Manual GP

CUPRINS
DESCRIEREA PROGRAMULUI...................................................................................................................3
DESCRIEREA GENERALA A MODULULUI DE LUCRU........................................................................4
Crearea unei societati si inceperea lucrului....................................................................................................6
Definirea unitatii................................................................................................................................................6
Configurarea datelor generale ale societatii...................................................................................................8
Stabilirea cotelor de TVA................................................................................................................................15
Definirea gestiunilor........................................................................................................................................17
Grupele de marf.............................................................................................................................................20
Definiri de marci / tipuri.................................................................................................................................21
Definirea agentilor...........................................................................................................................................21
Calcule pentru realizarile agentilor...............................................................................................................23
Definirea masinilor (parcul auto)...................................................................................................................23
Calcule pentru realizarile masinilor..............................................................................................................25
Definirea rutelor..............................................................................................................................................25
Unitile de msur a mrfurilor...................................................................................................................26
Definirea mrfurilor........................................................................................................................................26
Semnificatia campurilor:...............................................................................................................................27
Alte pagini cu informatii despre marfuri.......................................................................................................29
Particularizarea informatiilor despre marfa...................................................................................................30
Folosirea claselor de echivalenta..................................................................................................................31
Setarea zilei de lucru.......................................................................................................................................31
Intrarea de marf, materiale..........................................................................................................................32
Corectarea unor informaii introduse eronat.................................................................................................38
Alte optiuni si comenzi suplimentare............................................................................................................39
Tiprirea nir-urilor pentru facturile introduse n program.............................................................................41
Iesirea (consumul) de marf, materiale.........................................................................................................42
Corectarea unor informaii introduse eronat.................................................................................................48
Alte optiuni si comenzi suplimentare............................................................................................................49
Tiprirea facturilor pe formular.....................................................................................................................51
Transferuri intre gestiuni................................................................................................................................51
Corectarea unei note de transfer....................................................................................................................55
Operatiunile de plata si incasare....................................................................................................................56
Soldurile initiale ale clientilor........................................................................................................................56
Soldurile initiale ale furnizorilor....................................................................................................................58
Platile catre furnizori......................................................................................................................................59
Corectarea unei plati eronate.........................................................................................................................63
Incasari de la clienti........................................................................................................................................64
Corectarea unei incasari eronate....................................................................................................................67
Compensari clienti - furnizori........................................................................................................................68
Procese verbale de inventar............................................................................................................................69
Comenzi furnizori din stocuri critice.............................................................................................................73
Transfer documente in alta societate.............................................................................................................75
Incarcare masina facturi emise...................................................................................................................77
Incarcare masina facturi emise...................................................................................................................78
Comenzi Clienti...............................................................................................................................................80
SC AttoSOFT SRL
Galati, Bd. George Cosbuc Complex M1 M2, Tel / Fax 036/47.00.00
Comenzi Furnizori..........................................................................................................................................86
Administrarea lunilor anului inchiderea si deschiderea lunilor..............................................................91
Alte comenzi ale menului Administrare........................................................................................................94
Recalcularea lunilor anterioare......................................................................................................................94
Recalculare preturi de intrare la iesiri..........................................................................................................95
Actualizare solduri facturare clienti..............................................................................................................96
Rapoartele programului.................................................................................................................................97
Nomenclatoare...............................................................................................................................................97
Statistica......................................................................................................................................................100
Note de receptie...........................................................................................................................................100
Operatiuni interne........................................................................................................................................103
Jurnale de TVA............................................................................................................................................104
Clienti..........................................................................................................................................................104
Furnizori......................................................................................................................................................108
Agenti / Masini............................................................................................................................................112
Incasari / Plati..............................................................................................................................................112
Preturi..........................................................................................................................................................115
Stocuri..........................................................................................................................................................115
Balanta stocurilor.........................................................................................................................................117
Miscari.........................................................................................................................................................118
Rulaje...........................................................................................................................................................119
Adaos comercial gestiuni pret furnizor....................................................................................................119
Fisa marfii....................................................................................................................................................120
SC AttoSOFT SRL
DESCRIEREA PROGRAMULUI
Programul Gestiune PRO este rodul a 5 ani de experienta in domeniul lucrului cu utilizatori ai
programelor de evidenta cantitativ valorica. Programul, in continua dezvoltare, tinde sa devina un foarte
puternic instrument de management al gestiunii (gestiunilor) dumneavoastra, un instrument care ajuta la
revitalizarea afacerii dumneavoastra, in masura in care facilitatile acestui software sunt folosite. In conditiile
unei inflatii accentuate, programul poate evalua stocurile si miscarile din cadrul gestiunilor intr-o valuta de
referinta aleasa de dumneavoastra.
Prin optiunile puse la dispozitia dumneavoastra de Gestiune PRO se incearca rezolvarea problemelor
legate de urmatoarele tipuri de activitati:
Comert en-gross, cu vanzarea (facturarea) din depozit prin facturare rapida din puncte multiple;
Comert en-detail, cu vanzare din magazine, prin case de marcat, cu ajutorul codurilor de bara;
Activitate de distributie prin agenti / distribuitori zonali, cu accent pe realizarile agentilor si urmarirea
creditelor acordate clientilor;
Productie de produse pe baza de retetare, cu calculul preturilor de productie si urmarirea abaterilor de la
retetar;
Particularitati specifice
-
evidenta marfurilor se poate face pe coduri proprii, coduri de bara sau dupa nume;
produsele se pot cauta dupa clase de echivalenta;
evidenta preturilor se poate face atat in lei cat si in mai multe valute;
posibilitatea transferului de informatii intre diverse puncte de lucru, prin modem sau prin alte sisteme de
transmisie
Principalele obiective ale acestui software:

Evidenta clara a miscarilor de marfuri / materiale / obiecte de inventar, s.a.m.d. pe tipuri / marci de
produse, echivalente, pe furnizori / clienti, etc;
Optimizarea operatiunilor legate de crearea / preluarea de comenzi si transformarea acestora in facturi;
Cunoasterea stocurilor atat cantitativ cat si valoric, pe fiecare gestiune din firma dumneavoastra si
usurarea operatiunilor de inventariere;
Optimizarea valorii stocului din depozit (diminuarea cantitatilor pe stoc), pentru a rula in mod eficient
banii societatii;
Cunoasterea exacta a adaosurilor comerciale, grupate pe tipuri / marci de produse, pe clienti, pe gestiuni
etc;
Situatia incasarilor si platilor, pe clienti / furnizori, filtrate pe agenti, tipuri de documente, cu posibilitatea
de a repartiza automat sumele pe facturi;
SC AttoSOFT SRL
Urmarirea facturilor de incasat / platit grupate de clienti / furnizori, pe agenti, cu urmarirea scadentelor,
cu inregistrarea automata in fise a tuturor operatiunilor;
Prezentarea sintetizata (grafice) pentru principalele informarii (topuri de vanzari, evolutia vanzarii de
marfa pe tipuri si perioade, etc);
DESCRIEREA GENERALA A MODULULUI DE LUCRU

Exista doua seturi de date care trebuiesc introduse in acest program:
A) Configurarea initiala a programului - datele de initializare, de incepere a utilizarii programului
definirea structurii unitatii (gestiunile si metoda de descarcare a acestora, agentii, masinile, rute, grupele
de preturi, plan de conturi, articole contabile);
definirea nomenclatorului de marfuri si materiale (grupele de marfa, marci si tipuri, unitati de masura
precum si definirea propriu-zisa a marfurilor);
definirea retetarelor si a miscarii materiilor prime si auxiliare, precum si miscarea produselor finite;
introducerea stocurilor initiale;
definirea partenerilor (clienti si furnizori);
introducerea soldurilor de incasat / platit de la clienti / la furnizori;
setarea optiunilor de completare a documentelor (alegerea informatiile ce vor fi completate pe
documente, modul de introducere a preturilor pe documente)
B) Lucrul efectiv, cu datele care se introduc in mod curent

preluarea / formarea de comenzi si urmarirea onorarii lor;
introducerea facturilor si a celorlalte documente (avize, bonuri de consum, note de predare, etc) cu
definirea de noi produse;
corectarea si adaugirea de retete
operarea incasarilor si a platilor
urmarirea rapoartelor privind situatia stocurilor, adaosurilor, realizarile agentilor, incasari / plati, facturi
scadente, etc.
Rapoarte
Pe baza datelor introduse in program se pot lista pe monitor sau la imprimanta:
Note de receptie si centralizatoare ale acestora;
Lista operatiunilor interne (transferuri, p.v. de schimbare de pret, p.v. de inventar);
Jurnale de TVA pentru cumparari / vanzari;
Facturi de incasat / platit;
Facturi scadente la clienti / furnizori;
Fise de client / furnizor;
SC AttoSOFT SRL
Centralizatoare pe vechimi ale facturilor;

Lista incasarilor / platilor;
Liste de preturi;
Preturi maxime de achizitie pe o perioada;
Stocuri de marfa cantitative si cantitativ valorice;
Evaluarea stocurilor in valuta;
Stocuri pe clase de echivalenta;
Balanta stocurilor cantitativa si cantitativ valorica;
Intrari / iesiri marfa pe documente;
Rulaje intrari / iesiri marfuri pe documente;
Adaos comercial realizat / estimat pe documente;
Fisa marfii;
In afara acestor rapoarte care sunt predefinite in codul programului, exista posibilitatea de interoga baza de
date formata prin comenzi SQL, in asa fel incat sa puteti obtine aproape orice informatie care a fost furnizata
candva programului. Aceste interogari se pot adauga in meniul Rapoarte, aparand ca un raport obisnuit.
SC AttoSOFT SRL
Crearea unei societati si inceperea lucrului

La lansarea programului prin dublu-clic pe iconita, pe ecran va apare fereastra principala a programului:
Se observa structura standard a unui program Windows:

- Bara de titlu, pe care apare numele aplicatiei (Gestiune marfa 2.0);
- Lista de meniuri (doar cele active in acest moment, cand nu a fost definita nici o unitate);
- Butoanele accelerator (scurtaturi pentru comenzi din meniuri);
- Zona de lucru, in care vor apare dialogurile de interoducere a detelor si de vizualizare a rapoartelor;
- Bara de stare in partea inferioara, pe care va apare numele societatii pe care se lucreaza precum si
gestiunea curenta, data curenta, utilizatorul conectat pe aceasta statie si starea de lucru a datelor din luna
curenta;
Definirea unitatii
Faceti clic cu mouse-ul pe meniul Societati si apoi pe comanda Selectie societate, sau apasati combinatia de
taste Ctrl si S. Pe ecran apare urmatorul dialog:
SC AttoSOFT SRL
Pentru a defini o unitate, este suficient sa apasati butonul Nou. Pe

ecran va apare un nou dialog, in care va trebui sa completati numele
unitatii pe care o definiti, precum si alte informatii pe care doriti sa le
completati, referitoare la aceasta unitate;
In acest dialog, in locul secventei Nume societate tastati numele societatii pe care doriti sa o definiti; In
campul Descriere puteti completa diverse informatii, care pot apare ulterior pe diverse rapoarte, asa cum se
prezinta in figura de mai jos:
Dupa ce ati completat toate datele care sunt necesare, apasati tasta
ENTER sau butonul OK. Apasarea butonului Renunta are ca efect
renuntarea la definirea acestei unitati.
Odata aparauta unitatea in lista societatilor definte, pentru a o putea selecta este suficient sa o selectati cu
mouse-ul (facand clic pe numele acesteia), si sa apasati butonul Selectie. Dialogul se va inchide, dar in bara
de stare a ferestrei principale veti putea sa vedeti unitatea care s-a selectat.
Apasarea butonului Inchide are ca efect inchiderea listei de unitati, fara a selecta o anumita unitate (eventual
ramane selectata unitatea activa la acel moment).
Pentru a modifica ulterior o anumita informatie (numele unitatii sau descrierea acesteia) , este suficient sa
bifati acea unitate cu mouse-ul si apoi sa apasati butonul Modifica.
SC AttoSOFT SRL
Atentie: Intotdeauna cand doriti sa salvati o modificare, apasati butonul OK sau tasta ENTER.
Daca apasati butonul Renunta sau tasta ESC (sau butonul
din coltul dreapta sus al
dialogului), informatia modificata nu va fi luata in considerare.
SC AttoSOFT SRL
Configurarea datelor generale ale societatii

Configurarea generala presupune introducerea urmatoarelor informatii :
- datele de identificare comerciala a societatii;
- optiunile generale legate de folosirea nomeclatorului de marfa;
- optiunile generale legate de completarea datelor pe documentele de intrare / iesire;
- articolele contabile implicite pentru operatiunile de intrare / iesire;
- modul de afisare a filtrelor pentru dialogurile de selectare a tertilor (clienti / furnizori);
- activarea / dezactivarea diverselor meniuri de comenzi, in functie de profilul de activitate al societatii;
- activarea / dezactivarea sistemului de transmisie la distanta a datelor din aceasta societate;
Toate aceste informatii se regasesc la comanda Proprietati societate de la meniul Setari. La lansarea acestei
comenzi, pe ecran apare urmatorul dialog:
Asa cum puteti observa, dialogul consta dintr-o serie de pagini suprapuse, care contin informatiile de mai sus.
La deschiderea dialogului, in mod automat va fi prezentata pagina Propietar, care contine identificatorii
comerciali ai unitatii: Numele, Adresa, Localitate, Judet, Banca, etc. Aceste date pot apare pe o serie de
documente cum ar fi facturi, NIR-uri si altele.
Optiunile generale ale nomenclatorului de marfa se refera la doua aspecte importante legate de fisele de
marfa tinute de catre program:
- ce informatii se completeaza si se pot folosi in program pentru filtrarile rapoartelor;
- modul in care se completeaza codul de bara, in situatia in care doriti sa tineti evidenta marfurilor si dupa
codul de bara.
Apelarea acestei pagini se face prin clic cu mouse-ul pe titlul Marfuri a acestei comenzi.
SC AttoSOFT SRL
In primul rand va trebui sa bifati ce campuri doriti sa completati in nomenclatorul de marfa, in cadrul
sectiunii Campuri suplimentare.
Asa cum veti putea vedea la comanda de definire efectiva a nomenclatorului de marfuri (comanda Marfuri
de la meniul Definiri) programul cere sa completati pentru fiecare marfa in parte o serie de informatii, cum ar
fi numele marfii, grupa de marfuri din care face parte, cota de TVA implicita, etc. Exista posibilitatea de
activa si completa si alte informatii suplimentare despre marfuri, in functie de necesitate. Activarea acestor
campuri suplimentare se face bifand (sau debifand pentru dezactivare) campul dorit.
In figura de mai sus se poate vedea ca s-a activat:
- optiunea de completare a codului de bara pentru fiecare produs in parte. Acest sistem va aduce avantajul
unei codificari unice, in functie de codul de bara trecut de producatori pe ambalajele produselor. Aceste
coduri de bara pot facilita vanzarea cu amanuntul in magazinele dotate cu scanere (cititoare) de coduri de
bara.
- optiunea de competare a unei denumiri secundare / alternative pentru produse. Este posibil ca in afara
numelui propriu-zis sa doriti sa completati pentru produsul respectiv si alta denumire sau alte informatii,
care eventual pot apare pe factura sau in alte rapoarte.
- posibilitatea de a tine evidenta marfurilor impartite pe tipuri si / sau marci de produse; majoritatea
rapoartelor au posibilitatea de a filtra produsele ce apar in raport dupa aceasta informatie;
- deasemeni este activat sistemul de evidenta a marfirloe pe clase de echivalente, care permite cunosterea
rapida a produselor echivalente cu un produs cautat.
Daca inca nu stiti ce informatii va pot ajuta, asteptati inceperea competarii datelor in nomenclator pentru a
bifa informatiile suplimentare dorite.
SC AttoSOFT SRL
10
OBSERVATIE: datele deja completate la marfuri in campurile suplimentare nu se pierd in cazul in

care dezactivati acele campuri. In cazul reactivarii acelor campuri, informatiile vor apare din
nou si vor fi disponibile.
O alta informatie pe care o puteti stabili din start este daca cota de TVA de la intrare este egala cu cota de
TVA de la iesire pentru aceeasi marfa. In acest caz, programul va cere sa selectati separat cotele de TVA
pentru intrari si respectiv iesiri.
Codurile de marfa si de bara pot fi atat numerice cat si alfanumerice. Daca doriti sa impuneti ca aceste coduri
sa fie completate numai cu cifre, trebuie sa bifati Codul de marfa // bara este numar.
A doua denumire a marfii (denumirea secundara) poate fi limitata la un anumit numar de caractere. In situatia
in care programul se conecteaza la casa de marcat, pentru vanzare pe coduri de bara, aceasta a doua denumire
contine o denumire prescurtata a produsului, care este exportata la casa de marcat si care trebuie sa aiba o
anumita lungime maxima.
Tot pentru vanzarea la casa de marcat cu ajutorul scanerelor de cod de bara, programul cere sa i se precizeze
un prefix si un sufix al codurilor de bara. Sunt de fapt doua caractere de control (de obicei impuse si de tipul
constructiv al scanerului) care arata cand incepe si cand se termina codul de bara al unui produs.
OBSERVATIE: aceasta pagina o veti gasi si la comanda Marfuri de la meniul Definiri sub titlul Optiuni. In
acest fel, informatiile despre nomenclatorul de marfa se pot schimba chiar din acel dialog.
Optiunile de completare a documentelor
Aceste optiuni se refera la informatiile care apar pe dialogul de introducere a documentelor de intrare / iesire.
Ca si la optiunile legate de marfuri, acesta optiuni constau in general in activarea (respectiv dezactivarea)
anumitor informatii care sa poate fi completate pe documente si apoi sa fie folosite in raportari.
SC AttoSOFT SRL
11
In partea de sus se vor configura informatiile legate de documentul in sine (antetul documentului). In
exemplul de mai sus este activata completarea gestiunii in care se face intrarea (respectiv din care se face
iesirea) marfurilor sau a materialelor. Totodata s-a activat si completarea articolului contabil pe document;
asa cum veti vedea la comanda Articole contabile de la meniul Definiri, acest articol contabil permite
transferul valorii de pe document in partea contabila, respectiv in modulele de contabilitate.
Alte campuri care pot fi activate sunt : agentul (daca lucrati cu agenti pentru distributie sau folositi aceasta
informatie pentru un criteriu suplimentar de sortare a documentelor); masina (mijlocul propriu cu care se
realizeaza transportul marfii); reducerea (discountul sau rabatul) pe care il inregistrati pe total document
precum si un camp suplimentar de observatii (un text).
Campuri suplimentare pe document
Aceste campuri se refera la pozitiile de marfuri si / sau materiale de pe document; informatiile completate pe
fiecare pozitie in parte au prioritate fata de informatia completata pe antetul documentului. De exemplu, daca
produsele de pe o factura ies din gestiuni diferite, chiar daca pe antetul documentului ati completat o anumita
gestiune, pe fiecare pozitie de marfa in parte va trebui sa completati gestiunea de unde este descarcat
produsul respectiv; In mod similar, chiar daca ati selectat o anumita operatiune contabila pe document, este
uneori necesar ca fiecare produs in parte de pe o factura sa fie tratat distinct din punct de vedere contabil de
exempul pe aceasi factura aveti atat marfuri cat si materiale sau obiecte de inventar, cu inregistrari contabile
distincte. In acest caz, pe fiecare produs in parte veti selecta alt articol contabil.
OBSERVATIE : Asa cum veti observa la crearea documentelor de intrare / iesire, programul va
propune in mod implicit gestiunea sau articolul contabil pe care l-ati selectat in antetul
documentului, ramanand ca dvs. sa selectati alta gestiune respectiv alt articol contabil pe
fiecare pozitie in parte.
In afara de gestiune si articol contabil, puteti completa reduceri acordate / primite pe fiecare produs in parte,
precum si data expirarii marfii.
O atentie deosebita trebuie acordata casutei de validare cu titlul Schimba pretul de vanzare pentru fiecare
pozitie din document pentru gestiunile la pret de furnizor. Aceasta optiune se refera exclusiv la
gestiunile definite ca gestiuni cu evidenta pe preturi furnizori (fara adaos prestabilit). Bifarea ei are ca efect
aparitia unui dialog suplimentar la introducerea unui pret de vanzare atunci cand se inregistreaza facturile de
la furnizor. Dialogul va cere sa confirmati pretul de vanzare sau adaosul comercial pe care il estimati pentru
acest produs, urmand eventual ca programul sa-l salveze in lista de preturi de vanzare.
Modul de completare a preturilor
Intrucat fiecare utilizator are preferinte privind modul in care completeaza preturile pe documente, respectiv
cu sau fara TVA, variantele posibile au fost lasate la alegerea dumneavoastra. Daca doriti sa completati pretul
de cumparare fara TVA, lasati debifata casuta de validare Pret cumparare cu TVA. Daca mdimpotriva doriti
sa completati aceste preturi cu TVA, bifati aceasta casuta. In mod identic, bifati Pret vanzare cu TVA daca
doriti sa completati preturile de vanzare cu tot cu TVA (pretul cu amanuntul). Daca doriti sa vizualizati pretul
de cumparare al produselor atunci cand intocmiti documentele de iesire, bifati Pretul de cumparare la
iesirea din gestiune.
SC AttoSOFT SRL
12
Ultima optiune pe care o puteti stabili aici este dreptul de modificare al documentelor, odata ce au fost
tiparite. Din lista respectiva puteti selecta daca acest drept este atribuit nimanui, numai administratorului sau
tuturor utilizatorilor. Drept de administrator va avea numai acei utilizatori definiti ca atare la comanda
Editare utilizatori de la meniul Fisiere.
Articolele contabile implicite

In situatia in care modulul de gestiune este conectat cu modulele de contabilitate, orice operatiune realizata
din punctul de vedere al gestiunii se poate reflecta in contabilitate, prin intermediul articolelor contabile.
Aceste articole preiau valorile rulate in gestiune (intrari, iesiri, transferuri) si le traduc in valori pe conturi
contabile. Pentru comoditate, puteti stabili ce articole contabile sa fie completate in mod automat de program
pentru diverse tipuri de operatiuni legate de productie si retete compensate ale farmaciilor:
Pentru iesirea narfurilor / materiilor prime din gestiunile la pret de furnizor (fara adaos prestabilit);
Pentru iesirea narfurilor / materiilor prime din gestiunile la pret de vanzare (cu adaos prestabilit);
Pentru intrarea produselor finite, indiferent de tipul gestiunii in care se face intrarea;
Pentru vanzarea de medicamente, pe retetele compensate.
Pentru selectarea unui articol contabil, faceti clic cu mose-ul pe butonul din dreapta campului, sau apasati
tasta F2 cand sunteti pozitionati pe campul respectiv. La aceasta comanda se deruleaza un dialog suplimentar,
care contine variantele posibile de completat pentru campul respectiv.
SC AttoSOFT SRL
13
OBSERVATIE: Va trebui sa aveti deja definite conturile si articolele contabile pentrui operatiunile
respective, inainte de a le putea selecta. Definirea conturilor respectiv a articolelor contabile
se face de la meniul Definiri, comenzile Conturi, respectiv Articole contabile.
Din dialogul care apare selectati articolul dorit, dupa care apasati butonul
respectiv apasati butonul
pentru a renunta la aceasta alegere.
pentru validarea alegerii,
Modul de filtrare a partenerilor in dialoguri

La pagina Dialoguri veti gasi doua setari legate de modul in care sunt filtrati partenerii (clienti / furnizori /
producatori) atunci cand cereti listele acestora la completarea documentelor.
La toate operatiunile care care necesita selectarea unui partener veti intalni dialoguri derulante de tipul celui
de mai sus, din care va trebui sa selectati partenerul dorit. In aceste dialoguri veti gasi numai partenerii care
sunt potriviti pentru tipul de operatiune pe care il realizati in acel moment. De exemplu, daca sunteti pe
SC AttoSOFT SRL
14
dialogul Intrari marfa, pe dialogul de parteneri apar numai partenerii care sunt bifati Furnizor. Sunt si
situatii cand un un partener este client, dar devine si furnizor; In astfel de situatii poate fi mai nimerit ca in
dialog sa apara toti partenerii, indiferent de tipul lor. Pntru ca acest lucru sa se indeplinesaca, debifati Filtru
pe parteneri in selectia partenerului pe documente. Daca problema enuntata mai sus apare la selectarea
partenerilor in rapoarte, debifati Filtru pe parteneri in selectia de partener la filtrare.
Pagina General este pagina in care veti gasi toate setarile legate de meniurile si modurile particulare de lucru
ale programului.
Bifarea Seteaza data curenta din sistem la incarcarea programului permite sa se initializeze automat data
curenta a programului cu data sistemului (data calculatorului). Daca nu bifati aceasta optiune, programul
incarca ca data curenta prima zi a lunii curente (ex. 01.03.)
Asa cum veti observa, modificarea anumitor informatii in dialoguri nu se poate face decat daca apasati tasta
F9 sau butonul Modifica din partea de sus a ferestrei programului. Acest sistem va protejeaza datele
impotriva modificarilor accidentale si este activat prin bifarea Mod modificare implicit selectat.
Sistemul de lucru cu plati sau incasari in avans se activeaza bifand Modul plati / incasari in avans. Aceasta
bifare are ca efect aparitia de comenzi suplimentare in meniurile Furnizori si Clienti, comenzi ce permit
inregistrarea acest operatiuni in avans, care ulterior vor fi inchise prin plati / incasari la furnizori / clienti.
Comenzile referitoare la retete, antecalculatii preturi, lansari in productie precum si rapoartele aferente
acestor operatiuni se activeaza bifand Activare modul productie. In fereastra principala a programului apare
un nou meniu Productie, care contine toate comenzile aferente acestui tip de operatiuni.
Un sistem aparte de retete il constituie retetele automate, ce pot fi definite la comanda Retete compunere
produse automate de la meniul Definiri. Aceste retete genereaza automat bonuri de consum si note de
predare a produselor finite in gestiunile societatii dumneavoastra, in momentul in care realizati o iesire a
produselor care sunt marcate ca produse finite ce se compun automat (vezi la comanda Marfuri de la
SC AttoSOFT SRL
15
meniul Definiri). Activarea comenzii de vizualizare a retetelor automate si a generarii automate de consumuri
se face bifand Modul retete automate.
Activare modul farmacii are ca efect aparitia unui alt meniu, Farmacii, in care se gasesc o serie de comenzi
specifice lucrului in farmacii, cu descarcarea produselor din gestiune prin intermediul retetelor gratuite /
compensate precum si raportarea catre C.A.S. a informatiilor privind aceste retete.
In multe situatii, urmarirea ofertelor si a cererilor de oferta este esentiala in buna functionare a societatii.
Programul dispune de un sistem de evidenta a acestor oferte si validare (transformarea lor) in documente
primare facturi, avize; Comenzile aferente acestui sistem, ce se regasesc in special in meniurile Furnizori /
Clienti se activeaza prin bifarea casutei Activare modul oferte.
Activare modul valute permite aparitia a doua comenzi la meniul Definiri: Valute si Curs valutar,
precum si a comenzilor referitoare la plati / incasari in valuta. Aceste comenzi permit introducerea zilnica a
cursului valutar pentru valutele in care doriti sa tineti evidenta preturilor si a operatiunilor de incasare / plata.
Evaluarea preturilor, stocurilor si altor informatii in valuta va poate permite sa aveti o idee clara despre
profitabilitatea afacerii dumneavoastra, in conditiile inflatiei din tara noastra. Pentru a activa aceste optiuni,
trebuie sa bifati Activare modul preturi in valuta.
Daca lucrati cu programul in doua sau mai multe puncte si trebuie sa centralizati aceste informatii intr-unul
din aceste sedii, veti avea ocazia sa lucrati cu un modul special, care stie sa reuneasca aceste informatii,
fara a suprapune datele; Acest sistem va ofera un maximum de informatie privind activitatea dumneavoatra,
stocurile, vanzarile, adaosurile comerciale, etc. Activarea acestui modul se face bifand Activare transfer
date intre aplicatii.
La bifarea acestei optiuni se va activa in mod automat un camp care cere sa precizati un index al
subunitatii de pe calculatorul (sau reteaua locala) pe care lucrati. Acest index unic va asigura
eliminarea pericolului de suprapunere a datelor; este deci foarte important ca numere acordate sa fie
complet diferite intre puncte de lucru diferite.
OBSERVATIE: daca lucrati in retea nu este necesar ca fiecare calculator din retea sa aiba un index distinct;
dimpotriva, veti observa ca toate calculatoarele din retea au acelasi index, folosind aceeasi baza de date; In
schimb, baza de date dintr-o alta retea (de la alt punct de lucru, alta localitate) trebuie sa aiba index diferit.
Stabilirea cotelor de TVA

Permite definirea cotelor de TVA i a datei de la
care au nceput s fie utilizate aceste cote.
Pentru aceasta trebuie s apelai comanda Cote
de TVA de la meniul Definiri. Pe ecran va
apare urmtorul dialog:
SC AttoSOFT SRL
16
Pentru a preciza cotele de TVA ncepei prin a apsa tasta Insert sau butonul din navigator, n partea de sus
a ecranului. Se vor activa cmpurile din partea dreapt a dialogului, ateptnd s completai n primul rnd
data la care au intrat n vigoare cotele de TVA, dup care completai cotele de TVA, procentual (19, 0).
Acest sistem de stabilire a cotelor de TVA are avantajul ca poate fi stabilit de catre administrator cu mult
inainte ca folosirea acelor cote de TVA sa intre in vigoare. Programul va verifica pentru fiecare document
data emiterii si va cunoaste cota de TVA pe care trebuie sa o aplice la fiecare produs in parte.
OBSERVAIE: Pentru a putea modifica datele unei serii de cote de TVA, apsai tasta F9. Vei
observa activarea cmpurilor i deci implicit posibilitatea de a modifica valorile n aceste
cmpuri.
SC AttoSOFT SRL
17
Definirea gestiunilor
Definirea gestiunilor este strict legata de structura unitatii dumneavoastra, precum si de informatiile pe care
le doriti ca rapoarte.Gestiunile pot fi atat gestiuni propriu-zise (depozite, magazine) dar si structuri care sunt
importante din punctul de vedere al stocului sau al marfii sau materialelor rulate prin acea strucura. Toate
operatiunile ce afecteaza stocurile (intrari, iesiri si transferuri cer sa se precizeze si gestiunea in care intra
marfa sau materialele respective). Mai mult, la facturare, produsele de pe o factura pot fi selectate din mai
multe gestiuni, ceea ce elimina necesitatea transferurilor de marfa dintre gestiuni. In cadrul tuturor
rapoartelor se pot filtra informatiile dorite dupa o anumita gestiune, grup de gestiuni sau pe toate gestiunile.
Exemple de definire a gestiunilor:
1) Societate comerciala axata pe vanzare en-gross poate defini ca gestiuni depozitul (sau depozitele) si
magazinele de desfacere proprii. Intrarea marfurilor se face pe baza de factura in depozite, iar marfa este
transferata la magazinele proprii in vederea vanzarii pe baza de avize.
2) Societate comerciala cu activitate de distributie poate defini gestiunea depozit, in care marfa intra de la
producator pe baza de factura; Vanzarea se va face prin agenti, deci se poate proceda in doua moduri:
- vanzarea se face pe baza de factura din gestiunea depozit, marcand fiecare factura ca fiind emisa de un
agent al firmei;
- pentru fiecare agent se poate defini cate o gestiune; marfa este transferata din gestiunea depozit in
gestiunea agentului; zilnic sau la o anumita perioada, agentul aduce facturile emise pe teren (facturi care
se descarca din gestiunea lui) iar marfa ramasa in gestiunea sa este returnata la depozit pe baza de aviz.
3) Societate comerciala cu activitate de productie poate defini gestiuni distincte pentru :
- materiile prime;
- materiale auxiliare;
- produse finite intermediare;
- produse finite;
Tipuri de gestiune
Sunt disponibile doua tipuri de gestiune, in functie de modul in care se tine evidenta preturilor de vanzare si
posibilitatea de a le modifica:
- gestiune cu evidenta cantitativ valorica la pret de furnizor : in acest tip de gestiune, preturile de vanzare
pot fi modificate las emiterea facturii fara a fi necesara realizarea proceselor verbale de inventar; in plus,
la aceste tipuri se poate tine o evidenta a preturilor in valute. Acest tip de gestiune este specific
depozitelor, la care adaosul comercial nu este inca stabilit;
- gestiune cu evidenta cantitativ valorica la pret de vanzare : gestiuni la care modificarea preturilor de
vanzare se poate face numai prin procese verbale de schimbare de pret; acest tip de gestiune este atribuit
de obicei magazinelor cu vanzare cu amanuntul, fiind o gestiune terminala; In acest caz, adaosul
comercial este deja stabilit de la intrarea marfii in gestiune. Din acest motiv este de preferat sa se evite
operatiuni de transfer de la gestiuni de acest tip la alte gestiuni, intrucat apare o disipare a adaosului
comercial.
O alta particularitate care separa cele doua tipuri de gestiuni este modul in care se raporteaza adaosul
comercial; daca la primul tip de gestiune adaosul comercial este rezultatul direct al diferentei dintre pretul de
SC AttoSOFT SRL
18
vanzare si cel de achizitie, la al doilea tip de gestiune, adaosul comercial este strict estimativ, el fiind calculat
la sfarsit de luna cu ajutorul unei formule de calcul (descarcare de gestiune cu ajutorul indicelui K).
Metode de descarcare
O alta informatie importanta este modul de descarcare a gestiunii respective. Sunt implementate urmatoarele
metode de descarcare:
- primul intrat primul iesit : metoda la care programul descarca (vinde) loturile in ordinea cronologica a
receptiei lor. In acest fel, loturile cele mai vechi sunt vandute primele, iar loturile cele mai recente se vand
numai dupa epuizarea loturilor vechi;
- ultimul intrat primul iesit : metoda in care prioritatea maxima la descarcare o are ultimul lot de pret
receptionat; loturile sunt descarcate de catre program in ordinea cronologica inversa a datei de receptie;
- pret mediu ponderat : este metoda prin care pretul de achizitie a marfurilor / materialelor este recalculat
dupa fiecare intrare, dupa o formula specifica; in acest fel, pretul cu care se descarca gestiunea la iesirea de
marfa este de fapt un pret mediu al preturilor de intrare inregistrate, medie ponderata in functie de cantitate;
In functie de perioada pentru care se calculeaza media preturilor de intrare, metoda este lunara sau anuala.
Centre de cost
Programul permite urmarirea miscarilor de marfuri / materiale si pe centre de cost, centre care pot insuma
mai multe gestiuni. Programul vine implicit cu doua centre de cost generice, care insumeaza totalitatea
gestiunilor la pret de intrare, respectiv cele la pret de iesire. Daca este necesar se pot defini centre de cost
proprii, care permit rapoarte pentru mai multe gestiuni grupate (chiar daca sunt atat gestiuni la pret de
cumparare cat si la pret de vanzare).
Definirea gestiunilor se va face apeland comanda Gestiuni de la meniul Definiri. Pe ecran apare urmatorul
dialog, care are deja definita o gestiune implicita, ce poarta numele societatii.
SC AttoSOFT SRL
19
Pentru a defini o noua gestiune, apasati butonul Nou din partea de sus a ferestrei programului, sau butonul
din navigator. Din tastatura, definirea unei noi gestiuni se face apasand tasta INSERT. La apasarea acestei
comenzi campurile dialogului se activeaza, asteptand sa fie completate dupa cum urmeaza:
Extensie cont se completeaza cu un cod care va identifica analiticele pe care doriti sa le deschideti pentru
gestiuni in planul de conturi. Codul pe care il tastati aici (cifre sau litere) va fi asezat in componenta
analiticului. (Ex. daca tastati ABC, analiticul la contul de marfa va fi 371.ABC). Daca nu completati nimic in
acest camp, programul va completa automat in acest camp expresia de la campul Nr. gestiune.
OBSERVATIE: faptul ca se completeaza automat o informatie in acest camp nu inseamna ca
programul va genera automat analitice. La definirea planului de conturi va trebui sa
specificati la ce conturi doriti ca programul sa genereze aceste analitice.
Nr. Gestiune este de fapt un cod al gestiunii, care identifica in mod unic acea gestiune. Poate fi numai
numeric. Daca nu completati nici o valoare in acest camp, programul atribuie automat un cod. Nu trebuie sa
retineti aceste coduri, intrucat completarea sau regasirea unei gestiuni se face dupa numele gestiunii.
Nume gestiune este numele pe care doriti sa-l dati acestei gestiuni. El trebuie sa fie cat mai sugestiv, intruct
acest nume este cel dupa care identificati gestiunile la completarea documentelor si la emiterea rapoartelor.
La Tipul de gestiune va trebui sa selectati unul din cele doua tipuri de gestiuni pe care le-am prezentat mai
sus, in functie de modul in care doriti sa lucrari cu acea gestiune. Implicit programul bifeaza gestiune la pret
de furnizor.
Modul de descarcare a gestiunii reprezinta sistemul in care se vor descarca loturile de pret. In functie de
modalitatea de lucru in gestiunea respectiva, va trebui sa bifati una din valori. Implicit programul selecteaza
descarcarea primul intrat primul iesit.
Centru de profit (cost) permite selectarea centrului de profit (cost) de care apartine aceasta gestiune. Se pot
selecta centrele de profit (cost) definite la pagina Centre de cost (apelabila si prin apasarea tastei F6). Pentru
definirea acestora, apasati tasta INSERT, apoi completati un cod numeric si numele acestui centru de cost.
Dupa completarea datelor pe care le considerati oportune, apasati butonul V din navigator pentru a realiza
salvarea explicita a acestor informatii. Un alt mod de a realiza salvarea este sa incepeti sa definiti o noua
definire, apasand tasta INSERT sau butonul Nou; in acest caz, programul salveaza datele introduse, inainte de
a incepe definirea noilor informatii.
Stergerea unei gestiuni se face pozitionand-va pe elementul respectiv, dupa care se apasa butonul din
navigator sau simultan tastele Ctrl si Delete.
Pentru a modifica informatiile va trebui sa va pozitionati pe elementul respectiv, dupa care sa apasati tasta F9
sau butonul
din navigator. Folosirea acestor comenzi are ca efect activarea campurilor de pe dialogul
respectiv, care pana in acel moment erau dezactivate (de culoare gri).
OBSERVATIE: nu modificati tipul de gestiune sau metoda de descarcare dupa ce in prealabil ati
introdus date pe acea gestiune, fara a va consulta cu contabilul asupra posibilelor efecte ale
acestei actiuni.
SC AttoSOFT SRL
20
Grupele de marf
Pentru o mai bun urmrire a stocurilor i a operaiunilor cu mrfuri, nomenclatorul de marf poate fi
mprit pe grupe de marf. n acest mod, la prezentarea rapoartelor se poate cere s se afieze numai o
anumit grup de marf, micornd astfel volumul de informaii de urmrit.
Pentru o urmarire cat mai eficace a produselor, este implementata o tehnica de definire a unor subgrupe
pentru grupele la care doriti acest lucru. De exemplu, daca tineti evidenta pieselor auto pe grupe ce reprezinta
marca (Ford, Fiat, Opel, etc) puteti totusi defini subgrupe pentru aceste grupe (Ex. la grupa Ford definim
piese motor Ford, elemente caroserie Ford, accesorii Ford, etc.)
Pentru a defini grupele de marf, folosii comanda Grupe de mrfuri de la meniul Definiri. Pe ecran apare
urmtorul dialog:
Apsai tasta Insert, butonul Nou sau butonul
din navigator, n partea de sus a ecranului.
Se vor activa cmpurile din partea dreapt a
dialogului, ateptnd s completai informaiile
necesare.
n cmpul Cod grupa va trebui s completai

un ir de caractere (litere sau cifre) care s
reprezinte o codificare a grupei respective. Aceasta codificare trebuie sa fie unica pentru toate gestiunile
definite. Aceasta codificare este si elementul cheie al definirii subgrupelor. In exemplul anterior, am definit
grupa Ford, cu codul FRD. Subgrupa Piese motor Ford trebuie sa inceapa cu aceasi secventa de litere ca si
codul grupei parinte, la care se adauga alte caractere distinctive (ex. FRDPM, FRDEC, FRDACC).
aceasta grupa / subgrupa in planul de conturi. Codul pe care il tastati aici (cifre sau litere) va fi asezat in
componenta analiticului. Daca nu completati nimic in acest camp, programul va completa automat in acest
camp expresia de la campul Cod grupa.
La cmpul Denumire grupa marf completai numele grupei. Daca folositi tehnica grupelor si subgrupelor,
trebuie sa aveti grija ca aceste denumiri sa fie cat mai clare, pentru ca selectarea grupelor se face numai dupa
aceste denumiri.
Daca folositi case de marcat pentru a vinde produsele din aceasta societate va trebui sa realizati o
corespondenta intre grupele de marfa definite in acest dialog si departamentele cu care lucreaza casa de
marcat. De obicei casele de marcat au un numar de departamente cuprins intre 5 si 20 de departamente, dar
SC AttoSOFT SRL
21
nu este obligatoriu ca la o grupa / subgrupa de marfa sa corespunda un departament. Este posibil ca doua sau
mai multe grupe sa aiba completat acelasi numar de departament.
Dac grupa respectiv de mrfuri reprezint de fapt ambalaje, bifai n partea de jos cmpul Pentru
ambalaje;
Definiri de marci / tipuri

Este posibil ca specificul activitatii dumneavoastra sa impuna folosirea a mai mult de un singur criteriu de
grupare a marfurilor. De exemplu, pot folosi grupele de marfa pentru a-mi imparti nomenclatorul pe categorii
generale de produse: filtre de aer, filtre de benzina, bujii, placute de frana, etc. Dar ar fi nevoie de un al doilea
criteriu de filtrare, care sa arate marca masinii sau tipul acesteia. Acest criteriu se defineste la comanda
Marca / Tip de la meniul Definiri.
La lansarea comenzii de mai sus, pe ecran apare un dialog care este identic din punctul de vedere al datelor
de completat cu cel de la grupe de marfa:
OBSERVATIE: similitudinea celor doua criterii de selectie este valabila si pentru definirea subtipurilor de
produse, deci va trebui sa definiti codurile tipurilor tinand cont de acest lucru.
Definirea agentilor
Definirea agentilor poate servi atat firmelor care realizeaza distributie cat si altor unitati, care doresc un
criteriu in plus de selectare a documentelor primite sau emise. Dat fiind ca agentul (sau mai exact informatia
definita la agent) se poate selecta pe orice factura sau nota de transfer, aceasta informatie poate deveni utila in
momentul raportarilor, care in majoritatea permit filtrari pe agenti.
Pentru societatile care folosesc efectiv agenti se poate urmari activitatea acestora, precum si realizarile pe
agenti pe baza comisioanelor de pe facturi si a bonusurilor / penalizarilor de la incasari. La definirea tertilor
SC AttoSOFT SRL
22
furnizori sau clienti, se poate selecta pe fiecare in parte un agent , astefl incat atunci cand se emite un
document pentru acel partener sa se completeze in mod automat si agentul.
Definirea agentilor se face apeland comanda Agenti de la meniul Definiri. La apelarea comenzii, pe ecran
apare urmatorul dialog:
Pentru a defini un nou agent, apasati butonul Nou din partea de sus a ferestrei programului, sau butonul
din navigator. Din tastatura, definirea unui nou agent se face apasand tasta INSERT. La apasarea acestei
Cod agent este de fapt un cod al agentului, care identifica in mod unic acel agent. Poate fi format atat din
numere cat si din cifre. Daca nu completati nici o valoare in acest camp, programul atribuie automat un cod.
Nu trebuie sa retineti aceste coduri, intrucat completarea sau regasirea unui agent se face dupa numele
agentului.
agent in planul de conturi. Codul pe care il tastati aici (cifre sau litere) va fi asezat in componenta
analiticului. Daca nu completati nimic in acest camp, programul va completa automat in acest camp expresia
de la campul Cod agent.
Nume agentului este numele pe care doriti sa-l dati acestei gestiuni. El trebuie sa fie cat mai sugestiv, intruct
acest nume este cel dupa care identificati agentii la completarea documentelor si la emiterea rapoartelor.
Seria si numarul documentului reprezinta informatii optionale, legate de documentele cu care se
legitimeaza agentul si care pot apare in diverse documente tiparite.
SC AttoSOFT SRL
23
Stergerea unui agent se face pozitionand-va pe elementul respectiv, dupa care se apasa butonul din
sau butonul A din navigator. Folosirea acestor comenzi are ca efect activarea campurilor de pe dialogul
Calcule pentru realizarile agentilor

Programul dispune de doua metode avansate de evidentiere a realizarilor agenti. Ambele variante permit
ulterior evaluarea sumelor ce reprezinta comisioane, respectiv bonusuri sau penalizari pentru agenti.
In prima varianta, manuala, programul permite ca pe fiecare factura, dupa selectarea agentului sa se
completeze un procent, care reprezinta comisionul agentului pentru acea factura;
In varianta automata puteti completa pentru fiecare grupa de marfa in parte un procent care va reprezenta
comisionul agentului pentru fiecare produs vandut din acea grupa. In aceasta varianta, dupa completarea
produselor pe factura, va trebui sa va pozitionati pe campul corespunzator comisionului si sa apasati tasta F2.
In acel moment programul va trece in revista toate produsele de pe factura si va calcula un comision mediu,
in functie de produsele selectate.
Pentru a vizualiza realizarile agentilor apelati comanda Agenti / Realizari agenti de la meniul Rapoarte. In
mod identic puteti proceda pentru a evidentia realizarile masinilor (a soferilor).
Definirea masinilor (parcul auto)

Definirea parcului auto are ca scop atat evidenta operatiunilor din parcul auto al unitatii, cat si o optimizare a
gradului de incarcare a masinilor; Asa cum veti observa la definirea nomenclatorului de marfa, la fiecare
produs in parte se poate defini greutatea si volumul. In acest fel se poate calcula exact care este incarcarea
(greutatea si volumul) pe fiecare masina, atunci cand intocmiti facturile pentru clienti.
Definirea masinilor din parcul auto se face apeland comanda Masini din meniul Definiri care are ca efect
aparitia urmatorului dialog pe fereastra principala a programului:
SC AttoSOFT SRL
24
Pentru a defini o noua masina, apasati butonul Nou din partea de sus a ferestrei programului, sau butonul
din navigator. Din tastatura, definirea unei noi masini se face apasand tasta INSERT. La apasarea acestei
Nr. masina serveste pentru identificarea unica a masinii.
masina in planul de conturi (ex. pentru contul de cheltuieli cu combustibilul). Codul pe care il tastati aici
(cifre sau litere) va fi asezat in componenta analiticului. Daca nu completati nimic in acest camp, programul
va completa automat in acest camp expresia de la campul Nr. masina.
Nume masinii este un nume generic pe care il puteti da acestei masini. El trebuie sa fie cat mai sugestiv,
intruct acest nume este cel dupa care identificate masinile la completarea documentelor si la emiterea
rapoartelor.
Greutate si volum transport reprezinta doua informatii care va servesc pentru urmarirea gradului.de
incarcare a masinii respective. Avand completate aceste valori, programul poate sa va atentioneze atunci cand
masina este supraincarcata sau cand volum marfii depaseste capacitatea de transport a masinii.
Stergerea unei masini se face pozitionand-va pe masina respectiva, dupa care se apasa butonul din
SC AttoSOFT SRL
25
Calcule pentru realizarile masinilor

Programul permite ca pe fiecare factura, dupa selectarea masinii sa se completeze un procent, care reprezinta
comisionul masinii (soferului) pentru acea factura;
Pentru a vizualiza realizarile masinilor apelati comanda Agenti / Realizari masini de la meniul Rapoarte. In
mod identic puteti proceda pentru a evidentia realizarile agentilor.
Definirea rutelor
Printre informatiile care se pot preciza in legatura cu clientii / furnizorii dumneavoastra se afla si ruta pe care
care se afla acel partener. De multe ori un agent are impartita zona de vanzare pe mai multe rute, iar la
moment dat doreste sa vizualizeze numai clientii de pe o anumita ruta. Rapoartele care filtreaza clientii in
functie de aceasta informatie sunt si ele legate de operatiunile cu clienti: vanzari, incasarile si facturile de
incasat pe o anumita ruta. Modul in care se definesc rutele trebuie sa fie cat mai intuitiv cu putinta (ex.
numele oraselor sau a regiunilor, respectiv nume de cartiere, etc); Dupa definirea rutelor, la comanda Terti
(Clienti / Furnizori) de la meniul Definiri veti putea preciza, pentru fiecare partener in parte, ruta de care
apartine.
Comanda prin care se definesc aceste informatii este Rute de la meniul Definiri.
Nr. ruta este un cod numeric care defineste in mod unic ruta. Dac nu completati nimic la acest camp,
programul va completa automat un cod numeric.
Nume ruta este numele pe care trebuie sa-l dati acelei rute. Trebuie sa fie cat mai sugestiv, pentru ca in
rapoarte sa poata fi usor identificat.
Stergerea unei rute se face pozitionand-va pe masina respectiva, dupa care se apasa butonul din navigator
sau simultan tastele Ctrl si Delete. Atentie, in acest caz va trebui sa reveniti la comanda Terti (Clienti /
SC AttoSOFT SRL
26
Furnizori) de la meniul Definiri pentru a reselecta o alta ruta pentru partenerii care aveau selectata ruta pe
care tocmai ati sters-o.
Unitile de msur a mrfurilor

Programul va permite s v definii singur unitile de msur cu care lucrai. Pentru aceasta apelai comanda
Uniti de msur de la meniul Definiri.
Apsai tasta Insert sau butonul din navigator, n
partea de sus a ecranului. Se vor activa cmpurile
din partea dreapt a dialogului, ateptnd s
completai informaiile necesare.n cmpul
Prescurtare UM introducei o prescurtare (ex.: Buc,
kg, To, L, etc) iar la Nume UM completai numele
n clar al acelei uniti de msur.
Definirea mrfurilor
De regul, definirea mrfurilor se va face abia n momentul n care se face intrarea acestor, prin factur de la
furnizor. Pentru a v familiariza ns cu caracteristicile principale ale mrfurilor, aa cum sunt ele stocate n
acest program, este oportun s apelm comanda Mrfuri de la meniul Definiri. Un alt aspect pentru care
trebuie s vizitm dialogul de prezentare a mrfurilor ar fi c aici putem s alegem cteva opiuni privind
datele care se introduc la definirea mrfurilor. Nu n ultimul rnd, aceast comand ne va permite s regsim
rapid o marf i s i corectm informaiile, dac acestea au fost introduse greit. La apelarea comenzii
precizate mai sus, pe ecran va apare urmtorul dialog:
Observai n partea stng a ecranului, deasupra listei n care vei gsi toate mrfurile definite, posibilitatea
de a selecta i vizualiza n aceast list numai mrfurile dintr-o anumit grup de marf, pentru a micora
efortul de cutare a mrfii dorite. Tot n dorina de a micora efortul de cutare, programul are ncorporat
posibilitatea de cutare incremental n liste. Observai un mic triunghi negru, pe titlul Cod Marfa. Acest
triunghi arat c programul poate s
realizeze cutarea mrfurilor dup codul
de marf, este deci suficient s tastai
cteva caractere (litere sau cifre), pentru
ca programul s se poziioneze pe cel mai
apropiat cod gsit, care ncepe cu
caracterele tastate de dvs.n acelai mod
putei cuta dup numele mrfii, dup ce,
SC AttoSOFT SRL
27
n prealabil, facei un clic cu mouse-ul pe titlul Nume marf al listei (triunghiul negru v apare pe acest titlu
de coloan).
Vom face un mic salt, la pagina Opiuni [F8] a acestui dialog. La aceast pagin vei gsi o serie de opiuni
despre modul de completare a datelor. Cele mai importante sunt opiunile de Cmpuri suplimentare. Bifnd
sau debifnd cmpurile respective vei face s apar la pagina Edit [F5] cmpurile respective. De ex., dac
dorii s completai la mrfuri i numele productorului, bifai Cod producator. Intorcei-v la prima pagin,
(apsnd tasta F5) i vei observa c programul va cere acum s completai i numele productorului. Bifai
n consecin toate cmpurile pe care le considerai importante pentru dumneavoastr sau dimpotriv, debifai
cmpurile care nu v intereseaz.
OBSERVATIE:
Atunci cnd completai informaii, la cmpurile care au n partea dreapt un buton cu sgeata n jos
vei putea obine informaii suplimentare despre variantele posibile; ca ex., la cmpul Grup
marf, apsai tasta F2 sau clic cu mouse-ul pe butonul din dreapta. Se va derula o lista cu
grupele definite, dvs. urmnd s v poziionai pe una din acele grupe i s apsai ENTER
pentru a o selecta (sau dublu-clic cu mouse-ul).
Semnificatia campurilor:
-
Coduri de bara : activeaza completarea si folosirea codurilor de bara pentru produse; Codurile de bara
pot fi introduse cu ajutorului unui scanner (cititor) de coduri de bara; Daca ati definit produse cu cod de
bara, cautarea acestora se poate face tot cu ajutorul cititorului, in mod automat; Programul va cere sa
completati doua randuri de coduri de bara: Cod de bara (codul de bara pentru un produs o unitate : o
sticla, un pachet, etc) si Cod de bara set, care este codul de bara pentru un set (bax, naveta, etc.). daca
doriti, puteti utiliza si coduri de bara proprii, bineintels in concordanta cu legislatia si normele de definire
in vigoare. Puteti impune ca acest cod de bara sa fie un numar sau sa poata contine si alte caractere
(litere). Deasemeni, functie de tipul constructiv si de setarea cititorului, puteti seta caractere speciale
(prefixul si sufixul scanarii) care sa arate cand a inceput, respectiv cand s-a terminat scanarea unui cod de
pe eticheta. La activarea acestei optiuni, in lista din stanga dialogului apare in plus coloana cu codul de
bara, deci veti putea cauta acest produs si dupa aceasta informatie.
Nume marfa 2 : activeaza posibilitatea de a defini o a doua denumire pentru produsul respectiv (eventual
o completare a denumirii produsului); Este posibil ca aceasta a doua denumire sa apara si pe facturi sau
pe alte documente;
Observatii : reprezinta un camp special in care se pot trece comentarii in legatura cu produsul respectiv;
Producatorul marfii : reprezinta oportunitatea de a selecta pe fiecare produs in parte un partener care
este producatorul acelui produs (nu neaparat si furnizorul produsului). Daca aveti deja definit acel
producator (la comanda Terti (Clienti / Furnizori) de la meniul Definiri) dar totusi el nu apare in lista
atunci cand apasati tasta F2 pe campul Producator, este bine sa verificati daca partenerul a fost bifat
Producator; O alta posibilitate este sa debifati casuta Filtrare dupa din dialogul de selectie parteneri,
astfel incat sa puteti vizualiza toti partenerii dvs., indiferent de tipul lor. La activarea acestei optiuni, in
lista din stanga dialogului apare in plus coloana cu numele producatorului, deci veti putea cauta acest
produs si dupa aceasta informatie.
SC AttoSOFT SRL
28
Cod producator : reprezinta codul pe care il are acest produs la producator. Aceasta informatie poate
deveni importanta atunci cand realizati comenzi catre furnizori, pentru ca permite o recunostere mult mai
facila a produselor;
- Furnizorul traditional : este partenerul care furnizeaza efectiv acest produs (nu neaparat producatorul).
Acest furnizor este folosit la completarea comenzilor, atunci cand doriti sa folositi aceasta optiune a
programului. Bineinteles, pe comanda puteti schimba partenerul (furnizorul) daca este necesar.
- Gabarit (greutate si volum) : aceste informatii pot servi la verificarea incarcarii masinilor cu care
distribuiti marfa; Programul permite prin comanda Incarcari masini de la meniul Operatiuni interne sa
insumati greutatea si eventual volumul produselor aflate pe diferite facturi, astfel incat sa va formati o
imagine asupra incarcarii pe masina.
- Cu marfuri legate : este o conexiune a produsului pe care il definiti, cu un alt produs, definit deja in
nomenclatorul de marfa. Un exemplu poate fi vanzarea de benzina impreuna cu taxa de drum aferenta ei.
Aceste produse pot si sunt tratate ca doua marfuri diferite (au si TVA uri diferite), dar trebuie sa fie
vandute impreuna; Aceasta sincronizare a vanzarii se face prin aceasta legare celor doua marfuri.
Legarea se face definind una din marfuri (de exemplu taxa de drum) si apoi selectand, la definirea celei
de a doua marfi (benzina), prima marfa (marfa legata / conjugata).
- Marca / Tip : este un al doilea criteriu de grupare a produselor, altul decat gruparea dupa grupa de
marfa. In acest fel, la toate rapoartele puteti filtra vizualizarea datelor dupa ambele categorii de
informatii. Este bine ca marcile (tipurile) pe care le selectati sa fie deja definite, dar le puteti defini si din
mers, apasand tasta INSERT la aparitia dialogului de selectie a marcii. La activarea acestei optiuni, in
lista din stanga dialogului apare in plus filtru dupa aceasta informatie, ceea ce permite sa selectati cate o
anumita marca / tip, pentru a micsora domeniul de produse in care faceti cautarea.
- Clase de echivalenta : este o caracteristica foarte interesanta a programul, care permite gruparea
produselor dupa coduri de echivalenta; Aceasta grupare are ca avantaje : identificarea rapida a produselor
echivalente, de marci / fabricanti diferite, a stocurilor si preturilor pentru produsele echivalente. O
detaliere a modului de lucru cu clasele de echivalenta va fi prezentata la sfarsitul acestui capitol.
- Locatie magazie : este un camp de tip text, in care puteti nota pozitionarea acestui produs in cadrul
depozitului (depozitelor) sau magazinului dvs.
- Extensie campuri marfa : va permite sa va definiti propriile informatii, particularizare, pentru produsele
pe care le definiti in nomenclatorul de marfa. Explicarea in amanunt a modului de definire a noilor
campuri se va face la sfarsitul acestui capitol; Folosirea informatiilor particularizate pentru produsele dvs.
va necesita totusi crearea de rapoarte speciale, particularizate.
- Codul marfii in dialoguri : este o optiune a programului care face sa apara campul Cod marfa in toate
dialogurile de vizualizare sau selectie a marfurilor. Daca doriti sa completati un cod (propriu) la
produsele dvs., cautarea dupa acest camp face selectia mult mai usoara.
- Numar minim zile expirare : ajuta la evidenta datelor de expirare a produselor; la intrarea produselor
(prin Intrari marfuri de la meniul Furnizori) vi se da posibilitatea sa completati si o data de expirare,
care poate fi comparata cu perioada de valabilitate pe care o introduceti in acest camp; Perioada de
valabilitate se introduce in zile, iar programul daca nu cumva pana la data expirarii au ramas prea putine
zile.
Alte informatii care pot fi activate optional sunt :
Numele marfii unic in gestiune : va atentiona utilizatorul asupra situatiei in care ati definit deja o marfa cu
acelasi nume, pentru a evita posibilele erori de identificare a marfurilor.
Cota de TVA deductibila este egala cu cota TVA colectata : permite selectarea unei singure cote de TVA,
care va fi valabila atat la intrarea cat si la iesirea (vanzarea) produsului. Daca debifati aceasta casuta,
programul va cere sa selectati separat cota de TVA de la intrare si respectiv iesire.
SC AttoSOFT SRL
29
Codul de marfa este numar : daca aceasta optiune nu este bifata, programul va permite sa definiti coduri
(interne) pentru produse formate atat din cifre cat si din litere; Daca bifati casuta de validare, programul va
accepta numai numere.
Codul de bara este numar : daca aceasta optiune nu este bifata, programul va permite sa definiti coduri de
bara formate atat din cifre cat si din litere; Daca bifati casuta de validare, programul va accepta numai
numere. Este bine ca aceasta optiune sa fie folosita dupa ce sunteti siguri ca produsele dvs. nu au coduri de
bara ce contin litere, pentru ca altfel programul nu va recunoaste acele coduri.
OBSERVAII
Toate aceste campuri pot fi activate / dezactivate si de la comanda Propietati societate de la
meniul Setari, la pagina Marfuri.
Chiar dac ai completat informaii la un cmp, dup care mergei i debifai (dezactivai) acel
cmp, programul a salvat i va ine n baza de date informaiile care au fost ascunse.
Atunci cnd completai informaii, la cmpurile care au n partea dreapt un buton cu sgeata n jos
vei putea obine informaii suplimentare despre variantele posibile; ca ex., la cmpul Grup
marf, apsai tasta F2 sau clic cu mouse-ul pe butonul din dreapta. Se va derula o lista cu
grupele definite, dvs. urmnd s v poziionai pe una din acele grupe i s apsai ENTER
pentru a o selecta (sau dublu-clic cu mouse-ul).
Activarea cmpurilor pentru a face modificri asupra datelor unei mrfi se face apsnd tasta F9.
Definirea unei noi mrfi se face apsnd tasta Insert sau butonul
din navigator. tergerea
unei mrfi se face apsnd butonul - din navigator sau simultan tastele Ctrl i Delete.
Alte pagini cu informatii despre marfuri

In afara de definirea, stergerea, modificarea marfurilor, comanda Marfuri de la meniul Definiri va permite
identificarea rapida a stocurilor la o anumita marfa, pe fiecare gestiune cu care lucrati, a preturilor, ca si
identificarea produselor echivalente.
Pagina Preturi vanzare, apelabila si prin tasta rapida F6, permite vizualizarea rapida a preturilor cu care se
vinde marfa pe care sunteti pozitionati in lista din stanga dialogului.
SC AttoSOFT SRL
30
In partea de sus apare o lista a gestiunilor cu evidenta la pret de furnizor (depozitele) si preturile de vanzare
(cu si fara TVA) pentru produsul curent. Daca in societate aveti si gestiuni la pret de vanzare (magazine cu
vanzare cu amanuntul), in partea de jos a dialogului apare o lista a loturilor cu toate preturile de vanzare care
au fost trecute in NIR-uri.
Pagina Stocuri, (tasta rapida F7) przinta situatia stocului pentru produsul curent. Veti gasi o lista a gestiunilor
definite de dvs., si in dreptul fiecarei gestiuni stocul curent.
Particularizarea informatiilor despre marfa

Exista situatii in care informatiile despre produse nu mai sunt suficiente sau pur si simplu nu se potrivesc cu
specificul marfii respective. In astfel de situatii va puteti defini propria dvs. structura de informatii care sa o
furnizati programului. Pentru aceasta trebuie sa bifati la pagina Optiuni casuta Extensie campuri marfa. Pe
dialog va apare o pagina noua: Extensie. In aceasta pagina apar trei butoane:
Primul buton are ca efect definirea unui nou camp pe care sa-l completati despre produsele dvs. La apasarea
acestui buton, pe ecran apare un nou dialog, care cere sa precizati numele campului pe care-l definiti, tipul
informatiei pe care o veti introduce in acest camp (Logic Da/Nu, Text, Numar intreg, Valoare bani,
Numerica) precum si dimensiunea (in cazul campurilor de tip text)
SC AttoSOFT SRL
31
Dupa completarea valorilor apasati butonul OK pentru ca noul camp sa apara in dialog.
Al doilea buton permite modificarea numelui pentru campul pe care sunteti pozitionati. Este valabil numai
pentru campurile din pagina Extensie.
Stergerea unui camp suplimentar se poate face prin apasarea celui de al treilea buton. Dupa o cerere de
confirmare, programul va sterge campul respectiv.
Folosirea claselor de echivalenta

Clasele de echivalenta au marele avantaj de a prezenta rapid toate produsele echivalente cu produsul selectat
dedvs., precum si alte informatii importante despre produsele echivalente (stocuri, preturi, etc.)
Setarea zilei de lucru.

Data de lucru este importanta din doua puncte de vedere:
- Completarea automata a datei pe documentele pe care le inregistrati;
- Completarea implicita a perioadei de rapoartare la luna curenta;
Pentru a stabili data de lucru, apelai comanda Ziua curenta de la meniul Setari. Pe ecran apare urmtorul
dialog:
Tastai data zilei curente, sau apsai butonul din dreapta cmpului de dat pentru a
vizualiza un calendar i pentru a selecta data dorit. Dup ce ai selectat data dorit
i ai apsat butonul OK, n bara de stare a programului, n partea de jos a ecranului,
va apare data selectata ca dat de lucru. Dac data nu a fost selectat corespunztor,
repetai operaiunea pn la selectarea corect a datei.
SC AttoSOFT SRL
32
OBSERVAIE : Dac dorii ca programul s ncarce automat data curent, este suficient s apelai
comanda Propieti societate: de la meniul Setari. n acest dialog apelai pagina General
[F10], prin clic cu mouse-ul sau apsnd tasta F10. Bifai cu ajutorul mouse-ului cmpul
Seteaz data curent din sistem la ncrcarea programului.
Puteti completa documente cu orice data, nu neaparat cu data care este selectata si care apare in
bara de stare a programului. Trbuie sa aveti grija ca la vizualizarea documentelor
inregistrate sa tineti cont de perioada pentru care este filtrata lista de documente (de obicei
luna curenta).
Intrarea de marf, materiale

Intrrile de marf se realizeaz prin comanda Intrri marf de la meniul Furnizori. La apelarea acestei
comenzi, pe ecran apare urmtorul dialog:
Aa cum v-ai obinuit, dialogul este alctuit din dou zone:
lista documentelor de intrare deja introduse, n partea stng (un opis al documentelor)
datele documentului selectat din lista, n partea dreapt a dialogului.
Lista de documente conine toate documentele de intrare introduse, i care respect condiiile impuse de
filtrele de deasupra listei. Filtrele active sunt cele bifate (n imaginea de mai sus - perioada). Se pot astfel
selecta numai anumite tipuri de documente (numai facturi sau numai avize, etc), dintr-o anumit perioad
(implicit luna curent), de la un anumit furnizor, agent, sau care conin o anumit marf.
SC AttoSOFT SRL
33
OBSERVAIE
Dac la un moment dat constatai c nu reuii s gsii un anumit document, verificai n primul
rnd aceste filtre; dac este nevoie, debifai toate filtrele, dup care apsai tasta Scroll Lock
(n partea din dreapta sus a tastaturii) sau butonul cu cercule verde, pentru a activa din nou
filtrul. Orice modificare a filtrului necesit reapsarea tastei sau butonului precizat mai sus.
Putei ascunde lista de documente, apsnd simultan tastele CTRL i 1; dac apsai simultan
tastele CTRL i 2 vei reveni la forma iniial, la care apare i lista de documente i
detalierea facturii.
Pentru a introduce un nou document de intrare, apsai tasta Insert sau butonul
din navigator,
atunci cnd suntei poziionai pe lista de documente (titlurile listei sunt scrise cu culoarea
roie). n partea din dreapta a dialogului se activeaz cmpurile cu informaiile despre
documente, n ateptarea datelor noii intrri.
Completarea antetului (datelor generale) documentului
Completarea datelor ncepe cu Tipul de document; avei la dispoziie o list de tipuri de documente, din care
vei alege, dupa caz, Factura, Aviz, sau, pentru introducerea stocului iniial, Stoc iniial;
Importanta campului Tip de document este data de urmatoarele considerente:
- anumite tipuri de documente incarca / descarca gestiunea din punct de vedere cantitativ si valoric (facturi,
avize, bonuri de consum, etc); unele tipuri de documente incarca soldul furnizorului sau clientului (cum
ar fi factura), iar altele nu il incarca (cum sunt avizele).
- in rapoartele privind miscarea marfii, adaosuri comerciale, rulaje puteti filtra datele din raport in functie
de tipul de document; puteti vedea de ex. intrarile de marfa numai pe avize sau numai pe facturi.
OBSERVATIE : un tip special de document este factura valorica. La acest tip de facturi nu exista
pozitii de marfa, acest tip de document servind pentru inregistrarea diverselor servicii sau
cheltuieli. In acest caz va trebui sa completati direct valoarea facturii si eventual valoarea
TVA-ului, precum si un cont corespondent, acesta fiind contul corespondent conturilor de
client / furnizor si respectiv contului de TVA (este contul de cheltuiala sau venit). In acest
caz este necesar ca articolul contabil sa fie deja creat la comanda Articole contabile de la
meniul Definiri.
Alte tipuri speciale de documente sunt notele de transfer, care sunt editate in program prin
comanda Note de transfer intre gestiuni de la meniul Operatiuni interne. Aceste note apar
ca documente de intrare in aceasta lista, dar nu pot fi modificate (vor apare cu gri).
Modificarea sau stergerea lor se face numai de la comanda de editare a transferurilor.
Gestiunea reprezint de fapt gestiunea la care vor intra mrfurile pe care le vei introduce. Programul va
permite deci s v alegei din lista gestiunilor pe care le-ai definit, una din gestiuni pentru a face intrarea
mrfurilor; Daca lucrati cu o singura gestiune, puteti dezactiva acest camp de la pagina Optiuni documente
(apelabila si prin apasarea tastei F6); daca dimpotriva produsele de pe acest document trebuie sa se incarce in
mai multe gestiuni distincte, va trebui sa activati completarea gestiunii pe fiecare pozitie de marfa in parte
(tot de la pagina Optiuni documente, la Campuri suplimentare pozitii document). Programul va completa
SC AttoSOFT SRL
34
implicit la fiecare marfa gestiunea pe care ati selectat-o in antetul documentului, urmand ca dvs. sa modificati
gestiunea pe fiecare pozitie de marfa dupa caz.
Data, data scadent, seria i nr documentului reprezint informaii pe care le vei citi din factura pe care
ai primit-o de la furnizor. Data scadenta, completata fie prin introducerea Nr. zile scadente fie direct prin
data la care documentul este Scadent va servi la crearea rapoartelor privind facturi scadente / platit pentru
furnizorii dvs., deci este importanta completarea lor cu atentie.
Articol contabil este o informaie care spune programului ce s fac cu valoarea mrfurilor din punct de
vedere contabil. Selectai din lista pe care o afieaz programul (dup apsarea tastei F2) Intrare de marf n
gestiune sau unul din articolele contabile specifice operatiunii de intrare curente. Daca nu lucrati si nu
exportati datele in contabilitate, puteti dezactiva acest camp de la pagina Optiuni documente (apelabila si
prin apasarea tastei F6); daca dimpotriva produsele de pe acest document trebuie sa se inregistreze contabil in
mod distinct unul de altul, va trebui sa activati completarea articolului contabil pe fiecare pozitie de marfa in
parte (tot de la pagina Optiuni documente, la Campuri suplimentare pozitii document). Programul va
completa implicit la fiecare marfa articolul pe care l-ati selectat in antetul documentului, urmand ca dvs. sa
modificati articolul pe fiecare pozitie de marfa dupa caz.
Furnizor este cmpul n care vei selecta numele furnizorului care v-a emis factura pe care tocmai o
introducei; Apsnd tasta F2 vei obine o list a partenerilor definii pn n acest moment de ctre dvs, la
lucrul cu acest program. Dac n lista respectiv nu exist furnizorul pe care dorii s-l selectai, apsai tasta
Insert pentru a v defini acum acest furnizor.
OBSERVATIE : daca nu gasiti furnizorul cautat, desi stiti ca l-ati definit deja, este recomandabil sa
debifati casuta Filtrare dupa de pe dialogul de selectie furnizor. Este posibil ca l definirea
partenerului sa nu-l fi definit ca fiind de tip furnizor si de aceea sa nu-l puteti gasi in lista.
Dac ai apsat tasta Insert, pe ecran apare un nou dialog, ca cel prezentat mai jos:
Competai n acest dialog cel puin Numele partenerului i eventual un cod (numeric sau alfanumeric).
Dac este o societate comercial, bifai Este persoana juridic i completai eventual i codul fiscal i nr. de
nregistrare la Registrul comerului.
Dac dorii s completai mai multe informaii, apsai butonul nainte sau tasta Page Down; Dac sunt
suficiente datele introduse i dorii s revenii la introducerea facturii, apsai butonul Gata, iar programul va
selecta acest furnizor i se va ntoarce la dialogul anterior, de introducere a facturii.
SC AttoSOFT SRL
35
Agentul : Daca lucrati cu agenti pentru distributie sau daca ati hotarat sa folositi campul Agent pentru alte
moduri de filtrare a documentelor, va trebui sa completati acest camp. Apsnd tasta F2 vei obine o list a
agentilor definii pn n acest moment de ctre dvs (prin comanda Agenti, de la meniul Definiri), la lucrul
cu acest program. Dac n lista respectiv nu exist agentul pe care dorii s-l selectai, apsai tasta Insert
pentru a v defini acum acest agent.
In dreapta campului agent veti gasi un camp corespunzator comisionului pe care agentul respectiv il primeste
pentru documentul curent. Acesta se completeaza ca un procent din valoarea totala a facturii. Un alt mod de a
stabili comisionul agentului este prin calculul automat, in functie de marfurile care sunt trecute pe acest
document. Comisionul se stabileste in acest caz pe grupe de marfa, asa cum veti vedea la comanda Grupe de
marfa de la meniul Definiri.
Masina : reprezinta posibilitatea de a inregistra si masina (sau mai exact soferul) care realizeaza distributia,
si care poate primi si el un comision, calculat din nou ca procent din valoarea facturii. O alta facilitate pentru
care puteti completa numele masinii este (la documente de iesire) calculul incarcarii pe masina; daca la
definirea marfurilor se precizeaza greutatea si volumul lor, programul poate face un calcul privind greutatea
si volumul insumat al produselor de pe una sau mai multe facturi.
Apsnd tasta F2 vei obine o list a masinilor definite pn n acest moment de ctre dvs (prin comanda
Masini, de la meniul Definiri), la lucrul cu acest program. Dac n lista respectiv nu exist masina pe care
dorii s o selectai, apsai tasta Insert pentru a v defini acum aceasta masina.
Reducerea (discount / rabat) pe document Daca furnizorul dumneavoastra va ofera un discount global, pe
intregul document, acesta trebuie inregistrat intr-un camp special, care se poate activa de la pagina Optiuni
documente (apelabila si prin apasarea tastei F6) mai exact Reducere glabala pe document;
Completarea se poate face fie completand valoarea in lei, fie procentul (ex. 10%). In al doilea caz, la
parasirea campului, programul va calcula automat valoarea in lei. In mod evident, este indicat ca produsele
de pe document sa fi fost deja inregistrate, pentru ca programul sa poata calcula un procent din valoarea
documentului. In mod identic se procedeaza pentru valoarea TVA-ului aferent reducerii. In afara celor doua
campuri exista un al treilea camp, etichetat Cota: si care specifica pentru ce produse este valabila aceast
reducere. In fapt, aceasta cota serveste pentru ca la intocmirea jurnalului de TVA pentru cumparari programul
sa stie la ce cota de TVA incadreaza acest discount.
OBSERVATIE: nu completati la campul Cota valoarea procentului de discount; programul nu tine
cont de aceasta cota pentru a calcula valoarea reducerii.
Completarea discount-ului in acest camp nu are ca efect repartizarea discount-ului respectiv pe
produse; daca doriti totusi sa repartizati acest discount pe pozitii, dar numai din punct de
vedere statistic, va trebui sa mergeti la comanda Propietati societate de la meniul Setari.
La pagina Calcule aveti posibilitatea de a bifa Repartizare discount numai pentru
rapoarte care asa cum arata numele, realizeaza un calcul al distribuirii discountului pe
preturi unitare exclusiv pentru rapoartul de adaos comercial.
Daca furnizorul va acorda discount procentual pe fiecare produs in parte (eventual diferit de la un produs la
altul), completarea discountului se va face direct pe pozitiile de marfa din document; activarea completarii
SC AttoSOFT SRL
36
acestei informatii se face de la pagina Optiuni documente (apelabila si prin apasarea tastei F6) la Campuri
suplimentare pozitii document.
Campul Text document va permite sa completati anumite informatii despre acest document, pe care sa le
regasiti ulterior atunci cand este necesar. Activarea campului se face de la pagina Optiuni documente
(apelabila si prin apasarea tastei F6).
Dup o apsare a tastei ENTER sau TAB, sau printr-un clic cu mouse-ul, vei ajunge la lista produselor
(tabelul din dreapta jos). Vei putea fi sigur de acest lucru dac titlurile tabelului sunt scrise cu culoarea roie.
n acest moment, un nou ENTER sau INSERT va face s apar lista de selecie a mrfurilor.
Lista de selecie a mrfurilor este lista n care vei putea vizualiza toate mrfurile care au fost create n acest
program. Pentru o cutare mai eficient, vei putea cere programului s afieze n list doar produsele unei
anumite grupe de marf sau a unei anumite gestiuni.
Observai deasupra listei de produse posibilitatea de a selecta o anumit grup de marf. Pentru aceasta,
trebuie s bifai csua Grupa, dup care s facei clic pe lista de grupe (sau s apsai butonul sgeata jos
din dreapta acestui cmp). Selectai o anumit grup de marf, apsai butonul V sau tasta ENTER, iar n lista
de marf vei putea vizualiza numai produsele aferente acelei grupe. n afara acestui mod de a optimiza
cutarea datelor, rmne n vigoare posibilitatea de a cuta incremental, dup cod sau dup denumire, o
anumit marf. Facei clic cu mouse-ul pe titlul coloanei dup care dorii s realizai cutarea (vei observa
triunghiul negru aprut pe titlul coloanei respective).
Pe acelai rnd cu cmpul de selecie a mrfii observai :
- un cmp de selecie a tipului de pre. Acest program are posibilitatea de a reine att preuri standard
(Pre implicit), ct i alte categorii de pre (ex. Preuri cu discount 5%, etc) pentru aceeai marf.
- un buton pentru definirea unei noi mrfi. Este mai uor ca
definirea mrfurilor s se realizeze pe msur ce se creeaz
intrarea lor n gestiune. Apsarea acestui buton (sau a tastei
INSERT) va afieaz pe ecran un dialog suplimentar, care v
permite s definii o marf nou.
SC AttoSOFT SRL
37
OBSERVAIE: n acest dialog vor apare de completat exact acele cmpuri pe care ai optat s le completai
la comanda Mrfuri din meniul Definiri.
Dac nu dorii s folosii coduri de marf, lsai necompletat acest cmp.
Dup completarea datelor mrfii apsai butonul Gata sau tasta F7.
Odat apsat butonul Gata sau tasta F7, programul va selecta marfa nou creat pe documentul de intrare,
ateptnd s completai cantitatea i preurile.
Completai cantitatea de marf, n conformitate cu factura, dup care apsai tasta ENTER sau TAB pentru a
trece la cmpul urmtor. n cmpul urmtor tastai preul de intrare fr TVA, aa cum este trecut pe factura
de la furnizor. Urmeaz s completai preul de vnzare. O nou apsare a tastei ENTER are ca efect apariia
unui nou dialog, care va cere s specificai preul cu amnuntul (preul la raft) sau adaosul comercial pe care
dorii s-l avei la acest produs:
OBSERVAIE
Putei complet n acest dialog fie cmpul Pre unitar cu amnuntul, fie direct Adaos comercial. Pe
acest dialog mai apar o serie de informaii, cum ar fi preurile pe care le-ai avut la acest
produs la penultima intrare.
Apsarea butonului OK sau a tastei ENTER va completa la coloana Pre de vnzare preul dorit.
SC AttoSOFT SRL
38
OBSERVAIE
Programul va permite s optai n ce mod s completai preurile (de cumprare i de vnzare).
Pentru aceasta, n dialogul iniial (al documentului de intrare) , va trebui s apsai tasta F6
sau sa fcei clic cu mouse-ul pe Opiuni documente. Pe ecran va fi afiat a doua pagina a
dialogului, o pagin cu opiuni privind modul de completare a datelor documentului.
La seciunea Cmpuri suplimentare document putei bifa sau debifa anumite informaii pe care
dorii sau nu dorii s le folosii. n mod identic putei folosi opiunile pentru a specifica
informaii suplimentare pentru poziiile de marf din documente. O informaie foarte
important poate fi Fiecare poziie din document poate fi in alt gestiune, ceea ce v
permite s facei intrarea de mrfuri de pe aceeai factur n mai multe gestiuni.
La ultima seciune putei preciza modul n care se vor completa preurile de cumprare i de
vnzare. Dac bifai unul din aceste cmpuri, preul respectiv va fi completat cu tot cu TVA.
Revenim la dialogul anterior, care va solicitat valoarea preului unitar cu amnuntul sau adaosul comercial.
Dup apsarea butonului OK sau a tastei ENTER, vei observa c programul v readuce la documentul
general, ateptnd s inserai o nou marf n document sau s ncepei un nou document de intrare. Pentru a
insera un nou produs, apsai tasta INSERT sau butonul din navigatorul din partea de sus a ferestrei
programului. Dac poziiile de marf de pe document s-au epuizat, creai un nou document de intrare prin
clic cu mouse-ul pe lista de documente, dup care apsai tasta INSERT sau butonul din navigator.
SC AttoSOFT SRL
39
OBSERVAIE
nainte de a apsa tasta INSERT sau butonul
verificai care list este activ. Lista activ are
ntotdeauna titlurile coloanelor scrise cu culoare roie. Dac este activ lista de documente,
(din partea stng a ecranului) apsarea tastei INSERT sau a butonului
are ca efect
crearea unui nou document. Dac este activ lista de poziii de marf (din partea dreapt
jos a ecranului), apsarea tastei INSERT sau a butonului
are ca efect inserarea unei noi
poziii de marfa n documentul curent.
Corectarea unor informaii introduse eronat

Pentru a modifica informaii de pe un document, este necasar s regsii documentul respectiv, dup care s
operai modificrile n documente, fie n datele generale, fie n poziiile de marf.
Regsirea unui document se face apelnd aceeai comanda prin care ai introdus documentul: Intrri marf
de la meniul Furnizori. Dac este necesar, schimbai valorile filtrelor de deasupra listei de documente, astfel
nct s putei gsi ct mai uor documentul (ex.: bifai filtrul Furnizor i selectai furnizorul respectiv). Nu
uniti s reactivai filtrul dup ce facei modificri asupra lui, apsnd tasta Scroll Lock sau butonul
Odat gsit
documentul cutat, putei corecta n partea dreapt a ecranului informaiile despre
acel document (nu uitai s apasi tasta F9 pentru ca programul s activeze cmpurile n vederea
modificrii).
Dac este necesar s modificai informaii din poziiile de marf este necesar s v poziionai pe poziia
respectiv de marf, dup care s corectai cantitatea sau preurile. Dac ai selectat greit un produs este
suficient s apsai butonul - din navigator sau simultan tastele Ctrl i Delete pentru a terge acea poziie.
Dac dorii s adugai o noua poziie de marf, apsai tasta INSERT sau butonul din navigator pentru a
obine lista de selecie marf i pentru a v selecta mrfurile.
OBSERVAIE
Dac datele de pe marf au fost introduse greit (denumirea sau grupa sau alte informaii),
acestea pot fi corectate prin comanda Mrfuri de la meniul Definiri.
Dreptul de modificare a preturilor este alocat activat tot de pe pagina Optiuni document, in partea
de jos, unde apare posibilitatea de a selecta cine are Drept de modificare a documentelor
tiparite : Administratorul, Nimeni sau Toti utilizatorii.
Alte optiuni si comenzi suplimentare

In partea de sus a dialogului pentru introducerea documentelor de intrare veti observa o serie de butoane care
permit o serie de operatiuni si comenzi suplimentare;
a) Vizualizarea / ascunderea listei de documente se face apasand butoanele
combinatia de taste Ctrl si 1 respectiv Ctrl si 2.
SC AttoSOFT SRL
sau
40
b) Ordonerea pozitiilor de marfa din document se face apasand

butoanele . Apasarea primului buton are ca efect ordonarea in ordine alfabetica, iar apasarea celui de-al
doilea ordoneaaza pozitiile in ordinea crescatoare a valorii lor.
c) Completarea datelor despre delegat se face apasand
butonul . Pe ecran apare un
dialog suplimentare care cere datele delegatului, permitand si selectarea masinii din parcul auto definit pentru
aceasta unitate. De la tastatura puteti apasa tasta F11 pentru acest dialog.
d) Schimbarea pretului de vanzare al marfii se poate face apasand
butonul ,
sau tasta F10. Pe ecran apare un dialog care cere confirmarea pentru schimbarea pretului din nomenclator la
produsul pe care sunteti pozitionat in acest moment. Confirmarea noului pret de vanzare se face prin
completarea noului pret (cu sau fara TVA) sau a adaosului comercial. In plus, dialogul ofera cateva informatii
privind ultimul pret de cumparare al produsului si valorile actuale ale pretului de vanzare (valorile dinaintea
modificarii pretului).
e) Generarea unei facturi din comenzi se face apasand
butonul ; Daca ati completat
comenzi catre furnizori, acestea se pot transforma rapid in facturi, prin folosirea acestei comenzi. Pe ecran
apare un dialog care contine toate comenzile inregistrate in program. Dupa selectarea comenzii, pe ecran va
apare un nou dialog care cere sa precizati ce pozitii de marfa au fost efectiv receptionate pe aceasta factura,
precum si cantitatea receptionata. Mai multe informatii depre modul de lucru cu comenzi la capitolul
Comenzi de la meniurile Furnizori, respectiv Clienti.
f) Inregistrarea automata a platii catre furnizor se face apasand butonul
. La apasarea acestui
buton, pe ecran apare un dialog ca cel prezentat mai jos, care permite inregistrarea platii catre acest furnizor
(si numai pentru acesta) pentru factura curenta. Plata poate fi inregistrata integral sau partial.
O parte din datele necesare platii (numele furnizorului, agentul, data documentului) apar deja completate
automat de catre program. Va trebui sa completati tipul documentului de plata (modalitatea de plata prin
casa, CEC, OP, etc), seria si numarul documentului de plata, precum si suma.
Daca prin aceasta plata
se achita si alte facturi ale acestui furnizor, apasati butonul de repartizare ,
buton care face sa
apara pe ecran lista cu toate documentele primite de la acest furnizor.
Din lista documentelor de la acest furnizor puteti selecta si alte facturi pe care sa le achitati prin plata
curenta, pana cand ati repartizat pe facturi toata suma platita.
SC AttoSOFT SRL
41
Selectarea unei facturi se face pozitionandu-va cu ajutorul mouse-ulului sau a tastelor sageata sus / jos, dupa
care apasati butonul Repartizeaza sau tasta ENTER. Observati ca in lista sunt prezentate atat valoarea
fiecarei facturi in parte, cat si valoarea achitata, respectiv soldul facturii, ceea ce va ajuta sa stabiliti exact ce
facturi puteti plati.
Tiprirea nir-urilor pentru facturile introduse n program

Odat cu introducerea unei facturi de intrare la comanda Intrri marf din meniul Furnizori, avei deja
informaiile care stau la baza creerii unui NIR. Pentru aceasta, este suficient s apelai comanda Note de
recepie de la meniul Rapoarte. Pe ecran va apare un dialog, cu lista documentelor de intrare n partea
stng, iar n partea dreapta nota de intrare recepie pentru documentul pe care suntei poziionat n acel
moment.
SC AttoSOFT SRL
42
OBSERVAIE
Ca i la comenzile Intrare marf i respectiv Ieire marfa , acest dialog v ofer posibilitatea de a
selecta n lista de documente numai anumite documente, n funcie de filtrele pe care le-ai
activat. La acest dialog, principalul element de filtare este gestiunea pentru care dorii s
vizualizai i s tiprii nir-uri. Dac ntr-o factura ai introdus produse care au fost trimise n
gestiuni separate, pe acest dialog va apare documentul respectiv, dar la poziii de marf vei
gsi doar poziiile de marf pentru gestiunea selectat la filtru.
detalierea nir-ului.
Derulnd spre dreapta lista coloanelor din NIR vei gsi coloanele specifice valorilor de vnzare i
adaos-ului comercial. Pentru a selecta numai anumite coloane care s apar n NIR (i care
s fie listate) apsai butonul Selecie coloane. Va apare pe ecran un dialog pe care vei
putea s bifai sau s debifai coloanele care dorii s apar sau s dispar din NIR.
Tiprirea efectiv a NIR-ului se poate face apsnd butonul Tiparete din partea de sus a ferestrei ecranului.
Dac la lansarea acestei comenzi apare pe ecran mesajul Nu sunt definite documente cu regim special, va
trebui s v oprii i s apelai comanda Documente cu regim special de la meniul Setari pentru a aloca
numere NIR-urilor.
Iesirea (consumul) de marf, materiale

Iesirile de marf se realizeaz prin comanda Iesiri marf de la meniul Clienti. La apelarea acestei comenzi,
pe ecran apare urmtorul dialog:
Aa cum v-ai obinuit, dialogul este alctuit din dou zone:
SC AttoSOFT SRL
43
lista documentelor de intrare deja introduse, n partea stng (un opis al documentelor)
datele documentului selectat din lista, n partea dreapt a dialogului.
Lista de documente conine toate documentele de iesire introduse, i care respect condiiile impuse de
selecta numai anumite tipuri de documente (numai facturi sau numai avize, etc), dintr-o anumit perioad
(implicit luna curent), de la un anumit client, agent, sau care conin o anumit marf.
OBSERVAIE
Pentru a introduce un nou document de iesire, apsai tasta Insert sau butonul
din navigator,
documente, n ateptarea datelor noii iesiri.
Completarea datelor ncepe cu Tipul de document; avei la dispoziie o list de tipuri de documente, din care
vei alege, dupa caz, Factura, Aviz, sau, pentru consum de materiale sau materii prime, Bon de consum;
Importanta campului Tip de document este data de urmatoarele considerente:
- anumite tipuri de documente incarca / descarca gestiunea din punct de vedere cantitativ si valoric (facturi,
avize, bonuri de consum, etc); unele tipuri de documente incarca soldul furnizorului sau clientului (cum
ar fi factura), iar altele nu il incarca (cum sunt avizele).
- in rapoartele privind miscarea marfii, adaosuri comerciale, rulaje puteti filtra datele din raport in functie
de tipul de document; puteti vedea de ex. iesirile de marfa numai pe avize sau numai pe facturi.
SC AttoSOFT SRL
44
OBSERVATIE : un tip special de document este factura valorica. La acest tip de facturi nu exista
pozitii de marfa, acest tip de document servind pentru inregistrarea diverselor servicii sau
cheltuieli. In acest caz va trebui sa completati direct valoarea facturii si eventual valoarea
TVA-ului, precum si un cont corespondent, acesta fiind contul corespondent conturilor de
client / furnizor si respectiv contului de TVA (este contul de cheltuiala sau venit). In acest
caz este necesar ca articolul contabil sa fie deja creat la comanda Articole contabile de la
meniul Definiri.
Alte tipuri speciale de documente sunt notele de transfer, care sunt editate in program prin
comanda Note de transfer intre gestiuni de la meniul Operatiuni interne. Aceste note apar
ca documente de intrare in aceasta lista, dar nu pot fi modificate (vor apare cu gri).
Modificarea sau stergerea lor se face numai de la comanda de editare a transferurilor.
Gestiunea reprezint de fapt gestiunea de la care vor iesi mrfurile pe care le vei selecta pe factura.
Programul va permite deci s v alegei din lista gestiunilor pe care le-ai definit, una din gestiuni pentru a
face descarcarea mrfurilor de la acea gestiune; Daca lucrati cu o singura gestiune, puteti dezactiva acest
camp de la pagina Optiuni documente (apelabila si prin apasarea tastei F6); daca dimpotriva produsele de
pe acest document trebuie sa se descarce din mai multe gestiuni distincte, va trebui sa activati completarea
gestiunii pe fiecare pozitie de marfa in parte (tot de la pagina Optiuni documente, la Campuri suplimentare
pozitii document). Programul va completa implicit la fiecare marfa gestiunea pe care ati selectat-o in antetul
documentului, urmand ca dvs. sa modificati gestiunea pe fiecare pozitie de marfa dupa caz.
Data, data scadent, seria i nr documentului reprezint informaii pe care le vei citi din factura pe care
ai emis-o catre client. Data scadenta, completata fie prin introducerea Nr. zile scadente fie direct prin data la
care documentul este Scadent va servi la crearea rapoartelor privind facturi scadente / de incasat pentru
clientii dvs., deci este importanta completarea lor cu atentie.
Articol contabil este o informaie care spune programului ce s fac cu valoarea mrfurilor din punct de
vedere contabil. Selectai din lista pe care o afieaz programul (dup apsarea tastei F2) Iesire de marf dn
gestiune sau unul din articolele contabile specifice operatiunii de iesire curente. Daca nu lucrati si nu
exportati datele in contabilitate, puteti dezactiva acest camp de la pagina Optiuni documente (apelabila si
prin apasarea tastei F6); daca dimpotriva produsele de pe acest document trebuie sa se inregistreze contabil in
mod distinct unul de altul, va trebui sa activati completarea articolului contabil pe fiecare pozitie de marfa in
parte (tot de la pagina Optiuni documente, la Campuri suplimentare pozitii document). Programul va
completa implicit la fiecare marfa articolul pe care l-ati selectat in antetul documentului, urmand ca dvs. sa
modificati articolul pe fiecare pozitie de marfa dupa caz.
Client este cmpul n care vei selecta numele clientului pentru care ati emis factura pe care tocmai o
lucrul cu acest program. Dac n lista respectiv nu exist clientul pe care dorii s-l selectai, apsai tasta
Insert pentru a v defini acum acest client.
SC AttoSOFT SRL
45
OBSERVATIE : daca nu gasiti clientul cautat, desi stiti ca l-ati definit deja, este recomandabil sa
debifati casuta Filtrare dupa de pe dialogul de selectie client. Este posibil ca la definirea
partenerului sa nu-l fi definit ca fiind de tip client si de aceea sa nu-l puteti gasi in lista.
Dac ai apsat tasta Insert, pe ecran apare un nou dialog, ca cel prezentat mai jos:
Competai n acest dialog cel puin Numele partenerului i eventual un cod (numeric sau alfanumeric).
Dac este o societate comercial, bifai Este persoana juridic i completai eventual i codul fiscal i nr. de
nregistrare la Registrul comerului.
Dac dorii s completai mai multe informaii, apsai butonul nainte sau tasta Page Down; Dac sunt
suficiente datele introduse i dorii s revenii la introducerea facturii, apsai butonul Gata, iar programul va
selecta acest client i se va ntoarce la dialogul anterior, de introducere a facturii.
pentru documentul curent. Acesta se completeaza ca un procent din valoarea totala a facturii. Un alt mod de a
stabili comisionul agentului este prin calculul automat, in functie de marfurile care sunt trecute pe acest
Masina : reprezinta posibilitatea de a inregistra si masina (sau mai exact soferul) care realizeaza distributia,
si care poate primi si el un comision, calculat din nou ca procent din valoarea facturii. O alta facilitate pentru
care puteti completa numele masinii este (la documente de iesire) calculul incarcarii pe masina; daca la
definirea marfurilor se precizeaza greutatea si volumul lor, programul poate face un calcul privind greutatea
si volumul insumat al produselor de pe una sau mai multe facturi.
Apsnd tasta F2 vei obine o list a masinilor definite pn n acest moment de ctre dvs (prin comanda
Masini, de la meniul Definiri), la lucrul cu acest program. Dac n lista respectiv nu exist masina pe care
dorii s o selectai, apsai tasta Insert pentru a v defini acum aceasta masina.
Reducerea (discount / rabat) pe document Daca oferiti clientului dumneavoastra un discount global, pe
intregul document, acesta trebuie inregistrat intr-un camp special, care se poate activa de la pagina Optiuni
SC AttoSOFT SRL
46
documente (apelabila si prin apasarea tastei F6) mai exact Reducere glabala pe document;
Completarea se poate face fie completand valoarea in lei, fie procentul (ex. 10%). In al doilea caz, la
parasirea campului, programul va calcula automat valoarea in lei. In mod evident, este indicat ca produsele
de pe document sa fi fost deja inregistrate, pentru ca programul sa poata calcula un procent din valoarea
documentului. In mod identic se procedeaza pentru valoarea TVA-ului aferent reducerii. In afara celor doua
campuri exista un al treilea camp, etichetat Cota: si care specifica pentru ce produse este valabila aceast
reducere. In fapt, aceasta cota serveste pentru ca la intocmirea jurnalului de TVA pentru vanzari programul sa
stie la ce cota de TVA incadreaza acest discount.
OBSERVATIE: nu completati la campul Cota valoarea procentului de discount; programul nu tine
cont de aceasta cota pentru a calcula valoarea reducerii.
Completarea discount-ului in acest camp nu are ca efect repartizarea discount-ului respectiv pe
produse; daca doriti totusi sa repartizati acest discount pe pozitii, dar numai din punct de
vedere statistic, va trebui sa mergeti la comanda Propietati societate de la meniul Setari.
La pagina Calcule aveti posibilitatea de a bifa Repartizare discount numai pentru
rapoarte care asa cum arata numele, realizeaza un calcul al distribuirii discountului pe
preturi unitare exclusiv pentru rapoartul de adaos comercial.
Daca acordati clientului discount procentual pe fiecare produs in parte (eventual diferit de la un produs la
altul), completarea discountului se va face direct pe pozitiile de marfa din document; activarea completarii
acestei informatii se face de la pagina Optiuni documente (apelabila si prin apasarea tastei F6) la Campuri
suplimentare pozitii document.
Campul Text document va permite sa completati anumite informatii despre acest document, pe care sa le
regasiti ulterior atunci cand este necesar. Activarea campului se face de la pagina Optiuni documente
(apelabila si prin apasarea tastei F6).
SC AttoSOFT SRL
47
Odatace v-ati pozitionat pe marfa cautata, apasati tasta ENTER pentru a selecta aceasta marfa pe factura;
daca constatati ca ati selectat gresit marfa, faceti dublu-clic cu mouse-ul pe numele marfii, pentru a vi se afisa
din nou lista de selectie marfa si a reincerca selectarea marfii.
Completai cantitatea de marf, n conformitate cu factura, dup care apsai tasta ENTER sau TAB pentru a
trece la cmpul urmtor. n cmpul urmtor tastai preul de intrare fr TVA, aa cum este trecut pe factura
de la furnizor. Urmeaz s completai preul de vnzare. O nou apsare a tastei ENTER are ca efect apariia
unui nou dialog, care va cere s specificai preul cu amnuntul (preul la raft) sau adaosul comercial pe care
dorii s-l avei la acest produs:
OBSERVAIE
Putei complet n acest dialog fie cmpul Pre unitar cu amnuntul, fie direct Adaos comercial. Pe
acest dialog mai apar o serie de informaii, cum ar fi preurile pe care le-ai avut la acest
produs la penultima intrare.
Apsarea butonului OK sau a tastei ENTER va completa la coloana Pre de vnzare preul dorit.
SC AttoSOFT SRL
48
OBSERVAIE
Programul va permite s optai n ce mod s completai preurile (de cumprare i de vnzare).
Pentru aceasta, n dialogul iniial (al documentului de iesire) , va trebui s apsai tasta F6
sau sa fcei clic cu mouse-ul pe Opiuni documente. Pe ecran va fi afiat a doua pagina a
dialogului, o pagin cu opiuni privind modul de completare a datelor documentului.
La seciunea Cmpuri suplimentare document putei bifa sau debifa anumite informaii pe care
dorii sau nu dorii s le folosii. n mod identic putei folosi opiunile pentru a specifica
informaii suplimentare pentru poziiile de marf din documente. O informaie foarte
important poate fi Fiecare poziie din document poate fi in alt gestiune, ceea ce v
permite s facei intrarea de mrfuri de pe aceeai factur n mai multe gestiuni.
La ultima seciune putei preciza modul n care se vor completa preurile de cumprare i de
vnzare. Dac bifai unul din aceste cmpuri, preul respectiv va fi completat cu tot cu TVA.
Revenim la dialogul anterior, care va solicitat valoarea preului unitar cu amnuntul sau adaosul comercial.
Dup apsarea butonului OK sau a tastei ENTER, vei observa c programul v readuce la documentul
general, ateptnd s inserai o nou marf n document sau s ncepei un nou document de intrare. Pentru a
insera un nou produs, apsai tasta INSERT sau butonul din navigatorul din partea de sus a ferestrei
programului. Dac poziiile de marf de pe document s-au epuizat, creai un nou document de intrare prin
clic cu mouse-ul pe lista de documente, dup care apsai tasta INSERT sau butonul din navigator.
SC AttoSOFT SRL
49
OBSERVAIE
nainte de a apsa tasta INSERT sau butonul
verificai care list este activ. Lista activ are
ntotdeauna titlurile coloanelor scrise cu culoare roie. Dac este activ lista de documente,
(din partea stng a ecranului) apsarea tastei INSERT sau a butonului
are ca efect
crearea unui nou document. Dac este activ lista de poziii de marf (din partea dreapt
jos a ecranului), apsarea tastei INSERT sau a butonului
are ca efect inserarea unei noi
poziii de marfa n documentul curent.
Corectarea unor informaii introduse eronat

Pentru a modifica informaii de pe un document, este necasar s regsii documentul respectiv, dup care s
operai modificrile n documente, fie n datele generale, fie n poziiile de marf.
Regsirea unui document se face apelnd aceeai comanda prin care ai introdus documentul: Iesiri marf de
la meniul Clienti. Dac este necesar, schimbai valorile filtrelor de deasupra listei de documente, astfel nct
s putei gsi ct mai uor documentul (ex.: bifai filtrul Client i selectai clientul respectiv). Nu uitai s
reactivai filtrul dup ce facei modificri asupra lui, apsnd tasta Scroll Lock sau butonul
Odat gsit documentul cutat, putei corecta n partea dreapt a ecranului informaiile despre acel document
(nu uitai s apasi tasta F9 pentru ca programul s activeze cmpurile n vederea modificrii).
Dac dorii s adugai o noua poziie de marf, apsai tasta INSERT sau butonul din navigator pentru a
obine lista de selecie marf i pentru a v selecta mrfurile.
OBSERVAIE
Dac datele de pe marf au fost introduse greit (denumirea sau grupa sau alte informaii),
acestea pot fi corectate prin comanda Mrfuri de la meniul Definiri.
Dreptul de modificare a preturilor este alocat activat tot de pe pagina Optiuni document, in partea
de jos, unde apare posibilitatea de a selecta cine are Drept de modificare a documentelor
tiparite : Administratorul, Nimeni sau Toti utilizatorii.
Alte optiuni si comenzi suplimentare

In partea de sus a dialogului pentru introducerea documentelor de intrare veti observa o serie de butoane care
permit o serie de operatiuni si comenzi suplimentare;
a) Vizualizarea / ascunderea listei de documente se face apasand butoanele
combinatia de taste Ctrl si 1 respectiv Ctrl si 2.
SC AttoSOFT SRL
sau
50
b) Ordonerea pozitiilor de marfa din document se face apasand butoanele . Apasarea primului buton are
ca efect ordonarea in ordine alfabetica, iar apasarea celui de-al doilea ordoneaaza pozitiile in ordinea
crescatoare a valorii lor.
c) Completarea datelor despre delegat se face apasand
butonul . Pe ecran apare un
dialog suplimentare care cere datele delegatului, permitand si selectarea masinii din parcul auto definit pentru
aceasta unitate. De la tastatura puteti apasa tasta F11 pentru acest dialog.
d) Schimbarea pretului de vanzare al marfii se poate face apasand
butonul ,
sau tasta F10. Pe ecran apare un dialog care cere confirmarea pentru schimbarea pretului din nomenclator la
produsul pe care sunteti pozitionat in acest moment. Confirmarea noului pret de vanzare se face prin
completarea noului pret (cu sau fara TVA) sau a adaosului comercial. In plus, dialogul ofera cateva informatii
privind ultimul pret de cumparare al produsului si valorile actuale ale pretului de vanzare (valorile dinaintea
modificarii pretului).
e) Generarea unei facturi din comenzi se face apasand
butonul ; Daca ati completat
comenzi catre furnizori, acestea se pot transforma rapid in facturi, prin folosirea acestei comenzi. Pe ecran
apare un dialog care contine toate comenzile inregistrate in program. Dupa selectarea comenzii, pe ecran va
apare un nou dialog care cere sa precizati ce pozitii de marfa au fost efectiv receptionate pe aceasta factura,
precum si cantitatea receptionata. Mai multe informatii depre modul de lucru cu comenzi la capitolul
Comenzi de la meniurile Furnizori, respectiv Clienti.
f) Inregistrarea automata a incasarii de la client se face apasand butonul
. La apasarea acestui
buton, pe ecran apare un dialog ca cel prezentat mai jos, care permite inregistrarea incasarii de la acest client
(si numai pentru acesta) pentru factura curenta. Plata poate fi inregistrata integral sau partial.
O parte din datele necesare incasarii (numele clientului, agentul, data documentului) apar deja completate
automat de catre program. Va trebui sa completati tipul documentului de plata (modalitatea de incasare prin
casa, CEC, OP, etc), seria si numarul documentului de plata, precum si suma.
Daca prin aceasta
incasare se achita si alte facturi de catre acest client, apasati butonul de
repartizare , buton care
face sa apara pe ecran lista cu toate documentele emise catre acest client.
Din lista documentelor emise catre acest client puteti selecta si alte facturi pe care sa le incasati prin
incasarea curenta, pana cand ati repartizat pe facturi toata suma incasata.
SC AttoSOFT SRL
51
Selectarea unei facturi se face pozitionandu-va cu ajutorul mouse-ulului sau a tastelor sageata sus / jos, dupa
care apasati butonul Repartizeaza sau tasta ENTER. Observati ca in lista sunt prezentate atat valoarea
fiecarei facturi in parte, cat si valoarea achitata, respectiv soldul facturii, ceea ce va ajuta sa stabiliti exact ce
facturi puteti incasa.
Tiprirea facturilor pe formular
Transferuri intre gestiuni

Transferurile intre gestiuni apar de obicei in urmatoarele conditiii:
- mutarea de materiale care se descarca dintr-o gestiune sursa si se incarca in alta destinatie; descarcarea
din gestiunea destinatie se va face pe baza de bonuri de consum (de ex. gestiuni de materii prime pentru
productie) sau prin procese verbale de inventar (de ex. o gestiune care reprezinta o lucrare de amenajari,
gestiune in care se transfera toate materiale care au fost folosite pentru amenajari si care se va goli prin
proces verbal de inventar cand lucrarea s-a finalizat)
- mutarea de marfuri de la diferite gestiuni, in vederea vanzarii lor pe o factura; aceste transferuri pot fi
evitate intrucat programul permite vanzarea pe o factura a marfurilor aflate in gestiuni diferite (vezi comanda
Iesiri marfa, de la meniul Clienti, optiunea Fiecare pozitie din document poate fi din alta gestiune)
SC AttoSOFT SRL
52
Comanda de realizare a bonurilor de transfer este Note de transfer intre gestiuni de la meniul Op. Interne.
La lansarea acestei comenzi, pe ecran apare dialogul prezentat mai sus, structurat intr-un mod asemenator
dialogurilor de la Intrari marfa, respectiv Iesiri marfa. Se observa in partea din stanga lista in care se vor
evidentia notele de transfer operate, iar in dreapta informatiile aferente notei de transfer pe care v-ati
pozitionat.
Lista de documente conine toate documentele de transfer introduse, i care respect condiiile impuse de
selecta numai anumite gestiuni, dintr-o anumit perioad (implicit luna curent), printr-un anumit agent, sau
care conin o anumit marf sau material.
SC AttoSOFT SRL
53
OBSERVAIE
Pentru a introduce un nou document de transfer, apsai tasta Insert sau butonul
din navigator,
documente, n ateptarea datelor noului transfer.
Completarea datelor ncepe cu Seria si numarul documentului; daca doriti, puteti lasa programul sa aloce
automat numere de documente. Este suficient sa completati seria documentului, dupa care sa va mutati pe
campul Nr. si sa apasati tasta F2. Programul verifica care a fost cel mai mare numar introdus, apoi
completeaza automat urmatorul numar, in ordine crescatoare;
Gestiunea sursa reprezint de fapt gestiunea de la care vor iesi mrfurile sau materialele pe care le vei
selecta pe nota de transfer. Programul va permite s v alegei din lista gestiunilor pe care le-ai definit, una
din gestiuni pentru a face descarcarea mrfurilor de la acea gestiune; Exista doua moduri in care se poate face
descarcarea efectiva a marfurilor din gestiunea sursa:
- o iesire efectiva din aceasta gestiune;
- o intrare in rosu (cantitatea cu minus); este de fapt o operatiuni de stornare a intrarii in aceasta gestiune,
ceea ce are ca efect reducerea rulajului de marfa in cadrul societatii; pentru a activa acest mod de lucru
este necesa sa se bifeze casuta de vaidare Iesirea din gestiunea sursa este pe intrare.
Gestiunea destinatie reprezint de fapt gestiunea in care vor intra mrfurile sau materialele pe care le vei
selecta pe nota de transfer. Programul va permite s v alegei din lista gestiunilor pe care le-ai definit, una
din gestiuni pentru a face incarcarea mrfurilor la acea gestiune.
Articol contabil este o informaie care spune programului ce s fac cu valoarea mrfurilor sau
matarialelor transferate, din punct de vedere contabil. Selectai din lista pe care o afieaz programul (dup
apsarea tastei F2) Transfer marfuri sau unul din articolele contabile specifice operatiunii de transfer curente.
Daca nu lucrati si nu exportati datele in contabilitate, puteti completa la acest camp Articol nul.
SC AttoSOFT SRL
54
pentru documentul curent. Acesta se completeaza ca un procent din valoarea totala a transferului. Un alt mod
de a stabili comisionul agentului este prin calculul automat, in functie de marfurile care sunt trecute pe acest
Data documentului reprezint data la care s-a realizat transferul.
Completarea pozitiilor de pe transfer
Dupa completarea datelor de pe antet, apasarea tastei ENTER va va pozitiona pe campul Marfa. Pentru a
putea selecta marfurile sau materialele pe care doriti sa le selectati pe nota de transfer, apasati tasta F2. Pe
ecran va apare lista de selectie marfa, in care va puteti cauta si selecta marfa dorita. Prin dublu-clic cu mouseul sau apasand tasta ENTER veti putea selecta produsul dorit, intorcandu-va totodata la dialogul de transfer.
Programul va descarca marfa respectiva din gestiunea sursa in functie de modul de descarcare pe care l-ati
stabilit la definirea gestiunii (vezi comanda Gestiuni de la meniul Definiri). Daca doriti totusi sa descarcati
un anume lot, selectat manual, puteti apasa butonul Loturi (sau tasta F12). Pe ecran va apare un dialog
suplimentar, in care veti vedea loturile disponibile din gestiunea sursa.
Dupa cum se poate observa, puteti cere sa vizualizati loturile acestei marfi fie din gestiune sursa (In exemplul
de mai sus denumita Aaa) sau puteti bifa Toate gestiunile. Chiar daca ati selectat toate gestiunile,
descarcarea va tine cont numai de loturile aflate in gestiunea sursa.
Ul alt filtru de care trebuie sa tineti cont este Filtrul pentru cantitatile din loturi. Puteti filtra pentru
vizualizare si selectie numai loturile cu cantitati pozitive, toate loturile sau numai loturile care au cantitate
(diferite de zero sau fara zero). Acest filtru se poate seta sa apara implicit pe o anumita pozitie de la meniul
Setari, comanda Propietati, pagina Filtre.
Cantitatea este urmatorul element pe care trebuie sa-l completati. Daca cantitatea ce o transferati este mai
mare decat lotul selectat, programul va crea un nou lot, cu pret zero (deocamdata) si cu cantitatea ceruta.
SC AttoSOFT SRL
55
Recalcularea pretului pentru lotul nou creat se face la folosirea comenzii Recalculeaza lunile anterioare de
la meniul Calcule.
Pret transfer fara TVA reprezinta pretul de iesire din gestiunea sursa si de intrare in gestiunea destinatie.
Acest camp vine implicit read -only (numai pentru citire). Daca trebuie modificat, apasati butonl din partea
deapta a campului, ceea ce activeaza campul pentru scriere.
Pret vanzare cu TVA este pretul de iesire din gestiunea destinatie. Pentru a stabili acest pret puteti apasa
butonul PV sau tasta F10. Pe ecran apare dialogul de stabilire a pretului de vanzare prin completarea pretului
unitar de vanzare sau cu amanuntul (cu TVA), respectiv prin completarea adaosului comercial dintre pretul de
transfer (de intrare in gestiunea destinatie) si pretul de vanzare.
Completarea Adaosului comercial este o metoda mai rapida de stabilire si completare a pretului de vanzare
din gestiunea destinatie; adaosul se completeaza ca o valoare procentuala.
Pentru a selecta o noua pozitie pe nota de transfer, apasati butonul Pozitie noua sau tasta F6. Programul muta
focus-ul pe campul Marfa, asteptand apasarea tastei F2, selectarea noii marfii si reluarea procesului.
Terminarea notei de transfer se face apasand butonul Terminat nota sau tasta F11. Programul va muta
focusul pe lista de documente, asteptand inceperea unei noi note de transfer prin apasarea tastei INSERT sau
a butonului Nou.
Vizualizarea si listarea notelor de transfer se realizeaza de la meniul Rapoarte, comanda Operatiuni
interne / Note de receptie. Comanda va fi prezentata mai in detaliu la sectiunea rapoarte.
Corectarea unei note de transfer

Pentru a modifica informaii de pe un document de transfer, este necasar s regsii documentul respectiv,
dup care s operai modificrile n documente, fie n datele generale, fie n poziiile de marf.
Regsirea unui document se face apelnd aceeai comanda prin care ai introdus documentul: Note de
transfer intre gestiuni de la meniul Op. interne. Dac este necesar, schimbai valorile filtrelor de deasupra
listei de documente, astfel nct s putei gsi ct mai uor documentul (ex.: bifai filtrul Client i selectai
SC AttoSOFT SRL
56
clientul respectiv). Nu uitai s reactivai filtrul dup ce facei modificri asupra lui, apsnd tasta Scroll
Lock sau butonul
Dac dorii s adugai o noua poziie de marf, apsai butonul Pozitie noua sau tasta F6 pentru a obine
lista de selecie marf i pentru a v selecta mrfurile.
OBSERVAIE
Dintre datele generale ale notei de receptie nu puteti modifica campurile Gestiunea sursa si
Gestiunea destinatie. Daca ati gresit unul din aceste campuri va trebui sa stergeti nota de
transfer si sa o introduceti din nou.
Stergerea unei pozitii de marfa se face apasand simultan combinatia de taste Ctrl si Delete sau
butonul din navigator. Daca ati selectat gresit marfa si doriti de fapt sa selectati alta marfa,
nu trebuie sa stergeti acea pozitie. Este suficient sa va pozitionati pe pozitia de marfa
respectiva, dupa care sa apasati tasta F2 (sau dublu-clic), cu focusul pe campul Marfa.
Documentele operate ca note de transfer intre gestiuni pot fi regasite si la comanda Intrari marfa, in
lista de documente. Documentele sunt marcate numai pentru citire; un alt lucru interesant
este ca in pozitiile de marfa ale acestor documente, fiecare pozitie apare de doua ori: o data
cu cantitatea in rosu (cu minus) si a doua oara cu cantitatea in negru (cu plus) . Prima
pozitie corespunde iesirii din gestiunea sursa, iar a doua pozitie corespunde intrarii in
gestiunea destinatie. Asa cum spuneam, aceste documente sunt marcate numai pentru
citire, deci modificarea acestor diocumente se poate face numai de la comanda Note de
transfer intre gestiuni de la meniul Op. interne.
Operatiunile de plata si incasare

Pe masura ce operati intrari si iesiri, programul acumuleaza o baza de date cu facturile de platit sau de
incasat, cu o serie de informatii cum ar fi valoarea facturii, data scadenta, agentul care a preluat / intocmit
factura. Toate aceste informatii pot ajuta la crearea unei imagini precise privind situatia soldului la furnizori
si clienti. Prin introducerea unor operatiuni de plata / incasare, programul poate servi ca o unealta puternica
de evidenta a fiselor la clienti si furnzori, cu date scadente, facturi incasate / platite integral sau partial, etc.
SC AttoSOFT SRL
57
Data fiind complexitatea informatiilor pe care programul le detine, evidenta soldurilor va fi facuta pe
documente, in sensul ca se va cunoaste exact ce facturi au fost platite / incasate (integral sau partial) si ce
facturi au ramas de platit / incasat. Pentru a repartiza valoarea incasarilor / a platilor pe documente,
programul dispune de doua metode:
- metoda manuala, in care utilizatorul selecteaza factura / facturile ce se platesc / se incaseaza;
- metoda automata, in care programul este lasat sa selecteza automat facturile ce se platesc / se incaseaza;
criteriul pe care se bazeaza programul este achitarea / incasarea facturilor in ordine cronologica, pana la
epuizarea sumei platite / incasate.
Alte elemente de noutate in operatiunile de plata incasare sunt:
- Platile / incasarile in avans; cu ajutorul programului veti putea tine evidenta platile / incasarile care se
fac in avans (pentru care nu exista inca facturi). Aceste operatiuni beneficiaza de operatiuni contabile
separate, ceea ce permite si o corecta inregistrare din punct de vedere contabil a lor.
- Compensari client / furnizor; programul a fost dotat cu o comanda particularizata pentru operatiunile de
compensare, chiar pentru compensari ce includ mai multe facturi.
- Plati in valuta; in cazul in care realizati importuri si veti inregistra DVI-uri, programul va permite sa
realizati plata acestor documente printr-un dialog special, care tine cont de valoarea documentului in
valuta, de cursul de schimb valutar din ziua platii, pentru a va oferi informatii despre suma platita,
diferenta de curs valutar, s.a.m.d.
Primii pasi in lucrul cu furnizori si clienti vor fi de introducere a soldului initial al acestora. In acest scop, va
trebui sa apelam comenzi speciale, prin care sa precizam care sunt facturile de incasat / platit; Aceste
comenzi sunt aflate la meniul Setari, Solduri initiale clienti, respectiv Solduri initiale furnizori.
Soldurile initiale ale clientilor

Apelarea acestei comenzi are ca efect aparitia urmatorului dialog pe ecran, dialog ce permite inregistrarea
tuturor facturilor ce compun soldul clientilor dumneavoastra.
SC AttoSOFT SRL
58
Pentru a putea defini un nou document din componenta soldului initial trebuie sa apasati butonul Nou sau
tasta Insert. In partea dreapta a dialogului, campurile se vor activa, asteptand completarea datelor.
Incepeti prin a completa Data documentului, aceasta fiind data la care a fost emis efectiv documentul
respectiv.
OBSERVATIE: Este posibil ca la incercarea de a salva un document, programul sa va atentioneze
asupra faptului ca luna in care a fost emis acel document este inchisa. Pentru a putea
inregistra aceste solduri initiale in chiar luna respectiva, va trebui sa realizati deschiderea
lunii, prin comanda Deschide...Inchide luna de la meniul Setari / Administrare. Daca nu va
intereseaza data la care au fost emise documentele, le puteti inregistra cu data curenta
(preferabil cu o data din luna anterioara primei luni de lucru).
Informatia de la Nr zile sau Data scadenta va poate ajuta sa tineti si evidenta datelor scadente la
documentele inregistrate in program.
Seria si numarul documentului trebuie sa fie unice si va permit ulterior identificarea acestei facturi pentru
incasare.
OBSERVATIE : Daca pana in prezent nu ati tinut evidenta soldurilor pe documente (ati tinut-o
global valoric), veti putea completa acest sold ca un unic document distinct, care are ca
serie o expresie de tipul SIXXX unde XXX este codul partenerului (clientului) respectiv.
Intrucat acest cod este unic, la numar document puteti completa orice valori doriti (de obicei
1).
La campul Partener va trebui sa selectati clientul a carui sold il introduceti. Apasand tasta F2 sau butonul
sageata jos din dreapta campului veti vizualiza o lista a clientilor definiti in program. Daca acest client nu a
fast inca definit, puteti incepe definirea lui apasand tasta INSERT. Dupa completarea datelor clientului si
apasarea butonului OK, programul va completa automat codul partenerului in acest camp.
Campurile Agent si Masina va permit sa conectati la acest document si agentul / masina care au emis /
transportat marfa facturii. Selectarea lor se face apasand tasta F2 sau butonul sageata jos din dreapta
campului. Daca agentul / masina nu au fost definte inca, puteti incepe definirea lui apasand tasta INSERT.
SC AttoSOFT SRL
59
Dupa completarea datelor agentului / masinii si apasarea butonului OK, programul va completa automat
codul agent / masina in campul corespunzator.
Ultima informatie care trebui completata este suma corespunzatoarea acestui document. Asa cum remarcam
mai sus, daca nu ati lucrat cu solduri pe documente (ati lucrat global valoric), definiti un documnt generic, a
carui suma va reprezenta chiar soldul clientului respectiv.
Salvarea acestor date se poate face in doua moduri:
-salvarea in mod explicit, cand apasati butonul V din navigator;
-inceperea definirii unui nou document, prin apasarea butonul Nou sau a tastei INSERT (respectiv trecerea pe
un alt document);
Soldurile initiale ale furnizorilor

Apelarea acestei comenzi are ca efect aparitia urmatorului dialog pe ecran, dialog ce permite inregistrarea
tuturor facturilor ce compun soldul furnizorilor dumneavoastra.
Pentru a putea defini un nou document din componenta soldului initial trebuie sa apasati butonul Nou sau
tasta Insert. In partea dreapta a dialogului, campurile se vor activa, asteptand completarea datelor.
Incepeti prin a completa Data documentului, aceasta fiind data la care a fost emis efectiv documentul
respectiv.
SC AttoSOFT SRL
60
OBSERVATIE: Este posibil ca la incercarea de a salva un document, programul sa va atentioneze

asupra faptului ca luna in care a fost primit acel document este inchisa. Pentru a putea
inregistra aceste solduri initiale in chiar luna respectiva, va trebui sa realizati deschiderea
lunii, prin comanda Deschide...Inchide luna de la meniul Setari / Administrare. Daca nu va
intereseaza data la care au fost emise documentele, le puteti inregistra cu data curenta
(preferabil cu o data din luna anterioara primei luni de lucru).
Informatia de la Nr zile sau Data scadenta va poate ajuta sa tineti si evidenta datelor scadente la
documentele inregistrate in program.
Seria si numarul documentului trebuie sa fie unice si va permit ulterior identificarea acestei facturi pentru
plata.
OBSERVATIE : Daca pana in prezent nu ati tinut evidenta soldurilor pe documente (ati tinut-o
global valoric), veti putea completa acest sold ca un unic document distinct, care are ca
serie o expresie de tipul SIXXX unde XXX este codul partenerului (furnizorului) respectiv.
Intrucat acest cod este unic, la numar document puteti completa orice valori doriti (de obicei
1).
La campul Partener va trebui sa selectati furnizorului a carui sold il introduceti. Apasand tasta F2 sau
butonul sageata jos din dreapta campului veti vizualiza o lista a furnizorilor definiti in program. Daca acest
furnizor nu a fost inca definit, puteti incepe definirea lui apasand tasta INSERT. Dupa completarea datelor
clientului si apasarea butonului OK, programul va completa automat codul partenerului in acest camp.
Campurile Agent si Masina va permit sa conectati la acest document si agentul / masina care au primit /
transportat marfa facturii. Selectarea lor se face apasand tasta F2 sau butonul sageata jos din dreapta
campului. Daca agentul / masina nu au fost definte inca, puteti incepe definirea lui apasand tasta INSERT.
Dupa completarea datelor agentului / masinii si apasarea butonului OK, programul va completa automat
codul agent / masina in campul corespunzator.
Ultima informatie care trebui completata este suma corespunzatoarea acestui document. Asa cum remarcam
mai sus, daca nu ati lucrat cu solduri pe documente (ati lucrat global valoric), definiti un documnt generic, a
carui suma va reprezenta chiar soldul clientului respectiv.
Salvarea acestor date se poate face in doua moduri:
-salvarea in mod explicit, cand apasati butonul V din navigator;
-inceperea definirii unui nou document, prin apasarea butonul Nou sau a tastei INSERT (respectiv trecerea pe
un alt document);
SC AttoSOFT SRL
61
Platile catre furnizori

Se realizeaza prin apelarea comenzii Plati de la meniul Furnizori. Aceasta comanda are ca efect afisarea pe
ecran a urmatorului dialog:
Observati structura standard a dialogurilor, cu lista documentelor de plata operate in program in partea
stanga, si campurile cu informatiile specifice platii in partea dreapta. In partea dreapta jos veti observa un
tabel, in care se regasesc informatiile principale privind factura / facturile ce au fost platite cu documentul de
plata curent selectat.
Lista documentelor conine toate documentele de plata introduse, i care respect condiiile impuse de filtrele
de deasupra listei. Filtrele active sunt cele bifate (n imaginea de mai sus - perioada). Se pot astfel selecta
numai documentele de plata catre anumiti furnizori, dintr-o anumit perioad (implicit luna curent), sau
printr-un anumit agent
OBSERVAIE
Pentru a introduce un nou document de plata, apsai tasta Insert sau butonul
din navigator,
documente, n ateptarea datelor referitoate la plata.
Prima informatie referitoare la plata este Tipul documentului de plata. Daca veti apasa tasta F2 sau
butonasul din dreapta campului veti vedea ca tipul documentului este de fapt un articol contabil, acesta
reprezentand de fapt ce operatiune si in ce cont (casa sau banca) se va inregistra suma platita. Definirea
tipurilor de documente se va face deci la comanda Articole contabile de la meniul Definiri.
SC AttoSOFT SRL
62
Data documentului este data inscrisa pe documentul de plata (chitanta, OP). Este posibil ca data
documentului sa nu coincida intotdeauna cu data la care banii sunt depusi la caserie sau apar in cont; o
varianta de rezolvare a problemei (din punct de vedere contabil) este trecerea lor in contul 542 avansuri
spre decontare (de ex. pentru agenti aflati pe teren pentru plati / incasari si care duc / aduc banii la caserie
dupa 2 3 zile).
Data scadenta (Nr. zile) reprezinta o alta metoda de evidentiere a diferentei dintre data efectiva a
documentului si data la care furnizorul intra in posesia banilor. Programul poate prezenta in acest caz o lista a
documentelor deja scadente.
Seria si numarul documentului sunt datele de identificare ale chitantei, OP-ului sau CEC-ului pe care il
inregistrati. Aceste informatii, impreuna cu data documentului apar in lista din stanga a dialogului, si va
permit sa regasiti usor un document, prin clic pe coloana dupa care doriti sa faceti cautarea, urmat de tastarea
informatiei corespunzatoare acelei coloane.
Furnizorul va fi selectat din lista care apare apasand tasta F2 sau butonul
regula furnizorul exista deja (intrucat s-au inregistrat facturi de la acesta).
din dreapta campului. De
Agentul este de regula persoana care face plata, si care poate fi definita la comanda Agenti de la meniul
Definiri. Informatia (de regula folosita la incasari) poate fi utila pentru cunosterea platilor si a restantelor pe
agenti. Apsnd tasta F2 vei obine o list a agentilor definii pn n acest moment de ctre dvs (prin
comanda Agenti, de la meniul Definiri), la lucrul cu acest program. Dac n lista respectiv nu exist
agentul pe care dorii s-l selectai, apsai tasta Insert pentru a v defini acum acest agent.
pentru documentul curent. Acesta se completeaza ca un procent din valoarea totala a platii.
Campul Explicatii poate servi pentru inregistrarea unor informatii suplimentare in legatura cu documentul
curent. Este un text, care poate fi regasit ori de cate ori va pozitionati pe acest document.
Suma este bineinteles valoarea pe care o platiti furnizorului pe care l-ati selectat mai sus. Valoarea este cea
de pe documentul a carui numar l-ati completat anterior. Suma va fi repartizata pe una sau mai multe facturi,
intr-unul din urmatoarele moduri:
Prin repartizare manuala: apasand butonul
Pe ecran va apare un dialog care contine toate
sold partial sau integral.
din dreapta campului in care ati completat deja suma.

facturile primite de la furnizorul selectat, si care au
SC AttoSOFT SRL
63
Se observa pe dialog documentele (facturile) cu seria, numarul si data lor, precum si valoarea facturii,
eventualele discount-uri, valoarea achitata, precum si soldul curent al documentului. Pentru a selecta o
factura la plata, este suficient sa va pozitionati pe ea si sa faceti dublu-clic sau sa apasati butonul
Repartizeaza. Daca suma platita este mai mare decat valoarea soldului la factura pe care ati ales-o,
programul va afisa din nou, in mod automat, dialogul cu documentele in sold, pentru a selecta o noua factura
la plata. Acest sistem functioneaza in acest mod pana la epuizarea sumei platite, sau pana apasati butonul
Renunta.
Daca renuntati la selectarea de facturi inainte de a fi epuizat suma de plata, programul va afisa valoarea
ramasa la Suma nerepartizata. Pentru a folosi aceasta suma ulterior, va trebui sa regasiti acest document
de plata si sa incercati selectarea de noi facturi, pana la stingerea acestei sume.
Al doilea mod de repartizare a facturilor la plata este in mod automat. In acest caz, este suficient sa apasati
butonul
pentru ca programul sa selecteze automat, in ordine cronologica, facturile necesare stingerii
valorii
pe care ati completat-o la campul Suma.
OBSERVATIE daca doriti, puteti selecta si un alt criteriu de selectie automata a facturilor; Acest
criteriu se refera la posibilitatea de a inchide facturile in ordinea soldului (de la factura cu
soldul cel mai mic la factura cu soldul cel mai mare). Aceasta optiune se poate selecta de la
meniul Inregistrari, bifand comanda Repartizare automata dupa sold minim. Daca doriti
sa fie luate in calcul si facturile cu sold negativ, bifati Repartizeaza automat si facturile cu
sold negativ.
Aceasta tehnica este folosita de obicei pentru a stinge solduri reziduale (de regula solduri rezultate
din rotunjiri).
Indiferent de modul de lucru, facturile selectate apar in lista din partea de jos a dialogului. Observati ca apar
seria, numarul si data facturii, precum si valorile achitate cu documentul curent si cu alte documente de plata,
precum si soldul facturii dupa acea plata.
SC AttoSOFT SRL
64
Corectarea unei plati eronate

Pentru a modifica informaii de pe un document de plata, este necasar s regsii documentul respectiv, dup
care s operai modificrile n documente, fie n datele documentului, fie n randul facturilor selectate pentru
acea plata.
Regsirea unui document se face apelnd aceeai comanda prin care ai introdus documentul: Plati de la
meniul Furnizori. Dac este necesar, schimbai valorile filtrelor de deasupra listei de documente, astfel nct
s putei gsi ct mai uor documentul (ex.: bifai filtrul Furnizor i selectai furnizorul respectiv). Nu uitai
s reactivai filtrul dup ce facei modificri asupra lui, apsnd tasta Scroll Lock sau butonul
Este posibil ca anumite campuri (Furnizor) sa fie dezactivate si deci sa nu poata fi modificate. Corectarea in
astfel de situatii presupune stergerea documentului (in prelabil stergerea facturilor platite din lista din partea
de jos a dialogului) si introducerea acestuia inca o data. Orice alte informatii pot fi corectate in mod direct.
Pentru a schimba o factura care a fost selectata, va trebui sa va pozitionati pe factura respectiva si sa o
stergeti, dupa care sa reselectati o noua factura.
OBSERVAIE
Comenzile pentru modificari se pot gasi usor prin clic cu butonul din dreapta al mouse-ului
deasupra liste de facturi selectate la documentul de plata curent. Pe meniul flotant care
apare veti gasi toate comenzile necesare pentru stergerea repartizarilor.
O alta metoda de stergere este folosirea combinatiei de taste Ctrl si Delete dupa ce in prealabil vati pozitionat pe factura respectiv documentul de plata dorit.
SC AttoSOFT SRL
65
Incasari de la clienti
Se realizeaza prin apelarea comenzii Incasari de la meniul Clienti. Aceasta comanda are ca efect afisarea pe
ecran a urmatorului dialog:
Observati structura standard a dialogurilor, cu lista documentelor de plata operate in program in partea
stanga, si campurile cu informatiile specifice incasarii in partea dreapta. In partea dreapta jos veti observa un
tabel, in care se regasesc informatiile principale privind factura / facturile ce au fost incasate cu documentul
de incasare curent selectat.
Lista documentelor conine toate documentele de incasare introduse, i care respect condiiile impuse de
selecta numai documentele de incasare de la anumiti clienti, dintr-o anumit perioad (implicit luna curent),
sau printr-un anumit agent
SC AttoSOFT SRL
66
OBSERVAIE
Pentru a introduce un nou document de plata, apsai tasta Insert sau butonul
din navigator,
documente, n ateptarea datelor referitoate la plata.
Prima informatie referitoare la plata este Tipul documentului de plata. Daca veti apasa tasta F2 sau
butonasul din dreapta campului veti vedea ca tipul documentului este de fapt un articol contabil, acesta
reprezentand de fapt ce operatiune si in ce cont (casa sau banca) se va inregistra suma incasata. Definirea
tipurilor de documente se va face deci la comanda Articole contabile de la meniul Definiri.
Data documentului este data inscrisa pe documentul dvs. de incasare (chitanta, OP). Este posibil ca data
documentului sa nu coincida intotdeauna cu data la care banii sunt depusi la caserie sau apar in cont; o
varianta de rezolvare a problemei (din punct de vedere contabil) este trecerea lor in contul 542 avansuri
spre decontare (de ex. pentru agenti aflati pe teren pentru plati / incasari si care duc / aduc banii la caserie
dupa 2 3 zile).
Data scadenta (Nr. zile) reprezinta o alta metoda de evidentiere a diferentei dintre data efectiva a
documentului si data la care dvs. intrati in posesia banilor. Programul poate prezenta in acest caz o lista a
documentelor deja scadente.
Seria si numarul documentului sunt datele de identificare ale chitantei, OP-ului sau CEC-ului pe care il
inregistrati. Aceste informatii, impreuna cu data documentului apar in lista din stanga a dialogului, si va
permit sa regasiti usor un document, prin clic pe coloana dupa care doriti sa faceti cautarea, urmat de tastarea
informatiei corespunzatoare acelei coloane.
Clientul va fi selectat din lista care apare apasand tasta F2 sau butonul
regula clientul exista deja (intrucat s-au inregistrat facturi catre acesta).
din dreapta campului. De
debifati casuta Filtrare dupa de pe dialogul de selectie client. Este posibil ca l definirea
Agentul este de regula persoana care face incasarea, si care poate fi definita la comanda Agenti de la
meniul Definiri. Informatia poate fi utila pentru cunosterea incasarilor si a restantelor pe agenti. Apsnd
tasta F2 vei obine o list a agentilor definii pn n acest moment de ctre dvs (prin comanda Agenti, de
la meniul Definiri), la lucrul cu acest program. Dac n lista respectiv nu exist agentul pe care dorii s-l
selectai, apsai tasta Insert pentru a v defini acum acest agent.
pentru documentul curent. Acesta se completeaza ca un procent din valoarea totala a incasarii.
SC AttoSOFT SRL
67
Campul Explicatii poate servi pentru inregistrarea unor informatii suplimentare in legatura cu documentul
curent. Este un text, care poate fi regasit ori de cate ori va pozitionati pe acest document.
Suma este bineinteles valoarea pe care o incasati de la clientul pe care l-ati selectat mai sus. Valoarea este cea
de pe documentul a carui numar l-ati completat anterior. Suma va fi repartizata pe una sau mai multe facturi,
intr-unul din urmatoarele moduri:
Prin repartizare manuala: apasand butonul
Pe ecran va apare un dialog care contine toate
partial sau integral.
din dreapta campului in care ati completat deja suma.

facturile emise catre clientul selectat, si care au sold
Se observa pe dialog documentele (facturile) cu seria, numarul si data lor, precum si valoarea facturii,
eventualele discount-uri, valoarea achitata, precum si soldul curent al documentului. Pentru a selecta o
factura la incasare, este suficient sa va pozitionati pe ea si sa faceti dublu-clic sau sa apasati butonul
Repartizeaza. Daca suma incasata este mai mare decat valoarea soldului la factura pe care ati ales-o,
programul va afisa din nou, in mod automat, dialogul cu documentele in sold, pentru a selecta o noua factura
la incasare. Acest sistem functioneaza in acest mod pana la epuizarea sumei platite, sau pana apasati butonul
Renunta.
Daca renuntati la selectarea de facturi inainte de a fi epuizat suma de incasat, programul va afisa valoarea
ramasa la Suma nerepartizata. Pentru a folosi aceasta suma ulterior, va trebui sa regasiti acest document
de incasare si sa incercati selectarea de noi facturi, pana la stingerea acestei sume.
SC AttoSOFT SRL
68
Al doilea mod de repartizare a facturilor la incasare este in mod automat. In acest caz, este suficient sa
apasati
butonul pentru ca programul sa selecteze automat, in ordine cronologica, facturile necesare
stingerii
valorii pe care ati completat-o la campul Suma.
OBSERVATIE daca doriti, puteti selecta si un alt criteriu de selectie automata a facturilor; Acest
criteriu se refera la posibilitatea de a inchide facturile in ordinea soldului (de la factura cu
soldul cel mai mic la factura cu soldul cel mai mare). Aceasta optiune se poate selecta de la
meniul Inregistrari, bifand comanda Repartizare automata dupa sold minim. Daca doriti
sa fie luate in calcul si facturile cu sold negativ, bifati Repartizeaza automat si facturile cu
sold negativ.
Aceasta tehnica este folosita de obicei pentru a stinge solduri reziduale (de regula solduri rezultate
din rotunjiri).
Indiferent de modul de lucru, facturile selectate apar in lista din partea de jos a dialogului. Observati ca apar
seria, numarul si data facturii, precum si valorile achitate cu documentul curent si cu alte documente de
incasare, precum si soldul facturii dupa acea incasare.
Corectarea unei incasari eronate

Pentru a modifica informaii de pe un document de incasare, este necasar s regsii documentul respectiv,
dup care s operai modificrile n documente, fie n datele documentului, fie n randul facturilor selectate
pentru acea incasare.
Regsirea unui document se face apelnd aceeai comanda prin care ai introdus documentul: Incasari de la
meniul Clienti. Dac este necesar, schimbai valorile filtrelor de deasupra listei de documente, astfel nct s
putei gsi ct mai uor documentul (ex.: bifai filtrul Client i selectai clientul respectiv). Nu uitai s
reactivai filtrul dup ce facei modificri asupra lui, apsnd tasta Scroll Lock sau butonul
Este posibil ca anumite campuri (Client) sa fie dezactivate si deci sa nu poata fi modificate. Corectarea in
astfel de situatii presupune stergerea documentului (in prelabil stergerea facturilor incasate din lista din partea
de jos a dialogului) si introducerea acestuia inca o data. Orice alte informatii pot fi corectate in mod direct.
Pentru a schimba o factura care a fost selectata, va trebui sa va pozitionati pe factura respectiva si sa o
stergeti, dupa care sa reselectati o noua factura.
SC AttoSOFT SRL
69
OBSERVAIE
Comenzile pentru modificari se pot gasi usor prin clic cu butonul din dreapta al mouse-ului
deasupra liste de facturi selectate la documentul de plata curent. Pe meniul flotant care
apare veti gasi toate comenzile necesare pentru stergerea repartizarilor.
O alta metoda de stergere este folosirea combinatiei de taste Ctrl si Delete dupa ce in prealabil vati pozitionat pe factura respectiv documentul de plata dorit.
Compensari clienti - furnizori

Operatiunea de compensare va permite sa inchideti direct facturi primite de la clienti cu facturi primite de la
un alt partener, care va este furnizor. Chiar daca lantul de compensare este mai mare decat 3 parteneri,
aceasta tehnica este suficienta, intrucat nu intereseaza decat primii parteneri, client si furnizor.
Folosirea compensarii incepe prin apelarea comenzii Compensare Client Furnizor de la meniul
Operatiuni Interne.
La prima vedere, aceasta comanda nu se deosebeste de modul de completare a unei plati sau a unei incasari.
Prima diferenta notabila este faptul ca pe document se vor selecta doi parteneri, respectiv Clientul si
Furnizorul; Dupa completarea celorlalte informatii, Operarea efectiva a repartizarii facturilor de incasat de
la client si de platit la furnizor se face din partea inferioara a dialogului.
Primul pas este completarea repartizarii incasarilor.
Repartizarea manuala: apasand butonul ,
emise catre clientul selectat, si care au sold
pe ecran va apare un dialog care contine toate facturile

partial sau integral.
SC AttoSOFT SRL
70
apasati
stingerii
Indiferent de metoda pe care ati selectat-o, in acest moment s-a activat o a doua pagina in partea de jod a
dialogului Repartizare plati (apelabila si prin apasarea tastei F6). Pe aceasta pagina veti putea selecta si
vizualiza facturile de la furnizor pe care le puteti stinge prin documentul de compensare curent.
Pentru selectarea facturilor de la furnizor, veti folosi aceleasi comenzi ca la repartizarea incasarilor :
Repartizarea manuala: apasand butonul ,
pe ecran va apare un dialog care contine toate facturile
primite de la furnizorul selectat, si care au
sold partial sau integral.
apasati
stingerii
Pentru corectarea unei repartizari, indiferent daca este vorba de o repartizare a incasarilor sau a platilor, este
necesar sa va pozitionati mai intai pe documentul de compensare respectiv; Odata pozitionati pe acel
document, trebui sa selectati din partea dreapta pagina Repartizare incasari sau repartizare plati, in functie de
ce repartizare trebuie corectata. Cautati in lista documentul (factura) repartizata pe care trebuie sa o stergeti,
apoi apasati butonul Sterge (combinatia de taste Ctrl si Delete) sau faceti clic cu butonul dreapta al
mouseului. Daca ati folosit clic cu butonul dreapta al mouse-ului, pe ecran va apare un lista de comenzi de
stergere a repartizarilor; Din aceasta lista veti putea selecta daca doriti sa stergeti numai repartizarea (factura)
pe care sunteti pozitionati sau toate repartizarile, sau pur si simplu numai repartizarile manuale sau numai
cele automate.
Dupa ce ati sters repartizarea selectata gresit, folositi din nou comenzile de rapartizare automata sau manuala
pentru a selecta un nou document (factura) de incasat sau de platit.
Procese verbale de inventar

Una din operatiunile care consuma mult timp in cadrul evidentei unei gestiuni este inventarierea produselor
din aceasta gestiune. Pentru a va usura aceasta activitate, este necesar ca programul sa execute urmatorii pasi:
- intocmirea unei liste cu marfurile si materialele din acea gestiune, in vederea listarii ei; pe teren va trebui
sa completati cantitatile faptice gasite;
- completarea cantitatilor gasite pe teren in lista de inventar aflata in program. Programul poate acum sa
compare cantitatile faptice, introduse de dvs., cu cantitatile scriptice (stocul pe care il are in memorie,
exclusiv pe baza operatiunilor de intrare si iesire);
- crearea automata a unui document de reglare, document care regleaza diferentele de cantitate gasite de
catre program; documentul poate fi un document de intrare / iesire sau ambele, in functie de semn;
Comanda efectiva de lucru este Procese verbale de inventar de la meniul Operatiuni interne. La apelarea
acestei comenzi, pe ecran apare urmatorul dialog:
SC AttoSOFT SRL
71
Asa cum se poate observa, in partea de sus a dialogului aveti posibilitatea de a impune anumite filtre privind
gestiunea, grupele de marfa, producatorul, tipul de marfa pe care programul sa le treaca in lista de inventar.
OBSERVATIE: Daca deja ati introdus un inventar, pe care doriti sa-l regasiti, apasati butonul
eticheta Altele. Pe ecran va apare o lista din care veti putea selecta inventarul dorit.
de sub
Incepeti prin a selecta Gestiunea pentru care doriti sa faceti inventarul, apasand butonul sageata-jos din
partea dreapta a campului.
Dupa selectarea gestiunii, va trebui sa precizati data la care se realizeaza inventarul. Data este importanta
intrucat programul va compara cantitatile introduse de dvs. cu stocul de marfa din program la acea data.
OBSERVATIE: Restul filtrelor pe care le vedeti, referitoare la grupa de marfa, marca / tip,
producator, tip marfa, etc sunt filtre care se vor aplica dupa ce am completat lista de
inventar prin comanda ce o vorm prezenta mai jos. Aceste filtre sunt temporare, avnd
menirea de a va ajuta sa micsorati zona de cautare, cand completati cantitatile faptice.
In acest moment puteti apasa butonul

, care are menirea de a completa pe ecran lista produselor din
gestiunea selectata Pe ecran va apare un meniu derulant, care va prezinta cateva comenzi necesare manuirii
procesului verbal de inventar. Comenzile sunt urmatoarele:
-
Sterge tot : va permite sa stergeti procesul verbal de inventar pe care sunteti pozitionati in acel moment.
Adauga marfuri care au stoc (seteaza cantitate = stoc) : in lista se vor adauga toate produsele din
gestiunea curenta (care respecta filtrarile impuse de dvs.), iar la coloana cantitate se va completa chiar
stocul curent pentru produsele respective. In lista vor aparea numai marfurile care au stoc diferit de zero.
Adauga toate marfurile (seteaza Cantitate = stoc) : in lista se vor adauga toate produsele din gestiunea
curenta (care respecta filtrarile impuse de dvs.), iar la coloana cantitate se va completa chiar stocul curent
pentru produsele respective. In lista vor aparea toate marfurile indiferent daca au stoc diferit de zero sau
nu.
SC AttoSOFT SRL
72
Adauga toate marfurile (seteaza Cantitate = zero) : in lista apar toate produsele din gestiunea curenta
(care respecta filtrarile impuse de dvs.), iar la coloana cantitate se va completa zero.
Seteaza cantitati cu zero : permite sa reveniti asupra listei de inventar deja completate, setand valoarea
zero pentru cantitati.
Transfera pret de vanzare in nomenclator daca nu este : daca ati schimbat si preturile de vanzare ale
produselor atunci cand ati completat cantitatile, aceasta comanda are ca efect actualizarea listei de preturi
de vanzare cu noile preturi introduse de dumneavoastra. Se vor actualiza preturile numai la produsele
care in lista de preturi nu au pret in gestiunea respectiva.
Transfera pret de vanzare in nomenclator chiar daca este : acelasi algoritm ca la comanda de mai sus,
dar se vor actualiza preturile la toate produsele, indiferent daca au sau nu pret.
Duce pretul de vanzare in nomenclator din pozitia curenta : are ca efect copierea noului pret de
vanzare in lista de preturi, dar numai pentru produsul pe care sunteti pozitionati in acel moment. Din
tastatura, comanda se poate apela prin apasarea tastei F12.
Seteaza pret de cumparare (cel mai mare) : va permite sa fortati completarea la coloana pret de
cumparare cel mai mare pret de cumparare cu care ati achizitionat vreodata acea marfa.
Sortare dupa nume marfa : permite utilizatorului sa ordoneze lista de inventar dupa denumirea
produselor, in ordine alfabetica, pentru a se putea regasi mai usor marfurile in vederea completarii
cantitatilor.
Pret cumparare cu TVA : daca este bifata aceasta comanda, programul afiseaza la coloana pret
cumparare pretul de cumparare cu TVA. Daca debifati aceasta comanda, coloana va contine preturile de
cumparare fara TVA.
Pret vanzare cu TVA : daca este bifata aceasta comanda, programul afiseaza la coloana pret vanzare
pretul de vanzare cu TVA. Daca debifati aceasta comanda, coloana va contine preturile de vanzare fara
TVA.
Dupa ce ati apelat una din comenzile de adaugare a marfurilor (in varianta care va convine cel mai mult),
programul va afisa un dialog care va cere sa aplicati o filtrare asupra produselor din cadrul acestei gestiuni.
Asa cum precizam mai sus, aceste filtre vor face sa apara in lista de inventar numai o parte a produselor.
Daca nu folositi nici o filtrare, programul va afisa toate produsele din gestiunea selectata.
Daca nu doriti sa inventariati toate produsele, ci numai o parte a lor, este suficient sa incepeti prin a impune
filtrari asupra diverselor informatii.
Grupa de marfa poate fi activata ca filtru bifand casuta de validare din stanga etichetei Grupa de marfa.
Odata activata aceasta informatie, programul cere sa va selectati din lista ce grupa doriti sa vizualizati pentru
inventar.
Daca folositi informatia Marca / Tip, si aceasta poate fi activata si selectata ca filtru, in ceeasi maniera ca si
grupa de marfa. In mod identic, puteti vizualiza stocul cu marfurile de la un anumit producator.
SC AttoSOFT SRL
73
In cazul in care intr-o gestiune tineti si evidenta de materiale, obiecte de inventar, materiale auxiliare, puteti
impune programului sa va prezinte inventarul numai pentru una din aceste categorii. Pentru aceasta bifati cu
ajutoul mouse-ului Tip marfa si alegeti din lista de selectie categoria de bunuri care va intereseaza.
Dupa activarea / dezactivarea filtrelor prin bifare / debifarea campurilor respective, apasati butonul OK,
respectiv Renunta daca v-ati razgandit. Este posibil ca programul sa ceara confirmarea privind recalcularea
unor anumite luni, iar la confirmarea acestei comenzi sa apara pe ecran un dialog ce afiseaza progresul
acestor calcule:
Nu uitati sa apasati tasta F9 sau butonul Modifica din partea de sus a ecranului, pentru ca programul sa va
Daca in cursul completarii cantitatilor si eventual a preturilor in lista de inventar aveti dificultati in regasirea
unor produse, puteti aplica filtrele temporare din partea de sus a dialogului, care va permite sa ascundeti o
parte din produse la apasarea butonului EXECUTA.
Dupa ce ati finalizat completarea coloanei Cantitate si eventual ati actualizat si Preturi de vanzare pentru
produsele pe care le-ati selectat in lista de inventar, este momentul sa creati un document de corectie, care va
aduce stocurile scriptice (din memoria computerului) la nivelul stocurilor faptice stocurile pe care le-ati
constatat pe teren si pe care le-ati introdus la coloana Cantitate a listei de inventar. Pasii pe care trebuie sa ii
pargurgeti sunt urmatorii:
- selectati de la campul Mod generare documente tipul de document pe care doriti sa-l generati; aveti la
dispozitie trei tipuri:
Document de intrare un document pe care il veti gasi la Intrari marfa; In acest document,
produsele cu lipsa la inventar (cantitate faptica mai mica decat cea scriptica) apar cu cantitati pozitive.
Produsele cu plus la inventar (cantitate faptica mai mare decat cea scriptica) apar cu cantitati
negative.
Document de iesire un document pe care il veti gasi la Iesiri marfa; In acest document, produsele
cu lipsa la inventar (cantitate faptica mai mica decat cea scriptica) apar cu cantitati negative.
Produsele cu plus la inventar (cantitate faptica mai mare decat cea scriptica) apar cu cantitati pozitive.
Dupa semn intrare sau iesire vor fi generate doua documente: un document de intrare in care vor
apare numai produsele cu lipsa la inventar si un document de iesire, in care vor apare numai
produsele care au iesit cu plus la inventar.
- (cantitate faptica mai mica decat cea scriptica) apar cu cantitati pozitive. Produsele cu plus la
inventar (cantitate faptica mai mare decat cea scriptica) apar cu cantitati negative.
- apasati butonul Genereaza pentru a genera efectiv aceste documente; Programul va cere o confirmare,
dupa care va genera efectiv documentul sau documentele create.
SC AttoSOFT SRL
74
Daca este necesar sa previzualizati documentele de reglare care vor fi create de program, este suficient sa va
pozitionati pe pagina Raport [F6], dupa ce bineintels ati completat toate datele necesare pe pagina listei de
inventar (cantitati , eventual preturi de vanzare, etc). Apasati butonul Executa pentru a vedea efectiv valorile
ce apar ca diferente.
OBSERVATIE: Vizualizarea acestor valori prin apasarea butonului Executa nu are nici un efect
asupra stocurilor. Listele de diferente sunt afisate numai pe ecran, fara a crea documente de
intrare sau de iesire care sa modifice stocurile.
Ca si la prima pagina, puteti filtra datele care sa apara pe ecran (pe grupe, producatori, gestiuni,
tipuri de marfa, etc). Alte elemente de filtrare ce pot fi impuse sunt:
Fara zero : elimina din lista produsele la care ati completat stocul scriptic egal cu stocul faptic, si
deci la care practic nu ati dorit sa faceti regularizare;
Doar diferente : elimina din lista produsele la care diferentele la inventar sunt zero;
Valori : afiseaza numai valori, fara cantitati.
Comenzi furnizori din stocuri critice

Aceasta comanda va permite sa creati rapid comenzi catre furnizori, plecand de la o lista de stoc, care va
afiseaza simultan atat stocul curent cat si stocul critic (stocul de avertizare). Intrucat puteti opta pentru un
anumit tip de stoc care sa fie afisat (numai stocuri pozitive, negative, produsele cu stoc zero sau cu stocul la
sau sub limita de siguranta), veti putea evalua rapid care sunt produsele la care trebuie sa faceti comanda.
Asa cum v-ati obisnuit, in partea superioara a dialogului sunt o serie de filtre care va permit sa micsorati aria
de cautare / selectie, prin impunerea a diverse filtre; Filtrele sunt dupa gestiune, grupa de marfa, marca / tip,
producatorul sau grupa contabila; Puteti selecta un anumit tip de produse (marfuri, obiecte de inventar,
obiecte de inventar, materiale auxiliare).
Pentru a incepe o comanda este suficient sa va pozitionati pe produsul pe care doriti sa-l comandati, dupa
care apasati butonul Comanda Furnizor sau tasta F2. Programul va genera automat un document de
comanda, pe care il puteti regasi la comanda Comenzi, de la meniul Furnizori.
SC AttoSOFT SRL
75
OBSERVATIE: Pentru a beneficia de facilitatile acestei comenzi este necesar sa aveti completate
stocurile de avertizare pe produse (vezi comanda Marfuri de la meniul Definiri), si eventual
campul Furnizor traditional (implicit). Acest al doilea camp va ajuta la completarea implicita a
informatiei privind furnizorul la care sa se lanseze comanda.
Daca selectati produse pe care le comandati la furnizori diferiti, programul va genera cate o
comanda distincta pentru fiecare din acesti furnizori. Chiar daca selectarea produselor se
face intercalat, programul stie la ce comanda trebuie sa trimita produsul, tinind cont de
furnizor. Singurul caz in care programul incepe o noua comanda este daca deja ati validat
(ati tiparit) comanda catre acel furnizor;
Dupa selectarea produsului, pe ecran apare un dialog care cere sa se precizeze pentru ce gestiune se face
aprovizionarea, codul si denumirea marfii, furnizorul de marfa precum si cantitatea care se transfera.
Dupa ca ati precizat cantitatea si eventual furnizorul (puteti selecta un alt furnizor decat cel implicit), apasati
butonul OK sau butonul Adauga alta marfa (Pg. Down) pentru a reveni la lista de produse. Daca apasati
butonul Inchide sau tasta ESC, programul va renunta la selectarea produsului pentru comanda.
O varianta extinsa a acestei comenzi este cea referitoare la clase de echivalenta. Daca ati optat sa lucrati cu
acest sistem, este suficient sa bifati Cu clase de echivalenta pentru ca dialogul sa va prezinte
SC AttoSOFT SRL
76
dialogul intr-o maniera putin modificata. Modificarea consta in faptul ca lista de produse este retrasa spre
stanga, iar in dreapta apare o lista a tuturor echivalentelor valabile pentru produsul pe care sunteti pozitionat
in lista din stanga. Diferenta din punctul de vedere a alcatuirii comenzii este ca va pozitionati pe lista din
dreapta, pe una din echivalente, dupa care sa efectuati dublu clic cu mouse-ul sau sa apasati tasta F2 pentru
a alcatui comanda. Bieinteles, stocul pe care il vedeti in lista din stanga este stocul de marfa pe echivalente
(stocul tuturor produselor echivalente cu cel pe care sunteti pozitionat)
Daca doriti sa efectuati comanda numai pentru produse care nu au clase de echivalente, este suficient sa bifati
Marfurile fara clase de echivalenta pentru a vizualiza numai marfuri care nu au echivalente.
Transfer documente in alta societate

Daca cu aceeasi instanta a programului tineti evidenta mai multor societati, este posibil sa creati documente
fiscale (avize sau facturi) intre aceste societati. In astfel de situatii, un document ar trebui operat de doua ori,
in cele doua societati participante la operatiunea comerciala.
Pentru a ususra munca in astfel de cazuri, programul va pune la dispozitie o procedura automata de transfer a
unui document intre doua societati. Este suficient sa operati documentul de iesire in societatea sursa, dupa
care sa apelati comanda Transfer documente in alta societate din meniul Op. Interne.
La apelarea comenzii, pe ecran apare urmatorul dialog, care cera sa precizati ce document urmeaza sa
transferati in alta societate:
SC AttoSOFT SRL
77
In acest dialog puteti impune o serie de filtre care sa va usureze munca de cautare a documentului pe care il
transferati: perioada (acest filtru vine implicit activ pentru luna curenta), tipul de document (activ pentru
factura), clientul (in acest caz a doua societate a dumneavoastra), eventual agentul; Efectuati toate
modificarile necesare pe aceste filtre, dupa care apasati butonul de reactivare a filtrelor
. Pe ecran va
apare lista restransa numai la documentele care ce indeplinesc conditiile impuse de filtrele active.
Odata identificat documentul dorit, pozitionati-va pe el (prin clic sau cu ajutorul tastelor sageti), apoi apasati
butonul OK sau tasta ENTER. Apasarea butonului Cancel sau tastei ESC are ca efect inchiderea dialogului,
deci anularea intentiei de a transfera documentul.
Dupa ce ati apasat butonul OK sau tasta ENTER, pe ecran apare un nou dialog, care cere sa precizati
societatea destinatie societatea in care se vor transfera documentul si informatiile aferente acestuia. Veti
recunoaste dialogul de selectie societati:
Efectul acestei comenzi este crearea unui document de intrare in societatea destinatie selectata, impreuna cu
informatiile aferente. Daca codul aferent unei marfi transferate exista deja in societatea destinatie, iar
denumirea difera, programul va afisa un dialog care sa va ceara sa precizati care este marfa echivalenta in
aceasta noua societate:
SC AttoSOFT SRL
78
Dupa ce ati selectat marfa echivalenta, apasati butonul OK sau tasta ENTER. In acest moment, programul va
considera ca vechiul cod al marfii (#13 in exemplul de mai sus) este totuna cu codul ales de dumneavoastra
din societatea destinatie, si va incarca stocul la acea marfa.
OBSERVATIE: Daca nu gasiti nici o marfa care sa corespunda marfii pe care ati trimis-o din societatea sursa,
cel mai indicat ar fi sa apasati butonul Cancel (sau tasta ESC). Dupa anularea operatiunii, treceti in societatea
destinatie, definiti marfa cu denumirea dorita de dumneavoastra, dupa care reincepeti operatiunea. Cand ati
ajuns din nou la pasul curent, veti putea selecta din lista produsul corespunzator in societatea destinatie.
Incarcare masina facturi emise

Cu ajutorul programului puteti tine o evidenta a incarcarii parcului auto din cadrul societatii dumneavoastra,
in privinta greutatii si volumului de marfa care se acumuleaza la un anumit numar de documente. Tehnica
consta in selectarea unui numar de facturi / avize, dupa care programul calculeaza dimensiunile de gabarit
(greutatea si volumul total) produselor de pe aceste documente.
Primul pas in folosirea acestei functii este completarea gabaritului (greutate si volum) pentru fiecare produs
in parte, la comanda Marfuri, de la meniul Definiri. Dupa crearea documentelor veti putea apela comanda
Incarcare masina facturi emise, de la meniul Op. Interne. In acest dialog, veti observa in lista din stanga,
fisele de incarcare a masinilor, fisele pe care le-ati definit pana in prezent. In partea din dreapta aveti datele
fisei pe care sunteti pozitionat in acest moment;
SC AttoSOFT SRL
79
Datele care se completeaza in acest dialog pentru o fisa noua sunt:

Data si numarul listei de incarcare reprezinta identificatorul acestor liste, prin care puteti sa le identificati
ulterior in lista de documente din partea stanga a dialogului. Este bine sa dati numere cat mai intuitive, care
sa va ajute sa va dati seama rapid ce cursa a fost, din ce zi, etc.
Masina reprezinta mijlocul auto al dumneavoastra cu care veti transporta produsele. Selectarea masinii din
lista (prin apasarea butonului sageata in jos sau a tastei F2) permite programului sa cunoasca dimensiunile
(greutate utila si volumul util) cu care se compara greutatea si volumul total al produselor de pe facturile pe
care le veti selecta.
Urmatorul pas il reprezinta selectarea documentelor de iesire (facturi sau avize) a caror marfuri sunt
transportate cu aceasta masina, la acest transport. Pentru aceasta, apasati butonul Adauga pentru a
vizualiza lista documentelor de iesire care pot fi selectate pe lista de incarcare a masinii. In acest dialog puteti
impune o serie de filtre care sa va usureze munca de cautare a documentului pe care il transferati: perioada
(acest filtru vine implicit activ pentru luna curenta), tipul de document (activ pentru factura), clientul (in
acest caz a doua societate a dumneavoastra), eventual agentul; Efectuati toate modificarile necesare pe aceste
filtre, dupa care apasati butonul de reactivare a filtrelor
. Pe ecran va apare lista restransa numai la
documentele care ce indeplinesc conditiile impuse de filtrele active.
SC AttoSOFT SRL
80
Dupa ce v-ati pozitionat pe un anumit document, apasati butonul OK sau tasta ENTER pentru a selecta acest
document, respectiv Cancel sau tasta ESC pentru a anula aceasta operatiune. Dupa ce ati apasat OK sau
ENTER, programul va reafisa imediat acest dialog, asteptand selectarea unui nou document. Selectati in
continuare documente, iar dupa selectarea ultimului document apasati butonul Renunta pentru a finaliza lista
de documente.
OBSERVATIE : Daca prin aplicarea filtrelor lista contine exact lista de facturi dorita de
dumneavoastra, este suficient sa apasati butonul All pentru ca toate acele facturi sa fie
selectate in bloc si transferate in lista de incarcare.
Dupa selectarea facturilor sau a avizelor, apasarea butonului Recalculeaza are ca efect recalcularea greutatii
si a volumului total al produselor de pe documentele selectate. Aceste valori vor fi completate la campurile
Greutate / Volum din partea de sus a documentului, eventual cu culoarea rosie in cazul in care greutatea sau
volum calculat depasesc geutatea sau volumul util al masinii selectate.
In cazul in care doriti sa revedeti lista cu toate marfurile, centralizate, de pe documentele selectate in aceasta
lista de incarcare, este suficient sa va mutati pe pagina Lista marfuri (apelabila si prin apasarea tastei F6).
Daca doriti sa restrictionati lista numai la produsele dintr-o anumita gestiune, este suficient sa bifati casuta
Gestiunea si sa va selectati gestiunea dorita, dupa care sa apasati butonul Executa.
Listarea incarcarii pe masini se poate face de la meniul Rapoarte, comanda Agenti masini Incarcari
masini. Daca doriti sa listati lista marfurilor de pe documentele selectate, pozitionati-va pe lista de incarcare
dorita, pe pagina Lista marfuri [F6], dupa care apasati butonul Tipareste din partea de sus a ecranului sau
tasta PrintScreen.
Incarcare masina facturi emise

Cu ajutorul programului puteti tine o evidenta a incarcarii parcului auto din cadrul societatii dumneavoastra,
in privinta greutatii si volumului de marfa care se acumuleaza la un anumit numar de documente. Tehnica
consta in selectarea unui numar de facturi / avize, dupa care programul calculeaza dimensiunile de gabarit
(greutatea si volumul total) produselor de pe aceste documente.
Primul pas in folosirea acestei functii este completarea gabaritului (greutate si volum) pentru fiecare produs
in parte, la comanda Marfuri, de la meniul Definiri. Dupa crearea documentelor veti putea apela comanda
Incarcare masina facturi emise, de la meniul Op. Interne. In acest dialog, veti observa in lista din stanga,
fisele de incarcare a masinilor, fisele pe care le-ati definit pana in prezent. In partea din dreapta aveti datele
fisei pe care sunteti pozitionat in acest moment;
SC AttoSOFT SRL
81
Datele care se completeaza in acest dialog pentru o fisa noua sunt:

Data si numarul listei de incarcare reprezinta identificatorul acestor liste, prin care puteti sa le identificati
ulterior in lista de documente din partea stanga a dialogului. Este bine sa dati numere cat mai intuitive, care
sa va ajute sa va dati seama rapid ce cursa a fost, din ce zi, etc.
Masina reprezinta mijlocul auto al dumneavoastra cu care veti transporta produsele. Selectarea masinii din
lista (prin apasarea butonului sageata in jos sau a tastei F2) permite programului sa cunoasca dimensiunile
(greutate utila si volumul util) cu care se compara greutatea si volumul total al produselor de pe facturile pe
care le veti selecta.
SC AttoSOFT SRL
82
Urmatorul pas il reprezinta selectarea documentelor de iesire (facturi sau avize) a caror marfuri sunt
transportate cu aceasta masina, la acest transport. Pentru aceasta, apasati butonul Adauga pentru a
vizualiza lista documentelor de iesire care pot fi selectate pe lista de incarcare a masinii. In acest dialog puteti
impune o serie de filtre care sa va usureze munca de cautare a documentului pe care il transferati: perioada
(acest filtru vine implicit activ pentru luna curenta), tipul de document (activ pentru factura), clientul (in
acest caz a doua societate a dumneavoastra), eventual agentul; Efectuati toate modificarile necesare pe aceste
filtre, dupa care apasati butonul de reactivare a filtrelor
. Pe ecran va apare lista restransa numai la
documentele care ce indeplinesc conditiile impuse de filtrele active.
Dupa ce v-ati pozitionat pe un anumit document, apasati butonul OK sau tasta ENTER pentru a selecta acest
document, respectiv Cancel sau tasta ESC pentru a anula aceasta operatiune. Dupa ce ati apasat OK sau
ENTER, programul va reafisa imediat acest dialog, asteptand selectarea unui nou document. Selectati in
continuare documente, iar dupa selectarea ultimului document apasati butonul Renunta pentru a finaliza lista
de documente.
OBSERVATIE : Daca prin aplicarea filtrelor lista contine exact lista de facturi dorita de
dumneavoastra, este suficient sa apasati butonul All pentru ca toate acele facturi sa fie
selectate in bloc si transferate in lista de incarcare.
Dupa selectarea facturilor sau a avizelor, apasarea butonului Recalculeaza are ca efect recalcularea greutatii
si a volumului total al produselor de pe documentele selectate. Aceste valori vor fi completate la campurile
Greutate / Volum din partea de sus a documentului, eventual cu culoarea rosie in cazul in care greutatea sau
volum calculat depasesc geutatea sau volumul util al masinii selectate.
In cazul in care doriti sa revedeti lista cu toate marfurile, centralizate, de pe documentele selectate in aceasta
lista de incarcare, este suficient sa va mutati pe pagina Lista marfuri (apelabila si prin apasarea tastei F6).
Daca doriti sa restrictionati lista numai la produsele dintr-o anumita gestiune, este suficient sa bifati casuta
Gestiunea si sa va selectati gestiunea dorita, dupa care sa apasati butonul Executa.
Listarea incarcarii pe masini se poate face de la meniul Rapoarte, comanda Agenti masini Incarcari
masini. Daca doriti sa listati lista marfurilor de pe documentele selectate, pozitionati-va pe lista de incarcare
SC AttoSOFT SRL
83
dorita, pe pagina Lista marfuri [F6], dupa care apasati butonul Tipareste din partea de sus a ecranului sau
tasta PrintScreen.
Comenzi Clienti
Unul din avantajele majore ale programului este posibilitatatea de a tine evidenta comenzilor primite de la
furnizori, comenzi care se pot transforma ulterior in factura sau aviz. Lantul complet al acestor operatiuni
este cel prezentat mai jos:
Comanda Client -> Comanda Furnizor -> Factura furnizor -> Comanda Client -> Factura Client.
La primirea unei comenzi de la un client, aceasta este inregistrata in baza de date a programului. In conditiile
in care marfurile solicitate nu exista in stoc, aceasta comanda a clientului poate fi transformata in mod
automat comanda furnizor. La receptionarea marfii, aveti posibilitatea de a transforma in mod direct comanda
furnizorului in factura de la furnizor, precizand eventualele diferente care apar.
In momentul in care aveti marfa in stoc, puteti reveni la comanda clientului, pe care de asemeni o puteti
transforma in factura catre client, deasemeni cu modificarile corespunzatoare.
Asa cum se poate vedea, punctul de plecare este comanda de inregistrare a comenzilor de la clienti. Pentru
aceasta trebuie sa mergeti la meniul Clienti, comanda Comenzi. La lansarea acesti comenzi, pe ecran apre
urmatorul dialog:
Observati structura standard, cu lista de documente (comenzi) in partea stanga a dialogului, iar in partea
dreapta datele comenzii pe care sunteti pozitionati in lista din stanga.
SC AttoSOFT SRL
84
Lista de documente conine toate comenzile introduse, i care respect condiiile impuse de filtrele de
deasupra listei. Filtrele active sunt cele bifate (n imaginea de mai sus - perioada). Se pot astfel selecta numai
comenzile de la un anumit client, care conin o anumit marf sau comenzile inchise / neinchise, respectiv
tiparite / netiparite.
OBSERVAIE
Comanda netiparita este o comanda care a fost introdusa, dar nu a fost inca tiparita. Odata
tiparita, o comanda poate fi validata (in sensul confirmarii acestei comenzi de catre client si
de catre utilizator). In acest stadiu, comanda este considerata neinchisa. Inchiderea
(partiala sau integrala) unei comenzi inseamna ca produsele (sau o parte din produsele) de
pe acea comanda au fost primite si ca poate fi emisa o factura catre client, plecand de la
acea comanda.
Pentru a introduce o noua comanda, apsai tasta Insert sau butonul
din navigator, atunci cnd
suntei poziionai pe lista de documente (titlurile listei sunt scrise cu culoarea roie). n
partea din dreapta a dialogului se activeaz cmpurile cu informaiile despre documente, n
ateptarea datelor noii intrri.
Data comenzii, data livrarii (scadenta), seria i nr documentului reprezint informaii permit sa
individualizati comanda emisa de catre clientul dumneavoastra. Data livrarii, completata fie prin introducerea
Nr. zile fie direct prin data la care trebui livrata marfa de pe aceasta comanda va servi la crearea rapoartelor
privind livrarea marfii, deci este importanta completarea lor cu atentie.
Gestiunea reprezint de fapt gestiunea de unde vor iesi mrfurile pe care le vei introduce in aceasta
comanda. Programul va permite deci s v alegei din lista gestiunilor pe care le-ai definit, una din gestiuni
pentru a face iesirea mrfurilor; Daca lucrati cu o singura gestiune, puteti dezactiva acest camp de la pagina
Optiuni comenzi (apelabila si prin apasarea tastei F6); daca dimpotriva produsele de pe acest document
trebuie sa se incarce in mai multe gestiuni distincte, va trebui sa activati completarea gestiunii pe fiecare
pozitie de marfa in parte (tot de la pagina Optiuni comenzi). Programul va completa implicit la fiecare marfa
gestiunea pe care ati selectat-o in antetul documentului, urmand ca dvs. sa modificati gestiunea pe fiecare
pozitie de marfa dupa caz.
SC AttoSOFT SRL
85
Client este cmpul n care vei selecta numele clientului care v-a emis comanda pe care tocmai o introducei;
Apsnd tasta F2 vei obine o list a partenerilor definii pn n acest moment de ctre dvs, la lucrul cu
acest program. Dac n lista respectiv nu exist clientul pe care dorii s-l selectai, apsai tasta Insert
pentru a v defini acum acest client.
debifati casuta Filtrare dupa de pe dialogul de selectie client. Este posibil ca l definirea
Daca doriti sa precizati si masina cu care se va realiza transportul marfii, apasati tasta F2 dupa ce v-ati
pozitionat pe acest camp. In acest moment veti vizualiza lista masinilor pe care le-ati definit in baza de date a
programului. Daca este necesar, puteti apasa butonul nou sau tasta INSERT pentru a defini din mers o noua
masina.
Grupa de pret va ajuta sa completati in mod automat pretul produselor in functie de categoriile de pret deja
definite in program. Asa cum ati vazut la comanda Grupe de preturi vanzare de la meniul Definiri, puteti
specifica mai multe categorii de pret, diferite, pentru produse diferite. La selectarea unei marfii, programul
verifica care este lista de preturi din care trebuie luat pretul de vanzare si il completeaza automat.
Mod afisare reprezinta posibilitatea utilizatorului de a completa si vizualiza preturile in lei sau in valuta. O
alta informatie care poate fi vizualizata diferit este cantitatea, putind fi afisata fie cantitatea comandata, fie
numai cantitatea inca nefacturata.
Tiparit reprezinta un marcaj care arata daca aceasta comanda a fost sau nu tiparita. Daca o comanda este
tiparita, ea poate fi validata. Validarea comenzii de la client inseamna de fapt generarea in mod automat a
unei comenzi catre furnizorul sau furnizorii din pozitiile de marfa din comanda. Validarea se face apasand
butonul . Daca doriti sa invalidati o comanda, trebuie sa apasati butonul
. Apasarea acestui buton va
permite sa operati modificari in aceasta comanda.
Inchisa este un marcaj care arata daca comanda a fost transformata in factura catre client. Puteti transforma
intreaga comanda intr-o factura, sau puteti factura partial produsele de pe comanda (vezi mai jos Generarea
facturii din comanda). Comanda va fi inchisa in mod automat atunci cand toate produsele de pe aceea
comanda au fost trecute pe factura. Daca o anumita comanda nu mai necesara, chiar daca pozitiile de marfa
de pe ea nu au fost facturate, ea poate fi inchisa manual, prin bifarea cu ajutorul mouse-ului a campului
Inchisa.
OBSERVATIE : Puteti identifica usor o comanda inchisa, prin faptul ca in lista de documente din
partea stanga este scrisa cu gri. O comanda neinchisa apare scrisa cu litere ingrosate
(bold).
SC AttoSOFT SRL
86
Odatace v-ati pozitionat pe marfa cautata, apasati tasta ENTER pentru a selecta aceasta marfa pe comanda;
Urmatoarea informatie de completat este furnizorul care va poate furniza acel produs. Daca pe comanda apar
marfuri / materiale ce sunt furnizate de doi (sau mai multi) furnizori, programul va genera doua (sau mai
multe) comenzi, pentru fiecare din furnizori pe care dvs. i-ati completat la campul Furnizor. Din aceasta
cauza, este foarte important sa completati corect acest camp.
Completai cantitatea de marfpe care doriti sa o comandati, dup care apsai tasta ENTER sau TAB pentru
a trece la cmpul urmtor. n cmpul urmtor tastai preul de vanzare cu TVA, aa cum ati negociat cu
clientul care a lansat aceasta comanda. Acest pret va fi retinut de program numai pentru aceasta comanda.
Daca nu mai considerati necesara o anumita prozitie de pe comanda, bifarea ultimului camp Pozitie inchisa,
permite programului sa considere acea pozitie deja facturata, si deci sa o ignore la generarea altor facturi
plecand de la aceasta comanda.
Inchiderea comenzilor Generarea facturilor plecand de la comenzi
Asa cum aratam mai sus, generarea unei facturi plecand de la o comanda se poate face numai daca comanda
a fost tiparita si validata (a fost generata o comanda corespunzatoare catre furnizori). Generarea efectiva a
facturii se face apasand butonul
.
Apasarea acestui buton are ca efect aparitia urmatorului dialog,
SC AttoSOFT SRL
87
In partea de sus a dialogului recunosteti datele operate de dvs. pe comanda pe care doriti sa o inchideti. Daca
doriti sa inchideti alte comanda decat cea pe care ati selectat-o, puteti apasa butonul Alege comanda .
Daca ati apasat acest buton, pe ecran apare o lista a comenzilor care au fost definite in program:
Puteti selecta din aceasta lista o alta comanda, pe care sa o transformati in factura.
Dupa ce ati selectat comanda care va interesa, aveti din nou
dialogul precedent, cu datele comenzii in jumatatea
superioara a dialogului. In partea inferioara a dialogului apar
datele documentului (factura / aviz). O parte din date sunt
deja completate, din informatiile deja completate pe
comanda. Alte informatii, cum ar fi seria si numarul facturii,
data documentului, articolul contabil, cursul valutar si valuta
pentru care se tine evidenta vor trebui sa fie completate in
acest moment.
Dupa ce ati terminat de completat datele generale, trebui sa
trecem la selectarea pozitiilor de marfa care sunt facturate
catre client din aceasta factura. Pentru a trimite un produs de pe comanda pe factura, va trebui sa va
pozitionati pe acel produs in comanda, dupa care sa apasati butonul
de pe comenda, va trebui sa apasati butonul
. Daca se factureaza toate produsele
SC AttoSOFT SRL
88
Indiferent daca ati trimis un produs sau toate produsele, in acest moment trebuie sa precizati cateva date
referitoare la produse:
Cantitatea de facturat (cantitatea pe care o livrati efectiv clientului); poate diferi de cea copiata de pe
comanda, in conditiile in care nu aveti pe stoc toata cantitatea solicitata de client.
Pretul de vanzarecu TVA pret care va fi initial copiat de pe comanda. Daca termenii intelegerii s-au
schimbat, este posibil sa modificati acest pret.
Discount care se poate acorda procentual, pentru fiecare produs in parte.
Gestiunea reprezinta gestiunea din care va fi realizata descarcarea produselor respective.
Dupa completarea acestor date, puteti trece la copierea si apoi completarea datelor pentru alt produs. Daca
doriti sa intoarceti un produs pe comanda (l-ati selectat gresit), va trebui sa folositi butonul
. Daca
doriti sa stergeti toate produsele pe care le-ati adus de pe comanda pe factura, este suficient sa apasati butonul
pentru ca acestea sa dispara de pe factura.
Daca doriti, puteti selecta o factura deja existenta, pentru a completa pe ea pozitii de marfa comandate pe
aceasta comanda. Aceasta tehnica va permite sa puneti pe o singura factura produse de pe mai multe
comenzi, respectiv mai multe comenzi pe aceeasi factura Dupa ce ati terminat de completat datele produselor
pe factura curenta, apasati butonul Alege factura
pentru a selecta o alta factura la care sa completati alte
produse de pe comanda curenta.
Comenzi Furnizori
Unul din avantajele majore ale programului este posibilitatatea de a tine evidenta comenzilor primite de la
furnizori, comenzi care se pot transforma ulterior in factura sau aviz. Lantul complet al acestor operatiuni
este cel prezentat mai jos:
Comanda Client -> Comanda Furnizor -> Factura furnizor -> Comanda Client -> Factura Client.
La primirea unei comenzi de la un client, aceasta este inregistrata in baza de date a programului. In conditiile
in care marfurile solicitate nu exista in stoc, aceasta comanda a clientului poate fi transformata in mod
automat comanda furnizor. La receptionarea marfii, aveti posibilitatea de a transforma in mod direct comanda
furnizorului in factura de la furnizor, precizand eventualele diferente care apar.
In momentul in care aveti marfa in stoc, puteti reveni la comanda clientului, pe care de asemeni o puteti
transforma in factura catre client, deasemeni cu modificarile corespunzatoare.
Dupa cum rezulta din mersul de lucru prezentat mai sus, exista doua moduri in care poate fi creata o
comanda:
- manual, in conditiile in care doriti sa alcatuiti o comanda catre furnizorii dvs., plecand de la necesitatile
de aprovizionare constatate;
- automat, plecand de la o comanda de la un client, prin validarea acesteia.
SC AttoSOFT SRL
89
In continuare, vom prezenta modalitatea de introducere manuala a unei comenzi catre un furnizor. Lansati
comanda Comenzi de la meniul Furnizori.
Observati structura standard, cu lista de documente (comenzi) in partea stanga a dialogului, iar in partea
dreapta datele comenzii pe care sunteti pozitionati in lista din stanga.
Lista de documente conine toate comenzile introduse, i care respect condiiile impuse de filtrele de
deasupra listei. Filtrele active sunt cele bifate (n imaginea de mai sus - perioada). Se pot astfel selecta numai
comenzile catre un anumit furnizor, care conin o anumit marf sau comenzile inchise / neinchise, respectiv
tiparite / netiparite.
OBSERVAIE
Comanda netiparita este o comanda care a fost introdusa, dar nu a fost inca tiparita. Odata
tiparita, o comanda poate fi validata (in sensul confirmarii primirii acestei comenzi de catre
furnizor si de catre utilizator). In acest stadiu, comanda este considerata neinchisa.
Inchiderea (partiala sau integrala) unei comenzi inseamna ca produsele (sau o parte din
produsele) de pe acea comanda au fost primite si ca poate fi operata o factura de la
furnizor, plecand de la acea comanda.
SC AttoSOFT SRL
90
Pentru a introduce o noua comanda, apsai tasta Insert sau butonul

din navigator, atunci cnd
suntei poziionai pe lista de documente (titlurile listei sunt scrise cu culoarea roie). n
partea din dreapta a dialogului se activeaz cmpurile cu informaiile despre documente, n
ateptarea datelor noii intrri.

Data comenzii, data livrarii (scadenta), seria i nr documentului reprezint informaii permit sa
individualizati comanda emisa catre furnizorul dumneavoastra. Data livrarii, completata fie prin introducerea
Nr. zile fie direct prin data la care trebui livrata marfa de pe aceasta comanda va servi la crearea rapoartelor
privind livrarea marfii, deci este importanta completarea lor cu atentie.
Gestiunea reprezint de fapt gestiunea de unde vor intra mrfurile pe care le vei primi pentru aceasta
comanda. Programul va permite deci s v alegei din lista gestiunilor pe care le-ai definit, una din gestiuni
pentru a face intrarea mrfurilor; Daca lucrati cu o singura gestiune, puteti dezactiva acest camp de la pagina
Optiuni comenzi (apelabila si prin apasarea tastei F6); daca dimpotriva produsele de pe acest document
trebuie sa se incarce in mai multe gestiuni distincte, va trebui sa activati completarea gestiunii pe fiecare
pozitie de marfa in parte (tot de la pagina Optiuni comenzi). Programul va completa implicit la fiecare marfa
gestiunea pe care ati selectat-o in antetul documentului, urmand ca dvs. sa modificati gestiunea pe fiecare
pozitie de marfa dupa caz.
Furnizor este cmpul n care vei selecta numele furnizorului catre care ati emis comanda pe care tocmai o
lucrul cu acest program. Dac n lista respectiv nu exist furnizorul pe care dorii s-l selectai, apsai tasta
Insert pentru a v defini acum acest furnizor.
Daca doriti sa precizati si masina cu care se va realiza transportul marfii, apasati tasta F2 dupa ce v-ati
pozitionat pe acest camp. In acest moment veti vizualiza lista masinilor pe care le-ati definit in baza de date a
programului. Daca este necesar, puteti apasa butonul nou sau tasta INSERT pentru a defini din mers o noua
masina.
Grupa de pret va ajuta sa completati in mod automat pretul produselor in functie de categoriile de pret deja
definite in program. Asa cum ati vazut la comanda Grupe de preturi vanzare de la meniul Definiri, puteti
specifica mai multe categorii de pret, diferite, pentru produse diferite. La selectarea unei marfii, programul
verifica care este lista de preturi din care trebuie luat pretul de vanzare si il completeaza automat.
Mod afisare reprezinta posibilitatea utilizatorului de a completa si vizualiza preturile in lei sau in valuta. O
alta informatie care poate fi vizualizata diferit este cantitatea, putind fi afisata fie cantitatea comandata, fie
numai cantitatea inca nefacturata.
SC AttoSOFT SRL
91
Tiparit reprezinta un marcaj care arata daca aceasta comanda a fost sau nu tiparita. Daca o comanda este
tiparita, ea poate fi validata. Validarea se face apasand butonul . Daca doriti sa invalidati o comanda,
trebuie sa apasati butonul
. Apasarea acestui buton va permite sa operati modificari in aceasta comanda.
Inchisa este un marcaj care arata daca comanda a fost transformata in factura catre client. Puteti transforma
intreaga comanda intr-o factura, sau puteti factura partial produsele de pe comanda (vezi mai jos Generarea
facturii din comanda). Comanda va fi inchisa in mod automat atunci cand toate produsele de pe aceea
comanda au fost trecute pe factura. Daca o anumita comanda nu mai necesara, chiar daca pozitiile de marfa
de pe ea nu au fost facturate, ea poate fi inchisa manual, prin bifarea cu ajutorul mouse-ului a campului
Inchisa.
OBSERVATIE : Puteti identifica usor o comanda inchisa, prin faptul ca in lista de documente din
partea stanga este scrisa cu gri. O comanda neinchisa apare scrisa cu litere ingrosate
(bold).
Odatace v-ati pozitionat pe marfa cautata, apasati tasta ENTER pentru a selecta aceasta marfa pe comanda;
Completai cantitatea de marfpe care doriti sa o comandati, dup care apsai tasta ENTER sau TAB pentru
a trece la cmpul urmtor.
Daca nu mai considerati necesara o anumita prozitie de pe comanda, bifarea ultimului camp Pozitie inchisa,
permite programului sa considere acea pozitie deja facturata, si deci sa o ignore la generarea altor facturi
plecand de la aceasta comanda.
Inchiderea comenzilor Generarea facturilor plecand de la comenzi
SC AttoSOFT SRL
92
Asa cum aratam mai sus, generarea unei facturi plecand de la o comanda se poate face numai daca comanda
a fost tiparita si validata. Generarea efectiva a facturii se face apasand butonul
.
Apasarea acestui buton are ca efect aparitia urmatorului dialog,
In partea de sus a dialogului recunosteti datele operate de dvs. pe comanda pe care doriti sa o inchideti. Daca
doriti sa inchideti alte comanda decat cea pe care ati selectat-o, puteti apasa butonul Alege comanda .
Daca ati apasat acest buton, pe ecran apare o lista a comenzilor care au fost definite in program:
Puteti selecta din aceasta lista o alta comanda, pe care sa o
transformati in factura.
Dupa ce ati selectat comanda care va interesa, aveti din
nou dialogul precedent, cu datele comenzii in jumatatea
superioara a dialogului. In partea inferioara a dialogului
apar datele documentului (factura / aviz). O parte din date
sunt deja completate, din informatiile deja completate pe
comanda. Alte informatii, cum ar fi seria si numarul
facturii, data documentului, articolul contabil, cursul
valutar si valuta pentru care se tine evidenta vor trebui sa
fie completate in acest moment.
SC AttoSOFT SRL
93
Dupa ce ati terminat de completat datele generale, trebui sa trecem la selectarea pozitiilor de marfa care va
sunt facturate de catre furnizor prin aceasta factura. Pentru a trimite un produs de pe comanda pe factura,
va trebui sa va pozitionati pe acel produs in comanda, dupa care sa apasati butonul
toate produsele de pe comanda, va trebui sa apasati butonul
. Daca se factureaza
Indiferent daca ati trimis un produs sau toate produsele, in acest moment trebuie sa precizati cateva date
referitoare la produse:
Cantitatea de facturat (cantitatea pe care o livrati efectiv clientului); poate diferi de cea copiata de pe
comanda, in conditiile in care nu aveti pe stoc toata cantitatea solicitata de client.
Pretul de vanzare cu TVA pret care va fi initial copiat de pe comanda.
Discount care se poate primi procentual, pentru fiecare produs in parte.
Gestiunea reprezinta gestiunea din care va fi realizata descarcarea produselor respective.
Dupa completarea acestor date, puteti trece la copierea si apoi completarea datelor pentru alt produs. Daca
doriti sa intoarceti un produs pe comanda (l-ati selectat gresit), va trebui sa folositi butonul
. Daca
doriti sa stergeti toate produsele pe care le-ati adus de pe comanda pe factura, este suficient sa apasati butonul
pentru ca acestea sa dispara de pe factura.
Daca doriti, puteti selecta o factura deja existenta, pentru a completa pe ea pozitii de marfa comandate pe
aceasta comanda. Aceasta tehnica va permite sa puneti pe o singura factura produse de pe mai multe
comenzi, respectiv mai multe comenzi pe aceeasi factura Dupa ce ati terminat de completat datele produselor
pe factura curenta, apasati butonul Alege factura
pentru a selecta o alta factura la care sa completati alte
produse de pe comanda curenta.
Administrarea lunilor anului inchiderea si deschiderea lunilor
Unul din elementele cele mai importante ale lucrului cu programul il reprezinta operatiunea de administrare a
lunilor anului. Pentru o viteza mai mare de lucru, programul foloseste o tehnica de inchidere a lunilor in
care nu se mai opereaza date; in acest fel, rapoartele preiau anumite valori (de ex. stocurile) de la o anumita
data, mai exact de la data ultimei luni inchise, urmand a recalcula rulajele (intrari si iesiri) numai pentru luna
sau lunile curente (lunile in care inca operati date). Efectul este de crestere a vitezei de lucru in special la
firmele cu volum mare de date. In plus, programul nu permite operarea de date intr-o luna inchisa, deci veti fi
atentionat daca pe documente introduceti din greseala o data necorespunzatoare.
Din punctul de vedere al acestui progra, lunile anului pot avea patru stari:
Inchisa este o luna in care s-au operat datele, nu se mai opereaza si pentru care calculele de stocuri si
preturi au fost deja efectuate; Valorile deja calculate pentru acea luna (mai exact pentru ultima luna inchisa
din an) sunt luate ca valori de plecare in calculele realizate de program pentru lunile curente (stocuri,
adaosuri comerciale, etc).
SC AttoSOFT SRL
94
Calculata este o luna in care se mai pot opera date fara interventia administratorului pentru a deschide luna
respectiva. Din punctul de vedere al calculelor, aceste luni sunt similare cu cele inchise au calculele deja
efectuate si sunt luate ca baza in calculele efectuate pentru rapoartele curente. Daca operati un document cu
data corespunzatoare unei luni calculate, aceasta trece in mod automat in starea modificata.
Modificata este stare corespunzatoare lunilor in care se opereaza in mod curent date. Pentru operatiunile
din aceste luni, programul recalculeaza rulajele, stocurile, preturile de cost atunci cand este cerut un raport.
Nedeschisa este o luna in care nu s-au operat inca date; in anumite situatii, daca este necesar ca o luna in
care s-au operat date (deci calculata sau modificata) sa fie ignorata din calcule, aceste luni pot fi marcate ca
nedeschise, prin clic cu butonul drept al mouse-ului pe acea luna, actionand apoi comanda Luna nu exista ce
pare pe ecran Toate lunile care urmeaza lunii pe care v-ati pozitionat sunt tratate in mod implicit ca
nedeschise.
Comanda care permite urmarirea clara a starii lunilor este Administrare / Deschide .. Inchide luna de la
meniul Setari. La apelarea acestei comenzi, pe ecran apare urmatorul dialog:
In functie de starea lunii pe care v-ati pozitionat, pe dialog apare diferite comenzi:
-
Inchide : reprezinta comanda de inchidere a unei luni; asa cum precizam mai sus, inchiderea presupune
in mod obligatoriu calcularea lunii respective; calculul si inchiderea unei luni presupune calculul si
inchiderea tuturor lunilor anterioare ei. Inainte de a folosi aceasta comanda este bine sa verificati
comanda Optiuni inchidere si modul in care sunt activate Set PuC si Exclusiv.
Invalideaza : este comanda prin care o luna calculata este trecuta in starea modificata, astfel incat orice
raport va recalcula si operatiunile din luna respectiva.
Redeschide : este comanda prin care o luna inchisa este deschisa din nou in vederea operarii de date.
Toate lunile inchise, ulterioare lunii respective vor fi si ele redeschise. Lunile redeschise in acest mod vor
fi trecute in starea calculata.
Deschide : are ca efect deschiderea unei luni in care nu s-a s-au operat inca date (nedeschisa). Aceasta
luna, impreuna cu toate lunile anterioare cu starea nedeschisa vor fi trecute in starea modificata.
Inainte de a cere programului sa execute un calcul, este important sa verificati setarile legate de recalcularea
pretului pe iesiri. Bifand Set PuC (PuC pret unitar cumparare), programul este fortat sa recalculeze ordinea
SC AttoSOFT SRL
95
descarcarcarii de gestiune (pe fiecare gestiune in parte) si eventual sa schimbe pretul de cumparare pentru
marfurile de pe documentele de iesire. Aceasta modificare a pretului de cumparare pentru marfurile de pe
documentele de iesire poate apare daca ati revenit in urma cu documente de intrare, sau ati vandut marfa fara
a avea realizate intrarile. Principalele efecte pe care le are aceasta recalculare si rearanjare a loturilor sunt:
- posibile diferente ale adaosului comercial, in special daca raportul este cerut pe o perioada mai scurta;
- valoarea de intrare pe raportul Miscari / Iesiri pe documente poate sa difere, daca ati optat sa vizualizati si
coloana valoarea de cumparare;
- rapoartele balanta stocurilor, stocuri de marfa cantitativ valorice pot avea rezultate diferite inainte si dupa
aceasta recalculculare;
OBSERVATIE: Nu trebuie sa va ingrijoreze aceste diferente, care provin din reasezarea loturilor
de intrare, cel putin atat timp cat ele se produc in luna curenta, pentru care nu s-au facut
raportari financiare. Pentru lunile in care s-au facut deja raportari, este preferabil sa declarati
aceste luni inchise, pentru a evita sa aveti modificari fata de raportarile anterioare.
Daca din diferite motive ati selectat in mod intentionat anumite loturi de preturi, deci ati fortat o
descarcare particulara, alta decat FIFO sau LIFO si doriti sa pastrati aceasta descarcare,
este foarte important sa nu bifati aceasta optiune.
Setarea Exclusiv va permite sa realizati calculele foarte rapid, intrucat aceasta tehnica deschide tabelele care
intra in calcul exclusiv pe calculatorul de pe care ati lansat calculul. Bineinteles, toti ceilalti utilizatori aflati
in retea trebuie sa inchida instantele programului.
Optiunile de inchidere sunt foarte importante pentru calculele, intrucat precizeaza o serie de informatii
privind modul in care se face descarcarea gestiunii si alocarea preturilor pe bonurile de consum. La apasarea
butonului Optiuni inchidere, pe ecran apare urmatorul buton:
Prima casuta de validare Insumeaza pozitiile din documente are ca efect insumarea pozitiilor de marfa dupa
realizarea descarcarii de gestiune pe loturi.
Daca ati activat optiunea Insumeaza pozitiile din documente, se va activa si o optiune adiacenta, insumare
tranzactionala. Pentru o siguranta mai mare, este preferabil sa bifati aceasta optiune, chiar daca calculul e
desfasoara mai lent.
SC AttoSOFT SRL
96
Daca doriti ca noua descarcare de gestiune sa tina cont si de operatiunilor de transfer, va trebui sa bifati
Seteaza preturile si la transferuri. In lista de sub aceasta setare puteti stabili si modul in care vor fi afectate
bonurile de consum operate de dvs.:
- Le lasa nemodificate inseamna ca preturile, atat cele de cumparare cat si cele de vanzare vor fi lasate
nemodificate;
- Schimba PuC si PuV il lasa asa cum este atunci cand pretul de cumparare (PuC) trebuie sa ramana
neschimbat (se forteaza folosirea unui anumit lot) dar se schimba pretul de vanzare (PuV); in astfel de
situatii este posibil sa apara adaosuri comerciale pe operatiunea de transfer, ceea ce este incorect;
- Schimba PuC si seteaza PuV = PuC este o setare care rezolva problema anuntata anterior; pretul de
cumparare al produsului de pe bon este posibil sa se modifice, prin rearanjarea loturilor, dar pretul de
vanzare este fortat sa ramana egal cu pretul de cumparare.
Dupa stabilirea setarilor dorite, apasati butonul OK pentru a salva aceste setari, iar prin apasarea butonului
Cancel sau a tastei Esc, veti renunta la aceste setari.
Dupa terminarea setarilor, calculul efectiv se lanseaza prin apasarea butonul Calculeaza.
Alte comenzi ale menului Administrare

Operatiunile enumerate la comanda anterioara pot fi lansate prin comenzi directe, aflate la Administrare,
meniul Setari, cu cateva diferente:
- comanda se refera intotdeauna la luna curenta, respectiv luna pe care o aveti selectata prin data curenta
(vezi data curenta in partea de jos a ferestrei programului);
- optiunile prezentate mai sus, referitoare la setarea pretului de cumparare (Set PUC), exclusivitatea
folosirii tabelelor, etc nu sunt active (sunt folosite setarile implicite ale programului deci asa cum le
vedeti cand deschideti dialogul de Inchidere .. Deschidere)
Deschidere luna realizeaza deschiderea lunii pe care sunteti pozitionati. Daca luna pe care v-ati pozitionat
este deja deschisa, comanda este dezactivata automat de program.
Calcul .. validare date realizeaza calcularea si validarea operatiunilor din luna curenta; luna curenta trece
din starea modificata in starea calculata.
Invalidare calcul trece luna curenta pe starea modificata, pentru a putea forta recalcularea acestei luni la
raportari.
Inchidere luna trece luna curenta in starea inchisa, astfel incat sa fie restrictionata operarea de date in
aceasta luna. Operatiunea de inchidere va insotita de calcul lunii curente.
Recalcularea lunilor anterioare

SC AttoSOFT SRL
97
Prima comanda de la meniul Calcule este Recalculeaza lunile anterioare. Aceasta comanda este similara cu
cea prezentata anterior la comanda Administare / Deschide .. Inchide luna. Diferentele sunt urmatoarele:
- nu se seteaza pretul de cumparare pe iesiri;
- calculul se reface de la ultima luna inchisa;
- calculul este mai rapid;
Asa cum vedeti, din ratiuni de viteza de calcul, setarea preturilor de cumparare nu se face in cadrul acestui
calcul, fiind necesara apelarea unei alte comenzi de la meniul Calcule, si anume Recalculare preturi de
intrare la iesiri.
Pe ecran va apare un mic dialog care va arata progresul procesului de recalculare:
Recalculare preturi de intrare la iesiri

Aceasta comanda realizeaza exclusiv descarcarea loturilor de intrare pentru documentele de iesire. Pentru
aceasta, la pelarea comenzii, va trebui sa stabiliti o serie de parametri, pe urmatorul dialog:
Perioada : reprezinta zona de timp (mai exact lunile) pentru care se va face acest calcul. Este preferabil ca
aceasta operatiune sa se realizeze pe perioade mici de timp (cate o luna).
Insumeaza pozitiile din documente : dupa reasezarea loturilor de intrare pe pozitiile de marfa din
documentul de iesire, programul incearca o compactare a pozitiilor.
Insumare tranzactionala : realizeaza insumarea pas cu pas, mai lent dar mai sigur.
Pune pretul de cumparare zero la inceput : completeaza mai intai pretul zero, apoi completeaza pretul de
cumparare propriu-zis, in functie de lotul ce urmeaza a fi descarcat.
Transferuri apoi iesiri pe zile : are ca efect un anumit descarcarea pe zile (mai intai transferurile, apoi
iesirile) in loc ca descarcarea sa se faca mai intai transferurile pe toata luna, apoi iesirile pe toata luna.
Aceasta optiune poate fi folositoare celor care lucreaza mult cu transferuri zilnice.
SC AttoSOFT SRL
98
Mod modificare bonuri de consum :

- Le lasa nemodificate inseamna ca preturile, atat cele de cumparare cat si cele de vanzare vor fi lasate
nemodificate;
- Schimba PuC si PuV il lasa asa cum este atunci cand pretul de cumparare (PuC) trebuie sa ramana
neschimbat (se forteaza folosirea unui anumit lot) dar se schimba pretul de vanzare (PuV); in astfel de
situatii este posibil sa apara adaosuri comerciale pe operatiunea de transfer, ceea ce este incorect;
- Schimba PuC si seteaza PuV = PuC este o setare care rezolva problema anuntata anterior; pretul de
cumparare al produsului de pe bon este posibil sa se modifice, prin rearanjarea loturilor, dar pretul de
vanzare este fortat sa ramana egal cu pretul de cumparare.
Actualizare solduri facturare clienti

Aceasta comanda este conjugata de obicei cu folosirea optiunilor privind restrictionarea facturarii pentru
clientii care au au depasit limita de credit stabilita (vezi comanda Propietati societate, pagina Credite
clienti, de la meniul Setari). Pentru ca programul sa poata sti cu exectitate care este soldul unui client, este
preferabil ca inaintea fiecarei sesiuni de facturare sa folositi aceasta comanda.
La lansarea comenzii, pe ecran apare urmatorul dialog:
Aveti la dispozitie doua opetiuni:

- Actualizare solduri clienti : care recalculeaza la zi soldul clientilor;
- Afiseaza raport solduri clienti : care afiseaza pe un raport lista soldurilor. Pe acest raport se poate vedea
rapid data ultimei actualizari a soldurilor (ultima data la care ati apelat aceasta comanda). Raportul are
urmatoatele facilitati:
SC AttoSOFT SRL
99
Asa cum puteti observa, puteti bifa vizualizarea soldului pentru Toti clientii, pentru clientii ce pot fi
facturati sau cei care NU pot fi facturati. Deasemeni, puteti elimina din raport sumele mai mici de o
anumita valoare, care o puteti completa la campul Fara. Dupa stabilirea informatiilor necesare, apasati
butonul Executa pentru a putea vizualiza acest raport, care poate fi tiparit (apasand butonul Tipareste din
partea de sus a dialogului, sau prin apasarea tastei Print Screen).
Rapoartele programului
Nomenclatoare
Rapoartele referitoare la nomenclatoare va pot ajuta la listarea si eventual verificarea anumitor informatii.
Planul de conturi afiseaza planul de conturi aflat in baza de date a programului. Asa cum puteti vedea in
imaginea raportului, puteti realiza diverse filtrari, bifand tipurile de conturi pe care doriti sa le vizualizati,
dupa care apasati butonul Executa.
Daca doriti sa realizati o noua filtrare, bifati / debifati optiunile dorite, dupa care apasati din nou butonul
Executa.
Daca doriti ca una din coloanele raportului sa dispara, sau dimpotriva, doriti sa activati o coloana dezactivata,
apasati butonul Coloane. La apasarea acestui buton, pe ecran apare un dialog care va permite sa bifati
coloanele pe care le doriti vizibile, respectiv sa debifati coloanele care nu le doriti in raport. Mai mult, daca
numele implicit ale coloanelor nu va convin, le puteti modifica, editand direct in campul Afisare.
Pentru a afisa coloanele in alta ordine decat cea implicita, este suficient sa va pozitionati pe coloana (de fapt
pe linia) pe care doriti sa o mutati, dupa care sa apasati butonul
pentru a muta coloana mai sus (spre
stanga in raport), respectiv sa apasati butonul

pentru a o deplasa in jos (spre dreapta in raport).
Dupa ce ati stabilit ordinea coloanelor si modul lor de afisare, este suficient sa apasati butonul Salveaza
setarile pentru ca programul sa retina aceste setari si sa le afiseze de cate ori veti folosi acest raport. Daca
doriti sa renuntati la setarile salvate si sa le folositi pe cele implicite, este suficient sa apasati butonul
SC AttoSOFT SRL
100
Reseteaza pentru ca programul sa stearga din memorie salvarile facute. Daca dimpotriva doriti sa fortati
folosirea salvarilor, apasati butonul Incarca setarile.
Articolele contabile
Va permit vizualizarea si eventual tiparirea listei de articole contabile pe care le folositi pentru a exporta
operatiunile legate de gestiune in partea de contabilitate. Dupa apelarea comenzii, pe ecran apare urmatorul
dialog:
Pe ecran observati titlul articolului contabil, cu prescurtarea sa (intre paranteze rotunde), apoi urmeaza
detalierea operatiunii contabile propriu-zise. La campul formula veti gasi expresiile pe care le-ati folosit la
comanda Articole contabile de la meniul Definiri.
SC AttoSOFT SRL
101
Observatie: La deschiderea raportului, acesta este mai condensat, afisand numai o lista a
articolelor contabile cu codul lor. Prezentarea detaliata apare dupa apasarea butonului
din partea de sus a dialogului, la Vizualizare raport.
Terti (clienti / furnizori)

In foarte multe circumstante este necesara o lista a partenerilor dvs. de afaceri, eventual numai a unei parti a
lor. Pentru aceasta, puteti apela la comanda Terti (clienti / Furnizori), care va afiseaza aceasta lista, cu
posibilitatea de a realiza diverse filtrari asupra acesteia.
Pentru a aplica o filtrare asupra raportului, trebuie sa va selectati din campul respectiv varianta pe care doriti
sa o vedeti. In mod implicit, programul vine fara nici un filtru aplicat. Pentru a putea activa un filtru, in
vederea selectarii variantei dorite, trebui mai intai sa activati acest filtru, bifand titlul acestuia.
Odata bifat, observati ca acel camp devine activ (nu mai este gri).
Din acest moment,
prin clic cu mouse-ul sau prin apasarea tastei F2, pe ecran apare o lista a variantelor posibile, din care dvs.
trebuie sa selectati una anume.
In mod similar va trebui sa procedati cu toate filtrele dorite de dumneavoastra. Dupa ce ati stabilit
configuratia dorita, apasati butonul Executa, sau butonul
(in cazul in care nu apare titlul butonului).
Revenind la raportul anterior, puteti cere programului sa va filtreze numai clientii sau furnizorii, sau
partenerii arondati unui anumit agent, dintr-o anumita localitate, etc. Dupa afisarea raportului, tiparirea se
poate face apasand butonul Tipareste din partea de sus a ecranului, sau tasta Print Screen.
Agenti
SC AttoSOFT SRL
102
Este un alt raport care va poate reda situatia agentilor din cadrul societatii dvs., cu date privind realizarile si
modul de retribuire a acestora. In prezent nu exista nici un tip de filtrari pentru acest raport.
Marfuri
Va permite o listare rapida a marfurilor din cadrul societatii, fara alte filtrari preliminare (trebuie doar sa
apasati butonul Executa pentru a vizualiza raportul). Daca aveti nevoie de liste speciale, cum ar fi pentru
inventar, puteti apela la comenzile specifice (ex. Proces verbal de inventar de la meniul Op. interne,
Stocuri de marfa de la meniul Rapoarte etc.)
Statistica
Aceasta comanda cuprinde un set de grafice care permit vizualizarea unor informatii, cum ar fi Topul
vanzarilor, al adaosurilor comerciale, evolutia vanzarilor intr-o anumita perioada de timp.
Note de receptie
Vizualizarea si tiparirea notelor de receptie se face folosirea subcomenzii Note de receptie de la comanda
Note de receptie. La lansarea acesti comenzi, pe ecran apare urmatorul dialog:
In partea stanga a dialogului apare lista notelor de receptie (a facturilor de la furnizori, dar numai pentru
gestiunea selectata in acest moment). Daca doriti sa regasiti o anumita nota de receptie, va trebui sa selectati
in primul rand Gestiunea. Dupa stabilirea perioadei, eventual filtrarea numai a unui anumit furnizor, apasati
butonul Executa ( ). In partea dreapta a ecranului va apare detalierea NIR-ului pe care v-ati pozitionat in
lista din stanga. Subliniem ca vor apare numai produsele care au avut intrare in gestiunea selectata de dvs.
(practic factura a fost sparta in mai multe NIR-uri, cate unul pentru fiecare gestiune).
Daca doriti sa vedeti numai NIR-ul, fara a mai vizualiza lista din stanga, apasati butonul
. Deasemeni,
daca doriti sa selectati numai o parte din coloanele pe care le afiseaza in mod implicit programul, apasati
butonul Selectie coloane ( )
SC AttoSOFT SRL
103
Pe ecran va apare un dialog in care va trebui sa bifati / debifati coloanele pe care doriti sa le vizualizati / sa
nu le vizualizati, dupa care apasati butonul OK, respectiv Cancel daca v-ati razgandit.
Daca doriti sa vizualizati NIR-ul cu unitatea de masura set (care a fost completata la definirea marfii), faceti
clic cu mouse-ul pe campul
.
Dupa ce ati stabilit configuratia dorita, apasati butonul Executa, sau butonul
titlul butonului).
(in cazul in care nu apare
Listarea NIR-ului
Apasati butonul
pentru a incepe listarea NIR-ului. Pe ecran va apare un nou dialog, care cere sa
confirmati numarul alocat de catre program NIR-ului.
SC AttoSOFT SRL
104
Daca numarul de NIR alocat de program (conform cu ceea ce ati completat la comanda Documente cu
regim special din meniul Setari) nu va convin, puteti schimba manual aceasta valoare; programul va mentine
numarul alocat acum pentru NIR-ul urmator.
Dupa ce ati stabilit numarul dorit, apasati butonul Inainte pentru a incepe trece la pagina a doua a dialogului,
respectiv Renunta daca nu mai doriti sa tipariti NIR-ul.
Pe pagina a doua trebuie sa precizati in primul rand ce document doriti sa tipariti. Puteti tipari toate
documentele filtrate (toate documentele care se regasesc in lista din stanga a dialogului) sau numai document
curent.
Daca NIR-ul a fost deja tiparit, trebuie sa bifati Tipareste documentele tiparite anterior. In caz contrar,
programul nu va tipari nimic, fara a va da vreun mesaj.
Ultima informatie de introdus este numarul de exemplare in care sa se faca tiparirea. Tiparirea propiu-zisa
incepe cand apasati butonul Tipareste; daca v-ati razgandit, apasati butonul Renunta.
Centralizatorul de note de receptii
Acest raport va permite sa vizualizati rapid lista tuturor NIR-urilor dintr-o anumita perioada, cu datele
specifice lor. In plus, posibilitatea de a realiza filtrari dupa diverse informatii si eventual de a vizualiza numai
totaluri.
SC AttoSOFT SRL
105
Dupa ce v-ati selectat gestiunea pentru care doriti sa vizualizati NIR-urile, aplicati filtrele dorite pentru a
putea obtine numai acele note dorite de dvs. De la butonul Coloane veti putea activa / dezactiva coloanele
care doriti / nu doriti sa le vizualizati.
titlul butonului).
Operatiuni interne
Principalele operatiuni interne, cum ar fi notele de transfer, procesele verbale de schimbare de pret, etc pot fi
vizualizate sau listate de la aceasta comanda.
Notele de transfer apar in acest raport cu posibilitatea de filtrare in functie de gestiunea sursa si cea
destinatie, ceea ce permite regasirea rapida a notelor de transfer dorite.
SC AttoSOFT SRL
106
Pe langa filtrarea dupa gestiunea sursa / destinatie, puteti impune filtre dupa agent, tipul de marfa (marfuri,
materiale, obiecte de inventar, etc), dupa perioada.
De la butonul Coloane veti putea activa / dezactiva coloanele care doriti / nu doriti sa le vizualizati.
titlul butonului).
Jurnale de TVA
Desi este o informatie care pare sa tina de partea de contabilitate, programul va poate afisa jurnalul de TVA
pentru cumparari marfa, respectiv pentru vanzari. Se pot face astfel verificari intre acest raport si cel din
coantabilitate, pentru a verifica corectitudinea operatiunii de export din gestiunea de marfuri in partea
contabila.
La lansarea comenzii, pe ecran apare urmatorul raport:
Principalele criterii de filtrare sunt data (perioada), gestiunea, agentul si eventual furnizorul (clientul in cazul
jurnalului de TVA pentru iesiri).
SC AttoSOFT SRL
107
titlul butonului).
Clienti
In aceasta grupare de comenzi se gasesc toate rapoartele referitoare la clienti, soldurile clientilor, facturi
restante, etc.
Facturi de incasat
In acest raport veti gasi reunite toate facturile de incasat; ele pot fi vizualizate pana la o anumita data (daca se
bifeaza si se selecteaza o anumita data), eventual pentru un anumit client, sau un anumit agent (asa cum a fost
completat in factura); Puteti specifica daca doriti sa vedeti numai facturile emise intr-o anumita perioada (se
specifica intervalul de zile de cand a fost emisa factura de la ..pana la). Daca doriti sa vedeti numai soldurile
(fara sa se detalieze facturile care compun acel sold), bifati Numai solduri.
Daca doriti sa vizualizati aceste solduri in valuta, bifati campul Valuta, dupa care selectati valuta in care
doriti sa vedeti aceste valori, precum si cursul valutar pentru care vreti sa vedeti raportul.
titlul butonului).
SC AttoSOFT SRL
108
Facturi scadente
Daca doriti sa vedeti numai facturile de incasat conform cu data scadenta, va trebui sa apelati acest raport.
Diferenta este ca pe acest raport veti gasi numai facturile care sunt deja scadente (data scadentei a expirat).
Din punctul de vedere al filtrarilor, raportul este identic cu raportul prezentat anterior.
Fisa clientului
Este un raport care prezinta toate operatiunile care s-au realizat prin partenerul dumneavoastra, respectiv
iesirile de marfa catre acesta, precum si incasarile realizate. Filtrarile va cer sa precizati clientul (daca
debifati acest camp, vor aparea operatiunile tuturor clientilor, atat pe debit cat si pe credit). Deasemeni, puteti
filtra numai operatiunile realizate printr-un anumit agent (cum au fost ei definiti la comanda Terti, din meniul
Definiri). Un alt element care trebuie stabilit de catre utilizator este perioada pentru care se prezinta raportul.
Un alt element interesant din lista de filtrari este tipul raportului. Pentru cresterea vitezei de lucru, ati putea
trece rapid, chiar din acest dialog, la alt tip de raport, cum ar fi Fisa furnizor, in care puteti vedea operatiunile
acestui partener, sau a unui alt partener, in calitate de furnizor. Mai mult, programul poate afisa simultan, pe
acelasi raport, atat operatiunile de client, cat si de furnizor, pentru acelasi partener (folositor in cazul
compensarilor).
titlul butonului).
SC AttoSOFT SRL
109
Fisa clientului multianuala
Asa cum se poate observa, chiar daca dumneavoastra selectati pentru un raport o perioada mai mare decat
anul curent, programul va limita lista operatiunilor numai pe nul curent, plecand de la niste solduri initiale,
ale inceputului de an. Daca doriti totusi sa vedeti simultan, pe acelasi raport, si operatiuni din anul sau anii
precedenti, va trebui sa selectati fisa mutianuala. In rest, toate explicatiile prezentate mai sus, la raportul fisa
clientului anuala.
Balanta clientilor
Este un alt mod de a vizualiza informatiile referitoare la operatiunile de iesiri de marfa si incasari de la
clienti. In raport se prezinta, ca in orice raport de tip balanta, rulaj / sold initial, rulaj / sold in perioada si rulaj
/ sold final.
Ca si la raportul fisa clientului, aveti posibilitatea de a trece rapid de la balanta clientilor la balanta
furnizorilor.
titlul butonului).
SC AttoSOFT SRL
110
Centralizator facturi de incasat pe vechimi

Este un raport care va arata imbatranirea facturilor pe care le aveti de incasat. Este necesar sa specificati
programului intervalele in care doriti sa fie impartite facturile.
Dupa ce stabilit agentut pentru care doriti sa vedeti raportul, precum si valorile intervalelor pentru care doriti
sa vedeti raportul, va trebui sa apasati butonul Executa pentru a vedea efectiv informatia.
titlul butonului).
Dupa afisarea raportului, tiparirea se poate face apasand butonul Tipareste din partea de sus a ecranului, sau
tasta Print Screen.
Centralizator facturi scadente de incasat pe vechimi
Este identic cu raportul prezentat anterior, cu singura mentiune ca sunt prezentate numai facturile scadente
(carora data scadenta a expirat).
Furnizori
In aceasta grupare de comenzi se gasesc toate rapoartele referitoare la furnizori, soldurile furnizori lor, facturi
restante, etc.
SC AttoSOFT SRL
111
Facturi de platit
In acest raport veti gasi reunite toate facturile de platit; ele pot fi vizualizate pana la o anumita data (daca se
bifeaza si se selecteaza o anumita data), eventual pentru un anumit furnizor, sau un anumit agent (asa cum a
fost completat in factura); Puteti specifica daca doriti sa vedeti numai facturile primite intr-o anumita
perioada (se specifica intervalul de zile de cand a fost emisa factura de la ..pana la). Daca doriti sa vedeti
numai soldurile (fara sa se detalieze facturile care compun acel sold), bifati Numai solduri.
Daca doriti sa vizualizati aceste solduri in valuta, bifati campul Valuta, dupa care selectati valuta in care
doriti sa vedeti aceste valori, precum si cursul valutar pentru care vreti sa vedeti raportul.
titlul butonului).
Facturi scadente
Daca doriti sa vedeti numai facturile de platit conform cu data scadenta, va trebui sa apelati acest raport.
Diferenta este ca pe acest raport veti gasi numai facturile care sunt deja scadente (data scadentei a expirat).
Din punctul de vedere al filtrarilor, raportul este identic cu raportul prezentat anterior.
Fisa furnizorului
SC AttoSOFT SRL
112
Este un raport care prezinta toate operatiunile care s-au realizat prin partenerul dumneavoastra, respectiv
intrarile de marfa catre acesta, precum si platile realizate. Filtrarile va cer sa precizati furnizorul (daca
debifati acest camp, vor aparea operatiunile tuturor furnizorilor, atat pe debit cat si pe credit). Deasemeni,
puteti filtra numai operatiunile realizate printr-un anumit agent (cum au fost ei definiti la comanda Terti, din
meniul Definiri). Un alt element care trebuie stabilit de catre utilizator este perioada pentru care se prezinta
raportul.
Un alt element interesant din lista de filtrari este tipul raportului. Pentru cresterea vitezei de lucru, ati putea
trece rapid, chiar din acest dialog, la alt tip de raport, cum ar fi Fisa client, in care puteti vedea operatiunile
acestui partener, sau a unui alt partener, in calitate de client. Mai mult, programul poate afisa simultan, pe
acelasi raport, atat operatiunile de client, cat si de furnizor, pentru acelasi partener (folositor in cazul
compensarilor).
titlul butonului).
tasta Print Screen.
Fisa furnizorului multianuala
Asa cum se poate observa, chiar daca dumneavoastra selectati pentru un raport o perioada mai mare decat
anul curent, programul va limita lista operatiunilor numai pe anul curent, plecand de la niste solduri initiale,
ale inceputului de an. Daca doriti totusi sa vedeti simultan, pe acelasi raport, si operatiuni din anul sau anii
precedenti, va trebui sa selectati fisa mutianuala. In rest, toate explicatiile prezentate mai sus, la raportul fisa
furnizorului anuala.
SC AttoSOFT SRL
113
Balanta furnizorului
Este un alt mod de a vizualiza informatiile referitoare la operatiunile de iesiri de marfa si incasari de la
clienti. In raport se prezinta, ca in orice raport de tip balanta, rulaj / sold initial, rulaj / sold in perioada si rulaj
/ sold final.
Ca si la raportul fisa furnizorului, aveti posibilitatea de a trece rapid de la balanta clientilor la balanta
furnizorilor.
titlul butonului).
tasta Print Screen.
Centralizator facturi de platit pe vechimi

Este un raport care va arata imbatranirea facturilor pe care le aveti de incasat. Este necesar sa specificati
programului intervalele in care doriti sa fie impartite facturile.
Dupa ce stabilit agentut pentru care doriti sa vedeti raportul, precum si valorile intervalelor pentru care doriti
sa vedeti raportul, va trebui sa apasati butonul Executa pentru a vedea efectiv informatia.
SC AttoSOFT SRL
114
titlul butonului).
tasta Print Screen.
Centralizator facturi scadente de incasat pe vechimi
Este identic cu raportul prezentat anterior, cu singura mentiune ca sunt prezentate numai facturile scadente
(carora data scadenta a expirat).
Agenti / Masini
Incasari / Plati
In acest grup de rapoarte veti putea vedea toate informatiile referitoare la incasari si plati; Pentru ca
rapoartele pentru incasari si plati sunt identice, vom prezenta numai rapoartele referitoare la incasarile de la
clienti.
SC AttoSOFT SRL
115
Incasari
Este raportul care arata toate incasarile realizate intr-o anumita perioada, de la un anumit client, evenual
numai incasarile unui anumit agent. Puteti opta pentru a vedea numai totaluri, sau separat pe tipuri de
incasari.
OBSERVATIE : Articolul contabil folosit este de fapt un modul de incasare (prin casa / banca: CEC,
OP, etc)
titlul butonului).
tasta Print Screen.
Incasari nerepartizate
Sunt incasarile la care au ramas sume nerepartizate sume de pe chitanta sau OP si care nu au fost repartizate
pe facturi de la client.
SC AttoSOFT SRL
116
Ca si la raportul anterior, puteti realiza filtrari pe client, agent, perioada; deasemeni puteti cere sa vizualizati
numai totalurile documentelor, sau articolul contabil (modalitatea de incasare).
titlul butonului).
tasta Print Screen.
Incasari in avans
Este un raport similar cu raportul Incasari, dar care prezinta numai acele sume care au fost incasate in avans
(prin comanda Incasari in avans).
Incasari pe o factura
Este un raport care va ajuta sa regasiti usor documentele prin care ati incasat un anumit document (o anumita
factura).
In lista din stanga regasiti toate documentele (facturile) ce indeplinesc conditiile din filtre (in exemplul de
mai sus este activ doar filtrul pe tip de document = factura). Atunci cand va pozitionati pe un document, in
lista din dreapta apar datele documentului (Valoarea cu TVA si Soldul documentului), precum si toate
documentele de incasare care au fost realizate pentru acea factura.
SC AttoSOFT SRL
117
Preturi
Liste preturi de vanzare (gestiuni preturi de intrare)
Asa cum ati vazut, programul stocheaza informatia despre pretul de vanzare in liste, pentru fiecare gestiune
in parte; Acest mecanism permite ca un produs sa aiba preturi diferite in gestiuni diferite. Mai mult acest
sistem permite utilizatorului sa defineasca mai multe grupe (tipuri) de pret (vezi comanda Grupe de pret de
la meniul Definiri). Asa cum se poate observa, programul va permite sa filtrati numai produsele dintr-o
anumita grupa de marfa, un anumit producator, eventual un anumit furnizor implicit.
Comanda serveste atat pentru vizualizarea cat si pentru modificarea preturilor de vanzare. Daca editati pretul
fara TVA, in mod automat va fi calculat pretul cu TVA sau invers.
In plus, prin comenzile Copie preturi puteti realiza copierea preturilor in bloc, de la o gestiune la alta, sau in
cadrul aceleasi gestiuni, simultan cu modificari ale preturi (mariri, diminuari). O tehnica interesanta este
aceea de a defini o grupa de pret in valuta, astfel incat sa se intretina o lista de preturi in valuta, din care
periodic se vor copia preturile in lista de preturi in lei, la un curs valutar stabilit de dvs.
Deasemeni aveti la dispozitie o comanda prin care puteti modifica preturi in bloc, precizand cresterea /
scaderea de pret, eventual pentru produsele cu preturi cuprinse intre anumite limite.
Stocuri
Stocuri de marfa cantitative
Este raportul care va ofera informatia privind stocul cantitativ din cadrul societatii dumneavoastra. Este
posibil sa filtrati raportul pentru a vedea stocul dintr-o anumita gestiune sau toate, dintr-o anumita grupa de
marfa, marca / tip, de la un anumit producator / furnizor.
SC AttoSOFT SRL
118
titlul butonului).
tasta Print Screen.
Stocuri de marfa cantitativ valorice
Acest raport este similar cu raportul anterior, cu mentiunea ca va contine si valoarea stocului (preturi si
valori).
Asa cum se poate vedea, programul afiseaza fiecare lot in parte (in functie de pretul de cumparare), dupa care
se face un total al valorii acestor loturi.
SC AttoSOFT SRL
119
titlul butonului).
tasta Print Screen.
Balanta stocurilor
Balanta stocurilor cantitativ
Este un raport care va permite sa urmariti evolutia produselor pentru o anumita perioada, in sensul stocului
initial, intrari, iesiri si stoc final.
Ca si la celelalte rapoarte, veti putea realiza filtrari in privinta grupei de marfa, marca / tip, producator,
furnizor implicit si in special gestiunea.
titlul butonului).
tasta Print Screen.
Balanta stocurilor cantitativ valoric
Este asemanator cu cel prezentat anterior, cu mentiunea ca acest raport contine si informatiile privind
preturile si implicit valorile. Pentru fiecare categorie de informatie (sold initial, intrari, iesiri, sold final) apar
cate trei coloane : cantitate, pret, valoare. Restul filtrarilor si modul de tiparire este identic.
SC AttoSOFT SRL
120
Miscari
Rapoartele de miscari ofera o imagine asupra operatiunilor de intrare / iesire a marfurilor, precizand totodata
si informatii despre documentul prin care s-a realizat rulajul. Intrucat rapoartele au aceeasi structura pe intrari
si pe iesiri, vom prezenta numai cate unul din tipurile de rapoarte.
Intrari marfuri pe documente
Afiseaza lista documentelor de intrare, cu fiecare pozitie de marfa in parte. Informatiile despre pozitiile de
marfa cuprin pretul (de cumparare sau de vanzare, dupa tipul documentului), cantitatea, valoarea, gestiunea
de intrare / iesire. Pentru o mai usoara identificare, totalurile documentelor sunt scrise cu bold.
Este posibil sa filtrati raportul pentru a vedea rulajul dintr-o anumita gestiune sau toate, dintr-o anumita grupa
de marfa, marca / tip, de la un anumit agent. Daca doriti, puteti evalua valoarea documentelor in valuta,
bifand campul Valuta si selectand valuta dorita.
titlul butonului).
tasta Print Screen.
Centralizator documente de intrare
Reprezinta o particularizare a rapoartului anterior, in sensul ca vor fi afisate numai totalurile documentelor,
cu valorile acestora. Deasemeni puteti folosi toate filtrarile de la raportul prezentat anterior.
SC AttoSOFT SRL
121
Rulaje
Spre deosebire de rapoartele de miscari, in rapoartele de rulaj nu mai sunt legate de marfuri. Atunci cand
cereti un raport pe o perioada, programul va afisa totalul cantitatilor rulate pentru fiecare produs in parte,
indiferent de cate documente au continut acel produs.
Este posibil sa filtrati raportul pentru a vedea rulajul dintr-o anumita gestiune sau toate, dintr-o anumita grupa
de marfa, marca / tip, de la un anumit agent. Daca doriti, puteti evalua rulajul marfurilor de pe anumite
documente, selectand aceste tipuri de documente.
titlul butonului).
tasta Print Screen.
Adaos comercial gestiuni pret furnizor

Acest tip de raport ofera informatii privind adaosul comercial obtinut de societate prin vanzarea produselor.
Acest raport se limiteaza strict la gestiunile la pret de furnizor. Filtrarile pe acest raport se refera la grupa de
marfa, client, agent, perioada, tipul de documente, tipul de produs.
La apelarea raportului, pe ecran apare urmatorul dialog:

SC AttoSOFT SRL
122
titlul butonului).
tasta Print Screen.
Adaos comercial general pe stoc
Este un raport asemanator celui prezentat anterior, cu mentiunea ca prezinta stocul pentru intreaga societate,
fara a mai permite filtrari pe grupe de marfa, clienti sau dupa alte informatii.
Fisa marfii
Raportul fisa marfii are ca scop prezentarea operatiunilor de intrare, iesire, transferuri pentru o anumita
marfa. Pe raport vor apare informatii detaliate, referitoare la cantitate, pret, valori. Daca raportul cerut se
intinde pe o perioada de timp mai mare de o luna, programul va afisa totaluri partiale de rulaj pentru fiecare
luna in parte.
Primul pas in folosirea raportului este selectarea marfii pentru care doriti sa vedeti fisa. Selectarea se face
prin apasarea tastei F2 sau direct prin dublu-clic pe campul Marfa.
SC AttoSOFT SRL
123
Urmeaza filtrarea informatiei, prin selectarea gestiunii pentru care se cere raportul, eventual partenerul sau
agentul. Daca debifati gestiunea (deci va intereseaza operatiunile pe intraga societate), puteti activa bifarea
Transf. (deci sa vizualizati in raport si transferurile).
titlul butonului).
tasta Print Screen.
SC AttoSOFT SRL
124

Manual GP

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual GP

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

CUPRINS

Principalele obiective ale acestui software:

DESCRIEREA GENERALA A MODULULUI DE LUCRU

B) Lucrul efectiv, cu datele care se introduc in mod curent

Centralizatoare pe vechimi ale facturilor;

Crearea unei societati si inceperea lucrului

Se observa structura standard a unui program Windows:

Pentru a defini o unitate, este suficient sa apasati butonul Nou. Pe

Configurarea datelor generale ale societatii

OBSERVATIE: datele deja completate la marfuri in campurile suplimentare nu se pierd in cazul in

Articolele contabile implicite

pentru validarea alegerii,

Modul de filtrare a partenerilor in dialoguri

Stabilirea cotelor de TVA

n cmpul Cod grupa va trebui s completai

Definiri de marci / tipuri

Calcule pentru realizarile agentilor

Definirea masinilor (parcul auto)

Calcule pentru realizarile masinilor

Unitile de msur a mrfurilor

Alte pagini cu informatii despre marfuri

Particularizarea informatiilor despre marfa

Folosirea claselor de echivalenta

Setarea zilei de lucru.

Intrarea de marf, materiale

Corectarea unor informaii introduse eronat

Alte optiuni si comenzi suplimentare

b) Ordonerea pozitiilor de marfa din document se face apasand

Tiprirea nir-urilor pentru facturile introduse n program

Iesirea (consumul) de marf, materiale

Corectarea unor informaii introduse eronat

Alte optiuni si comenzi suplimentare

Tiprirea facturilor pe formular

Transferuri intre gestiuni

Corectarea unei note de transfer

Operatiunile de plata si incasare

Soldurile initiale ale clientilor

Soldurile initiale ale furnizorilor

OBSERVATIE: Este posibil ca la incercarea de a salva un document, programul sa va atentioneze

Platile catre furnizori

din dreapta campului. De

din dreapta campului in care ati completat deja suma.

Corectarea unei plati eronate

din dreapta campului. De

din dreapta campului in care ati completat deja suma.

Corectarea unei incasari eronate

Compensari clienti - furnizori

pe ecran va apare un dialog care contine toate facturile

Procese verbale de inventar

In acest moment puteti apasa butonul

Comenzi furnizori din stocuri critice

Transfer documente in alta societate

Incarcare masina facturi emise

Datele care se completeaza in acest dialog pentru o fisa noua sunt:

Incarcare masina facturi emise

Datele care se completeaza in acest dialog pentru o fisa noua sunt:

. Daca se factureaza toate produsele

Pentru a introduce o noua comanda, apsai tasta Insert sau butonul

Completarea antetului (datelor generale) documentului

Administrarea lunilor anului inchiderea si deschiderea lunilor

Alte comenzi ale menului Administrare

Recalcularea lunilor anterioare

Recalculare preturi de intrare la iesiri