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Los organigramas y el Manual de Organizacin y Funciones (MOF)

Diana Vsquez Moreano - alej_dian7@hotmail.com
1.
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4.
5.

Introduccin
Qu es el MOF?
Importancia
Elaboracin de un MOF
El Organigrama

Introduccin
Sea una pequeo emprendimiento, una mediana o gran empresa, de hecho que todas sin excepcin
necesitan algn tipo de pauta organizativa. Definir algunas cosas como los valores, la visin y misin, los
cuales son los conceptos esenciales que orientan a la empresa hacia un objetivo; sin embargo, hay algo
tambin importante, sobre todo si hay empleados, nos referimos a los organigramas y al MOF, en este
capitulo tendremos conocimiento de porque es tan importante tener en cuenta estos dos instrumentos en la
empresa, as tambin veremos la relacin que hay entre ellos.
Es muy frecuente encontrar en las pequeas empresas trabajadores que no saben que deben hacer, sobre
todo los que recin ingresan, pasan dos o tres das adivinando cuales son sus roles. Lo anterior se debe a la
falta de organizacin. El trabajador debe conocer desde el ingreso en la compaa tres documentos claves:
las declaraciones estratgicas (visin, misin, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la
empresa y del rea donde va a desempearse y el Manual de Organizacin y Funciones

Qu es el MOF?
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un documento normativo donde se describe las
funciones, objetivos, caractersticas, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en
una organizacin, as tambin un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en
la sociedad.
El MOF proporciona informacin a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y ubicacin
dentro de la estructura general de la organizacin.

Importancia
Facilita el proceso de induccin del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientacin de
las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, as como aplicar
programas de capacitacin.
Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la
estructura orgnica de cada dependencia
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores sobre sus funciones especficas, su
dependencia jerrquica y coordinacin para el cumplimiento de sus funciones.

Elaboracin de un MOF
Primero se creara un equipo tcnico para la elaboracin del MOF
Constitucin del equipo tcnico

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CONSTITUCION DEL
EQUIPO TECNICO
EL JEFE DEL PERSONAL O
EL QUE HAGA A SUS VECES
EL JEFE DE AREA DE
RACIONALIZACION
LOS TRABAJDORES Y SUS
JEFES INMEDIATOS
Entre todos revisan y verifican conclusiones del anlisis de los puestos con respecto a sus actividades y
deberes. Por tanto la elaboracin del MOF suele implicar un esfuerzo comn entre el equipo tcnico, los
trabajadores y sus jefes inmediatos.
El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo:
Es un proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes, cualidades y capacidades que son
fundamentales para una adecuada ocupacin.
Para la elaboracin del perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencia laboral el nivel de formacin
adquirida y las condiciones de trabajo.
1 PASO
Anlisis de Jerarquizacin
Luego de reunir la informacin requerida se revisa la estructura orgnica para determinar la dependencia
jerrquica del puesto y con que unidades orgnicas mantiene una relacin directa de coordinacin.
2 PASO
Anlisis desde los objetivos institucionales
A partir de la informacin recogida e revisara si el anlisis de cargos realizado corresponde realmente al
perfil que la institucin desea y necesita para mejorar el desarrollo de sus funciones: se revisara la conducta
requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.
Es el perfil del trabajador para el puesto?. Si no lo es Cul es el adecuado?
Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?
3 PASO
Elaborar la descripcin del puesto:
Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y especificacin del puesto:
La descripcin del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo as como las
caractersticas importantes y las condiciones de trabajo
La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeo
del puesto.
4 PASO
Revisin del anlisis con los participantes:
El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador
Esta verificacin ayudara si la descripcin realizada es correcta, esta completa y es fcil de
entender para todos los involucrados.
5 PASO
Llenar los formatos del MOF
DESCRIPCION DEL PUESTO
1.1 IDENTIFICACION:
Nombre del puesto
rea al que pertenece
Cargo del jefe directivo

:
:
:

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Nmeros de plazas
:
1.2 FUNCION BASICA
Brindar asistencia tcnica y apoyo al rea de presupuesto.
1.3 FUNCIONES ESPECFICAS
ACTIVIDADES Y TAREAS
Organizar el archivote documentos, fuentes de ingresos y gastos.
Registrar diariamente la informacin de documentos de gastos e ingresos.
Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pagos.
Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios
Corregir e informar oportunamente las deficiencias detectadas.
FACTORES DE EVALUACION
Organizar el archivo de documentos, fuentes, ingresos y gastos.
Registrar diariamente la informacin de documentos de los gastos e ingresos.
Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pago.
Controlar permanentemente la enumeracin secuencial de documentos fuente.
Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios.
1.5 COORDINCION
Unidad de Tesorera
Unidad de Contabilidad
Unidad de Personal
Unidad de Abastecimiento
1.6 SUPERVISION
SUPERVISA A:
No tiene a quien Supervisar
SUPERVISADO POR:
Gerencia
1.7 CONDICIONES DE TRABAJO
Lugar Fsico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de planificacin y presupuesto
ubicada en establecimiento.
Horario de Trabajo:
PERFIL DEL PUESTO
Estudios :
Especialidad:
Experiencia:
Otros estudios :
2.2 COMPETENCIAS
COMPETENCIAS DE TRABAJOS EN EQUIPO

MEDIANO

NIVEL DE RELEVANCIA
ALTO
MUY ALTO

1. Trabajo en equipo
2. Motivacin

COMPETENCIA DE GESTION
1. Gestin por resultados
2.Identifica y propone indicadores de resultados

NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
MUY ALTO

NIVEL DE RELEVANCIA
COMPETENCIAS PERSONALES

MEDIANO

ALTO

MUY ALTO

1. Orientacin al logro
2. Capacidad Autocrtica

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3. Tolerancia al Estrs
4.Manejo de los errores personales
5. Iniciativa
RELACION CON OTROS INSTRUMENTOS DE GESTION
El MOF se elabora a partir del cuadro de asignacin de personal (CAP) y del Reglamento de Organizacin y
Funciones (ROF).No puede haber un MOF que no tenga relacin causal con estos instrumentos.

El Organigrama
El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de
una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la descripcin de las unidades que la integran, su
respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales formales de comunicacin
Por ello la funcionalidad de sta, recae en la buena estructuracin del organigrama, el cual indica la lnea de
autoridad y responsabilidad, as como tambin los canales de comunicacin y supervisin que acoplan las
diversas partes de un componente organizacional. Por tal razn, se especificaran en el presente trabajo,
diversos tpicos que estn referidos al organigrama y su funcin en la organizacin de una empresa, lo que
permitir conocer la correcta elaboracin del mismo, para posteriores ocasiones.
Claro est que el organigrama no va solo, se debe acompaar por el Manual de Organizacin y Funciones
(MOF) la necesidad de esto radica en que no podemos sealar en un pliego todo lo que cada departamento
o seccin debe hacer; es decir, el organigrama te muestra las funciones generales (primarias) de los
departamentos y secciones, mientras que el MOF, las funciones especficas de dichas generales e incluso
los procedimientos ms adecuados y eficientes.
CLASES DE ORGANIGRAMAS
1. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
o Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el
objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como informacin accesible
a personas no especializadas .Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del
modelo y sus relaciones de lneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general
cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.
o Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de determinados aspectos
del comportamiento organizacional, como tambin de cierto tipo de informacin que
presentada en un organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la misma,
tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de
personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones
informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos
instrumentos y sus aplicaciones.
o Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o
formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. As por
ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal cuando el mismo
haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.
o Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta
todava con el instrumento escrito de su aprobacin.
2. POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
o Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado
nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar
hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado
suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

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Ejemplo:

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin.

Ejemplo:

3. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una
organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene anotar que los
organigramas generales e integrales son equivalentes.
Ejemplo:

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las
unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar
al personal y presentar a la organizacin en forma general.

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Ejemplo:

o
o

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero

de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los
nombres de las personas que ocupan las plazas.

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4. POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de

organigramas:
o Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la
parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son
los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de organizacin
recomiendan su empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el

extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que
las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para

ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de
organizaciones con un gran nmero de unidades en la base

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De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un

mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que
aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos.

Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se

ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa
un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo
crculo, es decir el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad. Las

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unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas
estn indicadas por las lneas que unen las figuras.

VENTAJAS
* Obliga a sus autores a aclarar las ideas.
* Puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa mejor de lo
que podra hacerse por medio de una larga descripcin.
* Muestra quien depende de quin.
* Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus partes. Fuertes y
dbiles.
* Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al pblico acerca
de las relaciones de trabajo de la compaa.
* Se utiliza como gua para planear una expansin, al estudiar los cambios que se proponga en la
reorganizacin, al hacer planes de corto y largo plazo, y al formular al plan ideal.
DESVENTAJAS:
* No muestra ms que las relaciones formales.
*Indica que relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones reales.
* No muestra la legin de relaciones informales que existe entre los jefes, que suelen ser numerosas y a
menudo ms importante que las relaciones formales (las relaciones informales pueden ser tales que por
ejemplo, un hombre tenga ms de un superior o que la supervisin no la ejerza al superior, inmediato, sino
de personal Staff del Depto.).
Autores:
Diana Vsquez Moreano
alej_dian7@hotmail.com
Berenice De la Cruz
Lucero Montoya Zevallos
Gustavo Soto Gmez

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