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Manual de uso y administracin bsica
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Liferay Portal 6.2 Manual de uso y administracin bsica 2017 Scio technology consulting
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Liferay Portal 6.2 Manual de uso y administracin bsica 2017 Scio technology consulting
Documento basado en el manual Liferay Administrator Guide 6.0 por Richard L. Sezov, Jr. y
Stephen Kostas, usado bajo la licencia CC BY-SA. Traducido y modificado para documentar las
nuevas funcionalidades disponibles en Liferay Portal 6.2 CE.
Otras secciones del documento (tal como la documentacin de Gestin de documentos y Equipos)
han sido basadas en el manual Using Liferay Portal 6.2 por Richard Sezov, Jr., Jim Hinkey, Stephen
Kostas, Jesse Rao, Cody Hoag, Russell Bohl, Nicholas Gaskill y Michael Williams, usado bajo la
licencia CC BY-SA. Traducido y modificado.
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Tabla de contenido
1. Introduccin ................................................................................................................................ 6
2. Configuracin .............................................................................................................................. 6
a. Interfaz grfica de usuario...................................................................................................... 7
i. Navegando por Liferay ....................................................................................................... 7
ii. Navegando el panel de control ........................................................................................ 13
b. Arquitectura del portal ......................................................................................................... 14
i. Usuarios ............................................................................................................................ 15
ii. Grupos de usuarios ........................................................................................................... 16
iii. Roles .............................................................................................................................. 16
iv. Organizaciones.................................................................................................................. 16
v. Sitios Web ......................................................................................................................... 17
vi. Equipos .............................................................................................................................. 17
c. Usando el panel de control .................................................................................................. 17
i. Aadir usuarios ................................................................................................................. 18
ii. Administracin de usuarios .............................................................................................. 22
iii. Organizaciones.............................................................................................................. 23
iv. Sitios Web ......................................................................................................................... 29
v. Grupos de usuarios ........................................................................................................... 35
vi. Roles .................................................................................................................................. 38
vii. Equipos .......................................................................................................................... 45
3. Gestin de documentos ........................................................................................................... 48
a. Iniciando con el portlet Documentos y Multimedia ........................................................ 48
b. Navegando en el portlet Documentos y Multimedia ...................................................... 50
i. Acciones ............................................................................................................................ 52
ii. Aadir ................................................................................................................................ 53
iii. Ordenar ......................................................................................................................... 55
iv. Administrar ....................................................................................................................... 56
c. Tipos de documentos y conjuntos de metadatos................................................................ 56
d. Extraccin automtica de metadatos .................................................................................. 62
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Liferay Portal es la solucin de portal Web, lder en el mundo, basada en software libre, la
cual utiliza la tecnologa Java y puede ser instalada en diversos sistemas operativos,
utilizando distintos servidores de aplicaciones o bases de datos. Liferay Portal constituye
una plataforma de software para implementar soluciones de negocio efectivas. Ofrece un
conjunto de funcionalidades de colaboracin muy robustas, una gran escalabilidad,
herramientas que permiten ahorrar tiempo de desarrollo de software, soporte para
mltiples lenguajes, y una flexible y escalable arquitectura que es desarrollada en un
modelo de software libre, y refinada mediante requisitos empresariales. Algunas de las
caractersticas ms destacables de Liferay Portal son:
2. Configuracin
Liferay puede ser configurado de tal manera que cumpla con los requerimientos de un
entorno organizacional en particular. Muchas de las configuraciones pueden ser realizadas
desde la interfaz grfica de usuario.
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Liferay es un portal Web. Esto significa que esta diseado para ser un entorno
sencillo donde pueden ejecutarse todas las aplicaciones que un usuario necesita, y
donde estas pueden ser integradas de manera ordenada. Si una aplicacin reside
fuera del portal, el portal debera estar en la capacidad de consumir algn recurso
de la aplicacin (tal como RSS feed, u otros similares) de tal manera que pueda ser
integrada en el portal, y el usuario pueda ver todas las aplicaciones de una manera
unificada.
Para lograr esto, todas las aplicaciones en Liferay estn organizadas en fragmentos
de pginas llamadas portlets. Los portlets son aplicaciones Web que se ejecutan en
una porcin de pgina Web. El ncleo de Liferay es un contenedor de portlets, y su
principal responsabilidad es gestionar el conjunto de portlets que aparecen en
cualquier pgina del portal y mostrarlas de manera apropiada a los usuarios. De
esta manera, una o ms aplicaciones pueden residir en una misma pgina Web, y
el usuario puede (dependiendo de sus privilegios) organizarlas y ordenarlas del
modo que ms se ajuste a sus necesidades.
Liferay inicialmente muestra una interfaz grfica muy sencilla, donde los
usuarios no autenticados pueden ver las pginas pblicas, y se les muestra
un enlace de acceso al portal en la esquina superior derecha de la
pantalla.
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De esta manera, si deseamos aadir una nueva pgina a la seccin del sitio
Web donde nos encontramos actualmente, podemos seleccionar la opcin
"Aadir Pgina". Luego, ingresamos el nombre de la nueva pgina Web
y la guardamos.
Con esto, habremos creado una nueva pgina en nuestro sitio Web.
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Con esta opcin podemos ocultar o mostrar los controles de edicin de las
aplicaciones de la pgina Web actual. Esta funcionalidad es muy til para
los administradores que desean ver la pgina Web tal como lo hara un
usuario regular.
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1. Usuarios
La seccin Usuarios se utiliza para la mayora de las tareas
administrativas que implican la gestin de usuarios del sistema. En
esta seccin, encontraremos funcionalidades para la creacin y
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2. Sitios Web
La seccin Sitios Web se utiliza principalmente para la creacin y
administracin de sitios Web en el Portal. En esta seccin,
tambin encontraremos funcionalidades para la creacin de
plantillas de pginas y sitios Web.
3. Aplicaciones
La seccin Aplicaciones contiene funcionalidades
administrativas para instalar o desinstalar aplicaciones en el
portal. Asimismo, desde esta seccin podemos activar, desactivar
y configurar las aplicaciones instaladas, ya sean portlets, temas de
apariencia o plantillas de pgina Web.
4. Configuracin
La seccin Configuracin contiene funcionalidades
administrativas para establecer parmetros de configuracin del
portal, as como tambin para crear nuevas instancias del portal y
crear flujos de trabajo. Asimismo, permite monitorear y configurar
aspectos tcnicos de la instalacin de Liferay.
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i. Usuarios
Los usuarios representan a un usuario fsico del sistema. Estos constituyen
las cuentas de usuario para iniciar sesin en Liferay. Por defecto, los
usuarios tienen sus propios sitios Web, sin embargo, esto puede ser
deshabilitado por los administradores del portal. Aunque hay que tener en
cuenta que este espacio personal para cada usuario es importante, ya que
les permiten tener su propio blog pblico, su propio calendario privado,
un lugar donde almacenar documentos, y mucho ms.
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iii. Roles
Existen 3 tipos de roles.
Roles de portal
Roles de organizacin
Roles de sitio Web
Estos tipos de roles se refieren a sus "alcances". Los roles son usados para
definir permisos dentro de sus alcances. Por ejemplo, si tenemos un rol
que tiene permisos para crear una categora en los foros; entonces: un rol
de portal lo permitir en todos los foros del portal. Un rol de sitio Web lo
permitir slo dentro de un sitio Web especfico. Un rol de organizacin lo
permitir slo dentro de una organizacin especfica.
Los roles no poseen pginas Web. Estos son utilizados estrictamente para
configuraciones de seguridad en el portal.
iv. Organizaciones
Las organizaciones son colecciones jerrquicas de usuarios. stas, a su vez,
pueden tener su propio sitio Web, dentro del cual pueden ser
consideradas como miembros. Asimismo, es preciso indicar que una
organizacin puede ser miembro de ms de un sitio Web. Tambin existe
un tipo especial de organizacin, llamada: "Localizacin". La cual define
dnde los usuarios estn geogrficamente ubicados.
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v. Sitios Web
Los sitios Web son conjuntos de pginas Web que pueden ser creadas
para formar una comunidad de usuarios con un inters comn, o para
componer la zona pblica y privada de una organizacin, o espacio
personal de un usuario. Existen 3 tipos de sitios Web.
Abierto
Restringido
Oculto
Un sitio Web abierto permite a los usuarios del portal unirse al sitio o
dejarlo segn ellos crean conveniente, y en el momento que ellos deseen.
Un sitio Web restringido requiere que los usuarios sean aadidos por un
administrador del sitio Web. Sin embargo, los usuarios tambin pueden
solicitar ser aadidos como miembros.
vi. Equipos
Los equipos son conjuntos de usuarios creados dentro de un sitio Web.
Esto los hacen distintos de los roles de organizacin o los roles de sitio
Web, ya que los equipos figuran y se usan slo dentro del sitio Web donde
han sido creados.
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Usuarios
Organizaciones
Grupos de usuarios
Roles
i. Aadir usuarios
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iii. Organizaciones
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Los sitios Web pueden tambin ser utilizados para constituir islas, a las
cuales cualquier usuario del portal (miembro de una organizacin o no)
pueda unirse. Obviamente, dependiendo del tipo de membresa que tenga
cada sitio. Por lo tanto, podemos usar los Sitios Web para crear
estructuras transversales a la jerarqua organizacional del portal, tal como
comunidades o grupos de inters.
Asimismo, podemos utilizar los sitios Web para crear comunidades que
permitan juntar personas con intereses en comn. Por ejemplo, podemos
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crear sitios Web segn los tipos de deporte que practican los usuarios del
portal.
Los sitios Web pueden ser creados desde el panel de control de Liferay.
Asimismo, los usuarios pueden navegar a travs de sus sitios Web, o
unirse a sitios Web disponibles en el portal, mediante el portlet Mis sitios
Web.
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v. Grupos de usuarios
Los grupos de usuarios son mayormente usados para lograr algunos de los
siguientes objetivos:
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Editar los permisos: esta opcin nos permite definir los permisos
de los roles sobre el sitio Web del grupo.
Administrar las pginas del sitio Web: aunque los grupos de
usuarios no tienen pginas Web por cuenta propia, podemos
crear plantillas de pginas Web para un grupo. Cuando un grupo
de usuarios tiene plantillas de pginas Web, cualquier usuario que
sea aadido al grupo tendr las pginas del grupo copiadas en sus
pginas personales.
Asignar miembros: esta opcin nos llevar a una pantalla donde
podemos buscar y seleccionar usuarios del portal para asignarlos
al grupo.
Eliminar: esta opcin elimina el grupo de usuarios.
vi. Roles
Los roles son usados para agrupar permisos que definen una funcin
especfica dentro del portal, de acuerdo a un alcance en particular. Los
roles pueden otorgar permisos a varias funciones de los portlets. Los roles
pueden ser considerados como una descripcin de una funcin, tal como
Administrador de foros. Un rol con ese nombre se espera que tenga
permisos a diversas funciones de administracin en el portlet de Foros.
Los usuarios que son aadidos en este rol luego heredan dichos permisos.
Los roles tienen un alcance definido, el cual puede ser: Portal,
Organizacin o Sitio Web.
Las diferencias entre estos tipos de roles se pueden describir como sigue:
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Esta lista incluye los roles que Liferay ofrece por defecto, y algunos roles
personalizados adicionales. Estos son algunos de los roles que Liferay
ofrece por defecto:
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vii. Equipos
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3. Gestin de documentos
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Asimismo, en esta vista, tambin podremos realizar las siguientes acciones sobre
el documento:
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i. Acciones
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ii. Aadir
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iii. Ordenar
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iv. Administrar
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Es preciso mencionar que los conjuntos de metadatos que son creados en esta
seccin, de manera independiente, son reutilizables. Es decir, una vez que stos
han sido creados, pueden utilizarse como Campos de Metadatos, en cualquier
tipo de documento.
Por otra parte, podemos ver, editar o aadir tipos de documentos, desde la opcin
Administrar Tipos de documentos.
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Para realizar esto, ser necesario definir uno o ms conjuntos de metadatos para
asociar con el nuevo tipo de documento. Cuando creamos un nuevo tipo de
documento, podemos definir Campos de Metadatos Principales o Campos de
Metadatos Adicionales. Los Campos de Metadatos Principales son
directamente asociados al tipo de documento, y no quedan disponibles para
cualquier otro tipo de documento. Los Campos de Metadatos Adicionales, por el
contrario, se seleccionan de entre los Conjuntos de metadatos existentes, los
cuales son definidos independientemente y, por lo tanto, pueden ser usados en
muchos tipos de documentos distintos. Podemos diferenciar los tipos de
documentos que implementan los mismos Campos de Metadatos Adicionales,
definiendo diferentes Campos de Metadatos Principales para stos. De
cualquier modo, los Campos de Metadatos Adicionales necesitan ser definidos y
guardados antes de crear los tipos de documentos que los usarn.
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Podemos forzar a los usuarios a aadir slo cierto tipo de documentos a una
carpeta determinada. Por defecto, una carpeta hija hereda las restricciones de su
carpeta padre, pero podemos cambiar este comportamiento editando la carpeta
en cuestin, y seleccionando los tipos de documentos que pueden ser aadidos en
sta.
Los tipos de documentos son una manera poderosa de establecer reglas, las
cuales los usuarios deben cumplir al subir archivos.
f. Acceso WebDAV
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Los contenidos relacionados, por defecto, estn habilitados para los archivos del
portlet Documentos y Multimedia. Los contenidos relacionados permiten a los
usuarios enlazar contenidos a los archivos del portlet, incluso si stos no
comparten las mismas etiquetas o categoras. Para deshabilitar los contenidos
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a. Blogs
Liferay cuenta con un portlet de Blogs, el cual proporciona el servicio de Blog a los
usuarios de un sitio Web. Adems del portlet Blogs, tenemos un portlet llamado
Agregador de Blogs, el cual puede tomar entradas de mltiples usuarios del
blog, y ponerlas todas en una larga lista.
i. El portlet Blogs
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o Preferencias de presentacin
Esta seccin permite cambiar distintas opciones de
visualizacin para el portlet de Blogs.
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o Remitente
Esta seccin permite definir el campo De, en el mensaje
de correo electrnico que los usuarios reciben del portlet
Blogs.
o RSS
Esta seccin permite escoger cmo los blogs son
visualizados va RSS, tanto para los lectores que usan un
cliente RSS, o a sitios Web externos.
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Permisos
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Una vez que hemos terminado de llenar los datos, hacemos click
en Publicar.
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Y cerramos la ventana.
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b. Foros
Para empezar, debemos aadir el portlet Foro de discusin a nuestro sitio Web.
Una vez que ha sido aadido, nos dirigimos a la barra de ttulo del portlet, y
hacemos click en Opciones Configuracin.
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General
La primera pestaa debajo de Configuracin, es General. Aqu
podemos permitir: las publicaciones annimas, la suscripcin por defecto,
las notificaciones de abuso, las valoraciones y los hilos de discusin en
forma de pregunta por defecto. Las publicaciones annimas, la suscripcin
por defecto, las notificaciones de abuso y las valoraciones estn
seleccionadas por defecto; y el formato de mensaje en los hilos de
discusin es BBcode.
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foro. Permitir este comportamiento o no, depender del tipo de sitio que
estamos construyendo. Al permitir las publicaciones annimas, abrimos
nuestro sitio Web a cualquiera que pueda enviar spam a nuestro foro, con
mensajes no deseados o publicidad fuera de contexto. Por esta razn, la
mayora de foros se implementan deshabilitando las publicaciones
annimas.
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Remitente
La pestaa Remitente, permite configurar el nombre y la direccin de
correo desde la cual las notificaciones por correo del foro sern enviadas.
El nombre y direccin por defecto son las mismas que las del
administrador por defecto del portal. Es conveniente asegurarnos de
actualizar esta direccin de correo electrnico a otra direccin vlida, que
pueda ser destinada a enviar notificaciones.
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Rangos de usuarios
La pestaa Rangos de usuarios, permite configurar cmo los usuarios
son clasificados de acuerdo al nmero de mensajes que publican. Por
defecto, est configurado desde cero mensajes, hasta mil.
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RSS
Los hilos de discusin tambin pueden ser publicados como RSS feeds. En
la pestaa RSS, podemos habilitar o deshabilitar las suscripciones RSS y
definir cmo los feeds son generados.
i. Permisos
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Figura 113 Fusionar una categora del foro de discusin con su categora
padre
Una vez que una o ms categoras han sido aadidas, stas aparecern en
la lista de la pantalla principal del foro. La lista muestra los nombres de las
categoras, y los nmeros de subcategoras, hilos de discusin, y mensajes
en cada una de stas.
Para crear un nuevo hilo, hacemos click en el botn Crear nuevo hilo de
discusin.
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Los mensajes que son publicados en los foros, por defecto, son mostrados
en modo: Vista de rbol, de modo tal que las respuestas sern anidadas
a su respectivo mensaje padre. Esto facilita el entendimiento de las
conversaciones. Sin embargo, tenemos tambin otras opciones de
visualizacin.
En la zona superior de cualquier hilo, hay tres conos, los cuales permiten
ver los hilos en distintas maneras: Vista combinada, Vista plana o
Vista de rbol.
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La pestaa Mis mensajes, muestra todos los mensajes del usuario que
ha iniciado sesin en el portal. Esta seccin le permite a un usuario, volver
a una conversacin previa para publicar alguna informacin adicional
pertinente.
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La pestaa Usuarios excluidos, muestra todos los usuarios que han sido
excluidos del foro.
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Luego, podemos aadir usuarios a este rol, con lo cual heredarn sus
permisos.
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Mover hilos
En algunos casos, los usuarios pueden publicar un hilo de
discusin en la categora equivocada. Por tal motivo, los
administradores pueden necesitar mover un hilo a la categora
apropiada. Para lograr esto, hacemos click en Acciones
Mover a la derecha del hilo en cuestin. O, en caso que estemos
dentro del hilo, en la zona superior se encuentra el enlace Mover
hilo de discusin. Hacemos click en esta opcin, y se mostrar un
formulario que permite seleccionar la categora a la cual
queremos mover el hilo, y una casilla de verificacin que permite
publicar un mensaje, explicando la razn por la cual el hilo fue
movido. Este mensaje ser publicado como una respuesta al hilo
que estamos moviendo.
Eliminar hilos
Algunas veces, los usuarios, comienzan a discutir tpicos que son
inapropiados o que revelan informacin confidencial. Por tal
motivo, los usuarios con acceso de administrador a los foros,
tienen permitido eliminar hilos de discusin. Para realizar esto,
primero navegamos a la lista de hilos. Luego, hacemos click en el
botn Acciones Enviar a la papelera al lado del hilo que
deseamos eliminar.
Bloquear usuarios
Desafortunadamente, en algunas ocasiones, ciertos usuarios se
vuelven ofensivos. Si nos topamos con este tipo de usuarios,
obviamente le advertiremos que su conducta es inapropiada. Sin
embargo, si esto no funciona, podemos bloquear (excluir) al
usuario de publicar en los foros.
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Dividir hilos
En algunas ocasiones, un hilo, con el tiempo, puede cambiar de
una discusin a otra completamente distinta. En este caso,
podemos dividir el hilo a partir de donde la discusin diverge, y
creamos un hilo para el nuevo tpico. Para dividir el hilo, debemos
hacer click en el enlace Dividir hilo de discusin, que se muestra
en los mensajes publicados. Luego, se mostrar un formulario que
permitir publicar la razn por la cual se divide el hilo.
Editar mensajes
En algunos casos, los usuarios pueden publicar enlaces a material
protegido por derechos de autor, o a imgenes inapropiadas. Por
tal motivo, los usuarios administradores pueden editar las
publicaciones de cualquier usuario. De esta manera, podemos
modificar o eliminar la informacin que no debera ser publicada.
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Luego veremos una lista de las categoras que han sido creadas en el foro
del sitio Web.
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c. Wikis
El portlet Wiki, es una aplicacin muy similar a cualquier otra Wiki existente en
la Web. La diferencia, por su puesto, es que las Wikis, en Liferay, estn integradas
a diversos otros recursos y funcionalidades existentes en el portal.
Bsicamente, una wiki es una aplicacin que permite a los usuarios construir, de
manera colaborativa, un repositorio de informacin. Existen, por supuesto,
muchas implementaciones de este concepto, de las cuales, la ms famosa es:
Wikipedia. Wikipedia es una enciclopedia completamente on-line, desarrollada
colaborativamente por usuarios de todo el mundo, usando una wiki. Otro ejemplo
de este concepto podra ser la Wiki de Liferay, la cual es usada para crear, de
manera colaborativa, la documentacin de la versin libre (Community Edition) de
Liferay Portal.
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i. Administrando la Wiki
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Figura 136 Edicin de permisos de roles sobres las Wikis de un sitio Web
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Figura 137 Formulario para aadir una nueva Wiki al sitio Web
Cuando creamos una nueva wiki, sta aparecer en una lista, en la zona
superior de la pgina principal del portlet Wiki.
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Adems, el portlet Wiki proporciona feeds RSS, al igual que otros portlets
de colaboracin en Liferay. Podemos configurar las opciones de esta
funcionalidad en la pestaa RSS.
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Leer el valor del parmetro desde otro portlet. Esta es una muy
til y avanzada opcin que permite a los portlets comunicarse
entre s, sin configurarlos de antemano. Por ejemplo, supongamos
que el portlet wiki es usado para publicar informacin acerca de
pases. Y supongamos, adems, que en la misma pgina donde se
encuentra la wiki, tenemos un portlet personalizado que permite
navegar entre pases. Entonces, podramos asociar al portlet de
pases un parmetro pblico llamado pas para determinar el
nombre del pas. Por lo tanto, utilizando este procedimiento,
podramos hacer que la wiki muestre la informacin del pas que
ha sido seleccionado en el otro portlet. Para lograr esto,
configuramos el portlet wiki para que determine el parmetro
title, utilizando el valor del parmetro pas del portlet de
pases.
Por defecto, la wiki tiene aadida una pgina llamada: FrontPage. Para
comenzar a aadir datos a nuestra wiki, hacemos click en el enlace
Editar. Se mostrar una pgina en blanco para ser editada.
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[[Introduccion]]
[[Empezando]]
[[Configuracion]]
[[Desarrollo]]
[[Soporte]]
[[Comunidad]]
Dado que las pginas a las cuales direccionan los enlaces an no han sido
creadas, al hacer click en dichos enlaces, seremos direccionados a una
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pgina en blanco para ser editada, con lo cual crearemos dicha pgina en
la Wiki. Esta pgina de edicin es igual a la utilizada anteriormente para
escribir el FrontPage. Liferay mostrar una notificacin en la zona
superior de la pgina, indicando que esta pgina de la Wiki an no existe,
y que la estamos creando en este momento.
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Como podemos ver, crear pginas en la wiki es muy sencillo. Todo lo que
tenemos que hacer es crear un enlace desde una pgina existente.
Detalles
La pestaa Detalles, muestra varias estadsticas de la pgina, y
adems permite ejecutar algunas acciones sobre sta.
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Historia
Esta pestaa muestra una lista de todas las versiones de la pgina
de la Wiki desde que sta fue creada. En esta seccin, podemos
revertir una pgina a una versin anterior. Incluso, podemos
comparar las diferencias entre versiones, seleccionando las
versiones que queremos comparar, y haciendo click en el botn
Comparar versiones.
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Archivos adjuntos
La ltima pestaa muestra los archivos adjuntos. En esta seccin
podemos adjuntar cualquier archivo a la wiki. Esta funcionalidad
es mayormente usada para aadir imgenes a pginas de la wiki,
que puedan luego ser referenciadas en el texto. Al hacer
referencia a estas imgenes, y utilizando la sintaxis apropiada en
WikiCreole, la imagen se mostrar de manera in-line en el
contenido de la pgina en la Wiki.
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