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PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO Y CONTROL DE

REGISTROS1 2 3 4
Objetivo
Establecer y mantener un procedimiento para la identificacin,
mantenimiento y disposicin de registros para proporcionar evidencia de la
conformidad con las Normas y la Especificacin que forman parte del SGI.
Alcance
Este procedimiento alcanza a todas los comits de la
organizacin.
Responsabilidad La responsabilidad del Control de Registros del SGI
SSOMAC recae en los Jefes Seguridad y Medio Ambiente.
Procedimiento

Se identificarn los registros necesarios para cada procedimiento del SGI


SSOMAC con la finalidad de demostrar el cumplimiento de los
requisitos de las Normas ISO 9001, 14001 y Especificacin OHSAS
18001.

Los comits establecern la estructura de los registros a utilizar en sus


procesos.

Los tiempos de retencin de los registros sern de tres aos salvo que los
comits establezcan un tiempo de retencin diferente. Los registros de
las disposiciones fiscales, normativas y regulaciones se mantienen el
tiempo que se establece por ley.

Los comits dispondrn de los registros una vez concluido el tiempo de


retencin, mediante destruccin fsica o borrado electrnico segn sea el
caso.

Los comits, conjuntamente con el rea de Sistemas, almacenarn y


mantendrn los registros electrnicos de forma que la informacin sea
recuperable fcilmente y est protegida contra dao, deterioro o prdida.
Los mecanismos que utilizarn son: a) obtencin de copias de seguridad
y, b) administracin de accesos al sistema electrnico. Asimismo, para el
caso de registros fsicos, los comits utilizarn archivadores o carpetas
fsicas en anaqueles, cuidando que sean claros y legibles.

La identificacin y trazabilidad de los registros electrnicos se establecen


mediante: a) la direccin electrnica nica del documento y/o, b)
vinculacin electrnica o fsica.

Los comits contarn con registros para los items contenidos en sus
programas anuales de Seguridad y Medio Ambiente, los mismos que
forman parte del Listado Maestro de Control de Registros.

Documentacin Asociada

Listado Maestro de Control de Registros

Copias de seguridad de la informacin de la empresa:

Plan de Contingencia para Equipos Servidores Informticos

Manual operacin de Unidad Tape BackUp DDS4

Rotacin de Cintas de Copias de Seguridad de la Informacin

Elaborado por

Revisado por

Aprobado por

Coordinador de Auditoras

Superintendente de Seguridad y
Medio Ambiente

Gerencia Central de Operaciones

___________________________
1
Historial de Revisiones
Revisin N
Fecha
Descripcin del Cambio
00
10/10/2000 Emisin inicial

01/04/2004

Se integra la Poltica del Sistema de Gestin Ambiental para unificar el SGA


al SGI SSOMAC
Periodicidad de la revisin: Anual
2

Nombre y Ubicacin del documento:


/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/271553823.doc
3

Toda copia impresa de este documento es un Documento no Controlado


Versin Oficial
4

Clusulas de las normas relacionadas:


OHSAS 18001: 4.5.3