Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Decizia.
nelegnd c orice ciclu de conducere ncepe cu stabilirea unui anumit scop, putem
considera conducerea ca fiind ntotdeauna un proces de luare de decizii, nelegnd prin
proces att analiza activitii anterioare, ct i examinarea posibilitilor de ameliorare
concret a activitii, prin elaborarea deciziei. De altfel, numeroi teoreticieni, specialiti n
problemele managementului, consider c prima funcie a conducerii este funcia de
elaborare i luare a deciziei. Astfel, n sensul cel mai general, decizia este ncheierea
normal a deliberrii ntr-un act voluntar1 sau o linie de aciune contient aleas dintr-un
numr oarecare de posibiliti, n scopul de a ajunge la un anumit rezultat2.
Decizia reprezint un atribut esenial al procesului de conducere, fiind o
component a sistemului social global, astfel c poate mbrca diverse forme:
managerial, politic, administrativ, economic, juridic etc.
Decizia administrativ este componenta activitii oamenilor care desfoar
activiti n cadrul sistemului administraiei publice. De aceea putem spune c decizia
administrativ este o specie a deciziei umane, care constituie elementul central al
activitii desfurate de organele administraiei publice n realizarea sarcinilor de
conducere i organizare. Cele mai multe decizii administrative au drept scop crearea
cadrului de aplicare a deciziilor puterii politice sau aplicarea direct a acestora.
Decizia administrativ poate fi definit ca o manifestare de voin a
unui organ al administraiei publice, constnd ntr-o opiune ce vizeaz
atingerea unui obiectiv. Atunci cnd adininistraia public nu are un
drept de apreciere, legea prescriind n mod obligatoriu cum trebuie s
se acioneze, decizia administrativ nu poate interveni.
Managerii trebuie s tie care sunt persoanele sau grupurile interesate n orice fel
de proiect ori de unele din activitile acestuia i care sunt interesele lor particulare.
Astfel, n deplin cunotin de cauz, managerii vor fi capabili s conlucreze cu
persoane interesate ntr-un mod adecvat.
Factorii de interes se pot opune proiectului. n acest caz, managerii proiectului
pot face compromisuri cu factorii de interes n msura n care i doresc s le s ctige
sprijinul i s permit continuarea proiectului.
Managerii unui proiect trebuie s neleag cauzele i dimensiunea "opoziiei", ca
i motivaia acesteia. Cteodat, astfel de persoane interesate sunt negativiste pentru c
nu dein suficiente informaii. Ei pot deveni susintori ai proiectului dac sunt integrai
n proces i se arat respect pentru punctele lor de vedere, informndu-i i implicndu-i n
rezolvarea problemei.
Pentru multe dintre activitile angajate de ctre administraia local, n special
cele care implic servicii ctre populaie, un factor de interes esenial este clientul - cel
care pltete pentru serviciile furnizate. n economia de pia - ca i n democraie clientul este cel care deine puterea ctigului su ori a voturilor pentru aceia care
furnizeaz servicii. Clienii pot fi, n final, n favoarea administraiei sau mpotriva ei.
Analiza factorilor de interes reprezint o metod de identificare i evaluare a
importanei pe care o au persoanele, grupurile de persoane i instituiile care ar
putea afecta semnificativ succesul unui proiect.
Obiectivele analizei factorilor de interes sunt: identificarea persoanelor,
grupurilor de persoane i instituiilor ce vor influena (pozitiv sau negativ) proiectul;
anticiparea tipului de influen pe care fiecare din aceste persoane, grupuri sau instituii o
pot avea asupra proiectului; dezvoltarea unor strategii ce vor permite obinerea unui
sprijin ct mai ridicat din partea susintorilor proiectului i reducerea la minimum a
obstacolelor ce stau n calea acestuia.
Este important ca administraiile locale s fie contiente de factorii de interes ntro anumit situaie i s dezvolte strategii pentru o bun colaborare cu acetia. Analiza
trebuie s fie primul pas naintea diseminrii informaiilor cu privire la un anume proiect
i trebuie s fie un proces continuu, ntruct factorii de interes de aceste activiti pot
realiza, n timp, schimbri de atitudine n funcie de etapele n care se gsete proiectul.
Matricea pentru analiza factorilor de interes este un instrument ce urmrete
determinarea:
(a)
(b)
(c)
(d)
Tehnica interviului
Interviul reprezint o modalitate simpl i rapid de a afla opiniile unor grupuri de
interes diferite ntr-o situaie dat, corespunztoare unui program sau unei politici.
Interviul reprezint o tehnic important utilizat n culegerea de informaii care
fundamenteaz o decizie.
Avantajele interviurilor
Dezavantajele interviurilor
se pot realiza imediat, utilizndu-se pot consuma destul de mult timp, n special
resurse de personal existente;
pot fi realizate fa n fa sau la telefon,
cantitative,
aa
cum
este
cazul
sondajelor de opinie;
de ntrebri date, astfel nct cel care pot determina rezultate diferite pentru
intervieveaz s exploateze motivaia
permit
celui
care
intervieveaz
Sesiunea de brainstorming
Sesiunea de brainstorming este o tehnic ce se poate realiza relativ repede, fr
costuri prea mari, i nu necesit abiliti specializate. Esena unei sesiuni de
brainstorming este concentrarea pe o anumit problem i stimularea grupurilor de a
genera idei i de a rezolva problema respectiv.
Reguli generale pentru brainstorming
-
este bine s fie continuat sau desvrit o idee care a fost nceput de ctre altcineva
nainte;
-
ntrebri sau clarificri nu sunt permise dect dup ce formularea ideilor s-a
ncheiat;
numai acela care avanseaz o idee are dreptul s o clarifice, pn cnd toat lumea
din grup a neles-o. Oricine are dreptul s adreseze ntrebri de-a lungul acestei
etape;
liderul grupului (moderatorul) poate angaja orice alt proces de identificare a celor
Tehnica Grupului Nominal este un proces mult mai complex, solicit mai mult
planificare i munc individual, iar rezultatele produse reflect, n general, mai mult
consens dect cele ale unei sesiuni de brainstorming.
Att sesiunea de brainstorming ct i TGN sunt tehnici de grup care genereaz
i prioritizeaz un numr mare de idei. Principala diferen dintre cele dou, este c TGN
solicit persoanelor s-i genereze iniial ideile mai degrab individual, dect ntr-un
proces interactiv de grup, de aceea se promoveaz termenul de nominal.
Constrngerea major n ceea ce privete mrimea grupului este legat de faptul
c aceast tehnic presupune, ntr-o prim etap, spargerea grupului mare ntr-un
numr de grupuri mici. Astfel, unul sau chiar doi dintre membrii personalului trebuie s
lucreze cu fiecare dintre grupurile mici i ar fi foarte bine dac grupurile ar putea s
lucreze toate n aceeai sal, care trebuie s fie una mai mare.
Timpul ar fi o alt constrngere, pentru c cei care planific procesul trebuie s
stabileasc timpul limit al fiecrei etape a procesului care se nscrie ntr-un timp total pe
care grupul i-l dorete sau poate s-l pun la dispoziie pentru ntreaga sesiune.
TGN poate fi folosit n domenii multe i diferite. De exemplu, aceast tehnic a
fost folosit de ctre administraiile din Polonia, mpreun cu analiza SWOT, pentru a
genera idei pentru planurile strategice de dezvoltare economic.
TGN presupune:
Organizare i introducere. Grupul mare este mprit n grupuri mai mici cu cinci pn la
nou persoane, fiecare dintre aceste grupuri fiind aezat la o mas, separat de celelalte. La
fiecare mas se afl unul sau doi dintre reprezentanii organizatorilor, un flipchart, sau
coli de hrtie i creioane. Au loc introducerile.
ntrebrile. Una sau dou ntrebri (pregtite foarte atent nainte) sunt prezentate grupului i
puse la dispoziia acestuia, pe mas. ntrebarea/ ntrebrile trebuie s fie specifice i nu
generale i realizate astfel nct s genereze idei concrete. Iat cteva exemple: (a) Ce
msuri trebuie luate pentru a putea face cartierele s arate mai plcut? (b) Ce resurse pot
fi folosite pentru a se realiza acest lucru?
Ideile. Participanii (individual sau pe perechi) au 10-15 minute fiecare pentru a rspunde la
ntrebri i pentru a nota rspunsurile pe hrtie. Liderul grupului mic solicit membrilor
grupului idei noi i le noteaz pe ale fiecruia n parte pe flipchart sau pe hrtie (un
asistent iar putea veni n ajutor cu notarea ideilor) pn cnd nu mai apar alte idei noi.
Participanii nu trebuie limitai la primele idei pe care le-au notat iniial, ci lsai s se
exprime liber n continuare, acest lucru fiind stimulativ pentru discuiile purtate.
Discuia i nelegerea. Grupul discut fiecare aspect pentru a realiza nelesul deplin al ideii
i pentru a se asigura c ceea ce s-a consemnat, a fost formulat ct mai clar posibil.
Oricine poate lua parte la proces, dei liderul poate realiza acest lucru singur.
Selectarea i clasarea ideilor. Fiecare participant al unui grup mic este rugat s selecteze i
s clasifice un numr specific de idei, cte o idee pe un carton separat. Apoi sunt
clasificate ideile, notate pe cartoane de la cea punctate cu cinci pn la cea cu un singur
punct. Fiecare carton trebuie s conin o idee i un numr.
Punctarea. Cartoanele sunt colectate i amestecate iar punctele sunt adunate pentru a se
determina punctajul pentru toate ideile care au fost exprimate. Fiecare membru al
grupului poate monitoriza procesul. Cinci sau mai multe idei exprimate la fiecare
ntrebare (liderul grupului trebuie s gseasc o soluie de departajare) sunt clar
identificate astfel nct grupul s poat s vorbeasc despre avantajele i dezavantajele
acestora.
Realizarea consensului. Grupul discut fiecare dintre ideile exprimate. Aceasta poate
conduce la o revizuire a clasificrii dac grupul nu mai este de acord cu clasificarea
fcut iniial datorit noilor informaii i viziuni aprute ca urmare a discuiilor. Acesta
este produsul final care este raportat n plenul sesiunii.
Consensul ntr-un grup mai mare. Dac timpul permite, poate avea loc o discuie n plen
cu o nou rund de selecii i clasificri pe marginea celor mai importante idei ale
ntregului grup. Dac acest lucru este realizat, se va proceda la sintetizarea ideilor cel mai
bine clasate, care sunt similare, astfel nct s se evite repetiiile. Acest pas poate fi
amnat pentru o sesiune urmtoare, dac timpul este prea scurt. Altfel, aceast sarcin
poate fi lsat n grija unui grup mai mic, ca o sarcin important sau unui comitet
constituit tocmai pentru aceast problem specific.
Focus-grupurile
10
planificarea strategic pentru a testa propunerile sau soluiile nainte ca acestea s fie
definitiv adoptate;
evaluarea pentru a afla nevoile unui grup specific;
testarea noile servicii ale administraiei, programe, manifestri, sloganuri, preuri, rate
a ajuta la conceperea unui chestionar prin care s se determine prioritile cetenilor, fie la
nivel general fie n cadrul unui grup specific de interese;
a ajuta la determinarea
11
prioritilor n cadrul unui sector specific sau pentru a testa prioritile propuse de ctre
administraia local; a determina atitudinile care ar putea afecta succesul sau eecul unui
proiect.
Cheia pentru o serie de focus-grupuri de succes este realizarea unui chestionar
bine gndit. Aceasta trebuie realizat foarte atent. Trebuie s cuprind 7-10 ntrebri
deschise, s nceap cu ntrebri generale i s conduc la ntrebri ct mai specifice.
Moderatorii focus-grupului lucreaz n echip, aceasta fiind alctuit dintr-un
moderator i un asistent. Moderatorul focus-grupului nu este liderul grupului i nu trebuie
s conduc discuiile ori s sugereze grupului anumite concluzii.
Odat ce discuiile au evoluat, este sarcina moderatorului s le ghideze cursul
rmnnd complet neutru i neprtinitor n acelai timp. Moderatorul trebuie s menin
concentrarea grupului, asigurndu-se c fiecare participnt are posibilitatea s se exprime.
Aceasta nseamn c trebuie s se asigure c discuiile nu sunt dominate de o singur
persoan i c, pn i cea mai timid persoan din grup a avut ocazia s-i aduc propria
contribuie la discuii.
Dac moderatorul nu este mulumit pentru c grupul nu a artat tot ce tie sau
simte fa de o anumit ntrebare, o practic bun este aceea a folosirii
argumentrilor. Argumentrile sunt fraze care antreneaz grupul s aprofundeze
ntrebarea i s furnizeze mai multe informaii despre ceea ce gndete. Iat cteva
exemple n acest sens: "v rog s descriei ceea ce dorii s spunei!", "explicai, v
rog!", "nu neleg!", "putei s dai exemple?", "v rog, continuai", "altceva?" etc.
Ultima etap a procesului discuiilor de grup este completarea unui raport.
ntocmirea raportului este responsabilitatea moderatorului i acesta trebuie ntocmit
imediat dup terminarea sesiunii, de preferat nainte de cel de-al doilea sau al treilea
focus-grup.
Sondajele de opinie
Sondajele sunt folosite pentru a descoperi realitile (incluznd atitudini i preri)
despre membrii unei categorii a populaiei.
Exist trei feluri de sondaje:
12
13
pot evalua opinia general a cetenilor cu privire la importana fiecruia dintre aceste
servicii.
Cheia pentru un eantion bun const nu numai n mrimea acestuia, ci n gradul
de reprezentativitate pentru populaia pentru care se realizeaz sondajul. Totui, n
analizele statistice, se consider c greelile de eantionare descresc uor dac mrimea
eantionului este de peste 400 de chestionare. Mrimea eantionului produce n general, o
eroare de 5% sau mai puin destul de mult pentru marea majoritate a rezultatelor.
Este esenial ca fiecare categorie social, de vrst, sex, profesional, de educaie,
prezent n populaia vizat de sondaj s fie reprezentat n eantion n funcie de
ponderea pe care o deine n ansamblul ntregii populaii.
n cele mai multe cazuri este de recomandat s se obin asisten specializat
pentru realizarea eantionului, revizuirea chestionarului, personal instruit care s adreseze
ntrebrile (dac acesta este necesar) i pentru interpretarea rezultatelor. Sondajele
ntmpltoare, fr un eantion determinat tiinific, nu pot produce rezultate reale.
Rezultatele acestora pot fi folosite pentru evaluri imediate, pentru a informa i pentru a
arta publicului c prerile lui sunt considerate a fi importante. Oricum, ar putea constitui
o greeal ca deciziile s se bazeze pe rezultatele unui sondaj ne-tiinific.
Rezultatele sondajului vor fi bune sau nu i n funcie de chestionar. De aceea
este necesar realizarea foarte atent a ntrebrilor. De preferat ar fi ca ntrebrile s fie
simplificate, specifice, scurte i logice. Simetria este, de asemenea, foarte important
aceasta pentru c formatul ntrebrilor trebuie s fie asemntor, iar ntrebrile care se
contrazic trebuie eliminate.
Date fiind aceste cerine, chestionarul trebuie s fie rezultatul muncii unui grup
mic i trebuie s se realizeze participativ sau s fie revizuit de ctre principalele grupuri
de interes ale administraiei locale, ca de exemplu de ctre efii compartimentelor ori de
ctre alei. Chestionarul trebuie s fie realizat clar, fr ambiguiti.
Testarea chestionarului se poate realiza folosind un eantion mic ori n cadrul unui
focus-group. Facei completri, modificri, acolo unde este necesar, bazndu-v pe
rezultatele testrii. Testul nu se face pentru coninutul ntrebrilor, ci pentru a clarifica
ntrebrile i chestionarul n sine. Dac participanii nu neleg ntrebrile sau formatul
chestionarului, rezultatele nu ar fi clare i ar putea fi periculoase. De exemplu, dac
14
15
participe;
reprezentanii administraiei implicai n procesul decizional sunt prezeni i sunt pregtii
s asculte;
audierea ncepe de obicei cu o scurt prezentare fcut de un reprezentant oficial al
primriei asupra problemei sau a aciunii propuse spre revizuire. n continuare, audierea
este deschis comentariilor cetenilor; este util prezena unui facilitator profesionist
pentru a menine audierea public ntr-o anumit direcie, pentru a sublinia limita, durata
audierii;
raportul unei audieri va fi disponibil publicului i presei. Cei care au scris acest raport
trebuie s rspund cu atenie ntrebrilor ridicate n cadrul audierii publice.
Tehnica Delphi
Tehnica Delphi se bazeaz pe principiul gndirii intuitive i al perfecionrii
acesteia, considernd c deciziile strategice i tactice pot i trebuie s fie fundamentate,
ntr-o msur apreciabil, pe cunotinele i intuiia specialitilor n domeniul respectiv.
Tehnica se caracterizeaz printr-un dialog permanent, cu caracter de dezbatere,
ntre dou grupuri de persoane (iniiatorii i panelul), cu scopul de a adopta anumite
decizii. n esen, tehnica consta n obinerea prerilor unor specialiti n legtur cu
problema pus n discuie.
n aplicarea tehnicii Delphi se parcurg trei etape:
desfurarea reuniunii,
16
primite;
2.
17
18
Arborele de decizie
Arborele de decizie este o metod cu posibiliti largi folosit n diverse domenii.
Potrivit acestei metode situaia decizional complex este descompus ntr-un ir de
decizii nlnuite, n care alterneaz decizii n condiii de certitudine cu decizii n condiii
de risc, unde intervin strile naturii. Situaia decizional astfel descompus este
prezentat grafic, sub form de arbore, n care nodurile reprezint deciziile. n momentul
n care intervine un factor de incertitudine ntre decizie i consecinele ei, arborele se
ramific n continuare.
Cu ajutorul arborelui decizional se poate lua o decizie din mai multe posibile, fr
a avea sigurana consecinelor acesteia, deoarece se bazeaz pe un eveniment nesigur.
Soluionarea problemei decizionale se face pornind de la consecinele fiecrei variante,
prin calculul speranei matematice.
19
20
s facem numai lucrurile la care suntem cei mai buni i care ne plac cel mai
mult;
n fiecare domeniu important, identificai locurile n care 20% din eforturi pot
duce la 80% din rezultate;
Metoda delegrii
Metoda delegrii - const n atribuirea temporar de ctre o persoan ce exercit
un post de conducere a unei sarcini ce i revine de drept, altei persoane subordonate, cu
funcie de conducere de nivel inferior sau cu funcie de execuie, precizndu-se
competena i responsabilitatea corespunztoare ncredinate. Ca element cheie n
utilizarea cu succes a acestei metode este soluionarea corespunztoare a dilemei
ncredere - control. Trebuie pornit de la axioma c suma ncredere + control este
ntotdeauna constant. Deci orice amplificare a controlului exercitat de un manager
21
diminueaz
ncrederea
perceput
de
subordonat.
Similar,
sporirea
ncrederii
22
Bibliografie
23