Sunteți pe pagina 1din 15

INFORMATIZAREA ADMINISTRAIEI PUBLICE

IAI
-2006-

CUPRINS

1. AUTOMATIZAREA ACTIVITAILOR DE BIROU....................................................3


2. INFOCHIOCURILE I SMARTCARDURILE INTELIGENTE.................................6
3.PARTENERIATUL MICROSOFT-GUVERNUL ROMANIEI...................................................8

4.ALTE TEHNOLOGII DE VRF FOLOSITE N ADMINISTRAIA PUBLIC.......10


5. EFECTELE INFORMATIZRII SOCIETII...........................................................13
6.CONCLUZII...................................................................................................................14
7.BIBLIOGRAFIE.............................................................................................................15

1.AUTOMATIZAREA ACTIVITAILOR DE BIROU

Pentru ca societatea informaional s aduc beneficii tuturor, ea trebuie s se dezvolte


ntr-un cadru naional care s rspund cerinelor locale, n corelaie cu mediul regional naional
i internaional.
Administraia public este principala verig i, implicit, cea mai responsabil component
a societii, chemat s asigure cadrul favorabil dezvoltrii comunitii, s realizeze servicii
diversificate i de calitate pentru ceteni, sectorul economic i cel social.
Pentru administraia public se are n vedere crearea de mijloace electronice care s
uureze procesul de informatizare a structurilor administrative i a actorilor cu care acestea intr
n contact. Astfel, se au n vedere utilizarea de centre publice de informare pe cale electronic a
cetenilor, inclusiv utilizarea de chiocuri cu ecrane senzitive, ghiee unice (one-stop-shop),
carduri electronice mono sau multifuncionale, raportri financiare pe cale electronic, e-mail,
pagini web, licitaii electronice, semntur digital, videoconferine, vot electronic, orae digitale,
reele civice etc. i, nu n ultimul rnd, guvernare on-line.
Tehnologia avansat ilustreaz reunirea a trei tehnologii cndva separate-computere,
echipamente de birou i de telecomunicaii (un editor de text combin un computer cu o main
de scris). Cele mai cunoscute i elementare funcii ale tehnologiei sunt :

procesare de texte;

comunicare (pota electronica,fax);

nmaganizarea i recuperarea informaiei;

suport administrativ (calendare electronice).

Nevoia integrrii n munca administrativ i de birou a tehnicilor moderne de comunicaie


i prelucrare automat a datelor, n scopul creterii calitii acesteia a condus la consacrarea unui
nou termen, cel de birotic. Rolul acesteia l reprezint automatizarea activitilor de birou prin
folosirea tehnicilor, conceptelor i produsele informatice adecvate operaiilor ce vizeaz
3

prelucrri elementare de date, editri de documente, reprezentri grafice, prelucrri multimedia.


Sistemele informaionale vor avea, un impact profund asupra caracterului muncii umane, fizice i
intelectuale, cu implicaii sociale i economice. Munca intelectual va fi degrevat de operaii cu
caracter de rutin care necesit un efort ndelungat, influennd n mod pozitiv procesele de
conducere i decizie.
Ca o alternativ pentru munca prestat, la un anumit sediu fix de lucru, a aprut biroul
virtual (telemunca). Biroul Virtual este un serviciu ce permite configurarea personalizat, pentru
fiecare utilizator a tuturor activitilor care se desfoar la birou: agend, calendar, activiti,
ntlniri, sarcini, gestiune documente, forum, chat, mail etc. Pentru posesorii de telefoane mobile,
aceste servicii pot fi disponibile i pe WAP (Wireless Application Protocol). Serviciile WAP
pentru clieni cuprind consultarea contului personal, consultarea mail-ului, acces la propriul
organizator de activiti precum i la diverse alte informaii utile.
Birourile virtuale din domeniul administraiilor publice ar trebui s aib urmatoarele
atribuiuni1:

coordonarea i spijinirea activitii consiliilor locale privind:

-informatizarea activitii de administraie i a serviciilor publice


subordonate;
-pregtirea personalului pentru operare pe calculator;

elaborarea cu comparimentele Consiliului Judeean, a programului

pentru lucrrile i activitile ce se vor executa cu ajutorul tehnicii de calcul i


supunerea acestuia spre aprobare;

colaborarea cu instituii specializate i cu consiliile locale n

elaborarea unor studii de informatizare a administraiei locale i judeene;

elaborare sau participarea la elaborarea, testarea i exploatarea

programelor i aplicaiilor folosind sistemele de calcul din dotare.


n funcie de libertatea angajatului, biroul virtual se poate manifesta prin:
1. telemunca ocazional, atunci cnd angajatul i desfoar activitatea la
sediul organizaiei i ocazional (una sau dou zile pe sptmn) la domiciliul su;
2. telemunca semimobil, atunci cnd angajaii au o mobilitate sporit, dar
in permanent legtura cu biroul fix, dup un program prestabilit;
1

Filip, M i Grama,A.,Informatizarea Administraiei Publice,ed.Sedcom Libris,Iai,2003,pg.382,383

3.telemunca cu program aleator, atunci cnd angajaii, ntr-o proporie


aleatoare, combin telemunca la domiciliu cu cea de la sediul organizaie (fr ca
angajatul s aib un birou propriu) sau a clienilor;
4.telemunca la domiciliu, care presupune amenajarea, la domiciliul
angajatului a unui birou cu toate dotrile pe care le implica funcia i genul de munc pe
care o presteaz. Acest tip de munc poate fi off-line sau on-line. n cel de al doilea caz
telelucrtorii sunt conectai permanent la reeaua de lucru, rspunznd, de exemplu, la
apelurile telefonice redirecionate prin intermediul unor tehnologii speciale.

2.INFOCHIOCURILE I SMARTCARDURILE
INTELIGENTE

Asigurarea unei eficiene i transparene n activitatea administraiilor publice a condus la


realizarea unor sisteme de tip infochioc care faciliteaz, pe de o parte informarea cetenilor i a
societii de afaceri, iar pe de alt parte degrevarea funcionarilor publici de o serie de activiti
de rutin. Ele asigur schimbul de informaii att pe plan local ct i pe plan naional sau
internaional.
Infochiocul reprezint un portal informaional, un sistem distribuit geografic, de
informare automatizat, simplu de utilizat pentru ceteni i firme. El permite modernizarea,
creterea transparenei i a accesibilitii la activitile din administraiile publice. Utilizarea sa
poate fi fcut att prin interfaa specific infochiocurilor, ct i prin Internet, prin intermediul
browser-lor standard.
Obiectivele sistemului infochioc se pot grupa in doua categorii:
1.

Obiective ce vizeaz administraiile publice i organizaiile ce ofer

cetenilor i comunitii de afaceri. In acest caz se poate vorbi de operativitate n


relaia cetean-administraie, reducerea volumului de munc a funcionarilor
publici, reducerea costurilor din administraie.
2.

Obiective care privesc mbuntirea relaiei cetean sau societate

de afaceri cu administraiile publice. In cazul acesta vorbim de furnizarea de date


coerente, consistente i actualizate, participarea contient a ceteanului la viaa
comunitii, familiarizarea cetenilor cu noile modaliti de informare bazate pe
tehnica electronic.
Utilizarea infochiocurilor asigur:
o

crearea i punerea la dispoziia cetenilor a unui sistem de

informare integrat n domenii de interes social, cultural i economic;


o

familiarizarea cetenilor cu informaia electronic i crearea

mentalitii c informaia este un element de utilitate personal pentru fiecare


individ;
6

apropierea i implicarea ceteanului n actul de guvernare prin

acces electronic facil la informaii;


o

informarea cetenilor asupra normelor i reglementrilor n

vigoare, specifice pentru activitatea administraiilor fiscale locale;


o

informarea cetenilor asupra taxelor i impozitelor locale pe care

le datoreaz;
o

prezentarea documentelor i etapelor pe care trebuie s le parcurg

cetenii n rezolvarea unei probleme, n conformitate cu legile i normativele n


vigoare;
o

posibilitatea completrii on-line a formularelor oficiale;

posibilitatea actualizrii permanente a datelor;

regsirea documentelor utile, prin intermediul unei funcii de

cutare;
o

prezentarea n mod structurat a informaiilor pe care le pune la

dispoziia publicului, astfel nct rezultatul este prezentat utilizatorilor ntr-o


maniera intuitiv, iar domeniile asociate vor putea fi folosite ca i criterii de
cutare;
o

clasificarea datelor din punct de vedere al drepturilor de acces;

monitorizarea utilizrii sistemului, prin colectarea i raportarea de

statistici asupra modului n care este utilizat.


Infochiocurile conin date publice i date private,ale ceteanului sau ale diverselor
organisme. n general, informaia privat este personalizat i accesibil numai pe baza unui
certificat electronic,soluie ce poate fi bazat pe un mecanism de tip SmartCard.
Infochiocurile sunt integrate in sistemele informaionale diverse i asigur legatura cu
baze de date locale sau centrale, inclusiv cu depozite de date centrale, permind accesul la
informaii, furnizarea de documente i chiar posibilitatea completrii acestora, plata diverselor
texe i impozite.

3.PARTENERIATUL MICROSOFT-GUVERNUL ROMANIEI

n Romnia, pentru sprijinirea eforturilor de realizare a societii informaionale,


s-a ncheiat un parteneriat intre Guvern i Microsoft Corporation.
Microsoft are urmtoarele atribuiuni:
a.

Acordarea de asisten n implementarea planificrii strategice a

Tehnologiei Informaiei. Microsoft acord asisten Guvernului n elaborarea unor


planuri de aciune i a altor documente strategice i iniiative pentru construirea
unei strategii naionale de Tehnologia Informaional.
b.

Contribuia la dezvoltarea sectorului local de Tehnologia

Informaie. Microsoft particip la proiectele guvernamentale n scopul de a


identifica, elabora propuneri, planifica i lansa iniiative de strategie a Tehnologiei
Informaiei n contextul integrrii n Uniunea European;
c.

Transferul de cunotine. Microsoft organizeaz cursuri de

pregtire pentru personalul din Administraie Public n domeniul managementului de proiecte complexe de Tehnologia Informaiei. Dezvoltarea unor proceduri
de securitate mpreun cu accesul nengrdit la tehnologie i pregtirea
personalului au condus la creterea ncrederii n securitatea sistemelor informatice
naionale. Microsoft ofer mijloace pentru a rspunde cerinelor Instituiilor
Publice printr-o serie de programe destinate s rezolve problemele eseniale
precum: protecia identitii i a datelor cu caracter personal, securitate,
transparen.
d.

Licenierea Software. Entitatea Microsoft care acord licene n

Europa, Microsoft Ireland Operations Ltd., ofer Guvernului un acord special


pentru obinerea de licene pentru produsele Microsoft, la preuri speciale
guvernamentale. Un astfel de acord de licen confer Guvernului (inclusiv acelor
instituii publice listate n acord) flexibilitatea necesar i posibilitatea de
previzionare a bugetului pe durata acordului.
8

Guvernul vizeaz urmtoarele aciuni:


1.

Trecerea ctre o societate informaional i modernizarea

administraiei publice. Guvernul investete n transformarea Romniei ntr-o


Societate Informaional prin asigurarea accesului la informaie i cunoatere, la
costuri accesibile, dezvoltarea competenelor oamenilor prin nvmnt i
pregtire, stabilirea unui cadru legislativ i de reglementare.
2.

Promovarea legislaiei referitoare la proprietatea intelectual i

utilizarea legal de software. Guvernul depune eforturi n vedere consolidrii


cadrului legal pentru promovarea i dezvoltarea drepturilor de proprietate
intelectual, utilizarea autorizat de software n toate instituiile publice, precum i
aplicarea prevederilor legale n ceea ce privete infraciunile legate de tehnologia
informaiei i proprietatea intelectual.
3.

Management-ul

Software.

Guvernul

adoptat

planuri

de

management software, care au contribuit la reducerea pirateriei n domeniul


informatic n Romnia, deoarece autoritile publice se numr printre cei mai
mari utilizatori de software din lume.
Societatea Informaional-Societatea Cunoaterii este conceput ca un mediu foarte
diferit, fr precedent, in care implementarea ultimelor realizri tehnica trebuie s mearg n
paralel cu adoptarea de noi soluii juridice care s monitorizeze efectele negative ale impactului
informatizrii.

4.ALTE TEHNOLOGII DE VRF FOLOSITE N ADMINISTRAIA


PUBLIC

Prin introducerea Internet-ului n administraia public s-au creat noi oportuniti de genul
colaborrii electronice interdepartamentale, facilitndu-se cyberdemocraia, ceea ce nseamn
participarea public la procesele de guvernare. n vederea lurii deciziilor fundamentate corect,
ageniile i organizaiile guvernamentale nu mai opereaz ntr-o arie funcional unic, dup
conceptul de organizaie public exterioar (external public organization), ci trebuie "s-i
distrug frontierele i s fie legate prin parteneriate de colaborare"2.
Folosirea reelelor civice constituie o alt coordonat a informatizrii n administraia
public. Ele sunt n general reele comunitare cu un cost sczut, uor de utilizat pentru a permite
accesul cetenilor la e-mail, buletine de informaii i informaii relevante pentru comunitate. La
ora actual ele au tendina de a depi obiectivele strict sociale i de a deveni un mijloc mai
sofisticat permind accesarea la Internet sau GIS (Geographic Information System) etc. Reelele
civice trebuie conceptualizate ca reele publice de informaii, create i ntreinute de ctre
ageniile locale n colaborare cu liderii comunitii, grupurile de interese adecvate, colegiile i
universitile locale.
WWW-urile (World Wide Web) ntreinute de ctre ageniile publice tind s devin mai
degrab, un mijloc pentru relaiile publice dect de externalizare a organizaiei. Un studiu realizat
n SUA, relev faptul c cele mai multe site-uri erau simple adrese prin care cetenii puteau s
contacteze oficialitile guvernamentale i foarte puine erau construite pentru discuii interactive,
pentru ntreinerea unui buletin informativ, pentru furnizare de date i informaii.
O metod de simplificare a activitii n administraia public o constituie adoptarea
documentelor electronice. Aceasta presupune realizarea electronic a tuturor documentelor
guvernamentale, completarea on-line, de ctre ceteni i transmiterea lor. Ceteanului i se
permite s completeze un singur formular electronic, informaiile coninute de acesta fiind
2

Alexander J.H., Wired Governement:Information Technology, External Public Organization and Cyberdemocracy
(3) pp. 57-62

10

transmise automat fiecrui departament guvernamental implicat n soluionarea problemei, ntrun mod care este transparent pentru cetean. La crearea documentele electronice, trebuie avut n
vedere i legiferarea semnturii electronice, prin care s se certifice autenticitatea acestora.
Administraia public poate spori eficiena operaiunilor uzuale, zilnice i mbunti
relaiile cu partenerii ei externi (ntreprinderi, instituii economice financiare i diverse alte
administraii publice), prin folosirea schimbului electronic de date (EDI- Electronic Data
Interchange), minimiznd cantitativ tranzaciile olografe i interaciunile umane, precum i
redefinirea datelor, tiprirea i transmiterea documentelor prin pot sau fax. EDI permite
automatizarea mai multor proceduri administrative i a relaiilor comerciale ntre un departament
i diveri parteneri (furnizori, bnci, alte administraii etc.) i conduce la descentralizarea
administraiilor publice. O cerin important a acestui sistem o reprezint securitatea mesajelor
(autentificarea originii, integritatea i cofidenialitatea coninutului etc.).
n cadrul administraiei publice, pentru o transparen total n achiziionarea de bunuri,
se impune realizarea de licitai electronice. Comisia European ncurajeaz proiectele pilot care
pun n valoare schimbul electronic. ara noastr a demarat o serie de proiecte privind licitaiile
electronice stipulnd chiar obligativitatea pentru unitile bugetare de a face achiziii prin licitaii
de acest fel.
n ultima vreme este avut n vedere i conceptul de Guvernare On-line, care are ca
obiectiv utilizarea Tehnologiei informaional i de comunicaii n aciunile administraiilor
publice. Sistemul a fost proiectat ca urmare a hotrrii Conferinei G7 (SUA, Anglia, Frana,
Germania, Italia, Canada, Japonia), din februarie 1995 de la Bruxelles.
Obiectivele guvernrii on-line:

mbuntirea cunoaterii sistemului de guvernare. Acest aspect se

refer la furnizarea de informaii despre sistemul de guvernare, administraie,


drepturi individuale etc. Furnizarea informaiilor se poate face att prin mijloace
electronice (Internet, reele civice etc.) ct i nonelectronice (ziare, lucrri tiprite,
postere etc.).

Crearea informaiilor disponibile livrabile, prin punerea la

dispoziia actorilor implicai, a bazelor de date, a paginilor web i a site-urilor


guvernamentale i municipale. Informaiile pot fi disponibile la cerere sau n
cazul informaiilor transmise ca anunuri, directive etc. adresate cetenilor;
11

Facilitarea feedback-ului. Canalele feedback pot fi furnizate ctre

un individ (un parlamentar, un funcionar) sau un departament al administraiei.


Canalele trebuie s includ e-mail i telefon nlesnind legtura ntre ceteni i
administraie.

Facilitarea activitii grupurilor de discuii. Acest tip de activiti

permite participarea la procesul de guvernare i administrare i implic discuii i


negocieri on-line a diverselor pturi ale societii nlesnind astfel, impunerea
democraiei participative n care cetenii au dreptul s vorbeasc i s fie auzii.
Aadar, guvernarea electronic este una dintre manifestrile importante ale societii
informaionale, deoarece implic instituii ale statului, organizaii publice i private i, mai ales,
ceteanul, pe care l transform n e-cetean, implicat direct, concret i constructiv n toate
domeniile vieii politice, sociale, culturale, ceteneti i morale.
n condiiile n care Romnia urmrete aderarea la UE, trebuie avute n vedere i
orientrile pe plan european. n acest sens, au fost elaborate o serie de programe pentru
mbuntirea activitii din administraia public, programe care iau n seam i rile ce
urmeaz s adere la CE. Astfel, programele IDA (Interchange of Data between Administrations Schimb de date ntre administraii) se axeaz pe aciuni care s asigure beneficii directe
organizaiilor la nivel european. Iniiativa principal este crearea unui portal comun pentru
administraia UE. Romnia este semnatar a Planului de aciuni e-Europe i particip la
programele comunitare IST (Information Society Program) i e-Content. Programul IST vizeaz
promovarea inovaiei i competitivitii, ca elemente indispensabile ale mediului de afaceri din
Europa, n beneficiul cetenilor. Acest program conine i proiectul ISIS (Iniiativa Societii
Informaionale pentru Europa de Sud-Est), care are ca obiectiv asigurarea colaborrii regionale n
probleme ce vizeaz impactul noilor tehnologii asupra eficienei i transparenei la nivelul
administraiilor publice.
Programul e-Content a fost lansat de UE cu scopul de a sprijini dezvoltarea continentului
digital european n reele globale i de a promova diversitatea lingvistic n societatea
informaional att n rile membre ct i n rile candidate.

12

5.EFECTELE INFORMATIZRII SOCIETII

Cele mai importante efecte ale informatizrii constau n:

Reducerea efortului fizic, inclusiv n prelucrarea manual a datelor;

Diminuarea efortului intelectual solicitat de diversele operaii

informaionale;

Reducerea, prin automatizarea activitilor, a timpului de prelucrare

a datelor i de transmitere a informaiilor;

Creterea

performanelor

prin

mbuntirea

calitii

productivitii prelucrrii informaiei (exactitate, vitez de regsire, capacitate


ridicat de stocare);

Scderea, pe termen lung, a costului proceselor de analiz i

decizie;

Posibilitatea comunicrii i informrii on-line, independent de

distanele geografice, cu avantaje evidente asupra tuturor domeniilor de activitate


(tiin, educaie, cultur, management, marketing, producie, comer).
Impactul tehnologiei avansate din sectorul administrativ asupra centralizrii procesului
decizional este variabil. Cheia este flexibilitatea tehnologiei informaiei. Aceleai sisteme care
ngduie managerilor din poziii nalte s se amestece n operaiunile de la nivele ierarhice
inferioare dau stagiarilor capacitatea de a asambla date si de a lua decizii. Observm c
tehnologia avansat implic un flux mai liber, mai democratic de informaii i n general de
comunicare, ceea ce sugereaz posibilitatea de implicare n procesul decizional organizaional a
unei game mai largi de angajai, situai pe mai multe nivele ierarhice.

13

6.CONCLUZII

Administraia public trebuie s ia msurile pentru asigurarea cadrului optim de


desfurare a activitilor pentru satisfacerea cerinelor actorilor implicai. n aceste condiii se
impune:

extinderea i modernizarea infrastructurii informaionale naionale;

dezvoltarea de aplicaii i servicii bazate pe convergena tehnologiilor informaiei,

comunicaiilor cu media, care s permit informatizri omogene i coordonate ale instituiilor


din administraia public central i local;

mbuntirea serviciilor publice i realizarea interaciunii societii civile cu

administraia public prin mijloace electronice adecvate.


Eticheta de tehnologie avansata pentru sectorul adnimistrativ poate fi aplicat
oricrui lucru de la editare de text pan la exoticele sisteme decizionale tip expert.3
Pentru a oferi servicii de bun calitate administraia public ncearc s-i
automatizeze activitile de birou, s introduc n toate unitile calculatoarele. n acest mod se va
putea lucra mult mai uor i mai calitativ. Infochiocurile i Smartcardurile au un rol foarte
important n modernizarea administraiei publice. Cu ajutorul lor oamenii sunt informai n
legtur cu activitile administaiei.
n concluzie informatizarea administraiei publice a adus beneficii i pentru instituii i
pentru ceteni. n primul rnd s-a diminuat timpul de prelucrare a datelor, s-a redus efortul fizic
pentru funcionarii publici i cel mai important au crescut performanele prin mbuntirea
calitii i productivitii prelucrrii informaiilor. Pe partea cealalt cetenii nu mai trebuie s
stea la cozi interminabile pentru a fi informai i pentru a putea gsi soluii la anumite probleme,
care nu necesit neaprat ajutorul funcionarilor publici.

Gary, J., Comportament organizaional, nelegerea i conducerea oamenilor n procesul muncii, ed.Ecomomic
Iai, 1998,p.nr.514

14

7.BIBLIOGRAFIE

1. Alexander, J.H., Wired Gouvernement: Information Tehnology, External Public


Organization and Cyberdemocracy;
2. Filip, M. i Grama, A., Informatizarea Administraiei Publice, Bazele Informaticii,
ed. Sedcom Libris, Iai, 2003;
3. Filip, M., Grama, C.V. i Homogeanu, D., Tehnologii Informaionale pentru
Administraia Publica, ed. Sedcom Libris, Iai, 2005;
4. Jitaru, C.I., Jitaru, M.C., Autoritile publice naionale i integrarea Romniei n
structurile euro-atlantice organizarea, atribuiile, funcionarea i conducerea
activitii-, ed.Economic, Bucureti, 2005;
5. Johns, G., Comportament organizaional, nelegerea i conducerea oamenilor n
procesul muncii, treducere: Ursachi, I., ed. Economic, Bucureti, 1998;
6. Manda, C., tiina Administraiei, curs universitar, ed.Lumina Lex, Bucureti, 2004.

15