Aplicaii informatice n Microsoft Project

destinate managementului firmelor

Software-ul Microsoft Project este unul dintre cele mai puternice
aplicaii ce ofer numeroase funcii pentru planificarea, urmrirea i analiza
proiectelor de management, metod utilizat din ce n mai mult de managerii
firmelor performante. Principala sa funcionalitate este gestionarea unui
proiect managerial de la concepie la execuie, iar funciile sale de baz sunt:
ine evidena tuturor informaiilor referitoare la cerinele de lucru,
durata i resursele necesare unui proiect;
Vizualizeaz planul unui proiect n formate standard, bine definite;
Planific activitile i resursele eficient, n funcie de posibilitile
de echilibrare ale celor 3 laturi aferente triunghiului de proiect:
obiective, timp, costuri;
Permite schimbul de informaii referitoare la proiect cu toate
persoanele implicate ntr-o reea Intranet sau din Internet;
Comunic eficient cu persoanele implicate n proiect, lsnd n
acelai timp controlul final (decizia) n responsabilitatea managerului
de proiect.
Unul dintre cele mai importante elemente noi aduse n versiunea
Microsoft Project 2003 este aplicaia bazat pe web Microsoft Project
Central, care permite executarea unei game largi de activiti de comunicare
i raportare ntre managerul de proiect i persoanele implicate.
Crearea unui fiier Microsoft Project
Planificarea unui proiect de management pe baza datei de nceput
determin demararea tuturor activitilor ct mai repede posibil, fapt ce ofer
cea mai mare flexibilitate n procesul de planificare.
1. Executai click pe butonul New de pe bara cu instrumente
Standard. Click Define Project.
2. n fereastra Define the Project, executai click pe butonul ce arat
o sgeat cu vrful n jos, iar pe ecran va aprea un calendar lunar.
3. Pe calendar este selectata automat data curenta ca dat de nceput
a proiectului.
4. Save and Go to step 2, Bifati No la Collaborate on your
project, Save and Go to step 3, Save and Finish

Fig. 1 Stabilirea datei de demarare a proiectului

Introducerea proprietilor proiectului de management
Vom introduce o serie de proprieti care vor fi utlizate ulterior n
gestiune proiectului managerial.
1. Executai click pe opiunea Properties din meniul File. Pe ecranul
monitorului va fi afiat fereastra de dialog Properties.
2. Executai click pe opiunea Summary.
3. n caseta Title introducei textul: Proiect CRM.
4. n caseta Subject introducei textul : Gestiunea informatizat a
unui proiect de management a relaiilor cu clienii.
5. n caseta Author introducei numele dumneavoastr.
6. n caseta Manager, introducei textul Florin Andreescu.
7. n caseta Company, introducei textul S.C. ITECH S.A.
8. n caseta Category, introducei textul: firm distribuie
echipamente IT
9. n caseta Comments precizai cteva elemente de baz ale
proiectului.
10.Selectai caseta de validare Save Preview Picture.
11.Executai click pe OK pentru a ncheia fereastra de dialog.

Fig. 2 Introducerea proprietilor proiectului

Salvarea unui fiier Microsoft Project
1. Executai click pe butonul Save de pe bara de instrumente
Standard.
2. Specificai numele fiierului pe care dorii s l creai: Proiect
CRM i locaia n care dorii s l salvai.
Introducerea de activiti n cadrul proiectului
n Microsoft Project, una dintre locaiile n care pot fi introduse
activiti este vizualizarea Gantt View. Diagrama cu bare apare n partea
dreapt iar n stnga este afiat un tabel (n mod prestabilit apare tabelul
Entry). Identificatoarele de activitate apar afiate n partea stng a rndului
activitii, iar titlurile de coloane, cum ar fi Task Name (Nume activitate)
sau Duration (Durat) sunt etichete de cmpuri. Arhitectura unui fiier

Microsoft Project are mai multe n comun cu cea a unui fiier Microsoft
Access dect cea a unui fiier Microsoft Excel.
Vom introduce primele activiti ale proiectului CRM:
1. n tabelul Entry din vizualizarea Gantt Chart, executai click
pe celula situat sub titlul coloanei Task Name i introducei
textul: Planificarea sarcinilor echipei de proiect; sub titlul
coloanei Duration apare 1 day? semnul de ntrebare indic
c este vorba de o durat estimat.
2. Vom introduce urmtoarele activiti:
- Selectarea persoanelor ce vor participa la proiect
- Stabilirea obiectielor fiecrui departament implicat n proiect
- Crearea unui program de atragere de noi clieni
- Crearea unui program de fidelizare a clienilor existeni
Estimarea duratelor activitilor
Durata unei activiti reprezint cantitatea de timp estimat pn la
terminarea respectivei activiti.
n cazul proiectului CRM, vom estima cele 5 activiti cu urmtoarele
durate: prima activitate 2 zile, a doua activitate 1 zi, a treia activitate 1 zi,
a patra activitate 7 zile, a cincea activitate 9 zile.

Fig. 3 Introducerea de activiti i estimarea duratelor acestora

Legarea activitilor
Proiectele manageriale presupun executarea activitilor ntr-o
anumit ordine. n Microsoft Project, o activitate e denumit predecesoare
atunci cnd este anterioar activitilor care depind de ea, iar o activitate este

denumit succesoare cnd urmeaz activitilor de care depinde. Exist

urmtoarele 4 tipuri de relaii ntre activiti:
Tip de relaie
nseamn:
1. Sfrit-nceput
Data de sfrit a activitii predecesoare determin
(finish-to-start)
data de nceput a activitii succesoare.
2. nceput-nceput
Data de nceput a activitii predecesoare determin
(start-to-start)
data de nceput a activitii succesoare.
3. Sfrit-sfrit
Data de sfrit a activitii predecesoare determin
(finish-to-finish)
data de sfrit a activitii succesoare.
4. nceput-sfrit
Data de nceput a activitii predecesoare determin
(start-to-finish)
data de sfrit a activitii succesoare.
n vizualizarea Gantt Chart, relaiile ntre activiti apar sub forma
unor linii care conecteaz activitile.
n cadrul proiectului CRM, vom crea relaii ntre activiti de tip
sfrit-nceput.
1. Executai click pe denumirea primei activiti i apoi tragei-l ctre
denumirea activitii 2, selectnd astfel zona celor 2 cmpuri. (exact
ca n cazul selectrii a 2 celule dintr-o foaie de lucru Excel)
2. Apsai click pe butonul Link Tasks de pe bara cu
instrumente Standard (exist i n meniul Edit). Microsoft
Project a schimbat data de nceput a activitii 2 n ziua imediat
urmtoare ncheierii activitii 1.

Fig. 4 Legarea primelor 2 activiti din cadrul proiectului

n continuare vom lega alte 2 activiti printr-o alt metod:
3. Selectm denumirea activitii 3 Stabilirea obiectivelor fiecrui
departament implicat n proiect.
4. Executm click pe butonul Task Information de
pe bara
de instrumente Standard.
5. Efectuai click pe eticheta Predecessors.

6. Apsai click pe celula goal situat sub titlul de coloan Task

Name i apoi click pe butonul sgeat n jos care apare pe ecran.
7. n lista Task Name, executai click pe opiunea Selectarea
persoanelor ce vor participa la proiect care reprezint activitatea
precedent de care vom lega activitatea 3 i apsai ENTER i apoi
OK i astfel cele 2 activiti sunt legate prin relaia Finish-toStart.

Fig. 5 Legarea a dou activiti folosind fereastra Task Information

8. Activitile 3 i 4 le vom lega prin prima metod (selectare cmpuri
i unire prin apsarea butonului Link Tasks).
9. Managerul de proiect consider c activitile 4 i 5 trebuie s se
petreac simultan i astefel aceste dou activiti vor fi legate
printr-o relaie de tip nceput-nceput (Start-to-Start). Vom utiliza
cea de-a doua metod de legare a activitilor. Vom selecta
activitatea 5, vom deschide fereastra de dialog Task Information
i vom selecta sub titlul Task Name activitatea 4 (predecesoare).
n cadrul cmpului Type vom selecta opiunea Start-to-Start
pentru a lega cele 2 activiti printr-o astfel de relaie.

Fig. 6 Legarea a dou activiti printr-o relaie de tip Start-to-Start

n acest moment putem observa n Gantt Chart legturile existente
ntre aceste activiti.

Fig. 7 Vizualizarea legturilor existente ntre activitile proiectului

Verificarea duratei proiectului
O metod de determinare a duratei proiectului pn n acest stadiu
este studierea ferestrei de dialog Project Information, care poat fi deschis
accesnd aceast opiune din meniul Project aflat n bara de instrumente
Standard.

Observm n aceast fereastr c data de nceput a proiectului este

04.10.2004 i data de terminare estimat este 20.10.2004, innd cont
totodat de
relaiile ntre
activiti.

Fig. 8 Obinerea de informaii referitoare la durata proiectului

Dac dorii s aflai mai multe detalii referitoare la proiect cu ajutorul
acestei ferestre Project Information, executai click pe opiunea Statistics
existent n aceast fereastr de dialog.
Introducerea unei noi activiti
Dup analiza planului iniial, managerul de proiect consider
necesar introducerea unei noi activiti: Determinarea costurilor de
atragere i fidelizarea a clienilor, cu o durat de 2 zile, nainte de crearea
programelor de atragere respectiv fidelizare clieni.
1. n tabelul Entry din vizualizarea Gantt Chart, executai click pe
activitatea 4 Crearea unui program de atragere a clienilor, pe
care o vom considera activitate succesoare acestei noi activiti.
2. Apsai click pe comanda New Task din meniul Insert de pe bara
de instrumente Standard.
3. n cmpul Task Name inserat introducei textul: Determinarea
costurilor de atragere i fidelizarea a clienilor i durata sa de 2
zile dup care apsai ENTER.
4. Aceast nou activitate se va lega automat de cea precedent i
cea succesoare, printr-o relaie de tipul Finish-to-Start.
8

Fig. 9 Inserarea unei noi activiti n cadrul proiectului

Organizarea activitilor pe faze (subactiviti)
n cadrul proiectului CRM, activitile 5 i 6 sunt considerate
complexe i pot fi mprite n subactiviti n vederea facilitrii gestiunii
proiectului.
Astfel, activitatea 5 Crearea unui program de atragere de noi
clieni poate fi divizat n urmtoarele subactiviti:
- Elaborarea strategiei de atragere de noi clieni cu durata de 2 zile;
- Crearea ofertei de atragere de noi clieni cu durata de 5 zile;
- Plasarea ofertei pe web-site-ul firmei cu durata de 1 zi.
Vom insera aceste subactiviti ntre activitile 5 i 6, conform
procedurii prezentate anterior. Aceste 3 subactiviti vor deveni 6, 7 i 8; le
vom selecta, le vom lega printr-o relaie Finish-to-Start i vom executa
click pe butonul de indentare
din meniul Project, Outline, Indent.
n acelai mod vom proceda i pentru activitatea Crearea unui program de
fidelizare a clienilor care o vom diviza n urmtoarele 3 subactiviti:
- Selectarea clienilor fideli cu durata de 2 zile;
- Crearea unor scheme de loialitate cu durata de 3 zile;
- Trimiterea de newsletters ctre clienii fideli cu oferta speciala cu
durata de 4 zile.
Aceste subactiviti vor deveni 10, 11, 12, le vom vom lega printr-o
relaie Finish-to-Start i vom executa click pe butonul de indentare.
Semnul + de pe bara de instrumente nseamn Show Subtasks
iar semnul - nseamn Hide Subtasks, comenzi ce pot fi aplicate pe
activitile complexe care au fost mprite n cte 3 subactiviti.

Fig. 10 Divizarea unor activiti complexe n subactiviti

Daca observm c nu se respect regulile de legare a activitilor
stabilite iniial, respectiv activitile complexe 5 i 9 nu sunt legate de
activitatea 4, vom crea corelaiile necesare activitatea 5 o vom lega de 4
printr-o relaie Finish-to-Start iar cele 2 activiti complexe printr-o relaie
Start-to-Start.

Fig. 11 Restabilirea regulilor de legare a activitilor complexe

10

Introducerea unui punct de reper

Pentru a ncheia planificarea iniial a proiectului este recomandat
stabilirea unui punct de reper o activitate ce identific un eveniment
semnificativ sau terminarea unei faze de lucru i care are durata prestabilit
0 zile (nu este consumatoare de resurse). n teoria analizei drumului critic, o
astfel de activitate este cunoscut sub denumirea de activitate fictiv.
Managerul de proiect consider util introducerea unei noi activiti
Analiza valorii clienilor activitate care o va realiza imediat dup
determinarea costurilor de atragere i fidelizare a clienilor i care nu va
consuma timp i resurse.
Inserai aceast nou activitate, care va deveni activitatea 5, cu durata
de 0 zile; n fereastra Task Information aferent selectai eticheta
Advanced, apoi selectai opiunea Mark Task as Milestone (activitate
marcat ca reper) i apsai ENTER. De asemenea, vom lega aceast
activitate de cea precedent printr-o relaie de tip Finish-to-Start.
Punctul de reper apare n vizualizarea Gantt Chart ca un romb de
culoare neagr.

Fig. 12 Marcarea unei activiti ca punct de reper

11

Fig. 13 Inserarea unui punct de reper (activitate fictiv)

Configurarea resurselor
Resursele sunt reprezentate de oameni, echipamente i materialele
necesare executrii proiectului. Microsoft Project se concentreaz pe 2
aspecte ale resurselor: disponibilitatea i costul.
A. Configurarea resurselor de personal
1. Executai click pe Resource Sheet din meniul View, apoi click pe
celula situat sub titlul coloanei Ressource Name.
2. Introducei textul Florin Andreescu i apsai TAB.
3. n cmpul Type, asigurai-v c este selectat opiunea Work i
apsai TAB,
4. n cmpul Initials introducei iniialele FA.
5. n cmpul Max Units, este prestabilit valoarea 100%, ceea ce
semnific faptul c respectiva resurs este disponibil a lucra
numai n activitile prevzute n cadrul proiectului; n cazul lui
Florin Andreescu, Project Manager al companiei, vom lsa acest
procent.
6. Vom configura n continuare o resurs care reprezint mai multe
persoane. n cmpul Resource Name, situat sub prima resurs,
vom introduce textul Specialiti marketing.
7. n cmpul Max Units vom introduce 200%, ceea ce arat c
resursa reprezint mai multe persoane care se pot nlocui ntre ele.

12

8. Vom introduce n continuare alte resurse de personal: Androne

Marian, disponibil n proiect 75% din timp, Marinescu Cezar,
disponibil 50% din timp, Constantin Adrian, disponibil 100% i
Antonescu Elena, disponibil 75%. Aceste persoane sunt
principalii factori decideni n cadrul proiectului.

Fig. 14 Introducerea resurselor de personal n vizualizarea Ressource

Sheet
B. Configurarea resurselor de echipament

Vom introduce resursele de echipament n fereastra de dialog

Resource Information existent n bara de instrumente Standard.
1. n vizualizarea Resource Sheet, executai click pe urmtoarea celul
liber din coloana Resource Name.
2. Executai click pe butonul Resource Information i selectai eticheta
General. n cmpul Resorce Name introducei textul Laptopuri.
3. Apsai pe butonul OK pentru a nchide fereastra de dialog Resource
Information i a reveni n vizualizarea Resource Sheet.
4. n cmpul Max Units introducei valoarea de 700%, ceea ce nseamn
c intenionai s avei disponibile 7 laptopuri n fiecare zi de lucru i
s le utilizai numai n cadrul proiectului.
5. Introducei i alte 2 resurse de echipament: Platforma IT pentru
aciuni CRM - Max Units - 100% i Sistem automatizare for de
vnzare Max Units 100%.
C. Configurarea resurselor materiale
Resursele materiale sunt consumabilele pe care le utilizai pe msur
ce proiectul avanseaz. n proiectul CRM, unele dintre cele mai importante
resurse materiale sunt: energia electric, consumabile IT i pliante de
marketing.
1. Vom introduce cea de-a 10 resurs n vizualizarea Resource Sheet
Energie electric vom selecta la Type opiunea Material, iar n
cmpul Material Label vom introduce unitatea de msur Kwh.
13

2. n continuare, introducei alte 2 resurse materiale: consumabile IT i

pliante de marketing, ambele avnd aceai unitate de msur.

Fig. 15 Configurarea resurselor umane, de echipamente i materiale

necesare derulrii proiectului
Introducerea ratelor de plat pentru resurse
Orice proiect managerial are o latur financiar, iar costurile trebuie
controlate pentru a nu afecta ndeplinirea obiectivelor. Pentru a beneficia de
caracteristicile de management al costurilor din Microsoft Project,
managerul de proiect trebuie s tie care sunt costurile asociate cu fiecare
resurs.
n aceast seciune, vom introduce costurile pentru fiecare resurs
1. n vizualizarea Resource Sheet, executai click pe cmpul
Std. Rate corespunztor primei resurse i introducei

14

valoarea $14.00/hr., ceea ce semnific c managerul de

proiect va ncasa 14 USD/or.
2. Vom completa cmpul Std. Rate i pentru urmtoarele
resurse umane cu urmtoarele valori: 6, 9, 8, 8, 7.5
USD/or.
3. Pentru resursele de echipament, vom aloca urmtoarele
costuri zilnice: pentru laptopuri - $140.00/day, pentru
platforma IT - $175.00/day i pentru sistemul de
automatizare a forei de vnzare - $125.00/day.
4. Resurselor materiale le sunt alocate urmtoarele costuri:
energia electric 3 USD/ Kwh, consumabile IT 15
USD/buc., pliante marketing 9USD/buc.
Nu toate resursele sunt pltite la o rat standard direct. Pentru unele
resurse este necesar plata orelor suplimentare, n cazul n care proiectul
necesit timp suplimentar, costuri evideniate n cmpul Ovt. Rate.
Spre exemplu, specialitii n marketing sunt pltii pentru ore
suplimentare cu 8 USD/or, managerul de proiect cu 18 USD/or, Androne
Marian, director de marketing cu 11 USD/or, Constantin Adrian,
responsabil CRM cu 10 USD/or, pentru ceilali salariai nefind prezute ore
suplimentare. Marinescu Cezar este Director Departament Resurse Umane,
iar Antonescu Elena Director Departament Finane-Contabilitate.
Platforma IT pentru aciuni CRM genereaz i un cost suplimentar
zilnic de 20 USD, pe care l vom evidenia n cmpul Cost/Use din
vizualizarea Resource Sheet.
Costurile cu pliantele de marketing i consumabilele IT trebuie
evideniate la nceputul proiectului, astfel nct vom selecta n cmpul
Accrue At opiunea Start, iar energia electric la terminarea proiectului, n
acest caz selectnd opiunea End din acelai cmp Accrue At.

15

Fig. 16 Introducerea costurilor aferente tuturor resurselor implicate n

proiect
Alocarea de resurse la activiti
Dup ce ai creat activitile i resursele, trebuie s fii pregtii s
alocai resurse la activiti. O atribuire sau alocare (assignment) reprezint
potrivirea dintre o resurs i o activitate n scopul ndeplinirii unui obiectiv.
Dac alocai resurse la activiti, rspundei la ntrebri de genul:
a. Cine ar trebui s lucreze, n ce activiti i cnd?
b. Dispunei de numrul necesar de resurse pentru a ndeplini
volumul de munc necesar?
c. Ai depit capacitatea de lucru a unei resurse (supraalocare)?
d. Evaluai performanele resursei n comparaie cu un plan
prestabilit?

1.
2.
3.
4.

Alocarea unei singure resurse la o activitate

n acest exerciiu, alocai activitilor resurse individuale.
Executai click pe butonul Gantt Chart de pe bara View
Executai click pe butonul Assign Resources
de pe bara cu
instrumente Standard.
n coloana Task Name din tabelul Entry executai click pe activitatea
Planificarea sarcinilor echipei de proiect
n coloana Name din caseta de dialog Assign Resources selectai
numele managerului de proiect Florin Andreescu i apsai click pe
butonul Assign. Un semn de validare apare lng numele managerului
de proiect, indicnd c ai atribuit persoanei respective activitatea de
planificare a sarcinilor echipei. n coloana Units, putei vedea c
resursa este alocat 100%, dar schimbai aceast valoare cu 60%,
managerul de proiect fiind implicat i n alte activiti. n momentul n
care ai tastat greit un procent, selectai cmpul respectiv i efectuai
click pe butonul Remove al ferestrei Assign Resources.

16

Fig. 17 Exemplu de alocare a unei resurse la o activitate

n continuare alocai mai multe resurse i la alte activiti: Florin
Andreescu (20%) i managerul de Resurse Umane Marinescu Cezar 80%
la activitatea Selectarea persoanelor ce vor participa la proiect, cele 5
persoane decidente, fiecare cu 20%, la Stabilirea obiectivelor fiecrui
departament implicat n proiect, Androne Marian (30%), specialiti n
marketing (20%) i Antonescu Elena (30%) la Determinarea costurilor de
atragere i fidelizare clieni, Florin Andreescu 10% la Analiza valorii
clienilor, Androne Marian (30%), specialiti marketing (15%) la
Elaborarea strategiei de atragere clieni, specialiti marketing (45%) i

Constantin Adrian (25%) la Crearea ofertei de atragere clieni,

Platforma IT (50%), specialiti marketing (20%) pentru plasarea ofertei pe
web,Androne Marian (10%), specialiti marketing (30%), Constantin Adrian
(10%) la Selectarea clienilor fideli, Constantin Adrian (35%), specialiti
marketing (10%) la Crearea schemelor de loialitate, Platforma IT (50%)
i specialiti marketing (30%) la Trimiterea de newsletters clienilor.
Fig. 18 Alocarea mai multor resurse la activitile proiectului

17

Observm c odat cu alocarea mai multor resurse acestor activiti,

duratele de timp aferente activitilor se modific.
Formula de planificare utilizat de Microsoft Project este:
Durat x Uniti = Lucru
Lucrul reprezint cantitatea de timp pe care o vor petrece o resurs sau
mai multe resurse pentru efectuarea unei activiti.
n cazul n care se aloc mai multe resurse la o activitate, Microsoft
Project folosete o metod de planificare denumit planificare bazat pe
eforturi (effort-driven scheduling) care se bazeaz pe faptul c munca
necesar pentru o activitate rmne constant indiferent de numrul de
resurse pe care l alocai. Datorit acestei metode de planificare, duratele
activitilor din proiectul CRM scad pe msur ce adugm resurse
suplimentare.
Vom demonstra matematic valorile calculate de Microsoft Project
pentru duratele activitilor n urma alocrii resurselor.
Florin Andreescu estimase iniial o durat de 2zile pentru
Planificarea sarcinilor echipei de proiect, dar cum aloc doar 60%, durata
activitii crete la 3,33 zile. (2/0,6 = 3,3 conform formulei planificrii).
S lum i un exemplu n care sunt alocate mai multe resurse unei
activiti Determinarea costurilor de atragere, prevzut iniial cu 2 zile:
Androne Marian 2 zile x 0,3 x 6h/zi (el lucreaz pentru proiect doar
75% - vezi Max Units!) = 3,6 h
Antonescu Elena 2 zile x 0,3 x 6h/zi = 3,6 h
Specialiti marketing 2 zile x 0,2 x 8h/zi = 3,2 h
Total ore = 10h mprite la 8h/zi = 1,25 zile
Acelai raionament poate fi aplicat pentru verificarea duratelor
celorlalte activiti.
Alocarea de resurse materiale
Vom exemplifica acest proces prin alocarea a 9 buci consumabile IT
i 5.000 pliante marketing activitii Elaborarea strategiei de atragere
clieni.
1. Selectm aceast activitate din tabelul Entry i procedm la fel ca n
cazul alocrii de resurse umane, selectnd bineneles resursele
materiale i numrul de uniti din cmpul Units.

18

Fig. 19 Alocarea de resurse materiale unei activiti

Alocarea acestor resurse materiale nu modific durata activitilor !

Ea se va reflecta doar n costurile aferente proiectului.
Vom aloca i resursa: energie electric (150 Kwh) activitii
Plasarea ofertei pe web-site-ul firmei.
De asemenea, vom aloca 100% i resursa de echipament Laptopuri la
activitatea Trimiterea de newsletters clienilor fideli n vederea reducerii
duratei acestei activiti. Rezultatul va fi afiat imediat: scderea duratei
activitii de la 2,5 zile la 1,1 zile.

19

Fig. 20 Alocarea unei resurse de echipament suplimentare unei

activiti
ntreruperea muncii la o activitate
S presupunem c managerul de proiect decide o ntrerupere de 1 zi la
activitatea Crearea ofertei de atragere de noi clieni n data de 14.10.2004
deoarece n acea zi are loc o reuniune a tuturor managerilor
compartimentelor firmei i managerului general pentru a discuta strategia de
dezvoltare a firmei. Va trebui divizat activitatea respectiv.
1. n tabelul Entry, selectai numele activitii Crearea ofertei de
atragere de noi clieni. Aceast activitate va fi ntrerupt ntre
14.10.2004 i 15.10.2004.
2. Pentru a vedea bara Gantt a acestei activiti i a putea realiza
divizarea sa, executai click pe butonul Go To Selected Task de pe
bara cu instrumente Standard.

3. Executai click pe butonul Split Task de pe bara cu instrumente

Standard.
4. Pe ecran apare o indicaie Tool Tip, iar indicatorul mouse-ului se
modific.
5. Mutai indicatorul mouse-ului peste bara Gantt a acestei activiti,
care va conine data la care vei ncepe al doilea segment al activitii.
Pe msur ce mutai indicatorul mouse-ului de-a lungul barei Gantt,
observai cum se modific data de nceput a activitii.
6. Mutai indicatorul mouse-ului pn cnd n Tool Tip apare data
Thu/10/14/04.

Fig. 21 Pregtirea operaiunii de divizare a unei activiti

7. Tragei indicatorul mouse-ului ctre dreapta pn cnd n Tool Tip
apare data de nceput Fri/10/15/04 i eliberai butonul mouse-ului.
Microsoft Project introduce o ntrerupere de o activitate de 1 zi ca o
linie punctat ntre cele 2 segmente ale activitii.
20

Fig. 22 ntreruperea unei activiti din cadrul proiectului

Bineneles, ntreruperea acestei activiti nu va influena durata
acesteia, deoarece pe parcursul ntreruperii nu e efectuat nici o activitate.
Efectund click pe bara Gantt a activitii, observm c primul segment are o
durat de 0,88 days iar al doilea o durat de 2,33 days, suma lor fiind 3,21
days.
Introducerea de costuri fixe
Pe lng costurile pe care le-am asociat activitilor, dorim s
introducem un cost fix, i anume costul unui serviciu de consultan, pltit
unei firme de consultan de marketing, n valoare de 500 USD, pentru
crearea schemelor de loialitate. Acest cost va fi pltit la nceputul
proiectului.
1. n meniul View, selectai opiunea Table:Entry i executai click pe
Cost

21

Fig. 23 Selectarea tabelului de introducere a costurilor fixe

2. n cmpul Fixed Cost pentru activitatea Crearea unor scheme de
loialitate introducei valoarea 500 USD i apsai tasta TAB.
3. n cmpul Fixed Cost Accrual selectai opiunea Start i apsai tasta
ENTER, pentru a specifica faptul c acest cost va fi pltit la nceputul
proiectului CRM.
4. Pentru a reveni la tabelul Entry , n meniul View selectai opiunea
Table:Cost i executai click pe Entry.

Fig. 24 Alocarea unui cost fix unei activiti

Configurarea unei activiti periodice
n majoritatea proiectelor este nevoie de activiti repetitive, cum ar fi
edinele de conducere, prezentarea de rapoarte referitoare la stadiile de
realizare a proiectului, inspecii de calitate, etc.
Pentru a v ajuta s inei evidena unor astfel de evenimente n planul
dumneavoastr de proiect, creai o activitate periodic (recurring task) pe
22

care o vei denumi: edine de analiz a proiectului, cu o durat de

2h/sptmn (=0.25 days), la care vor participa managerul de proiect i
managerii departamentelor implicate. n total vor fi 3 edine, prima va fi pe
7.10.2004, iar a treia pe 21.10.2004, care este i ultima zi a proiectului.
Atunci cnd creai o activitate periodic, Microsoft Project creeaz o serie
de activiti cu restricii de tipul start not earlier than (nu ncepe mai
devreme de), fr relaii ntre activiti i avnd dezactivat opiunea de
planificare bazat pe eforturi.
1. n tabelul Entry, selectai activitatea Selectarea persoanelor ce vor
participa la proiect i introducei o activitate naintea sa, aplicnd
click pe Insert, urmat de selectarea opiunii New Task.
2. Revenii n meniul Insert i executai click pe opiunea Recurring
Task. Pe ecran este afiat fereastra de dialog Recurring Task
information.
3. n caseta Task Name introducei textul edine de analiz a
proiectului, iar n caseta Duration introducei valoarea 0.25 days.
4. n seciunea Recurrence Pattern, verificai s fie selectat opiunea
Weekly, iar apoi bifai caseta de validare Thursday, care corespunde
datei de 7.10.2004.
5. n caseta Start, introducei data Thu 10/7/04, apoi n opiunea End
After selectai 3 occurences (repetiii), iar n opiunea End By va fi
trecut automat data Thu 10/21/04.
6. Executai click pe OK pentru a crea activitatea periodic.

23

Fig. 25 Etapele crerii unei activiti periodice cu ajutorul ferestrei de

dialog Recurring Task Information
Rezultatul aplicrii activitii periodice este urmtorul: activitatea
repetitiv este complex, coninnd cele 3 subactiviti (edine) care pot fi
vizualizate efectund click pe butonul + din dreptul activitii periodice.

Fig. 26 Crearea unei activiti repetitive

Acestei activiti periodice i vom aloca cele 5 resurse de personal
care ocup posturile cheie n proiectul CRM, fiecare cu cte 10%.

Fig. 27 Alocarea de resurse unei activiti periodice

Configurarea restriciilor de activiti
Fiecare activitate pe care o introducei n Microsoft Project are
aplicat asupra ei un anumit tip de restricie (constrain). Exist trei mari
categorii de restricii: restricii flexibile, n care pot fi schimbate datele de
nceput i de sfrit ale activitilor, ns nu pot fi modificate duratele,
restricii semi-flexibile, n care o activitate are o limit pentru data de
nceput sau de sfrit i restricii inflexibile, n care o activitate trebuie s
nceap i s se termine la o anumit dat.
Tip de restricie
Semnific:
As Soon As Possible - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a
24

(ASAP)
avea loc ct mai repede posibil.
As Late As Possible - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a
(ALAP)
avea loc ct mai trziu posibil.
Start Not Earlier
- Microsoft Project va planifica o activitate pentru a
Than (SNET)
ncepe cel mai devreme la data specificat.
Start Not Later Than - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a
(SNLT)
ncepe cel mai trziu la data de restricie specificat.
Finish Not Earlier - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a
Than (FNET)
se ncheia cel mai devreme la data specificat.
Finish Not Later
- Microsoft Project va planifica o activitate pentru a
Than (FNLT)
se ncheia cel mai trziu la data specificat.
Must Start On
- Microsoft Project va planifica o activitate pentru a
(MSO)
ncepe obligatoriu la data specificat.
Must Finish On
- Microsoft Project va planifica o activitate pentru a
(MFO)
se termina obligatoriu la data specificat.
Restriciile inflexibile trebuie utilizate numai dac data de nceput sau
de sfrit a unei activiti este fixat de factori care nu pot fi controlai de
echipa de proiect.
Pentru a vedea aceste 8 tipuri de restricii care pot fi aplicate oricrei
activiti din proiect, procedai n felul urmtor:
1. Efectuai dublu click pe o activitate, spre exemplu Determinarea
costurilor de atragere i fidelizare a clienilor.
2. Apare pe ecran fereastra de dialog Task Information i executai
click pe opiunea Advanced.
3. Efectuai click pe sgeata n jos din caseta Constraint Type i vor fi
afiate cele 8 tipuri de restricii, iar apsnd click pe Constraint Date
putei seta n calendar o anumit dat.

25

Fig. 28 Vizualizarea celor 8 tipuri de constrngeri ce pot fi aplicate

activitilor dintr-un proiect managerial
n Microsoft Project, constrngerea As Soon As Possible este
predefinit la toate activitile !
Vom aplica o restricie Finish Not Later Than activitii Plasarea
ofertei pe website-ul firmei. Managerul de proiect decide ca aceast
activitate s se termine cu o zi mai devreme, pe 20.10.2004.
1. Selectm activitatea i i aplicm aceast restricie. Va apare fereastra
Planning Wizard n care vom bifa opiunea Continue. A Finish No
Later Than constraint will be set.

26

Fig. 29 Etapa intermediar configurrii unei restricii aferente unei

activiti
2. Mutm cursorul pe bara Gantt a activitii n partea dreapt i
tragem spre stnga pn cnd se ajunge la Wed 10/20/2004.
3. Automat, durata activitii se reduce, ajungnd la 1,17 days.

Fig. 30 Aplicarea unei restricii de tip FNLT unei activiti

Pe acelai principiu se pot configura i celelalte tipuri de restricii pe
care le-am prezentat mai devreme.

Vizualizarea drumului critic pentru proiect

Drumul critic este format din seriile de activiti care vor amna data
de sfrit a proiectului dac sunt ntrziate. Pentru a nelege conceptul de
drum critic, trebuie analizat conceptul de perioad de stagnare (rezerv de
timp), care reprezint intervalul de timp cu care poate fi ntrziat o activitate
i care s nu afecteze ncheierea proiectului. O activitate se regsete pe
drumul critic dac perioada sa de stagnare este mai mic dect o anumit
valoare n mod normal, dac este zero.
Pe parcursul unui proiect, trebuie s v ateptai ca drumul critic s fie
schimbat din cnd n cnd pe msur ce activitile sunt ncheiate nainte sau
dup datele planificate. i modificrile n planificare, cum ar fi alocarea de
resurse la activiti, pot schimba drumul critic.
Pentru a vizualiza drumul critic al proiectului, pacurgei urmtoarele
etape:
1. Executai click pe opiunea More Views din meniul View.

27

2. n fereastra de dialog More Views selectai opiunea Detail Gantt i

apoi efectuai click pe Apply. Proiectul apare n vizualizarea Detail
Gantt.
3. Selectai comanda Go To din meniul Edit.
4. n caseta ID, introducei valoarea 10 (numrul de nregistrare al
activitii Crearea unui program de atragere clieni i apsai OK.

Fig. 31 Vizualizarea rezervelor de timp ale unor activiti

Barele activitilor importante sunt roii, iar ale celor obinuite
albastre; n cazul de fa, cea mai important activitate este a treia edin de
analiz a proiectului, care este totodat deadline-ul proiectului (termenul de
finalizare). Linia subire albastr indic rezerva de timp a respectivei
activiti.
Activitile importante pot fi vizualizate i prin alt metod.
5. n meniul Project, selectai opiunea Filtered For: All Tasks i apoi
executai click pe Critical. n acest moment, n vizualizarea Gantt
Chart apar numai activitile importante.

28

6. Apsai click pe comanda Zoom din meniul View, iar n caseta sa de

dialog executai click pe opiunea Entire Project i apoi pe OK.

Fig. 32 Vizualizarea activitilor importante prin filtrarea tuturor

activitilor
Analiza costurilor de resurse
n multe proiecte, costurile resurselor reprezint principalul factor
care limiteaz obiectivul general al proiectului. Pentru a vizualiza costurile
totale aferente activitilor proiectului, procedai astfel:
1. n meniul View, executai click pe opiunea Table:Entry i apoi
selectai Cost.
2. Observai diferenierea costurilor n mai multe grupuri i analizai
costurile totale, care pot fi copiate ntr-o foaie de lucru Excel pentru a
determina suma lor.

29

Fig. 33 Determinarea costurilor aferente activitilor proiectului

Pentru a vizualiza costurile aferente resurselor proiectului, vom
efectua click pe butonul Resource Sheet:

Fig. 34 - Determinarea costurilor aferente resurselor proiectului

Analiza alocrilor de resurse n timp
Modul n care timpul afectat unei resurse este gestionat se numete
alocare i se poate afla n una dintre urmtoarele stri:
a. subalocat: capacitatea maxim a resursei nu este acoperit prin
alocarea sa.
b. alocat complet: capacitatea maxim a resursei corespunde cu
atribuirile de sarcini.
c. supraalocat: capacitatea maxim a resursei este depit prin
atribuirile de sarcini.
Vor trebui analizate alocrile de resurse i concentrat atenia pe cele
supraalocate.
1. Executai click pe butonul Resource Usage de pe bara View.
2. n tabelul Usage, executai click pe capul de coloan Resource Name.

30

3. Efectuai click pe butonul Hide Subtasks de pe bara cu instrumente

Formatting.
4. Observai indicatoarele cu semn de exclamare de lng Androne
Marian i Marinescu Cezar. Indicatoarele i culoarea roie semnific
faptul c aceste resurse sunt supraalocate: n unul sau mai multe etape
ale planificrii, activitile care le sunt atribuite depesc capacitatea
acestora de a lucra.

Fig. 35 Vizualizarea resurselor supraalocate

Echilibrarea resurselor supraalocate
Echilibrarea resurselor supraalocate (overallocated resource leveling)
este procesul de amnare a lucrului resursei la o activitate pentru rezolvarea
unei supraalocri. Echilibrarea resurselor este un instrument puternic, ns
execut doar cteva operaiuni: adaug amnri activitilor, ntrerupe
activitile i corecteaz alocrile de resurse.
Vom echilibra resursele supraalocate i vom analiza efectele asupra
alocrilor i datei de sfrit a proiectului.
1. Executai click pe butonul Resource Sheet de pe bara View.
2. n meniul View, verificai dac este selectat opiunea
Table:Entry.
3. n meniul Tools, executai click pe comanda Level Resources
iar pe ecran va fi afiat fereastra de dialog Resource Leveling.

31

4. n seciunea Leveling Calculations, efectuai click pe opiunea

Manual n acest caz, Microsoft Project execut operaiunea
de echilibrare atunci cnd o solicitai.
5. n caseta Look For Overallocations On: selectai opiunea
Day by Day, care determin intervalul de timp n care
Microsoft Project va cuta supraalocri.
6. Bifai casetele ce conin opiunile: Clear Leveling Values
Before Leveling, Level Entire Project, Leveling Can Adjust
Individual Assignments on a Task i Leveling Can Create
Splits in Remaining Work.

32

Fig. 36 Setarea opiunilor ferestrei de dialog Resource Leveling

7. Executai click pe butonul Level Now.
8. Microsoft Project v ntreab dac dorii s efectuai
echilibrarea pe un anumit domeniu sau ntreg domeniul (entire
pool) bifai pe aceasta din urm i apsai OK.
9. Rezultatul este urmtorul: fie indicatoarele Overallocated au
disprut fie apar probleme n procesul de echilibrare; n acest
caz, apare a doua situaie, cu mesajul The overallocation
cannot be resolved, dar i ofer metode de a soluiona aceast
problem.

Fig. 37 Exemplu de metod de a rezolva o supraalocare

33

Microsoft Project ne informeaz c Marinescu Cezar este alocat

peste valoarea maxim admis la activitatea Selectarea persoanelor ce vor
participa la proiect din data de 7.10.2004. Ca soluii pentru rezolvarea
acestei probleme de supraalocare, putem fie reduce gradul su de alocare la
aceast activitate, fie mri gradul de disponibilitate a resursei n fereastra de
dialog Resource Information.
Efectund dublu click pe caseta n care este trecut numele Marinescu
Cezar n vizualizarea Resource Usage va apare pe ecran fereastra de dialog
Resource Information. Introducem valoarea 80% n loc de 50% n caseta
Units i aplicm OK. La fel procedm pentru Androne Marian introducem
valoarea de 90% n loc de 75%. Observm c dispar semnele indicatoare ale
supraalocrii (semnul exclamrii i culoarea roie) din dreptul acestor dou
resurse, ceea ce arat c am rezolvat cele dou probleme de supraalocare din
cadrul proiectului CRM
Publicarea on-line a informaiilor din proiect
Cea mai potrivit cale de a publica on-line informaiile din proiect
este de a le salva ca pagin web. Microsoft Project folosete hri de export,
care specific ce date vor fi exportate i cum vor fi structurate n tabele
HTML.
1. n meniul File, executai click pe comanda Save as Web Page.
2. Executai click pe butonul Save; apare fereastra de dialog Export
Wizard.
3. Click Next, selectai opiunea Use existing map, Export to HTML
Using Standard Template apoi efectuai click pe butonul Next,
Finish.

34

4. n bara cu instrumente web a brwserului de Internet pe care l folosii,

n meniul File, efectuai click pe opiunea Open; n fereastra de dialog
care se autoinsereaz apsai butonul Browse i apoi selectai din list
Proiect CRM dup care executai click pe Open iar apoi OK.

Fig. 38 Savlvarea informaiilor dintr-un proiect ca pagin web

Derulai aceast pagin web pentru a vedea tabelele Tasks, Resources
i Assignments.
Utilizarea metodei de colaborare bazate pe e-mail n Microsoft
Project
Funcia de comunicare i colaborare bazat pe e-mail a acestui
program urmrete, n principal, dou obiective:
de a permite managerului de proiect s transmit activiti alocate,
actualizri sau cereri de informaii privind stadiul proiectului ctre
resursele alocate.
de a permite resurselor alocate s accepte activitile alocate i s
trimit rapoarte ctre managerul de proiect.

35

Managerul de proiect: informarea resurselor privind alocarea

activitilor
1. Selectai activitile pentru care vrei s transmitei informri privind
alocarea: Crearea unui program de atargere clieni i Crearea unui
program de fidelizare clieni
2. n meniul Tools, executai click pe opiunea Options, apoi selectai
opiunea Collaborate.
3. n fereastra de dialog TeamAssign, n caseta Subject introducei
textul: derulare campanii de atragere i fidelizare clieni i apsai
butonul Send; aceste informri vor fi trimise specialitilor n
marketing i lui Androne Marian.

Fig. 39 Comunicarea informaiilor ntre managerul de proiect i echip

via e-mail

36