Ce trebuie s conin dosarul contabil lunar?

Vreau s analizm ce trebuie s conin dosarul contabil lunar pentru o societate i

care este ordinea de aranjare a actelor n dosar.
1. Prima dat se pune n dosar facturile de achiziii n ordine cronologic de la 1 a
lunii spre data de 31. La facturile de achiziii, dac este cazul, se listeaz NIR (Nota
de recepie i constatare de diferene). NIR-ul se listeaz pentru toate facturile care le
nregistrm pe cont din clasa 3 Stocuri.
2. Urmtorul document este Jurnalul de cumprri. Acesta l listai numai dup ce
ai operat casa i banca.
3. Urmeaz facturile de ieiri.
4. Apoi Jurnalul de vnzri, care deasemenea se listeaz dup ce a fost operat casa
i banca.
5. Registrul de cas. La registru de casa, trebuie s listai dispoziii de plat i de
ncasare, pe lng chitanele i bonuleele care le avei.
Dipoziia de plat se listeaz pentru:
restituirile de creditare firm;
plata salariilor lunare;
depunere de banii n banc.
Dipoziia de ncasare se listeaz pentru creditrile de firm.
La registru de cas trebuie s fii ateni la urmtoarele aspecte:
ncasrile i/sau plile pe fiecare persoan juridic nu trebuie s depeasc 5 000
de lei, excepie cele de tip Cash&Carry pentru care plafonul este de 10 000 lei;
sunt interzise plile fragmentate n numerar ctre furnizori pentru facturile care
depesc 5 000 de lei.
Exemplu: dac avei de la un furnizor o factur de 7000 lei, putei s pltii 5 000 lei
n numerar i restul de 2 000 lei prin banc, n aceai zi sau ntr-o zi ulterioar, dar
nicidecum nu putei s pltii i cei 2 000 de lei n numerar, n aceai zi sau la o dat
ulterioar.
plile ctre mai multe persoane juridice nu trebuie s depeasc plafonul maxim
pe zi de 10 000 lei. Deci nu avei voie ntr-o zi s facei pli cumulate ctre persoane
juridice mai mari de 10 000 lei, n schimb putei s ncasai orict, chiar peste 10 000
de lei pe zi, cu condiia s nu fie ncasare mai mare de 5000 de lei/persoan juridic;
plile efectuate cu card nu sunt considerate pli n numerar i nu sunt luate n
calculul plafonului zilnic maxim de pli;
plile i ncasrile de la i ctre persoanele fizice nu sunt plafonate.
6. Banca aici nu trebuie s listai nimic din programul de contabilitate, doar operai
banca i o ataai la dosarul de acte, dup registru de casa.
7. Statul de salarii, Nota contabil aferent salariilor i pontajul. Le listai din
program.
8. Dac vorbim de magazin cu amnuntul, trebuie s avei listat la dosar Raportul de
gestiune(aici o s regsii intrrile i ieirile de marf pe fiecare zi din lun).
Pe partea de TVA, aici, este bine s facei cteva verificri.
Soldul final al contului marf 371 nmulit cu cota de TVA folosit pentru respectiva
gestiune de marf (24% sau 9%) mprit la 124 sau 109 trebuie s v dea suma din

4428.Marf. Adic 371*24%/124 = 4428.Marf.

Dac v d aceast cheie de control, sunt operate bine intrrile i ieirile de marf, n
sensul c nu ai ncurcat cotele de TVA.
9. Dac vorbim de depozit, trebuie s avei listat la dosar Situaia lunar a
stocurilor. Aceasta trebuie s corespund cu soldurile finale la conturile de stocuri din
Balan.
8. Registrul imobilizri. Se listeaz tot din programul de contabilitate. Aici trebuie s
verificai totalul intrri din registrul imobilizri cu soldul final debitor din balan iar
finalul din registrul imobilizri trebuie s corespund cu soldul final creditor din
balan.
10. Situaia furnizorilor i Situaia clienilor. Verificai ca totalul la situaii s v
dea cu soldul final din balan pe conturile 401 respectiv 4111.
11. Situaia i nota contabil aferent calculului diferenelor de curs. n Saga
mergei la nchidere lun Diferene curs, vi le calculeaz programul automat, voi
doar verificai s fie ok i le listai.
12. Odat la 3 luni, listai nota contabil pentru calculul impozitului pe
microntreprindere, dac societatea este microntreprindere sau dac vorbim despre
o societate pltitoare de impozit pe profit atunci listai Registru de eviden
Fiscal. Saga: nchidere lun Calcul impozit (coloana 2).
13. Registru jurnal l listai doar.
14. Balana de verificare.
Aici v uitai:
S nu avei balan chioap, adic la sfrit sume n partea de jos a balanei trebuie
s avei acelai valori pe sume iniiale, rulaje lun, total sume i solduri finale.
S nu avei solduri cu minus. Gen 5198 care trebuie mutat la sfrit de lun pe 666.
S avei nchise conturile de TVA, respectiv 4426 i 4427. Dac suntei pltitor de
TVA la trimestru atunci conturile de TVA se nchid numai n ultima lun din trimestru.
S nu avei sold la 581, prin acest cont se plimb banii din banc n cas.
S avei pltite contribuiile salariale i alte datorii care le aveti la bugetul de stat
-impozit micro/profit, impozit premii, impozit dividende, etc.
S avei pltite salariile.
Dup ce ai urmat toi paii descrii mai sus i ai listat toate situaiile, putei s dai
dosarul de acte la client.