Sunteți pe pagina 1din 6

Universitatea Crestina Dimitrie Cantemir

Facultatea de Management Turistic si Comercial

Comunicarea scrisa in afaceri

Studenti:
Barbu Andreea Catalina (grupa 2)
Calcan Lavinia Iulia (grupa 3)

Comunicarea scrisa in afaceri


1. Caracterizarea si eficientizarea comunicarii scrise
Caracteristicile mesajului scris sunt:
- are anumite restrictii de utilizare;
- trebuie sa fie conceput explicit;
- implica un control exigent privind informatiile, faptele si argumentele folosite;
- poate fi exprimat sub diferite forme;
- este judecat dupa fondul si forma textului;
Un indicator care caracterizeaza comunicare scrisa este lizibilitetea. Pentru masurarea lui
se recomanda metoda Flesch, care consta in calculul lungimii medii a propozitiei si al numarului
mediu de silabe pentru fiecare 100 de cuvinte. Pentru textele normale care trebuie citite si
intelese de circa 83% dintre oameni,media lungimii propozitiei trebuie sa fie de 15 - 17 cuvinte,
cu 147 silabe la 100 de cuvinte.
2. Documentele si functia lor
Documentul reprezinta un act scris in care se consemneaza fapte, fenomene sau decizii.
In functie de continutul si destinatia lor rolul documentelor se manifesta pe multiple planuri.
Principalele functii ale documentelor sunt:
- de consemnare letrica si cifrica, cantitativa si valorica;
- functie juridica, conferita de caracterul de acte justificative;
- functia de calculatie, atunci cand se calculeaza veniturile si cheltuielile;
- functia de control economic si financiar, actele servind la verificarea activitatilor desfasurate.
Indeplinirea functiilor mentionate de catre documente esteconditionata de calitatea si
operativitatea intocmirii lor, de viteza cu care circula de la locul intocmirii si pana la locul
inregistrarii si valorificarii lor.
3. Clasificarea documentelor utilizate in afaceri
Pentru a se folosi documentul adecvat fiecarei operatiuni, trebuie sa se tina seama de o
anumita clasificare a documentelor si anume:
Dupa natura operatiilor la care se refera, documentele pot fi:
a. Documente privind activitatea financiara-contabila: documentele privind salariile,
rezultatele
financiare etc.

b. Documente privind alte activitati: documente privind activitatea de cercetare,


proiectare, investitii,programarea si urmarirea productiei etc.
Dupa caracterul si functia pe care o indeplinesc, documentele se impart in:
a. Documente de dispozitie, prin care se transmite ordinul de a executa o operatie
economica,precum :dispozitia de plata, dispozitia de livrare, ordinul de plata, comanda.
b. Documente justificative , care cuprind date cu privire la executarea operatiilor
economice: factura,chitanta, bonul de consum, etc.
c. Documente mixte, care reunesc trasaturi ale documentelor de dispozitie cu ale celor
justificative,cuprinzand date privind dispozitia de executare a operatiei, dar si dovada infaptuirii
ei: cererea de dispozitie de plata, statul de plata al salariului.
Dupa locul intocmirii si circulatiei, documentele pot fi:
a. Documente interne, intocmite in cadrul intreprinderii si circula fie numai in interiorul
acesteia ( bonul de consum, statele de plata a salariilor ), fie catre exterior (dispozitiile de plata,
facturile).
b. Documente externe, intocmite de alte persoane fizice si juridice cu care se aflain
raporturi contractuale (factura furnizorului, extrasul de cont).
Dupa modul de intocmire si continut, documentele pot fi:
a. Documente primare, acestea cuprind operatiile economico-financiare in momentul si la
locul producerii lor: bonul de consum, factura, chitanta.
b. Documente centralizatoare, se intocmesc pe baza documentelor primare cu scopul de a
grupa operatiile de acelasi fel, dintr-o anumita perioada.
Dupa forma de prezentare, se disting urmatoarele tipuri de documente:
a. Documente tipizate, acestea continand un text si o forma prestabilita (formulare tip) si
sunt obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia nationala.
b. Documente netipizate, sunt specifice unor ramuri de activitate sau unor institutii si se
intocmesc pe formulare specifice sau pe hirtie simpla.
Dupa regimul de tiparire, documentele pot fi:
a. Documente intocmite pe formulare cu regim special au un regim deosebit de tiparire,
numerotare,gestionare: delegatia, factura de expeditie.
b. Documente obisnuite (fara regim special) sunt acelea care au un regim intern de
circulatie (specific fiecarei intreprinderi).
Dupa suportul care depoziteaza informatia, se disting urmatoarele tipuri de documente:
a. documente pe suport de hartie.
b. documente pe suporturi optico-magnetice (hard-disk, discheta, CD, DVD, memorie
flash)
Dupa numarul operatiilor economice pe care le cuprind, documentele pot fi:
a. Documente singulare - cuprind date legate de o singura operatie economica.
b. Documente cu operatii multiple - cuprind date legate de mai multe operatii economice
de acelasi fel.

Dupa modul in care sunt intocmite, se deosebesc:


a. documente intocmite manual.
b. documente intocmite cu ajutorul mijloacelor tehnice moderne (masini de scris,
calculatoare).
4. Modalitati si reguli pentru a lucra cu documentele
Intocmirea si continutul documentelor
Documentele pot varia atat din punct de vedere al marimii, formatului si continutului, cat si
din punctul de vedere al modului de intocmire ai al mijloacelor utilizate pentru prelucrarea
datelor cuprinse in documente.
Documentele pot fi completate fie manual fie cu mijloace tehnice moderne. Intocmirea
manuala a documentelor se poate realiza cu cerneala, cu pasta sau creion chimic, insa prezinta
cateva dezavantaje:
necesita un volum mare de munca, nu asigura calitate superioara si pot apare greseli care
sunt mai greu de rectificat. In schimb, intocmirea documentelor cu mijloace tehnice
elimina aceste dezavantaje, dar impune anumite limite cu privire la marimea, continutul
si formatul documentelor.
daca se strecoara greseli in intocmirea documentelor, acestea pot fi corectate, dar numai
cu respectarea anumitor reguli: nu se admit stersaturi, razuituri, etc.; rectificarea
greselilor se face prin taierea cu o linie a textului sau a sumei gresite , in asa fel incit sa se
poata citi ceeea ce a fost gresit, apoi se scrie deasupra textul sau suma corecta, facindu-se
mentiune pe documentul rectificat asupra acestui fapt, care se confirma prin semnaturile
acelorasi persoane care au semnat initial documentul. Nu se admit corectari in
documentele de casa si de banca, acestea anulandu-se prin taierea cu o linie pe diagonala
pe care se scrie cuvintul ,,ANULAT', pastrindu-se in continuare in exemplarele sale
respective, fara a se detasa si se intocmesc apoi documentele corecte.
In ceea ce priveste continutul documentelor, acesta difera in functie de caracterul operatiilor
consemnate,unele putand avea un caracter comun, iar altele un caracter specific.
Caracterele comune se refera la: denumirea documentului, denumirea intreprinderii
emitente, adresa sau compartimentul care a intocmit documentul; codul fiscal; numarul si data
intocmirii documentului, datele cantitative sau valorice, semnaturile persoanelor participante la
efectuarea operatiei consemnate in document etc.
Caracterele specifice asigura detalierea operatiei consemnate si difera de la o categorie de
documente la alta.
Verificarea si prelucrarea documentelor
Documentele indeplinesc un anumit circuit, care reprezinta drumul pe care il parcurg din
momentul emiterii sau intrarii in intreprindere si pana la operatia de arhivare. Necesitatea

circulatiei documentelor este determinata de faptul ca date din acelasi document sunt necesare
mai multor compartimente si persoane din inreprindere si un se poate asigura cate un exemplar
pentru fiecare utilizator. Acest circuit al documentelor poate fi reprezentat si grafic, pentru a se
asigura astfel un circuit rational si unitar. Circulatia documentelor trebuie sa se desfasoare intr-o
ordine bine stabilita, nefiind permisa retinerea documentelor in mod nejustificat de catre un
compartiment sau altul.
Pentru a asigura exactitatea datelor cuprinse in documente, acestea trebuie sa fie supuse
unei verificari minutioase, care are ca scop sa descopere eventualele erori, actiunile ilegale sau
incorecte.
Astfel, procesul de verificare a documentelor se face sub trei aspecte si anume:
Verificarea sub aspectul formei - se controleaza daca documentul a fost intocmit pe
formulare corespunzatoare, daca sunt completate toate rubricile, daca sunt semnate si
daca nu au avut loc stersaturi sau corectari fara a fi certificate.
Verificarea aritmetica (cifrica) - se controleaza daca s-au preluat corect datele cifrice din
documente si daca s-au efectuat corect calculele.
Verificarea de fond consta in controlul realitatii (se verifica daca operatia economica s-a
efectuat la data, locul si conditiile prevazute in document), necesitatii (aprecierea daca
operatia inscrisa in document este utila activitatii intreprinderii si se justifica economic),
oportunitatii (se urmareste daca momentul ales si locul stabilit pentru executatea unei
operatii economice sunt eficiente pentru intreprindere), legalitatii (se apreciaza prin
raportarea ei la actele normative care reglementeaza genul respectiv de operatii; aceasta
nu trebuie sa contravina legislatiei in vigoare) si economicitatii (consta in verificarea
datelor prin contrapunere pentru a stabili daca costul operatiei avantajeaza sau nu
intreprinderea) operatiilor consemnate in documentul respectiv.
In general, verificarea documentelor se efectueaza de alte persoane decit cele care le-au
intocmit. Dupa completare si verificare, documentele sunt supuse operatiei de prelucrare, care
consta in gruparea documentelor pe operatii, cumularea unor documente primare si obtinerea
celor centralizatoare.
Documentele cu regim special vor fi inregistrate in mod obligatoriu in fisa documentelor
cu regim special deschisa in acest scop. Documentele obisnuite, precum si cele cu regim special,
de regula , nu vor fi puse spre utilizare decit dupa justificarea prealabila a documentelor care au
fost eliberate anterior, justificandu-se utilizarea integrala si corecta, fapt ce se poate asigura prin
vizele ce trebuie acordate pentru punerea in circulatie a acestor documente.
Dupa rezolvarea completa si definitiva a documentelor, o ultima faza a circuitului
documentelor o constituie clasarea lor la dosar. Prin clasare se intelege aranjarea documentelor
intr-o anumita ordine, in scopul asigurarii pastrarii lor in bune conditii si pentru a fi usor de gasit
in vederea obtinerii informatiilor necesare.
Clasificarea documentelor in dosare se poate face dupa mai multe criterii, si anume:
- criteriul cronologic: se grupeaza documentele in ordinea intocmirii lor;
- criteriul alfabetic: impune clasarea in acelasi dosar a documentelor tinand seama de denumirea
unitatii la care se refera documentele;

- criteriul geografic: documentele se grupeaza dupa adresa sediului intreprinderii corespondente;


- dupa obiect sau pe grupe de operatii: se grupeaza documentele pe categorii de probleme.
Pastrarea documentelor trebuie sa asigure integritatea acestora si presupune doua aspecte:
pastrarea curenta, pastrarea de durata. Pastrarea curenta a documentelor se afla in relatie cu
arhivarea curenta, iar pastrarea de durata arhivarea generala in cadrul unitatii sau la arhivele
statului. In cadrul arhivei, documentele se pastreaza grupate pe domenii si in cadrul acestora,
cronologic. Termenele de pastrare a documentelor se stabilesc prin acte normative si difera in
functie da natura si importanta documentului.
Dupa ce documentele sunt predate la arhiva, acestea mai pot fi consulatate numai in
conditiile prevazute in regulile de organizare si functionare a arhivelor: dupa aprobarea
prealabila a conducatorului intreprinderii; pe baza unor procese verbale in cazul eliberarii
documentelor originale. Dupa ce expira termenul de pastrare a documentelor, acestea se scot din
arhiva generala a unitatii si se predau la arhiva statului, daca prezinta interes sau daca nu mai
prezinta importanta atunci sunt valorificate ca produse reziduale.
Deoarece in ultimii ani s-au dezvoltat foarte mult sistemele de prelucrare electronica a
datelor, a inceput sa se practice si arhivarea informatiilor pe suporturi magnetice ca: dischete,
CD-uri, DVD-uri, memorie flash.