PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

1. PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT

UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT
PROJECT 2003.
1.1 De ce Microsoft Project 2003 ?
Dezvoltarea spectaculoas a tehnologiei informaionale, la care asistm n prezent, a avut
inevitabil un profund impact i asupra implementrii metodelor managementului prin
proiecte, obinndu-se o mare uurin n utilizarea metodelor de control al proiectelor,
putndu-se include mult mai multe aspecte externe i strategice, cum ar fi: planificarea
conceptual, definirea sistemului, aspecte financiare ale mediului etc.
Esena managementului prin proiecte o reprezint managementul informaiilor.
Vizualizrile Sistemului Informatic Microsoft Project 2003 sub Windows, sunt foarte
accesibile utilizatorilor, facilitnd introducerea, organizarea i prezentarea informaiilor
proiectului, prin proceduri de planificare, monitorizare, raportare a performanelor proiectului,
precum i tehnici reale de controlare a costurilor i resurselor.
nc din faza iniial a crerii planificatorului primar, utilizatorul Sistemului Informatic
Microsoft Project 2003 are posibilitatea s:
-

Introduc activiti normale sau recursive, pietre de hotar, durate, dependene ntre
activiti, resursele care trebuie alocate, categorii de costuri, astfel nct, Microsoft
Project 2003 s poat calcula termenele planificate n funcie de toate
constrngerile impuse.

Organizeze proiectul prin realizarea pachetelor de activiti n funcie de criteriile

specifice de planificare, putndu-se lucra ulterior, sau executa rapoarte n funcie
de fazele specifice ale planificatorului.

Creeze un calendar, astfel nct Microsoft Project s poat planifica att

activitile, precum i resursele, pe baza orelor de lucru prestabilite pentru fiecare
n parte.

Evalueze i ajusteze planificatorul iniial creat, n funcie de toate specificaiile

utilizatorului, sau schimbrile survenite ulterior.

1.2 Interfaa grafic a Sistemului Informatic Microsoft Project 2003

Dup lansarea n execuie a Sistemului Microsoft Project 2003, se intr n fereastra
tipic acestui program (Fig. 1.1) care conine urmtoarele elemente tipice:

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

Fig. 1.1 Interfata grafic de comunicare New Project

1.
2.
3.
4.
5.

Bara cu meniurile principale

Bara de unelte standard
Bara de unelte de formatare
Bara icoanelor de vizualizare
Diagrama GANTT (zona de lucru)

De pe bara meniurilor principale se pot selecta toate comenzile Sistemului

Microsoft Project grupate n submeniuri specifice de tip liste derulante.
Bara de unelte standard conine butoanele cu comenzile celor mai utilizate operaii.
Bara de formatare conine butoanele comenzilor de formatare a caracterelor din
tabele i a comenzilor de organizare pe subpachete de activiti.
Bara icoanelor de vizualizare ofer posibilitatea schimbrii rapide a vizualizrilor.
Diagrama GANTT reprezint vizualizarea cea mai utilizat prin intermediul creia se
creeaz orice planificator.

1.3 Creara unui planificator n Microsoft Project 2003

Pentru crearea unui nou planificator, utilizatorul poate opta pentru modificarea unui
ablon (template) de proiect specific pentru un anumit domeniu de activitate sau va utiliza un
fiier nou care este gol. Pentru un fiier nou Microsoft Project 2003 utilizeaz de asemenea
ablonul Normal Template.

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

n urma deschiderii unui nou proiect, se poate ncepe crearea planificatorului

proiectului, introducnd data de start sau de final a proiectului i dac este cazul, orice alte
informaii generale n legtur cu acel proiect.
Practica a demonstrat c, n general, se prefer planificarea proiectului, lundu-se n
considerare ca referin, data de start a acestuia. n funcie de aceast dat de referin (de
start), Microsoft Project (MP) va determina data de finalizare a proiectului, lund n
continuare ca baz de calcul timpul necesar pentru desvrirea tuturor activitilor
proiectului, plus informaiile adiionale ale proiectului introduse n prealabil (dac a fost
cazul).

Fig. 1.2 Caseta de dialog New

Procedura de creare a unui planificator nou folosind un Template
1. Din meniul File se selecteaz comanda New dup care MP va afia caseta de dialog New
(Fig. 1.2)
2. Se selecteaz tab-ul Project Templates
3. Se selecteaz ablonul corespunztor tipului de proiect dorit
4. Se selecteaz butonul OK dup care MP va afia caseta de dialog Project Information
(Fig.1.3)
5. Se introduce data de start a planificrii proiectului,
sau:
Se selecteaz opiunea data de final a proiectului (Project Finish Date) n caseta
Schedule From, dup care se introduce data de finalizare a proiectului.
6. Dac se dorete introducerea altor detalii legate de proiect, se selecteaz tab-ul Statistics,
dup care se introduc informaiile dorite.
Se selecteaz butonul OK.

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

Fig.2.3 Caseta de dialog

Project Information

Procedura de creare a unui planificator nou utiliznd un fiier gol (Normal

Template)
1. Clic pe butonul New de pe bara de unelte Standard.
sau:
2. Se alege opiunea New din meniul File. n caseta de dialog New se selecteaz tabul
General, dup care se selecteaz butonul OK. MP va afia caseta de dialog Project
Information (Fig.1.3)
3. Se parcurg paii 5 7 de la procedura anterioar.

1.4 Introducerea activitilor

Dup introducerea datei de start sau de final a proiectului, urmeaz etapa introducerii
activitilor proiectului, pentru a se putea identifica munca ce trebuie desvrit n cadrul
proiectului.
Recomandare: MP 2003 genereaz schia de organizare a proiectului, pe msura
introducerii activitilor.
Se poate utiliza un cadru de organizare al proiectului pe msura introducerii
activitilor, sau dup ce toate activitile au fost introduse. Deoarece un proiect poate fi
divizat ntr-o anumit ierarhie de subproiecte componente, cadrele de organizare ale
planificatoarelor succesive, pot fi create pe diferite niveluri.
4

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

Unitile de msur ale duratelor de timp asignate activitilor pot fi: minute (min,
mins) ore (hr., hrs), zile (day, dazs), sptmni (wk., wks.) sau luni (mon., mons). Se pot,
de asemenea, utiliza durate de timp de scurgere (elapsed duration ex. edays), pentru
cazurile n care activitile trebuie planificate de-a lungul perioadelor continue de timp
(inclusiv ore nelucrtoare, zilele de weekend), (Fig.1.4.).
Se poate crea rapid o list a activitilor care genereaz n mod implicit o diagram
Gantt (Fig.1.4). n momentul introducerii unei activiti n lista de activiti, MP i aloc n
mod implicit o durat de o zi (1day?). Aceast durat de timp poate fi schimbat imediat dup
introducerea fiecrei activiti n parte, sau dup finalizarea introducerii listei tuturor
activitilor proiectului.

Activitate cu timp de scurgere

Activitate cu durata normala

Piatra de hotar

Fig. 1.4 Activitate normal, activitate cu timp de scurgere, piatr de hotar

Procedura de introducere a unei activiti

1. Din meniul View se selecteaz Gantt chart (diagrama Gantt).
2. n coloana Task Name se introduce numele activitii.
3. Clic pe butonul Enter, sau se apas Enter de la tastatur.

Recomandare: n diagrama Gantt, se poate utiliza mouse-ul pentru a crea o

activitate i pentru a asigna o durat, ntr-un singur pas.
Se poziioneaz pointer-ul mouse-ului n oricare rnd al diagramei Gantt care nu conine
nc vreo bar creat. Din punctul n care a fost poziionat pointerul, se trage mouse-ul n
lateral, avnd butonul din stnga apsat. Tragerea se face la stnga sau la dreapta, pn
cnd noua bar de tip Gantt reprezint durata dorit pentru activitate, moment n care
butonul mouse-ului se elibereaz.
Dac tragerea cu mouse-ul se realizeaz de la stnga la dreapta, pentru a se crea o
activitate n diagrama Gantt, acea activitate va fi startat la data la care pointerul mouseului a fost poziionat iniial.
Dac tragerea se realizeaz de la dreapta la stnga, activitatea va fi finalizat la
data la care pointerul mouse-ului a fost poziionat n momentul nceperii tragerii.

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

1.5 Transformarea unei activiti ntr-o Piatr de Hotar

O piatr de hotar este reprezentat de ctre o activitate a crei durat este egal cu
zero (0day), fiind utilizat pentru identificarea evenimentelor semnificative din cadrul
planificatorului.
n momentul atribuirii duratei de 0 zile (0day) unei activiti, MP afieaz simbolul
pietrei de hotar (un mic simbol negru) (Fig. 1.4), chiar la nceputul zilei din cadrul diagramei
Gantt. De exemplu, piatra de hotar Realizarea comenzilor, ar putea fi un marcaj al unei faze
din cadrul proiectului, pe cnd o piatr de hotar nchiderea comenzii, ar putea fi un marcaj
de ncheiere a unei alte faze.

Procedura de introducere a pietrei de hotar
1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt).
2. n coloana Duration se introduce durata 0day.
3. Clic pe butonul Enter, sau se tasteaz Enter de la tastatur.

1.6 Introducerea activitilor recursive

MP ofer o posibilitate foarte simpl de introducere sau modificare a unei activiti
recursive. Activitile recursive pot fi definite zilnic, sptmnal, lunar sau anual. De
asemenea, se poate specifica durata de timp pentru fiecare recuren, momentul n care
activitatea trebuie s se realizeze, precum i numrul de recurene.

Procedura de introducere a unei activiti recursive

1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt).
2. Se selecteaz primul cmp liber din coloana activitilor corespunztoare tabelei Gantt.
3. Din meniul Insert se selecteaz Recurring Task, dup care, MP va afia caseta de dialog
Recurring Task Information (Fig.1.5)
4. n caseta Name se introduce numele activitii.
5. n caseta Duration se introduce durata activitii.

Durata

Abrevierea

Minute
Ore
Zile
Sptmni

m
h
d
w

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

Fig.1.5 Caseta de dialog Recurring Task Information

6. n fereastra Recurrence pattern se selecteaz intervalul la care se va repeta activitatea recursiv.

Daily(zilnic)/Weekely(sptmnal)/Monthly(lunar)/Yearly(anual)
7. O dat selectat intervalul de recuren, acesta va fi implicit afiat n partea dreapt a ferestrei, n
care se va specifica n continuare frecvena de recuren a activitii.
8. n fereastra Range of recurrence se planific data de start a activitii recursive n caseta Start i
data de finalizare a acesteia n caseta End by, sau numrul de recurene n caseta End after.
- Dac n caseta Start nu se introduce o dat, atunci, MP planific activitatea s demareze fie cu
data de start a proiectului, fie cu data curent.
9. n fereastra Calendar for scheduling this task se poate asigna un calendar de lucru propriu
activitii recursive.
10. Se selecteaz butonul OK.

1.7 Schimbarea duratei unei activiti

n momentul introducerii unei activiti, MP i atribuie n mod implicit o durat de o zi
(1day?), aceasta urmnd s fie schimbat de ctre utilizator, dup caz.

Procedura de schimbare a duratei activitii

1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt).
2. n coloana Duration se introduce durata de timp corect pentru activitatea respectiv.

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

Recomandare: Se poate utiliza i mouse-ul pentru a schimba durata de timp a

unei activiti. Se poziioneaz pointer-ul mouse-ului pe muchia din dreapta barei
orizontale Gantt, corespunztoare activitii. n momentul n care pointer-ul mouse-ului se
transform ntr-o sgeat, se va putea trage muchia barei Gantt n stnga, pentru a micora
durata de timp a activitii, sau spre dreapta, pentru a mri durata de timp a activitii.
Lungimea barei orizontale Gantt corespunde duratei activitii.

Recomandare: Activitile se pot planifica mult mai eficient, doar introducnd

durata corespunztoare fiecrei activiti i lsnd MP s calculeze datele de start i de
final. La fel de bine se poate introduce data de start i de final pentru activitate, urmnd ca
MP s calculeze n mod automat durata corespunztoare activitii, ns, n cazul acestei
abordri , se vor introduce n mod automat, pentru acea activitate, constrngerile Start No
Earlier Than (Starteaz nu mai repede dect) sau Finish No Earlier Than (finalizeaz
nu mai repede dect).

1.8 tergerea unei activiti

MP poate terge foarte uor activitile care nu mai sunt necesare. Dac se terge o
activitate nsumatoare, toate subactivitile care-i aparin se vor terge de asemenea. Dup ce
o activitate a fost tears, MP va renumerota automat toate activitile din tabela Gantt.
Imediat dup tergerea unei activiti, aceasta poate fi refcut, fcnd un clic pe butonul
Undo de pe bara de unelte Standard.

Procedura de tergere a unei activiti
1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt).
2. Se selecteaz activitatea care trebuie tears.
3. Din meniul Edit, se selecteaz comanda Delete Task (terge activitatea).

1.9 Subordonarea sau promovarea unei activiti

De ce trebuie realizat o organizare structurat pe cadre a planificatorului?
Un proiect poate fi divizat ntr-o anumit ierarhie de subproiecte componente. Astfel, se
poate uor ilustra structura ierarhic a proiectului, dac se realizeaz o organizare pe cadre a
planificatorului. n plus, planificatorul devine mult mai uor de manageriat.
Realiznd organizarea planificatorului structurat pe cadre, se pot:
aranja activitile ntr-o structur ierarhic, putndu-se uor observa aranjarea
subactivitilor n cadrul unor activiti lrgite numite Summary tasks (activiti
sumatoare);
identifica fazele majore ale proiectului, prin intermediul activitilor nsumatoare;
aborda un mod de realizare a planificatorului, fie de sus-n-jos (introducnd n primul
rnd activitile nsumatoare), fie de jos-n-sus (introducnd n primul rnd
subactivitile);

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

afia pe ecranul calculatorului doar activitile nsumatoare ale proiectului;

crea diferite tipuri de rapoarte, care s vizualizeze:
 doar subactivitile,
sau,
 doar activitile nsumatoare,
sau,
 att subactivitile precum i activitile nsumatoare;
afia pe ecran proiectul, utiliznd un sistem de numerotare a activitilor numit Work
Breakdown Structure (structura arborescent a sarcinilor).

Utiliznd organizarea structurat pe cadre a planificatorului, se pot crea foarte multe

niveluri de activiti nsumatoare (de identificare). O activitate se poate muta spre un nivel
ierarhic inferior, aliniind-o (identing) n structura cadru prin procedura de degradare
(demoting) a acesteia. O activitate nsumatoare se realizeaz, prin degradarea activitii
imediat urmtoare, n cadrul sistemului de numerotare al Sistemului Informatic Microsoft
Project 2003. O activitate se poate muta spre un nivel ierarhic superior, aliniind-o
(outdenting) n structura cadru, prin procedura de promovare a acesteia (n cazul n care
acesta nc nu se afl pe un nivel superior).
n Sistemul Informatic Microsoft Project, activitile nsumatoare sunt ngroate, iar
subactivitile sunt identificate sub cele nsumatoare, fiind ncadrate de acestea.

Procedura de subordonare a unei activiti
1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt).
2. Se selecteaz activitatea care trebuie degradat.
3. Se face clic pe butonul Indent, pe bara de unelte de formatare.
sau:
Din meniul Project se selecteaz comanda Outline, dup care se alege Indent.

Fig.2.6 Activiti subordonate

Recomandare: O activitate se poate degrada sau promova

mouse-ului. Se poziioneaz pointer-ul mouse-ului peste prima
activitii, iar n momentul n care forma pointer-ului se schimb
ambele sensuri sau n patru sensuri, acesta se trage spre dreapta,
activitatea, sau spre stnga, pentru a promova activitatea.

rapid cu ajutorul
liter a numelui
ntr-o sgeat n
pentru a degrada

Recomandare: Aspectul structurii cadru poate fi realizat n cteva variante, n

funcie de seleciile permise, parcurgnd paii urmtri.
1. Din meniul Tools, se alege Options;
2. Se alege tab-ul View, sub Outline Options for mpp., se selecteaz
opiunile dorite;
3. Se apas pe butonul OK.
Se poate astfel activa sau dezactiva vizualizarea numelui structurii cadru,
numerotarea cadrelor, simbolurile cadrelor, activitatea nsumatoare pentru ntregul
proiect.
9

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

Procedura de promovare a unei activiti

1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt).
2. Se selecteaz activitatea care trebuie promovat.
3. Se face clic pe butonul Outdent de pe bara de unelte de formatare.
sau:
Din meniul Project se selecteaz comanda Outline, dup care se alege Outdent.

1.10 Rearanjarea activitilor n planificator

n MP se pot sorta i muta activiti pentru a rearanja planificatorul. n cazul sortrii
unui planificator, deja structurat pe cadre, MP sorteaz activitile pe fiecare nivel separat al
structurii, meninnd relaiile dintre subactiviti i activitile nsumatoare. n cazul mutrii
unei activiti nsumatoare, subactivitile ce-i aparin se mut de asemenea.

Fig. 2.7 Sortarea activitilor dup durat

Procedura de sortare a activitilor
1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt).
2. Se selecteaz activitile care trebuie sortate.
3. Din meniul Project se selecteaz comanda Sort, dup care se alege Sort by. n continuare
se alege cmpul dup care se dorete sortarea.
4. Dac se dorete reactualizarea ordonat a identificatorului numeric pentru activiti, atunci
n caseta de dialog (Sort) deschis pentru comanda Sort by se va selecta opiunea
Permanently renumber tasks.
5. Se selecteaz butonul OK.

Recomandare: Se pot muta toate subactivitile asociate unei activiti nsumatoare,

odat cu mutarea activitii nsumatoare. n momentul mutrii unei activiti, sau a unei
activiti nsumatoare, MP ncearc s menin nivelul structurii cadru originale a
activitilor, sau promoveaz activitatea, n cazul n care nivelul structurii cadru a fost ntrun anumit fel violat. De ex., dac se mut activiti din nivelul 4 i 5 sub nivelul 2 de
activitate, atunci cele dou niveluri mutate sunt promovate spre nivelul 3, respectiv 4.

10

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

1.11 Restrngerea i Extinderea unei structuri cadru

Restrngnd sau extinznd o structur cadru, se pot ascunde sau afia pe ecran
subactiviti ale activitii nsumatoare. De exemplu, se poate restrnge o structur cadru,
ilustrndu-se doar nivelurile ierarhice ale planificatorului, sau altfel spus, doar activitile
nsumatoare n vederea obinerii unor rapoarte de sintez pentru planificatorul proiectului.
Bineneles c se pot restrnge sau extinde doar anumite pri specifice ale structurii cadru,
prin ascunderea sau afiarea unor activiti sau grupuri specifice de activiti.

Procedura de restrngere a structurii cadru
1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt).
2. Se selecteaz partea structurii cadru care se dorete a fi restrns.
Dac o activitate nsumatoare este selectat, atunci subactivitile corespunztoare acesteia
sunt selectate n mod implicit.
3. Se face clic pe butonul Hide Subtasks de pe bara de unelte de formatare.
sau:
Din meniul Project se selecteaz Outline, dup care se alege Hide Subtasks.
Recomandare: O activitate nsumatoare se poate foarte uor ascunde doar prin
realizarea unui dublu clic pe ea.

Procedura de extindere a structurii cadru
1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt).
2. Se selecteaz activitatea nsumatoare, care trebuie desfurat n detaliu.
3. Clic pe butonul Show Subtasks de pe bara de unelte de formatare.
sau:
Din meniul Project se selecteaz Outline, dup care se alege Show Subtasks.
Recomandare: Pentru a desfura n detaliu ntreaga structur cadru, se face un
clic pe butonul Show All Tasks de pe bara de unelte de formatare.

1.12 Zilele i orele lucrtoare

Calendarul unui proiect definete zilele i orele lucrtoare pentru ntregul proiect. MP
realizeaz planificarea activitilor doar n zilele i orele lucrtoare stabilite pe baza
calendarului de lucru al proiectului.
n momentul crerii unui proiect nou, MP utilizeaz n mod automat un calendar definit n
mod implicit, avnd n vedere urmtoarele setri:
Workdays (zile de lucru): Monday (luni) pn Friday (vineri);
Work hours (ore de lucru): 8 A.M. to 12 A.M. i 1 P.M. to 5 P.M;

11

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

No holidays (fr vacane).

Pe lng calendarul proiectului, MP furnizeaz cte un calendar pentru fiecare resurs.
1.12.1 Schimbarea zilelor i orelor lucrtoare
Zilele i orele de munc din calendarul furnizat n mod implicit, pot fi schimbate n
funcie de cazul fiecrui proiect. Se pot specifica zilele lucrtoare ntr-un alt mod (de ex.
ntreg weekend-ul), sau la fel de bine se pot specifica zilele de vacan ca i zile nelucrtoare.

Procedura de schimbare a zilelor i orelor lucrtoare
1.
2.
3.
4.

Din meniul Tools se selecteaz Change Working Time.

Se selecteaz o anumit dat pe calendar. Fig.1.9
Sub Set selected date(s) se selecteaz un buton de opiune.
Dac n pasul 3 a fost selectat butonul de opiune Use default sau Nondefault working
time, atunci n csuele For i To se vor introduce timpii de lucru de start i de final.
5. Se alege butonul OK.

Fig. 2.9 Caseta de dialog

Change Working Time

1.13 Planificarea activitilor

MP poate stabili patru relaii diferite ntre activiti. Cu ajutorul acestora, activitile pot
fi foarte uor conectate ntre ele n cadrul planificatorului, n funcie de dependenele
tehnologice dintre ele. Prin conectarea activitilor, se pot observa cu uurin modificrile de
planificare, care au loc prin reprogramarea momentelor de start i de final, precum i a duratei
activitilor afectate de una dintre cele patru interconexiuni posibile. De exemplu fie cazul n
care o activitate nu poate fi nceput pn ce alta nu a fost finalizat, sau cazul a dou sau mai
multe activiti care trebuie ncepute n acelai moment.

12

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

Pentru a crea un planificator funcional, trebuie tiut cum:

S se conecteze activitile prin intermediul celor patru relaii posibile;

S se suprapun parial sau s se ntrzie anumite activiti interconectate;
S se nceap, sau s se finalizeze, anumite activiti la datele specificate.

1.14 Stabilirea dependenelor dintre activiti

Pe parcursul crerii planificatorului, managerul realizeaz c anumite activiti trebuie
finalizate nainte ca altele s fie startate. De exemplu, activitatea C (Fig.1.9) nu poate fi
startat, pn ce activitatea B nu a fost finalizat.
Relaia dintre activiti de tipul Finish-to-Start

Fig. 2.9 Stabilirea dependenelor dintre activiti

Cu ajutorul Sistemului Informatic Microsoft Project, aceste dependene tehnologice pot
fi impuse, prin procedura de stabilire a relaiilor dintre activiti.

1.15 Interconectarea activitilor prin stabilirea relaiilor dintre ele

n cadrul planificatorului unui proiect, activitiile pot fi raportate unele la celelalte ntro varietate de moduri.
O activitate care trebuie startat sau finalizat, nainte ca o alta s nceap, se numete
activitate predecesoare.
O activitate dependent de startul sau finalul unei activiti predecesoare, se numete
activitate succesoare. (Fig. 1.10)
Predecesoarea activitaii 3

Succesoarea activitii 3
Predecesoarea activitii 4 i succesoarea
Fig. 2.10 Activiti predecesoare i succesoare

13

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

MP furnizeaz patru tipuri de interrelaii ntre activiti care pot fi utilizate pentru
conectarea acestora n planificator.

1.16 Crearea i anularea relaiilor dintre activiti

Cea mai frecvent relaie, utilizat ntr-un proiect obinuit, este relaia Finish-to-Start
(FS).(Fig.1.11) Pe lng conectarea activitilor individuale, se pot, de asemenea, conecta
activitile nsumatoare, astfel nct, startul unui grup de subactiviti depinde de finalizarea
altuia.
Durata n zile

Relaia dintre activiti de tipul Finish-to-Start

Fig. 2.11 Stabilirea relaiilor dintre aactiviti

Observaie: O activitate nsumatoare nu poate fi interconectat cu subactivitile

care-i aparin.

Procedura de creare a unei relaii simple ntre activiti

1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt).
2. n tabela Gantt se selecteaz dou sau mai multe activiti, care trebuie interconectate.
3. Se face clic pe butonul Link Tasks de pe bara de unelte standard.
sau:
Din meniul Edit se alege Link Tasks.
Recomandare: Exist posibilitatea de creare rapid a relaiei finish-to-start,
utiliznd mouse-ul. Se poziioneaz pointer-ul mouse-ului peste bara orizontal Gantt
corespunztoare activitii predecesor, dup care aceasta se trage spre activitatea succesor.

Procedura de anulare a relaiei dintre activiti

1. n tabela Gantt se selecteaz activitile care trebuie deconectate.
2. Se face clic pe butonul Unlink Tasks de pe bara de unelte standard.
sau:
Din meniul Edit se alege Unlink Tasks.

14

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

1.17 Schimbarea relaiei dintre activiti

Relaia simpl Finish-to-Start (FS) nu este cea adecvat n toate situaiile. MP
furnizeaz nc trei tipuri de relaii adiionale. De exemplu, dac dou activiti trebuie
ncepute n acelai moment, se poate crea o relaie Start-to-Start (SS) ntre ele. Dac dou
activiti trebuie s fie finalizate n acelai moment, se poate crea o relaie Finish-to-Finish
(FF).

Exemplu de utilizare a relaiilor start-to-start i finish-to-finish

Andrea Ionescu, planificatoarea unei excursii, stabilete c dou activiti obinerea

avizelor necesare i angajarea oferilor trebuie s fie startate imediat ce este confirmat data
nceperii excursiei. Dei aceste dou activiti sunt critice, implicnd att cheltuieli precum i
angajamente contractuale, totui Andrea Ionescu trebuie s se asigure c n cazul n care una
din cele dou activiti este mpiedicat s nceap, cealalt automat va fi blocat i ea.
Andrea va crea o relaie start-to-start ntre cele dou activiti i astfel, ele vor fi startate ct de
repede posibil, ns una nu va ncepe naintea celeilalte. (Fig.1.12)
Cele dou activiti au o relaie de dependen de tipul start-to-start,
datorit creia amndou trebuie s fie startate n acelai moment

Cele dou activiti au o relaie de dependen de tipul finish-to-finish,

datorit creia amndou trebuie s fie finalizate n acelai moment
Fig. 2.12 Relaii de dependen de tipul Start-to-Start i Finishto-Finish

Procedura de schimbare a relaiei dintre activiti

1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt).
2. Se face dublu clic pe linia care reprezint interconexiunea dintre activiti i care, trebuie
schimbat n alt tip de relaie. MP va afia caseta de dialog Task Dependency.
3. n caseta Type acceseaz lista derulant din care se selecteaz o nou relaie ntre
activiti.
4. Se apas pe butonul OK.

1.18 Suprapunerea parial sau defalcarea activitilor

Exist situaii n care cele patru relaii dintre activiti definite anterior, nu reflect
foarte corect dependenele dintre acestea. Se poate exemplifica situaia relaiei Finish-to-Start
ntre dou activiti, n care succesoarea trebuie s fie startat cu o zi nainte ca predecesoarea
ei s fie finalizat. De asemenea, exist situaii n care activitii succesoare trebuie s i se
ntrzie startarea cu o perioad de timp, dup ce activitatea predecesoare a fost finalizat.
Aceste tipuri de relaii ntre activiti se pot crea, utiliznd timpii de conducere (lead)
sau de rezerv (lag).

15

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

Cu ajutorul timpului de conducere (lead) se poate planifica o suprapunere parial ntre

dou activiti, astfel nct, una ncepe nainte ca activitatea predecesoare s se finalizeze.
(Fig.1.13)
Cu ajutorul timpului de rezerv (lag) se poate planifica defalcarea activitii
succesoare. (Fig.1.14)
Att timpul de conducere, ct i timpul de rezerv, pot fi exprimate n uniti de timp,
sau n procente din durata activitii predecesoare. De exemplu, dac zugrveala pe perei
trebuie s se usuce o zi, nainte ca picturile de ajustare s nceap, atunci se poate specifica o
perioad de rezerv de o zi (1d) ntre cele dou activiti.
Timp de conducere de 1zi

Fig. 2.13 Activiti

suprapuse parial

Timp de rezerv de 1 zi

Fig. 2.14 Activiti defalcate

Dup introducerea activitilor i interconectarea lor prin intermediul relaiilor, este

indicat s se analizeze planificatorul, n ideea gsirii situatiilor n care s se poat insera timpi
de conducere, sau de rezerv. Introducerea timpilor de conducere, respectiv de rezerv,
reprezint o posibil modalitate de scurtare a lungimii de timp a planificatorului.
Prin suprapunerea parial sau defalcarea activitilor se permite:

nceperea unei activiti succesoare utiliznd timpul de conducere nainte ca

activitatea predecesoare s fie finalizat;
Definirea unei perioade de ateptare utiliznd timpul de rezerv ntre momentul de
finalizare al activitii predecesoare i momentul de start al activitii succesoare.

Procedura de introducere a timpului de conducere (lead) sau a timpului de rezerv

(lag)
1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt).
2. Se selecteaz activitatea interconectat de alta sau altele ce o preced, dup care se face
clic pe butonul Information de pe bara de unelte Standard.
sau:
Se selecteaz activitatea interconectat de alta sau altele ce o preced, dup care, din
meniul Project se selecteaz Task Information. MP va afia caseta de dialog Task
Information.
3. Se selecteaz tab-ul Predecessors.
4. n caseta Lag se introduc unitile de timp de conducere, sau de rezerv, sub form de
durat sau sub form de procente din durata de timp a activitii predecesor.

16

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

Timpul de conducere se introduce sub form de numr negativ sau sub form de procent.
Timpul de rezerv se introduce sub form de numr pozitiv.
n locaia unitii de timp pentru timpul de conducere, sau de rezerv, se utilizeaz
abrevierile din Tabela 1.1. Pentru a specifica o durat de scurgere (elapsed duration),
unitatea de timp, specificat prin intermediul abrevierilor din tabel, va fi precedat de litera e
(de ex. edays pt zile de scurgere).
Observaie Zilele de scurgere (edays) includ weekend-urile i alte zile nelucrtoare.

Tabela 2.1

Durata
Minute
Ore
Zile
Sptmni

Abrevierea
m
h
d

w.

5. Se apas pe butonul OK.

Recomandare: Se poate introduce rapid timpul de conducere (lead), sau de rezerv
(lag), prin realizarea unui dublu click pe linia care simbolizeaz relaia de dependen dintre
dou activiti din cadrul diagramei Gantt. Va aprea o csu de dialog numit Task
Dependency, n care se va introduce timpul de conducere sau de rezerv.

Ex.

Introducerea timpului de conducere, sau de rezerv, n cadrul tabelei Gantt.

Tipul relaiei

Abrevierea

nceperea activitii cnd activitatea 1

este pe jumtate finalizat

1FS 50%

Startarea activitii dup o zi de

la startarea activitii 1.

1SS + 1day

Startarea activitii n momentul

finalizrii activitii 1 i finalizarea
aceleiai activiti cu dou zile
nainte de finalizarea activitii 2

1,2FF 2days

17

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

1.19 Finalizarea activitilor cu constrngeri

Cu ajutorul constrngerilor aplicate activitilor, se poate controla cu precizie i
siguran, momentul de start sau de final al oricrei activiti. n mod implicit, n Sistemul
Iinformatic Microsoft Project 2003, toate activitile sunt startate ct de repede posibil (As
Soon As Possible).
MP furnizeaz n plus urmtoarele constrngeri:

Constrngerea (descrierea)

Cnd se utilizeaz

Se utilizeaz pentru majoritatea activitilor n

momentul
realizrii
unui
planificator,
considerndu-se ca reper data de start a
planificatorului. Cnd se utilizeaz aceast
constrngere, nu trebuie introdus nici o dat
anume.
Se utilizeaz pentru majoritatea activitilor (n
mod implicit) n procesul de creare al
planificatorului, atunci cnd s-a definit planificarea
n funcie de data de final a proiectului. Cnd se
utilizeaz aceast constrngere, nu trebuie introdus
nici o dat anume.
Se utilizeaz atunci cnd o activitate nu poate fi
finalizat naintea unei date specificate. n cazul n
care pentru o activitate se introduce o dat de final,
atunci MP va stabili n mod automat aceast
constrngere pentru activitatea respectiv.
Start No Earlier Than (SNET)
Se utilizeaz atunci cnd o activitate nu poate fi
Activitatea va fi startat nu mai startat naintea unei date specificate. n cazul n
devreme dect data de start stabilit care, pentru o activitate, se introduce o dat de start,
atunci MP va stabili n mod automat aceast
constrngere pentru activitatea respectiv.
Finish No Later Than (FNLT)
Se utilizeaz n cazul n care o activitate trebuie
Activitatea va fi finalizat nu mai finalizat n funcie de o dat specificat.
trziu dect data de finalizare
stabilit
Start No Later Than (SNLT)
Se utilizeaz n cazul n care o activitate trebuie
Activitatea va fi startat nu mai startat n funcie de o dat specificat.
trziu dect data de start stabilit
Must Finish On (MFO)
Se utilizeaz n cazul n care o activitate trebuie
Activitatea trebuie s se finalizeze finalizat la o dat specificat.
la data specificat
Must Start On (MSO)
Se utilizeaz n cazul n care o activitate trebuie
Activitatea trebuie s fie startat la startat la o dat specificat.
data specificat.
As Soon As Possible (ASAP)
Activitatea va fi startat ct de
curnd posibil, dup ce au fost
respectate
alte
eventuale
constrngeri
i
relaii
de
interconectare
As Late As Possible (ALAP)
Activitatea va fi startat ct de
trziu posibil, dup ce au fost
respectate
alte
eventuale
constrngeri
i
relaii
de
interconectare
Finish No Earlier Than (FNET)
Activitatea va fi finalizat nu mai
devreme dect data de finalizare
stabilit

18

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

As Soon As Possible i As Late As Possible sunt cele mai utilizate constrngeri. n

cazul utilizrii acestor dou constrngeri, MP poate planifica activitile ntr-un mod flexibil,
relativ la activitile predecesoare sau succesoare. Toate celelalte tipuri de constrngeri
stabilesc date fixe de start sau de final, limitnd astfel flexibilitatea Sistemului Informatic
Microsoft Project 2003 n realizarea planificatorului.
n cazul introducerii datelor de constrngeri, se reduc posibilitile de nivelare a
resurselor supraalocate. n cazul apariiei unui conflict ntre o constrngere aplicat i relaia
de interconectare a unei activiti, atunci MP va da prioritate constrngerii.
Recomandare: Periodic este bine s se verifice dac constrngerile utilizate sunt
strict necesare. Aceast verificare se face rapid n cadrul diagrmei Gantt, parcurgnd
urmtoarea procedur:
Din meniul View se selecteaz comanda Table. n csua Tables se selecteaz
Constraint Dates, dup care se apas butonul Apply. MP va introduce n cadrul tabelei
Gantt o coloan n care sunt afiate constrngerile activitilor.

Atenie! Care poate fi greeala n cazul apariiei constrngerilor SNET i FNET fr s fi

fost introduse?
Dac o activitate a fost creat cu ajutorul mouse-ului n cadrul diagramei Gantt, MP
va utiliza n mod implicit constrngerile SNET sau FNET.

1.20 Planificarea unei activiti avnd o dat specific de start sau

de final
Exist situaii n care o anumit activitate trebuie planificat n funcie de o dat
specific de start sau de final.
Observaie: n cazul n care pentru o activitate se introduce o dat specific de start, sau se
trage mouse-ul pe bara orizontal Gantt n vederea schimbrii datei de start, atunci MP
stabilete constrngerea Start No Earlier Than (SNET) n funcie de acea dat specific de
start. De asemenea, n cazul n care pentru o activitate se specific o dat de final, MP
stabilete n mod automat constrngerea Finish No Earlier Than (FNET).

Procedura de introducere a unei constrngeri
1. Din meniul View se selecteaz Gantt Chart (diagrama Gantt)
2. Se selecteaz activitatea creia i se aplic constrngerea, dup care se face clic pe butonul
Information de pe bara de unelte Standard.
sau:

19

PLANIFICAREA ACTIVITILOR UNUI PROIECT UTILIZND SISTEMUL INFORMATIC MICROSOFT

PROJECT 2003

3.
4.
5.
6.

Se selecteaz activitatea creia i se aplic constrngerea, dup care din meniul Project se
alege Task Information.
Se selecteaz tab-ul Advanced.
n caseta denumit Constraint Type, se face un clic pe lista derulat, din care se alege
tipul constrngerii dorite pentru activitate. (Fig.1.15)
Pentru oricare tip de constrngere, n afar de As Late As Possible sau As Soon As
Possible, se introduce o dat n caseta Date
Se selecteaz butonul OK.
MP recalculeaz automat tot planificatorul.
Recomandare: Activitile se pot planifica mult mai eficient dac se introduce doar
durata lor, lsnd n continuare ca MP s calculeze datele de start i de final. Doar n cazul
n care o activitate trebuie startat i/sau finalizat la o dat anume, acestea se vor specifica
de ctre utilizator, iar MP va calcula, ca urmare, durata necesar.

Fig. 2.15 Introducerea constrngerilor

20