada la informacién referida al estado situacional de los expedientes, contenida en el Sistema de Tramite Documientario. © Evaluar periédicamente el funcionamiento de los Sistemas de Tramite Documentario y de archivo en la Institucién y emitir los informes correspondientes. + Controlar el flujo y ubicacién de los documentos y expedientes que ingresan y salen de la Institucién, a fin de lograr su pronta ubicacion y resguardo. * Administrar el archivo documentario de la Institucién, proponiendo implementando medidas concernientes a la conservacion, integridad y adecuada utiizacion de los documentos del archivo. ‘* Desarrollar y controlar las actividades de depuracion, transferencia y eliminacion de la documentacion de los archivos de 1a Institucién, de conformidad con la normatividad vigente. + Mantener actualizados los codificadores correspondientes a la recepcién de los expedientes ingresados a la Institucion. Proponer normas y procedimientos orientados a mejorar las actividades de la Subgerencia de Trémite Documentario, orientado a una atencién inmediata, ‘oportuna y eficaz, de los servicios que brinda la Municipalidad Supervisar la administracién del Sistema de Gestion Documentaria - GESDOC. Mantener actualizada la informacion de los sistemas _informaticos implementados, en el Ambito de su competencia, a fin de brindar una informacion veraz y oportuna al administrado, Informar periédicamente el inventario de documentos ingresados al Archivo Central ‘* Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emanadas en materia de Gestion Documentaria y del Archivo General de la Nacién, en sus diversos procesos y programas archivisticos. ‘© Otras funciones que le asigne el Secretario General. Peg 49MUNICIPALIDAD METROPOLIFANA DE LIMA MANUAL w -EUNCIONE LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD ‘+ Depende directamente del Secretario General de! Concejo. ‘¢ Ejerce mando - Supervision sobre los puestos de trabajo asignados en el Cuadro Organico de Cargos. REQUISITOS MINIMOS * Titulo profesional universitario en Derecho, Contabilidad 0 afin. © Amplia experiencia en la administracion publica. + Amplia experiencia en conduccién de personal. Pag 50\p METROPOI IMA. MANUAL DE ORGANIZACION Y EUNCIONES, ORDEN N° 54 SECRETARIA | (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: Recepcién de documentos para la firma del Subgerente, emitidos por las areas de Tramite Documentario, Archivo Central, Coordinacién Administrativa y matizacién Documentaria. ‘* Coordinar reuniones y concertar citas. Llevar el archivo de documentacién clasificada. Recepcién y coordinacion de correspondencia: Confidencial, para Alcaldia, Regidores y Gerentes, registro de la correspondencia en el Sistema GESDOC. * Recepcién de documentacién interna y externa para la STD. Redaccién y mecanografiado de documentos (Oficios, Memorandums, Informes y otros emitidos por el Subgerente ). Emision de Registro de Trammites solicitados por los administrados. Atencién e informes al piblico via telefénica. Emisién de consultas en RENIEC para notificacién. Comunicacién con los administrados via telefonica para la posterior notificacion en las areas de la STD. + Asignar numeracién en el Sistema de la documentacion interna (Oficios, ‘Memos, Cartas e Informes), coordinaciones con las diversas dependencias de la MML, sobre asuntos de competencia de la STD. Archivamiento de documentos. Las demés que asigne la Subgerencia de Tramite Documentario. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: * Depende directamente de! Subgerente de Trémite Documentario. REQUISITOS MINIMOS: © Titulo de Secretariado o similar. © Experiencia en labores de oficina. «_Experiencia en el manejo de programas informatics aplicativos. Pag 51MuNICIPALID: sTANA DEL MANUAL DE ORGANIZACION ¥ FUN ORDEN N° 55 TRABAJADOR DE SERVICIO! (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: © Mensajeria. * Foliar, sacar copias y sellar documentos, * Distribucién de documentos. * Otras que asigne el Subgerente de Trémite Documentario. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: ‘* Depende directamente del Subgerente de Tramite Documentario. REQUISITOS MINIMOS: * _Instruccién Secundaria Completa. Pog.s2MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y EUNCIONES 4.1 AREA DE TRAMITE OCUMENTARIO Pag 63MMUNICIALIDAD METROPOLITANA DELIMA MANUAL DE ORGANIZACI JONES ORDEN N° 56 JEFE DE AREA (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: * Coordinacién entre ta Subgerencia de Trémite Documentario y el Personal del Area de Atencién al Publico, con el fin de optimizar el desarrollo de las labores. * Atencién a los administrados en la absolucién de sus consultas y/o dudas respecto de aspectos legales de sus tramites como de los servicios que presta la Municipalidad Metropolitana de Lima. ‘+ Absolucion de consultas por parte del personal del area de atencion al pdblico en casos complejos. '* Coordinacién con las distintas dependencias de la Corporacién en casos de requerimientos complejos, como para la implementacin de nuevos procedimientos o modificacién en la tramitacién de los mismos. © Control de calidad de los documentos derivados a: Despacho de Alcaldia, Gerencia Municipal Metropolitana, Secretaria General de Concejo, Oficina General de Control institucional, Procuraduria, Gerencia de Administracién, Gerencia de Planificacién, Gerencia de Asuntos Juridicos, Programa de Gobierno Regional, sefiores Regidores, Comisiones de Regidores. * Difusion de disposiciones de los érganos de la Corporacién que deberan tenerse en cuenta en el cumplimiento de las labores del personal del érea. * Otras que le asigne el Subgerente de Tramite Documentario. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: © Depende directamente del Subgerente de Trémite Documentario. * Ejerce mando — Supervision sobre los puestos de trabajo asignados en el Cuadro Orgénico de Cargos. REQUISITOS MINIMOS: ‘© Titulo Profesional universitario en Derecho. © Capacitacion calificada en la especialidad. ‘© Experiencia en el sector piiblico. Experiencia en conduccién de personal. Pag 54‘MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA —__ MANUAL. DE ORGANIZACION Y FUNCIONES, ORDEN? 57 - 58 ASISTENTE EN SERVICIO JURIDICO | (2) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: + Asistencia a la Jefatura del Area. ‘© Control de calidad de documentos. * Coordinacién con las distintas dependencias de la Corporacién relacionadas con los pedidos o requerimientos de los administrados en temas de su competencia. * Coordinaciones con el personal encargado de recibir, clasificar y distribuir la documentacién. ‘+ Asistencia legal al érea de atencién al piiblico para la correcta derivacion de las solicitudes, ‘© Coordinacién para la atencién al administrado en las solicitudes de acceso a la informacién. Regularizacién de documentos retenidos. Devolucién de recaudos de documentos considerados no presentados. Elaboracion de Oficios, Cartas, Memorandum e Informes. ‘Apoyo y asistencia al personal encargado de consultas técnicas. Apoyo en médulos de recepcién documentaria ‘Apoyo en médulos de atencién preferencial y recepcién de documentos de entidades piblicas y empresas municipales. © Otras que asigne el Jefe de Area. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: ‘+ Depende directamente del Jefe del Area de Trémite Documentario. REQUISITOS MINIMOS: © Grado Académico de Bachiller universitario © Titulo de Instituto Superior Tecnolégico con estudios no menores de seis semestres académicos. ‘+ Capacitacion calificada en la especialidad. + Alguna experiencia en labores de la especialidad Pag 55MumciPal {ETROPOLITAN/ ____MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES, ORDEN N° 59-66 ASISTENTE ADMINISTRATIVO II (8) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: ‘* Orientar a los administrados en la presentacién de sus solicitudes. ‘* Recibir y consignar el nimero de registro a los formularios, escritos o solicitudes, previa verificacién de! cumplimiento de los requisitos exigidos por el TUPA ylo la Ley, consignando las observaciones en caso de incumplimiento de los mismos. * Apoyar en el registro de los expedientes en el Sistema de Gestion Documentaria GESDOC, + Derivar los formularios, escritos o solicitudes a las unidades orgénicas para su atencion, ‘© Efectuar el seguimiento y ubicacién de las solicitudes por el Sistema Gesdoc, a solicitud del administrado. * Orientar a los administrados y proporcionar los requisitos para los procedimientos que deseen iniciar. * Ordenar los expedientes observados y emitir un informe de la situacion previendo al interesado la solucién correspondiente para su trémite respectivo ylo atencién de lo solicitado. ‘*Efectuar el control de los documentos recibidos diariamente, emitiendo el reporte tespectivo de acuerdo al tumo asignado. ‘* Proporcionar informacién a los administrados solicitada via telefonica. Realizar control de calidad de los documentos recibidos para su correcta derivacion a las diversas dependencias de la entidad. © Otras que asigne el Jefe de Area. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: + Depende directamente del Jefe de Area de Tramite Documentario. REQUISITOS MiNIMOS: * Grado Académico de Bachiller universitario 0 Titulo de Instituto Superior Tecnologico con estudios no menores de seis semestres académicos. Experiencia en labores de atencién al publico. ‘+ Manejo de programas informaticos. Pag 56[MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DEQRGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 67 - 68 TECNICO ADMINISTRATIVO II (2) Denominacion del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: «© Orientacién y derivacién de los administrados para la atencién en los médulos correspondientes. Emisién del listado de cargos de documentos ingresados. Clasificacion de documentos de acuerdo a las areas de destino. Emisién de cargos, derivacion y reparto de documentos urgentes. Descargo de Cartas y Oficios en el Sistema para ser notificados y efectuar el seguimiento respectivo. «Apoyo en orientacién y derivacion de los administrados (turnomatico) en horario de refrigerio de la titular. Apoyo en los distintos médulos de atencién al administrado. Otras que asigne el Jefe de Area. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAI * Depende directamente del Jefe de Area de Tramite Documentario. REQUISITOS MINIMO: '* Titulo no universitario de un Centro de Estudios Superiores relacionado con la especialidad. Experiencia en labores técnicas de la especi Conocimiento de programas informaticos. lidad. Pag?MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA _ MANUAL DE ORGANIZACIGN Y EUNCIONES ORDEN N° 69-74 AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO | (6) ‘Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: * Distribucién de documentos a las diversas dreas pertenecientes a la Corporacion Municipal. ‘© Distribucién de documentos a las diversas entidades de la administracion publica como a los administrados. + Entrega de las Notificaciones a las diversas entidades de la administracién publica como a los administrados. Apoyo en control de calidad. Foliacién de expedientes. Verificacion de cargos de envio. ‘Apoyo en la clasificacién y derivacion de documentos. Archivo de cargos de documentos entregados diariamente. Archivo de comunicaciones. Otras que asigne el Jefe de Area. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAI ‘© Depende directamente del Jefe de Area de Tramite Documentario. REQUISITOS MINIMOS ‘* Instruccion Secundaria completa. * No se requiere experiencia. Pag 58MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES 4.2 AREA DE ARCHIVO CENTRAL Pag 59MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES, ORDEN N° 75 JEFE DE AREA (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: ¢ Supervisar el desarrollo de la organizacion del archivo desde su inicio hasta la conformidad ‘© Planificar integralmente la organizacion del archivo Supervisar y administrar las funciones del personal del érea Recopilacién y andlisis de las normas relacionadas con la actividad archivistica para su aplicacién en el proceso de organizacion Formulacién de un plan de trabajo cronogramado Direccién y supervisiOn de la instalacion de los estantes Mantener la coordinacién permanente con el personal Elaborar el informe mensual de avance Revisar el informe mensual presentado por el personal Distribucion de las actividades a cada una de las personas que conforman el equipo de trabajo. © Coordinacién y supervision de los Archivos de Gestion. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: * Depende directamente de! Subgerente de Tramite Documentario. * Ejerce mando - Supervisién sobre los puestos de trabajo asignados en el Cuadro Organico de Cargos. REQUISITOS MINIMOS: + Titulo profesional universitario que incluya estudios relacionado con la especialidad. Capacitacién calificada en la especialidad. Experiencia en conducci6n de personal. Pag 60[MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA, MAN TN ORDEN N°76 SECRETARIA Il (1) Denominacién de! cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: Redactar documentos de acuerdo a instrucciones generales. ‘Atencién de llamadas telefonicas. Coordinar reuniones y concertar citas. Llevar el archivo de documentacién clasificada, Despacho de documentos por mensajeria y por sistema. Recepcion de documentos internos. Ingreso de expedientes en EXCEL -Inventario ‘Apoyo en la atencién de! administrado Ingreso de documentos en GESDOC ~ correlativo de archivamiento Elaboraci6n de cuadros de informacién. Otras que asigne el Jefe de Area. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: ‘* Depende directamente del Jefe de Area de Archivo Central. REQUISITOS MINIMOS: * Titulo de Secretariado o similar. « Experiencia variada en labores de oficina. + Experiencia en el manejo de programas informaticos aplicativos. Peg stMUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y EUNCIONES ORDEN N° 77-79 ‘TECNICO EN ARCHIVO tl (3) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: ‘© Recepcionar, clasificar, registrar codificar y archivar los documentos por tramite ‘ concluido 0 en estado de abandono. ‘© Remitir fa documentacién en calidad de préstamo a las areas que lo soliciten o se adjunten como antecedentes. ‘* Faciltar la documentacién para la atencidn de copias certificadas. Foliar o refoliar los documentos atin no registrados en la base de datos. Realizar las coordinaciones con los responsables de los archivos de gestién o periféricos, para garantizar la eficaz transferencia de los documentos. « Evaluar los programas de control, transferencia, eliminacion y conservacién del acervo documental en custodia. « Renovar el empaste u hoja de envio de los documentos. | © Utilizar correctamente los muebles, equipos y ambientes de archivamiento para la 6ptima conservacién del acervo documentario. Mantener el orden, la limpieza y la seguridad de los ambientes del archivo. © Coordinar con los técnicos para la eficaz atencién del usuario o area solicitante. © Otras funciones que le asigne el Jefe del Area de Archivo Central. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD * Depende directamente del Jefe de Area de Archivo Central. REQUISITOS MINIMOS: ‘© Instruccién secundaria completa. ‘© Capacitacién técnica en archivo, + Experiencia en labores de Archivo. Pag.62‘MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE.LIMA _MANUAL DE ORGANIZACION y FUNCIONES ‘ORDEN N° 80 ECNICO EN ARCHIVO I (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: Informar al pablico usuario de los servicios que brinda el Archivo Central Recepcionar los memorandums de las areas _de transformacion documentaria, ast como las diversas solicitudes de los administrativos, en la que se requieran Servicios del rea de Archivo Central, ya sea para expedicion de copias certificadas, asi como para préstamos de documentos. + Priorizar la atencién de la documentacién a la Alta Direccion para la oportuna toma de decisiones. Controlar los Préstamos y Devolucién de los documentos. Elaborar un registro de préstamos a fin de solicitar su devolucién en un plazo prudencial. ‘« Redactar Proyectos de documentos diversos como oficios, memorandums, informes © reportes que indique la jefatura. Actualizar la documentacién en el Sistema de Gestién Documentaria. Realizar el correcto seguimiento y control de la documentacién recibida y/o remitida, a fin de garantizar la eficaz toma de decisiones del area de Archivo Central Elaborar informes, reportes y estadisticas de los procesos Archivisticos. Realizar las coordinaciones y apoyar a los técnicos en procesos Archivisticos, para la adecuada atencién al usuario 0 area solicitante. * Otras funciones que le asigne el Jefe de Area de Archivo Central LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD © Depende directamente del Jefe de Area de Archivo Central. REQUISITOS MiNIMOS: © Capacitacién calificada en la especializacién. ‘© Experiencia en labores de Archivo. Pag.63MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA _ MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES. ORDEN N° 81 - 82 CTRABAJADOR DE SERVICIO | (2) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS; * Distribucién de documentos a las diversas dreas pertenecientes a la corporacion Municipal. * Apoyo en la limpieza y foliacion de Expedientes. Verificacion de los Cargos de envio. Otras que asigne el Jefe de Area de Archivo Central. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD ‘+ Depende directamente del Jefe de Area de Archivo Central. REQUISITOS MINIMOS: © Instruccién Secundaria completa. ‘© Capacitacién basica en archivo. Pag.64“MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA. MANUAL. DE ORGANIZACION Y FUNCIONES 4.3 EQUIPO DE COORDINACION ADMINISTRATIVA Pag.65MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DELIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 83 ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO Ill (1) ‘Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: © Coordinador de asuntos administrativos de la Subgerencia de Tramite Documentario. Asistencia a la Jefatura de la Subgerencia de Trémite Documentario. Elaborar los estudios de costo de los diversos procedimientos Administrativos de la Subgerencia de Tramite Documentario. © Coordinaciones con otras_ reas en_—relacién © a_— trabajos. asignados por la Subgerencia de Tramite Documentario. ‘« Fedatario Titular de la Subgerencia de Tramite Documentario, * Otras que le asigne el Subgerente de Tramite Documentario. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: I © Depende directamente del Subgerente de Trémite Documentario. * Ejerce mando — Supervision sobre los puestos de trabajo asignados en el Cuadro Organico de Cargos. i REQUISITOS MINIMOS: ‘* Titulo profesional universitario que incluya estudios relacionados con la I especialidad, | ‘* Capacitacion calificada en la especialidad. © Experiencia en conduccién de personal. Pag.66MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA. _MANUAL. DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 84 TECNICO ADMINISTRATIVO | (1) Denominacion del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: Recepcién de documentos para su notificacion. Clasificar la documentacién a remitirse con el Courier y la movilidad de la Subgerencia de Tramite Documentario. + Elaboracion de los requerimientos a través del Sistema de Administracion Financiera Municipal - SAFIM; Coordinaciones con almacén y otros. + Elaboracién de la evaluacién de las actividades del Plan de Accién. ‘+ Recojo y ordenamiento de los materiales. * Preparar informe de la documentacién para notificacién por periédico de los administrados que no han podido ser notificados, Derivacién de la documentacién notificada. Distribucion de los materiales y utiles de escritorio a las areas de la Subgerencia de Tramite Documentario, Administracién del stock de materiales. © Otras que le asigne el Especialista Administrativo III del Equipo de Coordinacion Administrativa LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: © Depende directamente de! Especialista Administrativo Ill del Equipo de Coordinacién Administrativa. REQUISITOS MINIMOS: « Instruccién secundaria completa. © Experiencia en labores técnicas del area. + Experiencia en el manejo de programas informaticos aplicativos. Pags7(MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA, MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 85 ASISTENTE ADMINISTRATIVO | (1) ‘Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: « Revisar y recepcionar los documentos remitidos por la Secretaria General de! Conejo y las diferentes areas, tanto fisicamente como por el Sistema GESDOC. ‘+ Recibir las nofificaciones (Acuerdos de Concejo, Resoluciones de Alcaldia), Cartas, Oficios, sobres cerrados, invitaciones, etc. de las areas de la Institucién y derivar estos a sus destinos correspondientes via courier 0 mediante el personal encargado. * Derivar los documentos al obtener el cargo de las notificaciones. « Notificar a Juzgados y 0 Administrados (que se encuentren dentro del perimetro de la Municipalidad Metropolitana de Lima. © Apoyo administrative a otros trabajadores del rea que los necesiten, por indicacién del Subgerente de Tramite Documentario. + Encargado de dar el Servicio de Fotocopiado. * Otras que asigne el Especialista Administrative III de! Eq Administrativa. 10 de Coordinacién LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: © Depende directamente del Especialista Administrativo Ill del Equipo de Coordinacion Administrativa. REQUISITOS MINIMOS: © Grado Académico de Bachiller 0 Titulo de Instituto Superior Tecnolégico con estudios no menores de seis semestres académicos Experiencia minima de 01 arto en labores similares Experiencia en manejo de programas informaticos aplicativos. Pag 68MUNICIPALIDAD MET DELIMA, MANUAL. DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 86 OPERADOR PAD | (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: Soporte técnico a los diversos equipos de la Subgerencia. Reparaciones menores a equipos informéticos. Apoyo en labores de Archivo. Otras que asigne el Especialista Ill del Equipo de Coordinacion Administrativa. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: ‘* Depende directamente del Especialista Ill del Equipo de Coordinaci6n Administrativa REQUISITOS MINIMOS: * Estudios Técnicos en computacion. ¢ Experiencia minima de 01 afio en labores similares. ‘* Experiencia en manejo de programas informaticos aplicativos. Pag 69-MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA. ___ MANUAL DE ORGANIZACION ¥-FUNCIONES 4.4 EQUIPO DE SISTEMATIZACION DOCUMENTARIA Pag.70MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES, ORDEN N° 87 ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO Ill (1) ‘Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: * Coordinar y supervisar la administracién del Sistema de Gestion Documentaria, '* Proponer a la Subgerencia cambios y mejoras para el Sistema de GESDOC. * Coordinar el registro individualizado de documentos que ingresan de Entidades Publicas, dando cuenta de ello a la Alta Direccion. * Disponer las busquedas y reportes de la documentacion ingresada a través de Tramite Documentario segin lo soliciten las areas. © Certificar la documentacion que deba remitirse a los organismos y dependencias gubernamentales y las que soliciten los administrados previo pago de derechos. * Otras que le asigne el Subgerente de Trémite Documentario, LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: « Depende directamente del Subgerente de Trémite Documentario. * Ejerce mando — Supervision sobre los puestos de trabajo asignados en el Cuadro Organico de Cargos. REQUISITOS MiNIMOS: * Estudios superiores. + Capacitacién calificada en la especialidad + Experiencia en conduccién de personal. Pag.71 Le ee ee ee(MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA - MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ORDEN N° 88 ASISTENTE ADMINISTRATIVO | (1) Denominacién del cargo FUNCIONES ESPECIFICAS: + Administrar y capacitar al personal de la Corporacién en el manejo del Sistema de Gestin Documentaria © Proponer a la Subgerencia cambios y modificaciones para un mejor funcionamiento del sistema. ‘© Informar mensualmente a la Subgerencia del total de los documentos ingresados por la mesa de partes. + Llevar un registro diario de los documentos que ingresan de las Entidades Pablicas, dando cuenta de ello a su superior inmediato. + Atender solicitudes de inventario, bisqueda y reportes, segiin lo soliciten las dependencias. + Atender solicitudes de modificacién de documentos en el sistema, solicitadas por las reas. © Coordinar con la Subgerencia de Informatica, cuando se produzcan contingencias en el sistema. © Otras que asigne el Especialista Ill del Equipo de Sistematiza n Documentaria. * Depende directamente del Especialista ill del Equipo de Sistematizacion Documentaria REQUISITOS MiNIMOS: + Grado académico de Bachiller 0 Titulo de Instituto Superior Tecnolégico con estudios no menores de seis semestres académicos. ‘+ Experiencia minima de 01 afio en labores similares Pag 72 i i i I I I I i I I LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: I i i i i i i i I iee ee ee ee ee