Sunteți pe pagina 1din 8

PROCEDURA DE CONTROL

AL DOCUMENTELOR

Editia :0/16.05.2012
Revizia : 0

S.C. ALFA S.R.L.

PL-CT-01

PROCEDURA DE CONTROL AL
DOCUMENTELOR

Intocmit
Nume
Prenume
Data

1 Verificat

Aprobat

PROCEDURA DE CONTROL
AL DOCUMENTELOR

Editia :0/16.05.2012
Revizia : 0

S.C. ALFA S.R.L.

PL-CT-01

CUPRINS:
1.SCOP
2.DOMENIU DE APLICARE
3.DOCUMENTE DE REFERINTA
4.DEFINITII SI PRESCURTARI
5.DESCRIERE PROCEDURA
6.RESPONSABILITATI

Intocmit
Nume
Prenume
Data

2 Verificat

Aprobat

PROCEDURA DE CONTROL
AL DOCUMENTELOR

Editia :0/16.05.2012
Revizia : 0

S.C. ALFA S.R.L.

PL-CT-01

1.SCOP
Scopul acestei proceduri este de a mentine fluxul de documente intr-o
organizatie, astfel incat fiecarui angajat sa i se asigure informatiile necesare
pentru indeplinirea sarcinilor.Procedura are ca scop stabilirea unei
metodologii de inregistrare si control a fluxului de documente in societatea
SC.Bonom.S.R.L.
2.DOMENIU DE APLICARE
Prezenta procedura se aplica pentru urmatoarele activitati:
-elaborarea documentelor;
-verificarea sau avizarea documentelor;
-aprobarea documentelor interne;
-codificarea documentelor;
-inregistrarea documentelor;
-multiplicarea si difuzarea tuturor documentelor;
-modificarea, retragerea si inlocuirea documentelor iesite din uz si arhivarea
acestora;
3.DOCUMENTE DE REFERINTA
Intocmit
Nume
Prenume
Data

3 Verificat

Aprobat

PROCEDURA DE CONTROL
AL DOCUMENTELOR

Editia :0/16.05.2012
Revizia : 0

S.C. ALFA S.R.L.

PL-CT-01

a) SR EN ISO 9000:2006,Sisteme de management al calitatii.Principii


fundamentale si vocabular;
b) SR EN ISO 9001:2001, Sisteme de management al calitatii.Cerinte;
c) Manualul calitatii.
4.DEFINITII SI PRESCURTARI
a)Termenii si definitii utilizate in prezenta procedura sunt in conformitate cu
STAS 10041-90.
b)Procedura: mod specific de a executa o activitate.
c)Inregistrare: document care furnizeaza dovezi obiective ale activitatilor
efectuate sau ale rezultatelor obtinute.
d)Produs: rezultat al activitatilor sau proceselor.
e)SMC-Sistemul de management al calitatii.
f)LDIC-Lista documentelor interne controlate.
g)PS-Procedura de sistem.
h)PO-Procedura operationala.
i)ASRO-Asociatia de Standardizare din Romania.
5.DESCRIEREA PROCEDURII
a)Tinerea sub control a documentelor interne
Documentele interne sunt arhivate in format electronic, cat si pe
hartie.
b)Elaborarea documentelor interne
Structura si forma tuturor procedurilor care documenteaza SMC-ul
implementat sunt reglementate prin prevederile procedurii
operationale:Elaborarea procedurilor SMC.

Intocmit
Nume
Prenume
Data

4 Verificat

Aprobat

PROCEDURA DE CONTROL
AL DOCUMENTELOR

Editia :0/16.05.2012
Revizia : 0

S.C. ALFA S.R.L.

PL-CT-01

Documentele interne ale SMC se elaboreaza pe calculator si se mentin


in sistem computerizat pe toata perioada de valabilitate a editiei/reviziei in
vigoare a documentului respectiv.
Documentele interne ale SMC sunt prezentate in LISTA
DOCUMENTELOR INTERNE CONTROLATE.
c)Analiza documentelor
Toate documentele interne ale SMC sunt analizate periodic(anual) si
sunt actualizate ori de cate ori se considera necesar.
d)Aprobarea documentelor
Inainte de emiterea si punerea in aplicare, dupa ce au fost analizate si
avizate, documentele interne ale SMC sunt aprobate astfel:
-Manualul Calitatii, Planul Calitatii, procedurile de sistem si procedurile
operationale sunt aprobate de Directorul General.
-Procedurile de lucru sunt aprobate de Responsabilul Asigurarea Calitatii si
Directorul de Productie.
-Documentele interne(formularele completate) sunt aprobate de functiile si
persoanele care sunt nominalizate pe acestea.
Functia si persoana care aproba documentul este nominalizata si
semneaza pe pagina de garda a documentului(coperta).
e)Codificarea documentelor
Toate documentele sunt identificate prin:cod si/sau titlu,numar unic si
data si sunt inregistrate.
f)Codificarea procedurilor:
Procedurile care documenteaza SMC sunt identificate prin:
denumire(titlu) si cod;
Codul tuturor procedurilor este format din grupul de litere IMC, care
indica faptul ca sunt proceduri ale SMC-ului implementat, urmat de o
cratima, dupa care:
-prin procedurile de sistem urmeaza: grupul de litere PS, cu semnificatiile Pprocedura,S-sistem, alta cratima si in final un grup care reprezinta
Intocmit
Nume
Prenume
Data

5 Verificat

Aprobat

PROCEDURA DE CONTROL
AL DOCUMENTELOR

Editia :0/16.05.2012
Revizia : 0

S.C. ALFA S.R.L.

PL-CT-01

capitolul/subcapitolul din standardul de referinta(SR EN ISO 9001:2001) cu


ale carui cerinte este armonizata procedura respectiva;
-pentru procedurile operationale urmeaza:grupul de litere PO, cu
semnificatiile P-procedura si O-operationala
-pentru procedurile de lucru urmeaza: grupul de litere PL cu semnificatiile
P-procedura, L-de lucru
g)Codificarea MC:
Se refera la Manualul Calitatii, care descrie SMC implementat.
h)Codificarea formularelor
Toate formularele SMC(prezentate ca anexe in proceduri) au atribuit
pentru identificare un cod de formular.Codul formularelor este format
din:litera F cu semnificatia formular, un punct, unul din grupurile de litere:
PS, PO sau PL urmat de acelasi grup de cifre(din finalul codului procedurii
care il genereaza), o cratima si un numar de ordine atribuit formularului in
documentul care l-a generat.

i)Multiplicarea si difuzarea documentelor


Documentele originale ale SMC aprobate, sunt utilizate pentru a
face copii xerox; exemplarele(numerotate) se distribuie sub semnatura, in
conformitate cu LISTA DE DIFUZARE
Documentatia de executie este difuzata controlat si este inscriptionata
VALABIL ANUL ______(in care se mentioneaza anul curent)
Exemplarele copii ale documentelor interne care sunt distribuite in
scop informative, nu primesc numar de exemplar si se inscriptioneaza cu
COPIE INFORMATIVA
j)Modificarea:actualizarea paginilor unui document/schimbarea editiei si/sau
reviziei documentelor.
Atunci cand sunt analizate anual documentele SMC,cu ocazia
efectuarii auditurilor interne/externe, in urma analizelor efectuate de
Intocmit
Nume
Prenume
Data

6 Verificat

Aprobat

PROCEDURA DE CONTROL
AL DOCUMENTELOR

Editia :0/16.05.2012
Revizia : 0

S.C. ALFA S.R.L.

PL-CT-01

management se impun modificari ale documentelor; aceste modificari pot sa


fie:
-actualizari de pagini-care se realizeaza atunci cand se impun
modificari minore in continutul document cum ar fi: greseli de scriere sau
gramaticale, modificari/adaugari de fraze sau paragrafe care nu sunt de fond
si au scopul de a face prcizari suplimentare.Inregistrarea acestor modificari
si monitorizarea paginilor actualizate se realizeaza in LISTA DE CONTROL
A REVIZIILOR/MODIFICARILOR.Paginile neactualizate se retrag de
distribuitor si se inlocuiesc cu paginile actualizate.
-schimbarea reviziei unui document-care implica cresterea cu o
unitate a numarului de ordine atribuit reviziei si se realizeaza in cazurile in
care apar modificari importante in continutul documentului.
k)Retragerea, inlocuirea documentelor nevalabile si arhivarea documentelor
Toate documentele perimate sunt retrase din grija SMC
Toate documentele interne controlate sunt arhivate in conditii
corespunzatoare care sa le asigure lizibilitatea, integritatea si securitatea, in
locuri si pe intervale de timp specificate in LDIC.
Toate documentele sunt mentinute pe suport de hartie cat si pe suport
informatic.Accesul la documentele mentinute pe suport informatic este
controlat pentru asigurarea securitatii informatiilor si pentru ca personae
neautorizate sa nu poata sa faca modificari neautorizate.
l)Tinerea sub control a documentelor externe
Documentele externe, inclusiv reglementarile legale aplicabile sunt
pastrate astfel incat sa fie accesate de catre toate persoanele interesate, fiind
tinute la zi si protejate impotriva deteriorarii sau pierderii.
Documente ale clientului sunt pastrate, difuzate, modificate, retrase de
catre persoana care asigura legatura cu clientul.
6.RESPONSABILITATI
a)Directorul general:
Intocmit
Nume
Prenume
Data

7 Verificat

Aprobat

PROCEDURA DE CONTROL
AL DOCUMENTELOR

Editia :0/16.05.2012
Revizia : 0

S.C. ALFA S.R.L.

PL-CT-01

-aproba documentele interne ale SMC, care prin continutul lor necesita
aceasta aprobare
-stabileste responsabilitatile care revin personalului in ceea ce priveste
controlul documentelor si al datelor
-numeste responsabilul cu documentele SMC, dintre membrii firmei
-stabileste necesarul de documente specifice pentru buna desfasurare si
desemneaza personae competente din cadrul organizatiei care sa elaboreze
procedurile de lucru aplicabile proceselor desfasurate in interiorul
organizatiei
-asigura cunoasterea, intelegerea, acceptarea si respectarea de catre
personalul din subordine a documentelor aplicabile
-desemneaza persoana care arhiveaza documentele si datele generate
-aproba procedurile de lucru elaborate
b)Responsabilul Asigurarea Calitatii in organizatie:
-verifica daca personalul utilizeaza editia si revizia in vigoare a
documentelor
-asigura retragerea/distrugerea documentului iesit din uz si inlocuirea
documentului retras cu documentul in vigoare
-asigura difuzarea controlata a documentelor
-asigura revizia/modificarea documentelor si datelor in ceea ce priveste
identificarea si operarea.

Intocmit
Nume
Prenume
Data

8 Verificat

Aprobat