Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1. Microsoft Excel
MICROSOFT EXCEL face parte din suita de programe puse la dispoziia utilizatorului de pachetul
Microsft Office, pachet care mai conine i un editor de texte performant (Microsoft Word), un program de
baze de date (Microsoft Access), unul pentru prezentarea lucrrilor tiinifice (Microsoft Power Point) i
alte programe utile.
Este un program pentru calculul tabelar. Este i el, la rndul lui un pachet de programe, oferind printre altele
posibilitatea de a nregistra date referitoare la pacieni, la managementul unei firme, sau spital, sau cabinet, la
rezultatele unei cercetri tiinifice, etc. MICROSOFT EXCEL permite operaii complexe cum ar fi
calcule, sortri, selectri, tabelri, reprezentarea grafic a datelor, teste statistice, etc.
Acest program este printre cele mai folosite pachete de calcul tabelar. Este considerat cel mai performant din
familia programelor de acest gen. n funcie de viteza procesorului calculatorului pe care se execut EXCEL,
calculele sunt fcute cu viteze diferite. Dar, calcule pentru care altfel ar trebui s consumm zile sau
sptmni de operaii anevoioase, sunt executate de EXCEL n cteva fraciuni de secund, uneori viteza este
aa de mare c d senzaia execuiei instantanee.
Marele avantaj al acestui pachet fa de alte pachete este c datele se introduc extrem de uor, nu este nevoie
de o pregtire special pentru a nregistra date cu EXCEL. n plus, dup nregistrare, datele pot fi preluate i
procesate dup nevoie cu orice alt pachet de programe care este compatibil cu sistemul de operare Windows
i chiar cu unele pachete de programe necompatibile Windows.
1.1. Introducere. La lansare, EXCEL pune la dispoziia utilizatorului un caiet de lucru, (Workbook),
alctuit din foi de lucru (WorkSheets).
Laboratorul I
O foaie de lucru, este alctuit tabelar, din linii i coloane. Coloanele sunt etichetate cu litere mari ale
alfabetului latin(A, B, Z, AA, AB, ), iar liniile sunt numerotate cu cifre arabe, ncepnd de la 1. Acest
mod de etichetare poate fi schimbat, de exemplu coloanele pot fi etichetate tot cu cifre arabe, dar este indicat
s se lucreze cu etichetarea propus de programul Excel. Vezi figurile din pagina 1.
Bara de tiltu, conine numele programului (Microsft Excel) i numele caietului la care lucrm (n acest caz,
Book1). Sub bara de titlu este situat meniul principal al programului, care are ca opiuni File, Edit, View,
Insert, Format, Tools, Window i Help. Apoi, mai jos, sunt dou rnduri de pictograme, numite Bare de
instrumente (Toolbars), care constau din imagini foarte mici, fiecare din ele executnd la apsare o sarcin
anume. Cnd ncepei lucrul cu Excel, programul pune la dispoziie aceste dou rnduri de pictograme (vezi
figura).
O coloan poate fi selectat prin apsarea etichetei ei. n imagine, a fost apsat litera B, care este eticheta
coloanei a doua. O foaie de lucru, are iniial 256 de coloane, ceea ce este suficient pentru cele mai multe
aplicaii la care vrem s folosim EXCEL, dar acest numr poate fi mrit, astfel ca o foaie de calcul s aib
mai multe coloane.
Atunci cnd literele alfabetului se termin, lucru care se ntmpl la coloana a 26-a, care are eticheta Z, se
ncepe o reetichetare cu AA, AB,.AZ, adic nc 26 de coloane, apoi BA, BB,BZ, altele 26 i aa mai
departe. Ultima coloan este etichetat cu IV.
Liniile foii de lucru sunt n numr de 65536 i sunt numerotate (etichetate) ncepnd cu 1. i numrul de linii
al unei foi de lucru poate fi mrit dac este nevoie, dar de obicei sunt suficiente pentru aplicaiile pe care
dorim s le executm. Executnd clic pe eticheta unei linii se va selecta ntreaga linie, adic toate cele 256 de
celule ale ei, din care n ecran nu se vd evident dect primele (vezi mai sus).
La intersecia unei linii cu o coloan, gsim celule, pe care le denumim dup coloana i linia pe care se
afl, asemntor cu ptrelele jocului de ah. Prima celul din foaie este A1. n imaginea de sus, celula B3,
are marginile ngroate. O celul care are marginile ngroate, se numete celul activ. Dac executai clic
cu mouse-ul pe o alt celul, ea va deveni activ, prin ngroarea marginilor.
Dac introducei un text sau un numr de la tastatur, va fi inserat totdeauna n celula activ
2
Laboratorul I
n partea de jos a caietului de lucru, sunt listate foile pe care putem lucra. Iniial sunt trei, denumite Sheet1,
Sheet2, Sheet3. La nevoie, putem insera noi foi de lucru, pe lng acestea, sau putem terge foile de lucru
inutile.
Inserarea unei noi foi de calcul se face cu secvena Insert Worksheet. Putei s executai aceast
secven, i vei constata c a aprut o nou foaie pe care programul o numete n mod implicit Sheet4.
tergerea unei foi de calcul se face executnd un clic dreapta de mouse pe numele ei, iar din lista care
apare, se alege Delete. Programul anun ntr-o mic fereastr c foaia va fi tears. Se apas butonul
OK.
n dreapta jos a ecranului, observai barele de derulare (vezi figura de mai sus), care ne ajut s vizualizm
coloanele sau liniile pe care am introdus date i pe care nu le putem vedea din cauza dimensiunii limitate a
ecranului. Fiecare bar de derulare are la cele dou capete dou butoane de derulare pe care le putei apsa
pentru a realiza vizualizarea datelor care nu se vd pe ecran. Dac le apsait, vei vedea numai cum se
schimb numerotarea, care nu va mai ncepe de la coloana A i linia 1 ci de la o alt coloan i/sau linie, n
funcie de modul cum ai acionat butoanele.
n unele cazuri, programul este setat s afieze ferestrele n care se vizualizeaz un caiet de lucru fr bare de
derulare. n acest caz, urmrii n colul din dreapta sus al ecranului, cele dou rnduri de butoane de
dimensionare. Apsai butonul indicat cu o sgeat n figura de mai sus. n mod normal, fereastra care
conine foaia de lucru, trebuie s capete bare de derulare.
1.2 Deschiderea fiierelor existente. Pentru a putea lucra mai eficient, vom folosi date anterior
inregistrate folosind programul EXCEL, i care sunt organizate n tabele de date. Unul din tabelele de date cu
care putem lucra este tabelul CIROZA, care conine date despre 234 de pacieni care au ciroze cu diferite
etiologii i cancer hepatic.
Atunci cnd dorim s lucrm cu un tabel de date care este nregistrat nainte, el trebuie transferat din
memoria permanent de pe discul dur, n memoria de lucru a calculatorului sau staiei de lucru pe care
executm programul Excel. Aceast operaie se numete deschidere a unui fiier. Fiierul n care se afl
datele despre pacienii bolnavi de ciroz i cancere hepatice, despre care am vorbit mai sus, se numete
CIROZA.XLS.
Deschiderea fiierului cu date:
Fereastra Open v d posibilitatea s alegei locaia de pe discul dur unde se afl fiierul cutat
Laboratorul I
ntreag n sus). Atenie, tastele de pe tastatur sunt mai comode n aceast situaie, dar ele deplaseaz
ecranul n funcie de poziia tastei active.
Deplasarea pentru vizualizarea altor coloane, atunci cnd ele nu sunt vizibile (aa cum este cazul la noi), se
face folosind bara de derulare orizontal. O alt posibilitate este s se execute clic pe una din celulele de la
marginea dreapt a ecranului, i s se deplaseze aceast celul activ spre dreapta, folosind de pe tastatur,
tasta sgeat dreapta. La fel v putei deplasa napoi, spre coloanele din stnga, folosind tasta cu sgeat
stnga.
1.3 Sortarea. Sortarea este operaia prin care liniile unui tabel sunt aranjate astfel nct s urmeze ordinea
dat de valorile cresctoare sau descresctoare ale unei coloane. Putem sorta pacienii dup vrst, nume
prenume, boal, sau orice alt criteriu dac exist datele necesare nregistrate n tabel. Putem sorta i dup mai
mult dect o coloan.
Pentru a face o sortare, trebuie s procedai astfel:
Deschidei, dac nu este deschis tabelul pentru care trebuie s facei sortarea. n acest exemplu, trebuie
s deschidei tabelul CIROZA
Alegei secvena Data Sort, executnd clic pe numele opiunii Sort Fereastra care a aprut,
permite alegerea a trei coloane de sortare
Pentru moment, deoarece dorim s facem o sortare numai dup vrst, vom alege doar n prima caset
de opiune numele coloanei VARSTA (se mai numete i caset combinat, avnd n dreapta un buton
de opiune)
Deci, apsai pe butonul de opiune al casetei Sort by, i din lista derulant, alegei coloana VARSTA.
Observai c n dreapta casetei de opiune, sunt dou butoane de opiune, fiind activ butonul Ascending,
ceea ce ne spune c sortarea se va face n ordinea cresctoare a vrstelor
Celelalte casete de opiune, le lsai aa cum sunt
La sfrit, apsai butonul OK
Laboratorul I
Efectul este c n foaia de calcul, ordinea liniilor tabelului s-a modificat, astfel ca primii s fie pacienii cei
mai tineri (ncepnd cu 26 de ani), iar pe msur ce coborm n tabel, pacienii sunt cu vrste tot mai mari.
Evident, odat cu trecerea unui pacient de pe o linie pe alta, toat informaia ce se refer la el (de pe linia
lui), este trecut de pe o linie pe alta (vezi imaginea de mai sus).
Pentru a face o sortare dubl, dup Nume i Prenume, procedai astfel:
Executai din nou secvena Data Sort, executnd clic pe numele opiunii Sort
Alegei din caseta de opiune Sort by, numele coloanei NUME, iar din a doua, numele coloanei
PRENUME, prin apsarea butonului de opiune, aa cum vedei mai jos n figura din stnga.
Efectul sortrii se vede n figura de mai jos, dreapta.
Apoi, alegei, ca n figurile de mai jos, din prima caset de opiune, SEX, din a doua, MEDIU, iar
din a treia VARSTA.
Efectul este vizualizat n imaginea de mai jos. Observai c la nceputul tabelului sunt pui numai brbai (b),
din mediul rural (r), n ordinea cresctoare a vrstei. Dac vei cuta mai jos n tabel, vei observa c dup ce
sunt listai brbaii din mediul rural, ncepe listarea brbailor din mediul urban, tot n ordinea vrstei. Apoi
sunt listate femeile din mediul rural, n ordinea vrstei i, n final femeile din mediul urban n ordinea vrstei.
Deci, programul a fcut sortarea nti dup sex, apoi, pentru aceeai valoare pe coloana SEX, a ordonat dup
mediu, iar la aceeai valoare pe coloana MEDIU, a ordonat dup vrst. Ordinea de sortare este exact cea din
ferestra n care am fcut opiunile.
Laboratorul I
Observaie: Nu este indicat s se ordoneze dup mai multe coloane, punnd pe locul nti o coloan
numeric. De exemplu, nu are sens s ordonm dup coloana bilirubin total (BRT), ca prima coloan de
sortare, i s lum ca a doua coloan de sortare sexul sau mediul, sau alt coloan.
Putei face i sortri n ordine descresctoare. Mai jos este explicat cum sortai decresctor dup toate cele
trei coloane dup care ai sortat mai sus cresctor (figura din stnga).
Pentru a face o selecie dup trei coloane, descresctor, refacei secvena Data Sort, executnd clic pe
numele opiunii SortApoi, alegei, ca mai jos, din prima caset de opiune, SEX, din a doua, MEDIU, iar
din a treia VARSTA. Bifai peste tot opiunile Descending (vezi figura de mai sus, stnga). Apoi apsai
butonul OK. Efectul este c pacienii sunt ordonai ncepnd cu femeile din mediul urban (apoi femei rural,
brbai urban, brbai rural, verificai!), de fiecare dat ordonarea dup vrste fiind nceput cu pacientul cel
mai n vrst.
Revenirea la ordinea iniial a pacienilor n tabel se face efectund o nou sortare, de data aceasta dup o
singur coloan, n cazul tabelului CIROZA, aceasta fiind FO (prescurtare de la Foaie de Observaie).
Alegei deci n caseta de opiune Sort by, numele coloanei FO (vezi figura de mai sus, dreapta), bifai
butonul de opiune din dreapta numit Ascending, tergei eventualele nume de coloane din celelalte dou
casete de opiune, apoi apsai butonul OK. Rezultatul este revenirea la situaia iniial.
Atenie: Dac un tabel nu are o coloan pe care pacienii sunt numerotai, dup o sortare, revenirea la ordinea iniial
nu mai este posibil n aceeai sesiune de lucru, ci numai dup redeschiderea tabelului, dac ntre timp nu a fost salvat
n memoria de pe discul dur cu ordinea schimbat. Dac, de exemplu, dup ce am deschis tabelul CIROZA, am sortat
pacienii dup vrst i nchidem tabelul fr s salvm, ordinea este aceea a foilor de observaie, adic cea iniial.
Dac ns la nchidere salvm tabelul, ordinea este dup vrst. La tabelul CIROZA, aceasta nu este o problem, pentru
c putem oricnd s sortm pacienii n ordinea foilor de observaie (coloana nti).
Laboratorul I
1.4. Filtrarea. Este operaia prin care liniile corespunztoare pacienilor care ndeplinesc anumite condiii
puse de utilizator sunt reinute n tabel, iar restul sunt eliminate temporar din tabel. Astfel, putem reine
numai pacienii de sex masculin, ndeprtnd temporar pe cei de sex feminin, putem reine pe cei sub 50 de
ani, ndeprtndu-i temporar pe cei peste 50 de ani, etc.
Atunci cnd dorim s facem filtrri, prima operaie este instalarea filtrelor pe coloanele pe care dorim s
facem filtrarea. Pentru nceput vom face filtrri instalnd filtre pe toate coloanele.
Pentru a instala filtre pe coloanele unui tabel, se procedeaz astfel:
Se deschide tabelul pentru care dorim s facem filtrarea, dac nu este deschis. Pentru exemplul nostru,
trebuie s fie deschis tabelul CIROZA.
Se execut clic n orice celul din interiorul tabelului, de exemplu pe A1. Celula respectiv devine
activ.
Se execut secvena Data Filter AutoFilter, executnd un clic pe numele opiunii AutoFilter.
Ca efect, apar pe linia 1 a tabelului mici butoane de opiune, care pot fi acionate. Aceste butoane sunt
semnul c pe fiecare coloan a tabelului a fost instalat un filtru de selecie.
Deoarece butoanele nou instalate pe tabel tind s acopere parial numele coloanelor, acestea trebuie ajustate
pentru a putea lucra mai uor. Aadar ncercai s facei coloanele de pe pagina vizibil mai late, cum se vede
n figura de mai jos.
Laboratorul I
Putei face o filtrare dubl, prin apsarea butonului de filtrare al coloanei MEDIU i alegerea literei u
(urban). Vei constata c acum ambele butoane de filtrare de pe coloanele SEX i MEDIU sunt schimbate la
culoare. Spunem c am fcut o filtrare dubl sau o filtrare cu condiie dubl.
De fapt, numrul de filtre nu este limitat i putei face i o a treia filtrare printre femeile din mediul urban
care au rmas n tabel. De exemplu, dac am uitat numele unei paciente dar tim vrsta, ea va fi gsit printro filtrare dup vrst. Apsai butonul de filtrare al coloanei VARSTA i alegei 30
Efectul este c rmn n tabel numai femeile din mediul urban de 30 de ani, care sunt numai dou. Un al
patrulea filtru este acum inutil. n general dac dup o filtrare rmn mai puin de 10-15 pacieni, o alt
filtrare printre ei nu mai este necesar.
Nu uitai: Dac am efectuat o filtrare, atunci a doua filtrare acioneaz numai printre
pacienii rmai dup prima.
Pentru a nva mai multe despre filtrri, s revenim cu filtrarea dup SEX i MEDIU. Apsai din nou
butonul de selecie al coloanei SEX i alegei All (Toi). Procedai la fel pe coloanele MEDIU i VARSTA.
Ai revenit la situaia iniial, toi pacienii sunt cuprini n tabel.
n practic, filtrarea dup vrst se face de obicei n sensul c alegem pacienii cu vrste mai mari sau mai
mici dect o limit, sau cu vrste cuprinse ntre anumite limite. Pentru a realiza acest lucru, apsai din nou
pe butonul de filtrare al coloanei VARSTA, i alegei Custom.
Laboratorul I
Efectul este apariia ferestrei din figura de mai sus, stnga, care are patru casete de opiune. Ele ne permit s
punem una sau dou condiii, aa cum vei face mai jos.
De exemplu, este necesar s selectm pacienii de 50 de ani i peste 50 de ani. Vei proceda astfel:
Apsai pe butonul de opiune din prima caset, alegei opiunea is greathet than or equal to (este
mai mare sau egal cu)
Apoi, apsai butonul de opiune al casetei situat n dreapta, tot pe primul rnd de casete. Din lista
care apare, alegei 50
Apsai din nou butonul de filtrare al coloanei VARSTA, alegei Custom, iar din ferestra aprut
alegei aa cum vedei n figura de mai sus. Apoi apsai butonul OK. Ca efect, vei gsi n tabel
numai pacienii de 50 de ani i peste, pn la 60 de ani, exclusiv.
Pentru a lucra n continuare, anulai filtrarea apsnd pe butonul de filtrare al coloanei VARSTA i alegnd
All.
Putei folosi filtrarea pentru a alege pacienii cu anumite nume. De exemplu dac dorim toi pacienii ale
cror nume ncep cu literele C i D, vei proceda astfel:
Apsai butonul de filtrare al coloanei Nume i apoi alegei din lista aprut, opiunea Custom
n cele patru casete de opiune, alegei ca n figurile de mai sus: is greather than Butoi i is less
than Ecea
Laboratorul I
Efectul, este afiarea pacienilor ale cror nume ncep cu C sau D (vezi figura de mai sus). Pentru a continua
lucrul, anulai i aceast filtrare.
Pentru a filtra un numr de pacieni cu cele mai mari sau mai mici valori pe o coloan, se folosete filtrarea
Top 10. Apsai pe butonul de filtrare al coloanei VARSTA i alegei opiunea Top 10.
Efectul este apariia ferestrei de sus, care ne permite s alegem cei mai n vrst pacieni (orice
numr de pacieni, nu neaprat 10, cum i spune numele. De exemplu, putem alege 15). Dup ce ai
scris 15 n caseta din mijloc, apsai butonul OK. Au fost listai numai cei mai n vrst 15 pacieni,
n ordinea n care apar ei n tabel.
Aa cum vedei mai jos, sunt posibile i alte tipuri de astfel de selecii. Apsai din nou butonul de filtrare al
coloanei vrsta, alegei din lista aprut opiunea Top 10, apoi n fereastra care apare, schimbai Top n
Bottom, numrul 15 n 10, iar opiunea Items n Percent.
10
Laboratorul I
Tocmai ai cerut programului s v listeze pe cei mai tineri 10% dintre pacienii din tabel. Aceasta deoarece
Bottom, alege valorile cele mai mici, iar Percent alege nu un numr de pacieni, ci un procent de pacieni
din tabel. Efectul acestei filtrri este apariia unui numr de peste 30 de pacieni, cu vrstele cele mai mici.
Anulai selecia pentru a putea lucra mai departe.
Alt proprietate important a operaiei de filtrare este combinarea condiiilor altfel dect prin conectorul
logic i. Anume, putem alege ntre conectorii i sau (And Or). Dac am dorit s alegem pacienii ntre 50
i 60 de ani, cele dou condiii s-au legat prin i: filtrm pacienii care au sub 60 de ani i n acelai timp au
peste 50 de ani. Deci am folosit conectorul i.
Dac ns, pe coloana DIAGCOD, dorim s listm numai pacienii cu HCE i HCV (hepatit cronic etilic
i hepatit cronic viral), cele dou condiii trebuie legate prin sau (or): filtrm pacienii care au HCE sau
au HCV.
11
Laboratorul I
Vor fi alei pacienii care, fie au sub 30 de ani, fie au peste 70 (vezi figura de mai jos).
La terminarea filtrrilor, eliminarea butoanelor de filtrare se face aa cum vedei n figura de mai jos, adic,
folosind exact aceeai secven ca la nceput, atunci cnd au fost instalate filtrele.
Deci, filtrele se elimin cu secvena Data->Filter->AutoFilter
12
Laboratorul I
13