BAB 1 Pendahuluan

Latar Belakang

Tujuan
Umum
1. Sebagai acuan instalasi farmasi dalam melakukan kegiatan kefarmasian di rumah sakit
Khusus
1. Meningkatkan kualitas keilmuan dan keterampilan karyawan yang berada di
lingkungan instalasi farmasi
2. Memperlancar pelaksanaan kegiatan di instalasi farmasi
Ruang lingkup pengorganisasian
Pengorganisasian dibuat berdasarkan ketentuan yang ditetapkan oleh peraturan dalam
menyusun unit kerja yang ada di rumah sakit. Masing masing ditempatkan sesuai dengan
keilmuan yang dimiliki dan kebutuhan masing masing unit kerja.
Landasan hukum
1. Anggaran Dasar Dan Anggaran Rumah Tangga Persyarikatan Muhammadiyah
2. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 01/PED/I.0/B/2011 TANGGAL 12
Juli 2011 tentang Amal Usaha Kesehatan Muhammadiyah.
3. Permenkes Republik Indonesia Nomor 1045/MENKES/PER/XI/2006 tentang Pedoman
Organisasi Rumah Sakit di Lingkungan Departemen Kesehatan.
4. Peraturan Kekaryawanan Rumah Sakit Muhammadiyah/ Aisyiyah Jawa Timur Tahun
2011 2013.
5. Surat Keputusan MPKU PDM Kota Surabaya Nomor 50/KEP/III.6/D/2013 tentang
Pengesahan Struktur Organisasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surabaya.
6. Permenkes No.58

BAB II Gambaran Umum Rumah Sakit

I.

II.

Data Umum RS
1.

Nama Rumah Sakit

2.

Alamat

3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Telepon/Fax
Email
Website
Status Kepemilikan
Nama Direktur
Kelas Rumah Sakit
Standar Kualitas Pelayanan
Luas Lahan
Luas Bangunan
Kapasitas TT

: RS. PKU Muhammadiyah

Surabaya
: Jl. KH. Mas Mansyur 180-182
Surabaya
: 031-3522980, 3570974, 525739
: rsm_sby@yahoo.com
: www.rspkusby.com
: Persyarikatan Muhammadiyah
: dr. Achmad Aziz
:D
: Terakreditasi 5 pelayanan
: 1108m2
: 2176 m2
: 51 TT

Aspek Legal Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surabaya

1. Akte Notaris atau Besluit (surat keputusan) dari Pemerintah Hindia Belanda :
a. Nomor 81 Tahun 1914
b. Nomor 40 Tahun 1920
c. Nomor 36 Tahun 1921
2. Mendapat Surat Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kota Surabaya, Nomor :
503.445/0037/PS/IO.RS/436.6.3/XI/2014

tentang

Pemberian

Ijin

Sementara

Penyelenggaraan Rumah Sakit Kepada PD. Muhammadiyah Jl. KHM. Mansyur

180-182 Surabaya, dengan masa berlaku 1 tahun terhitung sampai tanggal 8
Oktober 2015.
III.

Data Sarana Pelayanan

Data sarana pelayanan yang ada di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah
Surabaya sampai saat ini adalah :
1. Pelayanan IGD
a. Pelayanan 24 jam
b. Dilengkapi sarana dan prasarana sesuai dengan ketentuan standart
pelayanan IGD
c. Sudah ada pemisahan Triage dengan pembagian :
No.

Label

Jumlah TT

1.

Kuning

2.

Merah

3.

Biru

4.

Tindakan Bedah

5.

Observasi

Total
2. Pelayanan Rawat Jalan

a. Poli Umum
Buka Senin Sabtu
Pukul 08.00 13.00 WIB
b. Poli KIA Hamil
Buka hari Senin, Rabu, dan Sabtu
Pukul 08.00 12.00 WIB
Buka hari Senin dan Kamis
Pukul 16.00 19.00 WIB
c. Poli KIA Anak
Buka hari Selasa, Kamis, dan Jumat
Pukul 08.00 12.00 WIB
d. Poli Gigi
Buka hari Senin-Sabtu
Pukul 08.00 14.00 WIB
Buka hari Senin- Jumat
Pukul 19.00 21.00 WIB
e. Poli Spesialis
Spesialis Kebidanan dan Kandungan
Hari Senin-Sabtu pukul 09.00 12.00 dan 19.00 - selesai
Hari Sabtu pukul 16.00 18.00
Spesialis Anak
Hari Senin - Jumat
Pukul 09.00 11.00 WIB
Spesialis Penyakit Dalam
Buka hari Senin dan Kamis
Pukul 16.30 selesai

 Spesialis Bedah Umum

Hari Senin Kamis
Pukul 12.00 14.00 WIB
Spesialis Mata
Hari Senin, Rabu, Jumat
Pukul 16.00 18.00 WIB
3. Pelayanan Rawat Inap
a.

b.

Jenis perawatan
-

Rawat Inap Bersalin

Rawat Inap Umum

Rawat Inap Anak

Rawat Inap Bedah

Jumlah Tempat Tidur (TT)

No

Jenis Kelas

Jumlah Kamar

Jumlah TT

VIP

Kelas 1

Kelas 2

HCU

Perinatologi

Kelas 3

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

c.

Roudlo
Zam-Zam
Jabal Rahmah
Jabal Nur
Mina
Muzdalifah 1
Muzdalifah 2

Fasilitas Kamar Rawat Inap

a) Kamar VIP
-

1 ruangan untuk 1 pasien

1 tempat tidur elektrik

1 tempat tidur penunggu

6
6
6
3
6
6
4

sofa penunggu

lemari pakaian

TV 21 dan rak

AC 1PK

Lemari es

Kamar mandi dalam

Wastafel

1 ruangan untuk 2 pasien dengan tirai pemisah

2 kursi tamu

2 lemari pakaian

TV 14 dan rak

AC 1PK

Kamar mandi dalam

1 ruangan untuk 3 pasien

3 kursi penunggu

3 lemari pakaian

TV 14 dan rak

AC 1PK

Kamar mandi dalam

1 ruangan untuk 5 pasien

5 kursi penunggu

5 lemari pakaian

1 kipas angin

kamar mandi luar

b) Kamar Kelas 1

c) Kamar Kelas 2

d) Kamar Kelas 3

4. Pelayanan Kamar Operasi

a. Pelayanan 24 jam
b. Tersedia 1 kamar operasi
5. Pelayanan Kamar Bersalin
a. Pelayanan 24 jam

b. Tersedia 1 kamar bersalin dengan 6 tempat tidur

6. HCU
a. Pelayanan 24 jam
b. Tersedia 1 kamar HCU
7. Radiologi
a. Pelayanan 24 jam
b. Tersedia 1 unit radiologi
8. Perinatologi
a. Pelayanan 24 jam
b. Tersedia 1 kamar dengan 4 tepat tidur
c. Untuk pelayanan bayi sakit
9. Instalasi Farmasi
a. Kamar Obat (Apotik) 24 jam
b. Logistik obat
10. Laboratorium 24 jam
11. Ambulance 24 jam
12. Unit Gizi
BAB III Visi Misi Rumah Sakit
Visi

: Terwujudnya rumah sakit yang bermutu dan islami

Misi

: 1. Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu

2. Melaksanakan dakwah melalui layanan kesehatan yang
islami
3. Meningkatkan kualitas sumber daya insani

BAB IV Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT

BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja

BAB VI Uraian Tugas

Kepala Seksi Farmasi

1. Mengidentifikasi kebutuhan dan masalah yang timbul di seksi farmasi

2. Mengusulkan alternatif pemecahan atas kebutuhan dan masalah yang timbul kepada
atasan,
3. Mengawasi pelaksanaan atas alternatif tersebut,
4. Mengkoordinasikan, mengendalikan, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan di seksi
farmasi,
5. Membuat dan menyusun program kerja serta rencana peraturan di seksi farmasi,
6. Memantau dan mengendalikan mutu dan kualitas pelayanan di seksi farmasi,
7. Merencanakan kebutuhan sarana di seksi farmasi,
8. Membuat perencanaan bulanan kebutuhan obat di rumah sakit,
9. Menyelenggarakan dan mengorganisir pelayanan di seksi farmasi,
10. Mengadakan pertemuan secara periodik dengan seluruh staf kamar obat,
11. Menyusun mekanisme kerja di seksi farmasi dengan memperhatikan efektifitas dan
efisiensi sumber daya yang ada,
12. Mengadakan kerjasama dengan bidang / seksi lain di intern rumah sakit / Institusi di luar
rumah sakit demi kelancaran kegiatan pelayanan,
13. Memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan dalam bidang
penjualan, peracikan obat-obatan dan alat kesehatan serta bahan kimia,
14. Menyetujui Surat Pesanan (SP) kebutuhan obat dan Alat Kesehatan yang diajukan oleh
kepala Unit Logistik,
15. Melakukan stock opname secara berkala seluruh obat dan alat kesehatan yang ada,
16. Melaksanakan pemusnahan obat yang rusak dan atau kadaluwarsa sesuai dengan
prosedur yang berlaku,
17. Menyusun dan memberikan laporan secara periodik sesuai dengan ketentuan dan
prosedur yang berlaku,
18. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan

Apoteker Pendamping
1. Memantau dan mengendalikan stock di kamar obat
2. Melakukan Komunikasi, interaksi dan edukasi saat menyerahkan obat ke pasien,
3. Mengkomunikasikan keberadaan obat-obatan yang batas pemakaiannya (Expired Date)
hampir habis, stock macet kepada dokter atau SMF,
4. Mengatur dinas jaga staf apotik sesuai dengan kebutuhan dan peraturan yang berlaku,

5. Mengevaluasi laporan penjualan di kamar obat, laporan narkotik psikotropik, dan

laporan kegiatan farmasi yang dikerjakan oleh asisten Apoteker, yang kemudian akan
diserahkan ke Kepala Instalasi Farmasi,
6. Mengevaluasi tentang pelaksanaan Kerja sama kesehatan khususnya dalam pelayanan
obat, bila ada kendala dalam pelaksanaan dikoordinasikan dengan bagian marketing,
7. Memimpin jalannya stock opname dan merekap hasil data hasil stock opname untuk
diserahkan kepada Kepala Seksi Farmasi
8. Menyiapkan tenaga dan obat-obatan yang diperlukan apabila ada permintaan untuk
kebutuhan bakti sosial
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
Apoteker Pendamping Pusat Informasi Obat (PIO)
1. Menyampaikan Komunikasi, Informasi dan Edukasi (KIE) kepada pasien saat obat
diserahkan,
2. Menganalisa pola penulisan resep di lingkungan Rumah Sakit PKU Muhammadiyah
Surabaya,
3. Mengkonfirmasi kepada dokter apabila ditemukan resap yang tidak rasional berdasarkan
data terbaru informasi obat tersebut,
4. Membuat buletin, pamflet, poster yang berkaitan dengan obat terutama untuk informasi
terbaru dari obat-obatan,
5. Mencari sumber data terbaru apabila terjadi Kejadian Tidak Diinginkan (KTD) setelah
pemberian obat, dan segera memberikan informasi yang akurat tentang penanganannya.

Kepala Unit Logistik

1. Mengidentifikasi kebutuhan dan masalah yang ada di logistik,
2. Mengumpulkan data dan menyusun alternative pemecahan atas kebutuhan dan masalah
yang timbul untuk kemudian didiskusikan dengan Kepala Seksi Farmasi,
3. Membuat daftar obat dan alat kesehatan yang harus diorder di masing-masing
distributor,
4. Meminta persetujuan Kepala Seksi Farmasi atas kebutuhan obat dan alat kesehatan yang
dibuat,
5. Melaksanakan order obat dan alat kesehatan sesuai kebutuhan yang ada kepada masingmasing distributor,
6. Membuat Surat Pesanan (SP) kebutuhan obat dan alat kesehatan dengan persetujuan
Kepala Seksi Farmasi,

7. Mengawasi persediaan obat dan alat kesehatan yang ada di logistik untuk menghindari
kekosongan barang,
8. Merekap data obat dan alat kesehatan yang masuk dan keluar berdasarkan kartu stock ke
dalam komputer dan melaporkan setiap akhir bulan kepada Kepala Seksi Farmasi,
9. Melaksanakan stock opname secara periodik dan merekap hasil stock opname untuk
diserahkan kepada Kepala Seksi Farnasi,
10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan

Asisten Apoteker Kamar Obat

1. Melayani pembelian obat di kamar obat,
2. Memberikan informasi kepada pasien tentang obat yang dibeli,
3. Menginformasikan kepada dokter jika ingin mengganti obat apabila obat yang
dikehendaki dokter tidak tersedia di kamar obat
4. Menyimpan, memelihara dan membuat catatan mutasi obat dan alat kesehatan yang
diterima maupun yang dipakai oleh kamar obat dalam kartu stok
5. Memelihara dan menyimpan resep obat secara tertib
6. Membuat laporan penjualan, laporan narkotik psikotropik, laporan pemakaian obat dan
alat kesehatan, laporan kesesuaian formularium, laporan retur obat dan alat kesehatan,
laporan resep karyawan untuk diserahkan kepada Apoteker Pendamping untuk dievaluasi,
7. Membuat daftar obat dan alat kesehatan yang dibutuhkan untuk selanjutnya diserahkan
kepada logistik
8. Melaksanakan stock opname secara periodik
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
Asisten Apoteker Pusat Informasi Obat (PIO)
1. Membantu Apoteker dalam memberikan informasi kepada pasien tentang obat yang
2.
3.
4.
5.

diberikan,
Membantu Apoteker dalam pencarian data yang berkaitan dengan obat,
Melakukan pencatatan semua kegiatan yang dilakukan di Pusat Informasi Obat (PIO),
Menyimpan dengan rapi semua arsip yang disimpan di Pusat Informasi Obat (PIO),
Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan

BAB VII Tata Hubungan Kerja

Jabatan
Bertanggung Jawab
Membawahi

Kepala Seksi Farmasi

Kepala Bidang Medis
1. Apoteker Pendamping
2. Apoteker Pendamping Pusat Informasi Obat (PIO)
3. Kepala Unit Logistik

Jabatan
Bertanggung jawab
Membawahi

Apoteker Pendamping
Kepala Seksi Farmasi
Asisten Apoteker di Kamar Obat

Jabatan
Bertanggung jawab
Membawahi

Apoteker Pendamping Pusat Informasi Obat (PIO)

Kepala Seksi Farmasi
Asisten Apoteker Pusat Informasi Obat (PIO)

Jabatan
Bertanggung jawab
Membawahi

Kepala Unit Logistik

Kepala Seksi Farmasi
-

Jabatan
Bertanggung jawab

Asisten Apoteker Kamar Obat

Apoteker Pendamping
: -

Jabatan
Bertanggung jawab
Membawahi

Asisten Apoteker Pusat Informasi Obat (PIO)

Apoteker Pendamping Pusat Informasi Obat (PIO)
-

BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi

Kebutuhan tenaga berdasarkan penghitungan beban kerja
No
.
1

Kategori Kegiatan

Kegiatan Pokok

Kamar Obat
Pelayanan Resep Rawat Meneliti kelengkapan resep
Menghitung pengambilan bahan
Jalan
Memberi harga resep
Menyiapkan bahan obat
Mengisi kartu stok
Meracik bahan obat
Memberi etiket dan mengemas
Memberi KIE
Pelayanan Resep Rawat Meneliti kelengkapan resep
Memberi harga resep
Inap
Membuat bon obat dan alat kesehatan
Menyiapkan bahan obat
Mengisi kartu stok
Memeberi etiket dan mengemas
Administratif
Mengumpulkan resep perhari
Membuat laporan penjualan obat dan alat
kesehatan per shift

Waktu

Membuat daftar obat dan alat kesehatan

untuk diserahkan logistik farmasi
2

Logistik Farmasi
Pelayanan obat dan alat Pelayanan obat dan alat kesehatan untuk
kesehatan
ruangan
Menata obat dan alat kesehatan di
logistik farmasi
Administratif
Pencatatan pemasukan obat dan alat
kesehatan di kartu stok
Pencatatan pengeluaran obat dan alat
kesehatan di kartu stok
Pencatatan rencana kebutuhan obat dan
alat kesehatan perhari
Pencatatan rencana kebutuhan obat dan
alat kesehatan perbulan
Merekap faktur penerimaan barang
datang
Menyusun arsip logistik dengan rapi

Untuk menghitung standar beban kerja digunakan rumus :

Beban Kerja dalam jam/bulan
Jam kerja efektif
Keterangan : Jam kerja efektif / bln =
Jam kerja efektif / hari x jumlah hari / bln jumlah libur jumlah cuti
7 x (30 5 1) = 168
No

Kategori tenaga

Kegiatan pokok

Kamar Obat
Pelayanan Resep Meneliti
kelengkapan
Rawat Jalan
resep
Menghitung pengambilan
bahan
Memberi harga resep
Menyiapkan bahan obat
Mengisi kartu stok
Meracik bahan obat
Memberi
etiket
dan
mengemas

Waktu/resep

Jumlah
resep

Standar
beban
kerja

Memberi KIE
Pelayanan Resep Meneliti
kelengkapan
Rawat Inap
resep
Memberi harga resep
Membuat bon obat dan
alat kesehatan
Menyiapkan bahan obat
Mengisi kartu stok
Memeberi
etiket
dan
mengemas
Administratif
Mengumpulkan
resep
perhari
Membuat
laporan
penjualan obat dan alat
kesehatan per shift
Membuat daftar obat dan
alat
kesehatan
untuk
diserahkan logistik farmasi
Logistik Farmasi
Pelayanan
obat Pelayanan obat dan alat
dan alat kesehatan kesehatan untuk ruangan
Menata obat dan alat
kesehatan
di
logistik
farmasi
Administratif
Pencatatan
pemasukan
obat dan alat kesehatan di
kartu stok
Pencatatan
pengeluaran
obat dan alat kesehatan di
kartu stok
Pencatatan
rencana
kebutuhan obat dan alat
kesehatan perhari
Pencatatan
rencana
kebutuhan obat dan alat
kesehatan perbulan
Merekap
faktur
penerimaan barang datang
Menyusun arsip logistik
dengan rapi

Penghitungan Beban Kerja

Kamar Obat
Jumlah tenaga

Logistik Farmasi
Jumlah tenaga

Pendidikan minimal tenaga

Kepala Instalasi Farmasi

: Apoteker

Apoteker Pendamping

: Apoteker

Tenaga Teknis Kefarmasian

: Diploma III Farmasi (D III Farmasi)

Asisten Apoteker

: Sekolah Menengah Kejuruan Farmasi (SMK Farmasi)

Pelatihan Minimal Tenaga

Pelatihan dilakukan minimal satu tahun sekali dengan mengikuti pelatihan yang diadakan
oleh rumah sakit lain atau organisasi tertentu yang terkait dengan bidang keilmuan farmasi.

BAB IX Program Orientasi

Orientasi Unit
Orientasi unit dilakukan untuk setiap karyawan baru dan karyawan yang akan diangkat
menjadi karyawan kontrak dan karyawan tetap.
Materi Orientasi
1. Pelayanan Kefarmasian
2. Administrasi Kefarmasian
Lama Orientasi
Karyawan baru

: 3 bulan

Karyawan Kontrak

: 2 tahun

Penanggung jawab dan Pendamping Orientasi

Penanggung jawab Orientasi

: Kepala Seksi Farmasi

Pendamping Orientasi

1. Apoteker Pendamping
2. Tenaga Teknis Kefarmasian Senior
Lembar Penilaian Orientasi
N
Materi Orientasi
o

Lama Orientasi

Penilaian
Ya

2
3
4
5
6

Pelayanan resep rawat jalan

Skrining resep
Menghitung harga obat
Menhitung dosis obat
Meracik puyer
Meracik kapsul
Menuliskan etiket
Mengetahui indikasi obat
Mengetahui cara pakai obat
Mengetahui aturan pakai obat
Pelayanan resep rawat inap
Penguasaan tata letak obat
Alur pelayanan resep
Pelaksanaan KIE
Pengelolaan resep

Tidak

3 bln

3 bln
1 bln
3 bln
1 bln
3 bln

BAB X Rapat
Hari Rapat

: Minggu pertama setiap bulan

Frekuensi Rapat

: Satu bulan sekali

Daftar hadir dan notulensi

DAFTAR HADIR
Daftar hadir :
NO.

NAMA

FORMAT NOTULENSI RAPAT

TANDA TANGAN

Tanggal :
Tempat :
NO.

PERIHAL

Pemimpin Rapat

: Kepala Seksi Farmasi

Pelaporan Rapat

PEMBAHASAN

Hasil rapat disampaikan setelah rapat selesai dilakukan dan disampaikan kembali pada rapat
yang akan datang untuk mengetahui dan mengevaluasi hasil rapat sebelumnya.
BAB XI Pelaporan
Harian
Laporan harian dikerjakan oleh masing masing petugas pada setiap shift meliputi :
1. Laporan penjualan obat dan alat kesehatan
2. Laporan penggunaan obat dan alat kesehatan
Bulanan
Laporan bulanan dikerjakan oleh petugas yang ditunjuk dengan merekap data selama satu
bulan. Laporan bulanan diserahkan paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya meliputi :
1. Laporan penggunaan narkotika dan psikotropika
2. Laporan penggunaan obat sesuai formularium rumah sakit
3. Laporan pembelian perbekalan farmasi
Tahunan
1.
2.
3.
4.

Laporan tahunan kamar obat

Laporan tahunan logistik farmasi
Laporan stok opname kamar obat dan logistik farmasi
Laporan perbekalan farmasi yang akan kadaluarsa