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valuation du
contrle interne
La trsorerie
Rgles de base
Aucune opration nest faite sans prsentation
dune pice justificative de la dpense, quel que
soit le mode de rglement.
Tout rglement doit tre soumis lapprobation
du responsable et lui seul signe les chques,
ordres de virement et acceptation deffets.
Les remises doivent tre faites chaque jour la
banque avant lheure de caisse. Une copie des
bordereaux de remise de chques (dtaills par
client dans le cas de ventes avec factures) et
despces sera conserve pour vrification avec
les bordereaux de banque
Tenue de la caisse
Protection des
disponibilits
mission de chques
Il arrive parfois que lmetteur dun chque, avec une
lgret blmable, ne mentionne pas le nom du
bnficiaire.
Il faut proscrire ces pratiques et exiger linscription
manuscrite de lordre par le signataire du chque.
Si par hasard, un tel chque est reu (en gnral par
correspondance), il doit imprativement, ds louverture
du courrier, tre complt par lapposition immdiate dun
tampon lordre de lentreprise, et/ou dune signature.
De mme, lendos doit tre inscrit au moyen dun tampon
comportant le numro du compte bancaire de
ltablissement concern.
Quoique cette prcision apparaisse superflue, il est
rappel quil est formellement interdit de laisser quelque
partie que ce soit dun chque en blanc, ds lors quil est
sign
Suivi de la trsorerie et
rapprochement bancaire
Il est fortement conseill de suivre sur un
chancier le solde de la trsorerie afin
danticiper les paiements et damliorer les
relations avec le banquier. Dautre part,
llaboration dun budget de trsorerie
permettra davoir une vision sur lavenir et
calculer ainsi les besoins de financement.
Un recoupement, au minimum mensuel, entre
le journal de banque et les relevs bancaires,
doit tre effectu soit manuellement soit
laide du logiciel de comptabilit.
Achat de marchandises et
de frais gnraux
Le cycle
achats/fournisseurs
suit le cheminement
Commandes
suivant:Rception des
commandes
Rception
des factures
Comptabilisation
Rglement
Commandes
Toute commande de marchandises doit tre
autorise par le responsable des
approvisionnements et fait lobjet dun bon de
commande valoris tabli en deux exemplaires
dont un exemplaire sera conserv pour contrle
avec la facture
Comptabilisation
Les factures doivent tre comptabilises dans
un journal dachats ds leur rception ou
transmises tous les mois au Comptable. Aprs
comptabilisation, on appose sur loriginal de la
facture la mention comptabilis et un
numro denregistrement.
Mme sil manque une pice, par exemple le
bon de commande, la facture est comptabilise,
mais elle ne sera rgle quaprs rception du
document manquant.
Rglement
Le rglement de la facture, est
effectu partir de lchancier et
aprs vrification du solde bancaire.
La date du chque ou lchance de
leffet et le mode de paiement sont
alors ports sur la facture.
Livraisons
Facturation
Les factures sont tablies par le
service comptable partir de bons
de livraisons portant la mention A
facturer ou de la liste
informatique. Elles sont mises en
deux exemplaires au minimum.
Avoirs clients
Des avoirs aux clients sont tablis chaque
retour de marchandises partir des bons de
retour. Ils doivent tre au pralable valids par
le dirigeant.
Comptabilisation
Inventaire physique
Toute personne physique ou morale ayant la
qualit de commerant doit contrler au moins
tous les douze mois lexistence et la valeur des
lments actifs et passifs du patrimoine
Il en rsulte quun inventaire doit tre effectu au
moins tous les ans la date de clture de
lexercice.
Lorsquil existe un inventaire permanent, les
fiches de stock doivent tre ajustes et les carts
expliqus.
Le comptage matriel des existants en stock est
dune importance essentielle: le stock a une
incidence directe sur le rsultat, et reprsente
gnralement une grande partie des actifs.
La gestion du personnel et
des charges sociales
Rgles de base
Il appartient chaque entreprise de
possder la convention collective la
concernant, rgulirement mise
jour.
Toute entreprise devrait avoir un
rglement intrieur .
Embauche
Lentreprise devra effectuer la dclaration pralable
lembauche avant larrive du salari.
Il est conseill dtablir un contrat de travail crit, rendu
obligatoire dans le cas des contrats dure dtermine ou
temps partiel. Celui-ci devra respecter le droit du travail
et la convention collective concerne.
Il convient de sassurer que:
-les trangers possdent des cartes de sjour et de travail
ou de rsidence, en cours de validit
-les diplmes affrents au poste pourvoir sont fournis
(pour la dtermination du coefficient)
-les coordonnes bancaires sont justifies par un relev
didentit bancaire ou postal pour virement du salaire
Au plus tard, avant la fin de la priode dessai, le nouveau
salari devra fournir:
-une copie de sa carte didentit
-une copie de sa carte de scurit sociale
Sanctions disciplinaires
Les sanctions disciplinaires sont prises en
fonction de la gravit de la faute commise.
Il existe tout dabord la possibilit de
donner un avertissement ou blme, puis
une mise pied et enfin le licenciement.
Il convient dans tous les cas de respecter la
procdure lgale et conventionnelle et
constituer un dossier avec des crits ds le
premier problme avec un salari.
La fiscalit
Lentreprise doit tablir un chancier et respecter les
dates dtablissement et de rglement des
dclarations fiscales.
Tout retard peut entraner le paiement de pnalits et
dintrts de retard.
la TVA
Exonrations
Il existe plusieurs rgimes dexonration en matire
de TVA, dImpt sur le revenu, dimpt sur les socits
ou de taxe professionnelle. Toutes sont conditionnes
au respect de certaines rgles quil faut examiner.
En cas de doute, le contribuable peut demander lavis
de ladministration fiscale.
Le juridique
Concernant les socits, elles
devront respecter un certain nombre
dobligations juridiques et
notamment la tenue dune
assemble gnrale ordinaire tous
les ans reporte sur un registre cot
et paraph.
ARCHIVAGE
La conservation des pices justificatives comptables
et des divers documents administratifs et financiers
de lentreprise est une absolue ncessit.
Larchivage doit tre organis de telle manire que
la recherche et la consultation des documents
concerns soient possibles dans des conditions de
rapidit et defficacit normales.
En cas de besoin, les documents sensibles ou
importants (en particulier: dossiers des personnels,
registres officiels obligatoires, contrats et actes)
doivent tre conservs sous clef ou au coffre.
Aucune destruction darchives ne peut tre
effectue sans autorisation pralable du dirigeant.
Larchivage lectronique est autoris cependant les
documents doivent tre identifis, numrots et
dats ds leur tablissement par des moyens offrant
toute garantie en matire de preuve. La signature
lectronique est aujourdhui un bon outil pour cet
archivage.