DOCUMENTELE DE EVIDENTA

1. Notiunea, continutul si functiile documentelor

Contabilitatea are sens si semnificatie în masura în care,

prin intermediul actelor scrise, se face dovada, certitudinea si
masura adecvata a faptelor.
Administratia publica se legitimeaza prin competente, acte,
proceduri încheiate în forma prestabilita, scrisa.
Actele scrise:
• asigura cunoasterea fenomenelor si proceselor
economice, financiare, juridice si administrative;
• permit masurarea adecvata a dimensiunii
angajamentelor evaluabile în bani;
• justifica în mod unitar caracteristici de structura ce dau
sens si semnificatie pentru comparatii în timp si spatiu;
• fundamenteaza oportunitatile de analiza si control a
activitatii, masura riscurilor, implicatiile si deciziile
referitoare la gestiunea resurselor în conditii de
eficienta si eficacitate.
Operatiile de lucru cu documente presupun:
§ certificarea continutului, formei si fondului informatiilor
consemnate;
§ consemnarea informatiilor si culegerea datelor;
§ prelucrarea datelor si informatiilor;
§ circulatia datelor si informatiilor;
§ sintetizarea informatiilor;
§ pastrarea, publicarea, arhivarea, conservarea calitatii
informatiilor.
 v orice operatie economica sau financiara se
consemneaza la locul si în momentul producerii acesteia
într-un act scris (document justificativ);
v documentele au scopul de a dovedi înfaptuirea
operatiilor;
v documentele angajeaza raspunderea persoanelor care
au atributii de întocmire, avizare, certificare si
responsabilitatea acestora;
v documentele asigura delegarea autoritatii, motivarea
competentelor si controlul responsabilitatilor, pentru
exercitarea functiilor organizatorice si administrative a
unitatilor gestionare.
Documentele ofera suportul material pentru certificarea si
cunoasterea detaliilor semnificative pentru toate procesele si
fenomenele administratiei, cu dimensiunile, caracteristicile si
implicatiile acestora.
Cunoasterea contabila are sens si semnificatie adecvata
prin consemnare, culegere, prelucrare, evaluare, analiza si
interpretare de informatii controlate faptic cu certitudini din
documente.
Prin documente, acte justificative, registre, situatii si
evidente se reconstituie întreaga activitate a institutiilor publice, se
pot certifica existenta, miscarea, transformarea si rezultatele
administrarii adecvate a resurselor.
Prin documente si registre se certifica si se publica
informatii care garanteaza calitatea dialogului social pentru
interese publice evaluabile în bani.
Continutul documentelor:
v variaza în functie de caracterul operatiilor;
v concretizeaza elementele prin care documentele trebuie
sa asigure reflectarea clara si completa a operatiilor;
v permite delimitarea elementelor comune si specifice.
Elemente de continut comune:
• denumirea documentului;
• denumirea emitentului, adresa, compartimentul;
• numarul de ordine, data calendaristica;
• partile care au participat la efectuarea operatiei;
 • continutul operatiei;
• temeiul de justificare descriptiva a operatiei;
• date cantitative, calitative si valorice;
• semnaturile legale;
• alte elemente (pentru consemnarea completa).
Elemente specifice :
• asigura identitatea operatiilor;
• detaliaza continutul;
• satisfac claritatea, precizia, completitudinea.
Identitatea materiala a continutului este dependenta
functional de destinatia si scopul utilizarii documentelor.
Destinatia, scopul si finalitatea documentelor leaga prin
coerenta structurala lucruri, reguli, conditii, circumstante.
Competenta profesiei contabile presupune o succesiune de
aptitudini si rationamente, însusirea sistematica a limbajului de
simboluri abstracte care vizeaza punerea în evidenta a relatiilor
structurale permanente dintre elementele sistemului, prin referinte
controlabile la continuturi si sensuri determinate.
Caracterul moral al actelor administrative consta în
conformitatea si respectul competentelor care leaga continutul
documentelor de efecte pe baza functiilor îndeplinite în contextul
administratiei.
FUNCTIILE DOCUMENTELOR:
(1) de consemnare letrica si cifrica, cantitativa si
valorica a operatiilor, evenimentelor si faptelor;
(2) de justificare prin identitatea dintre obiect, scop,
mijloace, spatiu, loc si timp – a înregistrarilor dupa
natura lor.
(3) de verificare si control – consemnarea, justificarea,
evidenta si calculul permit efectuarea controlului,
pentru respectarea legii si a procedurilor;
(4) de integritate, completitudine si tratare sistemica
sub semnul autoritatii – pentru un sistem coerent,
materiale – prin finalitati precise.
(5) de evaluare, calcul a costurilor pe activitati, pe
operatii, pe centre de responsabilitate, pe programe;
 (6) de asistare a deciziilor curente, operative sau
strategice, de întemeiere a masurilor politice pe
care se bazeaza administratia publica si institutiile;
(7) de certificare si publicare a informatiilor pe care
autoritatea publica le monitorizeaza în interesul
tertilor, pentru stocarea de fapt prin masuri de drept;
(8) de proba pentru materializarea si obiectivarea
pronuntarii sentintelor în justitie, pentru stabilirea
adevarului – în litigiu, expertize, lipsuri, fraude, pentru
cercetarea judiciara a circumstantelor de stabilire a
raspunderii;
(9) de comunicatie a informatiilor pe care autoritatea
publica întemeiaza drepturi si obligatii ale cetatenilor,
întreprinderilor si agentilor în raporturile lor cu statul
si institutiile;
(10) de clasare si arhivare istorica a evolutiei istorice a
societatii, institutiilor si a statisticilor nationale din
care se reconstituie arhivele nationale si identitatea
colectiilor reprezentative pentru autoritatea si
suveranitatea statului.
Legatura organica dintre contabilitatea curenta, statistica si
contabilitatea nationala se refera la conditionarea obiectiva dintre
organizarea si prelucrarea corespunzatoare a operatiilor simple,
gruparea si sistematizarea informatiilor complexe în mod omogen,
integrarea adecvata a indicatorilor de generalizare în modele
adecvate, rationale de cuantificare a realitatilor economiei.
Îndeplinirea corecta a functiilor documentelor este
conditionata de calitatea practicilor de utilizare adecvata a
documentelor , de operativitatea întocmirii lor si de viteza cu care
informatia circula între producator si utilizatorul final.
2. Întocmirea si prelucrarea documentelor

→ Cerinte tip (date standard)

→ Elemente de continut invariabil
→ Marime, continut, format
ÎNTOCMIREA → Respecta natura operatiilor
DOCUMENTELOR → Legitimeaza practici de utilizare adecvata a mijloacelor
→ Presupune reguli unitare si uniforme de comparatie formala a
continuturilor
→ Delimiteaza orizontul de timp
→ Favorizeaza rutina
→ Are ca scop consem narea reala, concreta, completa si la timp a
operatiilor:
• manual, cu cerneala, cu pasta sau creion chimic
• cu mijloace tehnice
• cu tehnica de calcul, automatica si informatica

(1) VERIFICARE CONDITII

• scriere precisa, clara, adecvata;
• evitarea riscurilor de confuzie si interpretare;
• sa nu aiba stersaturi, corecturi, zone albe necompletate
cu date necesare, lipsuri;
• sa corespunda locului, timpului;
• sa contina date reale si exacte;
• sa aiba semnaturi, stampila, antet;
• sa existe numarul, data, seria, codul
(2) CLASARE, VERIFICARE CORELATII, CONCORDANTA CALCULE
ARITMETICE
(3) GRUPAJ OMOGEN

(4) SISTEMATIZARE
PRELUCRAREA
DOCUMENTELOR (5) NUMEROTARE
• identitate operatii
• identitate persoane
• identitate informatii
(6) ÎNREGISTRARE
• cronologica
• sistemica
(7) VALIDARE ÎNREGISTRARE
(8) CERTIFICARE REALITATE + EXACTITATE

(9) CORECTAREA ERORILOR

(10) ARHIVARE
 3. Clasificarea documentelor

CRITERIUL DETALII DE CONTINUT

• documente pentru inventarierea mijloacelor

• documente pentru încasari si plati
• documente pentru angajamente de drepturi
si obligatii, fonduri de finantare
• documente pentru transferuri
• documente pentru salarii
• documente pentru taxe si impozite
NATURA OPERATIILOR • documente pentru cheltuieli
• documente pentru venituri
• trezorerie publica
• corespondenta oficiala
• registratura
• arhiva
• contabilitate (propriu-zisa)

• documente de dispozitie (comenzi, ordine, avize,

indicatii, decizii)
• documente de executie si justificare (executarea,
justificarea, producerea efectiva a operatiilor, stau
la baza înregistrarilor, angajeaza raspunderea
FUNCTIA PUBLICA DE persoanelor care le-au întocmit, vizat, aprobat si
ASUMARE A AUTORITATII / înregistrat)
RESPONSABILITATII • documente mixte – combinate (simultan
dispozitie si executie)
• documente contabile (se întocmesc de catre
compartimentul contabilitate pentru reflectarea
înregistrarilor, pentru starea si evolutia cantitativa si
valorica a patrimoniului)
• documente interne (uz intern)
CIRCUITUL SI FLUXUL DE
INFORMARE • documente externe (uz extern)
• documente oficiale (publice, publicabile)
• primare (singulare)
• de grupare (clasare omogena)
• cumulative – de totalizare
NUMARUL DE OPERATII
• de raportare periodica
• de generalizare
• de sinteza financiara
 4. Tipizarea documentelor

→ (1) ELABORAREA DE MODELE STANDARD

(2) UNIFORMIZARE REGULI, MARIME, CONTINUT,
DESTINATIE
TIPIZAREA → (3) FORMAT STRICT, LIMITAT, DETERMINAT
DOCUMENTELOR
→ (4) ECONOMIE DE TIMP SI RESURSE

→ (5) ECONOMICITATE MANOPERA

→ (6) EFICIENTA / OPERATIVITATE

→ (7) AVANTAJE COMPARATIVE

→ (8) PROIECTARE LOGICA OPERATIONALA

→ (9) ELIMINARE RISCURI + PARALELISME

→ (10) OPTIMIZARE COST / AVANTAJ / CALITATE

MODELARE INFORMATIONALA

Tipizarea documentelor consta în elaborarea, utilizarea si

prelucrarea standardizata de scheme, modele, reguli si proceduri,
pe criterii si principii unitare.
Tipizarea are numeroase avantaje legate de reducerea
costurilor si a eforturilor, prin economie de timp si resurse, prin
optimizarea raporturilor dintre randament / costuri / calitate /
eficacitate.
Ministerul Finantelor Publice, prin competentele impuse de
lege editeaza Catalogul formulelor compuse pentru activitatea
financiara si contabila si Catalogul formulelor cu regim special.
 5. Verificarea documentelor

→ I FORMA DOCUMENTELOR
• controlul formularului
• concordanta dintre operatie / document
• completare corecta rubrici
• semnaturi si avize
• certificarea realitatii
→ II CORELATII, CALCULE, CIFRE ARITMETICE
• preluare corecta cifre
• concordanta calcule
VERIFICARE • concordanta operatii
DOCUMENTE • exactitate
• totaluri
• cantitate, pret, valoare
• certificarea exactitatii
→ III FONDUL DOCUMENTELOR
• realitate si conditii
• necesitate si utilitate
• oportunitate, momentul, locul, eficienta
• legalitate
• restrictii, riscuri, efecte

Verificarea formala a documentelor consta în certificarea

îndeplinirii corecte a conditiilor privind natura, continutul,
concordanta formularului, completarea corecta si integrala a
datelor de referinta, existenta si justificarea anexelor, daca toate
rubricile sunt completate clar, corect si cu prescriptiile de redare
integrala a continutului, daca exista semnaturile autorizate.
Verificarea cifrica se refera la sistemul de calcule si
corelatii aritmetice. Operatiile aritmetice trebuie verificate
sistematic, în totalitate, daca exista concordanta între cantitati,
preturi, totaluri partiale, grupaje, subtotaluri si totalurile generale,
daca în operatiile de calcul aritmetic, la verificarea încrucisata
exista aceeasi baza de comparatie.
 Verificare de fond presupune controlul concordantei dintre
realitatea, necesitate, legalitate, oportunitatea si limitele
rationalitatii economice.
Controlul de fond poate fi cronologic, sistematic, invers-
cronologic, încrucisat, preventiv, ierarhic, delegat, operativ,
ulterior.
Mentiunile si responsabilitatile de verificare nu trebuie
confundate cu responsabilitatile de întocmire a documentelor.
Verificarea si controlul trebuie sa aiba misiunea preventiva
evitând erorile, greselile sau consecintele negative înainte ca
producerea evenimentelor sau operatiilor sa produca efecte.
Actele si documentele se verifica obligatoriu înainte de a fi
înregistrate în contabilitate.

6. Circulatia documentelor

→ (1) miscare succesiva prin verigi organizatorice

→ (2) asigura continuitatea între momentul întocmirii si
pâna la predarea lor la arhiva
→ (3) ordinea de miscare este prestabilita, anticipata
→ (4) operativitatea transmiterii de informatii pe caile cele
mai scurte, în termen optim
→ (5) se bazeaza pe continuitate
→ (6) implica sarcini, atributii, competente
CIRCULATIA → (7) solicita rezolvarea completa de probleme
DOCUMENTELOR → (8) relatia cauzala dintre necesitate / obiectivitate /
continut / termen / responsabilitate se rezolva prin
grafice – de circulatie
→ (9) graficul descrie si analizeaza traseul parcurs de
documente
→ (10) graficul identifica operatii, persoane, termene (prin
text, simboluri, scheme)
→ (11) este dependenta de dimensiunile si structu ra
organizatorica, de natura operatiilor consemnate, de
mijloacele folosite pentru executarea lucrarilor
→ (12) trebuie adaptata la structuri operative pentru
prelucrarea sincera, fidela, operativa de calitate a
operatiilor
• grafice individuale (pe persoane)
• grafice pe compartimente (de structura)
• grafice generale (sintetice)
 Circulatia documentelor descrie parcursul sau traseul
descris din momentul întocmirii pâna la data clasarii si predari
definitive la arhive.
Contabilitatea se bazeaza pe angajamente care se
deruleaza permanent, continuu.
Angajamentele determina modificari de volum si de
structura calitative si valorice.
Evaluarea, masurarea, înregistrarea, analiza si controlul
permanent si completat al modificarilor presupune un sistem unitar
si coerent de circulatie a documentelor care trebuie sa asigure:
continuitate, operativitate, realitate si exactitate.
Circulatia eficienta presupune reguli, proceduri,
competente, termene si responsabilitati foarte precise.
Circulatia depinde de numarul de verigi, fazele si etapele
necesare prelucrarii, termenele de executie, proceduri de atestare,
verificare, certificare si control.
Pentru cresterea eficientei sau randamentului de prelucrare
a informatiilor se întocmesc grafice de circulatie a do cumentelor.

7. Clasarea si arhivarea

→ (1) faza finala a circulatiei documentelor

→ (2) rezolvare completa, definitiva

→ (3) aranjarea într-o ordine stricta, predeterminata

→ (4) asigurarea pastrarii în bune conditii

CLASAREA
DOCUMENTELOR → (5) criterii adecvate de regasire a informatiilor cu usurinta

→ (6) rationalitate si eficienta în operatii

→ (7) simplitate, precizie, claritate

→ (8) constituirea de dosare, cartoteci, registre

→ (9) memorial si nomenclator pentru identificare si acces

(coduri de clasificare zecimala unitara)

→ (10) identitate stricta între documente, operatii, responsabilitati,

în orizontul de timp
 Clasarea presupune fixarea pe criterii sau reguli pentru a
pune reguli, pentru a pune ordine, pentru pastrare, regasire
usoara, obtinerea facila, precisa si corecta a informatiilor operative
de fundamentare pertinenta a deciziilor.
Clasarea presupune reguli si instructiuni unitare pentru
proceduri si competente de predare, primire, intrare, iesire,
stocare.
Clasarea poate fi temporara, provizorie sau definita.
Clasarea este rationala si justa numai prin criterii simple,
lesne întelese si corect aplicate.
Orice criteriu trebuie apreciat pe baza reconstituirii corecte
a „istoriei cronologice” a faptelor.
Identitatea materiala a operatiilor foloseste coduri sau
simboluri de clasificare zecimala unitara.
Se codifica operatii, acte, proceduri, competente, locuri,
centre de responsabilitate sau gestiuni.

(1) • pe obiecte + categorii de probleme

identifica omogen probleme
identifica corespondenti
identifica diviziuni organizatorice
(2) • originea / destinatia
claseaza pe corespondenti
control intrare / iesire
CRITERII DE corespondenta primire / stocare / predare-solutionare
CLASIFICARE / (3) • cronologic
respecta fluxul de întocmire
ARHIVARE pastreaza ordinea în timp
(4) • alfabetic
claseaza dupa denumirea unei caracteristici de structura
construieste nomenclatoare
(5) • geografic
în profil teritorial (judet, oras, municipiu – adm. locale)
corespondenta între ordonatorii de credite
(6) • clasificatia bugetara (standard)
pentru cheltuieli / venituri
pentru finantare
pentru transferuri
(7) • mixt - combinat
 Operatiile de predare -primire se fac numai prin control
faptic, pe baza de inventar.

→ (1) asigurarea integritatii

→ (2) posibilitatea de control / verificare

→ (3) arhiva curenta (anul curent)

→ (4) arhiva generala (peste un an)

PASTRARE → (5) arhivele Statului (peste termenul legal)

ARHIVARE
→ (6) consultare de acte originale

→ (7) folosirea de date certe

→ (8) eliberarea de copii si extrase în conditiile stabilite de lege

→ (9) copii certificate, procese-verbale, aprobari si semnaturi

→ (10) obligativitatea de reconstituire, pentru documente pierdute,

distruse, sustrase, constatate lipsa
Termenele de pastrare sunt fixate prin lege.
Documentele oficiale, cele care au importanta istorica,
culturala, stiintifica, politica sau administrativa se predau la
Arhivele Nationale ale Statului.

8. Reconstituirea documentelor
→ (1) Dosar de cercetare/solutionare pentru documente pierdute
/ distruse, sustrase
→ (2) Sesizare scrisa
→ (3) Raspundere administrativa, materiala, disciplinara, civila
sau penala
RECONSTITUIRE → (4) Identificarea actului disparut
DOCUMENTE → (5) Cercetarea cauzelor care au condus la producerea
consecintelor
→ (6) Declaratii, dispozitii, dovezi, publicitate
→ (7) Încadrarea raspunderii si solutionarea starii de fapt prin
masuri de drept
→ (8) Sanctiuni legale
→ (9) Actul reconstituit în copie
→ (10) Certificarea legala a reconstituirii
 Reconstituirea documentelor se face în cazul pierderii,
distrugerii sau sustragerii, în termen de 30 zile, pe baza unui dosar
de reconstituire.
Reconstituirea se face pe baza unei sesizari scise, în
termen de cel mult 24 ore de la data constituirii.
Dosarul trebuie sa cuprinda date certe, declaratii, procese
verbale, note explicative si dovezi din care sa se poata reconstitui ,
cu argumente, istoria faptelor.
Urmare a acestei reconstituiri se emite o decizie pentru
certificarea legala a modului de reconstituire.
Prin decizie trebuie încadrata si solutionata raspunderea
persoanelor vinovate (raspundere disciplinara, materiala,
administrativa, civila sau penala, dupa caz).

9. Registrele administrative publice

→ (I) CONTABILE
(1) REGISTRUL JURNAL DE ÎNREGISTRARE
• înregistrarea operatiilor cronologic

(2) REGISTRUL “CARTE – MARE” – MAESTRUL

• înregistrarea sistematica în conturi
• fise de cont, registre, foi volante
(3) REGISTRUL INVENTAR
• înregistrarea realitatii prin control faptic
• concordanta dintre scriptic si faptic

→ (II)BUGETARE / FISCALE / DE TREZORERIE

• Jurnale, situatii, fise pentru buget
• Registre de urmarire, avizare, încasare si decontare taxe si impozite
(administratii fiscale)
• Jurnale pentru încasari si plati prin Trezoreria Finantelor Publice

→ (III) DE CORESPONDENTA PUBLICA

• Acte de procedura comunicate de tribunal
• Transcrieri oficiale de Cadastru, Carte Funciara, inscriptiuni si transcrieri
pentru terenuri si cladiri – întabularea proprietatii
• Monitorizare Oficiala de Registrul Comertului, Monitorul Oficial, Registrul
Auto Român, înmatricularea profesionala a activitatilor
 Registrele sunt instrumente de lucru utilizate pentru
înregistrarea, clasarea, totaliza rea, prezentarea sau pastrarea
datelor si informatiilor dupa reguli, norme, standarde si principii
unitare si uniforme.
Sistematizarea registrelor se face dupa cel putin cinci
criterii:
1. continutul datelor;
2. scopul informativ;
3. forma de prezentare;
4. modalitatea de înregistrare;
5. regimul juridic al formalitatilor de verificare si cont care
garanteaza public calitatea informatiilor.

1. Dupa continut, registrele pot fi contabile, bugetare,

fiscale, de trezorerie, de corespondenta, de procedura, de
transcriere, de mo nitorizare, de înmatriculare.

2. Dupa scop, registrele pot fi:

§ de înregistrare cronologica;
§ de clasare sistematica;
§ de sistematizare;
§ de calcul si verificare aritmetica;
§ de control faptic asupra realitatii;
§ de certificare scriptica a formalitatilor publice;
§ de control a concordantei dintre scriptic si faptic.

3. Dupa forma de prezentare se disting:

registre legate, numerotate, semnate, parafate în
forma autentica, cu mentiuni si transcrieri de control,
siguranta si certificare a autoritatii si responsabilitatii
înregistrarilor.
registre nelegate, fise, foi volante, adaptate pentru
necesitati multiple, care se numeroteaza, se
parafeaza si se pastreaza în cartoteci grupate pe
categorii de operatii omogene.
 4. Dupa modalitatea de înregistrare se disting:
v registre de înregistrare cronologica;
v registre de înregistra sistematica;
v registre de consemnare operativa, permanenta;
v registre de sistematizare sintetica, periodica;
v registre analitice;
v registre sintetice de raportare, verificare si control.
5. Dupa regimul juridic al formalitatilor de verificare si
control se disting:
registre publice obligatorii;
registre oficiale;
registre pentru necesitatile interne, adaptate nevoilor
specifice ale diferitelor categorii de institutii
10. Documente si registre specifice pe categorii
de institutii publice
DOCUMENTE
Nr. SITUATII DETALIU DE
INSTITUTIA
Crt. REGISTRE CONTINUT
EVIDENTE
• identifica operatii
TREZORERIA dupa natura
I
PUBLICA
JURNAL ANALITIC DE OPERATII • rulaje de sume
• totaluri si
corelatii
• centralizare
perioada
(zilnica)
JURNALUL SINTEZA • rulaje, totaluri,
solduri
• verificare,
control,
certificare
• încasari si plati
zilnice
JURNAL CASA
• Corelatii: sold
precedent,
rulaje, sold
curent, verificare
si control
 DOCUMENTE
Nr. SITUATII DETALIU DE
Crt. INSTITUTIA
REGISTRE CONTINUT
EVIDENTE
• Indicatori de
executie
• Sinteza pentru
EXECUTIA CUANTUMULUI
bilant (perioada)
TREZORERIEI
• Abateri calculate
fata de nivelul
prastabilit

• Încasari:
dobânzi,
comisioane,
avansuri,
BUGETUL TREZORERIEI împrumuturi,
plasamente.
• Plati: dobânzi,
comisioane,
împrumuturi

• pentru
certificarea
situatiei
RECAPITULATIE PERIODICA administrarii
conturilor

• pentru controlul
soldurilor
• cheltuieli pentru
învatamânt
ÎNVATAMÂNT public
PUBLIC / - cheltuieli
II BUGET curente
EDUCATIE - cheltuieli de
NATIONALA personal
- cheltuieli
materiale
 DOCUMENTE
Nr. SITUATII DETALIU DE
Crt. INSTITUTIA
REGISTRE CONTINUT
EVIDENTE
- burse
- cheltuieli de
capital (investitii)

• Evaluare si
calcule pe
activitati, centre
de
responsabilitate
NOTE DE FUNDAMENTARE
CREDITE SOLICITATE
• Justificare legala
cheltuieli
• Echilibru între
utilizari si
necesarul de
finantare

• adresa catre
Trezorerie
• extras bugetar
de cheltuieli
CERERE DE DESCHIDERE A fundamentate
FINANTARII (legalitate,
necesitate,
oportunitate,
control
preventiv)

• face cunoscut
creditul bancar
aprobat
DISPOZITIA BUGETARA
• banca,
beneficiarul,
suma alocata,
 DOCUMENTE
Nr. SITUATII DETALIU DE
Crt. INSTITUTIA
REGISTRE CONTINUT
EVIDENTE
concordanta cu
bugetul

• efectiv de
abonati
• alocatie / nr.
mese servite

• alimente
SITUATIA CONSUM ZILNIC DE (cantitate, pret,
ALIMENTE CANTINA valoare)
• valoarea
consumuri
zilnice

• concordanta
reteta / meniu

• numarul de elevi
/ studenti
• situatia scolara
(note, medii)
REGISTRUL MATRICOL – ELEVI,
STUDENTI, BURSIERI,
• situatia
restantelor
DOCTORANZI
• discipline de
învatamânt
conform plan
(curriculum)

• adeverinta
MEDICINA SI medicala
III SANATATE ADEVERINTE • adeverinta
PUBLICA pentru asistenta
sociala de
 DOCUMENTE
Nr. SITUATII DETALIU DE
Crt. INSTITUTIA
REGISTRE CONTINUT
EVIDENTE
urgenta
• adeverinta
pentru calitatea
de asigurat

• corespondenta
ADRESE
oficiala

• aviz
epidemiologic
• dovada de
AVIZE vaccinare

• aviz de
functionare
publica
• de trimitere

BILETE
• de internare
• de triaj (miscare
bolnavi)

• de analize
medicale
• explorari
functionale

• determinari
BULETINE standard
- toxicologie
- mediu
- conditii de
munca

• expertiza
capacitatii de
 DOCUMENTE
Nr. SITUATII DETALIU DE
Crt. INSTITUTIA
REGISTRE CONTINUT
EVIDENTE
munca
• examene de
medicina legala
(antropologie,
desene papilare,
digitale,
palmare,
plentare)

• medicamente,
prescriptii la
aparat
CONDICI
• tratamente
• consemnare
raport de garda
• Certificat
medical
prenuptial
• Constatarea
mortii în
perioada
perinatala
CERTIFICATE
• Constatarea
nasterii
• Constatarea
legala a mortii
clinice

• Confirmare
diagnostic
 DOCUMENTE
Nr. SITUATII DETALIU DE
Crt. INSTITUTIA
REGISTRE CONTINUT
EVIDENTE
• Carnet medical
pentru gravide
• Carnet pentru
control medical
CARNETE periodic
• Carnet de
sanatate

• Carnet de
asigurat

• Activitate medic
de familie

• Imunizari prin
vaccinare
• Consultatii si
tratamente
• Cazuri de
morbiditate
CENTRALIZATOARE • Analize de
laborator

• Investigatii
paraclinice

• Incidente
urgente, boli
transmisibile.
profesionale, boli
cronice
 DOCUMENTE
Nr. SITUATII DETALIU DE
Crt. INSTITUTIA
REGISTRE CONTINUT
EVIDENTE
• Evidenta boli
infectioase
• Evidenta
parazitoze
• Indicatori
sanatate publica

DARI DE SEAMA
• Activitate
cabinete
medicale
• Activitate
dispensare
clinice
• Natalitate /
mortalitate

• Ancheta,
obiective si
DOSARE cazuri de
cercetare
medicala

• Ancheta
epidemiologica
• Trimitere la
tratament

• Tratament TBC
FISE MEDICALE
• Tratament LUES
• Declarare si
comunicare
bolnavi cronici
• Supraveghere
 DOCUMENTE
Nr. SITUATII DETALIU DE
Crt. INSTITUTIA
REGISTRE CONTINUT
EVIDENTE
epidemiologica
focar de infectie

• Deces
• Semnalizare
boala
profesionala
• Declarare boli
transmisibile
• De observatie
(preventoriu,
FOI
stationar,
balneologie)

• Epidemiologica
• Vaccinare
ÎNSTIINTARE
• Schimbare
medic de familie
• permanenta
• gratuita

LEGITIMATII
• prioritare
• pentru veterani
de razboi

• pentru invalizi
• Cercetarea
cazului de boala
profesionala
PROCESE-VERBALE
• Confirmarea
conditiilor
igienico-sanitare
 DOCUMENTE
Nr. SITUATII DETALIU DE
Crt. INSTITUTIA
REGISTRE CONTINUT
EVIDENTE
• Ridicarea de
probe pentru
analiza
• Constatare
contraventie
• Predare -primire
stupefiante

• Consultatii
medicale

• Tratamente
medicale

• Nasteri
• Vaccinari
• Contraventii la
sanatatea
publica
• Investigatii
REGISTRE MEDICALE medicale
• Educatie
sanitare
• Opis alfabetic
asigurati si
carnete de
sanatate
• Evi denta
autorizatii

• Evidenta
formulare
 DOCUMENTE
Nr. SITUATII DETALIU DE
Crt. INSTITUTIA
REGISTRE CONTINUT
EVIDENTE
• Numerotare,
eliberare si
urmarire carnete
de asigurat

• Evidenta
speciala bolnavi
psihici si cronici
• Evidenta gravide
• Medicala
• Medicala, gratuit
/ compensat
RETETE
• Medicala, cu
timbru sec
(stupefiante)

• Bolnavi psihici
SESIZARE declarati
periculosi
• Catagrafie
TABELE (vaccinari)

• Suspecti TBC
• Activitate zilnica
(asistenta)
• Informare
epidemiologica
CAIETE INDIVIDUALE NETIPIZATE
• Consultatii neo-
natale

• Urgente medico-
chirurgicale
 DOCUMENTE
Nr. SITUATII DETALIU DE
Crt. INSTITUTIA
REGISTRE CONTINUT
EVIDENTE
• Dosare pentru
judecarea
proceselor pe rol
• Registre pentru
programarea
activitatii
instantelor de
judecata
• Registru pentru
numerotarea
cronologica a
IV TRIBUNALUL JUDETEAN sesizarii la
Judecatorul de
serviciu
• Borderou pentru
expediere
(corespondenta),
scrisori
recomandate
• Încheieri si
legalizari acte si
copii la Grefa
Tribunalului
• bugetul primariei
• nota de
fundamentare
necesar de
credite
• situatia
centralizata a
evidentei fiscale
• contul de debite
si încasari
V PRIMARIA COMUNALA (partida simpla)
• matricole fiscale
nominale
(impozite)
• partizi de
cheltuieli si
venituri
• registre de rol
• borderou de
încasari
• contul de debite
si scaderi
 DOCUMENTE
Nr. SITUATII DETALIU DE
Crt. INSTITUTIA
REGISTRE CONTINUT
EVIDENTE
• Jurnal de detaliu
pentru cheltuieli
• Jurnal pentru
venituri proprii
• Situatia
pierderilor
• Plati si cheltuieli
efective
• Deviz de
cheltuieli (pe
spectacole)
VI INSTITUTII CULTURA (opera, teatre) • Ordin de lucru
pentru costume,
recuzita,
scenografie
• Jurnal creditare
(distribuire
bilete)
• Borderou
încasari
• Situatia
decontari pe
spectacole