CONTABILITATE I BUGETE

DOCUMENTE CONTABILE
Contabilitatea are sarcina de a urmri, controla i nregistra situaia economicfinanciar i activitatea ntreprinderilor. Pentru realizarea acestor obiective contabilitatea a
elaborat un procedeu corespunztor care s permit cunoaterea fenomenelor i proceselor
economice n dimensiunile n care ele au loc, cu toate caracteristicile pe care le comport i
implicaiile pe care le produc. Procesul cunoaterii contabile ncepe n mod obligatoriu cu
aciunea de conservare i de culegere a informaiilor, a datelor despre patrimonial ntreprinderii.
Contabilitatea se caracterizeaz prin fundamentarea i justificarea datelor ei pe baz de acte
scrise. Nici o operaie economic nu se poate nregistra n contabilitate fr un act scris n care
s fie consemnat operaia respectiv.
Documentele contabile sunt acte scrise cuprinznd informaii letrice i
numerice n etalon valoric natural sau de munca despre opera iunile economice care au loc i
care se ntocmesc la locul i la momentul acestora cu scopul de a servii ca dovad a nfptuirii
lor.
Documentarea ca procedeu al contabilitii este aciunea de culege i consemnare
n documente a datelor privitoare la operaiile economice dintr-o inteprindere, n momentul i
locul efecturii operaiilor.
Documentele trebuie intocmite clar, precis, s reflecte realitatea ,trebuie s se
prezinte ntr-o form unitar n privina coninutului , structurii, numrului de exemplare,
denumirea i circulaia lor .
Documentele de eviden trebuie sa conin urmtoarele elemente:
- Denumirea documentului;
- Denumirea i sediul unitii care emite documentul;
- Numrul de ordine al documentului;
- Data i locul emiterii;
- Datele cantitative i valorice aferente operaiei consemnate;
- Semntura persoanelor autorizate care rspund de ntocmirea documentelor conform
dispoziilor legale.
Documentele contabile ndeplinesc multiple funcii:
-

Funcia informaional;
Funcia gestionar;
Funcia de mijloc de prob n justiie;

Funcia de analiz economico-financiar;

Funia de control.

Clasificarea documentelor contabile dup mai multe criterii,i anume:

A. Dup modul de reglementare a coninutului, structurii i formei:
a. Documente tipizate sunt acelea in care coninutul, forma i formatul sunt
prestabilite i preimprimate pe formulare, pe baza unor reglementari legale. Documentele tipizate
sunt divizate n opt grupe: registrele de contabilitate (registrul jurnal, registru inventar, registrul
cartea mare), documente justificative i de eviden operativ i analitic (documente privind
mijloacele fixe, materiale, bneti, salariile etc.), situaiile financiare anuale, documentele de
sintez (bilan, cont de profit i de pierdere).
b. Documente netipizate sunt acealea al cror coninut i form sunt stabilite
potrivit uzanelor sau specificului activitii ntreprinderilor.
B. n funcie de natura operaiilor pe care le reflect:
a. Documente privind imobilizrile corporale i necorporale : proces verbal de
predare-primire, bonuri de micare a mijloacelor fixe, proces verbal de scoatere din funciune etc
b. Documente privind activele circulante materiale: bon de consum, not de
recepie i constatare de diferene;
c. Documente privind disponibilti bneti: chitane, dispoziii de plat-ncasare;
d. Documente privind salariile: decont de cheltuieli etc.;
e. Documente privind vnzrile: factur, aviz de nsoire a mrfii etc.
C. Dup regimul de tipizare i utilizare:
a. Documente cu regim special pentru care exista reglementari legale privind
tiparirea, circulaia, evidena i pastrarea lor.Chitanta,cecul de numerar etc.
b. Documente ntocmite pe formulare cu reglementri exprese de tiprire,
gestionare, folosire i justificare.
c. Documente ntocmite pe formulare cu regim uzual, cuprind toate formularele
necuprinse n primele dou categorii.
D. n funcie de modul de ntocmire:
a. Documente justivicative
b. Documente de evidan contabil
c. Documente se sintez i raportri.
Documente justificative
Sunt acte scrise in care se memorizeaza si se mentioneaza date referitoare la operatiile
economice cu scopul de a servi ca dovada a infaptuirii lor si ca baza a inregistrarii lor in
contabilitate.
Legea contabilitatii prevede ca: Orice operaie patrimoniala se consemneaza in
momentul efectuarii ei intr-un inscris care sta la baza
inregistrarilor in contabilitate ,
dobandind astfel calitatea de document justificativ. Ele angajeaza raspunderea persoanelor care
le-au intocmit , vizat i aprobat ori inregistrat in contabilitate.
Fiecare document justificativ trebuie sa contina cateva elemente principale:
* denumirea documentului;
* numarul si data intocmirii lui;
* denumirea,emplema sediului si numarul de inregistrare la Registrul Comertului;

* partile care participa la efectuarea operatiunii si datele referitoare la identificarea

cumparatorului;
* continutul operatiei economice sau financiare;
* datele cantitative si valorice;
* semanturile persoanelor care raspund de aprobarea, efectuarea, vezarea,
verificarea si inregistrarea in contabilitate a operatiei;
* alte elemente determinate de specificul operatiei.
Intocmirea i completarea documentelor justificative se face manual sau cu tehnica de
calcul astfel incat sa fie lizibile , nefiind admise tersaturi sau modificari in ele. Elementele
comune se completeaza cu uurina deoarece pentru marea majoritate a operaiilor se repeta ,cele
specifice necesita un volum mai mare de munca i implica efectuarea unor calcule i cunotine
privind operaiile respective.

Prelucrarea documentelor justificative consta in efectuarea unor operaii

pregatitoare in vederea inregistrarii lor in contabilitate, concretizate in :
- sortarea documentelor pe operaii;
- calcularea valorilor, daca este cazul;
- obinerea de centralizatoare pentru cumularea mai multor documente ;
- verificarea de forma , aritmetic i de fond (legalitatea ,realitatea
oprtunitatea, necesitatea i economicitatea operaiunilor din documente);
- inregistrarea in contabilitate;
Din punct de vedere metodologic , iregistrarile in contabilitate se fac:
- cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data intocmirii sau data
intrarii acestora in intreprindere;
- sistematic, in registrele dechise pentru conturile sintetice i analitice in conformitate cu
regulile stabilite .
Verificarea documentelor justificative :
- verificarea de forma prin care se urmareste daca au fost completate toate rubricile
din document, daca preturile si calculele sunt corecte, daca exista semnaturile
persoanelor care au intocmit, cizat sau aprobat operatie;
- verificarea de fond, aceasta se refera la o serie de operatii de fond:
necesitatea efectuarii operaiei care se verifica pornindu-se de la
programul de activitate i bugetul de venituri i cheltuieli al unitaii;
Legalitatea , adica daca poeraiunea se incadreaza in prevederile
legale;
Oportunitatea consta in efectuarea operaiei in momentul potrivit , cel
mai favorabil, cu eforturi minime.
Economicitatea , adica realizarea operaiei sa se faca cu cheltuieli
minime pentru a se asigura rentabilitatea necesara.

Dupa inregistrarea in contabilitate, documentele justificative sunt supuse operatiunii

de clasare si in final de arhivare.
Tratarea erorilor se face dupa cum urmeaza:
-erorile contabile ce apar cu ocazia intocmirii , verificarea i inregistrarea documentelor
justificative se inregistreaza prin taierea cu o linie a textului sau cifrelor greite in toate
exemplarele, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta .
Corectarea se confirma prin semnatura persoanei sau a persoanelor care au intocmit documentul
justificativ , menionandu-se i data efectuarii corecturii .
-nu sunt admise corecturi in documentele justificative privind mijloacele baneti i alte
operaiuni prevazute prin dispoziii legale. In cazul unor asemenea erori , documentul greit se
anuleaza , fara a se detaa din carnetul respectiv.
-pentru documentele care consemneaza operaii de predare- primire a valorilor
materiale , corectarea erorilor trebuiue confirmata prin semnatura ambelor pari , adica a
predatorului i a primitorului.
-in cazul utilizarii tehnicii de calcul (in sistem informatic) corecturile sunt admise
inainte de prelucrare a acestora , menionandu-se data rectificarii i semnatura celui care a facut
modificarea .deasemenea listele de erori rezultate de la calculator pe baza carora se face
modificarea in baza de date , trebuie semnate de persoanele imputernicite.
Registele contabile
Registrele contabile sunt documente in care se inregistreaza , pe baza documentelor
justificative , operatiile economice si financiare curente, cu scopul obtinerii periodice a
informatiilor contabile de sinteza privind situatia patrimoniului sia rezultatelor intreprinderii.
In funcie de scopul in care se folosesc , registrele se grupeaza astfel:
1.Registre pentru evidena cronologica:
a)registrul jurnal;
b)registrul jurnal de incasari i plai;
c)nota de contabilitate;
2.Registrul pentru evidena sistematica:
a)registrul Cartea mare:
-fia de cont pentru operaiuni diverse;
-cartea mare ah;
-cartea mare centralizatoare;
b)registrul inventar.
Registrul jurnal este un registru in care se fac inregistrari pe baza documentelor
justificative, dupa interpretarea si analiza contabila a fiecarei operatiuni economice. Se
inregistreaza zilnic sau lunar, in mod cronologic, fara stersaturi si spatii libere.

Este un document tipizat, sub forma de registru, care se intocmeste intr-un singur
exemplar de catre societatile comerciale, institutiile publice, asociatii ect.
Se inregistreaza la organul fiscla din raza de activitate a unitatii.Nu circula, fiind un document de
inregistrare contabila si se arhiveaza de catre unitate care se obliga sa-l pastreze impreuna cu
documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui. Se poate servii ca proba in litigii.

Model de registru jurnal.

Registrul jurnal de incasari si plati

Serveste ca document de inregistrare operativa a incasarilor i plailor in numerar i
a celor efectuate prin contul de decontare de la banca (indiferent daca a avut loc plata sau
incasarea efectiva) pe baza actelor justificative precum i ca proba in litigiu.
Se prezinta sub forma de registru care se numeroteaza, se nuruiete i se vizeaza de
organul fiscal teritorial.
Nu circula fiind document obligatoriu de inregistrare contabila i se arhiveaza fiind
pastrat impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

REGISTRUL-JURNAL DE NCASRI I PLI

Nr. Crt.

Data

Felul
Incasari
Documentul
Operatiunii Numerar Banca
(fel, numar)
(explicatii)
2
3
4
5

Model regitru de incasari si plati

Plati
Numarar Banca
6

Registrul de inventar
Se intocmete intr-un singur exemplar, la sfaritul anului, fara tersaturi i fara
spaii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere i a proceselor verbale de
inventariere a elementelor patrimoniale , prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi
conform posturilor din bilan.
Nu circula , fiind un document obligatoriu de inregistrare contabila , se arhiveaza
i se pastreaza in unitate impreuna cu documentele justificative ce au sta la baza intocmirii lui.
Servete la stabilirea inventarierii patrimoniului i ca proba in litigiu.

Unitatea .........................

REGISTRUL-INVENTAR
la data de ....................

Nr. pagin ......

Recapitula
ia
Nr.
elementelo Valoarea
crt
r
contabil
.
inventariat
e
1
2
3

Diferene din evaluare (de

nregistrat)
Valoarea
inventar
4

de
Valoarea

Cauze
diferene

14-1-2
ntocmit,

Verificat,

Registrul Cartea-Mare
Este un document contabil cu ajutorul caruia se tine evidenta sistematica
sintetica, adica este registrul conturilor sintetice, potrivit reglementarilor din Romania. La origine
acest registru se prezenta sub forma legala (compactata), avand dimensiuni apreciabile, de unde
decurge denumirea sa. Se inscriu lunar toate inregistrarile inscrise in registrul jurnal, stabilinduse situatia fiecarui cont: soldul initial, rilajele debitoare si creditoare si soldul final.
Acest registru serveste pentru:
->sistematizarea i structurarea rulajelor fiecarui cont utilizat pe conturi
corespondente;
->verificarea inregistrarilor contabile inscrise in registrul jurnal;
->intocmirea balanei de verificare;
->ca sursa de date pentru analiza activitaii economice i financiare a unitatii.
Formularele de carte mare se pot prezenta in mai multe forme:
Fia de cont pentru operaiuni diverse
- se utilizeaza de unitaile mici care aplica forma de contabilitate clasica sau jurnal unic;
- nu dezvolta pe conturi corespondente rulajul debitor i creditor;

Cartea mare ah
- este utilizat de unitaile care aplica forma de contabilitate maestru ah
- servete pentru organizarea contabilitaii sintetice , in care scop se deschid cate doua
fie : una pentru debit i una pentru credit .

Cartea mare centralizatoare

- se utilizeaza de intreprinderile care aplica forma de contabilitate pe jurnale;
- se intocmete la sfaritul lunii i servete pentru stabilirea rulajelor lunare i a
soldurilor pe conturi sintetice ;
- pentru intocmirea acestui registru se procedeaza astfel:
->suma rulajului se preia din jurnalul de credit al contului respectiv , fara
dezvoltarea acestuia pe conturi corespondente;
->rulajul debitor , desfaurat pe conturi corespondente creditoare , se preia din
jurnalele de credit , calculandu-se sumele cu care a fost debitat contul respectiv in diverse
jurnale;
->soldul final debitor sau creditor al fiecarui cont se stabilete in cadrul
formularului inandu-se seama de soldul iniial i de rulajele debitoare respectiv
creditoare;
- este tiparit in foi volante, pe ambele fee , nu circula intre compartimente i se
arhiveaza la biroul de contabilitate;