Capitolul 2

CONCEPTE DE BAZA ALE

SISTEMELOR INFORMATIONALE

26.05.15

Cuprins:
2.1.

Definiia sistemului informaional

2.2.

Componentele sistemului informaional

2.2.1. Resurse informaionale
2.2.2. Fluxurile i circuitele informaionale
2.2.3. Procedurile informaionale

2.3.
2.4.

Tipuri de fluxuri i circuite informaionale

Proiectarea sistemelor informaionale
2.4.1.Elemente ale analizei de sistem
2.4.2. Fazele proiectrii

26.05.15

Componentele unei organizatii

Sistem conducator:
Luarea

deciziilor
Repartitia resurselor necesare

Sistem informational:
Dirijarea fluxului de informatie in conformitate cu
nevoile sistemului conducator

Sistem condus:
Subordonat

26.05.15

conducator

cerintelor sist.
3

OPERAIONALIZARE A
PROCESULUI MANAGERIAL
INFORMATIONAL

26.05.15

COMPONENTE SISTEM INFORMATIONAL

SURS

26.05.15

RECEPTOR

Emitent ENTITATEA
care iniiaz procesul ntr-o
ntreprindere;

Feed-back element
Codificarea operaia de

facultativ al procesului de
comunicare reversul
legturii directe emitentreceptor

transpunere a informaiilor
ntr-un set de simboluri pentru
Factori perturbatori intervin n
a fi transmis;
procesul comunicrii
distorsionnd recepia complet iReceptor ENTITATEA
Mesajul rezultatulcorect
aciuniia mesajului;
care primete mesajul pe
de codificare;
cauze de natur:
care l decodific ;
obiectiv (imperfeciunea
canalelor de comunicare);
subiectiv (datorate atitudinilor
celor implicai);
Decodificarea aciunea de
interpretare de ctre receptor
Canalul de comunicare
a mesajului i convertirea ntrcalea
de
transmitere
a
o form inteligibil
mesajului;

26.05.15

Definiia sistemului informaional

Sistemul informaional este acea
component a managementului firmei
care ncorporeaz totalitatea
resurselor informaionale create,
prelucrate i transmise pe fluxuri i
circuite informaionale , precum i a
tehnicilor i mijloacelor de procesare
a acestora n vederea creterii
rapiditii i fiabilitii actului
decizional
26.05.15

Componentele sistemului informaional

Resursele informaionale;

Fluxurile i circuitele informaionale;

Procedurile i mijloacele de tratare a

informaiei.

26.05.15

Resursele informaionale

DEF: ansamblul sistemic al

informaiilor generate, obinute,
disponibile i refolosibile din
ntreprinderea comercial

Sunt component a oricrei afaceri

26.05.15

Resursele informaionale

Procesele de natur managerial,impun

obinerea de informaii vitale cu privire la:

pia (dinamic, dimensiuni, structur etc.),

competiie (cot de pia, segmente ocupate
de cumprtori, preuri practicate,structura
ofertei, servicii oferite etc.),
sursele de aprovizionare (localizare, condiii
de livrare, preuri ),
consumatori (segmente vizate,
comportamente specifice, putere de cumprare
etc.)

26.05.15

10

Resursele informaionale

Domenii de resurse informaionale:

funcia comercial gsirea celor mai bune

segmente de furnizori, valorificarea spaiilor de
stocare i comercializare, administrarea
vnzrilor;
funcia de cercetare-dezvoltare planificarea strategic, investiiile pentru
dezvoltare, temele de cercetare;
funcia de marketing - cercetarea pieei,
strategia de reclam, planificarea vnzrilor,
analiza acestora;

26.05.15

11

Resursele informaionale

Domenii de resurse informaionale:

funcia financiar-contabil - planificarea

profitului, stabilirea capitalului, contabilitatea
cheltuielilor, contabilitatea veniturilor;
funcia de personal - recrutare, selecie,
angajare, formare i perfecionare, salarizare,
promovare, probleme sociale;
funcia de producie - prestri servicii,
ambalare, porionare etc.

26.05.15

12

Resursele informaionale
Informaia definiie:
Component elementar a
resurselor informaionale,
informaia constituie rezultatul
prelucrrii datelor dup anumite
proceduri logice.

26.05.15

13

Informaia

conceptul de informaie i coninutul

acesteia, literatura de specialitate aferent
domeniului managementului acord un loc
aparte informaiei economice, termen a
crui abordare cunoate dou accepiuni:

informaie n sens larg, care se refer la orice

informaie care poate fi folosit n mod direct
sau indirect de ctre firme n vederea atingerii
obiectivelor propuse;
informaie n sens restrns, care se refer
numai la informaiile care sunt utilizate n mod
nemijlocit n procesele economice ale firmei
(contabile, financiare sau comerciale).

26.05.15

14

Clasificarea informaiilor

gradul de prelucrare:

primare cele care nu au suferit un proces de

prelucrare anterior;
intermediare cele care au fost i mai pot fi
supuse prelucrrii;
finale cele care au un caracter sintetic i un
grad de agregare ridicat.

originea i destinaia lor:

informaii externe - generate n mediu sau

destinate acestuia;
informaii interne - care se nasc i circul n
interiorul ntreprinderii.

26.05.15

15

Clasificarea informaiilor

modul de definire :

formale - avnd un regim prestabilit de

captare, circulaie, prelucrare i stocare;
informale - care circul spontan ntre
compartimente si/sau indivizi n funcie de
necesiti ;

natura lor:

cantitative ;
calitative;
de comparaie;

26.05.15

16

Clasificarea informaiilor

gradul de prelucrare:

primare cele care nu au suferit un proces de

prelucrare anterior;
intermediare cele care au fost i mai pot fi
supuse prelucrrii;
finale cele care au un caracter sintetic i un
grad de agregare ridicat.

originea i destinaia lor:

informaii externe - generate n mediu sau

destinate acestuia;
informaii interne - care se nasc i circul n
interiorul ntreprinderii.

26.05.15

17

Clasificarea informaiilor

modul de organizare a nregistrrii i

prelucrrii:

informaii tehnico-operative care au frecven

mare de difuzare, caracter analitic i sunt orientate
ctre localizarea n timp i spaiu a proceselor din
cadrul firmei;
informaii de eviden contabil ce sunt utilizate
pentru fundamentarea i evaluarea deciziilor pe
termen scurt i se refer, n special, la aspecte de
gestiune economic ale activitilor ntreprinderii;
informaiile statistice - care sunt informaii postoperative ce reflect n mod sintetic, sub form
preponderent numeric, principalele activiti ale
firmei; sunt folosite pentru evaluarea rezultatelor
ntreprinderii comerciale i pentru diagnosticarea i
previzionarea de noi obiective.

26.05.15

18

Fluxurile i circuitele informaionale

2.2.2. Fluxurile i circuitele informaionale
2.2.3. Procedurile informaionale

2.3.Tipuri de fluxuri i circuite

informaionale
2.4.Proiectarea sistemelor informaionale
2.4.1.Elemente ale analizei de sistem
2.4.2. Fazele proiectrii

26.05.15

19

Fluxurile i circuitele informaionale

Fluxurile i circuitele informaionale

sunt cea de a doua component a
sistemului informaional al firmei.
Flux informaional
1

RECEPTOR
RECEPTOR

EMITOR
EMITOR

RECEPTOR
RECEPTOR

Circuite informaionale

26.05.15

20

Fluxurile i circuitele informaionale

Cantitatea de informaii
vehiculat (transmis i
procesat) ntre emitor i
receptor se numete flux
informaional
Traiectoria pe care o parcurge
informaia se numete circuit
informaional.

26.05.15

21

Procedurile informaionale

Procedurile informaionale
includ metodele i tehnicile de
culegere, nregistrare,
transmitere i prelucrare,
operaiile componente, suporii,
formulele, modelele i
mijloacele de tratare a
informaiilor.

26.05.15

22

Procedurile informaionale

Procedurile informaionale sunt demersuri

foarte detaliate, constituite i organizate
etapizat:

stabilirea suporilor (purttorilor) de informaii

utilizai, adic a materialelor folosite pentru
consemnarea lor, precum i a caracteristicilor
dimensionale si de structur a acestora.
stabilirea succesiunii tratrii informaiilor i a
operaiilor pe care acestea le impun, a
modelelor si formulelor de calcul utilizate.

26.05.15

23

Procedurile informaionale

caracteristicile fundamentale ale

procedurilor informaionale:

gradul ridicat de formalizare a procedurilor

informaionale, bazat n principal pe tipizare,
standardizare si codificare a informaiilor i
situaiilor informaionale;
un accentuat caracter opional al procedurilor
informaionale ale ntreprinderilor
competitive, precum i tratarea rapid a
informaiei;
economicitatea ridicat a procedurilor
informaionale moderne care este rezultanta
tuturor celorlalte caracteristici anterior
enunate;

26.05.15

24

Mijoace de tratare a informaiilor

Mijloace de tratare a informaiilor se

constituie ntr-un ansamblu unitar al
mijloacelor de culegere a datelor,
nregistrare, transmitere si prelucrare ale
informaiilor.
Ele definesc suportul tehnic al sistemului
informaional - componente:

suportul fizic ce conine ansamblul de

echipamente-hardware;
suportul logic, care cuprinde sistemul de
programe de operare i programele de aplicaii
software.

26.05.15

25

Mijloacele de tratare a informaiilor

n funcie de performanele tehnice i de gradul

de intervenie al omului, mijloacele de tratare a
informaiilor pot fi grupate n urmtoarele
categorii:

manuale cnd intrrile n sistem sunt pe

purttori de hrtie, care sunt procesate
manual, ieirile fiind tot pe purttori de hrtie;
mecanizate cnd prelucrarea informaiilor se
face cu ajutorul echipamentelor
mecanografice, cu posibiliti de nmagazinare
relativ limitate, iar accesul la informaie este
de regul limitat de performanele acestora;
automate cnd prelucrarea informaiilor se
face cu ajutorul computerelor, cu posibiliti
de nmagazinare adaptate nevoilor firmei,
accesul la informaie realizndu-se on line .

26.05.15

26

Tipuri de fluxuri i circuite

informaionale

management bun este rezultatul unei

decizii corect transmise printr-un sistem
informaional, ntr-o structur
organizatoric permeabil.
Ele sunt abordate n funcie de direcia de
vehiculare a informaiei (verticale,
orizontale, oblice); coninutul informaiei
(omogene, eterogene); frecvena
producerii (permanente, temporare,
periodice) sau configuraie (ondulatorii,
arc, spiral).

26.05.15

27

Tipuri de fluxuri i circuite

informaionale

Potrivit criteriului configuraie, pot fi definite

urmtoarele tipuri de fluxuri informaionale:

liniare care au un caracter permanent i urmresc n

principal traseul relaiilor organizatorice de tip ierarhic i
de cooperare;
ondulatorii care se stabilesc ntre efi i subordonaii
compartimentelor situate la acelai nivel ierarhic i sunt
rezultanta unei combinaii dintre relaiile de tip ierarhic cu
relaii de cooperare stadiul aplicrii
arc care apar ntre decideni i executani situai pe
niveluri ierarhice diferite, cu traiectorii ascendente sau
descendente, i sunt de regul generate de deciziile cu
caracter de unicat; ele pot fi cu transferul
spiral care apar cu caracter temporar sau aleator i
sunt specifice fluxurilor specializate pentru urmrirea unui
produs (aflat n franciz) de la intrare, pn la vnzare i
post vnzare

26.05.15

28

Tipuri de fluxuri i circuite

informaionale
Flux informational ondulatoriu
Serv. Marketing

Serv. Vnzri

Serv. Preuri

ef serviciu

ef serviciu

ef serviciu

Executant

Executant

Executant

26.05.15

29

Tipuri de fluxuri informaional

AGA

AGA
Decizia strategic

Informare efecte

Director general

Director general

Decizia tactic

Informare

Director comercial

Director comercial

Decizia tactic + instruciuni

aplicare

Raport privind
stadiul aplicrii

AGA

Decizia strategic

Director general

Director general

Variante decizii

Decizia tactic

Director comercial

Director comercial

Alternative decizii

Decizie + instruciuni

Serv. comercial
Serv. comercial

Serv. comercial

Propuneri obiective

Magazin

Magazin

Raport privind
stadiul aplicrii

Decizia tactic + instruciuni

aplicare

Magazin

Serv. comercial
Decizie + instruciuni + termene
i responsabiliti

Informaii, rapoarte

aciune

aciune

Flux informaional de tip arc concav

Flux informaional de tip arc convex

26.05.15

30

Proiectarea sistemelor informaionale

Proiectarea unui sistem informaional nou

este stimulat de nevoia de a perfeciona
procedurile existente. Primul pas al
acesteia l constituie delimitarea sferei de
cuprindere a proiectrii, prin identificarea
relaiilor cauz-efect care determin slaba
funcionare a sistemului informaional, n
ansamblul su sau a prilor sale
componente.

26.05.15

31

EFECTE Nerealizarea nivelurilor ateptate

pentru: cifra de afaceri; profit.

Nivel ridicat de costuri
Productivitate sczut
Nerealizarea veniturilor programate CAUZE

EFECTE

Spaii de depozitare blocate

CAUZE

EFECTE
Imobilizri de capital circulant
CAUZE

EFECTE
Stocuri n exces
CAUZE
EFECTE
Aprovizionare defectuoas
CAUZE
EFECTE
Necunoaterea exact a stocurilor
CAUZE

EFECTE
Determinarea incorect a
necesarului de aprovizionat
CAUZE

EFECTE
Necunoaterea structurii
cererii
CAUZE

Tabloul relaiilor de determinare

26.05.15

32

Proiectarea sistemelor informaionale

Criteriul de baz al proiectrii const n

eliminarea redundanelor
informaionale. Privit la nivelul
ntregului sistem al ntreprinderii
comerciale, procesul de eliminare a
redundanelor este orientat pe
urmtoarele 5 etape

26.05.15

33

ETAPA 1

o analiz comparativ a
componentelor structurii
organizaionale n vederea
identificrii unor
subcomponente care au
atribuii funcionale
similare sau identice;

ETAPA 2

26.05.15

IDENTIFICARE SI
ELIMINARE
COMPONENTE
STRUCTURALE
ORGANIZATIONALE
34

ETAPA 2

O analiz a activitilor
specifice fiecrei
competene, cu
eliminarea redundanelor
derivate din existena
unor activiti care
servesc aceluiai
obiectiv,

ETAPA 3

26.05.15

IDENTIFICARE SI
ELIMINARE ACTIVITATI;
criteriul aplicat este
acela al unicitii
activitilor;
35

ETAPA 3

construirea unei diagrame de

relaii care s cuprind, pe de
o parte, relaiile dintre
activitile specifice fiecrei
competene funcionale, iar pe
de alt parte, relaiile dintre
activiti complementare, dar
care se gsesc pe niveluri de
competen funcionale
diferite (relaii dintre servicii
diferite sau birouri diferite);

ETAPA 4

26.05.15

IDENTIFICARE SI ELIMINARE
RELATII; criteriul utilizat este
cel al unicitii relaiei, iar
scopul este acela al
eliminrii relaiilor care ar
putea s genereze
suprapuneri de circuite
informaionale sau dublri
de fluxuri
36

ETAPA 4

reprezentarea grafic a
circuitelor informaionale
specifice fiecrei relaii,
care este o activitate
orientat ctre definirea
coninutului fiecrei
informaii, a purttorilor
de informaii i a
traiectoriilor acestora;

ETAPA 5

26.05.15

IDENTIFICARE SI
ELIMINARE CIRCUITE;
criteriul utilizat este
acela al unicitii locului
producerii unei
informaii, iar prin
reproiectarea purttorilor
de informaii se pot
elimina eventualele
informaii inutile sau
eventualele dubluri de
informaii;
37

ETAPA 5

informatizarea
sistemului
informaional astfel,
mbuntit.

26.05.15

38