Sunteți pe pagina 1din 16

Avizul de insotire a marfurilor este documentul care insoteste

marfurile pe timpul transportului, daca factura de livrare este


intocmita ulterior.

Avizul de nsoire a mrfii


o formular cu regim special de tiprire, nscriere i numerotare
o tiprit n blocuri de cte 150 file, formate din 50 des seturi , a
cte 3 file n culori diferite (1 albastru, 2 rou, 3 verde)
a) Avizul de insotire a marfii servete la :
o document de nsoire a mrfii pe timpul transportului
o document ce st la baza ntocmirii facturii
o document de primire n gestiunea de stocuri a cumprtorului
sau n gestiunea primitoare din cadrul aceleiai uniti, n cazul
transferului
b) Avizul de insotire a marfii se ntocmete: n 3 exemplare de ctre
unitile care nu au posibilitatea ntocmirii facturii n momentul
livrrii produselor datorit unor condiii cu totul excepionale,
fcndu-se meniunea urmeaz factura.
c) Avizul de insotire a marfii circula :
o * la furnizor
- exemplarul 1 la delegatul clientului pentru semntura de
primire
- la compartimentul desfacere pentru nregistrarea
cantitilor livrate i ntocmirea facturii
o * la cumprtor
- exemplarul 1 la compartimentul aprovizionare pentru
nregistrarea cantitilor aprovizionate
- exemplarul 1 la compartimentul financiar contabil
pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic
a mrfurilor intrate n unitate.
d) Avizul de insotire a marfii se arhiveaz :
o la furnizor:
- la compartimentul desfacere (exemplarul 2)
- la compartimentul financiar contabil (exemplarul 3),
ataat de factur.
o la cumprtor: la compartimentul financiar contabil
(exemplarul 1) ataat de exempl.1 al facturii.

Bon de predare, transfer, restituire


In cazul utilizarii ca bon de predare a produselor finite la depozit
1. Serveste ca:
- document de predare la magazie a produselor finite;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in
contabilitate;
- sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei;
- sursa de date pentru calculul si plata salariilor.
2. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a
produselor, de catre sectie, atelier etc.
Daca operatiunile de predare-primire a produselor nu pot fi suspendate in
timpul inventarierii magaziei de produse finite, comisia de inventariere
trebuie sa inscrie pe documentul respectiv mentiunea "primit in timpul
inventarierii".
3. Circula:
- la magazia de produse finite, semnandu-se de predare de catre sectie
(atelier) si de primire in gestiune de catre gestionar (ambele exemplare);
- la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate,
semnandu-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea inregistrarilor in
contabilitatea sintetica si analitica (exemplarul 1);
- la compartimentul care urmareste realizarea productiei (exemplarul 2).

4. Se arhiveaza:
- la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenta
(exemplarul 1);
- la compartimentul care urmareste realizarea productiei (exemplarul 2).

In cazul utilizarii ca bon de predare a materialelor refolosibile la magazie


1. Serveste ca:
- document de predare la magazie a materialelor refolosibile rezultate din
sectiile de fabricatie principale si auxiliare;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in
contabilitate.
2. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a
materialelor refolosibile de catre sectii, ateliere etc. si se semneaza de seful
sectiei care dispune predarea.
3. Circula:
- la magazia de materiale refolosibile, semnandu-se de predare de catre
delegatul sectiei, atelierului etc. si de primire in gestiune de catre gestionar
(ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenta,
pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica
(exemplarul 1 pentru evidenta materialelor si exemplarul 2 pentru evidenta
costurilor).
4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

In cazul utilizarii ca bon de predare a semifabricatelor la magazie


1. Serveste ca:
- document de predare la magazie sau intre sectii a semifabricatelor rezultate
din productie;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in
contabilitate;
- sursa de date pentru calculul si plata salariilor.
2. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a
semifabricatelor de catre sectie, atelier etc.
Daca operatiunile de predare-primire a semifabricatelor nu pot fi suspendate
in timpul inventarierii magaziei de semifabricate, comisia de inventariere
trebuie sa inscrie pe documentul respectiv mentiunea "primit in timpul
inventarierii".
3. Circula:
- la magazia de semifabricate pentru predarea cantitatilor prevazute,
semnandu-se de predare de catre delegatul sectiei care face predarea si de
primire in gestiune de catre gestionar (ambele exemplare);
- la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate,
semnandu-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea inregistrarilor in
contabilitatea sintetica si analitica (exemplarul 1, direct de la magazie);
- la compartimentul care urmareste realizarea productiei (exemplarul 2).
4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).
In cazul utilizarii ca bon de transfer intre doua gestiuni aflate in incinta
unitatii

1. Serveste ca:
- dispozitie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta in incinta
unitatii;
- document justificativ pentru scadere din gestiunea predatorului si de
incarcare in gestiunea primitorului.
2. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri,
de catre persoana care dispune transferul, care semneaza la rubrica
corespunzatoare. Transferul se efectueaza numai intre gestiuni din incinta
aceleiasi unitati. In cazul gestiunilor dispersate teritorial se intocmeste Aviz
de insotire a marfii (cod 14-3-6A).
3. Circula:
- la magazia predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se
de predare de catre gestionar (ambele exemplare);
- la delegatul magaziei primitoare care semneaza de primire pe exemplarul 1
si retine exemplarul 2;
- la compartimentul financiar-contabil, ambele exemplare, care, dupa
confruntarea lor, stau la baza efectuarii inregistrarilor in evidenta magaziilor.
4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

In cazul utilizarii ca bon de restituire


1. Serveste ca:
- dispozitie de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite
(materiale si semifabricate) de sectiile de fabricatie principale si auxiliare;
- document justificativ de incarcare in gestiunea primitorului;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in

contabilitate.
2. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura restituirii la magazie a
valorilor materiale, de persoana care efectueaza restituirea (sectii, ateliere
etc.) si care semneaza la rubrica corespunzatoare.
Nu se completeaza rubrica "Unitatea".
3. Circula:
- la magazie, pentru primirea cantitatilor restituite, semnandu-se de predare
de catre delegatul sectiei (atelierului etc.) care face restituirea si de primire
de catre gestionar (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea inregistrarilor in
contabilitatea sintetica si analitica (exemplarul 1 pentru evidenta
materialelor, exemplarul 2 pentru evidenta costurilor).
4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).
5. In toate situatiile mentionate, continutul minimal obligatoriu de informatii
al formularului este urmatorul:
- denumirea unitatii;
- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
- predatorul;
- primitorul;
- numarul comenzii/codul produsului;
- numarul curent; denumirea valorilor materiale (inclusiv sortimentul, marca,
profilul, dimensiunea); U/M; cantitatea efectiva; pretul unitar, valoarea;
- data si semnatura predatorului si primitorului.

Fisa de magazie

Formular tipizat fara regim special.


(Cod 14-3-8/c)
Format A4, tiparit pe ambele fete, in foi volante, pe carton.
Serveste ca:
- document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor de valori materiale,
la locul de depozitare;
- document de evidenta a iesirilor de valori materiale pe locurile de consum
(brigazi, obiecte, parti de obiecte etc.);
- document de contabilitate analitica in cadrul metodei operativ-contabile (pe
solduri) utilizata in unitatile de constructii-montaj si din alte ramuri care
executa lucrari de constructii.
Se intocmeste la unitati de constructii-montaj si la alte unitati care executa
lucrari de constructii, intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material
si se completeaza de catre:
- compartimentul financiar-contabil, la deschiderea fisei (datele din antet), la
verificarea inregistrarilor (data si semnatura de control), la sfarsitul fiecarei
luni, cu ocazia stabilirii intrarilor si iesirilor totale de valori materiale,
inclusiv a iesirilor repartizate pe locuri de consum, precum si cu ocazia
evaluarii iesirilor pe locuri de consum. (Totalurile lunare cantitative, inclusiv
valoarea iesirilor pe locuri de consum, se inscriu pe randul liber imediat
urmator al formularului).
In coloana "Data si semnatura de control" semneaza si organul de control
financiar cu ocazia verificarii gestiunii, precum si comisia de inventariere,
cu ocazia inventarierii valorilor materiale (in cazul aplicarii formei
simplificate de intocmire a listelor de inventariere).
- gestionar sau persoana desemnata, care completeaza coloanele privitoare la

intrari, iesiri si stoc, inclusiv iesirile cantitative de valori materiale pe


locurile de consum (brigazi, obiecte, parti de obiecte etc.).
Fisele de magazie cu repartizarea iesirilor se tin la fiecare loc de depozitare a
valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe,
eventual subgrupe sau in ordine alfabetica.
Inregistrarile in fisa de magazie se fac document cu document. Stocul se
poate stabili dupa fiecare operatie inregistrata si obligatoriu zilnic.
Nu circula fiind document de inregistrare.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Vezi si Normele Metodologice 0/06 din 3 martie 1998 la Ordinul nr. 425 din
3 martie 1998 pentru aprobarea Normelor metodologice de intocmire si
utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim
special, privind activitatea financiara si contabila, precum si a modelelor
acestora.

Bon de Consum
1. Serveste ca:

- document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor;

- document justificativ de scadere din gestiune;

- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in


contabilitate.

2. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura lansarii, respectiv eliberarii


materialelor din magazie pentru consum, de compartimentul care efectueaza
lansarea, pe baza programului de productie si a consumurilor normate, sau
de alte compartimente ale unitatii, care solicita materiale pentru a fi
consumate.
Bon de consum se poate intocmi intr-un exemplar in conditiile utilizarii
tehnicii de calcul.
Bon de consum (colectiv), in principiu, se intocmeste pe formulare separate
pentru materialele din cadrul aceluiasi cont de materiale, loc de depozitare si
loc de consum.
In situatia cand materialul solicitat lipseste din depozit, se procedeaza in
felul urmator:

- in cazul intocmirii unui bon de consum se completeaza rubrica cu


denumirea materialului inlocuitor, dupa ce, in prealabil, pe verso
formularului se obtin semnaturile persoanelor autorizate sa aprobe
folosirea altor materiale decat cele prevazute in consumurile normate;
- in cazul intocmirii unui bon de consum (colectiv) se taie cu o linie
denumirea materialului inlocuit si se semneaza de aprobare a
inlocuirii, in dreptul randului respectiv. Dupa inscrierea denumirii
materialului inlocuitor se intocmeste un bon de consum separat,
aplicandu-se un semn distinctiv sau materialul inlocuitor se inscrie pe
un rand liber in cadrul aceluiasi bon de consum.

La intocmirea unui bon de consum, coloanele "Unitatea de masura" si


"Cantitatea necesara" de pe randul 2 se completeaza in cazul cand se solicita
si se elibereaza din magazie materiale cu doua unitati de masura.
Daca operatiunile de predare-primire a materialelor nu pot fi suspendate in
timpul inventarierii magaziei de materiale, comisia de inventariere trebuie sa
inscrie pe documentul respectiv mentiunea "predat in timpul inventarierii".
3. Bonul de Consum Circula:

- la persoanele autorizate sa semneze pentru acordarea vizei de


necesitate (ambele exemplare);
- la persoanele autorizate sa aprobe folosirea altor materiale, in cazul
materialelor inlocuitoare;
- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitatilor prevazute,
semnandu-se de predare de catre gestionar si de primire de catre
delegatul care primeste materialele (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea
inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica (ambele
exemplare).

4. Bonul de Consum se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului Bon de


Consum este urmatorul:

- denumirea unitatii;
- denumirea formularului;
- produs/lucrare (comanda); norma; bucati lansate;
- numarul documentului; data eliberarii (ziua, luna, anul); numarul
comenzii;
- denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul,
dimensiunea); cantitatea necesara; U/M; cantitatea eliberata; pretul
unitar; valoarea;
- data si semnatura gestionarului si a primitorului.

Raportul de gestiune
Raportul de gestiune este documentul pe baza caruia se tine evidenta
stocurilor. El este un instrument foarte bun de control scriptic al stocurilor.
Controlul stocurilor pe baza raportului de gestiune se face prin verificarea
concordantei dintre sumele din actele de intrare si iesire si sumele inscrise in
raport. Pe baza acestor sume se calculeaza soldul stocurilor, adica a
conturilor din clasa 3. Acest sold reprezinta materiile prime si materialele,
produsele finite, marfurile , animalele si pasarile, ambalajele existente in
cadrul intreprinderii.
Astfel intrarile de stocuri pot fi controlate prin raportul de gestiune, pe baza
documentelor justificative de intrare: aviz de insotire a marfii, nota de intrare
receptie, nota de transfer intre gestiuni. Se verifica daca au fost operate toate
intrarile si daca sunt conform cu sumele de pe documente.
Iesirile de stocuri se efectueaza pe baza de aviz de insotire a marfii, pe baza
facturii fiscale, a raportului Z eliberat de casa de marcat, nota de transfer
intre gestiuni. Acestea se consemneaza in raportul de gestiune la rubrica de
iesiri si se verifica concordanta sumele din aceste documente cu cele inscrise
in raport.
Raportul de gestiune se intocmeste in doua exemplare si poate fi periodic
sau zilnic in functie de necesitatile fiecarui operator economic.
Pentru unitatile de vanzare cu amanuntul care folosesc metoda global
valorica, se intocmeste raportul de gestiune de catre gestionari care sunt
obligati inainte de inventariere sa il predea la contabilitate. Potrivit acestei
metode contabilitatea analitica a marfurilor si amabalajelor se tine global
valoric, ata la gestiune cat si la contabilitate. Verificarea corectitudinii
inregistrarilor se face la perioade stabilite de catre fiecare unitate economica.
Soldul raportului de gestiune cu cel din contabilitate este bine de verificat
lunar pentru a se preintampina problemelor si rezolvarea lor cu usurinta.
Daca acestea nu sunt egale atunci se va verifica cu atentie fiecare document
inregistrat in contabilitate si fiecare document inregistrat in raportul de
gestiune.
La inventariere soldurile valorice ale stocurilor se verifica pe baza raportului
de gestiune

REGISTRUL DE CASA (Anexa)


Serveste ca:

document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in


numerar, efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor justificative;

document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa;

document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa.

Se intocmeste in doua exemplare, zilnic, de casierul unitatii sau de alta


persoana imputernicita, pe baza actelor justificative de incasari si plati.
La sfarsitul zilei, randurile neutilizate din formular se bareaza.
Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza, dupa caz, pe primul rand al
Registrului de casa pentru ziua in curs.
Se semneaza de catre casier pentru confirmarea inregistrarii
operatiunilor efectuate si de catre persoana din compartimentul financiarcontabil desemnata pentru primirea exemplarului 2 si a actelor justificative
anexate.
Circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea
exactitatii sumelor inscrise si respectarea dispozitiilor legale privind
efectuarea operatiunilor de casa (exemplarul 2).
Exemplarul 1 ramane la casier.
Se arhiveaza:

la casierie (exemplarul 1);

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

denumirea unitatii;

denumirea si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

numarul curent; numarul actului de casa; numarul anexelor;


explicatii; incasari; plati;

report/sold ziua precedenta;

semnaturi: casier si compartiment financiar-contabil.

Pentru platile prin banca se intocmeste si se transmit catre banca Ordine de


plata. Ordinul de plata reprezinta un instrument de plata de credit care
circula de la unitatea bancara a emitentului catre unitatea bancara a clientului
beneficiar. Ordinul de plata poate fi oricand pana la data executarii, anulat de
catre emitent. De asemenea banca accepta sau refuza Ordinul de plata in
functie de sumele pe care le are emitentul in cont. Compartimentul incasare
plati intocmeste Ordinul de plata in doua exemplare pe care le transmite
bancii. Banca dupa efectuarea platii vizeaza unul din exemplarele Ordinului
de plata

pe care il restituie emitentului anexat la Extrasul de cont.

Compartimentul incasare plati verifica executarea ordinului de catre banca,


confruntand Extrasele de cont cu Ordinele de plata emise, dupa care
contabilizeaza platile astfel efectuate in Registrul de banca.
Incasarile efectuate de catre societate prin Ordine de plata se
determina din Extrasele de cont primite de la banca si de asemenea se
contabilizeaza pe baza acestora. Daca apar nelamuriri, Compartimentul
incasare plati poate solicita platitorului o copie dupa Ordinul de plata prin
care acesta a efectuat plata.
Sumele platite de catre unitate din contul de la banca se regasesc in extrasul
de cont pe coloana debit iar incasarile efectuate prin contul de la banca se
regasesc pe coloana credit.2.2.4 Contabilitatea mijloacelor fixe.

Evidenta

operativa

contabilitatii

mijloacelor

fixe

impune

consemnarea completa si la timp a tuturor operatiunilor privind miscarea


mijloacelor fixe.
Intrarile de mijloace fixe care nu necesita montaj si nici probe tehnologice si
care sunt date in folosinta in momentul receptionarii lor de la furnizor sunt
consemnate in Procesul verbal de receptie. Acesta se emite pe baza
documentelor justificative, ce difera in functie de caile de intrare in gestiune
si anume: intrarea prin cumparare cu titlu oneros este consemnata in Factura
intocmita de furnizor, Avizul de insotire a marfii si Contractul de vanzarecumparare. De cele mai multe ori factura reprezinta documentul de baza
pentru inregistrarea in contabilitate; aportul in natura de la asociati si
actionari este reliefat in Contractul de societate si documentele de expertiza
tehnica; valoarea si caracteristicile imobilizarilor din productie proprie sunt
reflectate in proiectele si devizele lucrarilor, Fisa de cont analitic pentru
costuri efective etc.
Intrarile de mijloace fixe care necesita montaj, dar nu si probe
tehnologice, precum cladirile si constructiile speciale care nu deservesc
procese tehnologice se consemneaza in Procesul verbal de receptie
provizorie.
Receptionarea utilajelor supuse montajului si probelor tehnologice se
inregistreaza in documentul Proces verbal de punere in functiune. Intrarea
imobilizarilor prin concesionare, locatie de gestiune, inchiriere se oglindeste
in Procesul verbal de predare -primire, ce are la baza contractul de
concesionare sau locatie de gestiune.
Miscarea mijloacelor fixe de la o sectie la alta, de la un serviciu la
altul, in cadrul aceleiasi unitati, se consemneaza in documentul Bonul de
miscare a mijloacelor fixe. Acesta serveste la justificarea predarii-primirii

mijloacelor fixe, insotindu-l pe timpul transportului si la inregistrarea lor in


evidenta operativa si in contabilitatea analitica.
Iesirea mijloacelor fixe prin casare, adica scoaterea definitiva din functiune
prin demontare, daramare etc. este consemnata in Procesul verbal de
scoatere din functiune a mijloacelor fixe elaborat de comisia de casare.
Pentru a se stabili existenta efectiva a mijloacelor fixe pe locuri de
folosinta si pe responsabili se utilizeaza Lista de inventariere si de evidenta a
mijloacelor fixe. Ea serveste si la inventarierea mijloacelor fixe si a
consemnarii rezultatelor ei.
Contabilitatea analitica a mijloacelor fixe trebuie sa fie organizata de
o maniera care sa asigure individualizarea fiecarui mijloc fix, cunoasterea
existentei si miscarii lor pe locuri de folosinta, gradul de depreciere pe
structura categoriilor de mijloace fixe. De aceea, ea se organizeaza pe locuri
de folosinta (sectii, servicii etc.), pe categorii de mijloace fixe si, in cadrul
acestora, pe obiecte de evidenta. Contabilitatea analitica a mijloacelor fixe se
poate tine fie folosind Registrul numerelor de inventar si Fisa mijlocului fix,
fie utilizand Registrul pentru evidenta mijloacelor fixe. Mijloacele fixe, fiind
foarte numeroase, se pot deosebi intre ele in functie de insusirile tehnice,
destinatie, grad de depreciere etc.
Pentru identificarea fiecarui mijloc fix si pentru asigurarea controlului
lor se atribuie fiecarui obiect de evidenta un numar de inventar (simbol
cifric). Numerele de inventar ale mijloacelor fixe scoase din functiune sau
vandute nu pot fi atribuite altor mijloace fixe intrate ulterior, ele raman
libere pana la o noua numerotare. Odata cu achizitionarea mijlocului fix, se
intocmeste Procesul verbal de receptie, Fisa mijlocului fix. Potrivit legii si
hotararii AGA se stabileste sistemul de amortizare utilizat, prin Planul de
amortizare si se ataseaza fisei analitice a mijlocului fix. Indiferent de felul

lor, imobilizarile corporale sunt delimitate pe obiecte de evidenta. Fiecare


mijloc fix este evidentiat in Registrul numerelor de inventar.