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SOMMAIRE
3 : la lisibilit (pages 4 5)
Exemples :
- il conviendrait de, il y aurait lieu de, il semble que
- mon attention a t appele sur, il ma t signal que, jai t saisi de (on ne dit pas par qui
par discrtion)
- je vous informe, je vous prcise, je vous indique
Exemples :
-
Si certains signataires veulent bien voquer plaisir ou regret , dautres prfrent rester
totalement neutres. Cest donc le signataire qui dcide.
la courtoisie, politesse
Exemples :
-
Pour le Ministre
Par dlgation, le Directeur
la prsence ventuelle la fin du courrier dune signature par ordre (P. O. ou P/O),
autorisation orale et ponctuelle de signer des crits mineurs donne son
subordonn par le suprieur hirarchique normalement habilit le faire
Pour le directeur
Et P. O. le chef du bureau
la prsence ventuelle dun sous couvert (S/c) illustrant le passage du courrier entre
les mains du suprieur hirarchique avant son arrive au destinataire final
Le Ministre
A M. le sous-prfet de
Sous couvert de M. le Prfet
Il ne faut pas employer trop dexpressions techniques ou de jargon par rapport au vocabulaire
gnral de lusager et viter les expressions journalistiques ou la mode comme impacter
ou incontournable ou autres. On peut expliquer un mot difficile avec cest--dire ou
par exemple . Le rdacteur en sait parfois plus que le lecteur : il faut sadapter au lecteur.
Il faut privilgier le franais (selon notre Constitution : La langue de la Rpublique est le
franais ) :
-
Points particuliers :
Il faut veiller la fminisation des fonctions autant que possible (et surtout comme le souhaite
lautorit administrative concerne : certaines prfrent la forme fminine, dautres non) :
Madame la ministre, la juge, la dpute
Attention aux plonasmes : par lettre en date du, exclusivement rserv, doit
obligatoirement, peut ventuellement, voire mme, une somme dun montant de
Je vous serai ou serais oblig de ? : faut-il employer le futur ou le conditionnel ? Le futur a
une valeur dordre, le conditionnel une valeur de courtoisie et il est donc souvent utilis et
prfr dans le langage administratif.
Je vous saurais gr ou je vous serais gr : quelle forme est juste ? Cest la premire :
on dit savoir gr et tre oblig de. Ne pas confondre ni mixer les 2 formules !
Bien vouloir (courtois) et vouloir bien (impratif)
Aprs aussi , il faut inverser le verbe et le sujet : aussi convient-il
Diffrence entre deuxime et second : second implique seulement deux lments
Le verbe pallier est transitif : on pallie quelque chose
Les majuscules :
Pour les noms propres, en dbut de phrase, aprs un point, pour les sigles dj dvelopps une
premire fois dans le corps du texte
Pour le domaine de comptences : la ministre de lIntrieur, le prsident de la Rpublique
Pour les formules dappel : Madame la Ministre, Monsieur le Prsident, Monsieur le Prfet,
Monsieur le Maire, Monsieur le Premier ministre
Mme, M., Melle, Me (Matre), Dr
Pour les noms dorganismes au dbut du mot principal : le
lAssemble nationale
Conseil constitutionnel,
La ponctuation :
Elle facilite la comprhension du texte en sparant ou rapprochant les mots entre eux. Elle
indique les pauses quand on lit haute voix
Il faut crire etc. mais pas etc
le point
le point dinterrogation
le point dexclamation
le point-virgule
la virgule
les guillemets
4) La prsentation matrielle
Des phrases pas trop longues (15 mots 20 mots) ni trop complexes (respect de la mmoire
court terme) avec un sujet, un verbe, un complment dobjet direct, avec un style direct
employant le vous
Une ide par phrase, deux au plus
Les paragraphes : chacun exprime plusieurs ides faisant partie dun mme ensemble cohrent
5) le plan
a) la structure :
- le cas chant la conclusion (qui doit apporter une rponse claire la question traiter)
Il y a lieu de, il convient de, il est ncessaire, souhaitable, indispensable, opportun de
Attention aux expressions impersonnelles, nutiliser que si lon veut garder ce caractre
impersonnel (confidentialit, obligation de rserve) sinon, il vaut mieux toujours prfrer un
style direct mieux peru par le destinataire : Je vous demande, prie de, invite, engage
Je soumets, prsente votre signature, apprciation, approbation
c) mthodologie :
- analyse de la demande
1) Qui est lmetteur ?
2) A qui ? Qui est le destinataire ?
3) Pour dire quoi ? Quel est le message ?
4) Pourquoi ? Quel est lobjectif recherch ?
5) Comment ? Quelle est la stratgie utilise ?
- recueil des documents ncessaires au projet de rponse
la hirarchie des normes juridiques
les circulaires et notes de service
la doctrine
la jurisprudence
les revues spcialises
- lecture rapide (reprage de larchitecture gnrale du texte, ainsi que des mots cls utiles
pour le projet de rponse), puis slection des documents ncessaires et lecture
dapprofondissement en vue de la rdaction
- analyse du courrier rdiger
1) Qui est lmetteur ? Lcrit produire est-il dcisionnel ou seulement informatif ?
2) A qui ? Qui est le destinataire ? Un particulier, un fonctionnaire, un lu ?
3) Pour dire quoi ? Quel est le message ?
4) Pourquoi ? Quel est lobjectif recherch ?
5) Comment ? Quelle est la meilleure stratgie ?
Le langage devra tre adapt au destinataire, plus simple pour un particulier
Circulaire
Note de service
Bordereau
8) La lettre administrative
Elle est destine la communication externe, pour informer, rpondre une demande, fournir
des renseignements. Labsence de rponse une lettre au bout de deux mois vaut dcision
implicite de rejet, do parfois la ncessit de faire une rponse dattente.
Elle est en forme administrative ou en forme personnelle
En forme administrative : entre deux administrations diffrentes (au sein dune mme
administration, on emploiera la note)
obligation de motivation ;
dcision implicite de rejet au bout de deux mois
indication des voies et dlais de recours gracieux, hirarchique, contentieux.
REPUBLIQUE FRANCAISE
MINISTERE DE LINTERIEUR,
DE LOUTRE-MER
ET DES COLLECTIVITES TERRITORIALES
TIMBRE
Service metteur du document
Adresse du service metteur
Affaire suivie par
Tl. : .
Fax :
Courriel : .
Rf : .
Lieu et date
SUSCRIPTION
(EMETTEUR ET
DESTINATAIRE)
Le Ministre de lIntrieur
A
Monsieur le Sous-prfet de
Adresse
S/c de Monsieur le Prfet
A lattention de M. X
CORPS DE LETTRE
Introduction
Par lettre du
Dveloppement
Conclusion
P/ le Ministre de lIntrieur
Par dlgation
Le Directeur
Signature manuscrite
Prnom et nom du signataire
10
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DE LOUTRE-MER
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TIMBRE
Service metteur du document
Adresse du service metteur
Affaire suivie par
Tl. :
Fax : ....
Courriel :
Rf : .
Lieu et date
DESTINATAIRE
Si enveloppe fentre
Monsieur Laurent DUPONT
10, rue du Pont
59000 LILLE
FORMULE DAPPEL
Madame, Monsieur,
CORPS DE LETTRE
Introduction
Par lettre du
Dveloppement
Conclusion
FORMULE DE POLITESSE
Je vous prie de croire, M, lassurance de ma considration distingue
Je vous prie dagrer, M, lexpression de ma considration distingue
Fonction du signataire
Signature manuscrite
Prnom et nom du signataire
P. J. : ..
DESTINATAIRE
Monsieur Laurent DUPONT
10, rue du Pont
59000 Lille
11
9) La circulaire
Il sagit dun document dordre interne adress des subordonns, par exemple les circulaires
ministrielles adresses par ladministration centrale aux services dconcentrs.
Elle prcise les modalits pratiques dapplication dune rglementation aux services chargs
de son excution.
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La circulaire
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TIMBRE
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Affaire suivie par
Tl. : .
Fax :
Courriel : .
N : ..
Lieu et date
SUSCRIPTION (destinataires)
Le Ministre de lIntrieur
Mesdames et Messieurs
les Prfets
OBJET :
REF: .....................................................................
.
P. J. : ..
Introduction
- contexte, objectifs, plan
Dveloppement
- subdivisions numrotes :
I a) b)
II a) b)
Conclusion
Fonction du signataire
Signature manuscrite
Prnom et nom du signataire
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A la suite dune runion, ces documents de synthse relatent le contexte, les principales
interventions, les ides essentielles et les dcisions prises.
Ils sont rdigs au prsent de lindicatif.
Elments communs :
- date, heure, lieu de la runion ;
- liste des participants (importance du quorum pour le PV).
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Le compte-rendu
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Tl. : .
Fax :
Courriel : .
Lieu et date
COMPTE-RENDU
DE LA REUNION DU
OBJET :
REF : .
Introduction
Le vendredi 5 septembre 2008 15 heures sest tenue en salle sous la
prsidence de Monsieur X, sous-directeur, une runion relative
Participaient cette runion :
- Mme Y, charge de mission
- M. Z, chef du 2me bureau etc.
Dveloppement
- 1re possibilit : plan chronologique dexpression des ides
- 2me possibilit : plan logique avec subdivisions thmatiques
I a) b)
II a) b)
- 3me possibilit : relev des dcisions prises
THEME ABORDE
DECISION PRISE
Conclusion
La prochaine runion est fixe .
Fonction du signataire
Signature
Identit du signataire
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Le procs-verbal
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TIMBRE
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Tl. : .
Fax :
Courriel : .
Lieu et date
PROCES-VERBAL
DE LA REUNION DU
DE LA COMMISSION
Introduction
Le vendredi 5 septembre 2008 15 heures sest tenue en salle sous la
prsidence de Monsieur X, sous-directeur, la runion de la commission
Etaient prsents :
- Mme Y, charge de mission
- M. Z, chef du 2me bureau, etc.
Etaient absents :
- Mlle. Y, chef de section, etc.
Ordre du jour
- point n 1
- point n 2 etc.
Dveloppement chronologique
- reprise des points de lordre du jour avec lessentiel des dbats
et les dcisions adoptes
Conclusion
Lordre du jour tant puis, la sance est leve
La prochaine runion est fixe
Fonction du signataire
Signature
Identit du signataire
16
La note de service, document interne, diffuse des instructions ou des informations gnrales
et collectives manant de la hirarchie vers les services. Elle a souvent trait lorganisation
du service
Le rapport est aussi un document interne daide la dcision pour le suprieur, destin
linformer en lui prsentant les lments essentiels dune affaire ou dun dossier, mais qui est
dune grande importance ou dune particulire complexit. Le rdacteur sexprime en disant
je et sengage sur le contenu du document. Il est accompagn en annexe de toutes les
pices justificatives tayant largumentation dveloppe dans le rapport. Il est souvent
volumineux en raison de limportance du sujet trait.
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La note de service
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TIMBRE
Service metteur du document
Adresse du service metteur
Affaire suivie par
Tl. : .
Fax :
Courriel : .
Lieu et date
- pour affichage
- pour diffusion
NOTE DE SERVICE
OBJET : ..
REF. : .
P. J. : .
Introduction
Dveloppement
Conclusion
Fonction du signataire
Signature
Identit du signataire
Destinataires :
-
18
La note
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TIMBRE
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Affaire suivie par
Tl. : .
Fax :
Courriel :
Lieu et date
NOTE
A LATTENTION DE .
OBJET : ..
REF : .
P. J. : ..
CORPS DE LA NOTE
Introduction
Dveloppement
Conclusion
Fonction du signataire
Signature manuscrite
Prnom et nom du signataire
Copie
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Le rapport
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TIMBRE
Service metteur du document
Adresse du service metteur
Affaire suivie par
Tl. : .
Fax :
Courriel :
Lieu et date
RAPPORT
A LATTENTION DE .
OBJET : ..
REF. : .
P. J. : .
Introduction
Dveloppement
Conclusion
Fonction du signataire
Signature
Identit du signataire
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12) Le bordereau
Cest le moyen le plus simple de transmettre un document si aucune lettre dexplications nest
ncessaire.
Il comporte :
-
Le motif :
- pour information : le destinataire doit prendre connaissance
- pour attribution : le destinataire doit traiter
- pour avis : le destinataire doit donner son avis
- pour lments de rponse : le destinataire doit fournir des lments
21
Le bordereau
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Lieu et date
BORDEREAU DENVOI
A LATTENTION DE
NOMBRE
OBSERVATIONS
- lettre de M. X .
- pour attribution
Fonction du signataire
Signature
Identit du signataire
22
*
*
14) Conclusion
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