Sunteți pe pagina 1din 99

AO DE LA UNIN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLGICO


PERUANO ALEMN

EL PERFIL DE LA SECRETARIA MODERNA EN LA


EMPRESA ALASKA INTERNACIONAL S.A.

PROYECTO PRESENTADO POR


BLIDA MACURI CARHUARICRA

PARA OBTENER EL TTULO PROFESIONAL


DE SECRETARIA EJECUTIVA
LIMA PER
2009

-1-

DEDICATORIA

A mis padres por haber depositado la


confianza

en

m y as formarme

personal y profesionalmente.

-2-

INTRODUCCIN

Con el fin de presentar el proyecto de tesis para la carrera profesional de


Secretariado Ejecutivo, el presente trabajo de investigacin desarrolla el
tema: El Perfil Secretarial en la Empresa Alaska Internacional S.A..
Para abordar este trabajo se ha recurrido al mtodo experimental ya que se
utiliz el mtodo comprensivo, analtico y otros como: entrevistas, encuestas
y cuestionarios.
Con el correr de los aos Alaska Internacional S.A. ha experimentado una
gran expansin y un importante crecimiento en sus rubros, alcanzando
estndares internacionales de calidad y competitividad. Ha elevado sus
niveles de comercializacin consolidando su liderazgo en diversas
categoras; todo ello gracias a una buena organizacin, personal competente
y sobre todo resaltando la importancia del perfil secretarial en dicha
empresa.
Consideramos que el mayor aporte de nuestra investigacin servir para que
todo profesional, en especial la estudiante de la carrera de secretariado
ejecutivo tenga nocin de la gran importancia del perfil secretarial aplicado
en una empresa ya que sta requiere de una buena imagen, la que
beneficiar paralelamente a la empresa. Segundo, de acuerdo al avance
cientfico y tecnolgico se requiere de nuevas tcnicas y estrategias para el
perfil secretarial.

-3-

NDICE
Dedicatoria
Introduccin
ndice

CAPTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. Determinacin del problema

1.2. Formulacin del problema

1.2.1. Problema general

1.2.2. Problemas especficos

1.3. Objetivos de la investigacin

10

1.3.1. Objetivo general

10

1.3.2. Objetivos especficos

10

1.4. Importancia y alcances de la investigacin


1.4.1. Importancia

10
10

-4-

1.4.2. Alcances de la investigacin


1.5. Limitaciones de la investigacin

11
11

CAPTULO II
ASPECTOS TERICOS
2.1. Antecedentes de problemas

12

2.2. Bases tericas

13

2.2.1. La secretaria

13

2.2.1.1. Disposiciones especiales

13

2.2.1.2. Funciones

14

2.2.1.3. Relaciones Pblicas

19

2.2.1.3.1. Imagen personal y


etiqueta empresaria

19

2.2.1.3.2. Tareas de carcter administrativo28


2.2.1.4. Clases de secretarias

32

2.2.1.4.1. Secretaria de Gerencia

32

2.2.1.4.2. Secretaria de Direccin

32

2.2.1.4.3. Secretaria Particular

33

2.2.1.5. Recepcionista imagen de la empresa


2.2.2. Actitudes y aptitudes

34
40

2.2.2.1. Actitud de la secretaria

40

2.2.2.2. Aptitudes dela Secretaria

45

-5-

2.2.2.3. Organizacin de su propio trabajo

53

2.2.2.3.1. El Archivo

53

2.2.2.3.2. Confirmar citas

55

2.2.2.4. Organizacin del trabajo del jefe

56

2.2.2.4.1. Organizacin de viajes

56

2.2.2.4.2. Preparativos financieros

56

2.2.2.4.3. Recepcin y acogida de

56

Visitantes

56

2.2.2.4.4. Visita no prevista

56

2.2.2.4.5. Visita prevista

57

2.2.2.4.6. Organizacin de reuniones

57

2.2.2.4.7. Modalidades de reunin

60

2.2.3. Alaska Internacional S.A.

61

2.2.3.1. Lnea Informtica

61

2.2.3.2. Lnea Ferretera

62

2.2.4. Definicin De Trminos Bsicos

63

CAPTULO III
HIPTESIS Y VARIABLES
3.1. Hiptesis

67

3.1.1. Hiptesis General

67

3.1.2. Hiptesis Especficas

67

3.2. Variables

68

-6-

CAPTULO IV
METODOLOGA
4.1. Tipo de investigacin

69

4.2. Diseo de investigacin

70

4.3. Universo, poblacin y muestra

70

4.4. Instrumentos

70

4.5. Tcnicas de recoleccin de datos

71

4.6. Tratamiento estadstico

73

4.7. Discusin de Resultados

83

CAPTULO V
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
5.1. Cronograma de Actividades

86

5.2. Presupuesto

87

5.3. Financiamiento

87

Resumen

88

Conclusiones

89

Recomendaciones y sugerencias

90

Bibliografa

91

Anexos

92

-7-

CAPTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. Determinacin Del Problema
Como consecuencia del movimiento de adecuacin tecnolgica o
adaptacin al cambio se ve en la necesidad imperiosa de implementar
un perfil secretarial basado en calidad y eficiencia secretarial aplicada
a la empresa Alaska Internacional S.A..

Identificacin de Problemas:
a) Frente a la Problemtica descripta venimos observando los
defectos:
Falta de un perfil secretarial adecuado.
Inconformidades.

-8-

Baja competitividad.

b) La Descripcin de los Problemas


Resistencia al cambio.
Excesiva conformidad.
Sin desarrollo de cuadro de liderazgo.
Desconocimiento de estilo de gestin.

1.2. Formulacin Del Problema


1.2.1. Problema General
P.G. La falta de importancia del perfil secretarial en la empresa
Alaska Internacional S.A..

1.2.2. Problemas Especficos


P.E.1. Se ha implementado un perfil secretarial con compromiso
del personal y del equipo?

P.E.2. Se ha realizado un diagnstico de la situacin actual de la


secretaria de la empresa Alaska Internacional S.A. y de la
empresa en su conjunto?

P.E.3. Cmo se aplicara la implementacin de un perfil


secretarial en la empresa Alaska Internacional S.A.?

-9-

1.3. OBJETIVOSDE LA INVESTIGACIN


1.3.1. Objetivo General
O.G. Dar a conocer la importancia del perfil secretarial para
ponerlo en prctica en la empresa Alaska Internacional
S.A..

1.3.2. Objetivos Especficos


O.E.1. Implementar un perfil secretarial con compromiso del
personal y del equipo.

O.E.2. Realizar un diagnstico de la situacin actual de la


secretaria de la empresa Alaska Internacional S.A. y de la
empresa en su conjunto.

O.E.3. Aplicar la implementacin de un perfil secretarial en


la empresa Alaska Internacional S.A.

1.4. Importancia y alcances de la investigacin


1.4.1. Importancia
Se justifica en la importancia de su conocimiento ya que el perfil
secretarial conlleva a una excelente clasificacin del personal, ste
deber ser sobresaliente, es decir eficaz, eficiente y efectivo,
reuniendo as los parmetros exigidos hoy dentro de la empresa
Alaska Internacional S.A..

- 10 -

1.4.2. Alcances de la investigacin


La justificacin de Implementar un perfil secretarial competitivo con
compromiso de la secretaria y del equipo, permitir que la empresa
Alaska Internacional S.A. sea eficiente y logre los cambios
ventajosos,

transformndose

en

una

organizacin

exitosa

reconociendo que el ser humano es el centro de desarrollo que la


modernizacin, es hecho por y para los seres humanos.

Esta implementacin, permitir a los directivos de la organizacin,


formular estrategias claras de arriba hacia abajo impulsada por la
visin,

los

valores

culturales

son

impulsados

visibles

constantemente por el Director-Gerente y todos los miembros de la


organizacin, donde las personas son respetadas existiendo una
buena relacin entre el personal, beneficiando a la organizacin y a la
sociedad.

1.5. Limitaciones de la investigacin


El presente trabajo de investigacin, por las caractersticas del tema,
tendr ciertas limitaciones de informacin, que son generalmente de
carcter reservado.
stas son las siguientes:
-

Limitacin de carcter econmico.

Limitaciones de tiempo por horarios de trabajo.

- 11 -

CAPTULO II
ASPECTOS TERICOS

2.1. Antecedentes de problemas


No hay duda que estamos viviendo, esta dcada, un dramtico
proceso de cambios que no se puede comparar con ningn otro
precedente. En crisis anteriores fue posible sobrevivir controlando
mejor la gestin de las empresas sin necesidad de plantear cambios
radicales en los sistemas de gestin de las mismas. La crisis actual
tiene caractersticas totalmente diferentes y las empresas que no
evolucionen, cambien su filosofa, sus mtodos y sus estructuras,
radicalmente y en profundidad habrn, casi con toda seguridad,
desaparecido en la alborada de este milenio. Algunos principios
considerados fundamentalmente hace no mucho tiempo, parecan ya
fuera de contexto, por ejemplo; los Beneficios que se establecan
como una prioridad estratgica y la Eficiencia secretarial como

- 12 -

prioridad operativa se perfilaban ms como derivados que como


prioridades. Estos cambios parecen ser muy significativos, si
asumimos

que

nuestra

cultura

empresarial

ha

considerado

tradicionalmente la utilizacin eficiente del perfil secretarial como el


factor operativo de mayor importancia y los beneficios a corto plazo
como el objetivo primordial de las empresas. Aunque no negamos la
necesidad empresarial de obtener beneficios, es fundamental que
estos deban considerarse, ms bien, como la recompensa al xito de
la compaa. En este nuevo contexto, el liderazgo deviene en ser, hoy
en da, la mxima prioridad de cualquier empresa.

2.2. Bases tericas


2.2.1. La Secretaria

2.2.1.1. Disposiciones especiales


Concepto
El perfil secretarial es el perfil que se requiere para llevar con
xito el cargo de secretaria dentro de la empresa Alaska
Internacional S.A.

El hecho de venderse a uno mismo no tiene grandes secretos:


hay que conocer el 'producto' y mostrarlo a los dems

- 13 -

presentando su mejor cara. No se trata de mentir, sino de


resaltar nuestros puntos fuertes en los procesos de seleccin
de personal.

Reflexiones del Perfil Secretarial en la


Empresa Alaska Internacional S.A.
Hay que reflexionar sobre:

Lo que se puede ofrecer a las empresas: conocimientos,


experiencia, habilidades personales, etc.

El proyecto profesional: qu nos gusta hacer y qu se


detesta, en qu tipo de empresas o sectores nos interesa
trabajar y en qu condiciones. Mucha gente fracasa en la
bsqueda de empleo porque empieza a enviar varios
currculos sin saber realmente lo que quiere.

2.2.1.2. Funciones
Desempeo
El perfil secretarial en la empresa Alaska Internacional S.A.
supone adems de sus conocimientos profesionales, la
presentacin de su persona ante los dems, y el efecto de todo
esto ante el cliente externo como interno y externo.

- 14 -

En tal sentido, dicha secretaria para haber obtenido una plaza


laboral en dicho centro se sobreentiende que el comienzo de
todo ha sido preparar su currculo y es all donde comienza el
mercadeo de su persona presentndose como una profesional
capaz de cumplir los requerimientos profesional y personales
que la institucin a postular solicita, ya que no ser slo ella la
que postule, sino muchas otras seoritas profesionales en
secretariado, tanto tcnicas o profesional y no slo dominando
aspectos de su profesin sino tambin capacitadas en
Administracin, Computacin Comercio Exterior, etc.

Es all

dnde empezar a preparar una hoja de vida que cause un


efecto admirable en la persona que separe los currculos que
puedan cumplir con lo exigido. Luego de haber dejado el
currculo en la empresa con visin a trabajar la secretaria
estar con la expectativa de que la citen para otra evaluacin o
que quede pendiente de llamada o que la contraten
automticamente.

Pero asimismo, hoy en da la persona que evala al nuevo


personal tendr en cuenta una evaluacin psicolgica y
psicotcnica, ya que muchas personas pueden ser muy buenos
profesionales, pero en el aspecto personal puede ser que
tengan dificultades emocionales u otras.

Tambin en la

evaluacin se tendr muy en cuenta la edad; ya que en

- 15 -

algunos casos dependiendo del rea se contratar personal


muy joven (en el caso de Recepcin o Atencin al Cliente), o
de ms edad y con experiencia (en el cado de Secretaria
Administrativa, de Gerencia o Directorio). Tambin se evaluar
el modo de vestir correctamente, de caminar, de dialogar, de la
qumica con el cliente, as como tambin de maquillarse, es all
donde la profesional ya luego de pasar por toda esta prueba
logra su objetivo de ser contratada.

Fidelizacin
Fidelizar significa mantener "leal" a un cliente con el
establecimiento de forma perdurable. En otras palabras, la
fidelizacin es el "hecho" resultante de una satisfaccin plena
por parte del cliente y que se refleja en una repeticin de la
accin de compra.
Slo a travs de la satisfaccin plena mediante la aportacin de
estmulos positivos y la constante comunicacin con el cliente
podremos fidelizarle. La satisfaccin plena consiste en cubrir o
satisfacer una necesidad o necesidades, ofertando un bien o
servicio que aporta un valor aadido superior al inicialmente
esperado o percibido por el cliente. En este contexto, fidelizar a
un cliente es conseguir que seamos percibidos como la mejor

- 16 -

alternativa de compra, eliminando cualquier otra posible,


lgicamente, la que provenga de la competencia.
Se puede afirmar que la satisfaccin plena se consigue por la
suma de un conjunto de "acciones" de valor aadido,
cuantificables o no, y que en la mayora de las veces nada
tiene que ver con la propia actividad del establecimiento.
Ahora bien, cmo detectar esa satisfaccin plena en el
establecimiento?, para ello el detallista debe partir de la idea de
que debe contar con un fuerte canal de comunicacin, pues
cada cliente puede tener diversos motivos de compra o
necesidades diferentes que deber detectar mediante el uso de
herramientas que permitan la recogida de informacin de gran
alcance para l y que se encuentra inherente en la mente del
cliente; para ello debera el detallista realizarse preguntas tales
como: por qu compra el cliente en mi establecimiento?, qu
es lo que ms valora de mi establecimiento?, por qu decide
irse a la competencia?, etc.
Es preciso comunicarse con los clientes de una forma especial,
individual, mostrando confianza y a la vez seriedad y
profesionalidad, y ms prximo a sus necesidades reales. Esta
comunicacin debe tener como objetivo el disponer de
informacin de nuestros clientes tanto cuantitativa como
cualitativa: sus necesidades -cada cliente es un mundo -, su

- 17 -

valoracin, su personalidad y status, sus inquietudes, etc., todo


ello teniendo presente que el cliente cada vez es ms exigente
y que cuenta con mayor educacin de consumo.
Al final con la fidelizacin lo que consigue el establecimiento es
una diferenciacin de la competencia que desarrolla su
actividad en el mismo sector de negocio. Hacerse diferente a la
competencia conlleva un alto grado de creatividad para
inventar lo no inventado y de innovacin para crear lo no
creado.
Existe un alto porcentaje de personas que no vuelven a repetir
sus compras, y lo que es peor, muchas de ellas sin motivo
aparente; para estas personas, nuestro establecimiento es,
simplemente, similar a otros. Pueden incluso que no tengan
motivos para quedarse, pero lo hacen porque no identifican
aspectos positivos de la relacin habida con el establecimiento.
Quizs sea la ausencia de estmulos positivos, la que haga de
barrera en el mantenimiento de una clientela fiel.
Hoy en da, no se debera considerar como estmulos positivos
en la venta de los productos muchos de los servicios prestados
por la mayora de los establecimientos de forma costumbrista,
pues el cliente hoy considera que el servicio es una exigencia
mnima y adems, esperada; por tanto, el servicio mantenido
en el tiempo y la costumbre, no debera ser considerado como

- 18 -

un factor generador de "valor aadido", al menos el que se


presupone que debe acompaar al producto. En realidad lo que
hoy quiere el cliente es una "sorpresa" (positiva) que suponga
un factor multiplicativo que sobrepase la esperanza percibida
de la relacin: Detallista-Producto-Cliente.

2.2.1.3. Relaciones Pblicas


2.2.1.3.1.

Imagen

personal

etiqueta

empresaria
Etiqueta e imagen personal
El andar airoso y elegante
El andar con gracia y elegante se deriva de las bases de
la buena postura, de la agilidad y gracia del cuerpo.
Aprender a caminar con garbo, flexibilidad y distincin no
es empresa de otro mundo; en cambio rinde incontables
beneficios para el atractivo personal, ya que el caminar
correcto y gracioso imparte belleza inclusive a las figuras
lejanas y la perfeccin.
Hacer lucir la ropa proyecta una personalidad bien
desarrollada y un carcter positivo. Mantener el cuerpo
flexible y la espalda derecha y meter el estmago para
que desaparezca el hueco de los riones, mover las
piernas sin contornear las caderas ni balancear los

- 19 -

brazos. Al mover el pie izquierdo (apoyando primero la


punta) se mover ligeramente el brazo derecho y
viceversa; avanzar ligeramente sin espaciar demasiado
los pasos.

El Aseo Personal

Es una gran base de estimacin social porque comunica


a todo nuestro exterior un atractivo irresistible y anuncia
en nosotros una pulcritud de buenas cualidades. Nada
hay que comunique mayor grado de belleza y elegancia
que el aseo y la limpieza.

Proyectar su mejor imagen y encanto


personal
El elemento fundamental es la consideracin para con
todas las personas que nos rodean, esto es fundamental
en

el

perfil

secretarial

de

la

empresa

Alaska

Internacional S.A. . Es importante que esta imagen sea


la ms positiva y que refleje al mximo nuestro atractivo
personal ya sea interno y externo, aunque estemos
conscientes de ser una belleza apabullante.

Preocuparnos por nuestra imagen no puede ni debe

- 20 -

considerarse como una seal de vanidad, aunque es


perfectamente normal que todos mostremos cierta
vanidad moderada.

Lo fundamental es aceptarnos tal como somos con


puntos positivos y negativos que todos tenemos y hacer
lo que est a nuestro alcance por mejorar nuestra
apariencia personal en todo sentido. La imagen que
proyectamos ante los dems no se basa nicamente en
el magnetismo que todos tenemos en mayor o menor
grado sino en una serie de elementos fundamentales
que son los que a continuacin se indica:

Nuestros movimientos conscientes e inconscientes


en el llamado lenguaje del cuerpo.

Nuestro gusto o nuestros gustos al vestimos.

El tono de nuestra voz al hablar (agradable).

La forma de expresarnos hasta los momento mas


ntimos.

La virtud de saber escuchar a otros.

Importancia de la etiqueta para el


perfil

secretarial en la empresa

Alaska Internacional S.A.

- 21 -

Para la empresa Alaska Internacional S.A. , la etiqueta


de la secretaria debe reflejar personalidad, elegancia,
buena educacin y cortesa en todos sus actos.
El estudio y sobre todo la prctica que le d una
secretaria a la etiqueta le servirn y le ser de ayuda en
su vida laboral ya que ella tendr que tratar con toda
clase de estatus de personas. Hay personas civilizadas
que cumplen al pie de la letra en cuanto etiqueta se
refiere, cualquier falta que ellos pueden notar seria grave
ya que la secretaria reflejara incidencia y poca cultura.

El

perfil

secretarial

el

posicionamiento
Por analoga, se puede efectuar un anlisis del perfil
secretarial. En la medida que el profesional cuente con
las habilidades ms apreciadas y requeridas para
satisfacer las necesidades de los clientes, ms atractivos
sern. Debe ser, entonces, la preocupacin fundamental
tanto de los profesionales activos como de los futuros
profesionales, conocer permanentemente qu es lo que
requiere el mundo empresarial de un profesional, y
cultivar las habilidades conducentes a cubrir dichas
expectativas.

- 22 -

Cules son? Existen algunas habilidades genricas


que son consideradas importantes para la mayora de
las profesiones y otras especficas referidas a cada
especialidad.
No es necesario convertirse en un especialista en RR.
HH.

para

ubicar

las

habilidades

genricas

ms

valoradas: competencia tcnica en su profesin, buen


nivel de interrelacin personal y trabajo en equipo,
liderazgo, visin estratgica, capacidad de trabajar por
objetivos. Existen tambin patrones de conducta que son
especialmente valorados por el mercado: dinamismo y
pro actividad, sentido de responsabilidad, madurez,
integridad tica y moral; como tambin conocimientos
generales muchas veces descuidados, tales como el
idioma

ingls

el

manejo

de

herramientas

de

computacin, entre otros que el lector podr descubrir


con un pequeo anlisis de lo que puede ser valorado
en un profesional.

Respecto a su grado de atractivo, su posicionamiento


dentro del grupo de compaeros de estudios, ante los
profesores y autoridades acadmicas puede servirle de
referencia. Seguramente ser ms fcil descubrir el

- 23 -

posicionamiento de los compaeros: estudioso, hbil,


responsable,

maduro,

metdico.

Tambin

podr

distinguir a aquellos que tienen dificultades en su


capacidad tcnica o en su capacidad para expresarse o
interrelacionarse con otras personas. Piense ahora en su
propio posicionamiento y descubra hacia dnde debe
dirigir sus esfuerzos por mejorar.

El tema resulta importantsimo. La posibilidad de que


participe en un proceso de seleccin de profesionales
muchas

veces

estar

determinada

por

su

posicionamiento, pues es usual que se soliciten


referencias a los profesores, a los mismos profesionales
o practicantes que trabajan dentro de una institucin y
en ese caso ms que la amistad, importar el
posicionamiento personal.

Primeras

dos

lecciones

de

perfil

secretarial:
1. Revise las necesidades del mercado laboral, su
estndar para satisfacerlas y su posicionamiento
dentro de su entorno profesional.
2. Analice cmo mejorar en esos dos aspectos.

- 24 -

Con la cobertura de dichos puntos, estar iniciando su


actividad de perfil secretarial.

La comunicacin persuasiva
Estrategias

de

la

Comunicacin

Persuasiva
Se debe saber que las estrategias del perfil secretarial
para la empresa Alaska Internacional S.A. son muy
tiles. La comunicacin persuasiva es la ms importante.
Su objetivo no es manipular, sino facilitar el dilogo con
los dems y conocer qu quiere de nosotros el experto
en seleccin. Para ponerla en prctica se tendra en
cuenta:

Escuchar Activamente: hay que prestar


mucha atencin a lo que afirma y pregunta el
entrevistador y saber interpretarlo: qu quiere de m,
qu necesita, etc. Hay personas que no escuchan al
interlocutor porque se distraen preparando lo que van
a decir.

Analizar

el

Metamodelo

de

lenguaje: consiste en estudiar cmo se expresa


el entrevistador. Qu palabras utiliza repetidamente,

- 25 -

en qu ideas insiste, qu tipo de preguntas hace


Eso nos ayudar a deducir lo que realmente le
importa (las personas, los resultados econmicos, el
trabajo bien hecho). Este anlisis requiere prctica,
pero con el tiempo es muy eficaz.

Utilizar

la

Tcnica

del

Acompasamiento: aqu adems de observar


hay que copiar. Deberemos imitar con tacto (nunca
debe

parecer

una

burla)

los

movimientos,

la

gesticulacin y el tono de voz del entrevistador. El


objetivo es alinearnos con su estilo de comunicacin.
Con esto no conseguiremos el empleo, pero por lo
menos no lo perderemos por ser torpes en el dilogo.

Observar el entorno: los minutos de espera


en la recepcin de la empresa o en el despacho del
entrevistador

pueden

aportarnos

informacin

interesante. La decoracin, la edad y la forma de


vestir del personal, los libros, las revistas o el
peridico que el seleccionador tiene sobre la mesa
dicen mucho de l. Hay que interpretar todo esto,
pero sin dar nada por sentado, slo tenemos indicios.

Construir Nuestra Propia Imagen

- 26 -

La comunicacin persuasiva es la base del perfil


secretarial en la empresa Alaska Internacional S.A.,
pero para que funcione debe formar parte de una
estrategia para construir nuestra propia imagen. Eso
significa presentarnos a los dems de una determinada
manera, aunque sin intentar engaarles ni cambiar
nuestra personalidad.

La imagen se crea a partir de todos los elementos de


comunicacin
hablamos,

que

miramos,

nos

rodean:

escribimos,

cmo

vestimos,

gesticulamos

actuamos. Todo esto se debe combinar de forma


coherente. Hay que evitar errores del tipo:

Vender una imagen de persona seria y responsable y


llegar tarde a la entrevista de seleccin. Estaremos
demostrando que somos desorganizados.

Decir que nuestro punto fuerte es el trato con los


clientes y luego enviarles un mail en tono coloquial y
con faltas de ortografa.

- 27 -

Tampoco tendra sentido que destacramos nuestra


gran autoconfianza y mientras lo hacemos no
estemos mirando al entrevistador a los ojos.

La propia imagen se construye poco a poco, pero


empieza con los detalles y por mucho que la
cuidemos, si

no

somos naturales, sinceros

respetuosos con nuestros interlocutores, nunca nos


tomarn en serio. Slo la gente sanamente ambiciosa
puede obtener resultados ticos y duraderos cuando
se vende a s misma.

2.2.1.3.2. Tareas de carcter administrativo


Preparacin Acadmica:
Es

indispensable

que

la

persona

que

desee

desempearse como secretaria de la empresa Alaska


Internacional S.A. se preocupe por alcanzar un
excelente nivel acadmico en reas como lenguaje y
comunicacin, idiomas (especialmente ingls), redaccin
y administracin de documentos toma y trascripcin de
dictados, tcnicas de oficina, administracin de recursos
empresariales,
habilidades

manejos

ejecutiva

- 28 -

de

clientes

(Iiderazgo,

ventas

organizacin

y
de

eventos, manejo de tiempo, toma de decisiones,


resolucin de problemas, desempeo bajo presin,
manejo de prioridades) que le permitan alcanzar sus
objetivos en el campo laboral. Adems de la preparacin
acadmica es necesario hacer nfasis en la urgencia del
compromiso con la propia formacin integral, como ser
humano.

Hay

que

completar

los

conocimientos

adquiridos, esforzndose por cultivar y desarrollar


cualidades

habilidades

personales,

los

cuales

podemos clasificar en intelectuales, morales, sociales y


fsicas.

Cualidades Intelectuales:

Conviene destacar la siguiente: Cultura General:


leer diarios, revistas y publicacin en generales
nacionales

internacionales,

para

estar

informados sobre temas de la actualidad.

Conocimiento de los objetivos y misin de la


empresa para lo cual se trabaja.

Capacitacin

actualizacin

profesional

permanente: Renovar, cambiar o evaluar los


conocimientos adquiridos asistiendo a cursos,
seminarios o congresos relacionados con su rea.

Capacidad de observacin y amplitud de memoria

- 29 -

Saber escuchar para comprender mejor y dar


respuestas adecuadas.

Concentracin en las diferentes tareas que se


realizan.

Aptitud para desarrollar dos o ms actividades


simultneamente.

Iniciativa.

Sentido comn.

Habilidad para seguir instrucciones.

Metas personales y profesionales.

Cualidades Morales:
Sobresalen los siguientes:

Responsabilidad.

Discrecin.

Veracidad.

Paciencia.

Honradez.

Lealtad.

Sinceridad.

Respeto.

Eficiencia.

- 30 -

Cualidades Sociales:
Es importante destacar:

Capacidad para trabajar en equipo: Alcanzar


objetivo mediante el trabajo en conjunto.

Capacidad

para

dirigir:

Distribuir

tareas

coordinar el trabajo de personas que estn a su


cargo.

Orden: En los documentos, en los elementos que


se utilizan en el trabajo que se realizan en la
presentacin personal y en el desarrollo de las
ideas.

Habilidad para comunicarse efectiva y fcilmente,


y alcanzar los objetivos propuestos.

Simpata y cortesa con las personas.

Tacto y prudencia para manejar cualquier tipo de


situacin imprevista; excelente comportamiento y
relaciones humanas.

Adaptabilidad

presentarse.

Flexibilidad.

Sentido del humor.

Solidaridad.

- 31 -

toda

situacin

que

pueda

Cualidades Fsicas:
Convienen sealar las siguientes:

Excelente presentacin personal: Esta se reflejar


no solo en el muestrario sino tambin en el estado
de salud, el maquillaje que se aplique, los
accesorios que se utilice y los modales que
practiquen.

Adecuada modulacin de voz.

Agudeza visual.

Coordinacin de movimientos.

2.2.1.4. Clases de secretarias


2.2.1.4.1. Secretaria de Gerencia
Es aquella persona mano derecha del Gerente, lleva un
cargo muy importante en la empresa.
Puede reemplazar perfectamente al gerente ya que
conoce el manejo a la perfeccin de las actividades
diarias ya largo plazo.

2.2.1.4.2. Secretaria de Direccin


Una secretaria de direccin es la mano derecha del jefe
y debe convertirse en su enlace con el resto del mundo.

- 32 -

Por ella han de pasar los empleados y las personas


ajenas a la empresa que se dirijan al director.

Tienen que ocuparse de labores propias de las


secretarias, como la agenda de su superior, la
organizacin de viajes de negocios, las actas de las
reuniones, la correspondencia, el archivo de documentos
o la preparacin de presentaciones.

Pero tambin deben hacerse cargo de otras funciones


de carcter ejecutivo que el jefe suele delegar en ellas,
aunque el tipo y la cantidad de tareas encomendadas
varan en cada empresa. Se trata de una profesin
mayoritariamente ejercida por mujeres, que ocupan el
90% de los puestos de secretaria en la empresa privada.

Las caractersticas de este perfil profesional son:

Organizacin: debe tratarse de personas metdicas y


responsables.

Capacidad de trabajo: han de poder hacer tres o


cuatro cosas a la vez y adaptarse continuamente a
los cambios.

- 33 -

Don de gente: tienen que ofrecer la mejor imagen


posible. Han de ser amables, comunicativas y
capaces de relacionarse con todos los compaeros.

Discrecin: por las manos de una secretaria de


direccin circulan asuntos que afectan a todos los
departamentos. De ella se espera que mantenga el
secreto profesional.

Iniciativa para resolver los problemas.

2.2.1.4.3. Secretaria Particular


Ser secretaria es una vocacin y no una salida laboral
fcil. Al menos, as lo defienden fuentes del sector, que
destacan la importancia de la motivacin personal por el
trabajo.
Convertirse en la asistente de los jefes tambin tiene
inconvenientes, como la flexibilidad horaria: hay que
estar disponible cuando el jefe lo necesite, aunque su
jornada laboral haya concluido.

2.2.1.5. Recepcionista imagen de la empresa

Personalidad

de

la

secretaria

empresa
Alaska Internacional S.A.

- 34 -

en

la

Como debe ser la personalidad del personal


secretarial en la empresa Alaska Internacional
S.A.
Siendo la secretaria una persona que realiza su labor con
personas, ser ms efectiva su labor cuanto mayor sean sus
conocimientos acerca de los seres humanos. Es una verdad
corriente, pero no por ello menos cierta, que cada hombre es
un caso particular. Sin embargo, todos poseen ciertas
caractersticas, comunes, las cuales constituyen

el ser

completo del hombre.

Personalidad o unidad psico-biolgica


Es unidad en razn de estar integrada por varios planos que no
pueden separarse y entre los cuales debe existir una armona
total. Es psico-biolgica por comprender tanto el aspecto fsico
como el espiritual.
Planos

que

lo

integran:

Instintivo,

Temperamental,

caracterolgico, afectivo, intelectivo, volitivo, y tico o moral.

Factores que influyen en ella.- La personalidad


de todo individuo est influida por los siguientes factores:
medio ambiente familiar, medio ambiente social, y medio
ambiente cultural.

- 35 -

La personalidad no es esttica
Es un error considerar a la personalidad como un sistema fijo e
inmutable, y ello lo sabe muy bien el personal de la empresa
Alaska Internacional S.A.. Estando la personalidad, como en
realidad lo est, relacionada con el crecimiento y desarrollo, su
constante solo puede acaecer en perodos limitados.
El conocimiento de la personalidad es fundamental para el
logro de una mejor relacin entre los individuos.
Este conocimiento es una tarea que nunca acaba, se
perfecciona a lo largo de toda la vida y reserva innumerables
sorpresas.

Perfil profesional

de la secretaria de la

empresa Alaska Internacional S.A.


Factores
Entre los factores que inciden en el xito o fracaso de la labor
del personal secretarial en la empresa Alaska Internacional
S.A. se encuentran las cualidades y la manera de cultivarlas,
con el fin de hacer de ellas el complemento de su profesin.
Para poder vender requiere de ciertas condiciones, alguna de
las cuales son innatas y otras adquiridas. Tanto las primeras
como las segundas son susceptibles de modificacin y

- 36 -

perfeccionamiento. Mencionaremos ac, las que consideramos


ms importantes.

Cualidades fsicas
Naturalidad.- Se le define como "sencillez sin afectacin"
La secretaria que oculta su personalidad para adquirir otra,
falsa, la cual extraa a todas luces as mismo, afecta el
prestigio que debera ganar en su trabajo como tambin el
prestigio de la empresa para la cual trabaja.

Buena Salud.- Mediante sencillas normas higinicas,


podr el vendedor disfrutar de una buena salud, as como:

Procurar una buena alimentacin, bien equilibrada y a su


debido tiempo.

Mantener un rgimen de sueo normal.

Hacer diariamente ejercicios fsicos.

Mantener

controles

mdicos

odontolgicos

peridicamente.

Gozar de sano esparcimiento.

Buena presentacin.- Debe preocuparse de su


apariencia antes de iniciar su labor. Cerciorarse de estar

- 37 -

vestido discretamente y con buen gusto, es decir como


corresponde a su profesin.

Las personas reciben un elevado porcentaje de sensaciones a


travs de la vista. La apariencia del vendedor afectar a los
clientes en la misma proporcin.

El buen gusto, la moda clsica, debe dar la pauta en el


vestuario, los zapatos, su bolso o cartera, este buen
gusto se debe mantener, tambin a la hora de utilizar
accesorios o de maquillarse.

Usar blusas limpias, evitar los cuellos y puos


arrugados, sucios o gastados.

Conservar el traje bien planchado, no permitir que los


pantalones pierdan la forma o se abolsen.

Mantener

el

cabello

limpio

bien

peinado

(recomendable el pelo corto en los hombres).

Tener las manos y uas limpias.

Tener los zapatos lustrados y sin desgaste.

Tener el maletn debidamente ordenado y con los


elementos indispensables.

Evitar el mal aliento y el olor a sudor, bandose


diariamente y empleando astringentes y desodorantes.

- 38 -

Procurar que las corbatas sean discretas, limpias y bien


planchadas.

Generalmente, los clientes consideran como malas


maneras:

Su indiferencia ante el buen servicio.

La actitud fra e impersonal.

Contradecirlos o discutir.

Las interrupciones o instrucciones a gritos.

Mascar chicle, fumar, o comer en presencia de los


clientes.

Cortarse las uas o llevar palillos en la boca al


encontrarse en pblico.

Simpata
En el campo de las Relaciones Humanas, la simpata es el
factor de mayor importancia. Esa cualidad que poseen algunas
personas para agradar a los semejantes, es lo que constituyen
en forma general la simpata. Las reglas fundamentales de la
simpata, son las siguientes:

Inters siempre sincero en los semejantes.

Sonrer de una manera expresiva.

Usar el nombre propio del interlocutor.

- 39 -

Saber escuchar, el vendedor que escucha con atencin,


encontrar que el propio cliente le muestra el cambio
para lograr la venta.

Hablar de lo que le interesa a los dems, de esta forma


le demuestra al cliente que se le est prestando una
asesora para que adquiera lo ms conveniente para l.

Admirar y elogiar con tacto y sinceridad.

Si usted es capaz de interesarse autnticamente por la otra


persona, de nombrarla, de escucharla atentamente, de hablarle
de lo que a ella le guste, de darle la oportunidad de hablar de s
misma y de elogiarla, es usted una persona simptica.

Los clientes estn permanentemente observando la manera de


ser del vendedor. Se fijarn en todo lo que hace y en lo que a
ellos les molesta y se lo demostrarn quedndose eternamente
como futuros clientes en vez de hacerse clientes fijos. En la
vida de los negocios, cuando se est hablando con el cliente,
debe actuarse positivamente.

2.2.2. Actitudes y aptitudes


2.2.2.1. Actitud de la secretaria

- 40 -

La secretaria de Alaska Internacional S.A. debe poseer todas


estas cualidades bsicas, lgicamente unas ms que otras,
pero todas ellas deben estar presentes.
La ausencia de alguna de ellas dificultara ejercer un autntico
liderazgo.
Como cualidades bsicas sealamos:

Visionaria: la secretaria de Alaska Internacional S.A. se


caracteriza por su visin a largo plazo, por adelantarse a los
acontecimientos, por anticipar los problemas y detectar
oportunidades mucho antes que los dems.
La secretaria de Alaska Internacional S.A. no se contenta con
lo que hay, es una persona inconformista, creativa, que le gusta
ir por delante.

Persona de accin: la secretaria de Alaska Internacional S.A.


no slo fija unos objetivos exigentes sino que lucha
denodadamente por alcanzarlos, sin rendirse, con enorme
persistencia, lo que en ltima instancia constituye la clave de
su xito.
La secretaria de Alaska Internacional S.A. no se contenta con
soar, la secretaria de Alaska Internacional S.A. quiere
resultados.

- 41 -

Brillante: la secretaria de Alaska Internacional S.A. sobresale


sobre el resto del equipo, bien por su inteligencia, bien por su
espritu combativo, bien por la claridad de sus planteamientos,
etc., o probablemente por una combinacin de todo lo anterior.

Coraje: la secretaria de Alaska Internacional S.A. no se


amilana ante las dificultades; las metas que propone son
difciles (aunque no imposibles), hay que salvar muchos
obstculos, hay que convencer a mucha gente, pero la
secretaria de Alaska Internacional S.A. no se desalienta, est
tan convencido de la importancia de las mismas que luchar
por ellas, superando aquellos obstculos que vayan surgiendo.
La secretaria de Alaska Internacional S.A. defiende con
determinacin sus convicciones.

Contagia entusiasmo: la secretaria de Alaska Internacional


S.A. consigue entusiasmar a su equipo; ellos perciben que las
metas que persigue la secretaria de Alaska Internacional S.A.
son positivas tanto para la empresa como para los empleados.
El futuro que ofrece la secretaria de Alaska Internacional S.A.
es tan sugerente que merece la pena luchar por ello.
Esta es una de las caractersticas fundamentales de la
secretaria de Alaska Internacional S.A., el saber contagiar su

- 42 -

entusiasmo, el conseguir que el equipo le siga, que comparta


sus objetivos.

Gran comunicadora: otra cualidad que caracteriza a la


secretaria de Alaska Internacional S.A. son sus dotes de
buena comunicadora, habilidad que le va a permitir "vender" su
visin, dar a conocer sus planes de manera sugerente.

Convincente: la secretaria de Alaska Internacional S.A. es


persuasiva; sabe presentar sus argumentos de forma que
consigue ganar el apoyo de la organizacin.

Gran negociadora: la secretaria de Alaska Internacional S.A.


es muy hbil negociando. La lucha por sus objetivos le exige
negociar continuamente, tanto dentro de la empresa, como con
clientes, proveedores, entidades financieras, accionistas, etc.
La secretaria de Alaska Internacional S.A. demuestra una
especial habilidad para ir avanzando en el largo camino hacia
sus objetivos.

Capacidad de mando: la secretaria de Alaska Internacional


S.A. debe basar su liderazgo en el arte de la conviccin, pero
tambin tiene que ser capaz de utilizar su autoridad cuando
sea necesario.

- 43 -

La secretaria de Alaska Internacional S.A. es una persona


compresiva, pero no una persona blanda (los subordinados le
perderan el respeto).
La secretaria de Alaska Internacional S.A. no puede abusar
del "ordeno y mando" ya que resulta imposible motivar a un
equipo a base de autoritarismo, pero debe ser capaz de aplicar
su autoridad sin temblarle el pulso en aquellas ocasiones que
lo requieran.

Exigente: con sus subordinados, pero tambin, y muy


especialmente, consigo mismo. La lucha por unas metas
difciles requiere un nivel de excelencia en el trabajo que tan
slo se consigue con un alto nivel de exigencia.
Si la secretaria de Alaska Internacional S.A. fuera exigente
con sus subordinados pero no consigo mismo no sera una
buena secretaria, sera un dspota que pondra a toda la
organizacin en su contra.

Carismtica: si adems de las caractersticas anteriores, la


secretaria de Alaska Internacional S.A. es una persona
carismtica, nos encontraramos ante una secretaria con un
excelente perfil secretarial.

- 44 -

El carisma es una habilidad natural para seducir y atraer a las


personas, es autntico magnetismo personal. El carisma
permite ganarse al equipo, que se siente atrado por su lder.
No obstante, hay que sealar que es perfectamente posible un
lder sin carisma.
Para una empresa es preferible tener un lder sin carisma con
un alto sentido de la honestidad, que un lder carismtico que
utilice la organizacin en su propio beneficio.

Honestidad: unos elevados valores ticos son fundamentales


para que el perfil secretarial se mantenga en el tiempo.
El equipo tiene que tener confianza plena en la secretaria, tiene
que estar absolutamente convencido que la secretaria de
Alaska Internacional S.A. va a actuar honestamente y no le va
a dejar en la estacada.
Si los subordinados detectan que la secretaria de Alaska
Internacional S.A. no juega limpio y que tan slo le preocupan
sus propios intereses, perdern su confianza en l, proceso
que una vez iniciado es muy difcil de parar.

Cumplidora: la secretaria de Alaska Internacional S.A. tiene


que ser una persona de palabra: lo que promete lo cumple. Es
la nica forma de que el equipo tenga una confianza ciega en
ella.

- 45 -

Coherente: la secretaria de Alaska Internacional S.A. tiene


que vivir aquello que predica. Si exige dedicacin, ella tiene
que ser la primera; si habla de austeridad, ella tiene que dar
ejemplo; si demanda lealtad, ella por delante.
La

secretaria

de

Alaska

Internacional

S.A.

predica

principalmente con el ejemplo: no puede exigir algo a sus


subordinados que ella no cumple.
Adems, el mensaje de la secretaria de Alaska Internacional
S.A. debe ser coherente en el tiempo.
No puede pensar hoy de una manera y maana de otra
radicalmente distinta: confundira a su equipo. Esto no implica
que no pueda ir evolucionando en sus planteamientos.

2.2.2.2. Aptitud de la Secretaria


Trabajadora: la secretaria de Alaska Internacional S.A. debe
mostrar una gran dedicacin al trabajo, debe predicar con el
ejemplo, trabajar duro, que el grupo vea que est volcado con
la empresa.
Uno no puede exigir a sus subordinados mayor dedicacin si
no predica con el ejemplo. Pero la secretaria de Alaska
Internacional S.A. debe ser capaz de llevar una vida
equilibrada, de compaginar su actividad profesional con su
faceta personal, familiar, social, etc.

- 46 -

La secretaria de Alaska Internacional S.A. debe demostrar a


sus empleados que es perfectamente compatible una gran
dedicacin profesional con una rica vida privada.
El entusiasmo, la energa, la ilusin que exige el liderazgo slo
se consigue con una vida intensa, entretenida, variada.
La secretaria de Alaska Internacional S.A. es una persona
que sabe disfrutar de los placeres de la vida.

Perseverante: las metas que fija la secretaria de Alaska


Internacional S.A. son difciles de alcanzar y tan slo con un
esfuerzo sostenido se pueden lograr.
Los obstculos sern numerosos y en ocasiones pueden
flaquear las fuerzas. Tan slo la perseverancia (una autntica
obsesin por alcanzar los objetivos) permitir triunfar en el
empeo.

Flexible: las circunstancias son cambiantes, lo que hoy vale


puede que no valga maana, los colaboradores tienen sus
propios criterios y en ocasiones pueden ser ms acertados que
los de la secretaria de Alaska Internacional S.A. . La
secretaria de Alaska Internacional S.A. que se atrinchera en
sus posiciones est llamada al fracaso, adems dara una
muestra de soberbia que le llevara a perder la simpata del
grupo.

- 47 -

Un autntico lder no teme que por cambiar su punto de vista o


por aceptar la opinin de un subordinado est dando muestras
de debilidad. Todo lo contrario, proyectara una imagen de
persona

abierta,

dialogante,

flexible,

pragmtica,

que

contribuira a aumentar su prestigio entre los colaboradores.

Autodominio: la secretaria de Alaska Internacional S.A. es la


referente del equipo, debe ser capaz de controlar sus
emociones, especialmente en los momentos delicados; no
puede mostrar su abatimiento ante un suceso negativo (si l
cae, la organizacin se derrumba).
La secretaria de Alaska Internacional S.A. tiene que ser una
persona fuerte, capaz de mostrar serenidad e infundir
tranquilidad en los momentos ms difciles. Determina en gran
medida el estado de nimo de la organizacin.
Si la secretaria de Alaska Internacional S.A. se muestra
optimista, animada, con energa, la plantilla se contagiar de
este estado. Si por el contrario, se muestra pesimista,
desanimada, preocupada (y lo manifiesta), el nimo de la
organizacin se hundir.

Prudente: aunque la secretaria de Alaska Internacional S.A.


sea una persona que asume riesgos, no por ello deja de ser
prudente.

- 48 -

La secretaria de Alaska Internacional S.A. conoce los puntos


fuertes y las debilidades de su grupo, respeta a sus
adversarios, asume riesgos controlados tras un anlisis
riguroso.
La secretaria de Alaska Internacional S.A. tiene que luchar
contra el endiosamiento, entendido como un exceso de
autosuficiencia que le puede llevar a perder la prudencia.

Realista: la secretaria de Alaska Internacional S.A. est


siempre con los pies en el suelo, sabe compaginar su visin del
largo plazo con el da a da, conoce las dificultades que
conllevan sus objetivos, el esfuerzo que exige a los empleados.
Tambin conoce sus propias limitaciones.

Justa: la secretaria de Alaska Internacional S.A. debe ser (y


parecer) una persona justa, tanto en la exigencia como en el
reconocimiento, y debe preocuparse porque la organizacin as
lo perciba.
No puede dar lugar a agravios comparativos.
La secretaria de Alaska Internacional S.A. debe reconocer los
aciertos y fallos de sus colaboradores de manera objetiva, debe
ser igual de exigente con todos y ecunime en las
recompensas.

- 49 -

Humana: la secretaria de Alaska Internacional S.A. es una


persona cercana, prxima, clida, comprensible. Esta cualidad
es bsica lograr no slo el respeto del equipo, sino tambin su
aprecio.
El ser una persona exigente y rigurosa, el tener que utilizar en
ocasiones su autoridad, no tiene por qu estar reido con
mostrase de una manera sencilla y natural, preocupado por su
gente.
Resulta absurda (y contraproducente) la actitud de muchos
secretarias de mostrarse altivas, fras y distantes.

Accesible: la secretaria de Alaska Internacional S.A. tiene


que ser una persona accesible para su equipo, tiene que estar
disponible para cualquier empleado de la empresa que tenga
algo que decirle.
Si quieres que la organizacin est contigo, te tienen que
conocer, ver que eres uno ms de ellos. Si quieres que te
aprecien tienes que darle la oportunidad de que te traten.
Un lder distante difcilmente motiva; en el mejor de los casos
produce indiferencia y en el peor origina rechazo.

Humilde:

la

humildad

implica

reconocer

las

propias

limitaciones, saber escuchar y pedir consejos, reconocer los


errores que uno comete y los aciertos de los dems. La

- 50 -

humildad no es sntoma de debilidad, sino de persona realista,


con los pies en la tierra. La humildad ayuda a ganar el respeto
del equipo.
La secretaria de Alaska Internacional S.A. que va de
prepotente dispone a la organizacin en su contra.

Generosa: la generosidad es fundamental en todo lder. Los


empleados han depositado en l su confianza, pero adems de
interesarles el futuro de la empresa, les preocupa su situacin
personal.
La relacin profesional no deja de ser una transaccin en la
que el trabajador aporta su trabajo a cambio de un salario, una
carrera profesional, un aprendizaje, un reconocimiento, etc.
Si la secretaria de Alaska Internacional S.A. es exagerada en
su nivel de exigencia, debe ser igualmente generoso en las
retribuciones, reconocimientos y premios.

Culta: La secretaria de Alaska Internacional S.A. debe


preocuparse por desarrollarse personalmente, por alcanzar un
elevado nivel cultural.
La secretaria de Alaska Internacional S.A. tendr que tratar
con numerosas personas, hablar en pblico, presidir reuniones,
atender visitas, etc., y en todo momento debe saber moverse
con soltura (es la representante de la empresa).

- 51 -

El conocimiento es fuente de ideas, muchas de las cuales


podr aplicar en la gestin de su organizacin.

Inquieta: la secretaria de Alaska Internacional S.A. es una


persona inconformista, que le gusta indagar, aprender de la
gente. Esta inquietud le lleva a estar permanentemente
investigando nuevas alternativa, a ir por delante del resto.
En el mundo actual, una persona conformista termina
quedndose obsoleta inmediatamente.

Con sentido del humor: el humor es fundamental en la vida,


siendo especialmente til en los momentos de dificultad.
La gente se identifica con aquellas personas que saben ver el
lado divertido de la vida. La secretaria de Alaska Internacional
S.A. que abusa de la seriedad y de los formalismos
difcilmente consigue generar entusiasmo entre sus empleados.

La secretaria de Alaska Internacional S.A. tiene que tener


claro que hay momentos para las formalidades y momentos
para cierto desenfado y no por ello va a perder el respeto de su
equipo, sino que, todo lo contrario, conseguir estrechar los
lazos con su grupo.

- 52 -

Optimista: el optimismo es contagioso, se expande al resto de


la organizacin. El optimista es una persona que no teme las
dificultades, que ve los obstculos perfectamente superables;
esto le lleva a actuar con un nivel de audacia que le permite
alcanzar algunas metas que una persona normal ni siquiera se
planteara.
Adems, la persona optimista se recupera rpidamente de los
fracasos y tiende siempre a mirar hacia adelante.

En buena forma fsica: la secretaria de Alaska Internacional


S.A. tiene que cuidarse, llevar una vida sana, hacer deporte,
cuidar su alimentacin, descansar. Es la nica forma de poder
rendir al 100% en el trabajo.

2.2.2.3. Organizacin de su propio trabajo


2.2.2.3.1. El Archivo
El archivo de empresa Alaska Internacional S.A. se
puede definir como la documentacin generada por una
institucin con personalidad jurdica compuesta por
elementos humanos, materiales, y tcnicos cuyo fin es, o
ha sido obtener un beneficio econmico. Por tanto el
beneficio econmico es el objeto de la empresa, y el
archivo debe servir a la organizacin para lograr este
objetivo.

- 53 -

La documentacin generada por Alaska Internacional


S.A. es la nica prueba de su existencia y parte vital de
su funcionamiento. No se puede entender una empresa
sin un archivo, independientemente de su estado de
organizacin. Si analizamos la historia de cualquier
empresa comprobamos que lo primero que produce,
antes de cualquier proceso de diseo, fabricacin, o
comercializacin de un producto o servicio, no es otra
cosa que documentacin legal, fiscal y contable.
Esta documentacin permite a Alaska Internacional
S.A. cumplir sus objetivos, y se convierte as, en la base
para la puesta en marcha de la empresa.
Del estado del archivo, y su disposicin depender el
correcto funcionamiento de la misma. La empresa debe
saber qu documentos se conservan de manera
permanente durante el tiempo que dure la actividad
empresarial (licencia de apertura del establecimiento,
alta

de

impuestos

de

actividades

econmicas...).

Tambin existe documentacin que se puede destruir


tras cumplir una funcin (una factura de luz, una licencia
de obras, el pago anual de impuestos...). Determinar qu
documentacin se custodia y cmo se organiza,
depende el buen funcionamiento de la empresa.

- 54 -

Si una organizacin destruye su contabilidad anual de


manera accidental tendr serios problemas para cumplir
con sus obligaciones tributarias, y por tanto su
permanencia est en juego. Y si una empresa descuida
y guarda toda la documentacin que produce, puede
suponer, aparte de un importante gasto en espacio, una
ralentizacin de sus actividades econmicas. Con estos
ejemplos se aprecia que el archivo es un buen activo de
cualquier organizacin y su gestin es clave para el
buen funcionamiento.

Organizar esta documentacin para el uso diario,


(periodo contable) atendiendo a sus criterios o mtodos,
que prevalecen por encima del de otros trabajadores.
Estos empleados tampoco pueden dedicarse a una
gestin ms completa del archivo por falta de tiempo, y
adems

por

no

tener

prioridad

en

la

empresa.

La documentacin se organiza y recupera gracias a los


contactos y las relaciones sociales dentro de la
organizacin, que facilitan y permiten cierto uso.
El archivo como fuente de informacin tiene un valor
nulo, y los directivos jams recurren a l, puesto que no
resulta sencillo su consulta.

- 55 -

Si la empresa Alaska Internacional S.A. desapareciera,


la documentacin que protege la ley suele ir con el
director, y una vez que no es necesaria es destruida,
eliminando la nica fuente de informacin para buscar
conclusiones o causas al cierre.

2.2.2.3.2. Confirmar citas


Llamar al cliente siempre identificando la empresa, hacer
la confirmacin de la cita con la persona indicada.
Manejo de contactos telefnicos:
Se le da seguimiento a todos sus clientes, si solicitan
alguna informacin, datos etc.

2.2.2.4. Organizacin del trabajo del jefe


2.2.2.4.1. Organizacin de viajes

Atencin de visitas.

Realizacin de presentaciones.

Organizacin de agenda.

Gestin de viajes.

2.2.2.4.2. Preparativos financieros

Acuerdo sobre finanzas.

- 56 -

Evaluacin de los estados financieros.

Cuestiones financieras.

Tramitacin de reclamaciones financieras.

2.2.2.4.3. Recepcin y acogida de visitantes

Recepcin y acogida a las visitas: situaciones que


pueden

presentarse,

formas para

resolver

las

dificultades con xito. Tipos de clientes. Pautas a


seguir con un cliente difcil.

2.2.2.4.4. Visita no prevista

Recepcin y acogida a las visitas: situaciones que


pueden presentarse, formas para resolver las
dificultades con xito. Tipos de clientes. Pautas a
seguir con un cliente difcil.

2.2.2.4.5. Visita prevista

Si la visita no se realiza en la fecha prevista por


razones imputables a la Secretara, se reprogramar
como prioritaria.

2.2.2.4.6. Organizacin de reuniones

- 57 -

Fase de planteamiento
La persona responsable de la toma de una decisin
individual debe analizar y definir las variables siguientes:

Tipo de decisin. Problemas, causas, dificultades


que la motivan.

Estrategia de la toma de decisin. Necesidad de


consultar,

de

entrevistarse

con

personas

implicadas o de realizar una reunin con ellas.

Momento oportuno para tomar la decisin y


llevarla a cabo.

Personas implicadas.

Fase de informacin y de consulta


Es muy importante y necesaria la recogida de datos y de
informacin que permitan y faciliten conocer situaciones,
opiniones y juicios de valor, que nos puedan asesorar y
orientar en la tarea de la toma de decisiones.
Hay que tener en cuenta en esta fase a las personas
implicadas en la decisin que se vaya a adoptar y que
puedan sentirse afectadas por las consecuencias de la
misma.

- 58 -

Fase de deliberacin
Es el momento del estudio y anlisis de los problemas o
dificultades de las diferentes propuestas, de los pros y
contras de cada una de ellas, de las posibles
consecuencias, del momento apropiado para tomar la
decisin, comunicarla y llevarla a la prctica.

Fase de decisin
La persona responsable debe hacer en esta fase la
eleccin de la alternativa y llegar a una conclusin sobre
la decisin ms conveniente o necesaria.

Fase de la comunicacin de la decisin tomada


La decisin que se ha adoptado debe ser comunicada
siempre y en primer lugar a las personas interesadas o
afectadas. No es conveniente que estas personas
reciban la informacin por otros canales o terceras
personas. No obstante, a veces la naturaleza de la
decisin tomada aconseja el silencio o aguardar al
momento adecuado para comunicarla.

Fase de puesta en prctica de la decisin tomada

- 59 -

La secretaria queda sin autoridad para tomar otras


decisiones si no ejecuta y pone en prctica aquellas que
ha tomado con anterioridad.

Fase de seguimiento y control de la decisin


adoptada
El seguimiento y control de las decisiones tomadas, as
como la puesta en prctica de las tareas y actividades
que llevan consigo, es una labor esencial. Comprende el
conjunto de actuaciones que permiten comprobar el
cumplimiento de las tareas y actividades decididas e
introducir modificaciones en caso necesario.

2.2.2.4.7. Modalidades de reunin


De las caractersticas del grupo

Nivel de participacin e implicacin.

Grado de madurez.

Grado de cohesin del grupo.

Libertad en la constitucin del grupo.

Grupo constituido por imperativo legal-profesional.

Tiempo o duracin de las reuniones

- 60 -

La duracin de una reunin es una variable que debe


tener en cuenta la persona o personas que la preparan o
coordinan.
A

mayor

participacin

en

la

empresa

Alaska

Internacional S.A., mayor nmero de interacciones y


mayor tiempo y duracin de la reunin.
Cuanto mayor es el grupo de personas en una reunin,
aumenta progresivamente el nmero de interacciones y
se necesita mayor tiempo para que el grupo pueda
tomar una decisin o llegar a un acuerdo.
Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de
plantear una reunin, el nmero de personas, tiempo
disponible y el objetivo o finalidad de la reunin.

2.2.3. Alaska Internacional S.A.


2.2.3.1. Lnea Informtica
Alaska Internacional S.A. es una empresa peruana
comerciante de equipos de cmputo, componentes,
suministros y perifricos que se ha consolidado como
lder del mercado de la tecnologa de la informacin en
nuestro pas.
Alaska Internacional S.A. que inici sus actividades en
1996 con un pequeo staff y a la fecha tiene un equipo
de ms de 25 trabajadores, cuenta con un canal que

- 61 -

supera los 150 clientes corporativos del Estado y otros


100 clientes de empresas privada calificados en todo el
territorio de la Republica.
Sobre la base de ofrecer la ms reciente tecnologa y
brindar servicios diferenciales en atencin al cliente,
Alaska Internacional S.A. ha programado mantener
anualmente el ritmo de crecimiento histrico de la
empresa as como

capacitarse permanente con las

principales marcas de fabricantes TI como son: 3Com,


Advance, AOC, APC, Asus, Benq, BTC, Imation,
Imprimiun,

Intel,

Iomega,

Lexmark,

LG,

Logitech,

Microsoft, MSI, OKI, Panda, Panduit, PC Chips, Philips,


Samsung, Seagate, Simpletech, Sony, Soyo.

2.2.3.2. Lnea Ferretera


Alaska Internacional S.A. es una empresa dedicada a la
comercializacin de producto Ferreteros en general,
lnea completa de herramientas, seguridad industrial,
materiales elctricos, pinturas, solventes, productos de
limpieza.
Alaska Internacional S.A. considerada unas de las
organizaciones

corporativas

ferretera en general.

- 62 -

en

su

segmento

de

La variedad de productos nos permite atender diversos


segmentos como la industria, minera, construccin,
vivienda y el Estado.
Sus unidades de transporte entregan la mercadera en
cualquier lugar de Lima Metropolitana sin costo adicional
y tambin provincias. Y es comercializadora de las
siguientes marcas: STANLEY, GEDORES, RIDGID,
DWALT, METANO, MAQUITA, SHULTZ, NIKE, BLACK &
DECKER, TUMI, TRAMONTANA, ALPHA, PHILIPS,
TICINO, INDECO, MATUSITA, FAMASTIL, KULKONI,
KD, ON BELLOTA TRUPPER, MSARSEG, FORTE,
YALE, y otros.

2.2.4. Definicin De Trminos Bsicos

Actitud
Puede considerarse a la actitud como el vnculo existente entre el
conocimiento adquirido por un individuo y el sentimiento que provoca
en l, con la accin que realizar en el presente y en el futuro.
La actitud proviene esencialmente de la informacin que llevamos
grabada en nuestra mente. De ah que nuestra actitud cambiar si
tambin lo hacen nuestras opiniones y nuestras creencias.

- 63 -

Aptitud
En psicologa, es cualquier caracterstica psicolgica que permite
pronosticar diferencias interindividuales en situaciones futuras de
aprendizaje.
Mientras que en el lenguaje comn la aptitud slo se refiere a la
capacidad de una persona para realizar adecuadamente una tarea, en
psicologa engloba tanto capacidades cognitivas y procesos como
caractersticas emocionales y de personalidad. Destacar tambin que
la aptitud est estrechamente relacionada con la inteligencia y con las
habilidades tanto innatas como adquiridas fruto de un proceso de
aprendizaje.

Capacitacin
Disposicin y aptitud para conseguir un objetivo.

Cliente
Respecto de un profesional o una empresa, persona que utiliza sus
servicios. Persona que habitualmente compra en un establecimiento o
requiere de sus servicios.

Competente
Se dice de la persona que es experta o conoce bien una disciplina o
una tcnica o de quien tiene capacidad y aptitudes para ocuparse de
ella.

Cualidad

- 64 -

Cualidad: Cada una de las circunstancias o caracteres, naturales o


adquiridos, que distinguen a las personas o cosas.

Empresa
La empresa es un sistema en el que se coordinan factores de
produccin, financiacin y comerciales para obtener sus fines.

Estrategia
Tcnica y conjunto de actividades destinadas a conseguir un objetivo.

Etiqueta
Conjunto de los estilos, normas, usos y costumbres que se debe
guardar en los actos pblicos o solemnes.

Habilidad
Lo que se realiza con gracia y destreza.

Imagen
Representacin de una persona o cosa. Empleo de una palabra o
expresin que den idea viva de algo con lo que guarda relacin.

Intercambio
Reciprocidad e igualdad de consideraciones y servicios.

Laboral
Del trabajo o relativo a l, sobre todo en lo que concierne a sus
aspectos jurdicos y econmicos.

Marketing Personal

- 65 -

Es el tipo de marketing el cual consiste aplicar el marketing en


nosotros mismos pues nosotros somos marketing.

Perfil Secretarial
Es el perfil que debe tener y mantener toda secretaria, muy
importante para la empresa Alaska Internacional S.A. .

Perfil
Perfil: Conjunto de rasgos peculiares que caracterizan a una persona
o cosa.

Personalidad
Conjunto de las caractersticas y diferencias individuales que distingue
a una persona de otra.

Producto
Es todo aquello que satisface una necesidad que es capas de motivar
a un comprador.

Secretaria
Persona encargada de escribir la correspondencia, extender las
actas, dar fe de los acuerdos y custodiar los documentos de una
oficina, asamblea o corporacin.

Cliente
Servicio al Cliente: Servicio por parte al personal destinado a
satisfacer necesidades del pblico.

- 66 -

CAPTULO III
HIPTESIS Y VARIABLES
3.1. Hiptesis
3.1.1. Hiptesis General

Si se conociera la importancia del perfil secretarial en la


empresa, se pusiera en prctica en la empresa Alaska
Internacional S.A..

3.1.2. Hiptesis Especficas


H.E.1. Si se implementa un buen perfil secretarial en la
empresa Alaska Internacional S.A., con compromiso de la
secretaria y de equipos, se lograr transformar a nuestra
empresa en una organizacin con xito.

- 67 -

H.E.2. Con la implementacin del perfil secretarial eficiente a la


empresa Alaska Internacional S.A. , se lograr una nueva
imagen.

2.4. Variables
VARIABLES

INDICADORES
Funciones del trabajo

Vi=
La secretaria moderna

Relaciones pblicas
Actitudes y aptitudes
Organizacin en el trabajo
Formacin general de la empresa

Vd=
La empresa Alaska
Internacional S.A.

Desarrollo bsico de la empresa


Desarrollo y ejecucin
especializada de la empresa

- 68 -

CAPTULO IV
METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN
4.1. Tipo de investigacin
El tipo de investigacin es aplicada, porque de esta manera podremos
recolectar datos de las personas que laboran como secretarias en
Alaska Internacional S.A., en base a la realidad.

Mtodo de investigacin
La investigacin es analtica (descriptiva), ya que se elabor mediante
la observacin, consulta a libros, revistas, peridicos e internet, etc.
Se utiliz el procedimiento de la observacin directa del fenmeno
para poder describir su comportamiento y caractersticas.
Por lo tanto, de acuerdo al mtodo que se aplica, el diseo es de
carcter descriptivo correlacional.

- 69 -

4.2. Diseo de investigacin


Encuesta.

Nivel de investigacin
El nivel de investigacin que

escogimos para nuestro tema es el

tercer nivel: explicativo, porque de esta manera podremos


determinar los orgenes, a fin de profundizar nuestro tema,
formulando hiptesis.

4.3. Universo, poblacin y muestra


Universo
La empresa Alaska Internacional S.A..

Poblacin
20 colaboradoras del rea de Recursos Humanos de la empresa
Alaska Internacional S.A..

Muestra
La muestra comprender el rea de Secretara: 10 secretarias.

4.4. Instrumentos
El cuestionario: Antes de realizar la entrevista, nos formulamos
sobre qu preguntas bamos a utilizar. Luego formulamos preguntas
abiertas, porque a diferencia de las preguntas cerradas, son
concretas y claras, as pudimos tener una idea de cmo trabaja la
secretaria en la empresa Alaska Internacional S.A. .

- 70 -

4.5. Tcnicas de recoleccin de datos


CUESTIONARIO
APELLIDOS Y NOMBRES: _______________________________________
EDAD: _______ SEXO: _________________
1.

Cree Ud. que es importante contar con un excelente el perfil


secretarial en la empresa Alaska Internacional S.A. ?
a) S (

b) NO (

2. Identifica el propsito que tiene el perfil secretarial para la


empresa Alaska Internacional S.A. ?
a) S (

b) NO (

3. Cules son las actitudes que tomas para contar con un buen perfil
secretarial en la empresa Alaska Internacional S.A. ?
a)
b)
c)
d)
e)

Positiva
Innovadora
Rutinaria
Pesimista
Conformidad

(
(
(
(

)
)
)
)
(

4. Qu grado de conocimientos sobre el perfil secretarial moderno


tiene Ud.?
a) Excelente (
c) Regular
(

)
)

b) Bueno (
d) Psimo (

)
)

5. Seale lo ms importante en la comunicacin persuasiva


a) Escuchar activamente

b) Analizar la expresin de lenguaje

c) Alinearnos con su estilo de comunicacin

d) Observar el entorno.
6. Seale lo ms importante en las cualidades fsicas:
a) Excelente presentacin personal

- 71 -

b) Adecuada modulacin de voz

c) Agudeza visual

d) Coordinacin de movimientos

7. Seale lo ms importante en Preparacin Acadmica:


a) Lenguaje y comunicacin, idiomas (especialmente ingls)

b) Redaccin y administracin de documentos

c) Toma y trascripcin de dictados

d) Tcnicas de oficina

e) Administracin de recursos empresariales

f) Manejos de clientes o ventas y habilidades ejecutiva

a) Cultura General

b) Capacitacin y actualizacin profesional permanente

c) Capacidad de observacin y amplitud de memoria

8. Seale lo ms importante en Cualidades Intelectuales:

d) Saber escuchar para comprender mejor y


dar respuestas adecuadas.
e) Aptitud para desarrollar dos o ms actividades
simultneamente.
f) Metas personales y profesionales.
9. Seale lo ms importante en Cualidades Morales
a) Responsabilidad

b) Discrecin

c) Paciencia

d) Sinceridad

e) Respeto

f) Eficiencia

10. Seale lo ms importante en Cualidades Sociales


a) Capacidad para trabajar en equipo

- 72 -

b) Capacidad para dirigir

c) Flexibilidad

d) Sentido del humor

e) Solidaridad

4.6. Tratamiento estadstico

1. Cree Ud. que es importante contar con un excelente el perfil


secretarial en la empresa Alaska Internacional S.A. ?
a) S (

b) NO (

- 73 -

2. Identifica el propsito que tiene el perfil secretarial para la


empresa Alaska Internacional S.A. ?
a) S (

b) NO (

- 74 -

3. Cules son las actitudes que tomas para contar con un buen perfil
secretarial en la empresa Alaska Internacional S.A. ?
a)
b)
c)
d)
e)

1.

Positiva
Innovadora
Rutinaria
Pesimista
Conformidad

(
(
(
(

)
)
)
)
(

Qu grado de conocimientos sobre el perfil secretarial


moderno tiene Ud.?
a) Excelente (
)
c) Regular (
)

b) Bueno (
d) Psimo (

- 75 -

)
)

- 76 -

5. Seale lo ms importante en la comunicacin persuasiva


a) Escuchar activamente

b) Analizar la expresin de lenguaje

c) Alinearnos con su estilo de comunicacin

d) Observar el entorno

- 77 -

6. Seale lo ms importante en las cualidades fsicas:


a) Excelente presentacin personal

b) Adecuada modulacin de voz

c) Agudeza visual

d) Coordinacin de movimientos

- 78 -

7. Seale lo ms importante en Preparacin Acadmica:


a) Lenguaje y comunicacin, idiomas (especialmente ingls)

b) Redaccin y administracin de documentos

c) Toma y trascripcin de dictados

d) Tcnicas de oficina

e) Administracin de recursos empresariales

f) Manejos de clientes o ventas y habilidades ejecutiva

- 79 -

8. Seale lo ms importante en Cualidades Intelectuales:


a) Cultura General

b) Capacitacin y actualizacin profesional permanente

c) Capacidad de observacin y amplitud de memoria

d) Saber escuchar para comprender mejor y


dar respuestas adecuadas.
e) Aptitud para desarrollar dos o ms actividades
simultneamente.
f) Metas personales y profesionales.

- 80 -

9. Seale lo ms importante en Cualidades Morales


a) Responsabilidad

b) Discrecin

c) Paciencia

d) Sinceridad

e) Respeto

f) Eficiencia

- 81 -

10. Seale lo ms importante en Cualidades Sociales

a) Capacidad para trabajar en equipo

b) Capacidad para dirigir

c) Flexibilidad

d) Sentido del humor

e) Solidaridad

- 82 -

4.7. Discusin de Resultados

Pregunta N 1
El 80% de las entrevistadas (8) respondieron que S creen que es
importantes contar con un excelente el perfil secretarial en la empresa
Alaska Internacional S.A., el 20% restante (2), que NO.

Pregunta N 2
El 70% de las entrevistadas (7) respondieron que S identifican el
propsito que tiene el perfil secretarial para la

empresa Alaska

Internacional S.A., el 30% (3), que NO.

Pregunta N 3
El 10% de las entrevistadas (1) respondieron que la actitud que toman
ara contar con un buen perfil secretarial en la empresa Alaska
Internacional S.A. es positiva, el 10% (1) es innovadora, el 30% (3) es
rutinaria, el 20% (2) es pesimista, y el 10% (1), muestra una actitud e
conformidad.

Pregunta N 4
El 10% de las entrevistadas (1) respondieron que su grado de de
conocimientos sobre el perfil secretarial moderno a aplicar en la
empresa Alaska Internacional S.A. es excelente, el 20% (2) es bueno,
el 60% (60) es regular, y el 10% (1) es psimo.

- 83 -

Pregunta N 5
El 20% de las entrevistadas (2) respondieron que lo ms importante en
la

comunicacin

persuasiva es escuchar activamente, el 30% (3)

analizar la expresin del lenguaje, el 10% (1) alinearnos con su estilo de


comunicacin, y el 40% (4) observar el entorno.

Pregunta N 6
El 30% de las entrevistadas (3) respondieron que lo ms importante en
las cualidades fsicas es la excelente presentacin, el 10% (1) una
adecuada modulacin de voz, el 50% (5) la agudeza visual, y el 10% (1)
coordinacin de movimientos.

Pregunta N 7
El 30% de las entrevistadas (3) respondieron que lo ms importante en
la preparacin acadmica es el lenguaje y comunicacin, idiomas, el
10% (1) redaccin y administracin de documentos, el 10% (1) toma y
transcripcin de dictados, el 20% (2) tcnicas de oficina, 10% (1),
administracin de recursos empresariales, y 20% (2), manejo de
clientes y habilidades ejecutiva.

Pregunta N 8
El 40% de las entrevistadas (4) respondieron que lo ms importante en
cualidades intelectuales es la cultura general, el 10% (1) capacitacin y
actualizacin profesional permanente, el 10% (1) capacidad de

- 84 -

observacin y amplitud de memoria, el 10% (1) saber escuchar para


comprender mejor y dar respuestas adecuadas, el 10% (1) aptitud para
desarrollar dos o ms actividades simultneamente, y el 10% (1) metas
personales y profesionales.

Pregunta N 9
El 40% de las entrevistadas (4) respondieron que lo ms importante en
cualidades morales es la responsabilidad, el 10% (1) discrecin, el 10%
(1) paciencia, el 20% (2) sinceridad, el 10% (1) respeto, y el 10% (1)
eficiencia.

Pregunta N 10
El 50% de las entrevistadas (5) respondieron que lo ms importante en
cualidades sociales es la capacidad para trabajar en equipo, el 30% (3)
capacidad para dirigir, el 0% (0) flexibilidad, el 10% (10) sentido del
humor, y el 10% (1) solidaridad.

- 85 -

CAPTULO V
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

5.1. Cronograma De Actividades

El proyecto de investigacin empieza en Diciembre del 2008 y tendr


duracin, hasta Mayo del 2009.

Actividades
1. Elaboracin del proyecto
2. Presentacin del proyecto
3. Elaboracin del proyecto
4. Validacin de instrumentos
5. Aplicacin de instrumentos
6. Tabulacin
7. Elaboracin del informe final
8. Sustentacin de tesis

DURACIN: SEIS MESES


DIC. ENE. FEB. MARZ. ABRIL MAYO
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

- 86 -

5.2. Presupuesto
Costos / Materiales

Unidad de medida

Costo unitario

Costo
Total (S/.)

BIENES:
Papel bond
Hoja cuadriculada
Lapicero
Lpiz
Resaltador
Disquette
CD regrabable
Liquid paper
Libro
SERVICIOS:
Fotocopia
Tipeo
Impresin
Internet
Espiralado
Movilidad local y

1 millar
10 unds.
2 unds.
1 und.
2 unds.
2 unds.
1 und.
1 und.
4 unds.

0.10
1.00
1.20
2.50
1.00
4.5
3.00
25.00

12.00
1.00
2.00
1.20
5.00
2.00
4.50
3.00
100.00

80 unds.
40 unds.
40 unds.
12 horas
1 und.

0.04
1.00
0.20
1.00
3.00

3.20
40.00
8.00
12.00
3.00
70.00

trabajo de campo
Telfono
Otros

80.00
65.00

411.90

TOTAL

5.3. Financiamiento
El proyecto ser financiado con recursos propios.

- 87 -

RESUMEN

Es importante poseer conocimientos bsicos sobre el perfil secretarial, ya


que con l, todo profesional en especial la Secretaria Ejecutiva, mostrar un
buen perfil secretarial en la empresa Alaska Internacional S.A. .

La profesional en Secretariado Ejecutivo proyectar siempre una buena


imagen, que refleja al mximo su atractivo personal en el orden interno y
externo. De igual manera, los principios sobre etiqueta le ayudaran en su
vida laboral, puesto que cotidianamente tratar con toda clase de estatus de
personas.

- 88 -

CONCLUSIONES

El perfil secretarial muestra diversas utilidades, entre otras, sirve como


medio para mejorar las relaciones con los clientes, efectuar encuestas y
estudios de mercado,
transacciones

tambin como canal de distribucin en las

comerciales as como medio de informacin, capitacin

incitacin al mayor consumo, como instrumento de captacin de nuevos


clientes y mercados, de igual modo como un factor de sensibilizacin social.

El perfil secretarial de un profesional de Secretariado Ejecutivo se basar en


una excelente preparacin acadmica; lo mismo que una formacin integral
que incluye aspectos intelectuales, morales, sociales y fsicos.

- 89 -

RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS

Se recomienda a la empresa Alaska Internacional S.A. hacer uso de un


perfil secretarial eficiente a fin reclutar secretarias eficientes, eficaces y
efectivas, logrando satisfacer plenamente a la empresa y a quienes atiende.

El perfil secretarial exigido por la empresa Alaska Internacional S.A. debe


cumplirse plenamente para lograr los objetivos trazados del rea de
Secretara, tan importante dentro de dicha empresa.

- 90 -

BIBLIOGRAFA

ALLET, J.: Perfil secretarial Integrado, Ed. Barcelona 2001.

CHIAVENATO, Adalberto. Introduccin al Perfil Profesional, Colombia


2002.

Harvard Bussiness Review. Manejo de Personal Edit. Revista Harvard


Bussiness Julio 2003

Webber R.A. Una Gua para el Perfil Secretarial - Editorial Norma,


Colombia, 2004.

WUNDERMAN, L. "El Perfil Secretarial de Hoy" Estrategias de Venta


y Comunicacin N 32, 2004.

http://www.laboris.net/static/ca_profesion_secretaria-direccion.aspx
Secretaria

http://alaskainternacional.com/
Alaska Informtica S.A.

http://alaskainternacional.com/informatica.php
Alaska Informtica S.A. Lnea Informtica

http://alaskainternacional.com/ferreteria.php
Alaska Informtica S.A. Lnea Ferretera

- 91 -

ANEXOS

- 92 -

Alaska Internacional S.A. cuenta con


dos lneas:
Informtica y Ferretera.

- 93 -

Alaska Internacional S.A. y el Perfil


de la Secretaria Moderna

- 94 -

Un buen perfil secretarial es muy


importante para la empresa Alaska
Internacional S.A. ya que permitir a
la secretaria un buen desenvolvimiento

- 95 -

La secretaria de la empresa Alaska


Internacional S.A. rene
caractersticas que le hacen
competitiva dentro del mercado laboral.

- 96 -

EL PERFIL DE LA SECRETARIA MODERNA


EN LA EMPRESA ALASKA INTERNACIONAL S.A.
VARIABLES
Vi=
La secretaria moderna
Vd=
La empresa Alaska Internacional S.A.

INDICADORES
Funciones del trabajo
Relaciones pblicas
Actitudes y aptitudes
Organizacin en el trabajo
Formacin general de la empresa
Desarrollo bsico de la empresa
Desarrollo y ejecucin especializada de la
empresa

- 97 -

MATRIZ DE CONSISTENCIAS

EL PERFIL DE LA SECRETARIA MODERNA


EN LA EMPRESA ALASKA INTERNACIONAL S.A.
FORMULACIN DEL PROBLEMA

OBJETIVOS

HIPTESIS

UNIVERSO, POBLACIN Y
MUESTRA

Problema General:
La falta de importancia del perfil
secretarial en la empresa Alaska
Internacional S.A..

Objetivo General:
Dar a conocer la importancia del perfil
secretarial para ponerlo en prctica
en la empresa Alaska Internacional
S.A..

Hiptesis General
Si se conociera la importancia del perfil
secretarial en la empresa, se pusiera
en prctica en la empresa Alaska
Internacional S.A..

Problemas Especficos
Se ha implementado un perfil
secretarial
con
compromiso
del
personal y del equipo?

Objetivos Especficos

Se ha realizado un diagnstico de la
situacin actual de la secretaria de la
empresa Alaska Internacional S.A. y
de la empresa en su conjunto?

Realizar un diagnstico de la
situacin actual de la secretaria de la
empresa Alaska Internacional S.A. y
de la empresa en su conjunto.

Hiptesis Especficas
H.E.1. Si se implementa un buen perfil
secretarial en la empresa Alaska
Internacional S.A., con compromiso de
la secretaria y de equipos, se lograr
transformar a nuestra empresa en una
organizacin con xito.

Cmo se aplicara la implementacin


de un perfil secretarial en la empresa
Alaska Internacional S.A.?

Aplicar la implementacin de un perfil


secretarial en la empresa Alaska
Internacional S.A.

Implementar un perfil secretarial con


compromiso del personal y del
equipo.

H.E.2. Con la implementacin del perfil


secretarial eficiente a la empresa
Alaska Internacional S.A. , se lograr
una nueva imagen.

- 98 -

Universo
La empresa Alaska Internacional
S.A..
Poblacin
20 colaboradoras del rea de
Recursos Humanos de la empresa
Alaska Internacional S.A..
Muestra
La muestra comprender el rea de
Secretara: 10 secretarias.

- 99 -