Sunteți pe pagina 1din 21

ITMC

P R O G R A M M E

we are not teachers, we are the awakeners

Business
Correspondence

ITMC
P R O G R A M M E

we are not teachers, we are the awakeners

Importanta si structura

O buna afacere nseamn a construi, a perfeciona si a dezvolta relaii reale de


comunicare intre partenerii de afaceri, colaboratorii si echipa cu care lucrai.
Distantele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar ulterior ncheierii
negocierilor si tranzaciilor fac necesara comunicarea prin intermediul
corespondentei oficiale.

ITMC
P R O G R A M M E

we are not teachers, we are the awakeners

Noiunea de corespondenta in
afaceri include forma scrisa pe care o
iau relaiile dintre doua sau mai multe
persoane, fie ele fizice sau juridice (de
obicei sub forma unor scrisori).

ITMC
P R O G R A M M E

we are not teachers, we are the awakeners

Scrisoarea - mijloc de
comunicare i carte de vizit a

celui ce o expediaz

ITMC
P R O G R A M M E

we are not teachers, we are the awakeners

Elemente cheie:
Corespondena trebuie s fie redactat n modul corespunztor, excelnd prin claritate,
concizie.
Are mare importan aspectul antetului (dac el este), aranjarea textului n pagin, mrimea
literelor, alegerea caracterelor pentru evidenierea unor fapte etc.
Sunt deranjante tersturile i alte rectificri vizibile.
E recomandabil ca n partea de jos a foii s fie notate numele i numrul de telefon al
persoanei responsabile nemijlocit de problema abordat n scrisoare, pentru ca, n caz de
necesitate, s fie contactat direct.

Lipsa datei, a numrului sau mai ales a semnturii este considerat lacun intolerabil.

ITMC
P R O G R A M M E

we are not teachers, we are the awakeners

Conceptul i funcia
scrisorii de afaceri

ITMC
P R O G R A M M E

we are not teachers, we are the awakeners

Corespondena este clasificat n:


-

scrisoare iniial (n care se iniiaz soluionarea unei probleme),

scrisoare de rspuns (n care se rspunde la scrisoarea iniial)

scrisoare de revenire (n care se revine la o problem nesoluionat pn


la capt sau la o problem ce trebuie rezolvat n condiii noi).

ITMC
P R O G R A M M E

we are not teachers, we are the awakeners

Principalele nsuiri ale unei scrisori de afaceri sunt urmtoarele:


claritate (scrisoarea s fie conceput n mod clar, dup un plan)
simplitate (utilizarea frazelor scurte, frazele lungi pierd din claritate, iar mesajul nu i va
atinge inta)
conciziune (planul scrisorii s fie conceput pe puncte, iar acestea s fie tratate pe rnd)
ton amical (de abordat acolo unde este cazul).

Nu trebuie s lipseasc concluzia final a textului.

ITMC
P R O G R A M M E

we are not teachers, we are the awakeners

Prile componente ale unei scrisori sunt:

antet
numele i adresa destinatarului
referina
formula de adresare
coninutul - organizat pe trei pri:
- introducerea, n care se specific motivul pentru care se corespondeaz, nsoit de formule
de politee
- corpul, mesajul scrisorii
- ncheierea, care trebuie s conin concluzia scrisorii, prezentat ntr-o form ct mai
politicoas
semntura (imediat sub coninutul scrisorii) nsoit de menionarea funciei
tampila.

ITMC
P R O G R A M M E

we are not teachers, we are the awakeners

Forme principale de aranjare a textului in


pagina:
forma dantelata, folosita in special de firmele europene.
forma bloc preferata de firmele americane. Aceasta din urma este
considerata si ca forma moderna de asezare in pagina, fiind folosita intr-o
masura tot mai mare.
Ca varietate a lor, se intalnesc forma semi-bloc si forma bloc modificata.

Forma dantelata
Primul rand al fiecarui paragraf
nou va fi retras cu 8-10
intervale de la linia marginala
stanga
Randurile care conin adresa,
formula de incheiere si
semnatura se vor dactilografia
retrase cu 3-4 intervale fata de
randul superior

Forma bloc
Toate elementele scrisorii
(adresa, formula de incheiere,
semnatura etc.) incep de la
linia marginala stanga
Intre paragrafe este lasat un
spatiu dublu fata de spatiul
dintre randuri

Forma semi-bloc
Textul scrisorii propriu-zise se
dactilografiaza in forma
dantelata.
Randurile care conin adresa,
plasate in stanga si randurile
constituind formula de incheiere
si semnatura, deplasate la
dreapta, se dactilografiaza in
forma bloc.

Forma bloc modificata


Textul se dactilografiaz integral
n forma bloc
data i rndurile ce constituie
formula de ncheiere i
semntura sunt deplasate la
dreapta

ITMC
P R O G R A M M E

we are not teachers, we are the awakeners

Formele de prezentare:
sunt elemente de evideniere i
difereniere a unor idei de altele
ajut ca textul s fie neles cu uurin de
ctre cel cruia i este destinat

ITMC
P R O G R A M M E

we are not teachers, we are the awakeners

Atingerea obiectivelor unei scrisori de afaceri


necesita aplicarea metodei AIDA:

A=
I =
D=
A=

ATENTIE
INTERES
DORINTA
ACTIUNE

ITMC
P R O G R A M M E

we are not teachers, we are the awakeners

Introducerea:
A = Atenia.
Aceasta poate fi:
un titlu care sa capteze atenia;
un paragraf scurt dar captivant.
In ambele cazuri destinatarul trebuie sa neleag foloasele aduse
de bunul (serviciul) oferit.
Intr-un paragraf, pe lng prezentarea foloaselor aduse se pot aduga:
flatarea (se cere un sfat, o favoare);
uluirea (se prezint o noutate senzaionala);
informaii utile, respectiv informaii in legtura cu propria afacere
sau profesie a destinatarului.

Coninutul:
I = Interesul.
Acesta poate fi provocat printr-un paragraf scurt care sa rspund
imediat si satisfctor la ntrebrile pe care in mod obinuit si le pune
destinatarul
ce este, in ce consta bunul/serviciul;
cum ii poate fi de folos.

D = Dorina
Sunt necesare mai multe paragrafe, dar scrisoarea trebuie sa
rmn scurta. Putini oameni au rbdarea, timpul sau inclinaia sa
urmreasc o scrisoare lunga, respectiv care continua pe mai
multe pagini.

ITMC
P R O G R A M M E

we are not teachers, we are the awakeners

ncheierea:
A = Aciunea.
Un paragraf, cel mult doua, care sa indemne la aciune si sa sugereze ce
este de fcut pentru a obine bunul / serviciul oferit.
ncheierea trebuie sa conduc la dezvoltarea contactului prin cerere de
lmuriri suplimentare, stabilirea unei ntlniri.
Nota importanta:

Scrisorile de vnzri cele mai eficiente sunt adresate personal si semnate personal;
Nimic nu are un efect mai puternic dect folosirea corecta a numelui si poziiei celui ce i se
adreseaz scrisoarea.

ITMC
P R O G R A M M E

we are not teachers, we are the awakeners

Reguli la expedierea unui mail oficial sau de afaceri:


Asigurai-v c mailul pe care urmeaz s l trimitei conine o formul adecvat de salut i de
nchiere.
Numele persoanei creia i este adresat e-mailul trebuie scris corect, la fel i formula de adresare: n
cazul partenerilor strini, verificai dac numele este atribuit persoanelor de gen masculin sau
feminin, pentru a evita situaiile n care ne adresm unui brbat cu apelativul Dn.
nainte de a trimite e-mailul verificai textul de eventualele greeli de ortografie sau de punctuaie.
Folosirea excesiv a semnelor de punctuaie (puncte de suspensie, semnul exclamrii) sunt de
evitat ntr-un e-mail.
Propoziiile trebuie s fie complete. Dei pentru noi e clar ce semnific punctele de suspensie sau
sensul unei propoziii neterminate, pentru cel care va primi e-mailul s-ar putea s nu fie la fel de
clar.
E-mailul trebuie s aib un subiect care s reflecte coninutul e-mailului. Mailurile care nu au
subiect pot fi considerate spam i terse nainte ca destinarul s citeasc mailul trimis.
E-mailul trebuie s fie scurt i la obiect. Descrierea amnunit a anumitor situaii nu i are loc ntrun e-mail, dect dac s-a solicitat expres acest lucru.

ITMC
P R O G R A M M E

we are not teachers, we are the awakeners