INTRODUCERE

FUNCIILE NTREPRINDERII
2
PLANIFICAREA RESURSELOR NTREPRINDERII (ERP - ENTERPRI RESOURCE PLANNING). DEFINIII.
5
NECESITATEA EXISTENEI SISTEMELOR ERP
6
EVOLUIA SISTEMELOR ERP
7
FUNCIONALITI ALE UNUI SISTEM ERP 10
AVANTAJELE I DEZAVANTAJELE SISTEMELOR ERP 10
MOTIVAIA IMPLEMENTRII DE SISTEME ERP
12
DURATA IMPLEMENTREA UNUI ERP
13
COSTUL UNUI SISTEM ERP
13
PROBLEME NTMPINATE N LIPSA UTILIZRII UNUI SISTEM ERP
15
FURNIZORI ERP N ROMNIA I PRODUSELE OFERITE
16
BIBLIOGRAFIE
22

Introducere
Funciile ntreprinderii
Funcia reprezint ansamblul activitilor omogene sau complementare orientate spre
realizarea obiectivelor generale precis stabilite, rezultate din obiectivele fundamentale ale
organizaiei. Astfel, functia reprezinta un ansamblul de activitati realizate de unul sau mai
multi angajati prin utilizarea unor metode, tehnici si instrumente specifice, in vederea
indeplinirii unor obiective prestabilite.
ntreprinderea reprezint o verig de baz a economiei n care are loc:
producerea unor bunuri,
executarea unor lucruri sau
prestarea unor servicii conform cerinelor pieei.
n ceea ce priveste abordarea ntreprinderilor pe functii specializate, literatura de
specialitate ne pune la dispoziie diverse variante fr a se propune o standardizare i fr ca
cineva s poat considera c o abordare este mai corect dect alta. Aspectul pragmatic rezid
din dorina de a realiza ulterior o organigram eficient, prin urmare, bazele structurii
organizatorice funcionale pleac de la urmtoarea abordare a funciilor (fig. 1):
funcia comercial,
funcia economic (financiar-contabil),
funcia de producie,
funcia resurse umane (personal),
funcia de cercetare dezvoltare.

Fig. 1: Funciile ntreprinderii.

Gruparea activitilor pe funcii se face pe baza unor criterii:
omogenitate: activiti de aceeai natur sau care necesit aceeai pregtire
profesional;
complementaritate: activiti ce se completeaz reciproc;
convergen: activiti ce contribuie la atingerea acelorai obiective.
Funcia comercial cuprinde activitile prin care sunt puse la dispoziia clienilor
serviciile organizaiei, precum i activitile legate de procurarea materialelor i mijloacelor
de munc. Principalele activiti din cadrul acestei funciuni sunt:
marketing studierea pieei interne i externe, cunoaterea comportamentului
consumatorilor, ncheierea contractelor;
Planificarea resurselor firmei
Logistic industrial
Introducere

aprovizionare reunete atribuiile care asigur procurarea materialelor,

combustibilului i echipamentelor necesare serviciului. Realizeaz depozitarea lor
i gestiunea stocurilor;
desfacere asigur expedierea unor produse ctre clieni. Este nevoie de un sistem
de transport extern organizaiei. Marile companii de servicii trebuie s-i creeze
sisteme de livrare dar cele mai multe organizaii realizeaz vnzarea simultan cu
prestarea serviciului.
Funcia economic (financiar-contabil) cuprinde activitile prin care se asigur
gestiunea resurselor financiare i materiale necesare atingerii obiectivelor, precum i evidena
valoric a ntregului patrimoniu. Principalele activiti incluse n funciunea financiarcontabil sunt:
finanarea ansamblul proceselor prin care se determin i se obin resursele
financiare necesare atingerii obiectivelor stabilite;
contabilitatea reunete procesele prin care se nregistreaz i se evideniaz
valoric resursele materiale i financiare. Calitatea evidenei contabile, care conine
un important volum de informaii, constituie un element cheie ce condiioneaz
eficacitatea procesului de management;
auditul financiar ansamblul proceselor prin care se verific respectarea normelor
de pstrare i utilizare a valorilor materiale. Scopul este prevenirea, descoperirea i
recuperarea pagubelor.
Funcia de producie i prestare servicii cuprinde activitile prin care se realizeaz
serviciile, dintre care amintim:
programarea, lansarea i urmrirea produciei i serviciilor se determin
serviciile ce trebuie realizate, se comunic executanilor, se verific realizrile;
servirea - executarea produciei i serviciilor conform cerinelor de calitate i
termenelor stabilite. Serviciul trebuie s se desfoare cu reducerea consumurilor
specifice de materiale, ritmic, s urmreasc sporirea productivitii muncii;
controlul pe fazele procesului de servire;
mentenana (ntreinerea i reparaia echipamentelor) se menin echipamentele n
stare de funcionare normal, prin prentmpinarea efectelor uzurii fizice;
suportul intern se asigur din surse interne echipamentele, energia i apa,
necesare serviciului.
Funcia resurse umane (personal). Prin activitatea de personal se asigur resursele
umane necesare serviciilor, utilizarea, dezvoltarea i meninerea acestora. n unele servicii
ponderea manoperei este foarte mare. Unele activiti de personal se desfoar, n mare
msur, de ctre manageri.
Tipuri de activiti:
gestiunea personalului efectueaz selectarea, ncadrarea, evidena, promovarea,
pensionarea i transferul personalului;
instruirea contribuie la orientarea profesional i reciclarea personalului;
salarizarea pontarea i calculul salariului;
igiena muncii protecia muncii i protecia fa de mbolnviri profesionale;
sociale cree, aciuni culturale, locuine.
Funcia de cercetare - dezvoltare cuprinde activitile prin care se studiaz, se concepe,
se elaboreaz i se realizeaz viitorul cadru operaional i organizatoric al organizaiei. Asfel,
se deosebesc urmtoarele activiti principale:
cercetarea tiinific (concepia tiinific);
Planificarea resurselor firmei
Logistic industrial
Introducere

 ingineria tehnologic (concepia tehnic);

dezvoltarea organizaiei (investiii i construcii).
Definirea activitatilor desfasurate de o ntreprindere se poate identifica conform schemei
prezentate n figura 3.
1. Planificarea strategic
Planificarea misiunii

Previziunea afacerii
Alocarea resurselor

Analiza de pia
Controlul i planificarea
costurilor
Planificarea resurselor umane
Estimarea costurilor de
producie
3. Clieni

Cercetarea de pia
Managementul calitii

2. Planificarea tactic
Planificarea materialelor i
materiilor prime
Planificarea sistemului
informatic
Managementul garaniei
4. Planificarea i controlul
comenzilor
Validarea comenzilor

Politica de validare operaional

Planificarea calitii

Controlul debitelor
Controlul comenzilor

Informaii despre clieni

Anularea comenzilor

Serviciul de comenzi pentru

clieni
5. mpachetare
Planificarea produciei necesare

Controlul financiar al debitelor

clienilor
6. Transport
Planificarea resurselor necesare

Controlul creditelor

Planificarea modernizrii
mijloacelor de producie
Planificarea controlului tehnic
de calitate
Controlul proceselor n
desfurare
Controlul i planificarea
fluxurilor materiale
Raportarea rebuturilor
Raportare prezen

Planificarea mijloacelor fixe

Fia postului
Planificarea i investirea
fondului de pensii
Evaluarea furnizorilor

Raportare
11. Aprovizionare

Autorizare orelor suplimentare

Planificarea aprovizionrii

Alegerea furnizorilor

Recepie i inspecie

Planificarea stocurilor
14. Controlul i managementul
metodelor de evaluare

Contabilitatea stocurilor

Controlul stocurilor

Serviciul de comenzi rapide

Planificarea stocurilor
Planificarea comenzilor i
livrrilor
Planificarea procesului de
asamblare
Planificarea activitii de
producie
Controlul statistic al procesului
Raportarea produciei
Salarizare

Planificarea procesului de
reorganizare
Informaii despre produse
Analiza comenzilor

8. Recuperare i reclamare
defecte
Raportarea activitii de
producie
Controlul tehnic de calitate
10. Resurse umane
Securitate

Alocarea resurselor umane

Planificarea inginerie
concurente
Facturare

7. Planificarea produciei
Achiziia materialelor i
materiilor prime
Planificarea procesului de
producie
9. Managementul activitii de
producie
Controlul i monitorizarea
procesului de producie
Controlul i managementul
informaiilor despre produs
Training i certificare
Depistarea performanelor
posturilor
Calitatea vieii
Identificarea furnizorilor
12. Controlul i managementul
stocurilor
13. Teste de conformitate

Fig. 3: Activitile desfurate de o ntreprindere.

Planificarea resurselor firmei

Logistic industrial
Introducere

Fig. 4: Modelul ISO pentru ntreprinderi.

Planificarea resurselor ntreprinderii (ERP - Enterpri Resource

Planning). Definiii.
Definiia 1: Sistemul de planificare a resurselor ntreprinderii (abreviat ERP - Enterprise
Resource Planning, n limba englez) este instrumentul software care faciliteaz integrarea
tuturor informaiilor dintr-o organizaie ntr-o platform unic. Scopul ERP este s asigure
transparena datelor n cadrul unei organizaii i s faciliteze accesul la orice tip de informaie
util n desfurarea activitii.
Definiia 2: Un sistem ERP este o aplicaie multi-modular care integreaz procesele
economice i optimizeaz resursele disponibile ale ntreprinderii
Definiia 3: ERP reprezint un set de sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate
pentru prelucrarea tranzaciilor i facilitarea integrrii tuturor proceselor, din faza planificrii
proceselor, dezvoltrii produciei, pn la relaiile cu furnizorii, clienii sau ali parteneri
de afaceri. ERP este considerat expresia cea mai fidel a interdependenei dintre economic i
tehnologia informaiei.
Definiia 4: Planificarea resurselor ntreprinderii (Enterprise Resource Planning - ERP)
reprezint un cadru pentru organizarea, definirea, i standardizarea proceselor de afaceri
necesare pentru planificarea i controlul eficient al organizaiei, astfel nct organizaia s
poat utiliza cunotinele sale interne n vederea obinerii unor avantaje externe. (definiie
conform dicionarului APICS)
Definiia 5: Sisteme le ERP sunt sisteme software pentru managementul afacerii, care
ncorporeaz module ce sprijin ariile funcionale ale afacerii, precum planificarea,
producia, vnzri, marketing, distribuie, contabilitate, financiar, managementul resurselor
umane, managementul proiectului, managementul inventarului, service i mentenan,
transport i afaceri e lectronice (e -business)[8].
Definiia 6: ERP este, la baz, un concept legat de managementul ntreprinderii care vizeaz
eficientizarea prin planificarea adecvat a resurselor, urmrire i replanificare.

Necesitatea existenei sistemelor ERP

Un sistem ERP (Enteprise Resource Planning) este o soluie software din seria
aplicaiilor economice, multi-modular, care integreaz toate procesele economice ale
ntreprinderii cu scopul optimizarii i creterii eficienei acesteia. Un ERP contribuie
decisiv la gestiunea afacerii, ajut n structurarea deciziilor de management prin furnizarea de
rapoarte cu un grad foarte ridicat de acuratee, asigur un timp de rspuns extrem de mic i un
mod de organizare relaional al datelor.
Concurena acerb existent pe pia, implic nevoia unui management rapid i
performant n condiiile n care volumele de date cu care se lucreaz sunt imense i
sistemele clasice par s fie depite, de aceea este nevoie de soluii care s permit extragerea
rapid a cunotinelor necesare n procesul de fundamentare inteligent al deciziilor.
Un sistem ERP este un sistem informatic de gestiune, un instrument software care
faciliteaz integrarea tuturor informaiilor dintr-o ntreprindere ntr-o platform unic. Scopul
ERP este s asigure transparena datelor n cadrul unei organizaii i s faciliteze accesul la
orice tip de informaie util n desfurarea activitii.
Planificarea resurselor firmei
Logistic industrial
Introducere

Programele pentru planificarea resurselor ntreprinderii, sau ERP, sunt concepute pentru a
fi nucleul unei ntreprinderi, tind s integreze toate departamentele i funciile unei companii
ntr-un singur sistem informatic ce poate servi tuturor necesitilor particulare ale oricrui
departament.
Proiectarea unui singur produs informatic care s rspund necesitilor att personalului
din departamentul financiar, ct si a celor de la resurse umane sau a celor de la producie nu
este deloc uoar, deoarece fiecare departament are propriile lui sisteme informatice
specializate i optimizate pentru nevoile particulare proprii. ns ERP le combin pe toate
acestea ntr-un singur program informatic conectat la o baz de date comun, astfel nct
comunicarea interdepartamental este mult mai facil.
Exemplu: n cazul n care este implementat corect, un ERP, prin abordarea sa integrat,
poate aduce beneficii deosebite companiei respective. Pentru a ilustra utilitatea deosebit a
programelor ERP se prezint o situaie care ilustreaz ceea ce se ntmpl n lipsa ERP
comparativ cu situaia existenei implementrii acestuia. De exemplu, n mod clasic, comanda
unui client, chiar si n cazul n care este primit electronic, va trece din Inbox n Inbox pe la
mai multe birouri, acest lucru genernd ntrzieri n prelucrare sau chiar si rtciri ale
acesteia. De asemenea, nici un angajat din companie nu poate spune cu adevrat care este
stadiul respectivei comenzi la un anumit moment, deoarece cei de la departamentul financiar
nu au cum s intre in sistemul informatic al celor de la depozit, de exemplu, si nici invers nu
este posibil. Sistemul ERP nlocuieste vechile programe informatice de la depozit, producie,
financiar, resurse umane cu un singur sistem integrat, divizat n mai multe module ce
aproximeaz funcionalitile vechilor programe. Fiecare departament lucreaz cu propriile
lui programe, numai c diferena este c acestea sunt conectate ntre ele, fcnd posibil de
exemplu ca cei de la financiar s interogheze sistemul de la depozit pentru a vedea dac
o comand a fost onorat sau nu.
La nceputul anilor 90, sistemele ERP aveau o construcie monolitic, dar ntre timp
productorii acestora le-au fcut din ce n ce mai flexibile si mai modularizabile, fiind posibil
pentru o anumit companie s instaleze de exemplu doar modulele pentru financiar si
pentru resurse umane si s lase restul departamentelor pentru mai trziu. Scopul declarat al
sistemelor ERP este de a mbunti activitile corespunztoare etapei dintre obinerea unei
comenzi de la un client si emiterea facturii pentru acea comand precum i plata ei, etap
cunoscut sub numele de fulfillment process. Din acest motiv, ERP se mai numete
i back-office software. n general, nu exist preocupri legate de partea de vnzare a
produselor, (dei exist mai muli furnizori de ERP care au dezvoltat module de CRM Customer Relationship Management pentru acest lucru), ci de optimizarea traseului unei
comenzi primite de la client pn cnd aceasta va fi onorat. Atunci cnd un reprezentant al
serviciului de relaii cu clienii introduce comanda n sistemul informatic, el va avea n
acest fel acces la toate informaiile necesare i anume:
suma maxim cu care poate fi creditat clientul, informaie ce poate fi preluat
de la departamentul financiar;
istoricul comenzilor pentru respectivul client, tot de la departamentul financiar;
nivelul stocurilor, de la depozitul firmei;
posibilitile de transport, de la modulul de logistic.
n cazul n care este bine implementat, un sistem ERP poate reduce considerabil costurile
companiei i poate accelera procesul transformrii unei comenzi primite de la un client ntr-o
factur corespunztoare. Comunicaiile ntre departamentele companiei sunt mult
mbuntite.
Sistemul acopera toate segmentele din activitatea unei afaceri (fig. 5):
Planificarea resurselor firmei
Logistic industrial
Introducere

 gestiunea achiziiilor
gestiunea stocurilor (cu mecanisme avansate de previzionare a acestora)
planificarea produciei (de la sisteme simple de microproducie pn la sisteme
avansate de lansare a produciei in baza comenzilor)
gestiunea clienilor i furnizorilor (cu urmrirea fluxurilor cerere de ofert, ofert,
factur proform, comand, livrare, decontare)
gestiune financiar i contabilitate
gestiunea centrelor de profit sau de cost, resurse umane, parc auto, etc.

Fig. 5: Segmentele activitii unei afaceri.

Evoluia sistemelor ERP

Istoria sistemelor ERP (fig. 6) dateaz din anii 1960 cnd acest tip de aplicaie software
era folosit cu preponderen pentru asistarea procesului de producie. Primul produs de acest
tip a fost MRP (Material Resource Planning) [1]. Dei utile in activitatea de producie,
aceste aplicaii nu ii extindeau functionalitile i spre alte zone de interes pentru o
ntreprindere, precum contabilitate, resurse umane, vnzri.
ncepnd cu anii 90 sistemele ERP au nceput s ia forma aplicaiilor actuale. Dei dup
apariia MRP funcionalitile acestui tip de programe au inceput s se extind, ERP-ul actual
a luat fiin n momentul n care informaiile au putut fi centralizate ntr-o platform comun
i funcionalitile sale au fost integrate [2].
Astzi, sistemele ERP fac un nou pas in dezvoltarea lor prin utilizarea internetului pentru
eficientizarea funcionalitilor. Clienii de la mii de kilometri distant pot avea acces la
stadiul propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare prin integrarea facilitilor
ERP cu aplicaiile WEB.
Evoluia sistemelor ERP poate fi sintetizat n cinci etape situate din puct de vedere
cronologic la distan de o decad.
1960 - Inventory Management & Control. Controlul i managementul depozitului este
combinaia ntre tehnologia informaiei i procesele business de meninere a stocului ideal
ntr-un depozit. Activitile managementului depozitului cuprind: identificarea necesitilor
depozitului, setare de obiective, furnizarea de opiuni si tehnici de mbuntire,
Planificarea resurselor firmei
Logistic industrial
Introducere

monitorizarea uzurii echipamentelor, meninerea balanelor depozitului, evaluarea strii

depozitului etc.
1970 - Material Requirement Planning (MRP). Planificarea necesarului de material sau
de producie (Materials Requirement Planning - MRP) utilizeaza aplica ii software pentru
programarea proceselor de producie. MRP genereaz programri ale opera iilor i
cumprrii de material brut, pe baza necesita ii de produc ie pentru realizarea obiectivele
propuse; MRP realizeaz structura sistemelor de produc ie, nivelul actual ale depozitelor si
proceduri de identificare a lotului.

Fig. 6: Evoluia sistemelor ERP

1980 - Manufacturing Requirements Planning (MRP II). Planificarea necesarului de
fabricare (MRP) utilizeaz aplicaii software pentru coordonarea proceselor de fabricare, de
la planificarea produsului, cumprarea de pr i componente, realizarea inventarului, pn la
distribuia produsului finit.
1990 - Enterprise Resource Planning (ERP). ERP folosete aplicaii software multimodulare pentru mbuntirea performanelor procesului business. Sistemele ERP de cele
mai multe ori integreaz activit i business din departamente ca: planificarea produsului,
cumprare de componente, inventar, distribu ia produsului, indeplinirea obiectivelor,
monitorizarea comenzilor. Sistemele software ERP mai pot con ine module de aplica ie
pentru marketing, finane, contabilitate sau resurse umane.
2000 Extended Enterprise Resource Planning (Extended ERP). Utilizarea internetului
pentru eficientizarea funcionalitilor.
Conceptul care st la baza sistemelor ERP este prezentat n figura 7.

Planificarea resurselor firmei

Logistic industrial
Introducere

Fig. 7. Conceptul sistemelor ERP [8]

Sistemele ERP (Enterprise Ressource Planning) sunt sisteme informatice pentru
management, destinate gestiunii si controlului activitii la nivelul ntregii companii. De
asemenea, prin stabilirea de legturi ntre sistemul de gestiune de la nivelul companiei cu alte
sisteme de gestiune de la nivelul furnizorilor de produse i de servicii, putem vorbi de sisteme
denumite Supply Chain Management (SCM), iar prin stabilirea de legturi ntre sistemul de
gestiune al companiei i clienii individuali sau cu alte sisteme de gestiune ale clienilor
putem vorbi de sisteme denumite Customer Relationship Management (CRM) sisteme
pentru gestiunea relaiilor cu clienii. n figura 8 este prezentat schema unui sistem de
gestiune integrat.

SCM (Supply Chain Management manangementul lanului de aprovizionare/distribu ie)

ERP (Enterprise Resource Planning planificarea resurselor ntreprinderii)
CRM (Customer Relationship Management managementul relaiilor cu clienii)

Fig. 8. Sistem de gestiune integrat.

Funcionaliti ale unui sistem ERP

Sistemele ERP, sunt programe modulare (fig. 9), fiecare arie de activitate a companiei
fiind acoperit de ctre o aplicaie specific. Modulele unui sistem ERP funcioneaz integrat
utiliznd o baz de date comun, sau pot funciona independent. Astfel, ele acoper:
Producie: planificarea i urmrirea produciei;
Gestiune: evidena stocurilor, a furnizorilor, a plilor i ncasrilor;
Vnzri: optimizarea activitiilor de vnzare, distribuie i facturare;
Salarii: calculul salariilor i managementul informaiilor referitoare la personal;

Planificarea resurselor firmei

Logistic industrial
Introducere

Fig. 9: Principalele module ale unui sistem ERP.

Contabilitate: evidena contabil;
FRM (Finance Resource Management): evidena financiar;
Imobilizari: evidena mijloacelor fixe i calculul amortizrii;
HRM (Human Resource Management): managementul resurselor umane;
CRM (Customer Relationship Management): managementul relaiilor cu clienii;
SCM (Supply Chain Management): manangementul lanului de aprovizionare;
BI (Business Intelligence): rapoarte, analize, prognoze.
Pentru majoritatea companiilor, realizarea unei creteri profitabile n contextul actual de
afaceri nu este un lucru simplu. Se confrunt cu o serie de provocri precum concurena
global, consolidarea de pia, deficitul de specialiti, noi reglementri legislative i ateptri
mai mari din partea clienilor. Pentru a rspunde acestora, trebuie s aib capacitatea de a
reaciona i de a-i transforma activitatea rapid, eficient din punctul de vedere al
costurilor, fr a sacrifica profitabilitatea, transparena sau controlul intern.

Avantajele i dezavantajele sistemelor ERP

ERP este un sistem vast de planificare a resurselor companiei cu func ionalit i
suplimentare extrem de evoluate i de performante. Prin achiziia unui ERP, investii n
instrumente inovatoare, uor de folosit, adoptai tehnici de afaceri moderne i mbunti i
randamentul organizaiei.
Principalele avantaje ale implementrii unui sistem ERP constau n [8]:
acces la informaii sigure (organizeaz procesele i activitile de afaceri punnd la
dispoziie informaii rapide, concrete i concise) - soluia ERP stocheaz toate informaiile
privind activitile ntreprinderii ntr-o baz de date comun, oferind informaii precise i
sigure i rapoarte mbuntite. Astfel, angajaii din fiecare departament au acces la
aceleai informaii, pe care le pot vizualiza i/sau modifica n caz de necesitate.
Atunci cnd un departament finalizeaz activitatea la o anumit comand, aceasta este
automat direcionat de ctre ERP spre urmtorul departament;
Planificarea resurselor firmei
Logistic industrial
Introducere

10

evitarea redundanei datelor i operaiilor - se elimin necesitatea introducerilor multiple

de date, ntruct toate modulele sistemului ERP acceseaz informaiile din baza de date
central; de exemplu, odat ce o tranzacie de vnzare este nregistrat n aplicaie, aceasta
devine accesibil tuturor modulelor sistemului;
reducerea considerabil a timpului de procesare a unei comenzi - avnd n vedere c
parcurgerea traseului se face n mod automatizat, este evident c timpul este mult
diminuat. Astfel, poate fi cunoscut n fiecare moment stadiul n care a ajuns o
comand. Pentru aceasta, este suficient s te conectezi la sistemul ERP pentru a vedea
la ce departament a ajuns respectiva comand;
reducerea costurilor - Timpul nseamn bani, iar soluia ERP permite economisirea
resurselor de timp prin oferirea unui control mai bun asupra tuturor deciziilor
organizaionale;
grad ridicat de adaptabilitate - soluia ERP poate fi restructurat i adaptat cu uurin
dac ntreprinderea aduce modificri proceselor sale de afaceri. Astfel, soluia ERP are
abilitatea de a se adapta rapid la schimbrile permanente ale mediului comercial cu
ntreruperi minime ale activitilor companiei;
flexibilitate - sistemele ERP sunt proiectate ntro manier structurat i modular, coninnd
module de baz ale aplicaiei i o serie de module suplimentare (de tip add-on), care pot fi
adugate n funcie de necesitile organizaiei. Ofera o interfa de utilizare modern care
va crete productivitatea prin scutirea timpului de lucru aferent operrii;
mentenan mbuntit - relaia dintre furnizorul sistemului ERP i ntreprinderea care
adopt soluia nu se ncheie odat cu achiziia i implementarea sistemului n organizaie;
furn zorul soluiei ERP va asigura ntreprinderii asisten pe termen lung;
extindere - soluiile ERP pot fi integrate cu alte aplicaii importante, cum sunt
Managementul relaiei cu clienii (CRM) sau Managementul lanului de furnizare (SCM);
Informatia va fi prezentata intr-un format gata de utilizat, conform necesitatilor
personalului care utilizeaza aplicatia. Solutia ERP inglobeaza de asemenea si scenarii
de business intelligence gata de utilizat. Prin urmare, si aspectele problematice dar si
posibilitatile de dezvoltare vor fi mai usor de identificat si de actionat asupra lor;
comer electronic i afaceri electronice - soluiile ERP pot oferi opiuni pentru comerul pe
Internet.
Folosind aplicaia ERP adecvat, se pot spori performanele companiei:
prin luarea deciziilor manageriale pe baze unor informatii inteligente oferite in timp
real;
comunicarea ntre companie i clieni va deveni mai rapid i mai eficient;
se gestioneaz mai simplu structuri complexe, canale de pia i scenarii de afaceri;
se uniformizeaz procesele i tranzaciile de afaceri;
se optimizeaz resursele i activele cu adevrat valoroase ale companiei;
se accelereaz timpul de comercializare i timpul de valorificare;
se mbuntesc serviciile oferite angajailor i clienilor, precum i satisfacia acestora.
Dei avantajele aduse companiei sunt consistente, n acelai timp i dezavantaje pot fi
chiar mai mari dect avantajele atunci cnd sistemul ERP nu este bine implementat i
mai ales atunci cnd acesta nu este nsoit de schimbri n modul de organizare a
companiei. Principalele dezavantaje pe care le au sistemele ERP sunt urmtoarele [8]:
costul sistemelor ERP poate fi considerabil - cheltuielile pe care le implic adoptarea unei
soluii ERP n organizaie variaz de la mii la milioane de Euro, fapt ce le transform ntr-o
investiie riscant. n plus, cel mai adesea funcionalitile unui sistem ERP nu se muleaz
Planificarea resurselor firmei
Logistic industrial
Introducere

11

perfect pe nevoile specifice ale ntreprinderii, i drept urmare organizaia va trebui s

reproiecteze unele dintre procesele sale de afaceri, ceea ce atrage dup sine alte cheltuieli
semnificative.
consumatoare de timp - adoptarea unei soluii ERP aduce modificri majore ntr-o
organizaie, fiind un proces extrem de complex i care poate conduce chiar la nevoia firmei
de a-i modifica cultura organizaional;
implementarea poate fi dificil i de lung durat dei foarte muli vnztori prezint n
reclame c implementarea se realizeaz n 3-6 luni, de cele mai multe ori timpul real este de
1-3 ani n medie;
implementarea ERP presupune foarte multe schimbri n modul de lucru al
departamentelor companiei.
la nceput poate ncetini considerabil activitatea companiei, deoarece angajaii erau
obinuii cu vechile programe iar noul sistem informatic integrat introduce nu numai noi
programe, dar i schimbri n activitatea acestora;
complexitate - un sistem ERP ncorporeaz foarte multe module. Se pare c sunt puine la
numr companiile care exploateaz toate funciunile soluiei ERP adoptate; mai degrab,
principiul 80/20 se aplic i n domeniul sistemelor ERP, adic 80% dintre organizaiile care
adopt o soluie ERP folosesc doar 20% dintre funciunile acesteia, i nu mai 20% dintre
firme le ca re adopt aceeai soluie exploateaz 80% dintre funciuni. Pentru a reduce acest
dezavantaj, se recomand organizaiei s implemente zedoar acele module a le soluiei ERP
ca re i sunt cu adevrat necesare.
dependena de furnizorul soluiei - relaia dintre furnizor i clientul care adopt soluia
trebuie s rmn extrem de strns i dup finalizarea implementrii, datorit serviciilor de
mentenan, asisten tehnic, upgrade la versiuni mai noi, etc.
Avnd n vedere toate aceste dezavantaje, se poate observa de ce foarte multe implementri
ale sistemelor ERP nu i-au atins scopul pentru c nu este att de important sistemul
informatic, ct schimbrile n modul de lucru al companiei.

Motivaia implementrii de sisteme ERP

Principalele motive pentru care companiile trebuie s instaleze i s implementeze un
sistem ERP sunt:
Integrarea informaiilor financiare. Atunci cnd managerul unei companii
ncearc s descopere performana de ansamblu a ntregii sale companii, el poate
gsi mai multe versiuni ale strii adevrate a firmei.
Integrarea informaiilor despre comenzile de la clieni. Sistemul ERP este
locul unde sunt procesate comenzile de la clieni din momentul n care acestea
sunt primite de ctre serviciul de relaii cu clientii pn n momentul n care
produsele sunt livrate i este emis factura pentru comanda respectiv. Pstrnd
aceste informaii ntr-un singur sistem, poate fi mai uor de urmrit traseul unei
comenzi, stadiul n care ea se afl n orice moment, i de asemenea, pot fi
coordonate mai uor toate departamentele firmei, indiferent de locaia unde se afl.
Standardizarea i creterea vitezei de producie. Sistemele ERP ofer
premizele pentru a standardiza diferitele etape ale procesului de producie,
standardizare ce reduce costurile, mrete viteza i productivitatea sectorului
respectiv.
Planificarea resurselor firmei
Logistic industrial
Introducere

12

 Reduce timpul pierdut prin inventariere. Cunoscndu-se n orice moment

situaia stocurilor, pot fi fcute planuri mult mai precise de livrare a produselor la
clieni i coordonarea mult mai bun a distribuiei acestora.
Standardizeaz informaiile pentru resursele umane. Un sistem ERP aduce
beneficii suplimentare deoarece introduce un sistem unificat de urmrire a
activitii angajailor i de comunicare ntre acetia.

Durata implementrea unui ERP

n general, durata de implementare a unui ERP se situeaz ntre 2-4 luni, dar poate varia n
funcie de mrimea companiei i de gradul n care managementul companiei i utilizatorii
aplicaiei se implic n reuita proiectului.
Totodat, durata implementrii este strns legat de modul n care au fost formulate
cerinele iniiale ale proiectului (ct de corect au fost formulate), precum i de modul n care
acestea sunt implementate. Pentru a minimiza timpul i efortul de implementare, n proiect
trebuie s se implice factorii decizionali din managementul companiei, din toate segmentele
de activitate ale acesteia (vnzri, achiziii, contabilitate, producie, resurse umane, IT, etc).

Costul unui sistem ERP

Achizitia si implementarea unei solutii ERP reprezinta o investitie pe termen lung, asa ca solutia
aleasa de dvs. va avea un impact major asupra viitorului companiei dvs. Costurile implementrii

unui sistem integrat de tip ERP au mai multe componente ce pot varia n funcie de tipul e
ERP ales i de platforma pe care acesta este construit. n principal, aceste costuri se refer la:
aplicaia propriu-zis;
echipamentele hardware ce trebuiesc achiziionate;
numrul de divizii ale companiei care vor fi servite;
numrul de module care vor fi instalate;
munca necesar pentru integrarea sistemelor deja existente;
dorina de schimbare a companiei;
training-ul personalului implicat n utilizarea aplicaiei;
ct de complex se dorete a fi proiectul.
Exist o regul nescris pe care foarte muli specialisti au folosit-o pentru a estima costul
total al implementrii unui ERP i anume nmulirea cu cifra 6 a costului licenei. Acum
civa ani, renumita firma de cercetare MetaGroup Inc. a realizat un studiu de pia pe un
eantion format din 63 de companii de toate felurile i din mai multe industrii, de la companii
mici pn la companii uriae, pentru a descoperi care a fost costul total (TCO - total cost of
ownership) al implementrii sistemului ERP, aici incluznd costul cu echipamentele
hardware, licenele software, serviciile profesionale i costurile interne ale firmei. Costul
mediu rezultat pentru cele 63 de companii participante la studiu a fost de 15 milioane
USD, cel mai mare cost fiind 300 milioane USD, iar cel mai mic cost total fiind de 400.000
USD. Dei este dificil de obinut concluzii din urmrirea unui studiu realizat pe companii
att de diferite, totui este foarte limpede c un sistem ERP nu este deloc ieftin, ba chiar
dimpotriv, preul este destul de mare.
Afar de acestea, la implementarea ERP mai exist i nite costuri ascunse, care sunt
destul de dificil de comensurat i de previzionat. Cercettorii i cei ce implementeaz softuri
Planificarea resurselor firmei
Logistic industrial
Introducere

13

ERP consider c urmtorii factori sunt cel mai adesea rspunztori de subevaluarea
bugetului:
Pregtirea profesional a angajailor. De obicei acesta este cel mai important
factor care este subestimat la crearea bugetului pentru implementarea ERP.
Cheltuielile cu pregtirea sunt foarte mari deoarece aproape ntotdeauna angajaii
trebuie s nvee noi proceduri si noi procese, nu doar s se familiarizeze cu o
nou interfa. Mai mult dect att, companiile ce ofer training nu pot ajuta foarte
mult, deoarece ele sunt specializate n oferirea de suport pentru modul cum
funcioneaz programul software efectiv, nu pentru modul cum se desfsoar
afacerea n fiecare companie. De obicei costul real cu pregtirea depete de
dou-trei ori costul bugetat.
Integrarea i testarea. Crearea i testarea legturilor dintre pachetul ERP i
alte componente software pe care le are implementate compania reprezint de
asemenea unul dintre cele mai subestimate costuri. Crearea legturilor este un
proces destul de anevoios, mai ales atunci cnd componentele soft existente sunt
mai vechi i firma productoare nu mai ofer suport pentru ele sau nu mai exist
pe pia.
Personalizarea. n afar de crearea legturilor ctre componentele existente ale
companiei, mult mai costisitoare i ceva ce trebuie evitat pe ct posibil este
personalizarea nucleului pachetului ERP. Aceasta trebuie ns efectuat atunci
cnd ERP nu acoper unul din procesele companiei, i trebuie adaptat s realizeze
i acest aspect. Totui se recomand evitarea pe ct posibil a acestui lucru,
deoarece pe lng faptul c este foarte costisitoare, personalizarea nucleului
pachetului ERP face mult mai dificil actualizarea atunci cnd este disponibil o
nou versiune a acestuia.
Conversia datelor. Chiar dac este un adevr admis de puine companii, totui
foarte multe din datele stocate n sistemele vechi nu sunt de prea mare actualitate i
relevan. Transformarea lor i mutarea n sistemul client-server cerut de ERP
cost bani i pune destul de multe probleme practice.
Analiza datelor. De multe ori, datele din sistemul ERP trebuie combinate cu
date prelevate din exteriorul companiei pentru realizarea de diverse rapoarte. Este
necesar astfel ca la costul pachetului ERP s fie adugat i costul unor instrumente
de Data Warehouse, mpreun cu costul unor specialisti n forarea datelor.
Remprosptarea zilnic a datelor dintr-un mare depozit de date de la nivelul
ntreprinderii poate fi destul de greoaie, deoarece sistemele ERP nu sunt
optimizate pentru a indica ce date au fost modificate de la o zi la alta.
Plata consultanilor. Implementarea ERP necesit apelarea la servicii de
consultan i training al angajailor ce tind s creasc fr limite. Pentru a preveni
aceasta, la semnarea contractului cu firma ce asigur consultana trebuie stabilite i
date cantitative, reflectat n necesitatea ca un anumit numr dintre angajaii
companiei s fie capabili s promoveze anumite teste la ncheierea perioadei de
pregtire.
nlocuirea angajailor de top. Piaa sistemelor ERP este o pia foarte
concurenial, astfel c pe msur ce implementarea sistemului ERP din
companie este finalizat si n interiorul companiei se formeaz specialiti ERP.
Astfel este foarte posibil ca firme concurente s-i atrag acordndu-le salarii i
bonusuri mai mari dect este pregtit compania mam s le ofere. n cazul n care
nu va putea fi mpiedicat plecarea acestora la firme concurente, atunci vor fi
Planificarea resurselor firmei
Logistic industrial
Introducere

14

pltite sume duble sau triple acelorai oameni ce se ntorc sub form de consultani
sau a altora pe poziii similare.
Activitatea echipelor de implementare nu se termin niciodat. Dei
majoritatea companiilor tind s trateze implementarea sistemului ERP la fel ca pe
un oricare alt proiect, acest lucru nu este valabil. Nu este posibil ca dup ce
pachetele software sunt instalate, fiecare angajat s se rentoarc la treaba pe care
o realiza nainte. Din cauz c cei care au muncit la implementare cunosc fiecare
detaliu al procesului de vnzare mai bine chiar dect cei de la departamentul
vnzri si cunosc mai bine procesul de producie dect cei de la departamentul
operaional, aceste persoane sunt foarte valoroase. Companiile nu-si pot permite
s trimit aceste persoane napoi la activitatea pe care o fceau nainte pentru c
sunt foarte multe lucruri de fcut dup implementarea ERP. Scrierea de rapoarte
pentru a scoate informaii din sistemul ERP va ine echipa ocupat pentru cel puin
nc un an. Din pcate foarte puine companii includ n buget cheltuieli pentru
munca de dup implementarea efectiv a sistemului, astfel c de multe ori se
ajunge la suplimentri de fonduri i de personal, imediat dup ce sistemul a intrat
n exploatare, cu mult nainte ca beneficiile ERP s poat fi adunate.
Asteptarea imediat a beneficiilor. Una dintre cele mai rspndite greeli ale
companiilor este ateptarea faptului ca imediat dup implementarea ERP s fie
vizibile i beneficiile. De fapt, un recent sondaj efectuat de Deloitte a scos n
eviden faptul c mai mult de un sfert din firmele chestionate au suferit scderi
de performan imediat dup implementarea ERP, din cauza nenumratelor
schimbri pe care le presupune acesta. Beneficiile se fac simite abia dup
folosirea pentru o anumit perioad de timp i efectuarea de schimbri n procesul
de producie.

Probleme ntmpinate n lipsa utilizrii unui sistem ERP

Lipsa unui sistem automatizat, cu o baz de date centralizat, care s permit accesul ctre
date i update-ul acestora n timp real poate aduce mari dezavantaje i pierderi pe plan
financiar unei companii. n ceea ce privete departamentul de marketing i vnzri, lipsa unui
sistem ERP poate duce la probleme cum ar fi:
preuri incorecte asociate unor anumite produse ori servicii,
numeroase telefoane ctre client pentru aflarea diferitelor informaii,
ntrzieri n procesarea comenzilor,
greirea datelor de furnizare a comenzilor sau chiar omiterea onorrii unor comenzi.
Toate aceste probleme sunt datorate lipsei unui sistem care s aib central o baz de date,
la care s aib acces toate departamentele (cum ar fi departamentul de vnzri, departamentul
de control al inventarului, departamentul de achiziie, etc.), putnd vizualiza sau modifica
dup caz informaiile n timp real.
Alte probleme probleme sunt cauzate de greeli ale agenilor de vnzare, cum ar fi
greeli n calculul reducerii pentru un anumit client, erori ce pot fi de asemenea eliminate
prin utilizarea unui sistem ERP. Telefoanele sau vizitele agentului de vnzri pot fi aadar
nlocuite de integrarea n modulul de marketing i vnzri a unor funcionaliti de comer
online. Astfel, clientul poate vizualiza produsele disponibile, precum i ofertele de pre
asociate acestora, oferte calculate automat n funcie de cantitatea comandat ori de alte date
obinute din bazele de date relaionate utilizate de sistemul ERP. Comanda poate fi fcut
astfel de ctre client, online, aceasta ajungnd apoi la persoanele responsabile pentru
Planificarea resurselor firmei
Logistic industrial
Introducere

15

vezificarea comenzii, care va fi apoi trimis mai apoi ctre depozit, urmnd ca marfa s fie
livrat, factura emis ctre client i cantitatea de marfa disponibil pe stoc actualizat
automat.
O problem des ntlnit i foarte neplcut care apare n lipsa utilizrii sistemelor de tip
ERP este acceea a incapacitii de a onora o comand la timp. n momentul n care clientul
comand anumite produse, n lipsa unei baze de date centralizate, nu se poate garanta c toate
acele produse exist pe stoc i sunt disponibile pentru a fi livrate la timp clientului. Chiar dac
persoana responsabil de vnzri ia legatura cu o persoan de la depozitul de produse pentru
a afla dac un produs este disponibil, exist mari anse s se strecoare anumite erori care pot
avea ca i consecin imposibilitatea livrrii unei comenzi la timp. Spre exemplu, un produs
cerut se afla n depozit, dar acela a mai fost comandat odata, ns persoana de la depozit fie
nu cunoate acest amnunt fie l-a scpat din vedere; astfel, agentului de vnzri i se va
confirma disponibilitatea produsului, care la rndul su va confirma comanda clientului. n
continuare, vor aprea probleme n momentul onorrii comenzii, cnd se va constata c
produsul nu se mai afl de fapt pe stoc n cantitatea cerut. Acest lucru va avea cu siguran
consecine nefavorabile, clientul fiind bineneles nemulumit de faptul c nu i este onorat la
timp comanda. Aceast problem poate fi uor eliminat n cazul utilizrii unui sistem ERP,
n urma verificrii i acceptrii unei comenzi, produsele comandate fiind automat eliminate
din stocul disponibil, eliminnd astfel crearea oricrei confuzii referitoare la disponibilitatea
i cantitatea de produse aflate pe stoc.
Totodat trebuie inut cont i de faptul c anumite produse, dac sunt aduse n
numr prea mare fa de gradul de cerere al acestora pot ajunge s expire, aducnd
pierderi departamentului de vnzri. Utiliznd ns un sistem de planificare a resurselor, se
poate observa tendina de cerere/vnzare a produselor n timp, deinerea unor astfel de
informaii fcnd posibil determinarea cantitilor optime care ar trebui s existe pe stoc
pentru fiecare produs. Totodat se pot lua msuri pentru a ncuraja vnzarea produselor care
nu sunt att de cerute, ori al cror termen de valabilitate se apropie de data curent, prin
introducerea unor oferte, a unor reduceri de pre pentru achiziionarea acelor produse.

Planificarea resurselor firmei

Logistic industrial
Introducere

16